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TE GUSTA
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Cosas que
TIENES QUE
HACER
Cosas que
DETESTAS
HACER
Cosas que
TE ENCANTARÍA
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 46
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José Fernández Tamames es un consultor y arquitecto de sistemas de Office 365, SharePoint, Project Server y Dynamics CRM con un MBA y certificaciones como MCT de Microsoft y en ITIL y PMI. También es docente en gestión de proyectos y sistemas IT en la Escuela de Negocios EAE y autor de publicaciones sobre temas de cloud computing, ITIL y gestión de proyectos.

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José Fernández Tamames es un consultor y arquitecto de sistemas de Office 365, SharePoint, Project Server y Dynamics CRM con un MBA y certificaciones como MCT de Microsoft y en ITIL y PMI. También es docente en gestión de proyectos y sistemas IT en la Escuela de Negocios EAE y autor de publicaciones sobre temas de cloud computing, ITIL y gestión de proyectos.

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José Fernández Tamames es un consultor y arquitecto de sistemas de Office 365, SharePoint, Project Server y Dynamics CRM con un MBA y certificaciones como MCT de Microsoft y en ITIL y PMI. También es docente en gestión de proyectos y sistemas IT en la Escuela de Negocios EAE y autor de publicaciones sobre temas de cloud computing, ITIL y gestión de proyectos.

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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 53
Muchas de las cosas que aceptamos
hacer casi siempre vienen acompañadas
de algunas condiciones
Lo necesito hoy, antes de las 4 pm.
Tengo un presupuesto de $ 5 millones.
Estas condiciones pueden ser impuestas
por alguien o por nosotros mismos.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 54
Lo primero que hay que comprender es que no
es necesario aceptar todas las condiciones que
se nos imponen
Para ello es clave dejar de tratar esas condiciones como si procedieren
directamente de Dios
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 55
Si lo que me piden no se
puede conseguir,
tenemos que decirlo y
proponer lo que sí se
puede lograr
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 56
El modo en que vamos
a hacer las cosas a
nuestra manera es
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 58
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mejor que tener que correr luego para apagar un incendio
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 59
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Todo comienza con la solicitud de
hacer un trabajo o proyecto.
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Finalmente trazar el plan, parecido a
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 60
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21 estrategias para tomar decisiones rápidas.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
61
El Plan del Proyecto
El Mapa
Cuáles son las principales
etapas del Proyecto
Cuáles son las tareas
detalladas de cada etapa
Cuánto trabajo requiere
cada tarea
Cuánto tiempo requiere
cada tarea
Cuánto va a costar cada
tarea
Quién va a hacer cada
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 62
Al tener el Mapa, podrá ver con total claridad si
es posible cumplir las condiciones
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 63
La principal razón de que los Proyectos fracasen es que para empezar
NUNCA FUERON POSIBLES … Alguien presentó algunas condiciones y
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 64
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El documento ofrece 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional. La primera estrategia es "tragarse el sapo", es decir, enfocarse en la tarea más importante de cada día y completarla lo antes posible. Otras estrategias incluyen planificar cada día con anticipación, establecer claras prioridades aplicando la regla del 80/20, y desarrollar hábitos de completar tareas importantes mediante la práctica constante. El objetivo general es aprender a enfocarse en resultados concretos en lugar de activ

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Charla PMI Chile : Productividad Personal para una Gestión efectiva de Proyectos

  • 1. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI PRODUCTIVIDAD PERSONAL PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS ENRIQUE  VILLARROEL  A. SEPTIEMBRE  2015  SANTIAGO,  CHILE evillarroel.cl@gmail.com www.slideshare.net/evillarroel
  • 2. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 2 Presentación basada en importantes autores
  • 3. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 3 Por qué estamos aquí ?
  • 4. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Para saber cómo priorizar, reducir tu estrés y poder cumplir tus proyectos
  • 5. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Sobrecargado de Trabajo ?
  • 6. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Has calculado lo mucho que tienes que hacer … comparado con el tiempo que tienes para hacerlo …?
  • 7. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Cada vez estamos más ocupados … en el trabajo y en la vida.
  • 8. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Puede ser momento de cambiar … Te sientes estresado todo el tiempo Sales tarde del trabajo El día nunca tiene suficientes horas No consigues hacer lo que realmente querías hacer Nunca puede decir No cuando te piden algo
  • 9. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
  • 10. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Tenemos que aprender a hacer menos Menos estrés  y la sensación de que controlamos nuestro tiempo, en lugar de ser esclavo o víctima de él
  • 11. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Lo primero … Tomar conciencia que el problema es grave.
  • 12. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Parece que la Vida solo es Trabajo Y aunque no se menciona siempre … una buena parte de este tiempo extra de trabajo es un desperdicio total
  • 13. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Síntomas y fenómenos que agravan nuestra vida.
  • 14. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Estamos ocupados como nunca estuvieron nuestros padres
  • 15. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Cuál de estas dos jornadas prefieres…? Hay todo el tiempo del mundo. Si no lo termino hoy, siempre puedo seguir mañana. No hay vida fuera del trabajo. Con frecuencia no hay una meta clara, excepto trabajar muchas horas. No sé la diferencia entre lo importante y lo no importante. Se malgasta el tiempo constantemente. Es físicamente insano. Sensación de tratar de terminar una enorme montaña de cosas. Potencialmente muy estresante. Hay que hacer ciertas cosas hoy Hay vida después del trabajo. Una meta clara y un plan para alcanzarla. Concentración en las cosas importantes. Se malgasta muy poco el tiempo. Es físicamente sano. Sensación de un progreso claro y constante hacia una meta final. Estrés bajo
  • 16. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Dónde está el origen del Problema?
  • 17. Haga clic para modificar el estilo de título del patrón Piensa en la siguiente forma de ver las cosas: Cosas que TE GUSTA HACER Cosas que TIENES QUE HACER Cosas que DETESTAS HACER Cosas que TE ENCANTARÍA HACER Compra semanal comida Ir a trabajar Lavar tu ropa Escuchar música Ir al Cine Salir con amigos Esperar en una fila Viajar en Metro Levantarme temprano Aprender a pintar Viajar por el mundo Realizar mi propio emprendimiento
  • 18. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Ahora imagina la siguiente pila de cosas… las cosas que realmente harás. Son las cosas extraídas de cada una de las cuatro categorías anteriores que acabarás haciendo Cosas que TE GUSTA HACER Cosas que TIENES QUE HACER Cosas que DETESTAS HACER Cosas que TE ENCANTARÍA HACER Aprender a pintar Esperar en una fila Viajar en Metro Levantarme temprano Ir al Cine Salir con amigos Ir a trabajar Lavar tu ropa
  • 19. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI El Problema más apremiante es que lo que la gente “tiene que hacer” es mucho más que el tiempo de que dispone para hacerlo HAZ MENOS, aprende a decir No a algunas cosas y prioriza otras
  • 20. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Nunca conseguirás hacerlo todo
  • 21. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Nunca acabarás con esa carga mental (lista) que llevas contigo a todas partes
  • 22. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Entender esto produce … Liberación Responsabilidad No hay necesidad de sentirte culpable. Si no vas a hacerlo todo, entonces cada vez que decidas no hacer algo, ese tiempo quedará disponible para otra cosa. Si no puedes hacer todo, tienes que tomar algunas decisiones importantes. ¿A qué cosas vas a dedicar tu tiempo? ¿Qué cosas vas a dejar de lado?
  • 23. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI En lugar de tratar de hacer todo, un ejercicio sin sentido, vamos a hacer siempre las cosas más importantes ¿Y cómo lo hacemos? Aprendiendo a hacer menos
  • 24. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Elige la combinación única de cosas que son importantes para ti Sólo Tú tienes el Poder de Hacer Menos Tienes que aceptar que sencillamente “hay muchas cosas que NO voy hacer”
  • 25. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Guárdate de la aridez de una vida ajetreada
  • 26. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Cómo Hacer Menos ?
  • 27. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI COSAS FILTRO 1 COSAS QUE HACER O NO HACER COSAS IMPORTANTES FILTRO 2 COSAS QUE HACER A MI MANERA Cosas que NO hay que Hacer Cosas que Hacer Cosas que puedo Hacer
  • 28. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI “Además del noble arte de hacer las cosas, está el noble arte de dejarlas sin hacer. La sabiduría de la vida consiste en la eliminación de lo que no es esencial.” Lin Yutang, escritor chino
  • 29. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Cómo saber qué es lo importante ?
  • 30. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Saber qué es lo importante es el primer paso para aprender a Hacer Menos Sólo tú puedes saber qué es “lo más importante”
  • 31. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Lo importante en el Trabajo … Una gran parte no se debería hacer !!!
  • 32. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Muchas personas en su trabajo no saben qué es lo importante porque no saben realmente cuáles son sus “objetivos”
  • 33. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Son estos ”objetivos” ? Completar Proyectos Tener contentos a los Clientes Ser la voz del Cliente Objetivos así plantean problemas enormes
  • 34. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Para saber qué es lo importante en el Trabajo tus objetivos tienen que ser CAJAS y no NUBES Completar Proyectos Tener contentos a los Clientes Ser la voz del Cliente Cumplir en el Plazo y Presupuesto definido el 80% de los Proyectos iniciados Entrevistar a lo menos 10 clientes antes de iniciar el desarrollo de un nuevo producto Alcanzar en la encuesta de satisfacción anual una nota superior a 6
  • 35. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI “No es suficiente estar ocupados; las hormigas también lo están. La cuestión es ¿en qué estamos ocupados? HENRY DAVID THOREAU, filósofo norteamericano
  • 36. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Lo importante en la Vida… No te la pierdas!!!
  • 37. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Cómo saber qué hacer con nuestra Vida Personal. Cómo saber cuáles son los objetivos vitales que realmente importan. Las respuestas sólo las tienes tú
  • 38. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI Ahora que tenemos claro Qué es lo Importante, lo único que necesitamos es utilizar los filtros y empezar a eliminar todo lo que no sea importante. Filtro 1 Filtro 2 Para determinar qué hacer y qué no hacer Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo
  • 39. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI “La clave no está en priorizar lo que hay en su programa, sino en programar sus prioridades”
  • 40. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 40 Para determinar qué hacer y qué no hacer FILTRO 1
  • 41. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 41 Este Filtro dice que necesitamos aprender a priorizar rabiosamente Pero cómo priorizar …
  • 42. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 42 Esto No es priorizar … Tengo 5 cosas que hacer con prioridad UNO 17 cosas que hacer con prioridad DOS y 49 cosas que hacer con prioridad TRES
  • 43. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 43 Priorizar es tomar una lista de cosas que hacer y decir: Si sólo pudiera hacer una de las cosas de esta lista … ¿cuál sería? … y así sucesivamente. Esto permite distinguir en realidad que algunas cosas “son sumamente, enormemente e increíblemente importantes y que muchas otras … no lo son.
  • 44. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 44 •  Ceñirse conscientemente a hacer sólo “lo importante” •  Cuestionar continuamente qué es “lo importante” Hay 2 tareas que tiene que hacer de forma constante …
  • 45. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 45 Cuando le pidan que haga algo, sea en el trabajo o en la vida, que es sumamente importante, le dedicará tiempo, energía, entrega, destreza, experiencia, conocimiento, pasión, buena voluntad, en fin todas esas cosas buenas de las que es capaz.
  • 46. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 46 Si lo que le piden que haga no está en su lista de cosas sumamente importantes, hará que desaparezca religiosamente cada vez. Tiene que ser muy estricto, sin echarse para atrás. Y si alguien se queja o tiene un problema con esto, dígale muy claramente “hemos acordado qué cosas importan y cuáles no importan”
  • 47. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 47 La única manera de poder comprobar realmente si algo es sumamente importante es NO HACERLO y ver QUÉ PASA. Si el cielo se desploma sobre su cabeza, entonces está claro que era importante.
  • 48. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 48 Haga Menos : planee su día y haga lo importante Diga NO a lo que no sea importante
  • 49. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 49 Haga Menos : planee su día y haga lo importante •  Tengo que hacer esto hoy. No puedo irme a la cama sin haberlo hechoA •  Estaría bien hacer esto hoy, pero no es obligatorioB •  Siendo realista, no voy a conseguir esto hoy.C •  Puedo delegarlo. Se hace y yo no lo hago. Genial !!!D Haga todas la D y todas las A y luego váyase a casa…
  • 50. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 50 Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo FILTRO 2
  • 51. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 51 Filtro 1 Te da Libertad para hacer las cosas que sí importan Te permite experimentar mayor claridad, satisfacción y creatividad Tengo tiempo para respirar, pensar y ser creativo
  • 52. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 52 Ahora hay que garantizar que cuando decidas hacer algo, lo hagas … ü  Tan eficientemente como sea posible ü  Con el mínimo de pérdida de tiempo, esfuerzo, energía y recursos ü  Con las menos sorpresas desagradables posibles ü  Con el mínimo de imprevistos ü  Con el mínimo estrés Es decir, hacer las cosas a su manera
  • 53. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 53 Muchas de las cosas que aceptamos hacer casi siempre vienen acompañadas de algunas condiciones Lo necesito hoy, antes de las 4 pm. Tengo un presupuesto de $ 5 millones. Estas condiciones pueden ser impuestas por alguien o por nosotros mismos.
  • 54. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 54 Lo primero que hay que comprender es que no es necesario aceptar todas las condiciones que se nos imponen Para ello es clave dejar de tratar esas condiciones como si procedieren directamente de Dios
  • 55. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 55 Si lo que me piden no se puede conseguir, tenemos que decirlo y proponer lo que sí se puede lograr
  • 56. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 56 El modo en que vamos a hacer las cosas a nuestra manera es elaborando un plan, poniéndonos de acuerdo con quien se necesite y luego ejecutando dicho plan
  • 57. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 57 Puede haber escuchado “No tenemos tiempo para planearlo, sencillamente hagámoslo” Pero sin un plan malgastaremos nuestro tiempo, esfuerzo y recursos para implementar un Proyecto
  • 58. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 58 El Filtro 2 nos dice que un poco de planificación siempre es mejor que tener que correr luego para apagar un incendio
  • 59. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 59 ¿Cómo planificamos? Todo comienza con la solicitud de hacer un trabajo o proyecto. Luego las condiciones : plazo, ppto, equipo, alcance, etc. Finalmente trazar el plan, parecido a un mapa para viajar hasta un Destino : Meta del Proyecto.
  • 60. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 60 El Arco El Destino Quiénes se ven afectados por el proyecto y qué esperan conseguir de él Qué está tratando de hacer exactamente y cómo sabrá que ha terminado de hacerlo Meta del Proyecto El Destino
  • 61. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 61 El Plan del Proyecto El Mapa Cuáles son las principales etapas del Proyecto Cuáles son las tareas detalladas de cada etapa Cuánto trabajo requiere cada tarea Cuánto tiempo requiere cada tarea Cuánto va a costar cada tarea Quién va a hacer cada tarea
  • 62. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 62 Al tener el Mapa, podrá ver con total claridad si es posible cumplir las condiciones
  • 63. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 63 La principal razón de que los Proyectos fracasen es que para empezar NUNCA FUERON POSIBLES … Alguien presentó algunas condiciones y todos dijeron “OK, seguro”
  • 64. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 64 Con un buen plan llegamos a nuestro destino por la ruta más segura, rápida y eficaz posible entre todas
  • 65. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 65 Barreras para Hacer Menos … La Culpa La Búsqueda de Aprobación •  Cambiar de conducta puede hacernos cuestionar lo que hacemos. •  Hacer menos lleva connotaciones de : ser perezoso, no ser solidario con el equipo, dejar que otros carguen más. •  La Culpa es una de las cosas más tontas y menos productivas que hacemos. •  Todos queremos gustar a los demás. •  Hacer menos provocará que no todos aprobarán o respaldarán lo que estamos haciendo. •  Al final solo mi propia aprobación o desaprobación es lo que importa.
  • 66. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 66 El poder de hacer menos permite librarse de una carga pesada, conseguir claridad y ser más productivo.
  • 67. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
  • 68. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI PRODUCTIVIDAD PERSONAL PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS ENRIQUE  VILLARROEL  A. SEPTIEMBRE  2015  SANTIAGO,  CHILE evillarroel.cl@gmail.com www.slideshare.net/evillarroel