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ANALISIS Y DISEÑO
DE FORMULARIOS
          Temas a tratar :
            Importancia
        Áreas de aplicación
  Clasificación de los formularios
           Características
       Diseño de formularios
 Diseño de un sistema de Formulario
Los Formularios:
 Es una pieza de papel que contiene datos y
  espacios en blanco para registrar información
  variable, el cuál tendrá diferente utilización según
  el área funcional a la cual pertenezca.
Objetivos Específicos:
 Facilitar el flujo de información y el
  procesamiento de datos, imprimir uniformidad en
  los procedimientos, sintetizar y relacionar
  información y por ultimo, dar valor legal a
  determinadas transacciones.
Importancia de los Formulario:


 Su importancia radica en que sirven de soporte a
  las transacciones y los empleados trabajan
  guiándose por los formularios, además cualquier
  acto administrativo se refleja en un formulario.
Uso De Los Formularios:
 Se utilizan para garantizar la uniformidad de
  información, dar precisión y para eliminar la
  necesidad de copiar a mano
Presentación De Los
Formulario:
 De acuerdo a la presentación se pueden encontrar
  formularios como: talonarios, juego-listo o snap-
  out, formas continuas, autocopiante químico,
  físico o carbonizado y cuaderno.
Partes Del Formulario:
 Extremo superior o cabeza:
  Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación
  del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa
  la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el
  cuerpo del formulario.
 Cuerpo del formulario:
  Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que
  generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la
  información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma.
  Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución
  siguiendo una secuencia lógica de colocación.
 Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos
  para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del
  mismo, y también se asienta el código de registro
Estilo de interacción Form
Fillin:
 El término "estilo de interacción" se utiliza
 para agrupar las diferentes maneras en que
 los usuarios interaccionan con el ordenador.

 La clasificación de estilos de interacción más
 aceptada es la de Ben Shneiderman quien en
 terminología anglosajona denomina "Form
 Fillin" al estilo de interacción con formularios.
Requerimientos Del Analista Y Dibujante
De Formularios:
 Para el análisis de formularios es necesario
  conocer la estructura y funciones de la
  organización, y los sistemas administrativos.
  Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el
  diseño y análisis de formularios. Conocer las
  técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.
 Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas
  de dibujo, diseño e impresión, destreza en el
  manejo de equipos de dibujo y experiencia en el
  diseño de formularios.
Clasificación De Los Formularios:
 Se pueden clasificar según su uso como breves,
  eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto
  funcional pueden presentarse como convenios,
  reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas,
  pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre
  otros.
   Según su diseño pueden ser;
 Líneas,
 Recuadros
 Columnas.
Diseño De Formularios
 El proceso de elaboración del formulario
  comienza con el diseño del mismo, siguiendo las
  pautas para el desarrollo exitoso del proceso y
  para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño,
  diseño y post-diseño.
Fases para el diseño de
   formulario
 Fase pre-diseño: En esta fase se debe realizar una lista de
  comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han
  de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se
  realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-
  diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
 Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los
  datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se
  refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por
  carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de
  escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular
  el espacio necesario para cada entrada de los datos.
 Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener
  en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón
  total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por
  una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes,
  numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión
  continua.
Diseño de formularios - Composición visual

 Espacio en blanco
   Los formularios han de dar sensación de claridad evitando lo que
   podríamos llamar el exceso de tinta (texto, líneas, recuadros, iconos,
   etc.)

Para ello las principales recomendaciones son:

 El espacio ocupado por texto y grafismos no debe sobrepasar el 40%
   del total.

 Eliminar grafismos innecesarios. Por ejemplo, no abusar de los
   recuadros de grupo y sobretodo nunca poner un recuadro de grupo
   dentro de otro.

 Sustituir líneas y recuadros de separación por espacio en blanco.
Diseño de formularios :
Análisis De Formularios :
 Consideraciones generales sobre el análisis de
 formularios:
 Es una operación que requiere la habilidad y
 experiencia en el trabajo de formularios, algunas
 veces es recomendable agotar la existencia antes
 de implantar los nuevos formularios, aunque
 muchas veces indica la eliminación de los
 formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos Básicos para un Buen Análisis.
   Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación
    lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden
    conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio,
    títulos claros que definan su función dentro de la forma,
    instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las
    letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
   Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares,
    pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una
    escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su
    labor personal que trabaje con ellas correcta definición de
    márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del
    papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a
    desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias
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  • 1. ANALISIS Y DISEÑO DE FORMULARIOS Temas a tratar : Importancia Áreas de aplicación Clasificación de los formularios Características Diseño de formularios Diseño de un sistema de Formulario
  • 2. Los Formularios:  Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca.
  • 3. Objetivos Específicos:  Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
  • 4. Importancia de los Formulario:  Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
  • 5. Uso De Los Formularios:  Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano
  • 6. Presentación De Los Formulario:  De acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap- out, formas continuas, autocopiante químico, físico o carbonizado y cuaderno.
  • 7. Partes Del Formulario:  Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.  Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.  Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro
  • 8. Estilo de interacción Form Fillin: El término "estilo de interacción" se utiliza para agrupar las diferentes maneras en que los usuarios interaccionan con el ordenador. La clasificación de estilos de interacción más aceptada es la de Ben Shneiderman quien en terminología anglosajona denomina "Form Fillin" al estilo de interacción con formularios.
  • 9. Requerimientos Del Analista Y Dibujante De Formularios:  Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.  Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.
  • 10. Clasificación De Los Formularios:  Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros. Según su diseño pueden ser;  Líneas,  Recuadros  Columnas.
  • 11. Diseño De Formularios  El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
  • 12. Fases para el diseño de formulario  Fase pre-diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre- diseño y proceder a realizar la fase del diseño.  Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.  Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
  • 13. Diseño de formularios - Composición visual  Espacio en blanco Los formularios han de dar sensación de claridad evitando lo que podríamos llamar el exceso de tinta (texto, líneas, recuadros, iconos, etc.) Para ello las principales recomendaciones son:  El espacio ocupado por texto y grafismos no debe sobrepasar el 40% del total.  Eliminar grafismos innecesarios. Por ejemplo, no abusar de los recuadros de grupo y sobretodo nunca poner un recuadro de grupo dentro de otro.  Sustituir líneas y recuadros de separación por espacio en blanco.
  • 15. Análisis De Formularios :  Consideraciones generales sobre el análisis de formularios: Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
  • 16. Requisitos Básicos para un Buen Análisis.  Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.  Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.