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El Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e
informes contables
Por: Lic. Guillermo Alfonso Ly Jiménez
Que hacemos cuando compramos un nuevo televisor, un teléfono móvil o cualquier otro
aparato o maquina, bueno la respuesta es sencilla, nos informamos de su operación,
configuración y uso, mediante el manual de usuario que se entrega con el bien adquirido. Lo
mismo pasa con la contabilidad y cualquier otro sistema que pretendamos utilizar, siempre
deberá existir un manual de usuario.
En la contabilidad, el hoy día, denominado Plan General de Cuentas, pretende estandarizar el
uso denominativo y de procedimiento de las cuentas contables, dentro de un país o un sector,
el otrora designado dentro de las entidades, como el catalogo de cuentas o manual descriptivo
de cuentas, representa una herramienta del sistema contable, un documento de suma
importancia, cuando la empresa ha alcanzado una cierta complejidad, y se hace difícil manejar
de manera efectiva, la cantidad de transacciones y cuentas involucradas, que se producen a
partir de tan diversos hechos contables o legales que afectan a la entidad. Dicha complejidad
hace que tengamos que agrupar y homogenizar la forma en que se denominan hechos y los
elementos que se presentan en estos y que son de similar naturaleza. Los elementos
presentes en el hecho económico o legal, en definitiva se traducirán en cuentas, la
homogenización posterior de estas se realiza codificándolas, indicando su uso, su registro
contable, sus controles internos, los documentos y soportes que involucran, y hasta sus
responsables. El presente documento presenta un enfoque más didáctico de lo que denomino,
“El Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables”.
Un buen Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables, debería
contener como mínimo las siguientes secciones.
1. Introducción o marco conceptual
• Una breve reseña de la entidad
o Misión y Visión de la entidad
o Indicar su actividad ( tipo y tamaño )
o Su estructura y organización
• Naturaleza Jurídica o individual
• Indicación de las Regulaciones que la afecten
o Normas y principios contables nacionales e internacionales
o Legislación nacional e internacional
o Políticas internas
• Indicación del Régimen Tributario
• Indicación de los principios aplicados
o Método contable que se utiliza
o Principio del negocio en marcha
o Periodo contable
o Principios de generales aplicados a la información
o Uniformidad
o Relevancia
• Indicación de la forma en que se debe actualizar la información financiera
• Indicaciones de cómo tratar las valuaciones y conversiones de moneda
extranjera
• Subsistemas que interactúan con el sistema contablemente
2. Listado codificado de cuentas (cuadro de cuentas codificado )
3. Procedimientos contables
• Uso de las cuentas
• Procedimientos o normas de registro y valoración contable
• Procedimientos o normas de control interno
4. Soportes contables y documentos contables internos
5. Responsabilidades
6. Catalogo de informes financieros y otros
1. Introducción o marco conceptual
En este apartado se debe considerar los aspectos relevantes de la entidad como el tipo y
tamaño de la actividad que opera (Producción, Servicio, Comercial, Agrícola) ya que debido a
estas características el documento varia en su contenido y complejidad. Por ejemplo una
empresa dedicada a la producción, o agricultura, genera más complejidad que una comercial,
pero dependiendo del tamaño la empresa comercial puede volverse más compleja. La
generación de complejidad implica que se realizan un número muy elevado de hechos
contables y legales, que potencialmente son de importancia contable al transformarse en
transacciones. El tamaño de la entidad se hace necesario considerarlo ya que podemos estar
ante una microempresa, una pequeña empresa, una pymes, o una gran empresa. Cada una de
ellas tiene una forma diferente de tratarse contablemente, por ejemplo el método contable que
pueda ser utilizado. La forma en que se estructura la entidad es también de suma importancia,
ya que de esta estructura nacen los subsistemas que interactúan con la contabilidad.
La forma jurídica, que adopte una entidad puede estar relacionada con un aspecto fiscal o
motivada en la salvaguarda de patrimonios. Existen dos tipos primordiales de personas
jurídicas, las individuales que son los sujetos con derechos y obligaciones, también conocidas
como personas físicas y las colectivas que son las sociedades entes económicos, sean
personas o empresas, que el orden jurídico les asigna al igual que a las personas físicas
derechos y obligaciones, también conocidas como personas jurídicas. Entre las personas
jurídicas podemos encontrar Asociaciones, Sociedades Anónimas, Sociedades en Comandita,
Sociedades de Responsabilidad Limitada, Cooperativas, el Solidarismo, etc. No se debe olvidar
también la existencia de personas jurídicas imperfectas como las Sociedades de Hecho. La
distinción es fundamental, ya que existen diferentes modos de tratar su contabilidad, en
especialmente la parte patrimonial.
Las normas reguladoras por otro lado, nos permiten conocer el marco en que debemos llevar
a cabo la contabilidad y tratar cada una de las cuentas que se involucran en ella, Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) (NIC) o los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, (US GAAP) y las Normas de Contabilidad Financiera ( FAS ), así
como definir que parte del derecho privado y público nos afecta, más específicamente, que
parte de derecho comercial, administrativo, tributario, ambiental, laboral entre otros. Conocer
las reglas de juego permite adaptar la contabilidad, de manera tal que no violente el ejercicio
debido de esta. Unido a este marco regulatorio esta la escogencia del régimen tributario, en
algunos países se trabaja bajo distintos regímenes tributarios, por ejemplo en Latinoamérica
existe una diversidad de regímenes tributarios permitidos tales como, el Régimen General o
Normal, Régimen de Tributación Simplificada, Régimen de Promoción a Pymes, Regímenes
Especiales de industria, de agricultura, para entidades cooperativas o solidarias etc.
Con respecto al método contable aunque depende de las normas contables que apliquemos y
la legislación comercial y tributaria, es recomendable indicarlo. Por ejemplo en Costa Rica, el
artículo 55 del Reglamento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta indica que por regla general
se debe utilizar el método de devengado o acumulado, aunque deja la puerta abierta al empleo
del método de percibido o efectivo. Igualmente la El reglamento de la Ley Administración
Financiera de Costa Rica y Presupuestos Nacionales señala en su artículo 120 que por regla
se debe deben presentar los informes financieros por el método del devengo, aunque permite
el uso del método percibido en casos extremos. Por otra parte la NIC 1 Contenidas en las
NIIFs, establece que los estados financieros se presentan bajo la hipótesis del devengo con la
excepción del Estado de Flujo de Efectivo. De ahí el interés, de que el Plan de cuentas,
métodos, procedimientos, documentos e informes contables proporcione la base legal o
normativa para la escogencia del método.
Se debe además hacer hincapié sobre los otros principios como el periodo contable con el fin
de establecer las delimitaciones de la información financiera, el negocio en marcha, ya que
este se relaciona directamente con la forma en que se presentaran los Estados Financieros. El
periodo contable, la uniformidad con el fin de definir las formas de valuación y presentación de
partidas, así como la moneda a utilizar en la contabilidad etc.
Una de las cosas que se les olvida a los contadores, es el hecho que la contabilidad debe
presentar la información de manera razonable y que esta razonabilidad se afecta por la
inflación, de tal manera que es indispensable actualizar la información que presentan los
Estados Financieros. Como es sabido existen al menos tres métodos para actualizar la
información contable, a saber, Costo Histórico en base a cambio en el índice general de
Precios ( Método de Índices ), el de Costos corrientes o específicos a valores de reposición (
Método de actualización de costos específicos) y el mixto, no obstante existe normativa que se
debe respetar, así dentro de las normas de contabilidad, encontramos la FAS 89 y las NICs
15 y 29, la cual dicta pautas a seguir cuando los Estados Financieros se presentan en
economías hiperinflacionarias indicando que el método preferido es el índice de precios. De
igual forma, se presenta la disyuntiva de cómo tratar las operaciones en moneda extranjera, las
leyes tributarias de cada país ya establecen el tratamiento tributario respectivo sin embargo se
debe respetar también la Norma contable, en este caso las NIC 21 y las FAS 52.
Como parte final de esta introducción, se deben indicar los subsistemas que se relacionan con
este documento, para poder comunicar algún cambio futuro a las personas, o departamentos
respectivos. Por ejemplo Subsistemas de producción, de calidad, de inventarios, de nominas,
de compras, de ventas etc.
Siendo el Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables, una
especie de manual de usuario final, se hace necesario que cuente con toda la información
sobre la entidad para poder dimensionar los otros elementos del documento.
2. Codificación y cuadro de cuentas
Con la complejidad que traen implícitas, las empresas modernas, la implementación de
Tecnología Mecanizada y las Tecnologías de Información Computarizadas, hacen necesaria,
una forma de acceso rápida a una determinada cuenta, de tal forma que es mas fácil asociar o
recordar números, que nombres completos de clasificaciones y cuentas mas si estos son
largos, por ejemplo con el uso y el tiempo de trabajar códigos es más fácil saber que 1.1.1.1.9,
es Activo clasificado como corriente del rubro de efectivo, cuya cuenta es caja y la subcuenta
es caja chica administración. Por otra parte para las maquinas y tecnologías de información
computarizadas, les es más fácil entender códigos que palabras.
La codificación puede ser numérica o alfanumérica, y lo que pretende es agrupar las cuentas
según su naturaleza patrimonial, su naturaleza en el resultado o si son cuentas de orden,
memorando u otras, así patrimonialmente, las cuentas se clasifican en activos, pasivos, y
patrimonio, en los resultados se clasifican en ingresos y egresos, en el ámbito del orden en
ajustes y cierre. Se parte de lo general a lo particular, en el siguiente orden Titulo, Capitulo,
Rubro o Partida, Cuenta y Subcuenta. La codificación debe hacerse de modo que permita
introducir luego mas cuentas.
Titulo 1 Activo
Capitulo 1.1 Activo Corriente
Rubro 1.1.1. Efectivo
Cuenta 1.1.1.1 Bancos
Subcuenta 1.1.1.1.1 Cuenta en Colones Banco de Costa Rica
Titulo A Activo
Capitulo A.1 Activo Corriente
Rubro A.1.1. Efectivo
Cuenta A.1.1.1 Bancos
Subcuenta A.1.1.1.1 Cuenta en Colones Banco de Costa Rica
El cuadro de cuentas presenta todas y cada una de las cuentas que la empresa utilizo, utiliza o
utilizara según el conocimiento que se tiene del negocio.
3. Procedimientos Contables
1. El uso de las cuentas
Para que se utiliza la cuenta, que parte de una transacción se contabiliza utilizando
esta cuenta. La naturaleza contable de la cuenta, su clasificación etc. Por ejemplo:
1.1.1.1 Caja
Descripción y uso
Esta cuenta se clasifica como activo corriente, dentro de la partida de Efectivo, se
utiliza para trabajar fondos fijos de efectivo, que se le asignan a responsables de
administrar dichos fondos, el dinero se recibe de una cuenta de Banco, lo componen
las subcuentas de Fondo de tesorería diario, para la operación de cambio y Fondos de
caja chica para los gastos menores.
La cuenta aumenta al debe y disminuye al haber, su saldo natural esta en el debe.
Se debita, por cheque cuando se forma el fondo con dinero proveniente de algún banco
y cuando se aumenta el fondo o repone, se acredita por depósito bancario cuando se
cierra el fondo o se disminuye.
Subcuentas:
1.1.1.1.1 Fondo fijo de tesorería
1.1.1.1.2 Fondo fijo de caja chica administración
1.1.1.1.3 Fondo fijo de caja chica ventas
2. Procedimientos o normas de registro
Describe el procedimiento de registro, los asientos involucrados en los diferentes
momentos. Por ejemplo:
1.1.1.1.1 Fondo fijo de tesorería
Descripción: Esta cuenta se clasifica como activo corriente, dentro de la partida de
Efectivo, se utiliza con el fin de mantener un fondo de tesorería para iniciar la operación
diaria de las cajas, con el fin de tener disponible para los cambios se deben entregar.
Registro contable: La cuenta aumenta al debe y disminuye al haber, su saldo natural
esta en el debe.
Se debita, por cheque cuando se forma el fondo con dinero proveniente de algún banco
y cuando se aumenta el fondo o repone, se acredita por depósito bancario cuando se
cierra el fondo o se disminuye. El fondo se repone cuando se debe ajusta por un
faltante.
Asientos:
Para la apertura
Fondo fijo de tesoreria xxxxx
Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx
Para el aumento
Fondo fijo de tesoreria xxxxx
Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx
Para la disminución
Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx
Fondo fijo de tesoreria xxxxx
Por reposición
Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx
Fondo fijo de tesoreria xxxxx
Los faltantes de efectivo, se contabilizan creando una cuenta por cobrar a
empleados, contra el banco y cuenta que da origen al fondo fijo.
Los sobrantes, deben contabilizarse debitando una cuenta bancaria y acreditando una
ganancia no operativa.
Asientos para faltantes o sobrantes
El control interno son los procedimientos que se tienen con el fin de garantizar una
seguridad razonable para alcanzar los objetivos de la entidad y garantizar la calidad de
la información financiera, por medio de la salvaguarda de los activos, la eficiencia
operativa, el control contable y el cumplimiento de las políticas, normas y leyes. Dentro
del control interno se existen elementos, objetivos generales, objetivos específicos, y
principios, que constituyen la instrumentación necesaria para obtener un control básico
eficiente.
Los elementos son, el ambiente del control, la valoración de riesgos, las actividades y
controles específicos, los sistemas de información y comunicación, y la supervisión y
evaluación.
Los Objetivos generales básicos son, proteger activos, asegurar la calidad de los
registros contables, promover la eficiencia operativa, y estimular el cumplimiento de las
regulaciones.
Los objetivos específicos básicos son, verificar la existencia, la integridad, la exactitud,
la autorización, y la custodia.
Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx
Ganancia no operativa xxxxx
Cuentas por cobrar empleados xxxxx
Banco XXX Cuenta XXXX xxxxx
Entre los principios básicos se encuentran, promover la eficiencia, la eficacia y la
economía, la segregación de funciones, la dualidad humana en las transacciones, el
cargo y descargo, la fijación de responsabilidades, la independencia entre controles, y
la sinergia con respecto a toda la entidad.
Para establecer los controles internos, es necesario conocer que quiere la entidad, la
misión, la visión y clarificar los objetivos.
Un elemento muy importante en el control interno son las actividades y controles físicos
que se puedan tener.
Por ejemplo:
Control Interno
Se trabaja mediante un reglamento establecido para este tipo de fondos.
El fondo se abre mediante la entrega de este, al tesorero designado, por medio de la
formula 110 (ver anexo) y se libera de responsabilidad mediante formula 111 (ver
anexo)
Al iniciar la operación diaria el responsable del fondo (tesorero), deberá entregar parte
de este fondo a cada cajero, contra una hoja de arqueo (formula 120, ver anexo) que
deberán firmar ambos.
Si durante el día, el cajero necesita aprovisionarse de mas disponible deberá, solicitar
más dinero mediante la boleta de solicitud de disponible para caja (formula 122, ver
anexo)
Al finalizar el día de operación el cajero hará su liquidación de caja contra
comprobantes, y llenara una hoja de arqueo (formula 121 ver anexo), con de devolver
el dinero entregado por el tesorero durante el día, esta hoja será firmada por ambos
cajero y tesorero. Esta fórmula será anidada a la formula 120y 122
Si al proceder con el punto anterior se determina un faltante del fondo, el tesorero
deberá llenar la boleta de reposición de fondo (formula 123, ver anexo) pasándola a
contabilidad y pasara a contabilidad la respectiva orden de cobro (formula 124, ver
anexo) en contabilidad se afectara la cuenta1.1.2.10.x. Si por el contario se detecta
un sobrante se deberá llenar la boleta de disminución de fondo (formula 127, ver
anexo). En contabilidad se dará la orden de depósito a la cuenta bancaria que género
el fondo
La auditoría interna deber efectuar arqueos del fondo fijo de tesorería, de manera
continua, y a cualquier hora del día, sin previo aviso, utilizando para ello la hoja de
arqueo (formula 125, ver anexo) y considerando las hojas de arqueo (formula 120 y
122) que tenga en su poder. Si al realizar el arqueo se detectara un faltante, deberá
indicar al administrador de fondo el tesorero que confeccione la boleta de reposición
de fondo fórmula 123, pasándola a contabilidad e inmediatamente deberá
confeccionar la respectiva orden de cobro (formula 126, ver anexo), contabilidad
aplicara esta orden a la cuenta 1.1.2.10.y, si por el contario se detecta un sobrante se
deberá llenar la boleta de disminución de fondo (formula 127, ver anexo). En
contabilidad se dará la orden de depósito a la cuenta bancaria que género el fondo. El
arqueo será tanto para el fondo en caja fuerte como para la parte entregada a los
cajeros.
El dinero se guarda en una caja fuerte, cuya llave de apertura solo la conoce el
Contador en jefe y el tesorero, para ingresar al recinto de la caja fuerte se deben abrir
dos cerraduras de alta seguridad, cuyas llaves las tienen una el contador en jefe y la
otra el tesorero, en caso de inasistencia de alguno de ellos el ausente deberá dejar su
llave en manos del sub contador.
Las órdenes de reposición o disminución de fondo, serán ejecutadas por contabilidad
y el tesorero deberá depositar en caja el dinero correspondiente.
Dentro de la valoración se debe resaltar la importancia de explicar el método de
valoración de una partida, cuenta o subcuenta. La unidad monetario utilizada, la
unidad de medida utilizada, la forma como se trabaja el efecto inflacionario etc.
El fondo es una partida monetaria, expresadas en colones de costarricenses, por lo
que se ve afectada por el efecto inflacionario por lo que su valor debe ser actualizado,
por tanto será reexpresado siguiendo las políticas para tal efecto. Se valora a precios
históricos, se debe actualizar al cierre contable, mediante el método de índices
4. Soportes contables y Documentos contables internos
Todos los modelos mencionados deben incluirse en el manual con el fin de que sean
utilizados y confeccionados de forma correcta. Los documentos y soportes, deben
servir para demostrar de manera fehaciente una transacción o una situación, por lo
anterior deben ser idóneos y útiles, para cada uno de sus usuarios, por lo que en el
momento de su confección, debe analizarse, quien y como lo utilizara. Así se
asegurara que contenga la información o características que necesite cada una de las
partes que lo utilizara. Aunado a lo anterior es de suma relevancia informarse sobre la
legislación vigente ya que mucha legislación comercial o tributaria establece
elementos básicos de ciertos soportes y documentos cosntables.No queda demás,
que con cada documento o soporte creado, se agregue una explicación de cómo se
utiliza, de quien son los originales y copias.
5. Responsables
Este apartado se dedica exclusivamente a asignar responsabilidades, estas
responsabilidades van desde el propietario asignado de la cuenta, así como el
responsable del registro contable (apertura, mantenimiento, y cierre).
El tesorero es el responsable único del fondo, cada cajero será responsable por la
cantidad que el tesorero asigne diariamente. Mediante la fórmula 120 y 122 y se
liberara de dicha responsabilidad mediante la fórmula 121, los registros contables se
harán en el departamento de contabilidad y será responsable el contador general.
6. Catalogo de informes financieros
Este catalogo incluye los formatos de informes contables que se utilizaran, por lo tanto
antes de confeccionar un formato, es necesario conocer quien requiere y para que, el
informe, con el fin incluir los renglones necesarios. De igual estos informes deben
guardar relación con los principios antes mencionados, y las normas de contabilidad o
regulaciones especiales que afecten a la entidad y la presentación de su información
financiera o gerencial. En este apartado se deben incluir todos los informes financieros,
de gestión , gerenciales y otros que se consideren necesarios.
Para finalizar es recomendable que el documento que se confeccione sea fácil de
utilizar y flexible en tanto, lo podamos actualizar en el momento que sea necesario y
darle mantenimiento de manera constante.

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  • 1. El Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables Por: Lic. Guillermo Alfonso Ly Jiménez Que hacemos cuando compramos un nuevo televisor, un teléfono móvil o cualquier otro aparato o maquina, bueno la respuesta es sencilla, nos informamos de su operación, configuración y uso, mediante el manual de usuario que se entrega con el bien adquirido. Lo mismo pasa con la contabilidad y cualquier otro sistema que pretendamos utilizar, siempre deberá existir un manual de usuario. En la contabilidad, el hoy día, denominado Plan General de Cuentas, pretende estandarizar el uso denominativo y de procedimiento de las cuentas contables, dentro de un país o un sector, el otrora designado dentro de las entidades, como el catalogo de cuentas o manual descriptivo de cuentas, representa una herramienta del sistema contable, un documento de suma importancia, cuando la empresa ha alcanzado una cierta complejidad, y se hace difícil manejar de manera efectiva, la cantidad de transacciones y cuentas involucradas, que se producen a partir de tan diversos hechos contables o legales que afectan a la entidad. Dicha complejidad hace que tengamos que agrupar y homogenizar la forma en que se denominan hechos y los elementos que se presentan en estos y que son de similar naturaleza. Los elementos presentes en el hecho económico o legal, en definitiva se traducirán en cuentas, la homogenización posterior de estas se realiza codificándolas, indicando su uso, su registro contable, sus controles internos, los documentos y soportes que involucran, y hasta sus responsables. El presente documento presenta un enfoque más didáctico de lo que denomino, “El Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables”. Un buen Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables, debería contener como mínimo las siguientes secciones. 1. Introducción o marco conceptual • Una breve reseña de la entidad o Misión y Visión de la entidad o Indicar su actividad ( tipo y tamaño ) o Su estructura y organización • Naturaleza Jurídica o individual • Indicación de las Regulaciones que la afecten o Normas y principios contables nacionales e internacionales o Legislación nacional e internacional o Políticas internas • Indicación del Régimen Tributario • Indicación de los principios aplicados o Método contable que se utiliza o Principio del negocio en marcha o Periodo contable o Principios de generales aplicados a la información o Uniformidad
  • 2. o Relevancia • Indicación de la forma en que se debe actualizar la información financiera • Indicaciones de cómo tratar las valuaciones y conversiones de moneda extranjera • Subsistemas que interactúan con el sistema contablemente 2. Listado codificado de cuentas (cuadro de cuentas codificado ) 3. Procedimientos contables • Uso de las cuentas • Procedimientos o normas de registro y valoración contable • Procedimientos o normas de control interno 4. Soportes contables y documentos contables internos 5. Responsabilidades 6. Catalogo de informes financieros y otros 1. Introducción o marco conceptual En este apartado se debe considerar los aspectos relevantes de la entidad como el tipo y tamaño de la actividad que opera (Producción, Servicio, Comercial, Agrícola) ya que debido a estas características el documento varia en su contenido y complejidad. Por ejemplo una empresa dedicada a la producción, o agricultura, genera más complejidad que una comercial, pero dependiendo del tamaño la empresa comercial puede volverse más compleja. La generación de complejidad implica que se realizan un número muy elevado de hechos contables y legales, que potencialmente son de importancia contable al transformarse en transacciones. El tamaño de la entidad se hace necesario considerarlo ya que podemos estar ante una microempresa, una pequeña empresa, una pymes, o una gran empresa. Cada una de ellas tiene una forma diferente de tratarse contablemente, por ejemplo el método contable que pueda ser utilizado. La forma en que se estructura la entidad es también de suma importancia, ya que de esta estructura nacen los subsistemas que interactúan con la contabilidad. La forma jurídica, que adopte una entidad puede estar relacionada con un aspecto fiscal o motivada en la salvaguarda de patrimonios. Existen dos tipos primordiales de personas jurídicas, las individuales que son los sujetos con derechos y obligaciones, también conocidas como personas físicas y las colectivas que son las sociedades entes económicos, sean personas o empresas, que el orden jurídico les asigna al igual que a las personas físicas derechos y obligaciones, también conocidas como personas jurídicas. Entre las personas jurídicas podemos encontrar Asociaciones, Sociedades Anónimas, Sociedades en Comandita, Sociedades de Responsabilidad Limitada, Cooperativas, el Solidarismo, etc. No se debe olvidar también la existencia de personas jurídicas imperfectas como las Sociedades de Hecho. La distinción es fundamental, ya que existen diferentes modos de tratar su contabilidad, en especialmente la parte patrimonial. Las normas reguladoras por otro lado, nos permiten conocer el marco en que debemos llevar a cabo la contabilidad y tratar cada una de las cuentas que se involucran en ella, Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) (NIC) o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, (US GAAP) y las Normas de Contabilidad Financiera ( FAS ), así
  • 3. como definir que parte del derecho privado y público nos afecta, más específicamente, que parte de derecho comercial, administrativo, tributario, ambiental, laboral entre otros. Conocer las reglas de juego permite adaptar la contabilidad, de manera tal que no violente el ejercicio debido de esta. Unido a este marco regulatorio esta la escogencia del régimen tributario, en algunos países se trabaja bajo distintos regímenes tributarios, por ejemplo en Latinoamérica existe una diversidad de regímenes tributarios permitidos tales como, el Régimen General o Normal, Régimen de Tributación Simplificada, Régimen de Promoción a Pymes, Regímenes Especiales de industria, de agricultura, para entidades cooperativas o solidarias etc. Con respecto al método contable aunque depende de las normas contables que apliquemos y la legislación comercial y tributaria, es recomendable indicarlo. Por ejemplo en Costa Rica, el artículo 55 del Reglamento a la Ley del Impuesto Sobre la Renta indica que por regla general se debe utilizar el método de devengado o acumulado, aunque deja la puerta abierta al empleo del método de percibido o efectivo. Igualmente la El reglamento de la Ley Administración Financiera de Costa Rica y Presupuestos Nacionales señala en su artículo 120 que por regla se debe deben presentar los informes financieros por el método del devengo, aunque permite el uso del método percibido en casos extremos. Por otra parte la NIC 1 Contenidas en las NIIFs, establece que los estados financieros se presentan bajo la hipótesis del devengo con la excepción del Estado de Flujo de Efectivo. De ahí el interés, de que el Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables proporcione la base legal o normativa para la escogencia del método. Se debe además hacer hincapié sobre los otros principios como el periodo contable con el fin de establecer las delimitaciones de la información financiera, el negocio en marcha, ya que este se relaciona directamente con la forma en que se presentaran los Estados Financieros. El periodo contable, la uniformidad con el fin de definir las formas de valuación y presentación de partidas, así como la moneda a utilizar en la contabilidad etc. Una de las cosas que se les olvida a los contadores, es el hecho que la contabilidad debe presentar la información de manera razonable y que esta razonabilidad se afecta por la inflación, de tal manera que es indispensable actualizar la información que presentan los Estados Financieros. Como es sabido existen al menos tres métodos para actualizar la información contable, a saber, Costo Histórico en base a cambio en el índice general de Precios ( Método de Índices ), el de Costos corrientes o específicos a valores de reposición ( Método de actualización de costos específicos) y el mixto, no obstante existe normativa que se debe respetar, así dentro de las normas de contabilidad, encontramos la FAS 89 y las NICs 15 y 29, la cual dicta pautas a seguir cuando los Estados Financieros se presentan en economías hiperinflacionarias indicando que el método preferido es el índice de precios. De igual forma, se presenta la disyuntiva de cómo tratar las operaciones en moneda extranjera, las leyes tributarias de cada país ya establecen el tratamiento tributario respectivo sin embargo se debe respetar también la Norma contable, en este caso las NIC 21 y las FAS 52. Como parte final de esta introducción, se deben indicar los subsistemas que se relacionan con este documento, para poder comunicar algún cambio futuro a las personas, o departamentos respectivos. Por ejemplo Subsistemas de producción, de calidad, de inventarios, de nominas, de compras, de ventas etc. Siendo el Plan de cuentas, métodos, procedimientos, documentos e informes contables, una especie de manual de usuario final, se hace necesario que cuente con toda la información sobre la entidad para poder dimensionar los otros elementos del documento. 2. Codificación y cuadro de cuentas
  • 4. Con la complejidad que traen implícitas, las empresas modernas, la implementación de Tecnología Mecanizada y las Tecnologías de Información Computarizadas, hacen necesaria, una forma de acceso rápida a una determinada cuenta, de tal forma que es mas fácil asociar o recordar números, que nombres completos de clasificaciones y cuentas mas si estos son largos, por ejemplo con el uso y el tiempo de trabajar códigos es más fácil saber que 1.1.1.1.9, es Activo clasificado como corriente del rubro de efectivo, cuya cuenta es caja y la subcuenta es caja chica administración. Por otra parte para las maquinas y tecnologías de información computarizadas, les es más fácil entender códigos que palabras. La codificación puede ser numérica o alfanumérica, y lo que pretende es agrupar las cuentas según su naturaleza patrimonial, su naturaleza en el resultado o si son cuentas de orden, memorando u otras, así patrimonialmente, las cuentas se clasifican en activos, pasivos, y patrimonio, en los resultados se clasifican en ingresos y egresos, en el ámbito del orden en ajustes y cierre. Se parte de lo general a lo particular, en el siguiente orden Titulo, Capitulo, Rubro o Partida, Cuenta y Subcuenta. La codificación debe hacerse de modo que permita introducir luego mas cuentas. Titulo 1 Activo Capitulo 1.1 Activo Corriente Rubro 1.1.1. Efectivo Cuenta 1.1.1.1 Bancos Subcuenta 1.1.1.1.1 Cuenta en Colones Banco de Costa Rica Titulo A Activo Capitulo A.1 Activo Corriente Rubro A.1.1. Efectivo Cuenta A.1.1.1 Bancos Subcuenta A.1.1.1.1 Cuenta en Colones Banco de Costa Rica El cuadro de cuentas presenta todas y cada una de las cuentas que la empresa utilizo, utiliza o utilizara según el conocimiento que se tiene del negocio. 3. Procedimientos Contables 1. El uso de las cuentas Para que se utiliza la cuenta, que parte de una transacción se contabiliza utilizando esta cuenta. La naturaleza contable de la cuenta, su clasificación etc. Por ejemplo: 1.1.1.1 Caja Descripción y uso Esta cuenta se clasifica como activo corriente, dentro de la partida de Efectivo, se utiliza para trabajar fondos fijos de efectivo, que se le asignan a responsables de administrar dichos fondos, el dinero se recibe de una cuenta de Banco, lo componen las subcuentas de Fondo de tesorería diario, para la operación de cambio y Fondos de caja chica para los gastos menores. La cuenta aumenta al debe y disminuye al haber, su saldo natural esta en el debe.
  • 5. Se debita, por cheque cuando se forma el fondo con dinero proveniente de algún banco y cuando se aumenta el fondo o repone, se acredita por depósito bancario cuando se cierra el fondo o se disminuye. Subcuentas: 1.1.1.1.1 Fondo fijo de tesorería 1.1.1.1.2 Fondo fijo de caja chica administración 1.1.1.1.3 Fondo fijo de caja chica ventas 2. Procedimientos o normas de registro Describe el procedimiento de registro, los asientos involucrados en los diferentes momentos. Por ejemplo: 1.1.1.1.1 Fondo fijo de tesorería Descripción: Esta cuenta se clasifica como activo corriente, dentro de la partida de Efectivo, se utiliza con el fin de mantener un fondo de tesorería para iniciar la operación diaria de las cajas, con el fin de tener disponible para los cambios se deben entregar. Registro contable: La cuenta aumenta al debe y disminuye al haber, su saldo natural esta en el debe. Se debita, por cheque cuando se forma el fondo con dinero proveniente de algún banco y cuando se aumenta el fondo o repone, se acredita por depósito bancario cuando se cierra el fondo o se disminuye. El fondo se repone cuando se debe ajusta por un faltante. Asientos: Para la apertura Fondo fijo de tesoreria xxxxx Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx Para el aumento Fondo fijo de tesoreria xxxxx Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx Para la disminución Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx Fondo fijo de tesoreria xxxxx
  • 6. Por reposición Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx Fondo fijo de tesoreria xxxxx Los faltantes de efectivo, se contabilizan creando una cuenta por cobrar a empleados, contra el banco y cuenta que da origen al fondo fijo. Los sobrantes, deben contabilizarse debitando una cuenta bancaria y acreditando una ganancia no operativa. Asientos para faltantes o sobrantes El control interno son los procedimientos que se tienen con el fin de garantizar una seguridad razonable para alcanzar los objetivos de la entidad y garantizar la calidad de la información financiera, por medio de la salvaguarda de los activos, la eficiencia operativa, el control contable y el cumplimiento de las políticas, normas y leyes. Dentro del control interno se existen elementos, objetivos generales, objetivos específicos, y principios, que constituyen la instrumentación necesaria para obtener un control básico eficiente. Los elementos son, el ambiente del control, la valoración de riesgos, las actividades y controles específicos, los sistemas de información y comunicación, y la supervisión y evaluación. Los Objetivos generales básicos son, proteger activos, asegurar la calidad de los registros contables, promover la eficiencia operativa, y estimular el cumplimiento de las regulaciones. Los objetivos específicos básicos son, verificar la existencia, la integridad, la exactitud, la autorización, y la custodia. Banco XXX Cuenta XXXXXX xxxxx Ganancia no operativa xxxxx Cuentas por cobrar empleados xxxxx Banco XXX Cuenta XXXX xxxxx
  • 7. Entre los principios básicos se encuentran, promover la eficiencia, la eficacia y la economía, la segregación de funciones, la dualidad humana en las transacciones, el cargo y descargo, la fijación de responsabilidades, la independencia entre controles, y la sinergia con respecto a toda la entidad. Para establecer los controles internos, es necesario conocer que quiere la entidad, la misión, la visión y clarificar los objetivos. Un elemento muy importante en el control interno son las actividades y controles físicos que se puedan tener. Por ejemplo: Control Interno Se trabaja mediante un reglamento establecido para este tipo de fondos. El fondo se abre mediante la entrega de este, al tesorero designado, por medio de la formula 110 (ver anexo) y se libera de responsabilidad mediante formula 111 (ver anexo) Al iniciar la operación diaria el responsable del fondo (tesorero), deberá entregar parte de este fondo a cada cajero, contra una hoja de arqueo (formula 120, ver anexo) que deberán firmar ambos. Si durante el día, el cajero necesita aprovisionarse de mas disponible deberá, solicitar más dinero mediante la boleta de solicitud de disponible para caja (formula 122, ver anexo) Al finalizar el día de operación el cajero hará su liquidación de caja contra comprobantes, y llenara una hoja de arqueo (formula 121 ver anexo), con de devolver el dinero entregado por el tesorero durante el día, esta hoja será firmada por ambos cajero y tesorero. Esta fórmula será anidada a la formula 120y 122 Si al proceder con el punto anterior se determina un faltante del fondo, el tesorero deberá llenar la boleta de reposición de fondo (formula 123, ver anexo) pasándola a contabilidad y pasara a contabilidad la respectiva orden de cobro (formula 124, ver anexo) en contabilidad se afectara la cuenta1.1.2.10.x. Si por el contario se detecta un sobrante se deberá llenar la boleta de disminución de fondo (formula 127, ver anexo). En contabilidad se dará la orden de depósito a la cuenta bancaria que género el fondo La auditoría interna deber efectuar arqueos del fondo fijo de tesorería, de manera continua, y a cualquier hora del día, sin previo aviso, utilizando para ello la hoja de arqueo (formula 125, ver anexo) y considerando las hojas de arqueo (formula 120 y 122) que tenga en su poder. Si al realizar el arqueo se detectara un faltante, deberá indicar al administrador de fondo el tesorero que confeccione la boleta de reposición de fondo fórmula 123, pasándola a contabilidad e inmediatamente deberá confeccionar la respectiva orden de cobro (formula 126, ver anexo), contabilidad aplicara esta orden a la cuenta 1.1.2.10.y, si por el contario se detecta un sobrante se deberá llenar la boleta de disminución de fondo (formula 127, ver anexo). En contabilidad se dará la orden de depósito a la cuenta bancaria que género el fondo. El
  • 8. arqueo será tanto para el fondo en caja fuerte como para la parte entregada a los cajeros. El dinero se guarda en una caja fuerte, cuya llave de apertura solo la conoce el Contador en jefe y el tesorero, para ingresar al recinto de la caja fuerte se deben abrir dos cerraduras de alta seguridad, cuyas llaves las tienen una el contador en jefe y la otra el tesorero, en caso de inasistencia de alguno de ellos el ausente deberá dejar su llave en manos del sub contador. Las órdenes de reposición o disminución de fondo, serán ejecutadas por contabilidad y el tesorero deberá depositar en caja el dinero correspondiente. Dentro de la valoración se debe resaltar la importancia de explicar el método de valoración de una partida, cuenta o subcuenta. La unidad monetario utilizada, la unidad de medida utilizada, la forma como se trabaja el efecto inflacionario etc. El fondo es una partida monetaria, expresadas en colones de costarricenses, por lo que se ve afectada por el efecto inflacionario por lo que su valor debe ser actualizado, por tanto será reexpresado siguiendo las políticas para tal efecto. Se valora a precios históricos, se debe actualizar al cierre contable, mediante el método de índices 4. Soportes contables y Documentos contables internos Todos los modelos mencionados deben incluirse en el manual con el fin de que sean utilizados y confeccionados de forma correcta. Los documentos y soportes, deben servir para demostrar de manera fehaciente una transacción o una situación, por lo anterior deben ser idóneos y útiles, para cada uno de sus usuarios, por lo que en el momento de su confección, debe analizarse, quien y como lo utilizara. Así se asegurara que contenga la información o características que necesite cada una de las partes que lo utilizara. Aunado a lo anterior es de suma relevancia informarse sobre la legislación vigente ya que mucha legislación comercial o tributaria establece elementos básicos de ciertos soportes y documentos cosntables.No queda demás, que con cada documento o soporte creado, se agregue una explicación de cómo se utiliza, de quien son los originales y copias. 5. Responsables Este apartado se dedica exclusivamente a asignar responsabilidades, estas responsabilidades van desde el propietario asignado de la cuenta, así como el responsable del registro contable (apertura, mantenimiento, y cierre). El tesorero es el responsable único del fondo, cada cajero será responsable por la cantidad que el tesorero asigne diariamente. Mediante la fórmula 120 y 122 y se liberara de dicha responsabilidad mediante la fórmula 121, los registros contables se harán en el departamento de contabilidad y será responsable el contador general. 6. Catalogo de informes financieros Este catalogo incluye los formatos de informes contables que se utilizaran, por lo tanto antes de confeccionar un formato, es necesario conocer quien requiere y para que, el informe, con el fin incluir los renglones necesarios. De igual estos informes deben guardar relación con los principios antes mencionados, y las normas de contabilidad o
  • 9. regulaciones especiales que afecten a la entidad y la presentación de su información financiera o gerencial. En este apartado se deben incluir todos los informes financieros, de gestión , gerenciales y otros que se consideren necesarios. Para finalizar es recomendable que el documento que se confeccione sea fácil de utilizar y flexible en tanto, lo podamos actualizar en el momento que sea necesario y darle mantenimiento de manera constante.