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Documentos
Administrativos
vistos en clase
Por: Paula Andrea Valbuena Vargas
1002° J.T
¿Qué son documentos
administrativos?
La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administración Pública,
la forma externa de dichos actos.
Funciones
Son dos las funciones
primordiales que cumplen los
documentos administrativos:
Función de constancia.
El documento asegura la pervivencia
de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material.
Función de comunicación
Los documentos administrativos
sirven como medio de comunicación
de los actos de la Administración.
Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
 Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no están destinados a la producción de
efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen
efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
 Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un
documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno
de los órganos que integran la organización de una Administración
Pública.
 Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie
de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que
regulan la actividad administrativa.
Tipos de documentos
«según los que vimos en
clase»
 Carta
 Circular
 Hoja de Vida corporativa
 Sobre
 Constancias
 Certificados
 Actas
 Memorandos
La carta
Una carta es un medio de
comunicación escrito por
un emisor (remitente) y
enviado a
un receptor (destinatario).
Estilos :
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral,
institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa
un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la
única diferencia de que ésta es específicamente para
familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor
con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se
dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
Partes de la carta:
 Encabezado: nombre, dirección
a quien va dirigida, fecha del
día y lugar al que se dirige.
 Saludo: personal o consolidado
en fórmulas establecidas.
 Exposición: del asunto, con los
temas pertinentes.
 Despedida: cortesía con la que
se da término a la carta.
 Firma: clara, o en sustitución
también puede llevar el
nombre en extenso.
 Las cartas también pueden incluir:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y
ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y
año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código
postal de la persona a quien se dirige la carta
(destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al
firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la
carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la
causa.
 Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de
explicar o quieras aclarar.
Circular
Es un documento de uso interno que dirige
una autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos internos para
que se cumplan a cabalidad.
Función y Usos
Sirve para dictar órdenes y también para informar.
El mensaje que transmite es específico y de
interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede
comunicar:
 Cambios de horario.
 Rotación de jefes.
 Nombramiento de comisión reorganizadora.
 Ascensos del personal.
 Aplicación de encuesta.
 Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una
institución, un enlace vertical
descendente (de superior a
subordinado) y horizontal (entre
personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el
personal o a las dependencias
subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen
número de destinatarios se
recurre a la impresión
mimeografiada o a
copias fotostáticas.
partesa) Numeración. Se escribe la palabra circular con
mayúscula seguida del número que le corresponde
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento esta
dirigido a un grupo de personas interesadas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos
puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el
mensaje que se quiere comunicar. Puede estar
formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en
el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza
una sola palabra.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como
se acostumbra a firmar en todo documento; debajo
de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que
ostenta la autoridad.
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
Hoja de Vida
Corporativa
Es un documentos que se genera dentro de la organización y
se registra la información del personal que labora dentro de
la organización especificando, información laboral,
académica, y competencias de la persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de Talento Humano de la
compañía.
Características
 Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del manejo de
información interno se puede archivar de
manera física o digital.
 Se recomienda que la información sea breve,
veraz y eficaz
Sobre
Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones
escritas o documentos comerciales.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que
realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta
adhesiva, ni con pegante líquido, estos
elementos pueden deteriorar el
documento. Tercio izquierdo: Se emplea
para anotaciones tales como:
Confidencial, personal, contiene
disquete, videocinta, cinta magnética,
muestras, entre otras, las cuales se
ubican centradas en la parte inferior del
texto.
Partes
Partes.
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.
Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin
sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula
sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos apellidos.
Sin negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su
denominación: Razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
Constancias
En general, una constancia es un documento en el
que se hace constar algún hecho, en ocasiones de
modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos,
según qué clase de hecho constaten, el formato, quién
lo constata, entre otros.
Tipos de constancias
 Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha
pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser
una factura, una boleta, un ticket u otro.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una
persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de
una institución educacional, es decir, que asiste o asistió
regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de
servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer
constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa
institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y
por salarios determinados.
Certificados
Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de
trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial,
los certificados son fundamentales para demostrar la formación
y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona
con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer
que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
Actas
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos
tomados en una reunión y, en forma resumida, las
deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se llama "Libro de
actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están
regulados por el Código de Comercio y también por los
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Documentos administrativos, Carta, Circular, Hoja de Vida corporativa, Sobre, Constancias, Certificados, Actas Memorandos

  • 1. Documentos Administrativos vistos en clase Por: Paula Andrea Valbuena Vargas 1002° J.T
  • 2. ¿Qué son documentos administrativos? La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
  • 3. Funciones Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos: Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Función de comunicación Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.
  • 4. Características Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.  Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.  Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública.  Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
  • 5. Tipos de documentos «según los que vimos en clase»  Carta  Circular  Hoja de Vida corporativa  Sobre  Constancias  Certificados  Actas  Memorandos
  • 6. La carta Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
  • 7. Estilos : Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).
  • 8. Partes de la carta:  Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.  Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.  Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.  Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.  Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.  Las cartas también pueden incluir:  Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).  Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta  Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).  Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.  Texto: exposición del asunto que motiva la carta.  Antefirma: razón social o denominación de la causa.  Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.
  • 9. Circular Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
  • 10. Función y Usos Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:  Cambios de horario.  Rotación de jefes.  Nombramiento de comisión reorganizadora.  Ascensos del personal.  Aplicación de encuesta.  Acuerdos y decisiones del directorio, etc. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
  • 11. partesa) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas. e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque. g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
  • 12. Hoja de Vida Corporativa Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de Talento Humano de la compañía.
  • 13. Características  Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.  Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz
  • 14. Sobre Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del texto.
  • 15. Partes Partes. Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo. Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre. Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial. Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o mayúscula inicial, se escriben los dos apellidos. Sin negrilla. Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su denominación: Razón social, sigla o acrónimo. Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
  • 16. Constancias En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
  • 17. Tipos de constancias  Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.  Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).  Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.
  • 18. Certificados Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
  • 19. Actas Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.