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TECNICAS DE DOCUMENTACION
Y ARCHIVO
INTEGRANTES DEL GRUPO:
Rocío García Santos
Rosario Guamán Guerra
Silvia Paramo Unda
CONFEDERACION NACIONAL SE SERVIDORES
PUBLICOS DEL ECUADOR, CONASEP
MANUAL DE ARCHIVO
INTRODUCCCION:
Los archivos constituyen el Patrimonio Documental de las
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OBJETIVOS DEL MANUAL
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Directiva Nacional, a los
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Ecuador en todas las
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existentes, que requieran
tener una guía para
ejecutar el archivo de
manera técnica.
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
Cada delegación provincial de la
CONASEP, deberán contar, con una
secretaria administrativa, quien será
responsable del manejo correcto y
aplicación de este manual, con el fin de
poder precautelar todos los documentos
que ingresen y egresen a la CONASEP en
su provincia , además deberá remitir a la
matriz de la CONASEP, por fax o vía
email todos los documentos que reciba
con el propósito de crear un archivo
central en la jurisdicción, esto es en la
Yánez Pinzón 27-57 y Av. Colon de la
ciudad de Quito.
CARACTERISTICAS
• Los documentos deberán ser ubicados en sitios no equivocados,
• Deberá ser de fácil manejo, para poderlos ubicar en forma rápida
ya que esto evitara pérdida de tiempo.
• La persona que maneje los archivos deberá ser ordenada y debe
inspirar confianza para evitar perdida de los documento.
• La ubicación de los documentos se realizara en sitios iluminados
y con gran medida de seguridad.
• El sitio donde estarán los archivos no debe existir humedad ya
que esto sería muy perjudicial para los documentos.
• El lugar donde estarán los documentos debe ser sumamente
limpio donde no haya polvo, y que no estén expuestos al sol.
• Deben cumplirse los objetivos como base de datos, mobiliarios y
maquinas, evitando de esta manera que el archivo sea solo para
el servicio de conservación de papeles.
FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL
• Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a
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planificar, organizar, controlar, supervisar y coordinar
con las demás delegaciones provinciales de la
Confederación Nacional de Servidores Públicos del
Ecuador, CONASEP.
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Archivo Central. En este caso en la Matriz de la
CONASEP en Quito, quien manejara el archivo es la
secretaria administrativa, o en caso sumamente
necesario se contratara nuevo personal para el manejo
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• Supervisar el cumplimiento del sistema de
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• Organizar y custodiar la documentación transferida de las
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• Ubicar la documentación que recibe, en las estanterías, con
su respectivo código que corresponde a cada una de las
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• Llevar un registro de ubicación de los archivos.
• Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos
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• Operar equipos de computación para la información.
• Información al inmediato superior sobre novedades del
Archivo Pasivo.
• Participación en seminarios y cursos, relacionados a la
materia Archivística.
DEL ARCHIVO DE OFICINA
• Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el Área de
Archivo Central.
• Realizar un inventario de todo el archivo existente en la organización
con el fin de eliminar algunos documentos que por el tiempo que tienen
ya deberían de darse de baja.
• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.
• Informar al Presidente de la CONASEP el estado de atención de los
trámites.
• Seguimiento y control de las comunicaciones que son enviadas a las
diferentes secretarias y federaciones provinciales de la CONASEP.
• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y
autorización escrita.
• Organizar, clasificar y archivar la documentación recibida de las
diferentes entidades tanto públicas como privadas.
• Control y recuperación de los documentos a través de un registro de
préstamo.
• Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia,
eliminación o envió al Archivo Central, en base a los procedimientos
establecidos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos se organizarán de la siguiente manera:
• Los documentos se clasificarán respetando la
procedencia del mismo.
• Los documentos se ordenarán respetando el orden
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• Los documentos se clasificarán y ordenarán en
series documentales.
• Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a
la estructura que generan los documentos.
• Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican
y describen el archivo para ser dispuesto a su
inmediata consulta.
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION
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• Se observará la parte legal, el valor que tienen los
documentos como justificativos en los actos
administrativos, financieros, y legales, considerará aquellos
documentos históricos de la propia organización.
• Los plazos de conservación señalados deberán contarse a
partir del último día al que corresponde el expediente o grupo
documental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los
documentos correspondan a trámites concluidos y no
existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación.
• Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido
los plazos de conservación la Comisión Ejecutiva Especial
Permanente de la CONASEP, se reunirá previa convocatoria
y sus integrantes, consideraran que los de valor permanente
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ENVIADO A: INICIAL FECHA Y HORA OF. No.
DESTINATARIO
GUÍA
ARCHIVADO EN:
Observaciones:
Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trámite
Para Tarjetero alfabético por remitente del Archivo Central (Control trámite pendiente)
Para Tarjetero Alfabético por remitente de la Unidad de Trámite
Tarjetero numérico del Archivo Central (opcional
REGISTRO No.
ANEXO 2
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS
REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA
N
FECHA:
DESTINATARIO REF.
DOCUMENTO
DATOS DE RECEPCIÓN
NOMBRE Y FIRMA FECHA Y
HORA
ELABORADO POR : ENTREGADO POR:
Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
ANEXO 3
Solicitante:
Unidad o Servicio solicitante:
Fecha de Solicitud:
Código y título de clasificación: Años:
Descripción de la serie documental:
Número de hojas:
Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
Acción que se solicita:
ELIMINACIÓN
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Nombre y sello Nombre y sello
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AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
ANEXO 4
NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DE
SOLICITUD:
PLAZO DEL
PRESTAMO:
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DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO No. FOJAS UBICACIÓN FÍSICA
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Confederación, Nacional de Servidores
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  • 1. TECNICAS DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO INTEGRANTES DEL GRUPO: Rocío García Santos Rosario Guamán Guerra Silvia Paramo Unda
  • 2. CONFEDERACION NACIONAL SE SERVIDORES PUBLICOS DEL ECUADOR, CONASEP MANUAL DE ARCHIVO
  • 3. INTRODUCCCION: Los archivos constituyen el Patrimonio Documental de las instituciones públicas y privadas representan la gestión de cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas en la administración. Por lo que se hace necesario salvaguardar los documentos que forman parte de las administraciones que regirán los destinos de la Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP. Para cumplir con este objetivo nuestro grupo de la Carrera de Asistencia de Gerencia del Instituto Tecnológico Honorable Consejo Provincial de Pichincha ha preparado el MANUAL DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTION DE ARCHIVOS, como un instrumento didáctico que permita custodiar los documentos, para la elaboración del mismo se han aplicado normas técnicas universales.
  • 4. OBJETIVOS DEL MANUAL • Precautelar el archivo histórico de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP. • Dotar a la Directiva de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP y a todos los servidores públicos del país de un manual que servirá de ayuda para realizar el archivo de documentos de una manera técnica. • Crear en la dirigencia de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP, la cultura sobre la importancia que tiene el cuidado de los archivos y de los documentos , ya que esto representa la historia de la organización . • Permitirá determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecución de tareas en el campo archivístico. • Ubicar de una manera oportuna los documentos, para atender eficientemente a cualquier miembro de la Directiva Nacional o Provincial cuando lo requieran, o a su vez cualquier servidor público a nivel nacional lo solicite.
  • 5. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL Esta dirigido a toda la Directiva Nacional, a los Servidores públicos del Ecuador en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes, que requieran tener una guía para ejecutar el archivo de manera técnica.
  • 6. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Cada delegación provincial de la CONASEP, deberán contar, con una secretaria administrativa, quien será responsable del manejo correcto y aplicación de este manual, con el fin de poder precautelar todos los documentos que ingresen y egresen a la CONASEP en su provincia , además deberá remitir a la matriz de la CONASEP, por fax o vía email todos los documentos que reciba con el propósito de crear un archivo central en la jurisdicción, esto es en la Yánez Pinzón 27-57 y Av. Colon de la ciudad de Quito.
  • 7. CARACTERISTICAS • Los documentos deberán ser ubicados en sitios no equivocados, • Deberá ser de fácil manejo, para poderlos ubicar en forma rápida ya que esto evitara pérdida de tiempo. • La persona que maneje los archivos deberá ser ordenada y debe inspirar confianza para evitar perdida de los documento. • La ubicación de los documentos se realizara en sitios iluminados y con gran medida de seguridad. • El sitio donde estarán los archivos no debe existir humedad ya que esto sería muy perjudicial para los documentos. • El lugar donde estarán los documentos debe ser sumamente limpio donde no haya polvo, y que no estén expuestos al sol. • Deben cumplirse los objetivos como base de datos, mobiliarios y maquinas, evitando de esta manera que el archivo sea solo para el servicio de conservación de papeles.
  • 8. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL • Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel Nacional , que permita planificar, organizar, controlar, supervisar y coordinar con las demás delegaciones provinciales de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP. • Asignar funciones al personal que integra el Área de Archivo Central. En este caso en la Matriz de la CONASEP en Quito, quien manejara el archivo es la secretaria administrativa, o en caso sumamente necesario se contratara nuevo personal para el manejo del mismo. • Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos. • Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa a la organización. • Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones y los Archivos. • Elaborar un documento diario en el que se detalle claramente el despacho de los documentos a las diferentes entidades tanto públicas como privadas.
  • 9. ARCHIVO PASIVO (INACTIVO) • Organizar y custodiar la documentación transferida de las Delegaciones Provinciales. • Ubicar la documentación que recibe, en las estanterías, con su respectivo código que corresponde a cada una de las Delegaciones Provinciales utilizando la numeración de acuerdo a la provincia. • Llevar un registro de ubicación de los archivos. • Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos de archivos • Operar equipos de computación para la información. • Información al inmediato superior sobre novedades del Archivo Pasivo. • Participación en seminarios y cursos, relacionados a la materia Archivística.
  • 10. DEL ARCHIVO DE OFICINA • Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el Área de Archivo Central. • Realizar un inventario de todo el archivo existente en la organización con el fin de eliminar algunos documentos que por el tiempo que tienen ya deberían de darse de baja. • Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos. • Informar al Presidente de la CONASEP el estado de atención de los trámites. • Seguimiento y control de las comunicaciones que son enviadas a las diferentes secretarias y federaciones provinciales de la CONASEP. • Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita. • Organizar, clasificar y archivar la documentación recibida de las diferentes entidades tanto públicas como privadas. • Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamo. • Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envió al Archivo Central, en base a los procedimientos establecidos.
  • 11. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Los archivos se organizarán de la siguiente manera: • Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del mismo. • Los documentos se ordenarán respetando el orden cronológico, numérico y alfabético. • Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales. • Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a la estructura que generan los documentos. • Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser dispuesto a su inmediata consulta.
  • 12. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL • Se observará la parte legal, el valor que tienen los documentos como justificativos en los actos administrativos, financieros, y legales, considerará aquellos documentos históricos de la propia organización. • Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente o grupo documental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación. • Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación la Comisión Ejecutiva Especial Permanente de la CONASEP, se reunirá previa convocatoria y sus integrantes, consideraran que los de valor permanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Central de la CONASEP y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe en resoluciones por escrito.
  • 13. EQUIPOS PARA ARCHIVOS Para el archivo de los documentos de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP se utilizaran archivadores, armarios o estanterías metálicas, entre otros. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser protegidos en cajas especiales de retención. Todos los documentos tendrán el sello de recibido y la fecha de archivo una vez realizado el tramite pertinente.
  • 14. A N E X O S INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVO
  • 15. Memorando Cotización Oficios Convocatoria Factura Currículum Vitae Acuerdos Banco Internacional CLASES DE DOCUMENTOS
  • 16. Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Fecha y Hora: Nº del documento: Institución : Remitente: Asunto del Documento: Recibí Conforme: INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE ARCHIVO DE OFICINA ANEXO 1
  • 17. Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador ARCHIVO CENTRAL REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS PROCEDENCIA: REMITENTE: CLASE Y N DOCUMENTO DIRIGIDO A: FECHA ORIGEN FECHA REGISTRO ASUNTO: ANEXOS: RECEPCIÓN INTERNA SALIDA ENVIADO A: INICIAL FECHA Y HORA OF. No. DESTINATARIO GUÍA ARCHIVADO EN: Observaciones: Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trámite Para Tarjetero alfabético por remitente del Archivo Central (Control trámite pendiente) Para Tarjetero Alfabético por remitente de la Unidad de Trámite Tarjetero numérico del Archivo Central (opcional REGISTRO No. ANEXO 2
  • 18. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA N FECHA: DESTINATARIO REF. DOCUMENTO DATOS DE RECEPCIÓN NOMBRE Y FIRMA FECHA Y HORA ELABORADO POR : ENTREGADO POR: Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador ANEXO 3
  • 19. Solicitante: Unidad o Servicio solicitante: Fecha de Solicitud: Código y título de clasificación: Años: Descripción de la serie documental: Número de hojas: Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador Acción que se solicita: ELIMINACIÓN Observaciones: Autorización del Jefe Responsable del Archivo Nombre y sello Nombre y sello ARCHIVO CENTRAL AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ANEXO 4
  • 20. NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DE SOLICITUD: PLAZO DEL PRESTAMO: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA: DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO No. FOJAS UBICACIÓN FÍSICA Caja Estante Carpetas f. f. AUTORIZADO POR RECIBÍ CONFORME (Nombre, cargo y firma de la autoridad que so licita el préstamo) (Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe los documentos) CONTROL DE DEVOLUCIÓN FECHA DE DEVOLUCION: ENTREGADO POR: VISTO BUENO CONTROL DE PRÉSTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador ANEXO 5