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DIRECCIÓN DE
REUNIONES
¿Qué es una reunión?
• Un suceso puntual en que un conjunto de personas,
que puede que no se conozcan y no se vuelvan a
ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo
común.
2
Tipos de Reuniones
• Reuniones para informar.
• Reuniones para recoger información.
• Reuniones para formar.
• Reuniones para intercambiar puntos de vista.
• Reuniones para llegar a un acuerdo.
• Reuniones para generar ideas.
• Reuniones para tomar decisiones.
Reuniones para informar.
• Objetivo: transmitir
información desde una
persona al colectivo
convocado.
• Ejemplo: se comunica un
proyecto nuevo.
4
Información
Solicitud
información
complementaria
Reuniones para recoger
información.
• El que convoca
necesita obtener
información de los
asistentes.
• Ejemplo:
– Responsable de
proyecto y situación
actual para visitar al
cliente.
Pregunta
información
Reuniones para formar.
• Los participantes
necesitan obtener
cierto dominio sobre
una materia.
• Se parte de los
conocimientos de los
asistentes y se les
hace vivir la situación
dirigida.
Coordinación,
Métodos
Reuniones para intercambiar puntos
de vista.
• Se desea que la gente
hable y exprese su punto
de vista, de modo que
nos hacemos una idea de
contexto.
• Ejemplo: ¿Qué piensan
los desarrolladores de las
herramientas CASE?
Tema
Propuesta
tema,
regulación
Reuniones para llegar a un acuerdo.
• Los diferentes
colectivos desean
cosas distintas.
• Se trata de alcanzar un
acuerdo que sea
aceptado por todos.
• (Mediación) Conciliación
Posición A Posición B
Reuniones para generar ideas.
• Son reuniones en las
que los asistentes
tienen total libertad
para expresar sus
ideas, no se suelen
criticar pero si refinar. Ideas
Reuniones para tomar decisiones.
• Se parte de unas
alternativas y se trata de
razonar una elección lo
más consensuada posible.
• Son reuniones difíciles,
sobre todo cuando se
tratan situaciones
personales, ideológicas….
Decisión
Propuestas,
Opiniones,
Votos…
Preparación de una reunión.
• Definir objetivos de la reunión.
• Seleccionar a los participantes.
• Planificar el desarrollo.
• Convocar a los participantes.
• Organizar el material para la reunión.
Definir objetivos de la reunión.
• ¿Que resultados se desean alcanzar?
• ¿Se puede alcanzar por otro medio?
• Para buen clima, mejor una copas.
• Para informar el teléfono ¿?.
• Objetivos = Resultados
• definidos y anotados
• Priorizar los objetivos.
• Ineludible, además, secundario.
• Titulo, es muy importante.
Seleccionar a los participantes.
• La reunión depende de ellos.
• Las personas que pueden aportar
– ¿Aportará información útil?
– ¿Aportará ideas?
– ¿Influirá en la decisión?
– ¿Dinamizará la reunión?
– ¿Problemas si no se le invita?
• Cantidad: de 8 a 10 participantes.
Planificar el desarrollo.
• Crear el orden del día:
– Lista de temas
– Orden en que se abordaran.
– Tiempo asignado a cada tema.
• Detallar mucho el orden del día permitirá preparar
mejor los puntos.
• Si se conocen los tiempos, algunos participantes
solo estarán lo necesario.
Convocar a los participantes.
• La convocatoria:
– ¿Suscita el interés de los asistentes?
– Debe justificar el porqué.
– Explicara el cómo se desarrollará.
– Informará
• Quien coordinará.
• Los asistentes y su participación.
• Fecha, hora y lugar.
• Debe resultar atractiva...
Organizar el material para la reunión.
• No deben descuidarse:
– El material necesario para presentar
y distribuir.
– La sala, material de proyección,
limpieza, aire acondicionado,
situación circular de los asientos,
Papelografos…
Iniciar la reunión
• Presentar a los participantes.
• Generar un clima de confianza.
• Centrar el tema de la reunión.
• Fijar objetivos.
• Definir los métodos de trabajo.
• Definir el papel del secretario.
Durante la reunión
• El moderador:
– Invitar a que la gente se exprese.
– Controlar el exceso de posesión de palabra.
– Facilitar un clima de confianza.
Durante la reunión
• Los participantes:
– Utilizar el uso de la palabra de forma consciente.
• Estimar el coste horario de una reunión.
– Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir…
cualquier argucia es buena.
– No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que
se desea.
Finalización de la reunión.
• Hacer una síntesis y que sea consensuada.
• Analizar la reunión.
• Explicar la forma en que se documentarán los
resultados.
• Dar feedback a los asistentes.
Resumen
• Las reuniones son necesarias, pero
– A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta.
– Es importante invitar a los que hace falta.
– El objetivo ha de estar claro.
– Las reuniones son muy caras.
– La organización de la reunión llevara a reuniones más
productivas.
TIPOS DE REUNIONES
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-Ideas en conflicto-
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C = Coordinador
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  • 2. ¿Qué es una reunión? • Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común. 2
  • 3. Tipos de Reuniones • Reuniones para informar. • Reuniones para recoger información. • Reuniones para formar. • Reuniones para intercambiar puntos de vista. • Reuniones para llegar a un acuerdo. • Reuniones para generar ideas. • Reuniones para tomar decisiones.
  • 4. Reuniones para informar. • Objetivo: transmitir información desde una persona al colectivo convocado. • Ejemplo: se comunica un proyecto nuevo. 4 Información Solicitud información complementaria
  • 5. Reuniones para recoger información. • El que convoca necesita obtener información de los asistentes. • Ejemplo: – Responsable de proyecto y situación actual para visitar al cliente. Pregunta información
  • 6. Reuniones para formar. • Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia. • Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida. Coordinación, Métodos
  • 7. Reuniones para intercambiar puntos de vista. • Se desea que la gente hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto. • Ejemplo: ¿Qué piensan los desarrolladores de las herramientas CASE? Tema Propuesta tema, regulación
  • 8. Reuniones para llegar a un acuerdo. • Los diferentes colectivos desean cosas distintas. • Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos. • (Mediación) Conciliación Posición A Posición B
  • 9. Reuniones para generar ideas. • Son reuniones en las que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar. Ideas
  • 10. Reuniones para tomar decisiones. • Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible. • Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas…. Decisión Propuestas, Opiniones, Votos…
  • 11. Preparación de una reunión. • Definir objetivos de la reunión. • Seleccionar a los participantes. • Planificar el desarrollo. • Convocar a los participantes. • Organizar el material para la reunión.
  • 12. Definir objetivos de la reunión. • ¿Que resultados se desean alcanzar? • ¿Se puede alcanzar por otro medio? • Para buen clima, mejor una copas. • Para informar el teléfono ¿?. • Objetivos = Resultados • definidos y anotados • Priorizar los objetivos. • Ineludible, además, secundario. • Titulo, es muy importante.
  • 13. Seleccionar a los participantes. • La reunión depende de ellos. • Las personas que pueden aportar – ¿Aportará información útil? – ¿Aportará ideas? – ¿Influirá en la decisión? – ¿Dinamizará la reunión? – ¿Problemas si no se le invita? • Cantidad: de 8 a 10 participantes.
  • 14. Planificar el desarrollo. • Crear el orden del día: – Lista de temas – Orden en que se abordaran. – Tiempo asignado a cada tema. • Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos. • Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.
  • 15. Convocar a los participantes. • La convocatoria: – ¿Suscita el interés de los asistentes? – Debe justificar el porqué. – Explicara el cómo se desarrollará. – Informará • Quien coordinará. • Los asistentes y su participación. • Fecha, hora y lugar. • Debe resultar atractiva...
  • 16. Organizar el material para la reunión. • No deben descuidarse: – El material necesario para presentar y distribuir. – La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación circular de los asientos, Papelografos…
  • 17. Iniciar la reunión • Presentar a los participantes. • Generar un clima de confianza. • Centrar el tema de la reunión. • Fijar objetivos. • Definir los métodos de trabajo. • Definir el papel del secretario.
  • 18. Durante la reunión • El moderador: – Invitar a que la gente se exprese. – Controlar el exceso de posesión de palabra. – Facilitar un clima de confianza.
  • 19. Durante la reunión • Los participantes: – Utilizar el uso de la palabra de forma consciente. • Estimar el coste horario de una reunión. – Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir… cualquier argucia es buena. – No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.
  • 20. Finalización de la reunión. • Hacer una síntesis y que sea consensuada. • Analizar la reunión. • Explicar la forma en que se documentarán los resultados. • Dar feedback a los asistentes.
  • 21. Resumen • Las reuniones son necesarias, pero – A la gente no le gusta ir a una reunión si no hace falta. – Es importante invitar a los que hace falta. – El objetivo ha de estar claro. – Las reuniones son muy caras. – La organización de la reunión llevara a reuniones más productivas.
  • 24. Mesa Redonda -Ideas en conflicto- ESPECIALISTAS M Participantes
  • 25. Curso – Profundizar conocimientos- Instructor
  • 26. Taller Habilidades y destrezas- Instructor
  • 27. Panel – Análisis de Problemas- ESPECIALISTAS Participantes 1 2 3 4 5 M
  • 29. Jornada -Análisis de temas laborales y profesionales- PONENTES Participantes 1 2 3 4 5 Moderador
  • 30. Foro -Participación interactiva- C = Coordinador E = Experto S = Secretario A = Asesor O = Observador C E A O S