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OBLIGACIONES DE LOS EMPRESARIOS
Obligaciones mercantiles : Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. Llevar contabilidad conforme a las exigencias legales. Conservar la correspondencia y documentos que se deriven de las actividades de la empresa. No ejecutar competencia desleal.
Obligaciones laborales : Elaborar y suscribir contratos de trabajo. Cumplir con las prestaciones sociales: Prima de servicios Dotación. Auxilio de cesantía. Intereses sobre cesantías. Vacaciones. Auxilio de transporte. Cumplir con las obligaciones laborales  periódicas: Aportes parafiscales. Afiliación y aportes de seguridad social. Obligación de deducir y retener ingresos de asalariados. Obligación de expedir certificados de ingresos y retenciones. Obligación de informar.
Obligaciones tributarias : Inscribirse en el RUT y obtener NIT. Registrarse como responsable de impuesto de rente. Registrarse como responsable de impuesto de IVA. Inscribirse como agente retenedor. Declarar y pagar impuesto de timbre. Presentar y las declaraciones de impuesto de renta, IVA y retención en la fuente. Pagar los impuestos a cargo. Responder los requerimientos de información que realice la DIAN. Informar el cambio de dirección fiscal y la actividad económica. Llevar libros de contabilidad. Facturar. Declarar y pagar impuestos municipales y/o distritales.
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Qué es el RUT:  Es el registro único tributario, administrad por la DIAN y constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los siguientes sujetos: Las personas o entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado. Los agentes retenedores. Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros. Los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto de los cuales esta requiere su inscripción.
Para qué sirve el RUT Permite a la DIAN contar con información veraz y confiable de todos los sujetos obligados, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. Quién administra el RUT Lo administra la DIAN, sin embargo la información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, siempre que dicha información no esté sujeta a reserva conforma a la constitución o la ley.
Cómo inscribirse al RUT  La inscripción consiste en el proceso mediante el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, se incorporen en el RUT. La inscripción comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la administración (DIAN) y la formalización de la inscripción.
Qué es el NIT Es el número de identificación tributaria, constituye el código de identificación de los inscritos ante el RUT. Este número lo asigna la DIAN a las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras o a los demás sujetos con obligaciones  administradas por la DIAN. El NIT está compuesto por nueve dígitos tratando se de personas jurídicas y por el número de la cédula en caso de las personas naturales.  Después de este número aparece un guión (-) seguido de otro número denominado dígito de verificación.  Este número no forma parte del NIT y por lo tanto no se tiene en cuenta para establecer la fecha de vencimiento para la presentación de las declaraciones tributarias o el cumplimiento de otras obligaciones.
Qué es el impuesto a la renta y quien son contribuyentes Es un tributo sobre la utilidad fiscal obtenida el año gravable que ocasiona un incremento patrimonial para quien los recibe.  Para las personas naturales existe una tabla que establece tarifas progresivas sobre la renta gravable mientras que la tarifa para las personas jurídicas es única y está fijada en el 35% de la renta gravable. Adicionalmente, el contribuyente de renta debe liquidar la sobretasa al impuesto sobre la renta equivalente al diez porciento (10%) del impuesto neto de renta determinado por cada año gravable. La sobretasa se liquida en la respectiva declaración de renta y complementarios y no será deducible no descontable en la determinación del impuesto de renta. En general todas las personas naturales y jurídicas que tengan residencia en Colombia, son contribuyentes del impuesto sobre la renta y de los impuestos complementarios y ocasionales.  Sin embargo existen algunos contribuyentes que no están obligados a presentar declaración de renta, otras personas a las que se ha exonerado de la calidad de contribuyente y a los contribuyentes del régimen tributario especial.
Como se registra un responsable del impuesto a la renta Al diligenciar el formulario del RUT veden marcar el código correspondiente en la parte de responsabilidades.  El código  04  para los contribuyentes del régimen contributivo especial. El código  05  para las personas naturales u y jurídicas que pertenezcan al régimen ordinario del impuesto sobre la renta.
Qué es el IVA Es el impuesto al valor agregado, es un tributo sobre el consumo de bienes y servicios gravados con este impuesto. Quienes son responsables del inscribirse al IVA Es obligación de todos los responsables de impuestos sobre las ventas, incluidos los exportadores, inscribirse ante la administración de impuestos correspondiente al  domicilio principal del responsable, la inscripción será previa a la fecha de iniciación de sus operaciones. También será previa la inscripción en el régimen común cuando se vayan a celebrar contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior  a $63´660.000 (valor año base 2005).
En qué régimen debe inscribirse y obligaciones del régimen Al momento de realizar la inscripción en el RUT, deben acogerse a uno de los dos regímenes existentes en el país: el común o el simplificado.
Qué es un libro fiscal de operaciones diarias Es un libro en donde el contribuyente anota diariamente de manera global o discriminadamente todos los ingresos y egresos que realizó.  Este libro no requiere registrarse ante ninguna autoridad, debe estar marcado con el nombre del contribuyente, foliado, sin enmendaduras y al final de cada mes debe totalizar los ingresos y los egresos.
Qué es facturar Es una obligación formal tributaria, consiste en expedir factura o documento equivalente en aquellas ventas de bienes o en la prestación de servicios en que la ley lo exige. Diferencia entre una factura comercial y una cambiaria No debe confundirse la factura común o comercial con la factura cambiaria por que esta última, además de factura comercial es un título valor en la medida en que reúna todos los requisitos especiales que la ley mercantil exige, al igual que los cheques o letras y por lo tanto pueden ser negociadas o cobradas judicialmente previos los trámites de un proceso ejecutivo. Para efectos tributarios, existe una diferencia, entre las dos clases de facturas. La factura común o comercial es una constancia de que se vendió algo y sirve para la contabilidad de vendedor o del comprado, y se expide en original y la factura cambiaria se expide en copia a razón de ser un título valor.
Sistemas para facturar Por talonario o papel. Por máquina registradora. Por computador. Requisitos de una factura Las facturas de talonario o papel deben tener los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón social del vendedor o quien preste el servicio. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente delos bienes o servicios, junto con la discriminación de impuesto pagado. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas. Los requisitos 1, 2, 4 y 8 deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos o técnicas industriales similares.
Como se realiza la autorización para facturar y la numeración para facturar La solicitud se debe elaborar en un formato emitido por la DIAN en original y copia, que se distribuye gratuitamente en la oficina de administración, ante la división de recaudación o la que haga sus veces del correspondiente domicilio fiscal. Al formulario antes mencionado se debe anexar: Si es persona natural : fotocopia de la cédula de ciudadanía, o poder autorizado con firmas autenticadas si no actúa directa mente. Si es persona jurídica:  fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad y fotocopia del NIT.
Qué es retención en la fuente, como se realiza y obligaciones Es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos, que consiste en la obligación  de retener una cantidad determinada por la ley en el mismo momento del origen del ingreso.  La retención en la fuente no es un impuesto. Es solo un medio que facilita, acelera ya segura el recaudo de los tributos. Para cada impuesto, el gobierno nacional ha establecido expresamente tarifas, porcentajes y procedimientos. Se debe entones restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto.
Qué es un agente retenedor y como se inscribe  Un agente retenedor es la persona responsable de practicar la retención en la fuente por realizar pagos o abanos en cuenta, que de acuerdo con la ley, estén sujetos a dicha retención.  Se es agente retenedor si la ley le otorga esa calidad, y por consiguiente los pagos o abonos en cuenta que realicen estarán sometidos a retención en la fuente a menos que por disposición legal se establezca o contrario. Para inscribirse como retenedor  al diligenciar el formulario RUT, se debe marcar, en este mismo formulario, en el recuadro de responsabilidades los siguientes códicos según la retención que estén obligados a efectuar: Código 07: retención en la fuente a título de renta. Código 08: retención de timbre nacional. Código 09: retención en la fuente en IVA.
Responsables de efectuar retención en la fuente Son responsables los siguientes agentes de retención: Entidades de derecho público. Fondos de inversión. Fondos de valores. Fondos de pensiones de jubilación e invalidez. Consorcios y uniones temporales. Comunidades organizadas. Las demás personas naturales y jurídicas. Sucesiones ilíquidas.  Sociedades de hecho. Fondos de inversión. Fondos comunes. Fondos para fiscales. Los notarios.  Fondos agropecuarios y pesqueros o las sociedades que los administran.
Administración
Qué es administración La administración es la conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento, como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización.
Contabilidad
Qué es contabilidad Es un sistema de información, compuesto por el conjunto de principios, procedimientos y técnicas, que permite identificar, clasificar, registrar, representar, revelar, analizar y controlar las operaciones realizadas por una empresa o negocio, para establecer su situación económica y financiera y otra información adicional.
Elementos básicos de contabilidad Obtención Captura Almacenamiento Recuperación Agregación Desagregación Presentación Análisis Evaluación
Importancia de la contabilidad Permite conocer si un negocio es o no rentable y las garantías que este representa para terceros, tales como Estado, acreedores, inversionistas, prestamistas, accionistas, empleados, proveedores y publico en general.  De igual forma la contabilidad facilita el proceso de toma de decisiones de carácter administrativo, financiero y contable con el fin de que se asegure la proyección de la empresa, acorde con el objeto social para la cual fue creada.
Objetivos básicos de la información contable Conocer y demostrar los recursos y obligaciones de un ente económico, sus cambios y el resultado obtenido en un determinado periodo, mediante el registro sistemático de todas las transacciones u operaciones de los negocios. Presentar en una fecha o periodo establecido  la situación financiera de una empresa, determinando sus bienes o recursos, sus obligaciones, así como la utilidad o pérdida. Interpretar cada uno de los hechos económicos para la rentabilidad o prosperidad. Predecir flujos de efectivo. Facilitar la toma de decisiones para la proyección y dirección del manejo de los recursos de una entidad, así como de sus utilidades. Evaluar la gestión de los administradores. Contribuir para la evaluación de una entidad en los o beneficios impactos sociales que representa una actividad económica en particular. Fundamentar la determinación de caras tributarias, precios y tarifas.
Clasificación de la contabilidad 1. Contabilidad privada : se aplica a sectores privados de la economía. Contabilidad comercial. Contabilidad bancaria. Contabilidad de cooperativas y otras entidades del sector solidario. Contabilidad hotelera. Otro tipo de clasificación es:  Contabilidad de empresa: para entidades económicas de producción. Contabilidad pública: para entidades de administraciones públicas. Contabilidad de entidades no lucrativas: para entidades in ánimo de lucro. 2. Contabilidad pública : se aplica a entidades del sector público o que administran recursos públicos.
Qué es contabilidad administrativa Es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la institución, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control, así como la toma de decisiones.  Está enfocada a la organización y planeación futura de las actividades y genera otra  información como los presupuestos y estándares de costos.  Qué es contabilidad financiera Se conforma por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización, formas de presentación, etc. Expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realizan una institución, así como  determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de decisiones, y se basa generalmente en información del pasado o en sucesos ya realizados por la institución, además que permite visualizar de manera global los resultados de la actividad económica.  Qué es contabilidad fiscal Es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la institución respecto a un usuario específico: el fisco, es decir las autoridades gubernamentales y de esta forma determinar los impuestos que les corresponde pagar  de acuerdo a las leyes fiscales en vigor.
Qué es la contabilidad de caja Es un sistema mediante el cual solo se considera como ingreso del periodo, las ventas y los servicios prestados de contado; y como gastos y costos, los desembolsados realmente efectuados por la empresa.  Qué es y para que sirve la contabilidad por causación:  Es un sistema basado en el registro contable de las transacciones, cuando estas se realizan, independientemente de que haya sido recibido su pago o que se haya efectuado su cancelación.  Es indispensable para reflejar la realidad económica del comerciante, por que las transacciones se contabilizan cuando suceden independientemente de su pago. Esto origina que se refleje en la contabilidad una situación  más real de sus ingresos, gastos, costos y utilidades y es la base para la preparación de los estados de flujo de efectivo.
Periodo contable Es el lapso donde los comerciantes y demás entes económicos miden sus resultados operacionales. En Colombia, la ley estipula que mínimo una vez al año cada 31 de diciembre, la empresa debe emitir información sobre la situación financiera y el resultado de sus operaciones. Ciclo contable Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten  correctamente a los usuarios de la información. El ciclo contable inicia con el reconocimiento y valoración de los hechos económicos que se consideran realizados, continúa con el registro en los libros de contabilidad mediante procedimientos manuales o electrónicos y termina con la preparación y presentación de los estados financieros, su análisis y evaluación.
Importancia de los soportes contables Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas.  Estos soportes deben estar archivados en orden cronológico.
De origen externo : Facturas. Recibos de caja o comprobantes de ingreso. Recibos de caja menor. Títulos valores: cheques, letras de cambio, pagarés, CDT, cartas de crédito, etc. Consignaciones bancarias. Comprobantes de pago o de egreso de diferentes obligaciones. Notas debito o crédito de devoluciones. Escrituras de compra venta de inmuebles. Cuentas de cobro. Documentos privados. De origen interno: Los soportes que sustentan el movimiento de reservas. Los que sustentan el movimiento de diferidos. El kárdex (o movimiento de inventarios). Las remisiones. Las salidas del almacén. La nómina. Los arqueos de caja. Las conciliaciones bancarias. Las actas de junta de los socios o asambleas. Algunos ejemplos de soportes son:
Estados fianancieros
Importancia de los estados financieros Los estados financieros reflejan la situación económica, financiera y administrativa de una institución, así como el resultado de sus operaciones en una fecha o período dados y el cambio que han experimentado sus recursos de un periodo a otro, permitiendo ser el medio principal para suministrar información contable a aquellas personas que no tienen un acceso directo a los registros de la institución, con miras a su entendimiento y toma de decisiones de diversa índole.  Muestran los resultados de la gestión administrativa de la institución y son la base del análisis financiero, al permitir evaluar factores como la rentabilidad, solidez, nivel de endeudamiento, y tendencias de la institución.
Clases de estados financieros De propósito general . De propósito especial. Estados financieros comparativos . Estados financieros certificados . Estados financieros dictaminados.
De propósito general : Son aquellos que se preparan al cierre de un período con destino a usuarios indeterminados, para evaluar la capacidad de una entidad de generar flujos favorables de fondos.  1. Estados financieros básicos: Balance general Estados de resultados (P y G) Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera estado de flujos de efectivo 2. Estados financieros consolidados
De propósito especial : Son los que se preparan para satisfacer las necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Tienen un uso ilimitado y suministran en mayor detalle algunas partidas u operaciones. Balance inicial Estados financieros de períodos intermedios Estados de costos Estado de inventarios Estados financieros extraordinarios Estados de liquidación estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Estados financieros comparativos : Son los que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. Estados financieros certificados : Son los firmados por el representante legal y contador público que dan testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.  Estados financieros dictaminados : Son los certificados que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o contador independiente que los hubiere dictaminado.
Elementos de los estados financieros 1. Del balance general . 2.  Del estado de resultados.
Del balance general :  El balance general se distribuye en los siguientes grandes grupos: Activos : representan los recursos financieros obtenidos por la entidad económica, de cuya eficiente utilización y administración, la empresa espera obtener beneficios económicos. Pasivos : se refieren a las obligaciones presentes de una empresa, de carácter interno o externo, a corto o a largo plazo, necesarias para desarrollar su objeto social. Patrimonio : es la participación residual de los accionistas o socios en los activos de la empresa, después de haber deducido el pasivo.
Del estado de resultados : Ingresos : representan flujo de entrada de recursos, obtenidos por la venta de bienes o por la prestación de servicios. Costos : son las erogaciones o cargos en que incurre un ente económico en la adquisición o producción de bienes o en la prestación de servicios, que están directamente relacionados con el desarrollo del objeto social de la institución.  Los costos pueden ser: Fijos : son independientes del volumen de producción y venta de una institución, como por ejemplo el alquiler de las instalaciones, mantenimiento de maquinas, sueldos y prestaciones sociales de los trabajadores, etc.  Variables : son llamados así por que su valor  aumenta o disminuye conforme lo hacen la producción  y las ventas, son ejemplos de estos las materias primas e insumos, empaques, mano de obra y comisiones, etc. Gastos : son los gastos implican flujos de salidas de recursos, originados en actividades administrativas, de comercialización, investigación y financiación, realizadas dentro de un periodo. Loas gastos pueden ser operacionales o no operacionales, dependiendo de su relación directa con el objeto social de la institución.
Balance general Es también conocido como estad de situación financiera o estado de recursos y obligaciones. Este estado muestra la situación financiera de una entidad en un momento determinado, se puede decir que es la fotografía de la situación de la entidad.
 
 
 
Estado de resultados El estado de resultados permite a los miembros de una institución saber si obtuvo pérdidas o ganancias en un período determinado, que puede ser mensual, semestral o anual.
 
 
Flujo de efectivo o de fondos Informa las principales fuentes y usos de efectivo en un período, mostrando de donde obtuvo la empresa el efectivo y en que fue utilizado. A partir del balance y el estado de resultados se determinan de manera directa o indirecta los flujos de efectivo generados en el período, los cuales son clasificados en actividades operacionales, de inversión y de financiación.  Este estado también permite determinar la razonabilidad de los pronósticos de efectivo realizados en la institución y verificar el cumplimiento de metas propuestas. Este estado es muy importante para los inversionistas, ya que evalúa y decide más en función de la proyección de la institución, de su futuro y sus perspectivas frente al mercado, que observando los estados de resultados y balances.
 
Informe de gestión Es un documento que contiene información acerca de la evolución de os negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la institución.  Debe contener indicaciones acerca de los acontecimientos importantes en el ejercicio de la empresa, incluidos factores internos y externos.
Análisis financiero Es el estudio efectuado a os estados contables de una institución a través de técnicas como la de los indicadores o razones financieras, análisis vertical y análisis horizontal. Se entiende también por análisis financiero la separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinar críticamente y conocer la influencia que cada uno de estos elementos  ejerce sobre los fenómenos que el estado financiero expresa. Su importancia radica en permitir la evaluación del desempeño financiero y operacional y contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de la administración, inversionistas, acreedores, socios  y terceros interesados en el mismo.
Las técnicas más utilizadas en el análisis financiero son: Razones o indicadores financieros : Relacionan dos o más cuentas o grupos de cuentas de los estados financieros para evaluar aspectos como la liquidez, la rotación de cartera, la rotación de inventarios, solvencias, rentabilidad y endeudamiento.  Su utilidad esta dada en la comparación con indicadores de la misma empresa en años anteriores o su comparación con razones representativas de entidades o sectores similares. Mediante las razones financieras o indicadores, los administradores de la institución se aproximan al conocimiento del comportamiento de los rubros de los estados, su tendencia y real situación financiera de la empresa.
1.1  Para establecer el endeudamiento total de una institución se trabaja con el siguiente indicador: Pasivo total   x 100 Activo total Refleja el grado de apalancamiento que corresponde a la participación de los acreedores de la institución. Mientras más alto sea esta índice, mayor es el apalancamiento financiero de la empresa
1.2  La rentabilidad neta de una institución se puede medir de la siguiente manera: Utilidad neta   x 100 Ventas netas Porcentaje de las ventas netas que generan utilidad después de impuestos en la empresa.  Puede también ser leído: por cada $ de ventas netas, cuántos pesos se generan en utilidades, independientemente de que correspondan o no al desarrollo del objeto social de la institución.
1.3  Capital de trabajo o capital neto de trabajo o fondo de maniobra se determinan así: Activo corriente o circulante  -  pasivo corriente o circulante Representa el margen de seguridad que tiene la institución para cumplir sus obligaciones a coto plazo. Mide o evalúa la liquidez necesaria para que la institución continúe funcionando fluidamente.
1.4  La rotación de cartera y el período promedio de cobro de cuentas por cobrar pueden establecerse con las siguiente fórmulas: Ventas a crédito en el periodo  Cuentas por cobrar promedio  Número de veces que las cuentas por cobrar rotan en promedio en un período de tiempo, generalmente un año Promedio de cobro o plazo promedio de cuentas por cobrar Cuentas por cobrar  promedio x 365 días Ventas a crédito O ________365 días________ Rotación de cuantas por cobrar Mide cuántos días en promedio tarda la institución en recaudar o recuperar su cartera o cuantas por cobrar. Este índice debe evaluarse de acuerdo con las políticas de crédito de la institución
1.5  En rendimiento del patrimonio o rentabilidad del patrimonio (ROE), se mide de la siguiente manera: _Utilidad neta   x  100 Patrimonio Las utilidades netas, que porcentaje (%) representan sobre el patrimonio. Cuál es el rendimiento de la inversión del accionista o socio
2.  Análisis vertical : Consiste en establecer relaciones entre las cifras de un mismo rubro y entre estos y la categoría que los agrupa, en forma vertical a fin de establecer la composición porcentual de os estado financieros.  Ejemplo: inventario / activo corriente;  activo corriente / activo total.
3.  Análisis horizontal : Establece variaciones en términos absolutos y relativos de una misma partida en dos o más períodos.  Es útil para conocer las tendencias en el comportamiento de los rubros que componen los estado financieros, se debe prestar especial atención a los cambios extraordinarios o más significativos e indagar por la justificación de su comportamiento.

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Contaabilidad básica

  • 1. OBLIGACIONES DE LOS EMPRESARIOS
  • 2. Obligaciones mercantiles : Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. Llevar contabilidad conforme a las exigencias legales. Conservar la correspondencia y documentos que se deriven de las actividades de la empresa. No ejecutar competencia desleal.
  • 3. Obligaciones laborales : Elaborar y suscribir contratos de trabajo. Cumplir con las prestaciones sociales: Prima de servicios Dotación. Auxilio de cesantía. Intereses sobre cesantías. Vacaciones. Auxilio de transporte. Cumplir con las obligaciones laborales periódicas: Aportes parafiscales. Afiliación y aportes de seguridad social. Obligación de deducir y retener ingresos de asalariados. Obligación de expedir certificados de ingresos y retenciones. Obligación de informar.
  • 4. Obligaciones tributarias : Inscribirse en el RUT y obtener NIT. Registrarse como responsable de impuesto de rente. Registrarse como responsable de impuesto de IVA. Inscribirse como agente retenedor. Declarar y pagar impuesto de timbre. Presentar y las declaraciones de impuesto de renta, IVA y retención en la fuente. Pagar los impuestos a cargo. Responder los requerimientos de información que realice la DIAN. Informar el cambio de dirección fiscal y la actividad económica. Llevar libros de contabilidad. Facturar. Declarar y pagar impuestos municipales y/o distritales.
  • 6. Qué es el RUT: Es el registro único tributario, administrad por la DIAN y constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los siguientes sujetos: Las personas o entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado. Los agentes retenedores. Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros. Los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto de los cuales esta requiere su inscripción.
  • 7. Para qué sirve el RUT Permite a la DIAN contar con información veraz y confiable de todos los sujetos obligados, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. Quién administra el RUT Lo administra la DIAN, sin embargo la información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas a través de resoluciones o convenios, siempre que dicha información no esté sujeta a reserva conforma a la constitución o la ley.
  • 8. Cómo inscribirse al RUT La inscripción consiste en el proceso mediante el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, se incorporen en el RUT. La inscripción comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la administración (DIAN) y la formalización de la inscripción.
  • 9. Qué es el NIT Es el número de identificación tributaria, constituye el código de identificación de los inscritos ante el RUT. Este número lo asigna la DIAN a las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras o a los demás sujetos con obligaciones administradas por la DIAN. El NIT está compuesto por nueve dígitos tratando se de personas jurídicas y por el número de la cédula en caso de las personas naturales. Después de este número aparece un guión (-) seguido de otro número denominado dígito de verificación. Este número no forma parte del NIT y por lo tanto no se tiene en cuenta para establecer la fecha de vencimiento para la presentación de las declaraciones tributarias o el cumplimiento de otras obligaciones.
  • 10. Qué es el impuesto a la renta y quien son contribuyentes Es un tributo sobre la utilidad fiscal obtenida el año gravable que ocasiona un incremento patrimonial para quien los recibe. Para las personas naturales existe una tabla que establece tarifas progresivas sobre la renta gravable mientras que la tarifa para las personas jurídicas es única y está fijada en el 35% de la renta gravable. Adicionalmente, el contribuyente de renta debe liquidar la sobretasa al impuesto sobre la renta equivalente al diez porciento (10%) del impuesto neto de renta determinado por cada año gravable. La sobretasa se liquida en la respectiva declaración de renta y complementarios y no será deducible no descontable en la determinación del impuesto de renta. En general todas las personas naturales y jurídicas que tengan residencia en Colombia, son contribuyentes del impuesto sobre la renta y de los impuestos complementarios y ocasionales. Sin embargo existen algunos contribuyentes que no están obligados a presentar declaración de renta, otras personas a las que se ha exonerado de la calidad de contribuyente y a los contribuyentes del régimen tributario especial.
  • 11. Como se registra un responsable del impuesto a la renta Al diligenciar el formulario del RUT veden marcar el código correspondiente en la parte de responsabilidades. El código 04 para los contribuyentes del régimen contributivo especial. El código 05 para las personas naturales u y jurídicas que pertenezcan al régimen ordinario del impuesto sobre la renta.
  • 12. Qué es el IVA Es el impuesto al valor agregado, es un tributo sobre el consumo de bienes y servicios gravados con este impuesto. Quienes son responsables del inscribirse al IVA Es obligación de todos los responsables de impuestos sobre las ventas, incluidos los exportadores, inscribirse ante la administración de impuestos correspondiente al domicilio principal del responsable, la inscripción será previa a la fecha de iniciación de sus operaciones. También será previa la inscripción en el régimen común cuando se vayan a celebrar contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a $63´660.000 (valor año base 2005).
  • 13. En qué régimen debe inscribirse y obligaciones del régimen Al momento de realizar la inscripción en el RUT, deben acogerse a uno de los dos regímenes existentes en el país: el común o el simplificado.
  • 14. Qué es un libro fiscal de operaciones diarias Es un libro en donde el contribuyente anota diariamente de manera global o discriminadamente todos los ingresos y egresos que realizó. Este libro no requiere registrarse ante ninguna autoridad, debe estar marcado con el nombre del contribuyente, foliado, sin enmendaduras y al final de cada mes debe totalizar los ingresos y los egresos.
  • 15. Qué es facturar Es una obligación formal tributaria, consiste en expedir factura o documento equivalente en aquellas ventas de bienes o en la prestación de servicios en que la ley lo exige. Diferencia entre una factura comercial y una cambiaria No debe confundirse la factura común o comercial con la factura cambiaria por que esta última, además de factura comercial es un título valor en la medida en que reúna todos los requisitos especiales que la ley mercantil exige, al igual que los cheques o letras y por lo tanto pueden ser negociadas o cobradas judicialmente previos los trámites de un proceso ejecutivo. Para efectos tributarios, existe una diferencia, entre las dos clases de facturas. La factura común o comercial es una constancia de que se vendió algo y sirve para la contabilidad de vendedor o del comprado, y se expide en original y la factura cambiaria se expide en copia a razón de ser un título valor.
  • 16. Sistemas para facturar Por talonario o papel. Por máquina registradora. Por computador. Requisitos de una factura Las facturas de talonario o papel deben tener los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón social del vendedor o quien preste el servicio. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente delos bienes o servicios, junto con la discriminación de impuesto pagado. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas. Los requisitos 1, 2, 4 y 8 deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos o técnicas industriales similares.
  • 17. Como se realiza la autorización para facturar y la numeración para facturar La solicitud se debe elaborar en un formato emitido por la DIAN en original y copia, que se distribuye gratuitamente en la oficina de administración, ante la división de recaudación o la que haga sus veces del correspondiente domicilio fiscal. Al formulario antes mencionado se debe anexar: Si es persona natural : fotocopia de la cédula de ciudadanía, o poder autorizado con firmas autenticadas si no actúa directa mente. Si es persona jurídica: fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad y fotocopia del NIT.
  • 18. Qué es retención en la fuente, como se realiza y obligaciones Es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos, que consiste en la obligación de retener una cantidad determinada por la ley en el mismo momento del origen del ingreso. La retención en la fuente no es un impuesto. Es solo un medio que facilita, acelera ya segura el recaudo de los tributos. Para cada impuesto, el gobierno nacional ha establecido expresamente tarifas, porcentajes y procedimientos. Se debe entones restar o descontar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a título de impuesto.
  • 19. Qué es un agente retenedor y como se inscribe Un agente retenedor es la persona responsable de practicar la retención en la fuente por realizar pagos o abanos en cuenta, que de acuerdo con la ley, estén sujetos a dicha retención. Se es agente retenedor si la ley le otorga esa calidad, y por consiguiente los pagos o abonos en cuenta que realicen estarán sometidos a retención en la fuente a menos que por disposición legal se establezca o contrario. Para inscribirse como retenedor al diligenciar el formulario RUT, se debe marcar, en este mismo formulario, en el recuadro de responsabilidades los siguientes códicos según la retención que estén obligados a efectuar: Código 07: retención en la fuente a título de renta. Código 08: retención de timbre nacional. Código 09: retención en la fuente en IVA.
  • 20. Responsables de efectuar retención en la fuente Son responsables los siguientes agentes de retención: Entidades de derecho público. Fondos de inversión. Fondos de valores. Fondos de pensiones de jubilación e invalidez. Consorcios y uniones temporales. Comunidades organizadas. Las demás personas naturales y jurídicas. Sucesiones ilíquidas. Sociedades de hecho. Fondos de inversión. Fondos comunes. Fondos para fiscales. Los notarios. Fondos agropecuarios y pesqueros o las sociedades que los administran.
  • 22. Qué es administración La administración es la conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento, como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización.
  • 24. Qué es contabilidad Es un sistema de información, compuesto por el conjunto de principios, procedimientos y técnicas, que permite identificar, clasificar, registrar, representar, revelar, analizar y controlar las operaciones realizadas por una empresa o negocio, para establecer su situación económica y financiera y otra información adicional.
  • 25. Elementos básicos de contabilidad Obtención Captura Almacenamiento Recuperación Agregación Desagregación Presentación Análisis Evaluación
  • 26. Importancia de la contabilidad Permite conocer si un negocio es o no rentable y las garantías que este representa para terceros, tales como Estado, acreedores, inversionistas, prestamistas, accionistas, empleados, proveedores y publico en general. De igual forma la contabilidad facilita el proceso de toma de decisiones de carácter administrativo, financiero y contable con el fin de que se asegure la proyección de la empresa, acorde con el objeto social para la cual fue creada.
  • 27. Objetivos básicos de la información contable Conocer y demostrar los recursos y obligaciones de un ente económico, sus cambios y el resultado obtenido en un determinado periodo, mediante el registro sistemático de todas las transacciones u operaciones de los negocios. Presentar en una fecha o periodo establecido la situación financiera de una empresa, determinando sus bienes o recursos, sus obligaciones, así como la utilidad o pérdida. Interpretar cada uno de los hechos económicos para la rentabilidad o prosperidad. Predecir flujos de efectivo. Facilitar la toma de decisiones para la proyección y dirección del manejo de los recursos de una entidad, así como de sus utilidades. Evaluar la gestión de los administradores. Contribuir para la evaluación de una entidad en los o beneficios impactos sociales que representa una actividad económica en particular. Fundamentar la determinación de caras tributarias, precios y tarifas.
  • 28. Clasificación de la contabilidad 1. Contabilidad privada : se aplica a sectores privados de la economía. Contabilidad comercial. Contabilidad bancaria. Contabilidad de cooperativas y otras entidades del sector solidario. Contabilidad hotelera. Otro tipo de clasificación es: Contabilidad de empresa: para entidades económicas de producción. Contabilidad pública: para entidades de administraciones públicas. Contabilidad de entidades no lucrativas: para entidades in ánimo de lucro. 2. Contabilidad pública : se aplica a entidades del sector público o que administran recursos públicos.
  • 29. Qué es contabilidad administrativa Es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la institución, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control, así como la toma de decisiones. Está enfocada a la organización y planeación futura de las actividades y genera otra información como los presupuestos y estándares de costos. Qué es contabilidad financiera Se conforma por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización, formas de presentación, etc. Expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realizan una institución, así como determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de decisiones, y se basa generalmente en información del pasado o en sucesos ya realizados por la institución, además que permite visualizar de manera global los resultados de la actividad económica. Qué es contabilidad fiscal Es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la institución respecto a un usuario específico: el fisco, es decir las autoridades gubernamentales y de esta forma determinar los impuestos que les corresponde pagar de acuerdo a las leyes fiscales en vigor.
  • 30. Qué es la contabilidad de caja Es un sistema mediante el cual solo se considera como ingreso del periodo, las ventas y los servicios prestados de contado; y como gastos y costos, los desembolsados realmente efectuados por la empresa. Qué es y para que sirve la contabilidad por causación: Es un sistema basado en el registro contable de las transacciones, cuando estas se realizan, independientemente de que haya sido recibido su pago o que se haya efectuado su cancelación. Es indispensable para reflejar la realidad económica del comerciante, por que las transacciones se contabilizan cuando suceden independientemente de su pago. Esto origina que se refleje en la contabilidad una situación más real de sus ingresos, gastos, costos y utilidades y es la base para la preparación de los estados de flujo de efectivo.
  • 31. Periodo contable Es el lapso donde los comerciantes y demás entes económicos miden sus resultados operacionales. En Colombia, la ley estipula que mínimo una vez al año cada 31 de diciembre, la empresa debe emitir información sobre la situación financiera y el resultado de sus operaciones. Ciclo contable Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información. El ciclo contable inicia con el reconocimiento y valoración de los hechos económicos que se consideran realizados, continúa con el registro en los libros de contabilidad mediante procedimientos manuales o electrónicos y termina con la preparación y presentación de los estados financieros, su análisis y evaluación.
  • 32. Importancia de los soportes contables Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos económicos realizados y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas. Estos soportes deben estar archivados en orden cronológico.
  • 33. De origen externo : Facturas. Recibos de caja o comprobantes de ingreso. Recibos de caja menor. Títulos valores: cheques, letras de cambio, pagarés, CDT, cartas de crédito, etc. Consignaciones bancarias. Comprobantes de pago o de egreso de diferentes obligaciones. Notas debito o crédito de devoluciones. Escrituras de compra venta de inmuebles. Cuentas de cobro. Documentos privados. De origen interno: Los soportes que sustentan el movimiento de reservas. Los que sustentan el movimiento de diferidos. El kárdex (o movimiento de inventarios). Las remisiones. Las salidas del almacén. La nómina. Los arqueos de caja. Las conciliaciones bancarias. Las actas de junta de los socios o asambleas. Algunos ejemplos de soportes son:
  • 35. Importancia de los estados financieros Los estados financieros reflejan la situación económica, financiera y administrativa de una institución, así como el resultado de sus operaciones en una fecha o período dados y el cambio que han experimentado sus recursos de un periodo a otro, permitiendo ser el medio principal para suministrar información contable a aquellas personas que no tienen un acceso directo a los registros de la institución, con miras a su entendimiento y toma de decisiones de diversa índole. Muestran los resultados de la gestión administrativa de la institución y son la base del análisis financiero, al permitir evaluar factores como la rentabilidad, solidez, nivel de endeudamiento, y tendencias de la institución.
  • 36. Clases de estados financieros De propósito general . De propósito especial. Estados financieros comparativos . Estados financieros certificados . Estados financieros dictaminados.
  • 37. De propósito general : Son aquellos que se preparan al cierre de un período con destino a usuarios indeterminados, para evaluar la capacidad de una entidad de generar flujos favorables de fondos. 1. Estados financieros básicos: Balance general Estados de resultados (P y G) Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera estado de flujos de efectivo 2. Estados financieros consolidados
  • 38. De propósito especial : Son los que se preparan para satisfacer las necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Tienen un uso ilimitado y suministran en mayor detalle algunas partidas u operaciones. Balance inicial Estados financieros de períodos intermedios Estados de costos Estado de inventarios Estados financieros extraordinarios Estados de liquidación estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
  • 39. Estados financieros comparativos : Son los que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. Estados financieros certificados : Son los firmados por el representante legal y contador público que dan testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros. Estados financieros dictaminados : Son los certificados que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o contador independiente que los hubiere dictaminado.
  • 40. Elementos de los estados financieros 1. Del balance general . 2. Del estado de resultados.
  • 41. Del balance general : El balance general se distribuye en los siguientes grandes grupos: Activos : representan los recursos financieros obtenidos por la entidad económica, de cuya eficiente utilización y administración, la empresa espera obtener beneficios económicos. Pasivos : se refieren a las obligaciones presentes de una empresa, de carácter interno o externo, a corto o a largo plazo, necesarias para desarrollar su objeto social. Patrimonio : es la participación residual de los accionistas o socios en los activos de la empresa, después de haber deducido el pasivo.
  • 42. Del estado de resultados : Ingresos : representan flujo de entrada de recursos, obtenidos por la venta de bienes o por la prestación de servicios. Costos : son las erogaciones o cargos en que incurre un ente económico en la adquisición o producción de bienes o en la prestación de servicios, que están directamente relacionados con el desarrollo del objeto social de la institución. Los costos pueden ser: Fijos : son independientes del volumen de producción y venta de una institución, como por ejemplo el alquiler de las instalaciones, mantenimiento de maquinas, sueldos y prestaciones sociales de los trabajadores, etc. Variables : son llamados así por que su valor aumenta o disminuye conforme lo hacen la producción y las ventas, son ejemplos de estos las materias primas e insumos, empaques, mano de obra y comisiones, etc. Gastos : son los gastos implican flujos de salidas de recursos, originados en actividades administrativas, de comercialización, investigación y financiación, realizadas dentro de un periodo. Loas gastos pueden ser operacionales o no operacionales, dependiendo de su relación directa con el objeto social de la institución.
  • 43. Balance general Es también conocido como estad de situación financiera o estado de recursos y obligaciones. Este estado muestra la situación financiera de una entidad en un momento determinado, se puede decir que es la fotografía de la situación de la entidad.
  • 44.  
  • 45.  
  • 46.  
  • 47. Estado de resultados El estado de resultados permite a los miembros de una institución saber si obtuvo pérdidas o ganancias en un período determinado, que puede ser mensual, semestral o anual.
  • 48.  
  • 49.  
  • 50. Flujo de efectivo o de fondos Informa las principales fuentes y usos de efectivo en un período, mostrando de donde obtuvo la empresa el efectivo y en que fue utilizado. A partir del balance y el estado de resultados se determinan de manera directa o indirecta los flujos de efectivo generados en el período, los cuales son clasificados en actividades operacionales, de inversión y de financiación. Este estado también permite determinar la razonabilidad de los pronósticos de efectivo realizados en la institución y verificar el cumplimiento de metas propuestas. Este estado es muy importante para los inversionistas, ya que evalúa y decide más en función de la proyección de la institución, de su futuro y sus perspectivas frente al mercado, que observando los estados de resultados y balances.
  • 51.  
  • 52. Informe de gestión Es un documento que contiene información acerca de la evolución de os negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la institución. Debe contener indicaciones acerca de los acontecimientos importantes en el ejercicio de la empresa, incluidos factores internos y externos.
  • 53. Análisis financiero Es el estudio efectuado a os estados contables de una institución a través de técnicas como la de los indicadores o razones financieras, análisis vertical y análisis horizontal. Se entiende también por análisis financiero la separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinar críticamente y conocer la influencia que cada uno de estos elementos ejerce sobre los fenómenos que el estado financiero expresa. Su importancia radica en permitir la evaluación del desempeño financiero y operacional y contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de la administración, inversionistas, acreedores, socios y terceros interesados en el mismo.
  • 54. Las técnicas más utilizadas en el análisis financiero son: Razones o indicadores financieros : Relacionan dos o más cuentas o grupos de cuentas de los estados financieros para evaluar aspectos como la liquidez, la rotación de cartera, la rotación de inventarios, solvencias, rentabilidad y endeudamiento. Su utilidad esta dada en la comparación con indicadores de la misma empresa en años anteriores o su comparación con razones representativas de entidades o sectores similares. Mediante las razones financieras o indicadores, los administradores de la institución se aproximan al conocimiento del comportamiento de los rubros de los estados, su tendencia y real situación financiera de la empresa.
  • 55. 1.1 Para establecer el endeudamiento total de una institución se trabaja con el siguiente indicador: Pasivo total x 100 Activo total Refleja el grado de apalancamiento que corresponde a la participación de los acreedores de la institución. Mientras más alto sea esta índice, mayor es el apalancamiento financiero de la empresa
  • 56. 1.2 La rentabilidad neta de una institución se puede medir de la siguiente manera: Utilidad neta x 100 Ventas netas Porcentaje de las ventas netas que generan utilidad después de impuestos en la empresa. Puede también ser leído: por cada $ de ventas netas, cuántos pesos se generan en utilidades, independientemente de que correspondan o no al desarrollo del objeto social de la institución.
  • 57. 1.3 Capital de trabajo o capital neto de trabajo o fondo de maniobra se determinan así: Activo corriente o circulante - pasivo corriente o circulante Representa el margen de seguridad que tiene la institución para cumplir sus obligaciones a coto plazo. Mide o evalúa la liquidez necesaria para que la institución continúe funcionando fluidamente.
  • 58. 1.4 La rotación de cartera y el período promedio de cobro de cuentas por cobrar pueden establecerse con las siguiente fórmulas: Ventas a crédito en el periodo Cuentas por cobrar promedio Número de veces que las cuentas por cobrar rotan en promedio en un período de tiempo, generalmente un año Promedio de cobro o plazo promedio de cuentas por cobrar Cuentas por cobrar promedio x 365 días Ventas a crédito O ________365 días________ Rotación de cuantas por cobrar Mide cuántos días en promedio tarda la institución en recaudar o recuperar su cartera o cuantas por cobrar. Este índice debe evaluarse de acuerdo con las políticas de crédito de la institución
  • 59. 1.5 En rendimiento del patrimonio o rentabilidad del patrimonio (ROE), se mide de la siguiente manera: _Utilidad neta x 100 Patrimonio Las utilidades netas, que porcentaje (%) representan sobre el patrimonio. Cuál es el rendimiento de la inversión del accionista o socio
  • 60. 2. Análisis vertical : Consiste en establecer relaciones entre las cifras de un mismo rubro y entre estos y la categoría que los agrupa, en forma vertical a fin de establecer la composición porcentual de os estado financieros. Ejemplo: inventario / activo corriente; activo corriente / activo total.
  • 61. 3. Análisis horizontal : Establece variaciones en términos absolutos y relativos de una misma partida en dos o más períodos. Es útil para conocer las tendencias en el comportamiento de los rubros que componen los estado financieros, se debe prestar especial atención a los cambios extraordinarios o más significativos e indagar por la justificación de su comportamiento.