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ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
• Concepto.
• Alcance de la Técnica.
• Ventajas de su utilización.
• Aplicación de la Técnica.
• Sistemas de graficación de cursogramas.
• Características.
• Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.
• Tendencias modernas para la mejora de procesos.
• Metodología de análisis.
• Manual de procedimeintos.
• Elaboración y presentación. 1
INTRODUCCION
• Dos conceptos de organización:
Organización como función o proceso.
Organización como el resultado de esa función o
proceso:
Organización como estructura formal.
Organización como estructura y sistemas administrativos.
• Organización como estructura y sistemas
administrativos
• Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
• Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos
relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una
función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.
2
CONCEPTO
• Procedimiento: es una sucesión cronológica
y secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organización.
• Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su método o forma de ejecución.
• Procedimiento: que es un conjunto de
operaciones relacionadas entre sí y
ejecutadas en base a determinado método. 3
Estructura y
Procedimientos
• Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
• Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).
• Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de
las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
4
Estructura y
Procedimientos
• Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen
una función.
• Un grupo de funciones afines y la gente
involucrada en su cumplimiento conforman un
órgano.
• Los órganos y sus relaciones formales
constituyen la estructura formal. Las estructura
junto con los sistemas administrativos componen la
organización formal.
5
ALCANCE DE LA TÉCNICA y
VENTAJAS
Alcance:
• En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es
muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones
ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una
eficaz delegación, lograr unificación.
Ventajas:
• maximización de la eficiencia de los circuitos
administrativos, para una buena toma de decisiones.
• sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de
información..
6
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Descripción de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.
• Forma Narrativa, fallas:
Lectura extensa: complica interpretación,
Relación entre la información: dificil visión del
procedimiento en su conjunto,
Narración subjetiva: dificulta ver omisión de
información,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboración sotware. 7
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
• Definición: es la representación gráfica de los
procesos y procedimientos de trabajo.
• Pueden aplicarse para procedimientos
industriales y administrativos. Los
procedimientos administrativos procesan
información, representada en documentos o
soportes de información.
8
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Ventajas del Diagrama de
Procedimientos:
Aplica a cada actividad administrativa un
nombre el cual se repetirá: elimina
ambigüedad,
Facilita apreciación en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretación.
9
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar información o sistematizar información
relevada “actual o vigente”,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.
10
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
DE CURSOGRAMAS
• No existe universalidad de criterios
respecto a los sistemas de graficación y
existe gran diversidad de lenguajes.
• Todos los sistemas tienen: símbolos y un
conjunto de reglas. El símbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los hechos que suceden en los
procedimientos.
11
Código ASME
12
• Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de
Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo
industrial.
• Cinco operaciones:
 Operación
 Transporte o traslado
 Inspección o control
 Demora o espera
 Almacenamiento o archivo.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
• Ventajas:
Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,
Frecuencia relativa de cada operación,
Cantidad de pasos del trámite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.
• Desventajas:
No muestra los documentos utilizados
No muestra los puestos de trabajo donde se
realizan las operaciones.
13
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME
14
OPERACIÓN
Simboliza toda acción de creación, cambio o adición
de algún elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIÓN
Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operación alguna.
ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de información o el
almacenamiento de objetos.
Símbolos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME
Reglas de diagramación:
Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los
códigos se relacionan mediante líneas.
• Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si
desviaciones.
• Describir cada paso: breve en columna descripción.
• Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
• Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de
líneas rectas.
• Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles,
demoras y archivos, y también tiempos y distancias
establecidas.
15
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME
• La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para
la descripción y análisis de problemas de procesamiento de
información.
• Resalta la importancia de la información dentro de los procesos
administrativos.
• Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
 Registrar: anotar un dato en un portador de información;
 Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
 Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;
 Computar: obtener un nuevo conocimiento;
 Archivar: guardar información para recuperarla en otro
momento.
16
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Símbolos
17
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVO
Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.
Símbolos referidos a los portadores de información
18
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecánica o
eléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.
( )
CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.
Reglas de diagramación:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en
el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
• Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
• No se representan hechos físicos, sino operaciones con la
información.
• El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni
diagonales.
19
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Reglas de diagramación:
20
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
•Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe
formar un codo.
•Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos
graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
•Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del símbolo siguiente.
• Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
del símbolo de registración, los datos que se registran.
•Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del
símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación
sin portador.
1
Nombre,
apellido
domicilio
Reglas de diagramación:
21
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
•Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."
•Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario
y las copias que circulan por la línea del flujo.
F 32/0/1
•Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el
ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
•Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la
parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).
0: CAJA
•Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
1: CONTADURÍA
TODO
F 23
RECIBO
0 1
0 1
Reglas de diagramación:
22
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
•Destrucción de un formulario.
• Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
la selección.
•Cuando de un control más de dos opciones.
•Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
•Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
necesario los pasos comprendidos.
•Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
¿Cuál es el monto?
Rutina 3
Deudores
El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales
(IRAM) desarrolló normas que regulan la representación
gráfica de los procedimientos administrativos
23
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
Símbolos
24
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
OPERACIÓN
Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,
comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos
de portadores información (formulario y archivos magnéticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN
Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no
el elemento portador de la misma.
Símbolos
25
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de acción.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE
INFORMACIÓNElemento portador de información que se traslada a tráves
de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento físico del elemento portador de información.
La flecha indica el sentido de la circulación.
TOMA DE INFORMACIÓN
Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de información" significa la incorporación de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTO
RNexo entre procedimientos o procesos.
Reglas de diagramación:
• Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a
derecha.
• Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
• Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas
continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de
líneas “puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral
del símbolo, salida por parte inferior o lateral.
• Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
• Generación de información impresa: emisión de documentos
e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de
formulario.
• Etc.
26
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
Metodología de Análisis
• Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos
utilizados.
• Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué
se hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecución: quién lo
hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de
esa manera?,.... 27
Metodología de Análisis
• Ese sistema de preguntas permite describir el
procedimiento, realizar su diagnóstico y ver
las posibilidades de mejorarlo.
• Alternativas del análisis:
Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
28
Metodología de Análisis
• Algunas deficiencias:
Número excesivo de etapas,
“desandar lo andado”,
falta de unificación,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotación,
elevada cantidad de documentos.
29
Dovey
Manual de Procedimientos
• Se establecen y describen en detalle las operaciones que se
deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar
una tarea.
• Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,
los órganos y puestos que intervienen y los portadores de
información que se utilizan.
• Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
• Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difícil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal. 30
Manual de Procedimientos
• El manual debe contener una relación ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados
por sistemas, procedimientos principales y procedimientos
accesorios.
• Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento,
fecha de elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada
operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y
dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un
ejemplar del portador y las instrucciones del método de
llenado.
CURSOGRAMA.
31
Tendencias modernas para la
mejora de procesos
• Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de análisis y
también el producto final de un trabajo de
mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su
forma evolucionó hacia medios informáticos,
permitiendo actualización permanente, y consultas
interactivas del usuario.
La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros
procesos de mejoramiento administrativo como: la
Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la
Reingeniería.
32
Procesos
CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman entradas
en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, que tienen el propósito de
agregar valor a los inputs (elementos de entrada),
transformándolos en un grupo de outputs (elementos
de salida; resultados) valiosos para un cliente.
33
Tendencia modernas para la mejora de procesos
Procesos
• Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
• Las concepciones administrativas modernas indican que
la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
• Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción
del enfoque basado en procesos
34
Tendencia modernas para la mejora de procesos
ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-
ISO
9001:2000
• Identificar los procesos
• Determinar su secuencia e interacción
• Comprensión y cumplimiento de
requisitos
• Consideración de procesos en términos
de agregado de valor
• Obtención de resultados de desempeño y
eficacia
• Mejora continua en base a mediciones
objetivas
35
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS
Clasificación
• Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,
principales: constituyen la razón de ser de la organización,
asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el
cliente. Varían por tipo de industria.
Ej: Ventas, Producción.
• Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que
sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
36
Orientación a procesos
37
FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras
Adm. y Fin.ComercialProducción
Gerencia General
Ventas
Interior MontevideoEnsamblado Envasado
Dirección
Departamentos
Sección
Proceso Comercial
Proceso de Producción
OrientarseOrientarse hacia el clientehacia el cliente y no hacia el producto.y no hacia el producto.
Gerencia
Mapa de Procesos
38
Actividad 1.1.1
Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
GESTIÓN POR PROCESOS
• Toda la organización tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a través de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
• La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.
PERMITE
• Optimización de los procesos
• Simplificación de los procesos
• Mejora continua de los procesos 39
LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinión de los clientes y con
el mínimo costo de recursos.
40
MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 41
DOCUMENTACIÓN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
• Identificar y comunicar las características de los
procesos.
• Formar al personal.
• Compartir conocimiento y experiencia.
• Efectuar la medición de los procesos.
• Llevar a cabo auditorías.
• Analizar, revisar y mejorar los procesos.
42
DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del
proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los
límites funcionales y organizativos de las unidades que
intervienen en el mismo
PERMITE:
• Ver un proceso o parte de él
• Detectar “cuellos de botella”
• Detectar ausencia o duplicación de controles
• Racionalizar la documentación
• Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan
valor
• Determinar la secuencia de los procesos de realización
• Facilitar la elaboración de la documentación
• Otros.
43
Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
• WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información
empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y
documentar procesos de negocios, en forma lógica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
 Graficación automática de procesos (Flow Charts).
 Descripción resumida de tareas y acceso a documentación
ampliada.
 Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.
 Simulación automática de procesos.
 Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
44
EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
• MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos,
que permite describir los mismos en un formato , uniforme y
fácilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base)
dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
45

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ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

  • 1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO • Concepto. • Alcance de la Técnica. • Ventajas de su utilización. • Aplicación de la Técnica. • Sistemas de graficación de cursogramas. • Características. • Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. • Tendencias modernas para la mejora de procesos. • Metodología de análisis. • Manual de procedimeintos. • Elaboración y presentación. 1
  • 2. INTRODUCCION • Dos conceptos de organización: Organización como función o proceso. Organización como el resultado de esa función o proceso: Organización como estructura formal. Organización como estructura y sistemas administrativos. • Organización como estructura y sistemas administrativos • Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos • Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas. 2
  • 3. CONCEPTO • Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. • Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. • Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método. 3
  • 4. Estructura y Procedimientos • Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. • Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). • Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa. 4
  • 5. Estructura y Procedimientos • Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. • Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. • Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal. 5
  • 6. ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS Alcance: • En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación. Ventajas: • maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones. • sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información.. 6
  • 7. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos. • Forma Narrativa, fallas: Lectura extensa: complica interpretación, Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto, Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información, Distintas interpretaciones, Complica elaboración sotware. 7
  • 8. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo. • Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. • Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información. 8
  • 9. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Ventajas del Diagrama de Procedimientos: Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad, Facilita apreciación en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretación. 9
  • 10. APLICACIÓN DE LA TÉCNICA • Utilidad del Diagrama de Procedimientos: Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Diseñar propuestas de cambio “propuesto”, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos. 10
  • 11. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS • No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. • Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. 11
  • 12. Código ASME 12 • Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo industrial. • Cinco operaciones:  Operación  Transporte o traslado  Inspección o control  Demora o espera  Almacenamiento o archivo. SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
  • 13. • Ventajas: Noción clara y precisa de la sucesión de etapas, Frecuencia relativa de cada operación, Cantidad de pasos del trámite, Demoras, Cantidad de traslados, Oportunidad de controles. • Desventajas: No muestra los documentos utilizados No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones. 13 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME
  • 14. 14 OPERACIÓN Simboliza toda acción de creación, cambio o adición de algún elemento en el proceso TRANSPORTE o TRASLADO Simboliza el movimiento de un punto a otro. CONTROL o INSPECCIÓN Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio determinado DEMORA o ESPERA Simboliza las detenciones transitorias del proceso durante las cuales no se realiza operación alguna. ARCHIVO o ALMACENAMIENTO Simboliza el archivo de portadores de información o el almacenamiento de objetos. Símbolos SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME
  • 15. Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas. • Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. • Describir cada paso: breve en columna descripción. • Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios. • Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. • Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y también tiempos y distancias establecidas. 15 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME
  • 16. • La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información. • Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos. • Con la información se pueden hacer cinco operaciones:  Registrar: anotar un dato en un portador de información;  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;  Computar: obtener un nuevo conocimiento;  Archivar: guardar información para recuperarla en otro momento. 16 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA
  • 17. Símbolos 17 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación.
  • 18. Símbolos referidos a los portadores de información 18 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. ( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en otra hoja.
  • 19. Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto. • Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. • No se representan hechos físicos, sino operaciones con la información. • El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni diagonales. 19 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA
  • 20. Reglas de diagramación: 20 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA •Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe formar un codo. •Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. •Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. • Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del símbolo de registración, los datos que se registran. •Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación sin portador. 1 Nombre, apellido domicilio
  • 21. Reglas de diagramación: 21 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA •Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte de los datos de un formulario "TODO menos..." •Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo. F 32/0/1 •Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro. •Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,..... Si se desconoce la cantidad de copias (n). 0: CAJA •Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. 1: CONTADURÍA TODO F 23 RECIBO 0 1 0 1
  • 22. Reglas de diagramación: 22 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA •Destrucción de un formulario. • Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. •Cuando de un control más de dos opciones. •Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. •Proceso predefinido, se pone la denominación y si es necesario los pasos comprendidos. •Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético Precio Total Precio unitario x cantidad ¿Cuál es el monto? Rutina 3 Deudores
  • 23. El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos 23 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM
  • 24. Símbolos 24 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM OPERACIÓN Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación, comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.
  • 25. Símbolos 25 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de acción. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓNElemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnéticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTO RNexo entre procedimientos o procesos.
  • 26. Reglas de diagramación: • Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. • Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una unidad funcional. • Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas “puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo, salida por parte inferior o lateral. • Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final. • Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. • Etc. 26 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM
  • 27. Metodología de Análisis • Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. • Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, ... Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,.... Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,.... Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,... Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,.... 27
  • 28. Metodología de Análisis • Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. • Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones. 28
  • 29. Metodología de Análisis • Algunas deficiencias: Número excesivo de etapas, “desandar lo andado”, falta de unificación, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotación, elevada cantidad de documentos. 29 Dovey
  • 30. Manual de Procedimientos • Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. • Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. • Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. • Desventajas: enlentecen el trabajo, difícil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamaño, rotación del personal. 30
  • 31. Manual de Procedimientos • El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios. • Contenido: IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde. PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado. CURSOGRAMA. 31
  • 32. Tendencias modernas para la mejora de procesos • Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del usuario. La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería. 32
  • 33. Procesos CONCEPTO 1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). 2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente. 33 Tendencia modernas para la mejora de procesos
  • 34. Procesos • Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones • Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos • Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos 34 Tendencia modernas para la mejora de procesos
  • 35. ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT- ISO 9001:2000 • Identificar los procesos • Determinar su secuencia e interacción • Comprensión y cumplimiento de requisitos • Consideración de procesos en términos de agregado de valor • Obtención de resultados de desempeño y eficacia • Mejora continua en base a mediciones objetivas 35
  • 36. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Clasificación • Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización, asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria. Ej: Ventas, Producción. • Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas. 36
  • 37. Orientación a procesos 37 FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras Adm. y Fin.ComercialProducción Gerencia General Ventas Interior MontevideoEnsamblado Envasado Dirección Departamentos Sección Proceso Comercial Proceso de Producción OrientarseOrientarse hacia el clientehacia el cliente y no hacia el producto.y no hacia el producto. Gerencia
  • 38. Mapa de Procesos 38 Actividad 1.1.1 Sub-proceso 1.1 Sub-proceso 1.n Actividad 1.1.n Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.1.n Proceso 1 –Diferencia entre proceso y procedimiento •Proceso: “¿Qué se hace?” •Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
  • 39. GESTIÓN POR PROCESOS • Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . • La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. PERMITE • Optimización de los procesos • Simplificación de los procesos • Mejora continua de los procesos 39
  • 40. LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES... Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos. 40
  • 41. MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas 2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones; 3. ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO 41
  • 42. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AYUDA A: • Identificar y comunicar las características de los procesos. • Formar al personal. • Compartir conocimiento y experiencia. • Efectuar la medición de los procesos. • Llevar a cabo auditorías. • Analizar, revisar y mejorar los procesos. 42
  • 43. DIAGRAMA DE FLUJO Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: • Ver un proceso o parte de él • Detectar “cuellos de botella” • Detectar ausencia o duplicación de controles • Racionalizar la documentación • Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor • Determinar la secuencia de los procesos de realización • Facilitar la elaboración de la documentación • Otros. 43
  • 44. Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos • WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma lógica, estructurada, y secuencial. Utilidades:  Graficación automática de procesos (Flow Charts).  Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada.  Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.  Simulación automática de procesos.  Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/ 44
  • 45. EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS • MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre). Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www.nevant.com/en/metocube.php 45

Notas del editor

  1. La organización tradicional es vertical y jerárquica. Basada en “funciones” (organización funcional), que puede llevar a que cada unidad organizacional se transforme en un silo o chacra lo cual genera suboptimización. Pero el negocio corre en forma horizontal. Si nos orientamos a procesos nos orientamos hacia el cliente y ganamos en eficiencia y en satisfacción de este cliente. Antes organización orientada a productos (ej. Ford A negro). Hoy, orientación hacia el cliente.
  2. Acá hablar de las disfunciones y que las conocemos a través de los síntomas