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MG
Subido porMiguel Angel Santos Garrido
PPSX, PPTX693 vistas

Como organizar una reunión

Este documento ofrece consejos para organizar reuniones eficaces. Explica que las reuniones deben promover la participación, eficacia, productividad, integración y creatividad entre los asistentes. También describe las etapas clave de antes, durante y después de la reunión, incluyendo la preparación, seguimiento de la agenda, resumen de conclusiones y envío de un resumen a los participantes.

Empresariales◦
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PREPARACIÓN EFICAZ DE UNA REUNIÓN ORGANIZACIÓN DE REUNIONES
CREATIVIDAD INTEGRACIÓN PRODUCTIVIDAD EFICACIA PARTICIPACIÓN FACTORES DE ÉXITO EN UNA REUNIÓN
FACTORES DE ÉXITO EN UNA REUNIÓN Las reuniones, llevadas a buen puerto pueden ser grandes aliadas en nuestro día a día, pero para ello han de darse, como mínimo los siguientes aspectos: 1. Participación: Se debe procurar que los asistentes no sólo participen en la reunión en sí, sino que hay que invitarlos a que preparen puntos del orden del día y que sean parte de la toma de decisiones. 2. Eficacia: Debe estar bien organizada, estableciendo tiempos límites, objetivos y aprovecharse no sólo el tiempo utilizado sino la capacidad de todos los presentes. 3. Productividad: Las reuniones deben servir para algo. Deben tomarse decisiones y elaborar conclusiones que puedan motivar a la acción una vez finalizada la reunión. 4. Integración: Si se hacen reuniones es porque creemos que todos los participantes tienen algo que aportar. Es por ello que hay que conseguir integrar las opiniones y llevar a un ambiente de trabajo en equipo. 5. Creatividad: Es un buen momento para buscar elementos nuevos y fomentando la creación colectiva que se da a través de la complementariedad del grupo.
ANTES DE LA REUNIÓN  Prepararla con tiempo suficiente  Determinar el lugar, momento y hora en que se va a desarrollar la reunión  Crear un planning de la reunión  Convocar con antelación suficiente a los asistentes  Enviar el plannig a todos los participantes  Determinar la duración de la reunión  Identificar las necesidades materiales y técnicas para realizar la reunión  Reservar la/s sala/s
ANTES DE LA REUNIÓN  Preparar la sala. Distribuir el mobiliario.  Distribuir medios de apoyo (libreta, lápices, y otros.) y preparar los materiales que se van a utilizar.  Material de archivo (tomar del archivo aquellas carpetas, con informes o documentos, que se necesiten consultar)  Datos (copias de documentos o informes que deben tener disponibles los participantes. Deben colocarse en una carpeta para cada uno de ellos)  Si la reunión comprende una elección es necesario proporcionar las papeletas para la celebración de la votación, aunque sean hojas de tamaño pequeño de papel en blanco  Prepara algo diferente para crear un clima agradable y que consiga establecer espíritu de equipo
PLANNING O AGENDA Documento diseñado para la reunión que especifica: 1. El motivo de la reunión 2. Hora de inicio y término 3. Los objetivos a conseguir 4. Los temas que se tratarán y su orden de prioridad 5. El tiempo que se dedicará a cada cuestión 6. Responsable de cada tema
DURANTE LA REUNION  Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!  Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.  Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.  Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.  El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.  No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
AL FINALIZAR LA REUNION  Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…  Sintetizar las conclusiones esenciales  Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.  Agradecer la participación de los asistentes.
DESPUÉS DE LA REUNION  Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…  Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión  La persona que ha realizado la reunión debe analizar cómo se ha desarrollado y qué elementos pueden mejorarse.
FIN DE LA PRESENTACIÓN