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Administración del Tiempo
Administración del tiempo
Planeación
 Objetivo
 Definición
 Video
 Consideraciones sobre la administración del tiempo
 Dinámica
 Los 4 cuadrantes de Stephen Covey
 Diferencia de lo urgente e importante
 Dinámica
 Tip’s
 Dinámica
CONTENIDO
OBJETIVO
Conocer e identificar técnicas que permitan a los
Supervisores administrar actividades, tiempo y capital
humano efectivamente para lograr exitosamente sus
objetivos.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de
vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y
críticos de los administradores.
Los recursos escasos requieren de una gestión efectiva. La claridad en las
prioridades y una agenda para manejar las actividades diarias son elementos
claves para obtener los resultado esperados a nivel profesional y personal.
https://www.youtube.com/watch?v=yNg-JBCRVp4
CONSIDERACIONES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• Identificar metas, objetivos y prioridades.
• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación
del tiempo.
• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y
las prioridades.
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TRABAJO EN EQUIPO
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El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el
que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos
nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra
atención inmediata. Algunas actividades son importantes,
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acuciantes, proyectos con fecha límite, reuniones,…Cuanto
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nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del
estrés y del agotamiento.
El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, el
cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo
plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas,
incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un
desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en
nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos
incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el
cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y
preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder
de generar capacidad.
El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el
cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor
parte del tiempo ( a veces creyendo
equivocadamente que se trata de actividades del
cuadrante I), Suelen ser actividades que sirven para
satisfacer las prioridades y expectativas de los
demás. Aquí están las llamadas, interrupciones,
reuniones, correos, informes,
El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el
cuadrante de la perdida de tiempo, a donde nos solemos
escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I
y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta
nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café,
pausas, conversaciones intrascendentes,..
Tarea urgente
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la
fecha límite, como con el tamaño de la tarea.
•Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
•Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
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Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que
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•Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son
igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
•De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos
más graves en caso de no completarla.
•Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la
tarea cambia (aumenta o se reduce).
DINÁMICA
2. DIVIDIR EN SUB-TAREAS
TRABAJO EN EQUIPO
TIP’S
 CHECK LIST
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 CLARIDAD EN LO QUE SE QUIERE LOGRAR
 EVALUAR PROGRESO
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 PRIORIZAR
 ASIGNAR FECHA Y TIEMPO LIMITE
 IDENTIFICAR HORAS DE MAYOR ENERGÍA
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COMIDA, SUEÑO, DESCANSOS, VIDA SOCIAL, RELAJACIÓN, ETC.
 RECOMPENSA EL TRABAJO BIEN HECHO
TEN CUIDADO CON:
 NO TENGO TIEMPO
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La mejor estrategia para aplicar es un enfoque doble: un plan básico combinado
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Administración del Tiempo

  • 3.  Objetivo  Definición  Video  Consideraciones sobre la administración del tiempo  Dinámica  Los 4 cuadrantes de Stephen Covey  Diferencia de lo urgente e importante  Dinámica  Tip’s  Dinámica CONTENIDO
  • 4. OBJETIVO Conocer e identificar técnicas que permitan a los Supervisores administrar actividades, tiempo y capital humano efectivamente para lograr exitosamente sus objetivos.
  • 5. DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
  • 6. Los recursos escasos requieren de una gestión efectiva. La claridad en las prioridades y una agenda para manejar las actividades diarias son elementos claves para obtener los resultado esperados a nivel profesional y personal.
  • 8. CONSIDERACIONES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO • Identificar metas, objetivos y prioridades. • Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. • Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. • Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. • Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida profesional como en la vida personal. El rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo.
  • 10. 1. CHECK LIST Enlista 5 objetivos principales que debes cumplir diariamente (al menos 1 objetivo por día) TRABAJO EN EQUIPO
  • 11. LOS 4 CUADRANTES DE STEPHEN COVEY
  • 12. El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fecha límite, reuniones,…Cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento. El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad.
  • 13. El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo ( a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I), Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes, El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la perdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes,..
  • 14. Tarea urgente Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea. •Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes. •Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer. •Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente. •Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente. •Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente. Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”. Tarea importante Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves. •Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada) •De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla. •Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).
  • 16. 2. DIVIDIR EN SUB-TAREAS TRABAJO EN EQUIPO
  • 17. TIP’S  CHECK LIST  SUBTAREAS Y DIVISIÓN DE SUBTAREAS  CLARIDAD EN LO QUE SE QUIERE LOGRAR  EVALUAR PROGRESO  ANOTAR LOS OBJETIVOS PLANTEADOS  PRIORIZAR  ASIGNAR FECHA Y TIEMPO LIMITE  IDENTIFICAR HORAS DE MAYOR ENERGÍA  ASIGNAR HORARIOS DE: COMIDA, SUEÑO, DESCANSOS, VIDA SOCIAL, RELAJACIÓN, ETC.  RECOMPENSA EL TRABAJO BIEN HECHO
  • 18. TEN CUIDADO CON:  NO TENGO TIEMPO  POSTERGAR  EXIGIR MAS DE LA CUENTA  MAL CALCULO Y SOBRECARGAR LA AGENDA  LLAMADAS, CHAT, TREDES SOCIALES  LADRONES DE TIEMPO  OBSESIÓN CON LO URGENTE  DISTRACCIÓN
  • 20. 3. ASIGNAR TIEMPOS 4. PRIORIZAR TRABAJO EN EQUIPO
  • 21. La mejor estrategia para aplicar es un enfoque doble: un plan básico combinado con la voluntad de apreciar la espontaneidad cuando se presentan oportunidades únicas. Andy Stanley. Gracias!