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Como afrontar los IMPREVISTOS y las INTERRUPCIONES

  • 1. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 1 | 157 www.incrementis.es AFRONTAR LOS IMPREVISTOS Y LAS INTERRUPCIONES Fragmento … Convertimos el talento en acción
  • 2. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 2 | 157 www.incrementis.es IMPREVISTOS e INTERRUPCIONES
  • 3. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 3 | 157 www.incrementis.es IMPREVISTOS
  • 4. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 4 | 157 www.incrementis.es Imprevistos De repente: Una llamada de un cliente furioso exige solucionar un problema de forma inmediata. Mi jefe me solicita en su despacho para encargarme un trabajo que “debe hacerse para ayer”. ¿Cómo rendir al máximo si durante el día nos encontramos con un bombardeo de imprevistos?
  • 5. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 5 | 157 www.incrementis.es Actuamos con calma y serenidad. Aceptamos los imprevistos como algo normal que ocurre y ocurrirá. Cómo un reto, no cómo un obstáculo que nos va a estresar y paralizar. Analizamos durante 2 minutos la dimensión real y los requisitos de la tarea inesperada. Imprevistos
  • 6. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 6 | 157 www.incrementis.es - Tipos de imprevistos que recibimos en el día a día - Ejercicio práctico no 8
  • 7. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 7 | 157 www.incrementis.es INTERRUPCIONES
  • 8. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 8 | 157 www.incrementis.es ¿El teléfono que suena? ¿Un aviso de nuevo e-mail? ¿La visita de un compañero que desea hablar conmigo? ¿Tienes un minuto? Interrupciones Todo esto, según estudios, nos ocupa el 30% del tiempo de trabajo.
  • 9. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 9 | 157 www.incrementis.es Nos reduce el nivel de concentración, clave para nuestro rendimiento. Después de una interrupción, nos cuesta 5-10 minutos volver a nuestro nivel de concentración. Consecuencias: Alargamiento de la jornada de trabajo. Estrés, agobio y cansancio acumulado. Interrupciones Es la detención o alteración momentánea de una acción que estamos realizando, para hacer otra.
  • 10. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 10 | 157 www.incrementis.es - Nuestros buenos hábitos para minimizar las interrupciones - Ejercicio práctico no 34
  • 11. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 11 | 157 www.incrementis.es Cada vez que toleramos interrupciones en nuestra atención y concentración mientras estamos realizando una tarea clave e importante, perdemos momentáneamente el foco en ella, disminuyendo nuestro rendimiento ya que necesitamos un esfuerzo extra para volver a nuestra tarea.
  • 12. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 12 | 157 www.incrementis.es Móvil en silencio sin vibración y Outlook apagado. Pedimos a los compañeros de trabajo que tomen mensajes por nosotros. (Hacemos lo mismo cuando lo precisen ellos también). No es egoísmo! Limitamos el tiempo a las llamada entrantes. Evitamos las charlas interminables. Como evitar las interrupciones
  • 13. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 13 | 157 www.incrementis.es Decimos a la persona que se para en nuestra mesa para charlar que nos veremos después en la máquina de café. Pactamos con los compañeros “momentos de no estar para nadie”. Cerramos la puerta del despacho y ponemos un “no molestar”. Acabamos las conversaciones de forma educada pero firme. Como evitar las interrupciones
  • 14. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 14 | 157 www.incrementis.es ¿El jefe siempre pidiendo tareas “para ayer”? Interrupciones - Jefe No asumamos que algo es urgente cuando quizás no lo es. Intentemos negociar con él en base a prioridades. Le explicamos lo que estamos realizando y que decida él. Nos aseguramos tener un colchón para situaciones similares (30% tiempo).
  • 15. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 15 | 157 www.incrementis.es - Nuestras respuestas adecuadas para las interrupciones - Ejercicio práctico no 21
  • 16. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 16 | 157 www.incrementis.es 1. Aprendemos a dejar el móvil en silencio y escondido. 2. Usamos el buzón de voz. 3. Si llamamos y sale un buzón de voz, decimos el motivo de la llamada y cuando llamaremos. A lo largo del día, nos hacen perder eficacia y concentración en nuestras Tareas Clave. Consejos: Llamadas telefónicas
  • 17. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 17 | 157 www.incrementis.es Llamadas telefónicas 4. Agrupamos las llamadas pendientes en un bloque de tiempo. (Perdemos menos tiempo y somos más eficaces). 5. Devolvemos las llamadas al final de la mañana o al final de día. 6. Los interlocutores irán al grano ya que quieren ir a comer o a casa. Consejos:
  • 18. Optimización del tiempo: Ser más eficaz - Página | 18 | 157 www.incrementis.es URGENCIAS PERMANENTES FOCALIZARSE EN LO IMPORTANTE OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO: SER MÁS EFICAZ