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Implementación
Una implementación es la instalación de una aplicación informática,
realización o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño,
especificación, estándar, algoritmo o política.
La implementación se refiere al proceso post-venta de guía de un cliente
sobre el uso del software o hardware que el cliente ha comprado.
Esto incluye el análisis de requisitos, análisis del impacto, optimizaciones,
sistemas de integración, política de uso, aprendizaje del usuario, puesta
en marcha y costes asociados.
CAPACITACIÓN DE USUARIOS
La capacitación es un proceso educativo en el que participan los analistas
de sistemas con los usuarios. El usuario se ha involucrado en todo el ciclo
de vida de desarrollo de sistemas, por lo que ahora el analista debe tener
una valoración exacta de los usuarios que se deben capacitar.
Generalmente, en la implementación de proyectos grandes, el analista
administra la capacitación, en lugar de estar involucrado personalmente
en ella. Uno de los recursos más valiosos que el analista puede aportar
en cualquier situación de capacitación es la habilidad de ver el sistema
desde el punto de vista del usuario. El analista nunca debe olvidar lo que
es enfrentar un nuevo sistema. Esas recopilaciones pueden ayudar a
analistas a identificarse con los usuarios y facilitar su capacitación.
Estrategias de capacitación
Los factores que determinan las estrategias de capacitación son las
personas que serán capacitadas y quiénes las capacitarán. El analista
tendrá que garantizar que cualquiera cuyo trabajo sea afectado por el
nuevo sistema de información sea propiamente capacitado por el
instructor correcto.
A QUIÉN CAPACITAR Todas las personas que tendrán uso principal o
secundario del sistema deben recibir capacitación: desde los capturistas
hasta aquellos que usarán la salida para tomar decisiones sin usar
personalmente una computadora. La cantidad de capacitación que
requiere un sistema depende de cuánto cambiará el trabajo de alguien
debido a las nuevas interacciones requeridas por el nuevo sistema.
Debe asegurarse de que los usuarios con diferentes niveles de habilidad
e intereses de trabajo estén separados.
Habrá problemas si incluye a principiantes en las mismas sesiones de
capacitación que los expertos, debido a que los principiantes se pierden
con rapidez y los expertos se aburren con los elementos básicos. En
consecuencia, ambos grupos se pierden.
PERSONAS QUE CAPACITAN A LOS USUARIOS
Para un proyecto grande, se podrían usar muchos instructores
dependiendo de cuántos usuarios se deben capacitar y quiénes son. Las
posibles fuentes de capacitación incluyen lo siguiente:
1. Vendedores.
2. Analistas de sistemas.
3. Instructores externos.
4. Instructores internos.
5. Otros usuarios del sistema.
Esta lista proporciona sólo algunas de las opciones que el analista tiene
para diseñar y proporcionar la capacitación.
Con frecuencia, los vendedores grandes proporcionan uno o dos días de
sesiones de capacitación sobre su equipo como parte de los beneficios de
servicio ofrecidos cuando las corporaciones compran software COTS caro.
Estas sesiones incluyen conferencias y capacitación práctica en un
entorno específico. También pueden extender la experiencia con grupos
de usuarios en línea, blogs dedicados o conferencias anuales de usuarios.
Debido a que los analistas de sistemas conocen a las personas y al sistema
de la organización, con frecuencia pueden proporcionar buena
capacitación. El uso de analistas para los propósitos de capacitación
depende de su disponibilidad, debido a que también se espera que vigilen
el proceso de implementación completo.
En ocasiones, la organización contrata instructores externos para
colaborar en la capacitación. Éstos podrían tener gran experiencia en
capacitar a las personas en cómo usar una variedad de computadoras,
pero podrían no dar la capacitación práctica que algunos usuarios
necesitan. Además, tal vez no tengan la capacidad de personalizar
suficientemente sus presentaciones para hacerlas significativas para los
usuarios.
Los instructores internos de tiempo completo con frecuencia están
familiarizados con el personal y pueden adaptar los materiales a sus
necesidades. Una de las desventajas de los instructores internos es que
podrían tener experiencia en áreas aparte de los sistemas de información
y por consiguiente podrían carecer del alto grado de experiencia técnica
que los usuarios requieren.
También es posible asignar a cualquiera de estos instructores para que
capacite a un grupo pequeño de personas de cada área funcional que
estará usando el nuevo sistema de información. A su vez, estas personas
se pueden usar para capacitar al resto de los usuarios. Este enfoque
puede funcionar bien si los aprendices originales
todavía tienen acceso a los materiales e instructores como recursos
cuando ellos mismos proporcionen la capacitación. De lo contrario, esto
podría acabar como una situación de prueba y error en lugar de una
estructurada.
Lineamientos para la capacitación
El analista tiene cuatro lineamientos principales para establecer la
capacitación: 1) establecer objetivos medibles,
2) usar métodos de capacitación apropiados, 3) seleccionar sitios de
capacitación convenientes y 4) emplear materiales
de capacitación entendibles.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Quien está siendo capacitado dicta,
en gran medida, los objetivos de la capacitación. Es necesario explicar
claramente los objetivos de capacitación para cada grupo. Los objetivos
bien definidos son de gran ayuda permitiendo a los aprendices saber lo
que se espera de ellos. Además, los objetivos permiten evaluación de
capacitación cuando están completos. Por ejemplo, los operadores deben
saber dichos elementos esenciales como encender la máquina, qué hacer
cuando ocurren errores comunes, solucionar problemas básicos y cómo
acabar un proceso de entrada.
MÉTODOS DE CAPACITACIÓN Cada usuario y operador necesitará
capacitación ligeramente diferente. Hasta cierto punto, sus trabajos
determinan lo que necesitan saber, y sus personalidades, experiencia y
antecedentes determinan cómo aprenden mejor. Algunos usuarios
aprenden mejor viendo, otros oyendo y otros haciendo. Debido a que
normalmente no es posible personalizar totalmente la capacitación, una
combinación de métodos es a menudo la mejor forma de proceder. Así,
se satisface a la mayoría de los usuarios mediante un método u otro.
Los métodos para aquellos que aprenden mejor viendo incluyen
demostraciones de equipo y exposición para manuales de capacitación.
Aquellos que aprenden mejor oyendo se beneficiarán de las conferencias
sobre los procedimientos, discusiones y sesiones de preguntas y
respuestas entre instructores y aprendices. Aquellos que aprenden mejor
haciendo necesitan experiencia práctica con el nuevo equipo. Para los
operadores de computadora, la experiencia práctica es esencial, mientras
que un gerente de control de calidad para una línea de producción sólo
podría necesitar ver la salida, aprender a interpretarla y saber cuándo se
espera que llegue.
SITIOS DE CAPACITACIÓN La capacitación se lleva a cabo en muchas
ubicaciones, algunas de las cuales son más favorables para aprender que
otras. Los grandes vendedores de computadoras proporcionan
ubicaciones remotas especiales donde se mantiene equipo operable en
forma gratuita. Sus instructores ofrecen experiencia práctica así como
seminarios en situaciones que permiten a los usuarios concentrarse en
aprender el nuevo sistema. Una de las desventajas de la capacitación
remota es que los usuarios están fuera del contexto organizacional en el
cual finalmente deberán operar.
La capacitación en las instalaciones de la organización a la cual
pertenecen los usuarios también es posible con varios tipos diferentes de
instructores. La ventaja es que los usuarios ven el equipo tal como estará
cuando sea totalmente operacional dentro del contexto organizacional.
Una desventaja seria es que los aprendices con
frecuencia se sienten culpables de no cumplir sus tareas rutinarias de
trabajo si permanecen en el lugar de la capacitación.
CAPÍTULO 16 • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD
539
Los sitios de capacitación remota también están disponibles mediante un
pago a través de consultores y vendedores.
Los sitios de capacitación se pueden establecer en lugares de alquiler tales
como un salón de hotel o instalaciones permanentes mantenidas por los
instructores. Estos arreglos permiten a los trabajadores liberarse de las
demandas regulares del trabajo, pero no podrían proporcionar equipo
para la capacitación práctica.
MATERIALES DE CAPACITACIÓN En la planeación de capacitación de
usuarios, los analistas de sistemas deben comprender la importancia de
los materiales de capacitación bien preparados. Estos materiales incluyen
manuales de capacitación; casos de capacitación, en los cuales los
usuarios se asignan para trabajar a través de un caso que incluye la
mayoría de las interacciones normalmente encontradas con el sistema, y
prototipos y muestras de salidas. Los usuarios de sistemas grandes a
veces se podrán capacitar en simulaciones detalladas basadas en Web o
software que es idéntico a lo que se escribe o se compra. La mayoría de
los vendedores de software COTS proporciona tutoriales en línea que
ilustran las funciones básicas, y los distribuidores podrían mantener sitios
Web que ofrecen páginas dedicadas a responder preguntas frecuentes
(FAQ), las cuales se pueden descargar e imprimir. Los cambios a los
manuales también se pueden recabar de los sitios Web de muchos
vendedores.
Debido a que el entendimiento del sistema por parte de los usuarios
depende de ellos, los materiales de capacitación se deben escribir
claramente para el público correcto con un mínimo de jerga. Los
materiales de capacitación también deben estar bien indexados y
disponibles para cualquiera que los necesite. En la figura 16.15 se
proporciona un resumen de consideraciones para objetivos de
capacitación, métodos, sitios y materiales.
CONVERSIÓN A UN NUEVO SISTEMA
Un tercer enfoque para la implementación es convertir físicamente el
sistema de información viejo a uno nuevo o modificado. Hay muchas
estrategias de conversión disponibles para analistas y también un enfoque
de contingencia que tiene en cuenta diversas variables organizacionales
para decidir qué estrategia de conversión usar. No hay una forma que sea
siempre la más apropiada para proceder con la conversión. No podemos
subestimar la importancia de diseñar y programar adecuadamente la
conversión (la cual con frecuencia tarda muchas semanas), el archivo de
respaldo y la seguridad adecuada.
Estrategias de conversión
En la figura 16.16 se presentan las cinco estrategias para convertir del
sistema viejo al nuevo:
1. Conversión directa.
2. Conversión paralela.
3. Conversión gradual o por fases.
4. Conversión modular.
5. Conversión distribuida.
Cada enfoque de conversión se describe en las siguientes subsecciones.
CONVERSIÓN DIRECTA La conversión directa significa que en una fecha
especificada, el sistema viejo se abandona y el nuevo sistema se pone en
uso. La conversión directa puede tener éxito sólo si antes se lleva a cabo
una comprobación extensa, y funciona mejor cuando se pueden tolerar
algunos retrasos en el procesamiento. La conversión directa se considera
un enfoque arriesgado para la conversión. Podrían ocurrir trastornos en
el entorno laboral si los usuarios se ofenden porque se les obliga a usar
un sistema desconocido sin recursos. Por último, no hay ninguna forma
adecuada para comparar los nuevos resultados con los viejos.
Elementos Factores relevantes
Objetivos de capacitación Dependen de los requerimientos del trabajo del
usuario
Sitios de capacitación
Materiales de capacitación
Dependen del trabajo del usuario, personalidad, antecedentes y
experiencia; usa una combinación de conferencia, demostración, práctica
y estudio Dependen de los objetivos de capacitación, costo,
disponibilidad; sitios gratis del distribuidor con equipo operable;
instalaciones internas; instalaciones alquiladas Dependen de las
necesidades del usuario; manuales operativos, casos, prototipos de
equipos y salida; tutoriales en línea
Métodos de capacitación
Los objetivos de capacitación, métodos, sitios y materiales están sujetos
a muchos factores.
540 PARTE V • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD
CONVERSIÓN PARALELA La conversión paralela se refiere a ejecutar al
mismo tiempo el sistema viejo y el nuevo, en paralelo. Cuando se
obtienen los mismos resultados todo el tiempo, el nuevo sistema se pone
en uso y el viejo se detiene. Una ventaja de ejecutar ambos sistemas en
paralelo es la posibilidad de verificar los nuevos datos contra los viejos
para percibir cualesquier errores en el procesamiento del nuevo sistema.
Las principales desventajas incluyen el costo de ejecutar dos sistemas al
mismo tiempo y el agobio en los empleados de virtualmente doblar su
carga de trabajo durante la conversión.
CONVERSIÓN GRADUAL La conversión gradual, o por fases, intenta
combinar las mejores características de los dos planes previamente
mencionados, sin incurrir en todos los riesgos. En este plan, el volumen
de las transacciones manejado por el nuevo sistema aumenta
gradualmente conforme el sistema se introduce por fases. Las ventajas
de este método incluyen permitir a usuarios que se involucren
gradualmente con el sistema, la posibilidad de descubrir y recuperar
errores sin desperdiciar mucho tiempo y la capacidad de agregar
características una por una.
Las metodologías ágiles tienden a usar esta metodología de conversión.
CONVERSIÓN MODULAR La conversión modular usa la construcción de
subsistemas independientes y operacionales para cambiar de los sistemas
viejos a los nuevos de forma gradual. Conforme se modifica y acepta cada
módulo, se pone en uso. Una ventaja es que cada módulo se prueba
completamente antes de ser usado. Otra ventaja es que los usuarios se
familiarizan con cada módulo conforme se vuelve operacional. Esta
retroalimentación ha ayudado a determinar los atributos finales del
sistema. Las metodologías orientadas a objetos utilizan con frecuencia
esta metodología.
CONVERSIÓN DISTRIBUIDA La conversión distribuida se refiere a una
situación en que se contemplan muchas instalaciones del mismo sistema,
como es el caso en actividades bancarias o franquicias tal como
restaurantes o tiendas de ropa. Una conversión completa se hace (con
cualquiera de los cuatro enfoques considerado
previamente) en un sitio. Cuando esta conversión se completa
exitosamente, se prosigue con las demás. Una ventaja de la conversión
distribuida es que se pueden detectar y contener un problema antes de
que repercutasimultáneamente en todos los sitios. Una desventaja es que
incluso cuando una conversión es exitosa, cada sitio
tendrá su propia gente y cultura, además de sus propias peculiaridades
regionales y locales para trabajar, y se deben manejar en consecuencia.
Otras consideraciones de conversión
La conversión también trae consigo otros detalles para el analista, los
cuales incluyen lo siguiente:
1. Pedir equipo (hasta tres meses antes de la conversión planeada).
2. Pedir cualesquier materiales necesarios que se proporcionan
externamente al sistema de información, tal como cartuchos de tinta,
papel, formularios impresos previamente y los medios magnéticos.
3. Designar un gerente para supervisar, o supervisar personalmente, la
preparación del sitio de la instalación.
Conversión directa
Conversión distribuida
Conversión modular
Conversión gradual
Conversión paralela
Mantenimiento de software
El mantenimiento de software es la modificación de un producto
de software después de la entrega, para corregir errores, mejorar el
rendimiento, u otros atributos.1
El mantenimiento del software es una de las actividades más comunes en
la ingeniería de software.
El mantenimiento de software es también una de las fases en el ciclo de
vida de desarrollo de sistemas (SDLC, sigla en inglés de system
development life cycle), que se aplica al desarrollo de software.
La fase de mantenimiento es la fase que viene después del despliegue
(implementación) del software en el campo.
Una percepción común del mantenimiento es que se trata meramente de
la corrección de defectos.
Sin embargo, un estudio indicó que la mayoría, más del 80%, del esfuerzo
de mantenimiento es usado para acciones no correctivas (Pigosky 1997).
Esta percepción es perpetuada por usuarios enviando informes de
problemas que en realidad son mejoras de funcionalidad al sistema.
El Principales conclusiones de su investigación incluyen que el
mantenimiento es realmente un desarrollo evolutivo y que las decisiones
de mantenimiento son ayudadas por entender lo que sucede a los
sistemas (y al software) con el tiempo.
Los problemas claves de mantenimiento de software son administrativos
y técnicos.
Problemas clave de administración son: alineación con las prioridades del
cliente, dotación de personal, cuál organización hace mantenimiento,
estimación de costos.
Son cuestiones técnicas claves: limitado entendimiento, análisis de
impacto, pruebas (testing), medición de mantenibilidad.
El mantenimiento de software es una actividad muy amplia que incluye la
corrección de errores, mejoras de las capacidades, eliminación de
funciones obsoletas y optimización.
Debido a que el cambio es inevitable, se debe desarrollar mecanismos
para la evaluación, controlar y hacer modificaciones.
Así que cualquier trabajo realizado para cambiar el software después de
que esté en operación es considerado trabajo de mantenimiento.
El propósito es preservar el valor del software sobre el tiempo. El valor
puede ser mejorado ampliando la base de clientes, cumpliendo requisitos
adicionales, siendo cada vez más fácil de usar, más eficiente y empleando
más nuevas tecnología.
Clasificaron las actividades de mantenimiento en cuatro clases:
Adaptable – modificar el sistema para hacer frente a cambios en el
ambiente del software (DBMS, OS)2
Perfectivo – implementar nuevos, o cambiar requerimientos de usuario
referentes a mejoras funcionales para el software
Correctivo, diagnosticar y corregir errores, posiblemente los encontrados
por los usuarios2
Preventiva – aumentar la capacidad de mantenimiento de software o
fiabilidad para evitar problemas en el futuro2
El método HIPO
 HIPO son las siglas de jerarquía (mas) entrada/proceso/salida. Las
siglas nos proporcionan una descripción y una ayuda de memoria
sobre lo que trata esta técnica
 Las siglas nos recuerdan las tres partes principales de cualquier
sistema: entrada, proceso y salida.
 Una vez que se ha terminado la gráfica de jerarquía, se trazan otros
diagramas HIPO en páginas divididas verticalmente en tres
secciones, con la sección de entrada a la izquierda, la sección de
proceso en el medio y la sección de salida a la derecha
Características del método
 Es jerárquica debido a que el sistema de programación completo
consiste de subsistemas más pequeños.
 Esta técnica da soporte a un enfoque de diseño de arriba hacia abajo
y también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a
que cada uno de los subcomponentes puede ser manejado por
separado.
 Las siglas nos recuerdan las tres partes principales de cualquier
sistema: entrada, proceso y salida.
 Una vez que se ha terminado la gráfica de jerarquía, se trazan otros
diagramas HIPO en páginas divididas verticalmente en tres
secciones, con la sección de entrada a la izquierda, la sección de
proceso en el medio y la sección de salida a la derecha.
La VTOC (tabla de contenido visual)
 La Tabla visual de contenidos (VTOC) muestra la relación entre cada
uno de los documentos que conforma en paquete de HIPO.
 Está formada por un diagrama de jerarquía que identifica los
módulos en un sistema mediante un número y en relación con los
otros y da una descripción breve de cada módulo.
 La VTOC es la gráfica jerárquica. Proporciona un mapa que permite
al lector localizar un módulo de programa dentro del sistema
principal.
 En la grafica los números de cada uno de los cuadros siguen un patrón, por
lo que se puede ver fácilmente la relación entre dos módulos.
Manual de Usuario
Los manuales de usuario son guías escritas en formatos impresos (en
papel) o en documentos electrónicos (PDF o XPS) que proporcionan
instrucciones de cómo hacer o utilizar algo. Si bien se considera
generalmente a las “guías de usuario” como manuales para programas de
computación, las guías de usuario pueden acompañar a computadoras y
a otros dispositivos electrónicos, como televisores, radios estéreo,
sistemas telefónicos y reproductores MP3, así como también a
electrodomésticos y equipos de jardinería. Los buenos manuales de
usuario educan al usuario acerca de las funciones del producto mientras
le enseñan a utilizarlas de manera efectiva y están dispuestos de tal forma
que puedan leerse y consultarse fácilmente. A continuación, este artículo
presentará algunas cosas para tener en cuenta a la hora de crear un
contenido efectivo y diseñar la disposición para un manual de usuario.
Define quién es el usuario. Para escribir un manual de usuario exitoso,
debes desarrollar un perfil de tu usuario, ya sea de manera formal,
creando un perfil escrito, o de manera informal, tomándote el tiempo de
realizar suposiciones razonables acerca de las características del usuario.
Un perfil así es útil cuando formas parte de un equipo que está escribiendo
la documentación de usuario y también puede ayudar a llevar al producto
en sí desde un concepto hasta su forma final. Las cosas a tener en mente
cuando formas un perfil de usuario son:
 El lugar donde los usuarios utilizarán la guía de usuario, como por ejemplo
en casa, en la oficina, en un lugar de trabajo remoto o en el auto. Esto
puede determinar, no solo el contenido, sino también el estilo que tome
el manual de usuario.
 La manera en que los usuarios utilizarán la guía de usuario. Si los usuarios
consultarán el manual pocas veces o solo para buscar información, esta
debe tener un formato como el de un documento de consulta. Si al
principio los usuarios consultarán el manual con frecuencia, la sección de
consulta debe estar acompañada de una sección titulada “Cómo empezar”
y de instrucciones de las tareas más simples para las que se utilizará el
producto.
 La experiencia que tienen los usuarios con el producto o con otros
productos similares. Si tu producto es nuevo o significativamente
diferente de otros productos similares, deberás incluir una explicación de
cómo es distinto comparado con otros productos y también instrucciones
de cómo comenzar a utilizarlo. Si el producto está relacionado con algo
que frecuentemente resulta problemático para los usuarios, como sucede
con muchos programas de computación, deberás proporcionar una
información adecuada y detallada de una forma comprensible.
Escribe para ayudar a las necesidades del usuario de una manera
tal que este lo pueda entender. A menos que el usuario tenga
antecedentes técnicos, es posible que sea mejor evitar el lenguaje muy
técnico para lograr explicaciones más claras y simples. El texto debe estar
organizado de manera similar a como piensa el usuario; a menudo, tiene
más sentido enumerar las características del productos agrupándolas por
sus funciones que señalar solo aquellas que se utilizan más seguido.
 A veces es inevitable utilizar términos técnicos, como para un programa
de computación destinado a crear gráficos que incluye gráficas de
Fibonacci además de los gráficos de barras y circulares, que son más
comunes. En ese caso, es útil definir el término y proporcionar algo de
información básica al respecto, como explicar qué es un gráfico de
Fibonacci y para qué se usa en el análisis financiero.
Explica el problema que el usuario intenta resolver y luego
presenta una solución para dicho problema. Ofrecer una
característica del producto como una solución a un problema común
funciona bien cuando se promociona el producto, pero una vez que el
usuario lo tenga, debe saber cómo utilizar dicha característica. Identifica
los problemas específicos que el usuario enfrentará, menciónalos en la
guía de usuario y luego añade las instrucciones para resolverlos.
 Si el problema es complejo, sepáralo en partes más pequeñas. Enumera
cada una de las partes con las instrucciones para resolverlo o lidiar con él
y luego agrega sucesivamente cada parte siguiente. Dividir la información
de esta manera se denomina “fragmentar”.
Elige algunas fuentes legibles. Aunque las computadoras permiten
utilizar muchas fuentes diferentes, el objetivo de un manual de usuario
es ser fácilmente legible. Para lograrlo, lo mejor es elegir un número
reducido de fuentes que se vean bien juntas. Las fuentes pueden dividirse
en dos grupos: las fuentes serif y las fuentes sans serif
 Las fuentes serif tienen pequeñas líneas de adorno al final de los trazos
principales que forman la letra. Algunas fuentes serif son Times New
Roman, Baskerville, y Book Antiqua. Las fuentes serif funcionan mejor en
grandes fragmentos de texto impresos en el cuerpo principal del manual
de usuario en un tamaño de 10 o 12 puntos.
 Las fuentes sans serif solo tienen trazos que forman las letras, sin
adornos. Algunas fuentes sans serif son Arial, Calibri y Century Gothic.
Las fuentes sans serif se pueden utilizar en grandes fragmentos de texto
en tamaños de 8 a 10 puntos en un PDF o en un manual en Internet,
aunque la falta de serifs hace que las oraciones escritas en tamaños de
12 puntos o más sean difíciles de leer. Sin embargo, se pueden utilizar de
manera efectiva en tamaños más grandes para los títulos y encabezados,
y además son muy buenas en tamaños más pequeños para pies de página
y números en columnas y tablas.
 Por lo general, debes elegir fuentes simples como Arial o Times New
Roman para tu manual de usuario, aunque puedes elegir una fuente
decorativa para las citas apartadas o los títulos si escribes un manual de
usuario para un videojuego con una temática fantástica o de ciencia
ficción (en el caso de las citas al margen, a menudo puedes utilizar alguna
de las fuentes sencillas y mostrar la cita apartada en cursiva).
 Una vez que hayas elegido las fuentes que vayas a utilizar, crea una
página de muestra para verificar que las fuentes se vean bien juntas en
el papel. También deberías mostrarle esta muestra a la persona que deba
aprobar la apariencia del manual antes de continuar escribiéndolo.
Piensa bien la distribución. Una vez que hayas elegido las fuentes del
manual de usuario, deberás decidir dónde colocas cada cosa en las
páginas.
 Por lo general, es conveniente poner el título del manual o del capítulo en
el encabezado o en el pie de página colocando el título del manual en la
página izquierda y el título del capítulo en la página derecha. También es
conveniente colocar el número de página en el encabezado o en el pie de
página, ya sea en el lado externo (del encabezado o del pie de página) o
en el centro (únicamente en el pie de página). Es conveniente diferenciar
la primera página de cada sección o capítulo de las otras páginas
colocando su número de página en el centro del pie de página y en las
páginas siguientes, ponerlo en la esquina exterior del encabezado.
 Es conveniente colocar el texto de las referencias de las imágenes en
colores o en recuadros sombreados para separarlo del resto del texto.
Asegúrate de elegir un color o un nivel de sombreado que permita leer el
texto con facilidad.
 Deja unos márgenes razonablemente amplios a los lados, con un espacio
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  • 1. Implementación Una implementación es la instalación de una aplicación informática, realización o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política. La implementación se refiere al proceso post-venta de guía de un cliente sobre el uso del software o hardware que el cliente ha comprado. Esto incluye el análisis de requisitos, análisis del impacto, optimizaciones, sistemas de integración, política de uso, aprendizaje del usuario, puesta en marcha y costes asociados. CAPACITACIÓN DE USUARIOS La capacitación es un proceso educativo en el que participan los analistas de sistemas con los usuarios. El usuario se ha involucrado en todo el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, por lo que ahora el analista debe tener una valoración exacta de los usuarios que se deben capacitar. Generalmente, en la implementación de proyectos grandes, el analista administra la capacitación, en lugar de estar involucrado personalmente en ella. Uno de los recursos más valiosos que el analista puede aportar en cualquier situación de capacitación es la habilidad de ver el sistema desde el punto de vista del usuario. El analista nunca debe olvidar lo que es enfrentar un nuevo sistema. Esas recopilaciones pueden ayudar a analistas a identificarse con los usuarios y facilitar su capacitación. Estrategias de capacitación Los factores que determinan las estrategias de capacitación son las personas que serán capacitadas y quiénes las capacitarán. El analista tendrá que garantizar que cualquiera cuyo trabajo sea afectado por el nuevo sistema de información sea propiamente capacitado por el instructor correcto. A QUIÉN CAPACITAR Todas las personas que tendrán uso principal o secundario del sistema deben recibir capacitación: desde los capturistas hasta aquellos que usarán la salida para tomar decisiones sin usar personalmente una computadora. La cantidad de capacitación que requiere un sistema depende de cuánto cambiará el trabajo de alguien debido a las nuevas interacciones requeridas por el nuevo sistema. Debe asegurarse de que los usuarios con diferentes niveles de habilidad e intereses de trabajo estén separados. Habrá problemas si incluye a principiantes en las mismas sesiones de capacitación que los expertos, debido a que los principiantes se pierden
  • 2. con rapidez y los expertos se aburren con los elementos básicos. En consecuencia, ambos grupos se pierden. PERSONAS QUE CAPACITAN A LOS USUARIOS Para un proyecto grande, se podrían usar muchos instructores dependiendo de cuántos usuarios se deben capacitar y quiénes son. Las posibles fuentes de capacitación incluyen lo siguiente: 1. Vendedores. 2. Analistas de sistemas. 3. Instructores externos. 4. Instructores internos. 5. Otros usuarios del sistema. Esta lista proporciona sólo algunas de las opciones que el analista tiene para diseñar y proporcionar la capacitación. Con frecuencia, los vendedores grandes proporcionan uno o dos días de sesiones de capacitación sobre su equipo como parte de los beneficios de servicio ofrecidos cuando las corporaciones compran software COTS caro. Estas sesiones incluyen conferencias y capacitación práctica en un entorno específico. También pueden extender la experiencia con grupos de usuarios en línea, blogs dedicados o conferencias anuales de usuarios. Debido a que los analistas de sistemas conocen a las personas y al sistema de la organización, con frecuencia pueden proporcionar buena capacitación. El uso de analistas para los propósitos de capacitación depende de su disponibilidad, debido a que también se espera que vigilen el proceso de implementación completo. En ocasiones, la organización contrata instructores externos para colaborar en la capacitación. Éstos podrían tener gran experiencia en capacitar a las personas en cómo usar una variedad de computadoras, pero podrían no dar la capacitación práctica que algunos usuarios necesitan. Además, tal vez no tengan la capacidad de personalizar suficientemente sus presentaciones para hacerlas significativas para los usuarios. Los instructores internos de tiempo completo con frecuencia están familiarizados con el personal y pueden adaptar los materiales a sus necesidades. Una de las desventajas de los instructores internos es que podrían tener experiencia en áreas aparte de los sistemas de información y por consiguiente podrían carecer del alto grado de experiencia técnica que los usuarios requieren.
  • 3. También es posible asignar a cualquiera de estos instructores para que capacite a un grupo pequeño de personas de cada área funcional que estará usando el nuevo sistema de información. A su vez, estas personas se pueden usar para capacitar al resto de los usuarios. Este enfoque puede funcionar bien si los aprendices originales todavía tienen acceso a los materiales e instructores como recursos cuando ellos mismos proporcionen la capacitación. De lo contrario, esto podría acabar como una situación de prueba y error en lugar de una estructurada. Lineamientos para la capacitación El analista tiene cuatro lineamientos principales para establecer la capacitación: 1) establecer objetivos medibles, 2) usar métodos de capacitación apropiados, 3) seleccionar sitios de capacitación convenientes y 4) emplear materiales de capacitación entendibles. OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Quien está siendo capacitado dicta, en gran medida, los objetivos de la capacitación. Es necesario explicar claramente los objetivos de capacitación para cada grupo. Los objetivos bien definidos son de gran ayuda permitiendo a los aprendices saber lo que se espera de ellos. Además, los objetivos permiten evaluación de capacitación cuando están completos. Por ejemplo, los operadores deben saber dichos elementos esenciales como encender la máquina, qué hacer cuando ocurren errores comunes, solucionar problemas básicos y cómo acabar un proceso de entrada.
  • 4. MÉTODOS DE CAPACITACIÓN Cada usuario y operador necesitará capacitación ligeramente diferente. Hasta cierto punto, sus trabajos determinan lo que necesitan saber, y sus personalidades, experiencia y antecedentes determinan cómo aprenden mejor. Algunos usuarios aprenden mejor viendo, otros oyendo y otros haciendo. Debido a que normalmente no es posible personalizar totalmente la capacitación, una combinación de métodos es a menudo la mejor forma de proceder. Así, se satisface a la mayoría de los usuarios mediante un método u otro. Los métodos para aquellos que aprenden mejor viendo incluyen demostraciones de equipo y exposición para manuales de capacitación. Aquellos que aprenden mejor oyendo se beneficiarán de las conferencias sobre los procedimientos, discusiones y sesiones de preguntas y respuestas entre instructores y aprendices. Aquellos que aprenden mejor haciendo necesitan experiencia práctica con el nuevo equipo. Para los operadores de computadora, la experiencia práctica es esencial, mientras que un gerente de control de calidad para una línea de producción sólo podría necesitar ver la salida, aprender a interpretarla y saber cuándo se espera que llegue. SITIOS DE CAPACITACIÓN La capacitación se lleva a cabo en muchas ubicaciones, algunas de las cuales son más favorables para aprender que otras. Los grandes vendedores de computadoras proporcionan ubicaciones remotas especiales donde se mantiene equipo operable en forma gratuita. Sus instructores ofrecen experiencia práctica así como seminarios en situaciones que permiten a los usuarios concentrarse en aprender el nuevo sistema. Una de las desventajas de la capacitación remota es que los usuarios están fuera del contexto organizacional en el cual finalmente deberán operar. La capacitación en las instalaciones de la organización a la cual pertenecen los usuarios también es posible con varios tipos diferentes de instructores. La ventaja es que los usuarios ven el equipo tal como estará cuando sea totalmente operacional dentro del contexto organizacional. Una desventaja seria es que los aprendices con frecuencia se sienten culpables de no cumplir sus tareas rutinarias de trabajo si permanecen en el lugar de la capacitación. CAPÍTULO 16 • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD 539 Los sitios de capacitación remota también están disponibles mediante un pago a través de consultores y vendedores. Los sitios de capacitación se pueden establecer en lugares de alquiler tales como un salón de hotel o instalaciones permanentes mantenidas por los instructores. Estos arreglos permiten a los trabajadores liberarse de las
  • 5. demandas regulares del trabajo, pero no podrían proporcionar equipo para la capacitación práctica. MATERIALES DE CAPACITACIÓN En la planeación de capacitación de usuarios, los analistas de sistemas deben comprender la importancia de los materiales de capacitación bien preparados. Estos materiales incluyen manuales de capacitación; casos de capacitación, en los cuales los usuarios se asignan para trabajar a través de un caso que incluye la mayoría de las interacciones normalmente encontradas con el sistema, y prototipos y muestras de salidas. Los usuarios de sistemas grandes a veces se podrán capacitar en simulaciones detalladas basadas en Web o software que es idéntico a lo que se escribe o se compra. La mayoría de los vendedores de software COTS proporciona tutoriales en línea que ilustran las funciones básicas, y los distribuidores podrían mantener sitios Web que ofrecen páginas dedicadas a responder preguntas frecuentes (FAQ), las cuales se pueden descargar e imprimir. Los cambios a los manuales también se pueden recabar de los sitios Web de muchos vendedores. Debido a que el entendimiento del sistema por parte de los usuarios depende de ellos, los materiales de capacitación se deben escribir claramente para el público correcto con un mínimo de jerga. Los materiales de capacitación también deben estar bien indexados y disponibles para cualquiera que los necesite. En la figura 16.15 se proporciona un resumen de consideraciones para objetivos de capacitación, métodos, sitios y materiales. CONVERSIÓN A UN NUEVO SISTEMA Un tercer enfoque para la implementación es convertir físicamente el sistema de información viejo a uno nuevo o modificado. Hay muchas estrategias de conversión disponibles para analistas y también un enfoque de contingencia que tiene en cuenta diversas variables organizacionales para decidir qué estrategia de conversión usar. No hay una forma que sea siempre la más apropiada para proceder con la conversión. No podemos subestimar la importancia de diseñar y programar adecuadamente la conversión (la cual con frecuencia tarda muchas semanas), el archivo de respaldo y la seguridad adecuada. Estrategias de conversión En la figura 16.16 se presentan las cinco estrategias para convertir del sistema viejo al nuevo: 1. Conversión directa. 2. Conversión paralela. 3. Conversión gradual o por fases.
  • 6. 4. Conversión modular. 5. Conversión distribuida. Cada enfoque de conversión se describe en las siguientes subsecciones. CONVERSIÓN DIRECTA La conversión directa significa que en una fecha especificada, el sistema viejo se abandona y el nuevo sistema se pone en uso. La conversión directa puede tener éxito sólo si antes se lleva a cabo una comprobación extensa, y funciona mejor cuando se pueden tolerar algunos retrasos en el procesamiento. La conversión directa se considera un enfoque arriesgado para la conversión. Podrían ocurrir trastornos en el entorno laboral si los usuarios se ofenden porque se les obliga a usar un sistema desconocido sin recursos. Por último, no hay ninguna forma adecuada para comparar los nuevos resultados con los viejos. Elementos Factores relevantes Objetivos de capacitación Dependen de los requerimientos del trabajo del usuario Sitios de capacitación Materiales de capacitación Dependen del trabajo del usuario, personalidad, antecedentes y experiencia; usa una combinación de conferencia, demostración, práctica y estudio Dependen de los objetivos de capacitación, costo, disponibilidad; sitios gratis del distribuidor con equipo operable; instalaciones internas; instalaciones alquiladas Dependen de las necesidades del usuario; manuales operativos, casos, prototipos de equipos y salida; tutoriales en línea Métodos de capacitación Los objetivos de capacitación, métodos, sitios y materiales están sujetos a muchos factores. 540 PARTE V • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD CONVERSIÓN PARALELA La conversión paralela se refiere a ejecutar al mismo tiempo el sistema viejo y el nuevo, en paralelo. Cuando se obtienen los mismos resultados todo el tiempo, el nuevo sistema se pone en uso y el viejo se detiene. Una ventaja de ejecutar ambos sistemas en paralelo es la posibilidad de verificar los nuevos datos contra los viejos para percibir cualesquier errores en el procesamiento del nuevo sistema. Las principales desventajas incluyen el costo de ejecutar dos sistemas al mismo tiempo y el agobio en los empleados de virtualmente doblar su carga de trabajo durante la conversión.
  • 7. CONVERSIÓN GRADUAL La conversión gradual, o por fases, intenta combinar las mejores características de los dos planes previamente mencionados, sin incurrir en todos los riesgos. En este plan, el volumen de las transacciones manejado por el nuevo sistema aumenta gradualmente conforme el sistema se introduce por fases. Las ventajas de este método incluyen permitir a usuarios que se involucren gradualmente con el sistema, la posibilidad de descubrir y recuperar errores sin desperdiciar mucho tiempo y la capacidad de agregar características una por una. Las metodologías ágiles tienden a usar esta metodología de conversión. CONVERSIÓN MODULAR La conversión modular usa la construcción de subsistemas independientes y operacionales para cambiar de los sistemas viejos a los nuevos de forma gradual. Conforme se modifica y acepta cada módulo, se pone en uso. Una ventaja es que cada módulo se prueba completamente antes de ser usado. Otra ventaja es que los usuarios se familiarizan con cada módulo conforme se vuelve operacional. Esta retroalimentación ha ayudado a determinar los atributos finales del sistema. Las metodologías orientadas a objetos utilizan con frecuencia esta metodología. CONVERSIÓN DISTRIBUIDA La conversión distribuida se refiere a una situación en que se contemplan muchas instalaciones del mismo sistema, como es el caso en actividades bancarias o franquicias tal como restaurantes o tiendas de ropa. Una conversión completa se hace (con cualquiera de los cuatro enfoques considerado previamente) en un sitio. Cuando esta conversión se completa exitosamente, se prosigue con las demás. Una ventaja de la conversión distribuida es que se pueden detectar y contener un problema antes de que repercutasimultáneamente en todos los sitios. Una desventaja es que incluso cuando una conversión es exitosa, cada sitio tendrá su propia gente y cultura, además de sus propias peculiaridades regionales y locales para trabajar, y se deben manejar en consecuencia. Otras consideraciones de conversión La conversión también trae consigo otros detalles para el analista, los cuales incluyen lo siguiente: 1. Pedir equipo (hasta tres meses antes de la conversión planeada). 2. Pedir cualesquier materiales necesarios que se proporcionan externamente al sistema de información, tal como cartuchos de tinta, papel, formularios impresos previamente y los medios magnéticos. 3. Designar un gerente para supervisar, o supervisar personalmente, la preparación del sitio de la instalación. Conversión directa
  • 8. Conversión distribuida Conversión modular Conversión gradual Conversión paralela Mantenimiento de software El mantenimiento de software es la modificación de un producto de software después de la entrega, para corregir errores, mejorar el rendimiento, u otros atributos.1 El mantenimiento del software es una de las actividades más comunes en la ingeniería de software. El mantenimiento de software es también una de las fases en el ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC, sigla en inglés de system development life cycle), que se aplica al desarrollo de software. La fase de mantenimiento es la fase que viene después del despliegue (implementación) del software en el campo. Una percepción común del mantenimiento es que se trata meramente de la corrección de defectos. Sin embargo, un estudio indicó que la mayoría, más del 80%, del esfuerzo de mantenimiento es usado para acciones no correctivas (Pigosky 1997). Esta percepción es perpetuada por usuarios enviando informes de problemas que en realidad son mejoras de funcionalidad al sistema. El Principales conclusiones de su investigación incluyen que el mantenimiento es realmente un desarrollo evolutivo y que las decisiones de mantenimiento son ayudadas por entender lo que sucede a los sistemas (y al software) con el tiempo. Los problemas claves de mantenimiento de software son administrativos y técnicos. Problemas clave de administración son: alineación con las prioridades del cliente, dotación de personal, cuál organización hace mantenimiento, estimación de costos. Son cuestiones técnicas claves: limitado entendimiento, análisis de impacto, pruebas (testing), medición de mantenibilidad.
  • 9. El mantenimiento de software es una actividad muy amplia que incluye la corrección de errores, mejoras de las capacidades, eliminación de funciones obsoletas y optimización. Debido a que el cambio es inevitable, se debe desarrollar mecanismos para la evaluación, controlar y hacer modificaciones. Así que cualquier trabajo realizado para cambiar el software después de que esté en operación es considerado trabajo de mantenimiento. El propósito es preservar el valor del software sobre el tiempo. El valor puede ser mejorado ampliando la base de clientes, cumpliendo requisitos adicionales, siendo cada vez más fácil de usar, más eficiente y empleando más nuevas tecnología. Clasificaron las actividades de mantenimiento en cuatro clases: Adaptable – modificar el sistema para hacer frente a cambios en el ambiente del software (DBMS, OS)2 Perfectivo – implementar nuevos, o cambiar requerimientos de usuario referentes a mejoras funcionales para el software Correctivo, diagnosticar y corregir errores, posiblemente los encontrados por los usuarios2 Preventiva – aumentar la capacidad de mantenimiento de software o fiabilidad para evitar problemas en el futuro2 El método HIPO  HIPO son las siglas de jerarquía (mas) entrada/proceso/salida. Las siglas nos proporcionan una descripción y una ayuda de memoria sobre lo que trata esta técnica  Las siglas nos recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: entrada, proceso y salida.  Una vez que se ha terminado la gráfica de jerarquía, se trazan otros diagramas HIPO en páginas divididas verticalmente en tres secciones, con la sección de entrada a la izquierda, la sección de proceso en el medio y la sección de salida a la derecha Características del método
  • 10.  Es jerárquica debido a que el sistema de programación completo consiste de subsistemas más pequeños.  Esta técnica da soporte a un enfoque de diseño de arriba hacia abajo y también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a que cada uno de los subcomponentes puede ser manejado por separado.  Las siglas nos recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: entrada, proceso y salida.  Una vez que se ha terminado la gráfica de jerarquía, se trazan otros diagramas HIPO en páginas divididas verticalmente en tres secciones, con la sección de entrada a la izquierda, la sección de proceso en el medio y la sección de salida a la derecha. La VTOC (tabla de contenido visual)  La Tabla visual de contenidos (VTOC) muestra la relación entre cada uno de los documentos que conforma en paquete de HIPO.  Está formada por un diagrama de jerarquía que identifica los módulos en un sistema mediante un número y en relación con los otros y da una descripción breve de cada módulo.  La VTOC es la gráfica jerárquica. Proporciona un mapa que permite al lector localizar un módulo de programa dentro del sistema principal.  En la grafica los números de cada uno de los cuadros siguen un patrón, por lo que se puede ver fácilmente la relación entre dos módulos. Manual de Usuario Los manuales de usuario son guías escritas en formatos impresos (en papel) o en documentos electrónicos (PDF o XPS) que proporcionan instrucciones de cómo hacer o utilizar algo. Si bien se considera generalmente a las “guías de usuario” como manuales para programas de computación, las guías de usuario pueden acompañar a computadoras y a otros dispositivos electrónicos, como televisores, radios estéreo, sistemas telefónicos y reproductores MP3, así como también a electrodomésticos y equipos de jardinería. Los buenos manuales de usuario educan al usuario acerca de las funciones del producto mientras
  • 11. le enseñan a utilizarlas de manera efectiva y están dispuestos de tal forma que puedan leerse y consultarse fácilmente. A continuación, este artículo presentará algunas cosas para tener en cuenta a la hora de crear un contenido efectivo y diseñar la disposición para un manual de usuario. Define quién es el usuario. Para escribir un manual de usuario exitoso, debes desarrollar un perfil de tu usuario, ya sea de manera formal, creando un perfil escrito, o de manera informal, tomándote el tiempo de realizar suposiciones razonables acerca de las características del usuario. Un perfil así es útil cuando formas parte de un equipo que está escribiendo la documentación de usuario y también puede ayudar a llevar al producto en sí desde un concepto hasta su forma final. Las cosas a tener en mente cuando formas un perfil de usuario son:  El lugar donde los usuarios utilizarán la guía de usuario, como por ejemplo en casa, en la oficina, en un lugar de trabajo remoto o en el auto. Esto puede determinar, no solo el contenido, sino también el estilo que tome el manual de usuario.  La manera en que los usuarios utilizarán la guía de usuario. Si los usuarios consultarán el manual pocas veces o solo para buscar información, esta debe tener un formato como el de un documento de consulta. Si al principio los usuarios consultarán el manual con frecuencia, la sección de consulta debe estar acompañada de una sección titulada “Cómo empezar” y de instrucciones de las tareas más simples para las que se utilizará el producto.  La experiencia que tienen los usuarios con el producto o con otros productos similares. Si tu producto es nuevo o significativamente diferente de otros productos similares, deberás incluir una explicación de cómo es distinto comparado con otros productos y también instrucciones de cómo comenzar a utilizarlo. Si el producto está relacionado con algo que frecuentemente resulta problemático para los usuarios, como sucede con muchos programas de computación, deberás proporcionar una información adecuada y detallada de una forma comprensible. Escribe para ayudar a las necesidades del usuario de una manera tal que este lo pueda entender. A menos que el usuario tenga antecedentes técnicos, es posible que sea mejor evitar el lenguaje muy
  • 12. técnico para lograr explicaciones más claras y simples. El texto debe estar organizado de manera similar a como piensa el usuario; a menudo, tiene más sentido enumerar las características del productos agrupándolas por sus funciones que señalar solo aquellas que se utilizan más seguido.  A veces es inevitable utilizar términos técnicos, como para un programa de computación destinado a crear gráficos que incluye gráficas de Fibonacci además de los gráficos de barras y circulares, que son más comunes. En ese caso, es útil definir el término y proporcionar algo de información básica al respecto, como explicar qué es un gráfico de Fibonacci y para qué se usa en el análisis financiero. Explica el problema que el usuario intenta resolver y luego presenta una solución para dicho problema. Ofrecer una característica del producto como una solución a un problema común funciona bien cuando se promociona el producto, pero una vez que el usuario lo tenga, debe saber cómo utilizar dicha característica. Identifica los problemas específicos que el usuario enfrentará, menciónalos en la guía de usuario y luego añade las instrucciones para resolverlos.  Si el problema es complejo, sepáralo en partes más pequeñas. Enumera cada una de las partes con las instrucciones para resolverlo o lidiar con él y luego agrega sucesivamente cada parte siguiente. Dividir la información de esta manera se denomina “fragmentar”. Elige algunas fuentes legibles. Aunque las computadoras permiten utilizar muchas fuentes diferentes, el objetivo de un manual de usuario es ser fácilmente legible. Para lograrlo, lo mejor es elegir un número reducido de fuentes que se vean bien juntas. Las fuentes pueden dividirse en dos grupos: las fuentes serif y las fuentes sans serif  Las fuentes serif tienen pequeñas líneas de adorno al final de los trazos principales que forman la letra. Algunas fuentes serif son Times New Roman, Baskerville, y Book Antiqua. Las fuentes serif funcionan mejor en grandes fragmentos de texto impresos en el cuerpo principal del manual de usuario en un tamaño de 10 o 12 puntos.  Las fuentes sans serif solo tienen trazos que forman las letras, sin adornos. Algunas fuentes sans serif son Arial, Calibri y Century Gothic.
  • 13. Las fuentes sans serif se pueden utilizar en grandes fragmentos de texto en tamaños de 8 a 10 puntos en un PDF o en un manual en Internet, aunque la falta de serifs hace que las oraciones escritas en tamaños de 12 puntos o más sean difíciles de leer. Sin embargo, se pueden utilizar de manera efectiva en tamaños más grandes para los títulos y encabezados, y además son muy buenas en tamaños más pequeños para pies de página y números en columnas y tablas.  Por lo general, debes elegir fuentes simples como Arial o Times New Roman para tu manual de usuario, aunque puedes elegir una fuente decorativa para las citas apartadas o los títulos si escribes un manual de usuario para un videojuego con una temática fantástica o de ciencia ficción (en el caso de las citas al margen, a menudo puedes utilizar alguna de las fuentes sencillas y mostrar la cita apartada en cursiva).  Una vez que hayas elegido las fuentes que vayas a utilizar, crea una página de muestra para verificar que las fuentes se vean bien juntas en el papel. También deberías mostrarle esta muestra a la persona que deba aprobar la apariencia del manual antes de continuar escribiéndolo. Piensa bien la distribución. Una vez que hayas elegido las fuentes del manual de usuario, deberás decidir dónde colocas cada cosa en las páginas.  Por lo general, es conveniente poner el título del manual o del capítulo en el encabezado o en el pie de página colocando el título del manual en la página izquierda y el título del capítulo en la página derecha. También es conveniente colocar el número de página en el encabezado o en el pie de página, ya sea en el lado externo (del encabezado o del pie de página) o en el centro (únicamente en el pie de página). Es conveniente diferenciar la primera página de cada sección o capítulo de las otras páginas colocando su número de página en el centro del pie de página y en las páginas siguientes, ponerlo en la esquina exterior del encabezado.  Es conveniente colocar el texto de las referencias de las imágenes en colores o en recuadros sombreados para separarlo del resto del texto. Asegúrate de elegir un color o un nivel de sombreado que permita leer el texto con facilidad.
  • 14.  Deja unos márgenes razonablemente amplios a los lados, con un espacio extra en los bordes en los cuales vayas a unir todas las páginas.