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Documentos comercialesPor:Mauricio Hoyos FlórezGrado:10-C
definiciónSon los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa, contribuyéndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable.Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa . Sus funciones son: Contable, Jurídica, De control  entre otros
clasificaciónLos documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable.Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR
clasificaciónNo negociables: sirven de información sobre las transacciones comerciales de la empresa.Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la tarjeta kardex, recibo de caja, comprobante de egreso, nota debito y crédito, consignación bancaria entre otros; según la función administrativa se dividen en: informativos y de socorro.
Documentos informativos:Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos :La cotización El pedidoLa remisión El cardexNotas  de contabilidad.Entre otros .
documentos de soporteLos documentos de soporte  son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa.Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros.Los documentos puede ser externos o internos. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.
La cotizaciónSu objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente  antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.
Partes de la cotizaciónNúmero: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas.Forma de pago: a crédito o de contado.Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación.Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.
El pedidoEs el compromiso  formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son:MembreteNombre del documentoNúmeroNombre del clienteFecha del pedidoForma de entrega o pedidoNombre del vendedorForma de pagoDescripción del objeto de pedidoFirma de responsables
La remisiónTiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :MembreteNombre del documentoNúmero consecutivoNombre y dirección del compradorDatos de transportador  o empresa que entrega la mercancíaDescripción de la mercancíaObservacionesFirma de  los responsables
Tarjeta kardexSu función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario
Partes de la tarjeta kardexMembreteNombre del documentoFechaDetalleValor unitarioEntradasSalidasSaldoProveedoresUbicaciónUnidadMínimo y máximoArticulométodo
La factura comercialDefinición:Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente
Partes de la factura comercialMembrete de la empresaNombre del documentoNumero consecutivoDatos del clienteNombre del vendedorFecha de facturaciónLugar de despachoForma de pagoNumero de cedula nit o Rut del compradorDescripción de la mercancíaImputación contableFirma de los responsablesNota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento
Recibo de cajaTambién se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa .Consta de:Membrete Nombre del documentoNumero consecutivoPersona de quien se recibe el documento, con su respectiva identificaciónFecha de ingresoConcepto o motivo del ingresoValor en numero y en letrasForma de pagoImputación contableFirma y sello del funcionario que recibe el pago
El chequeEs un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco Consta de:El nombre de el banco giradoSerie y numero del cheque Ciudad y fecha de expediciónValor en números y letras Nombre de beneficiarioFirma del girador o titular de la cuentaNumero de la cuenta corrienteNota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.

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  • 2. definiciónSon los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa, contribuyéndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable.Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa . Sus funciones son: Contable, Jurídica, De control entre otros
  • 3. clasificaciónLos documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable.Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR
  • 4. clasificaciónNo negociables: sirven de información sobre las transacciones comerciales de la empresa.Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la tarjeta kardex, recibo de caja, comprobante de egreso, nota debito y crédito, consignación bancaria entre otros; según la función administrativa se dividen en: informativos y de socorro.
  • 5. Documentos informativos:Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos :La cotización El pedidoLa remisión El cardexNotas de contabilidad.Entre otros .
  • 6. documentos de soporteLos documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa.Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros.Los documentos puede ser externos o internos. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.
  • 7. La cotizaciónSu objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.
  • 8. Partes de la cotizaciónNúmero: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas.Forma de pago: a crédito o de contado.Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación.Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.
  • 9. El pedidoEs el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son:MembreteNombre del documentoNúmeroNombre del clienteFecha del pedidoForma de entrega o pedidoNombre del vendedorForma de pagoDescripción del objeto de pedidoFirma de responsables
  • 10. La remisiónTiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :MembreteNombre del documentoNúmero consecutivoNombre y dirección del compradorDatos de transportador o empresa que entrega la mercancíaDescripción de la mercancíaObservacionesFirma de los responsables
  • 11. Tarjeta kardexSu función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario
  • 12. Partes de la tarjeta kardexMembreteNombre del documentoFechaDetalleValor unitarioEntradasSalidasSaldoProveedoresUbicaciónUnidadMínimo y máximoArticulométodo
  • 13. La factura comercialDefinición:Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente
  • 14. Partes de la factura comercialMembrete de la empresaNombre del documentoNumero consecutivoDatos del clienteNombre del vendedorFecha de facturaciónLugar de despachoForma de pagoNumero de cedula nit o Rut del compradorDescripción de la mercancíaImputación contableFirma de los responsablesNota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento
  • 15. Recibo de cajaTambién se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa .Consta de:Membrete Nombre del documentoNumero consecutivoPersona de quien se recibe el documento, con su respectiva identificaciónFecha de ingresoConcepto o motivo del ingresoValor en numero y en letrasForma de pagoImputación contableFirma y sello del funcionario que recibe el pago
  • 16. El chequeEs un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco Consta de:El nombre de el banco giradoSerie y numero del cheque Ciudad y fecha de expediciónValor en números y letras Nombre de beneficiarioFirma del girador o titular de la cuentaNumero de la cuenta corrienteNota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.