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ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ACCIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO . (PAA) Quinta parte.  Síntesis elaborada por  Msc. Lilly Soto Vásquez  Tomado  del texto:  EL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL COMO HERRAMIENTA DE TRANSFORMACION DE LA VIDA ESCOLAR. GUÍA METODOLÓGICA PARA LOS CENTROS EDUCATIVOS.  Autores:  Sonia Lavín, Silvia del Solar,Andrés Padilla. Santiago, octubre de 1999
EL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL, como se ha visto en los recientes capítulos, constituye el documento matriz que fija las grandes líneas de acción de la institución escolar.
Sin embargo, para darle vida, es necesario que anualmente, la comunidad escolar deduzca de él el Plan Anual de Acción que le permitirá gestionar en el corto plazo, y hacer viable los propósitos planteados en su Proyecto Educativo. Normalmente, las unidades educativas elaboran, al iniciar el año escolar un instrumento de planificación al que llaman “Plan Anual Operativo”.
Más allá del cambio de nombre, la diferencia radica en que el Plan anual de Acción, por el hecho de que se deriva del Proyecto Educativo Institucional, tiene un “norte” que es lo que explícitamente hemos manifestado que queremos llegar a ser, como docentes y como institución.
Sin embargo, no bastará con que enumeremos una multiplicidad de actividades, si estas no están conectadas entre sí, por un sentido, por un objetivo común y determinada estrategia. Es por ello que se sugiere que, a partir de cada uno de los Programas de Acción, se desagreguen los Proyectos Específicos, a través de los cuales, se logrará el objetivo estratégico que se pretende.
El PLAN ANUAL DE ACCIÓN (PAA) es la concreción de nuestro Proyecto - Escuela, en el corto plazo. En otras palabras, y como su nombre lo indica, es el conjunto de actividades que nosotros nos proponemos realizar a lo largo del año escolar, para mantener la dirección estratégica de nuestra institución escolar.
5.1 Fases Para La Elaboración Del Plan Anual De Acción
Teniendo en consideración que el PAA surge del Proyecto Educativo Institucional, se desarrollarán  las siguientes fases: a) Fundamentación; b)Bosquejo de los Programas de Acción y sus respectivos Proyectos Específicos;  c) Diseño de los Proyectos Específicos;  d) Elaboración de la Carta Gantt.
 Fundamentación : Ella contendrá una síntesis de los principales elementos del diagnóstico de fortalezas y debilidades, o de nudos y nodos de gestión, así como los principales elementos que dan sentido a las acciones del establecimiento y que están presentes en el PEI:  la Visión y Misión  los Objetivos Generales  los Objetivos Estratégicos
 Bosquejo de los Programas de Acción y determinación de sus respectivos Proyectos Específicos
En este apartado se elaborará un bosquejo de los Programas de Acción, donde se enumerarán los Proyectos Específicos a realizar.  Por ejemplo:  Programa de Acción N1: Mejoramiento de la calidad de los aprendizajes, bajo el cual se agruparán los Proyectos que estén enfocados a la metodología y manejo de los contenidos;
 Programa de Acción N2: Perfeccionamiento Docente, donde se ubicarán, por ejemplo, los Talleres de Profesores;  Programa de Acción N3: Mejoramiento de la convivencia escolar, donde se pueden incluir Proyectos Específicos para la convivencia entre docentes, otro entre los alumnos y los docentes;
 Programa de Acción N4 : Programa de mejoramiento de las relaciones con la comunidad, donde se podrán incluir iniciativas tales como talleres con la participación de personas de las organizaciones sociales, o el desarrollo de actividades en que participen instituciones o empresas (Bancos, comercio, oficinas municipales, consultorios, etc.); entre muchas otras.
 Diseño de los Proyectos Específicos
Cada uno de los PROGRAMAS DE ACCIÓN del PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL estará conformado por cierto número de PROYECTOS ESPECÍFICOS.
Los PROYECTOS ESPECÍFICOS constituyen la forma en la cual se concretan, en el corto plazo, los propósitos de los Programas de Acción, para cumplir con las finalidades de la institución.
Más adelante se incluye una "Ficha de Proyecto Específico" donde se determina:  ¿qué se realizará?  ¿por qué?  ¿cuándo?  ¿cómo?  ¿con qué recursos?  ¿quiénes realizarán las actividades previstas?  ¿en qué plazos?  ¿cómo se evaluarán el proceso y sus logros?
Es importante hacer notar que en estas Fichas se deberán vaciar, tanto los nuevos Proyectos Específicos que el establecimiento se propone realizar, como cada uno de los actuales proyectos que se desarrollan en la escuela.
Sólo de esta manera se garantiza que los proyectos actualmente en curso, se articulen dentro de los distintos Programas de Acción y sea posible compatibilizar tiempos y recursos con los otros Proyectos emergentes.
Cada Proyecto específico se puede desglosar en los siguientes aspectos:  Descripción general de cada uno de ellos, incluyendo los que existen (cabe aquí incorporar, como proyectos específicos, todos aquellos que han sido introducidos en el proceso de la Reforma, tales como Enlaces, los Talleres de Aprendizaje, algún Proyecto de Mejoramiento Educativo (PME), si lo hubiere, entre otros), así como los nuevos que se proponen de acuerdo a los nudos y nodos detectados en el paso anterior.
 Objetivos específicos y metas que se pretende lograr al finalizar cada proyecto específico.
 Actividades que se prevé realizar, para cada uno de los Proyectos Específicos, en los distintos momentos del año, para lograr las metas previstas.
 Recursos que va a requerir cada Proyecto Específico.
 Tiempos en el que se va realizar cada actividad de cada Proyecto Específico.  Responsables de cada uno de los Proyectos especificados.
Como se puede observar, el elemento central de un Plan Anual de Acción es el desglose de los Proyectos Específicos, porque estos son la instancia en que se concretan las acciones que hacen posible el logro de los objetivos de la escuela.
NOTAS ANEXAS
1. PRESUPUESTO : El presupuesto se presentará en 3 ítemes presupuestarios: Personal se deberá estipular  Nº de horas semanales requeridas  Monto unitario mensual de las horas requeridas. En la columna “Total Gastos Operacionales”, se deberá multiplicar el nº de horas por el monto unitario, para obtener el total.
Presupuesto…2  Gastos, se estipularán los gastos de:  Insumos (papelería, libros, fotocopias, etc.)  Transporte (pasajes)  Viáticos (alimentación etc.) Bienes de Capital, se indicará el número de aulas, instalaciones, mobiliario (mesas, sillas, pizarrones, estantería, computadores, fotocopiadora, máquinas de escribir, etc.) Requeridos. No se indicará el monto de este rubro, ya que tiene que ser costeado por las instancias administrativas correspondientes.
2. FUENTES SUGERIDAS DE FINANCIAMIENTO: Se trata de señalar, en forma indicativa, aproximadamente qué porcentaje del presupuesto solicitado podría provenir de cada fuente: Municipal, MINEDUC y otra. En este último caso, en el renglón de “Especificar”, se deberá indicar la fuente sugerida, por ejemplo: Empresas, Fundaciones, Centro de Padres, etc.
3. CRONOGRAMA: En el cronograma, se deberá marcar con una X en la/s semana/s del mes en que se realizará la actividad.  Por ejemplo, si la actividad se realizará en la segunda semana de marzo, se indicara con una X en la columna indicada con el Nº2, en el mes de marzo. Si se realizará a lo largo de las cuatro semanas del mes, se marcarán las cuatro columnas.
4. FORMAS DE SEGUIMIENTO: Se deberá señalar a través de qué mecanismos se pretende verificar el cumplimiento de las actividades del Proyecto y la retroalimentación con respecto al proceso y sus resultados.
5.2 Elaboración De La Carta Gantt Una vez definidas las actividades, deberá realizarse un análisis del tiempo que requerirá su desarrollo y su secuencia, teniendo en consideración el número de personas que estarán encargadas de realizarlas.
Esta información se volcará en una Carta Gantt (que recogerá los cronogramas de los Proyectos Específicos)donde se asentará el flujo de actividades y sus tiempos a lo largo del año escolar. La Carta Gantt es un instrumento de planificación que recogerá cada uno de los Proyectos Específicos, con sus respectivas actividades, y señalará el momento del año en que se desarrollará cada una de dichas actividades.
A continuación se incluye una matriz tipo, que servirá de guía para su elaboración. Dado que existirán múltiples actores involucrados en la realización de cada una de las actividades, se sugiere señalar en un anexo, los responsables de cada uno de los Proyectos Específicos, con sus respectivos subequipos de trabajo.
La gradual incorporación de todos los establecimientos al régimen de Jornada Escolar Completa constituye una oportunidad sin precedente, de repensar la distribución del tiempo escolar, y permitir que la escuela se involucre en una gama de acciones que la vinculen con diversos ámbitos que enriquecen la labor educativa.
5.3. Seguimiento Y Evaluación En La Acción En un proceso de planificación estratégica - situacional, a diferencia de un proceso de planificación normativa, es el constante monitoreo de las acciones - en permanente contrastación con los objetivos estratégicos de la institución - lo que va a dar la pauta de la necesidad de efectuar ajustes y cambios, ya sea en el ritmo, o en el carácter de las actividades que se realicen.
De acuerdo a la secuencia de las actividades, se deberán establecer instancias de seguimiento en las cuales el o los responsables den cuenta del curso de las actividades realizadas, a partir de preguntas tales como:  ¿Se realizaron las actividades previstas en los tiempos previstos?  Si no se realizaron: ¿cuáles fueron las razones?  ¿Quiénes participaron?
 ¿De qué recursos efectivamente se dispusieron?  ¿Qué obstáculos se encontraron y cómo se lograron sortear?
 ¿Se realizó con éxito la actividad, qué efectos se lograron, quiénes y cómo participaron?  ¿Se orientan los Proyectos Específicos en la dirección del logro de los objetivos del PEI?  ¿Qué modificaciones habría que introducir?
Este proceso de monitoreo no sólo debe basarse en la opinión de los responsables, sino que deberá existir - por parte de los directivos - instancias de observación y de sondeo de opinión de los otros miembros de la comunidad educativa a fin de orientar o reorientar los Proyectos Específicos previstos en el Plan Anual de Acción.
Esta acción de monitoreo y seguimiento permite contar con elementos para una evaluación del proceso a través del cual se ha desarrollado el PAA. (Plan de Acción Anual)  Al finalizar el año, corresponderá realizar una evaluación de conjunto, mediante el diseño de un instrumento a partir de los objetivos previstos y en la perspectiva del Proyecto Educativo Institucional.
Este será el momento de preguntarnos:  ¿Sobre qué bases se asienta nuestro Plan Anual de Acción?  ¿Está en concordancia con lo que nos hemos planteado como nuestro proyecto a futuro?  ¿Existe una concepción de gestión escolar como elemento articulador de los distintos proyectos? ¿En qué se manifiesta?
 ¿Existe una secuencia lógica entre lo que nos planteamos como objetivos estratégicos y las acciones que nos proponemos?  ¿Hemos cubierto todos los ámbitos reales y posibles del desarrollo de nuestra escuela?  ¿Hemos introducido indicadores, instrumentos o medios que nos permitan evaluar nuestro Plan?

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  • 2. EL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL, como se ha visto en los recientes capítulos, constituye el documento matriz que fija las grandes líneas de acción de la institución escolar.
  • 3. Sin embargo, para darle vida, es necesario que anualmente, la comunidad escolar deduzca de él el Plan Anual de Acción que le permitirá gestionar en el corto plazo, y hacer viable los propósitos planteados en su Proyecto Educativo. Normalmente, las unidades educativas elaboran, al iniciar el año escolar un instrumento de planificación al que llaman “Plan Anual Operativo”.
  • 4. Más allá del cambio de nombre, la diferencia radica en que el Plan anual de Acción, por el hecho de que se deriva del Proyecto Educativo Institucional, tiene un “norte” que es lo que explícitamente hemos manifestado que queremos llegar a ser, como docentes y como institución.
  • 5. Sin embargo, no bastará con que enumeremos una multiplicidad de actividades, si estas no están conectadas entre sí, por un sentido, por un objetivo común y determinada estrategia. Es por ello que se sugiere que, a partir de cada uno de los Programas de Acción, se desagreguen los Proyectos Específicos, a través de los cuales, se logrará el objetivo estratégico que se pretende.
  • 6. El PLAN ANUAL DE ACCIÓN (PAA) es la concreción de nuestro Proyecto - Escuela, en el corto plazo. En otras palabras, y como su nombre lo indica, es el conjunto de actividades que nosotros nos proponemos realizar a lo largo del año escolar, para mantener la dirección estratégica de nuestra institución escolar.
  • 7. 5.1 Fases Para La Elaboración Del Plan Anual De Acción
  • 8. Teniendo en consideración que el PAA surge del Proyecto Educativo Institucional, se desarrollarán las siguientes fases: a) Fundamentación; b)Bosquejo de los Programas de Acción y sus respectivos Proyectos Específicos; c) Diseño de los Proyectos Específicos; d) Elaboración de la Carta Gantt.
  • 9.  Fundamentación : Ella contendrá una síntesis de los principales elementos del diagnóstico de fortalezas y debilidades, o de nudos y nodos de gestión, así como los principales elementos que dan sentido a las acciones del establecimiento y que están presentes en el PEI:  la Visión y Misión  los Objetivos Generales  los Objetivos Estratégicos
  • 10.  Bosquejo de los Programas de Acción y determinación de sus respectivos Proyectos Específicos
  • 11. En este apartado se elaborará un bosquejo de los Programas de Acción, donde se enumerarán los Proyectos Específicos a realizar. Por ejemplo:  Programa de Acción N1: Mejoramiento de la calidad de los aprendizajes, bajo el cual se agruparán los Proyectos que estén enfocados a la metodología y manejo de los contenidos;
  • 12.  Programa de Acción N2: Perfeccionamiento Docente, donde se ubicarán, por ejemplo, los Talleres de Profesores;  Programa de Acción N3: Mejoramiento de la convivencia escolar, donde se pueden incluir Proyectos Específicos para la convivencia entre docentes, otro entre los alumnos y los docentes;
  • 13.  Programa de Acción N4 : Programa de mejoramiento de las relaciones con la comunidad, donde se podrán incluir iniciativas tales como talleres con la participación de personas de las organizaciones sociales, o el desarrollo de actividades en que participen instituciones o empresas (Bancos, comercio, oficinas municipales, consultorios, etc.); entre muchas otras.
  • 14.  Diseño de los Proyectos Específicos
  • 15. Cada uno de los PROGRAMAS DE ACCIÓN del PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL estará conformado por cierto número de PROYECTOS ESPECÍFICOS.
  • 16. Los PROYECTOS ESPECÍFICOS constituyen la forma en la cual se concretan, en el corto plazo, los propósitos de los Programas de Acción, para cumplir con las finalidades de la institución.
  • 17. Más adelante se incluye una "Ficha de Proyecto Específico" donde se determina:  ¿qué se realizará?  ¿por qué?  ¿cuándo?  ¿cómo?  ¿con qué recursos?  ¿quiénes realizarán las actividades previstas?  ¿en qué plazos?  ¿cómo se evaluarán el proceso y sus logros?
  • 18. Es importante hacer notar que en estas Fichas se deberán vaciar, tanto los nuevos Proyectos Específicos que el establecimiento se propone realizar, como cada uno de los actuales proyectos que se desarrollan en la escuela.
  • 19. Sólo de esta manera se garantiza que los proyectos actualmente en curso, se articulen dentro de los distintos Programas de Acción y sea posible compatibilizar tiempos y recursos con los otros Proyectos emergentes.
  • 20. Cada Proyecto específico se puede desglosar en los siguientes aspectos:  Descripción general de cada uno de ellos, incluyendo los que existen (cabe aquí incorporar, como proyectos específicos, todos aquellos que han sido introducidos en el proceso de la Reforma, tales como Enlaces, los Talleres de Aprendizaje, algún Proyecto de Mejoramiento Educativo (PME), si lo hubiere, entre otros), así como los nuevos que se proponen de acuerdo a los nudos y nodos detectados en el paso anterior.
  • 21.  Objetivos específicos y metas que se pretende lograr al finalizar cada proyecto específico.
  • 22.  Actividades que se prevé realizar, para cada uno de los Proyectos Específicos, en los distintos momentos del año, para lograr las metas previstas.
  • 23.  Recursos que va a requerir cada Proyecto Específico.
  • 24.  Tiempos en el que se va realizar cada actividad de cada Proyecto Específico.  Responsables de cada uno de los Proyectos especificados.
  • 25. Como se puede observar, el elemento central de un Plan Anual de Acción es el desglose de los Proyectos Específicos, porque estos son la instancia en que se concretan las acciones que hacen posible el logro de los objetivos de la escuela.
  • 27. 1. PRESUPUESTO : El presupuesto se presentará en 3 ítemes presupuestarios: Personal se deberá estipular  Nº de horas semanales requeridas  Monto unitario mensual de las horas requeridas. En la columna “Total Gastos Operacionales”, se deberá multiplicar el nº de horas por el monto unitario, para obtener el total.
  • 28. Presupuesto…2 Gastos, se estipularán los gastos de:  Insumos (papelería, libros, fotocopias, etc.)  Transporte (pasajes)  Viáticos (alimentación etc.) Bienes de Capital, se indicará el número de aulas, instalaciones, mobiliario (mesas, sillas, pizarrones, estantería, computadores, fotocopiadora, máquinas de escribir, etc.) Requeridos. No se indicará el monto de este rubro, ya que tiene que ser costeado por las instancias administrativas correspondientes.
  • 29. 2. FUENTES SUGERIDAS DE FINANCIAMIENTO: Se trata de señalar, en forma indicativa, aproximadamente qué porcentaje del presupuesto solicitado podría provenir de cada fuente: Municipal, MINEDUC y otra. En este último caso, en el renglón de “Especificar”, se deberá indicar la fuente sugerida, por ejemplo: Empresas, Fundaciones, Centro de Padres, etc.
  • 30. 3. CRONOGRAMA: En el cronograma, se deberá marcar con una X en la/s semana/s del mes en que se realizará la actividad. Por ejemplo, si la actividad se realizará en la segunda semana de marzo, se indicara con una X en la columna indicada con el Nº2, en el mes de marzo. Si se realizará a lo largo de las cuatro semanas del mes, se marcarán las cuatro columnas.
  • 31. 4. FORMAS DE SEGUIMIENTO: Se deberá señalar a través de qué mecanismos se pretende verificar el cumplimiento de las actividades del Proyecto y la retroalimentación con respecto al proceso y sus resultados.
  • 32. 5.2 Elaboración De La Carta Gantt Una vez definidas las actividades, deberá realizarse un análisis del tiempo que requerirá su desarrollo y su secuencia, teniendo en consideración el número de personas que estarán encargadas de realizarlas.
  • 33. Esta información se volcará en una Carta Gantt (que recogerá los cronogramas de los Proyectos Específicos)donde se asentará el flujo de actividades y sus tiempos a lo largo del año escolar. La Carta Gantt es un instrumento de planificación que recogerá cada uno de los Proyectos Específicos, con sus respectivas actividades, y señalará el momento del año en que se desarrollará cada una de dichas actividades.
  • 34. A continuación se incluye una matriz tipo, que servirá de guía para su elaboración. Dado que existirán múltiples actores involucrados en la realización de cada una de las actividades, se sugiere señalar en un anexo, los responsables de cada uno de los Proyectos Específicos, con sus respectivos subequipos de trabajo.
  • 35. La gradual incorporación de todos los establecimientos al régimen de Jornada Escolar Completa constituye una oportunidad sin precedente, de repensar la distribución del tiempo escolar, y permitir que la escuela se involucre en una gama de acciones que la vinculen con diversos ámbitos que enriquecen la labor educativa.
  • 36. 5.3. Seguimiento Y Evaluación En La Acción En un proceso de planificación estratégica - situacional, a diferencia de un proceso de planificación normativa, es el constante monitoreo de las acciones - en permanente contrastación con los objetivos estratégicos de la institución - lo que va a dar la pauta de la necesidad de efectuar ajustes y cambios, ya sea en el ritmo, o en el carácter de las actividades que se realicen.
  • 37. De acuerdo a la secuencia de las actividades, se deberán establecer instancias de seguimiento en las cuales el o los responsables den cuenta del curso de las actividades realizadas, a partir de preguntas tales como:  ¿Se realizaron las actividades previstas en los tiempos previstos?  Si no se realizaron: ¿cuáles fueron las razones?  ¿Quiénes participaron?
  • 38.  ¿De qué recursos efectivamente se dispusieron?  ¿Qué obstáculos se encontraron y cómo se lograron sortear?
  • 39.  ¿Se realizó con éxito la actividad, qué efectos se lograron, quiénes y cómo participaron?  ¿Se orientan los Proyectos Específicos en la dirección del logro de los objetivos del PEI?  ¿Qué modificaciones habría que introducir?
  • 40. Este proceso de monitoreo no sólo debe basarse en la opinión de los responsables, sino que deberá existir - por parte de los directivos - instancias de observación y de sondeo de opinión de los otros miembros de la comunidad educativa a fin de orientar o reorientar los Proyectos Específicos previstos en el Plan Anual de Acción.
  • 41. Esta acción de monitoreo y seguimiento permite contar con elementos para una evaluación del proceso a través del cual se ha desarrollado el PAA. (Plan de Acción Anual) Al finalizar el año, corresponderá realizar una evaluación de conjunto, mediante el diseño de un instrumento a partir de los objetivos previstos y en la perspectiva del Proyecto Educativo Institucional.
  • 42. Este será el momento de preguntarnos:  ¿Sobre qué bases se asienta nuestro Plan Anual de Acción?  ¿Está en concordancia con lo que nos hemos planteado como nuestro proyecto a futuro?  ¿Existe una concepción de gestión escolar como elemento articulador de los distintos proyectos? ¿En qué se manifiesta?
  • 43.  ¿Existe una secuencia lógica entre lo que nos planteamos como objetivos estratégicos y las acciones que nos proponemos?  ¿Hemos cubierto todos los ámbitos reales y posibles del desarrollo de nuestra escuela?  ¿Hemos introducido indicadores, instrumentos o medios que nos permitan evaluar nuestro Plan?