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2009
El evento bike tour
Más de 50 mil personas vivieron en algunas de las grandes ciudades
mundiales el espíritu “Bike Tour”. Este proyecto iniciado en Lisboa, Por-
tugal en el año 2006, se presenta con valores múltiples, aliados a la
práctica deportiva saludable.

El apelo sistemático a la lucha contra las dependencias, en una per-
spectiva amplia de responsabilidad social de los organizadores y de sus
asociados, la búsqueda constante de hábitos saludables y del respecto
por el medio ambiente – a través de la utilización de la bicicleta como
medio de transporte no contaminante – un cuadro de unión familiar y
de compartir ideales (presente en el evento principal y en las iniciativas
que están agregadas en el mismo), y a la amplificación de la inclusión
social como factor de consolidación (con la participación sistemática de
personas portadoras de discapacidades en bicicletas adaptadas), consti-
tuyen un conjunto de valores en que el “Bike Tour Concept” fue pensado,
creado y dinamizado, contando ya con eventos realizados en Portugal
(Lisboa y Oporto), España (Madrid) y Brasil (Sao Paulo), y pensando alar-
gar este concepto de vida saludable y respeto por la vida humana a otros
puntos del globo.

Este es un proyecto que une intereses públicos y privados, a través de
una adhesión directa a los principios que lo caracterizan. Este es tam-
bién, un proyecto que cautiva los medios de comunicación, como lo
comprueban las diversas transmisiones directas de eventos en Europa y
América del Sul, y los planes de envolvimiento de los medios de comuni-
cación social en las iniciativas “Bike Tour”.

Estamos juntos de frente a un verdadero “World Bike Tour”. Con la in-
clusión de África en el plan del evento (Luanda, la capital de Angola,
es uno de los próximos destinos), ganamos la verdadera dimensión de
un proyecto que toca diversas áreas de intervención social, por eso es
atrayente para los inversores públicos, empresas privadas, medios de
comunicación y participantes.

Madrid será por segunda vez, escenario de este concepto de vida salu-
dable, con la imponencia de las antiguas culturas europeas entrelaza-
das con conceptos modernos e innovadores. Volver a ver un mar de
bicicletas por el centro de Madrid, es sin lugar a dudas una experiencia
inigualable. El Bike Tour es un evento multiplicador de energías positivas,
un momento de compenetración por excelencia de los ideales de vida y
salud, es un punto de encuentro de generaciones que, a través de una
pequeña contribución, transmiten alegría, seguridad, respeto y placer.
Puente de Arrábida
                                                  Oporto




1.
                                                  Puente Vasco da Gama
                                                  Lisboa
       Evento “Bike Tour”
Se trata del momento principal de todo el
proyecto, envolviendo miles de participantes y
una importante logística de preparación e im-
plantación de los puntos de partida y llegada,
y de la estructura de apoyo al recorrido. Con-
siste también de una área VIP para el apoyo
de los invitados y medios de comunicación,
situada en la llegada del evento




1.1         Lugar de Partida - El evento,
coordinado por la organización con el apoyo
de estructuras locales, reúne los participantes
en una área amplia y simbólica de la ciudad
sede. Los ejemplos del puente de Arrábida,
en Oporto, del puente Vasco da Gama en
Lisboa, y del puente Octávio Frias de Oliveira
en Sao Paulo, define una de las imágenes
más emblemáticas del concepto: la travesía
entre puentes para unir personas e ideales,
cruzando los obstáculos para conseguir el
bien estar. Esta área deberá tener mínima-
mente 2 quilómetros de extensión (depen-
diendo del ancho de la vía y del número de
participantes), y será totalmente vedada al
transito automóvil y peatonal por lo menos
con doce horas de antecedencia del inicio del
evento, para permitir el montaje de las estruc-
turas (ver “Montaje del lugar de Partida”)




                                                  Octávio Frias de Oliveira
Bernat Soria Ministro de Sanidad y Consumo        Sao Paulo
de Espanha
1.3
               tarjeta de aceso al lugar de partida

                                                                                                                              Montaje del material en el lugar
                                                                                                                 de Partida - Toda la producción es asegu-
                                                                                                                 rada en la noche anterior a la realización
                                                                                                                 del “Bike Tour”, siendo necesario el vallado
                                                                                                                 completo del área de la Partida, de forma a
                                                                                                                 permitir la entrada de los camiones transpor-
                                                                                                                 tando las miles de bicicletas necesarias para
                                                                                                                 el evento, organizadas a lo largo del perímetro
                                                                                                                 de la partida por sectores que corresponden,
                                                       Esta tarjeta es personal y intransmisible.
                                                                                                                 después a las respectivas puertas de acceso
                                                       Es obligatoria su presentación para acceso a la zona
                                                                                                                 a los participantes. La colocación de todo el
                                                       de partida de “Madrid Bike Tour”, el 20 de Septiembre.
                                                       Los participantes deberán acercarse de la zona de
                                                                                                                 material es asegurada por los elementos de
                                                       partida entre las 07h30 y las 08h30 del día del evento.
                                                                                                                 la organización debidamente identificados, y
                                                                                                                 garantizada por elementos de la policía, efec-
                                                                                                                 tuándose la noche anterior al evento, con las
                                                                                                                 bicicletas colocadas en los sectores y revisa-
                                                                                                                 das en ese momento por nuestros técnicos.




                                                                                                                                                                   Montaje del material
                                                                                                                                                                   Lugar de partida



                                   1.2          Acceso al lugar de partida Todos
                                   los participantes llegan al lugar de partida
                                                                                                                 Montaje del material
                                                                                                                 Lugar de partida
                                   muñidos de una tarjeta para el efecto, de su
                                   camiseta y casco “Bike Tour” y del dorsal
                                   (que, en el “Bike Tour”, contiene el nombre
                                   del participante), recibiendo en la puerta de
                                   acceso indicada la mochila y finalmente, la
                                   bicicleta para su participación en el evento.
                                   El acceso es permitido con antecedencia de
                                   dos horas relativamente al horario real de
                                   inicio del “Bike Tour”, siendo controlado por
                                   elementos de vigilancia y restringiendo ex-
                                   clusivamente la puerta indicada la tarjeta de
                                   acceso presentada por el participante.


Carmen Lopez
Recorrido - São Paulo




1.4         Organización del recorrido
El recorrido del evento “Bike Tour”, es pre-
viamente definido con las entidades compe-
tentes y oscila en extensión, entre los ocho
y los doce quilómetros, dependiendo de la
ciudad y de los puntos de partida y llegada
escogidos. Buscando un recorrido plano, la
organización del “Bike Tour” promueve con
las autoridades policiales locales, la garantía
del corte de transito externo de todo el recor-
rido, garantizando que todos los participantes
lo realicen en perfectas condiciones (existien-
do áreas complementares de apoyo técnico
y apoyo médico). El “pelotón” creado por los
participantes del “Bike Tour” es uno de los                                      Recorrido - Madrid 2009
momentos más significativos del evento, cre-
ando un gran impacto visual y significando
una posibilidad optima de promoción para
los “Sponsors Bike Tour”.


                                                  Zona de salida - Madrid 2008
El recorrido es efectuado en ritmo lento,
reforzado por los miembros del equipo de
control en el frente del pelotón, donde sigue
también un vehículo con sonido y animación
y un autocar con los invitados de la orga-
nización y prensa. Toda la publicidad alusiva
al evento o a sus “Sponsors Bike Tour” estará
colocada a lo largo del recorrido y respeta
integralmente la legislación local en vigor.
1.5         Lugar de Llegada
El recorrido de un evento “Bike Tour”, previa-
                                                                                                                                                        Área VIP - Sao Paulo


mente definido con las entidades competentes
oscila en extensión, entre los ocho y doce quiló-
metros, dependiendo de la ciudad y de los pun-
tos de partida y llegada escogidos. Buscando un
recorrido plano, la organización del “Bike Tour”
promueve con las autoridades locales, la garantía
de corte del transito externo de todo el recorido,
garantizando que todos los participantes lo reali-
cen en perfectas condiciones (existiendo áreas                          Casco vista frontal
complementares de apoyo técnico y médico).
El “pelotón” creado por los participantes del
“Bike Tour” es uno de los momentos más sig-
nificativos del evento, creando un gran impac-
to visual y significando una posibilidad optima
de promoción para los “Sponsors Bike Tour”.

Demarcada por vallas y “placares” publicitarios
e identificada por pórticos colocados por la orga-
nización, la llegada de un evento “Bike Tour” dis-
pone de instalación y difusión sonora propias, y
divulga un mensaje exclusivo del proyecto: “Con-
tinua…”, inscripción en el pórtico de meta, dando
la idea de que este es un concepto que no ter-
mina en aquel momento, antes promueve la prác-
tica sistemática de una actividad física saludable.   Zona de llegada
                                                      Oporto



                                                                                                                                                        1.6
Zona de llegada
Sao Paulo
                                                                                                                                                                    Área VIP
                                                                                                                                                        Localizada en el lugar de llegada, es área
                                                                                                                                                        restringida dode la organização, prensa e
                                                                                                                                                        invitados (participantes o no), el pelotón VIP
                                                                                                                                                        se reune para un “welcome coffee” siendo




                                                                                              Bernat Soria - Ministro da Sanidad y Consumo de Espanha
                                                                                                                                                        despúes transportado para el área de partida
                                                                                                                                                        por autocares exclusivos. Equipada con mate-
                                                                                                                                                        rial audiovisual para difusión de piezas refer-
                                                                                                                                                        entes al evento o promoción de los “Sponsors
                                                                                                                                                        Bike Tour”, esta área puede incluir peque-
                                                                                                                                                        ños “stands” de asociados para acciones de
                                                                                                                                                        “sampling” e inclue recursos para servicio
                                                                                                                                                        de “catering”, también después del evento.
                                                                                                                                                        Su acceso restringido es garantizado por
                                                                                                                                                        el equipo de vigilancia y es paralela a
                                                                                                                                                        esta área que se debe localizar el estac-
                                                                                                                                                        ionamiento de forma a garantizar facilidad
                                                                                                                                                        de desplazamiento de los elementos de
                                                                                                                                                        la organización, prensa e invitados VIP.

                                                                                                                                                        La prensa también tendrá un mostrador de
                                                                                                                                                        apoyo para acreditación de periodistas e
                                                                                                                                                        fotógrafos e informaciones diversas sobre el
                                                                                                                                                        evento, facilitando a sus miembros un con-
                                                                                                                                                        tacto más directo con los “Sponsors Bike
                                                                                                                                                        Tour” e invitados VIP.
2.      Secretariado “Bike Tour”
El Secretariado “Bike Tour” funciona durante
40 horas, los cuatro días que anteceden a cada
evento (normalmente, como el evento se realiza
el Domingo, están disponibles de Miércoles a
Sábado, de las 10 a las 20 horas), debe ser im-
plantado en áreas amplias, con estacionamien-
to exterior, siendo que por este lugar tendrán
pasar todos los participantes del “Bike Tour”




2.1        Áreas de implantación
Deben estar definidas áreas diversas para el
secretariado (recepción a los participantes y
proceso de entrega de “kits” de acuerdo con
los datos reunidos para el evento), y para
el espacio de la exposición (que engloba
los “stands” de los diversos asociados, con
una muestra de productos y actividades).

El Secretariado posibilita, también la re-
alización a lo largo de los diversos días,
de actividades paralelas que involucran
a los asociados, dependiendo su real-
ización de las propuestas presentadas y
de las características de cada actividad.
Área de expositores




2.2          Entrega de “kits”
Es asegurada por colaboradores entrenados
para la ejecución del trabajo, la recepción a
los participantes y entrega de “kits” es filtrada
por un sistema de gestión de filas de espera,
que permite atender a los participantes de
forma ordenada. El participante, una vez iden-
tificado, verifica el tamaño de su camiseta,
recibiendo juntamente su tarjeta de acceso
a la partida, el libro oficial del evento, infor-
maciones sobre los asociados, el casco para
el “Bike Tour” y el dorsal (con su nombre in-
scrito), que es fundamental para garantizar
el acceso en la zona de partida del evento.

La entrega asesorada por programas informáti-
cos que contienen toda la información sobre
los participantes, deberá demorar entre cuatro
a seis minutos por participante, cada sección
tendrá dos asistentes que proveerán todas las
informaciones requeridas por el participante.

                                                    Entrega del Kit de Participación Bike tour


                                                                                                 Área de exposición
Entrega del Kit de Participación Bike tour



                                                                                                                      2.3          Área de exposición
                                                                                                                      El Secretariado “Bike Tour” representa el prim-
                                                                                                                      er contacto entre los asociados y el partici-
                                                                                                                      pante del evento, funcionando como área de
                                                                                                                      promoción para sesiones de “sampling”, “one-
                                                                                                                      to-one” o “marketing”. La entrega de muestras
                                                                                                                      de productos o folletos explicativos y la recep-
                                                                                                                      ción en los respectivos “stands” funciona para
                                                                                                                      el “Sponsor Bike Tour” como punto de contac-
                                                                                                                      to esencial con el “target”, y debe merecer, por
                                                                                                                      parte de los asociados, un cuidado especial.


                                                                                                                      Área reservada
                                                                                                                      El Secretariado “Bike Tour” dispondrá de un
                                                                                                                      área reservada a la organización para eje-
                                                                                                                      cutar los trabajos e instalación de materiales
                                                                                                                      diversos del secretariado, sala de reunio-
                                                                                                                      nes para la Dirección del evento, y espa-
                                                                                                                      cio para empacar los materiales que serán
                                                                                                                      entregues a los participantes. Estos espa-
                                                                                                                      cios tendrán acceso limitado al público,
                                                                                                                      sin embargo deben tener accesos rápidos
                                                                                                                      para el área de atención a los participantes
3.     Kids Bike Tour
Estando permitida la participación en el evento
                                                  3.2           Kit de participación
                                                  El participante del “Kids Bike Tour” recibe un
                                                                                                                          3.3        Proceso de inscripciones
                                                                                                                          El proceso de inscripciones del “Kids Bike
“Bike Tour” de jóvenes apenas a partir de los     “kit” muy parecido al del participante del even-                        Tour” dependerá del envolvimiento de los
12 años, el “Kids Bike Tour” es un proyecto       to principal, en tamaño reducido, incluyendo                            asociados que patrocinan esta variante del
que da la posibilidad a los más pequeños de       bicicleta, casco, camiseta, mochila, medalla y                          concepto “Bike Tour”. Estando el evento rela-
poder conocer el concepto, dándoles a con-        dorsal, con los cuales tendrá acceso al paseo.                          cionado con un segmento etario más joven por
ocer los mismo valores e ideales y garantizan-    La extensión de cada paseo “Kids Bike Tour”                             norma ligado a escuelas, podrá ser encontrado
do la diversión en un recorrido muy parecido al   no será superior a 2 quilómetros.                                       un modelo que privilegie las escuelas y sus
del evento principal pero en menor escala.                                                                                alumnos, siendo este un proceso abierto para
                                                                                                                          cada evento “Kids Bike Tour”.




3.1       Lugar y modelo de realización
El “Kids Bike Tour” consiste en un paseo de
recorrido reducido, integrando algunas cen-                                                          kid
tenas de niños y jóvenes hasta los doce años
de edad, con partida y llegada parecidas con                                                            sb
el área de llegada del evento principal.                                                                  ike
                                                                                                              to
El “Kids Bike Tour” será normalmente realiza-
do el sábado por la tarde, y aprovecha toda                                                                     ur
la estructura colocada para acoger los miles
de participantes del día siguiente, evocando
el espíritu “Bike Tour” y motivando los más
pequeños para la práctica del deporte salu-
dable.

El recorrido escogido deberá tener en consid-

                                                                                   Kids Bike Tour
eración su pequeña dimensión y la proximi-
dad y seguridad del área limítrofe al punto
de llegada, de forma a concentrar los jóvenes                                                                        kids bike tour
participantes y a sus padres y acompañantes
y ofreciendo la posibilidad de poder disfrutar
de áreas de recreo conjuntas (“Road Show”)
y estacionamiento.
4.     ”Bike Tour Party”
El concepto “Bike Tour” implica también la re-
alización de una recepción por parte de la or-
ganización para todos los asociados y patro-
cinadores, “Sponsors” y prensa, en una de las
noches anteriores a la realización del evento.
Aprovechando todo el proceso creado para
el evento, pretendemos organizar otro espa-
cio de promoción y convivio para los patro-
cinadores, si así lo desean pueden también
efectuar promoción de marca y “sampling”,
en un ambiente agradable yal mismo tiem-
po intercambiar experiencias y opiniones.
.



4.1       Local y acceso
El “Bike Tour Party” es realizada habitualmente
la noche del Miércoles de la semana anterior
al evento, reuniendo en bar o un espacio de
diversión nocturna, con temática ligada al
“Bike Tour” (“décors” y multimedia),con acceso
limitado a invitaciones formales entregues por
parte de la organización a los patrocinadores.
                                                  Fiesta Bike Tour



Fiesta Bike Tour



                                                                     4.2          Promoción
                                                                     Normalmente este será un momento en que
                                                                     los “media partners” interactúan con los invi-
                                                                     tados VIP, socializando también con los res-
                                                                     tantes invitados propiciándola promoción del
                                                                     mensaje de responsabilidad social del “Bike
                                                                     Tour Concept”, por un lado, y estableciendo
                                                                     relaciones paralelas de carácter empresarial
                                                                     o social por otro. Para un segmento calificado
                                                                     y definido esta es seguramente, una excelente
                                                                     oportunidad de promover su marca o mensaje.
5.    Presentación “Bike Tour”
La Rueda de Prensa de presentación de
cualquier proyecto “Bike Tour” es sin duda un
momento importante y privilegiado de en-
cuentro entre organizadores institucionales,
asociados públicos y privados, y prensa, pro-
moviendo contactos paralelos de alto nivel y
buscando congregar las atenciones y motivar
la comunión con el espíritu del proyecto.




5.1       Fechas y locales de realización



                                                   5.3
Considerando las ventajas ante la posibilidad
de poder efectuar contactos y aumentar la no-
toriedad del concepto, y conjugar los diferentes
episodios que componen los proyectos “Bike                       Elementos agregados
Tour” la organización pretende durante cinco       Paralelamente a la presentación de un even-
a seis días de la semana anterior al evento,       to “Bike Tour” existe siempre espacio para
sistematizar presentaciones públicas del mis-      la promoción de los productos inherentes al
mo. Son escogidos por regla general lugares        evento (bicicletas, “kits” y mascota), aparte
importantes de cada ciudad-sede tomando en         del servicio de “catering” y distribución de
consideración su historia, tradición o simbo-      elementos informativos alusivos al evento.
lismo, siendo importante que también tengan
alguna relación con el concepto y sus valores.




5.2          Formato
Verificando la historia que el proyecto nos
muestra, las presentaciones públicas o rue-
das de prensa son normalmente comple-
mentadas con una plataforma multimedia
relativa a los eventos anteriores, a su dimen-
sión y a las características de su mensaje.
La organización opta por modelos poco con-
vencionales (por ejemplo, no utilizamos mesa
colectiva), promoviendo el diálogo paralelo
entre prensa y organizadores o asociados an-
tes y después del evento, permitiendo la clara
recepción de todas las intervenciones de los
oradores. Tienen todas las características de
las ruedas de prensa en los discursos formales
de los organizadores (Sportis y represent-
antes institucionales de cada ciudad-sede).
6.     “Road Show”
En la síntesis do “Road Show” está la posibili-
dad de crear factores adicionales de promoción
para los asociados del “Bike Tour Concept” a
través del estímulo a la actividad física salu-
dable y a la interacción con los más jóvenes.




6.1       Modelo
El “Road Show” está integrado por un camión
multifuncional que ofrece clases de “spinning
bike” gratuitas en los lugares escogidos pre-
viamente (mediante inscripción local), rea-
lizadas por monitores especializados. Com-
prende el montaje de estructuras de recreo
dirigidas a los más jóvenes como lo son los
hinchables. Este es un modelo rotativo, que
puede desplazarse de acuerdo con un cal-
endario previamente establecido y realizado
locales públicos de gran visibilidad de las
ciudades-sede de los eventos “Bike Tour”.




                                                  6.2          Promoción
                                                  La promoción de los asociados está defin-
                                                  ida por la posibilidad de realizar acciones
                                                  paralelas de “marketing” directo o “sam-
                                                  pling”, colocando su imagen en un marco
                                                  joven y saludable que el “Road Show” mo-
                                                  tiva, y por la presencia de su marca en las
                                                  estructuras fijas do camión, a través de la
                                                  decoración previamente elaborada (y que
                                                  varia naturalmente, de evento para evento).
7.
 On Line Experience




        En vista del proceso de globalización alcanzado por el Bike
        Tour, el portal www.worldbiketour.net, es la nueva “tarjeta de
        presentación” de este nuevo concepto que aúna ocio y deporte
        frente a las drogas.

        El gran portal World Bike Tour es por tanto la puerta de entrada
        para el conjunto de portales en la red, que integra toda la in-
        formación del universo Bike Tour: Sao Paulo, Lisboa, Oporto y
        Madrid.

        Sin embargo, nuestro objetivo no es sólo estar presente en la
        red, sino convertir el World Bike Tour en una gran comunidad
        virtual, donde el intercambio de información y el contacto entre
        todos sus usuarios sea permanente. Para ello, estamos desar-
        rollando diferentes herramientas que harán posible la intera-
        ctividad que perseguimos.

        www.mybiketour.net
        En Noviembre estará a disposición de todos la       red social
        del Bike Tour.

        Fácilmente accesible, esta plataforma dispondrá de diferentes
        opciones y herramientas que ofrecerán a todos sus usuarios
        la oportunidad de compartir sus experiencias en una gran red
        social, constituida por participantes y adeptos de este evento, a
        semejanza de otras redes sociales.

        En la web podemos encontrar todas las iniciativas y sus en-
        laces, diferentes vídeos de todos los eventos realizados, infor-
        maciones sobre salud, ciclo vías y mucho, mucho más!

        Es un espacio propio, totalmente personalizado y preparado
        para estimular el diálogo y el intercambio de experiencias e
        ideas… creado especialmente para ti!
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8.Biketour Sportis Espanhol

  • 2. El evento bike tour Más de 50 mil personas vivieron en algunas de las grandes ciudades mundiales el espíritu “Bike Tour”. Este proyecto iniciado en Lisboa, Por- tugal en el año 2006, se presenta con valores múltiples, aliados a la práctica deportiva saludable. El apelo sistemático a la lucha contra las dependencias, en una per- spectiva amplia de responsabilidad social de los organizadores y de sus asociados, la búsqueda constante de hábitos saludables y del respecto por el medio ambiente – a través de la utilización de la bicicleta como medio de transporte no contaminante – un cuadro de unión familiar y de compartir ideales (presente en el evento principal y en las iniciativas que están agregadas en el mismo), y a la amplificación de la inclusión social como factor de consolidación (con la participación sistemática de personas portadoras de discapacidades en bicicletas adaptadas), consti- tuyen un conjunto de valores en que el “Bike Tour Concept” fue pensado, creado y dinamizado, contando ya con eventos realizados en Portugal (Lisboa y Oporto), España (Madrid) y Brasil (Sao Paulo), y pensando alar- gar este concepto de vida saludable y respeto por la vida humana a otros puntos del globo. Este es un proyecto que une intereses públicos y privados, a través de una adhesión directa a los principios que lo caracterizan. Este es tam- bién, un proyecto que cautiva los medios de comunicación, como lo comprueban las diversas transmisiones directas de eventos en Europa y América del Sul, y los planes de envolvimiento de los medios de comuni- cación social en las iniciativas “Bike Tour”. Estamos juntos de frente a un verdadero “World Bike Tour”. Con la in- clusión de África en el plan del evento (Luanda, la capital de Angola, es uno de los próximos destinos), ganamos la verdadera dimensión de un proyecto que toca diversas áreas de intervención social, por eso es atrayente para los inversores públicos, empresas privadas, medios de comunicación y participantes. Madrid será por segunda vez, escenario de este concepto de vida salu- dable, con la imponencia de las antiguas culturas europeas entrelaza- das con conceptos modernos e innovadores. Volver a ver un mar de bicicletas por el centro de Madrid, es sin lugar a dudas una experiencia inigualable. El Bike Tour es un evento multiplicador de energías positivas, un momento de compenetración por excelencia de los ideales de vida y salud, es un punto de encuentro de generaciones que, a través de una pequeña contribución, transmiten alegría, seguridad, respeto y placer.
  • 3. Puente de Arrábida Oporto 1. Puente Vasco da Gama Lisboa Evento “Bike Tour” Se trata del momento principal de todo el proyecto, envolviendo miles de participantes y una importante logística de preparación e im- plantación de los puntos de partida y llegada, y de la estructura de apoyo al recorrido. Con- siste también de una área VIP para el apoyo de los invitados y medios de comunicación, situada en la llegada del evento 1.1 Lugar de Partida - El evento, coordinado por la organización con el apoyo de estructuras locales, reúne los participantes en una área amplia y simbólica de la ciudad sede. Los ejemplos del puente de Arrábida, en Oporto, del puente Vasco da Gama en Lisboa, y del puente Octávio Frias de Oliveira en Sao Paulo, define una de las imágenes más emblemáticas del concepto: la travesía entre puentes para unir personas e ideales, cruzando los obstáculos para conseguir el bien estar. Esta área deberá tener mínima- mente 2 quilómetros de extensión (depen- diendo del ancho de la vía y del número de participantes), y será totalmente vedada al transito automóvil y peatonal por lo menos con doce horas de antecedencia del inicio del evento, para permitir el montaje de las estruc- turas (ver “Montaje del lugar de Partida”) Octávio Frias de Oliveira Bernat Soria Ministro de Sanidad y Consumo Sao Paulo de Espanha
  • 4. 1.3 tarjeta de aceso al lugar de partida Montaje del material en el lugar de Partida - Toda la producción es asegu- rada en la noche anterior a la realización del “Bike Tour”, siendo necesario el vallado completo del área de la Partida, de forma a permitir la entrada de los camiones transpor- tando las miles de bicicletas necesarias para el evento, organizadas a lo largo del perímetro de la partida por sectores que corresponden, Esta tarjeta es personal y intransmisible. después a las respectivas puertas de acceso Es obligatoria su presentación para acceso a la zona a los participantes. La colocación de todo el de partida de “Madrid Bike Tour”, el 20 de Septiembre. Los participantes deberán acercarse de la zona de material es asegurada por los elementos de partida entre las 07h30 y las 08h30 del día del evento. la organización debidamente identificados, y garantizada por elementos de la policía, efec- tuándose la noche anterior al evento, con las bicicletas colocadas en los sectores y revisa- das en ese momento por nuestros técnicos. Montaje del material Lugar de partida 1.2 Acceso al lugar de partida Todos los participantes llegan al lugar de partida Montaje del material Lugar de partida muñidos de una tarjeta para el efecto, de su camiseta y casco “Bike Tour” y del dorsal (que, en el “Bike Tour”, contiene el nombre del participante), recibiendo en la puerta de acceso indicada la mochila y finalmente, la bicicleta para su participación en el evento. El acceso es permitido con antecedencia de dos horas relativamente al horario real de inicio del “Bike Tour”, siendo controlado por elementos de vigilancia y restringiendo ex- clusivamente la puerta indicada la tarjeta de acceso presentada por el participante. Carmen Lopez
  • 5. Recorrido - São Paulo 1.4 Organización del recorrido El recorrido del evento “Bike Tour”, es pre- viamente definido con las entidades compe- tentes y oscila en extensión, entre los ocho y los doce quilómetros, dependiendo de la ciudad y de los puntos de partida y llegada escogidos. Buscando un recorrido plano, la organización del “Bike Tour” promueve con las autoridades policiales locales, la garantía del corte de transito externo de todo el recor- rido, garantizando que todos los participantes lo realicen en perfectas condiciones (existien- do áreas complementares de apoyo técnico y apoyo médico). El “pelotón” creado por los participantes del “Bike Tour” es uno de los Recorrido - Madrid 2009 momentos más significativos del evento, cre- ando un gran impacto visual y significando una posibilidad optima de promoción para los “Sponsors Bike Tour”. Zona de salida - Madrid 2008 El recorrido es efectuado en ritmo lento, reforzado por los miembros del equipo de control en el frente del pelotón, donde sigue también un vehículo con sonido y animación y un autocar con los invitados de la orga- nización y prensa. Toda la publicidad alusiva al evento o a sus “Sponsors Bike Tour” estará colocada a lo largo del recorrido y respeta integralmente la legislación local en vigor.
  • 6. 1.5 Lugar de Llegada El recorrido de un evento “Bike Tour”, previa- Área VIP - Sao Paulo mente definido con las entidades competentes oscila en extensión, entre los ocho y doce quiló- metros, dependiendo de la ciudad y de los pun- tos de partida y llegada escogidos. Buscando un recorrido plano, la organización del “Bike Tour” promueve con las autoridades locales, la garantía de corte del transito externo de todo el recorido, garantizando que todos los participantes lo reali- cen en perfectas condiciones (existiendo áreas Casco vista frontal complementares de apoyo técnico y médico). El “pelotón” creado por los participantes del “Bike Tour” es uno de los momentos más sig- nificativos del evento, creando un gran impac- to visual y significando una posibilidad optima de promoción para los “Sponsors Bike Tour”. Demarcada por vallas y “placares” publicitarios e identificada por pórticos colocados por la orga- nización, la llegada de un evento “Bike Tour” dis- pone de instalación y difusión sonora propias, y divulga un mensaje exclusivo del proyecto: “Con- tinua…”, inscripción en el pórtico de meta, dando la idea de que este es un concepto que no ter- mina en aquel momento, antes promueve la prác- tica sistemática de una actividad física saludable. Zona de llegada Oporto 1.6 Zona de llegada Sao Paulo Área VIP Localizada en el lugar de llegada, es área restringida dode la organização, prensa e invitados (participantes o no), el pelotón VIP se reune para un “welcome coffee” siendo Bernat Soria - Ministro da Sanidad y Consumo de Espanha despúes transportado para el área de partida por autocares exclusivos. Equipada con mate- rial audiovisual para difusión de piezas refer- entes al evento o promoción de los “Sponsors Bike Tour”, esta área puede incluir peque- ños “stands” de asociados para acciones de “sampling” e inclue recursos para servicio de “catering”, también después del evento. Su acceso restringido es garantizado por el equipo de vigilancia y es paralela a esta área que se debe localizar el estac- ionamiento de forma a garantizar facilidad de desplazamiento de los elementos de la organización, prensa e invitados VIP. La prensa también tendrá un mostrador de apoyo para acreditación de periodistas e fotógrafos e informaciones diversas sobre el evento, facilitando a sus miembros un con- tacto más directo con los “Sponsors Bike Tour” e invitados VIP.
  • 7. 2. Secretariado “Bike Tour” El Secretariado “Bike Tour” funciona durante 40 horas, los cuatro días que anteceden a cada evento (normalmente, como el evento se realiza el Domingo, están disponibles de Miércoles a Sábado, de las 10 a las 20 horas), debe ser im- plantado en áreas amplias, con estacionamien- to exterior, siendo que por este lugar tendrán pasar todos los participantes del “Bike Tour” 2.1 Áreas de implantación Deben estar definidas áreas diversas para el secretariado (recepción a los participantes y proceso de entrega de “kits” de acuerdo con los datos reunidos para el evento), y para el espacio de la exposición (que engloba los “stands” de los diversos asociados, con una muestra de productos y actividades). El Secretariado posibilita, también la re- alización a lo largo de los diversos días, de actividades paralelas que involucran a los asociados, dependiendo su real- ización de las propuestas presentadas y de las características de cada actividad.
  • 8. Área de expositores 2.2 Entrega de “kits” Es asegurada por colaboradores entrenados para la ejecución del trabajo, la recepción a los participantes y entrega de “kits” es filtrada por un sistema de gestión de filas de espera, que permite atender a los participantes de forma ordenada. El participante, una vez iden- tificado, verifica el tamaño de su camiseta, recibiendo juntamente su tarjeta de acceso a la partida, el libro oficial del evento, infor- maciones sobre los asociados, el casco para el “Bike Tour” y el dorsal (con su nombre in- scrito), que es fundamental para garantizar el acceso en la zona de partida del evento. La entrega asesorada por programas informáti- cos que contienen toda la información sobre los participantes, deberá demorar entre cuatro a seis minutos por participante, cada sección tendrá dos asistentes que proveerán todas las informaciones requeridas por el participante. Entrega del Kit de Participación Bike tour Área de exposición Entrega del Kit de Participación Bike tour 2.3 Área de exposición El Secretariado “Bike Tour” representa el prim- er contacto entre los asociados y el partici- pante del evento, funcionando como área de promoción para sesiones de “sampling”, “one- to-one” o “marketing”. La entrega de muestras de productos o folletos explicativos y la recep- ción en los respectivos “stands” funciona para el “Sponsor Bike Tour” como punto de contac- to esencial con el “target”, y debe merecer, por parte de los asociados, un cuidado especial. Área reservada El Secretariado “Bike Tour” dispondrá de un área reservada a la organización para eje- cutar los trabajos e instalación de materiales diversos del secretariado, sala de reunio- nes para la Dirección del evento, y espa- cio para empacar los materiales que serán entregues a los participantes. Estos espa- cios tendrán acceso limitado al público, sin embargo deben tener accesos rápidos para el área de atención a los participantes
  • 9. 3. Kids Bike Tour Estando permitida la participación en el evento 3.2 Kit de participación El participante del “Kids Bike Tour” recibe un 3.3 Proceso de inscripciones El proceso de inscripciones del “Kids Bike “Bike Tour” de jóvenes apenas a partir de los “kit” muy parecido al del participante del even- Tour” dependerá del envolvimiento de los 12 años, el “Kids Bike Tour” es un proyecto to principal, en tamaño reducido, incluyendo asociados que patrocinan esta variante del que da la posibilidad a los más pequeños de bicicleta, casco, camiseta, mochila, medalla y concepto “Bike Tour”. Estando el evento rela- poder conocer el concepto, dándoles a con- dorsal, con los cuales tendrá acceso al paseo. cionado con un segmento etario más joven por ocer los mismo valores e ideales y garantizan- La extensión de cada paseo “Kids Bike Tour” norma ligado a escuelas, podrá ser encontrado do la diversión en un recorrido muy parecido al no será superior a 2 quilómetros. un modelo que privilegie las escuelas y sus del evento principal pero en menor escala. alumnos, siendo este un proceso abierto para cada evento “Kids Bike Tour”. 3.1 Lugar y modelo de realización El “Kids Bike Tour” consiste en un paseo de recorrido reducido, integrando algunas cen- kid tenas de niños y jóvenes hasta los doce años de edad, con partida y llegada parecidas con sb el área de llegada del evento principal. ike to El “Kids Bike Tour” será normalmente realiza- do el sábado por la tarde, y aprovecha toda ur la estructura colocada para acoger los miles de participantes del día siguiente, evocando el espíritu “Bike Tour” y motivando los más pequeños para la práctica del deporte salu- dable. El recorrido escogido deberá tener en consid- Kids Bike Tour eración su pequeña dimensión y la proximi- dad y seguridad del área limítrofe al punto de llegada, de forma a concentrar los jóvenes kids bike tour participantes y a sus padres y acompañantes y ofreciendo la posibilidad de poder disfrutar de áreas de recreo conjuntas (“Road Show”) y estacionamiento.
  • 10. 4. ”Bike Tour Party” El concepto “Bike Tour” implica también la re- alización de una recepción por parte de la or- ganización para todos los asociados y patro- cinadores, “Sponsors” y prensa, en una de las noches anteriores a la realización del evento. Aprovechando todo el proceso creado para el evento, pretendemos organizar otro espa- cio de promoción y convivio para los patro- cinadores, si así lo desean pueden también efectuar promoción de marca y “sampling”, en un ambiente agradable yal mismo tiem- po intercambiar experiencias y opiniones. . 4.1 Local y acceso El “Bike Tour Party” es realizada habitualmente la noche del Miércoles de la semana anterior al evento, reuniendo en bar o un espacio de diversión nocturna, con temática ligada al “Bike Tour” (“décors” y multimedia),con acceso limitado a invitaciones formales entregues por parte de la organización a los patrocinadores. Fiesta Bike Tour Fiesta Bike Tour 4.2 Promoción Normalmente este será un momento en que los “media partners” interactúan con los invi- tados VIP, socializando también con los res- tantes invitados propiciándola promoción del mensaje de responsabilidad social del “Bike Tour Concept”, por un lado, y estableciendo relaciones paralelas de carácter empresarial o social por otro. Para un segmento calificado y definido esta es seguramente, una excelente oportunidad de promover su marca o mensaje.
  • 11. 5. Presentación “Bike Tour” La Rueda de Prensa de presentación de cualquier proyecto “Bike Tour” es sin duda un momento importante y privilegiado de en- cuentro entre organizadores institucionales, asociados públicos y privados, y prensa, pro- moviendo contactos paralelos de alto nivel y buscando congregar las atenciones y motivar la comunión con el espíritu del proyecto. 5.1 Fechas y locales de realización 5.3 Considerando las ventajas ante la posibilidad de poder efectuar contactos y aumentar la no- toriedad del concepto, y conjugar los diferentes episodios que componen los proyectos “Bike Elementos agregados Tour” la organización pretende durante cinco Paralelamente a la presentación de un even- a seis días de la semana anterior al evento, to “Bike Tour” existe siempre espacio para sistematizar presentaciones públicas del mis- la promoción de los productos inherentes al mo. Son escogidos por regla general lugares evento (bicicletas, “kits” y mascota), aparte importantes de cada ciudad-sede tomando en del servicio de “catering” y distribución de consideración su historia, tradición o simbo- elementos informativos alusivos al evento. lismo, siendo importante que también tengan alguna relación con el concepto y sus valores. 5.2 Formato Verificando la historia que el proyecto nos muestra, las presentaciones públicas o rue- das de prensa son normalmente comple- mentadas con una plataforma multimedia relativa a los eventos anteriores, a su dimen- sión y a las características de su mensaje. La organización opta por modelos poco con- vencionales (por ejemplo, no utilizamos mesa colectiva), promoviendo el diálogo paralelo entre prensa y organizadores o asociados an- tes y después del evento, permitiendo la clara recepción de todas las intervenciones de los oradores. Tienen todas las características de las ruedas de prensa en los discursos formales de los organizadores (Sportis y represent- antes institucionales de cada ciudad-sede).
  • 12. 6. “Road Show” En la síntesis do “Road Show” está la posibili- dad de crear factores adicionales de promoción para los asociados del “Bike Tour Concept” a través del estímulo a la actividad física salu- dable y a la interacción con los más jóvenes. 6.1 Modelo El “Road Show” está integrado por un camión multifuncional que ofrece clases de “spinning bike” gratuitas en los lugares escogidos pre- viamente (mediante inscripción local), rea- lizadas por monitores especializados. Com- prende el montaje de estructuras de recreo dirigidas a los más jóvenes como lo son los hinchables. Este es un modelo rotativo, que puede desplazarse de acuerdo con un cal- endario previamente establecido y realizado locales públicos de gran visibilidad de las ciudades-sede de los eventos “Bike Tour”. 6.2 Promoción La promoción de los asociados está defin- ida por la posibilidad de realizar acciones paralelas de “marketing” directo o “sam- pling”, colocando su imagen en un marco joven y saludable que el “Road Show” mo- tiva, y por la presencia de su marca en las estructuras fijas do camión, a través de la decoración previamente elaborada (y que varia naturalmente, de evento para evento).
  • 13. 7. On Line Experience En vista del proceso de globalización alcanzado por el Bike Tour, el portal www.worldbiketour.net, es la nueva “tarjeta de presentación” de este nuevo concepto que aúna ocio y deporte frente a las drogas. El gran portal World Bike Tour es por tanto la puerta de entrada para el conjunto de portales en la red, que integra toda la in- formación del universo Bike Tour: Sao Paulo, Lisboa, Oporto y Madrid. Sin embargo, nuestro objetivo no es sólo estar presente en la red, sino convertir el World Bike Tour en una gran comunidad virtual, donde el intercambio de información y el contacto entre todos sus usuarios sea permanente. Para ello, estamos desar- rollando diferentes herramientas que harán posible la intera- ctividad que perseguimos. www.mybiketour.net En Noviembre estará a disposición de todos la red social del Bike Tour. Fácilmente accesible, esta plataforma dispondrá de diferentes opciones y herramientas que ofrecerán a todos sus usuarios la oportunidad de compartir sus experiencias en una gran red social, constituida por participantes y adeptos de este evento, a semejanza de otras redes sociales. En la web podemos encontrar todas las iniciativas y sus en- laces, diferentes vídeos de todos los eventos realizados, infor- maciones sobre salud, ciclo vías y mucho, mucho más! Es un espacio propio, totalmente personalizado y preparado para estimular el diálogo y el intercambio de experiencias e ideas… creado especialmente para ti!