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DIRECCIÓN DE REUNIONES.pptx

Las reuniones son eventos donde grupos de personas se reúnen para discutir un tema común con el objetivo de informar, recopilar información, formar, intercambiar puntos de vista, llegar a acuerdos, generar ideas o tomar decisiones. Para que las reuniones sean productivas, es importante definir claros objetivos, invitar a los participantes apropiados, planificar bien el desarrollo de la reunión y organizar los materiales necesarios.

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DIRECCIÓN DE REUNIONES
¿Qué es una reunión? • Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común. 2
Tipos de Reuniones • Reuniones para informar. • Reuniones para recoger información. • Reuniones para formar. • Reuniones para intercambiar puntos de vista. • Reuniones para llegar a un acuerdo. • Reuniones para generar ideas. • Reuniones para tomar decisiones.
Reuniones para informar. • Objetivo: transmitir información desde una persona al colectivo convocado. • Ejemplo: se comunica un proyecto nuevo. 4 Información Solicitud información complementaria
Reuniones para recoger información. • El que convoca necesita obtener información de los asistentes. • Ejemplo: – Responsable de proyecto y situación actual para visitar al cliente. Pregunta información
Reuniones para formar. • Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia. • Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida. Coordinación, Métodos
Reuniones para intercambiar puntos de vista. • Se desea que la gente hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto. • Ejemplo: ¿Qué piensan los desarrolladores de las herramientas CASE? Tema Propuesta tema, regulación
Reuniones para llegar a un acuerdo. • Los diferentes colectivos desean cosas distintas. • Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos. • (Mediación) Conciliación Posición A Posición B
Reuniones para generar ideas. • Son reuniones en las que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar. Ideas
Reuniones para tomar decisiones. • Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible. • Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas…. Decisión Propuestas, Opiniones, Votos…
Preparación de una reunión. • Definir objetivos de la reunión. • Seleccionar a los participantes. • Planificar el desarrollo. • Convocar a los participantes. • Organizar el material para la reunión.
Definir objetivos de la reunión. • ¿Que resultados se desean alcanzar? • ¿Se puede alcanzar por otro medio? • Para buen clima, mejor una copas. • Para informar el teléfono ¿?. • Objetivos = Resultados • definidos y anotados • Priorizar los objetivos. • Ineludible, además, secundario. • Titulo, es muy importante.
Seleccionar a los participantes. • La reunión depende de ellos. • Las personas que pueden aportar – ¿Aportará información útil? – ¿Aportará ideas? – ¿Influirá en la decisión? – ¿Dinamizará la reunión? – ¿Problemas si no se le invita? • Cantidad: de 8 a 10 participantes.
Planificar el desarrollo. • Crear el orden del día: – Lista de temas – Orden en que se abordaran. – Tiempo asignado a cada tema. • Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos. • Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.
Convocar a los participantes. • La convocatoria: – ¿Suscita el interés de los asistentes? – Debe justificar el porqué. – Explicara el cómo se desarrollará. – Informará • Quien coordinará. • Los asistentes y su participación. • Fecha, hora y lugar. • Debe resultar atractiva...
Organizar el material para la reunión. • No deben descuidarse: – El material necesario para presentar y distribuir. – La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación circular de los asientos, Papelografos…
Iniciar la reunión • Presentar a los participantes. • Generar un clima de confianza. • Centrar el tema de la reunión. • Fijar objetivos. • Definir los métodos de trabajo. • Definir el papel del secretario.
Durante la reunión • El moderador: – Invitar a que la gente se exprese. – Controlar el exceso de posesión de palabra. – Facilitar un clima de confianza.
Durante la reunión • Los participantes: – Utilizar el uso de la palabra de forma consciente. • Estimar el coste horario de una reunión. – Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir… cualquier argucia es buena. – No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.
Finalización de la reunión. • Hacer una síntesis y que sea consensuada. • Analizar la reunión. • Explicar la forma en que se documentarán los resultados. • Dar feedback a los asistentes.
Resumen • Las reuniones son necesarias, pero – A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta. – Es importante invitar a los que hace falta. – El objetivo ha de estar claro. – Las reuniones son muy caras. – La organización de la reunión llevara a reuniones más productivas.
TIPOS DE REUNIONES
Simposio EXPERTOS Auditorio
Mesa Redonda -Ideas en conflicto- ESPECIALISTAS M Participantes
Curso – Profundizar conocimientos- Instructor
Taller Habilidades y destrezas- Instructor
Panel – Análisis de Problemas- ESPECIALISTAS Participantes 1 2 3 4 5 M
Participantes M Presidium PLENARIA Seminario
Jornada -Análisis de temas laborales y profesionales- PONENTES Participantes 1 2 3 4 5 Moderador
Foro -Participación interactiva- C = Coordinador E = Experto S = Secretario A = Asesor O = Observador C E A O S