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ERIKA STELLA RODRÍGUEZ DUQUE
GESTIÓN DOCUMENTAL II
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y
LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Permite a la entidad controlar y centralizar la documentación
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ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A
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Comprende a la administración pública en sus diferentes
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Las normas y disposiciones en materia de gestión
documental “se aplicarán a cualquier tipo de información
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en cuenta al momento de elaborar e implementar los PGD en las entidades ya que
mediante ellos se establecen las acciones y criterios que garantizan la conservación y
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REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
• NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 15489-1. INFORMACIÓN Y
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Aspectos Generales para un programa de Gestión Documental

  • 1. ERIKA STELLA RODRÍGUEZ DUQUE GESTIÓN DOCUMENTAL II PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
  • 2. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Permite a la entidad controlar y centralizar la documentación recibida y producida, además de tener un acceso a la información de manera rápida, segura y oportuna lo que se verá reflejado en un servicio más eficiente y eficaz. La gestión documental se ha convertido en una herramienta indispensable en las entidades ya que permite almacenar y recuperar información de manera rápida y veraz, más aun si se cuenta con sistemas de información automatizados.
  • 3. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PGD Fácil acceso a la información a través de medios físicos o electrónicos. Reduce el volumen de documentos Reducción de tiempo en el acceso Reducción de costos Autenticidad de la información en el tiempo.
  • 4. ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA LUZ DE LA NORMATIVIDAD COLOMBIANA ÁMBITO DE APLICACIÓN. Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la ley 594 de 2000 (ley general de archivos).
  • 5. ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA LUZ DE LA NORMATIVIDAD COLOMBIANA Las normas y disposiciones en materia de gestión documental “se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
  • 6. ASPECTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA LUZ DE LA NORMATIVIDAD COLOMBIANA TIPOS DE INFORMACIÓN: A. Documentos de archivo (físicos y electrónicos). B. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). C. Sistemas de información corporativos. D. Sistemas de trabajo colaborativo. E. Sistemas de administración de documentos. F. Sistemas de mensajería electrónica. G. Portales, intranet y extranet. H. Sistemas de bases de datos. I. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. J. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). K. Uso de tecnologías en la nube. L. Coordinación de la gestión documental
  • 7. COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y com- ponentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos secretarios generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de archivo de cada entidad.
  • 8. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. • La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. • El cuadro de clasificación documental (ccd). • La tabla de retención documental (trd). • El programa de gestión documental (pgd). • Plan institucional de archivos de la entidad (pinar). • El inventario documental. • Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. • Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. • Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. • Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
  • 9. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos. Planeación. Producción Gestión y trámite Organizació n Transferenc ia Disposición de documento s Preservació n a largo plazo Valoración
  • 10. PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
  • 11. PRODUCCIÓN Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
  • 12. GESTIÓN Y TRAMITE Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
  • 13. ORGANIZACIÓN Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
  • 14. TRANSFERENCIA Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
  • 15. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
  • 16. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
  • 17. VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
  • 18. RECURSOS DE LA BASE DE DATOS Los aspectos generales de un la gestión de documentos hacen referencia a las operaciones que se desarrollan durante los procesos de producción de documentos al interior de las entidades, para garantizar el desarrollo de los proceso de gestión documental, los cuales se desarrollan bajo ciertos lineamientos de manejo archivístico con el fin de garantizar la conservación y preservación de la información. Los procesos tales como producción, recepción, distribución tramite, organización, consulta, conservación y disposición final del os documentos son requisitos indispensables a tener en cuenta al momento de elaborar e implementar los PGD en las entidades ya que mediante ellos se establecen las acciones y criterios que garantizan la conservación y preservación de la información y el patrimonio institucional.
  • 19. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA • NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 15489-1. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. GENERALIDADES [EN LÍNEA]... [CONSULTA: 21 DE AGOSTO 2015 HTTP://E- NORMAS.ICONTEC.ORG.BD.UNIQUINDIO.EDU.CO/ICONTEC_ENORMAS_MOBILE/ VISOR/HTML5.ASP]. I CONTEC , 2010.