SlideShare una empresa de Scribd logo
Migrar a OpenOffice.org (Open Source)

Objetivos:
    ✔ El Objetivo primario de un proyecto en esta linea sera : “Crear una conciencia
      corporativa clara sobre OpenOffice.org , definiendo su alcance y nivel de
      uso en las tareas cotidianas incorporandole         en los     sistemas    de
      Información y/o misión critica de la organización”.

    ✔ Modificar sustancialmente la “aptitud paradigmática”, que el personal tiene
      sobre las capacidades y niveles operativos de OpenOffice.org, al compararlo con
      herramientas usadas previamente. Se debe demostrar con suficiencia que no solo
      es una excelente herramienta que llena totalmente sus necesidades y que protege
      todo el trabajo realizado con herramientas anteriores, sino que es en definitiva
      la herramienta del futuro en la Automatización de Oficina y en la Integración de
      todo tipo de flujos de Trabajo en la Entidad.

    ✔ Capacitar de manera suficiente y básica al usuario estándar de Microsoft
      Office o herramientas similares, demostrando de manera contundente que la
      curva de re entrenamiento prácticamente no existe y que el producto es
      realmente simple de operar, y que un usuario promedio podrá usarlo
      eficientemente.

    ✔ Capacitar suficientemente al personal Técnico de la entidad, para el soporte,
      Instalación y mantenimiento posterior del producto. Es importante hacer
      énfasis en el fortalecimiento del Help Desk, usando los recursos corporativos y
      los servicios implementados en la Intranet y la red local actual.

    ✔ Crear una Base de Conocimiento, sobre el uso y aprovechamiento productivo de
      herramientas modernas de automatización de oficina, lo que se fortalecerá con
      el tiempo, y que deberá ser mantenida y actualizada por el área de soporte
      técnico.

    ✔ Desarrollo integral de un proyecto de estandarización en el manejo de Formas,
      Plantillas y Protocolos de comunicación, creando una Cultura Institucional de
      protección y valoración interna y externa de la Imagen Corporativa de la
      institución.

    ✔ Empoderar a todo el personal de la Compañía, con las herramientas libres (open
Source) y modernas de Automatización de Oficina, mostrando su real capacidad
       de integración con los actuales procesos productivos y administrativos de la
       entidad.




Estrategias: (“... el decalogo de éxito ...”)




       1. Las directivas de la Entidad publicaran de manera abierta, escrita y oficial a
          toda la comunidad la decisión tomada. Esto debe hacerse en la Intranet y la
          Web, en los periódicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta
          dirigida a cada una de las personas vinculadas al proceso Piloto de
          implementación, en las áreas administrativa, productiva y de control. Esto
          debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la
          decisión y sus grandes beneficios y que ademas “...invite cordialmente...” a
          hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de las cabezas de uno
          o dos de los grupos directivos mas notables ( Alcaldía, Secretarias,
          Direcciones, Jefaturas, etc.).

       2. Seleccionar de un grupo piloto, máximo de quince personas, que sean
          claramente identificables como usuarios       de alto potencial en el uso,
          divulgación y exploración de nuevas tecnologías. Este grupo deberá ser
          sometido a un proceso particular de Sensibilizaciòn y conocimiento detallado
          de la herramienta.

       3. Plan General de Sensibilizaciòn dirigido en su primera etapa al personal
          administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo
          “auditorio” para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la
          institución y con una duración de dos horas. Para este evento pueden
aprovecharse algunos espacios, que para capacitación y/o divulgación de
   diferentes temas son usados de manera frecuente por el área de Recursos
   Humanos.

4. Plan general de divulgación y estatus del producto a nivel local, nacional e
   internacional , comunicando de manera periódica en la Web e Intranet y en
   las publicaciones institucionales las noticias mas importantes, que muestren
   de manera real el posicionamiento actualizado del Open Source y/o
   OpenOffice.org y sus productos relacionados. También se publicaran
   manuales, documentos, tips, plantillas, áreas de consulta y soporte públicos y
   en general todo tipo de información que ayude a profundizar y optimizar el
   uso de la herramienta.

5. Plan general de capacitación Básica de usuarios en OpenOffice.org, este es
   un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en
   grupos de máximo 15 personas, les formara de manera suficiente, en el uso
   de la herramienta. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la
   empresa usando los recursos adecuados. El plan detallado de este seminario
   se incluye como parte de este documento.

6. Plan de entrenamiento personal Técnico y de soporte, en este punto se deben
   formar de tres a cinco personas del área de Informática, que de manera
   eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalación y
   distribución   del producto.    Este punto se realiza en un seminario
   especializado de 16 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de
   este documento.

7. Publicación periódica en la Web e Intranet de la institución, de Tips y/o
   procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre
   características notables y/o avanzadas del producto. Esta será una función
   realizada semanalmente por el grupo de soporte Técnico entrenado en el
   punto anterior. En este punto se iniciara la creación de una base de
   Conocimientos que sirva para el fortalecimiento y posterior difusión del nuevo
   modelo de Open Source.

8. Formación avanzada en diferentes áreas de OpenOffice.org, dirigidas a
   usuarios de áreas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones,
   formularios, diálogos y/o procesos interactivos integrados a las aplicaciones
   corporativas de la entidad. También aquí se incluyen usuarios avanzados en la
   creación y publicación de documentos profesionales de texto, desarrolladores
avanzados de Ideas Creativas con herramientas de dibujo y presentación. En
   este documento se incluye una descripción detallada de temas y contenidos
   avanzados del producto.

9. Elaboración de un plan detallado para el proyecto “Estandarización de Formas
   y Protocolos de comunicación Corporativa”, que doten a la entidad de una
   herramienta estándar y general para ser usada como elemento único de
   comunicación corporativa, dentro y fuera de ella.

10. Soporte continuo y empoderamiento creciente en el uso cotidiano de la
    herramienta, suministrando a los usuarios un centro de Conocimiento basado
    en su Intranet, que permita mostrar, implementar y desarrollar cada dia
    nuevas y mejores actuaciones administrativas, incrementando de manera
    notable la productividad, colaboracion, impacto comunal y servicio al cliente,
    implementado de paso procesos que mejoren el Ecosistema operado por la
    entidad.
La vital importancia de Sensibilizar




         En este      punto es vital desarrollar un plan atractivo, demostrable y
         contundente que apoye de manera directa el proyecto. Tres aspectos deben
         ser juiciosamente incluidos:
            • Filosofía y enfoque de Open Source, como herramienta de colaboración y
                desarrollo comunitario;
            • Herramientas de Oficina y su real efecto en la vida empresarial
                cotidiana, usos inadecuados, usos adecuados, métodos y procedimientos
                de trabajo productivo;
            • Potencial real de OOo.org en la oficina actual (integración, migración,
                compatibilidad, usabilidad, colaboración,etc), con un enfoque marcado en
                tres elementos vitales y que responderán de manera contundente y
                afirmativa a tres interrogantes primarios que un usuario sumergido en
                un proceso de Migración siempre hará:

            •   mi trabajo anterior estará totalmente protegido? (demostrar al usuario
                que no tendrá que repetir ni parcial ni totalmente sus documentos
                actuales) ;
            •   el uso de la nueva herramienta sera extremadamente simple aplicando en
                ella un porcentaje lo ya aprendido ? (demostrar que todo lo que el
                usuario " .. sabe .." sera aplicado de la misma forma y con los mismos
                métodos en la nueva herramienta);
            •   usando esta herramienta mi trabajo sera mas productivo y reconocido en
                la organización ? (demostrar de manera contundente que OOo,org es una
                herramienta poderosa y de amplia y eficiente aplicación en el ambiente
                cotidiano de productividad en la oficina)
Acerca de los Usuarios


         Como lo había comentado en procesos típicos de migración en herramientas
         de oficina, los usuarios, su nivel de uso y de conocimiento son bastante
         predecibles, lo que define de manera directa el alcance logrado con dichas
         herramientas. A continuación se hace una descripción típica agrupada de ellos:
         (anexo tres formularios con los que se ha desarrollado la evaluación real de
         conocimientos en proyectos exitosos)
            • Un porcentaje alto, cercano al 90%, son usuarios básicos, que emplean
              de manera primaria las herramientas. Casi en su totalidad no han tenido
              formación especifica en dichas herramientas y su aprendizaje ha estado
              basado en un proceso de " ... prueba y ensayo ..., que siempre generara
              alta in-eficiencia en la aplicación cotidiana de ellas. Este factor abre de
              manera importante la posibilidad de llegar a un numero grande de
              usuarios con un seminario básico de solo 8 horas, enfocado
              exclusivamente en el proceso de migración.
            • Un porcentaje muy pequeño, cercano al 3%, podrían ser clasificados
              como usuarios avanzados (superusers), que ademas de tener un buen
              nivel de conocimiento de las herramientas, hacen aplicación cotidiana de
              ellas, creando no solo documentos para su uso, sino para el uso de
              terceros. Este factor abre de manera importante la posibilidad de
              hacer un seminario avanzado de 25 horas, enfocado en el uso altamente
              productivo de OO.org y en la implementación de estándares de alta
              calidad para el flujo de documentos corporativos.
            • El área técnica de la entidad, conocida como help desk, conoce muy poco
              sobre la aplicación y uso eficiente de herramientas de oficina, llegándose
              a tener escenarios en los cuales los usuarios se auto-soportan y
              simplemente no recurren a dicho servicio. En este punto se hace
              imperativo desarrollar una capacitación de alto nivel para dicho grupo.
            • Siempre existen en la población de usuarios de la organización un numero
              importante de personas que usan mayoritariamente una o máximo dos
              herramientas típicas de oficina, lo que obligaría aun enfoque de
              formación de alta productividad en los tres temas típicos de esta área:
              1.-Elaboración profesional de documentos de texto; 2.-Uso analítico y
              productivo de hojas de calculo; y 3.-Desarrollo eficiente de proyectos y
              presentación exitosa de ideas.
            • Siempre se encontraran en la organización una o dos áreas, que usando
              las herramientas típicas (de manera especial las hojas de calculo) han
desarrollado " ... aplicaciones completas ..." que pueden llegar a usar un
numero, en algunos casos significativo, de personas de la entidad. En
este punto se debe hacer un análisis individual de cada uno de los casos
construyendo de manera eficiente y práctica una solución real con
OO.org. En todos los casos este enfoque podría afectar un numero de
usuarios que sera importante determinar para medir su impacto real en
la operación de la organización.

Más contenido relacionado

Destacado

O oo ms office
O oo ms officeO oo ms office
O oo ms office
BartOc3
 
Migrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasosMigrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasos
BartOc3
 
Comoconstruimos bogota mesh.org
Comoconstruimos bogota mesh.orgComoconstruimos bogota mesh.org
Comoconstruimos bogota mesh.org
BartOc3
 
Asegurando el exito de migrar a open office.org
Asegurando el exito de migrar a open office.orgAsegurando el exito de migrar a open office.org
Asegurando el exito de migrar a open office.org
BartOc3
 
Caso confiar
Caso confiarCaso confiar
Caso confiar
BartOc3
 
Estandares abiertos-odf
Estandares abiertos-odfEstandares abiertos-odf
Estandares abiertos-odf
BartOc3
 
Y de open office.org que
Y de open office.org queY de open office.org que
Y de open office.org que
BartOc3
 
Ayuda migracion
Ayuda migracion Ayuda migracion
Ayuda migracion
BartOc3
 
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
BartOc3
 
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibresInstalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
BartOc3
 
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
BartOc3
 
Migrar vba
Migrar vbaMigrar vba
Migrar vba
BartOc3
 

Destacado (12)

O oo ms office
O oo ms officeO oo ms office
O oo ms office
 
Migrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasosMigrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasos
 
Comoconstruimos bogota mesh.org
Comoconstruimos bogota mesh.orgComoconstruimos bogota mesh.org
Comoconstruimos bogota mesh.org
 
Asegurando el exito de migrar a open office.org
Asegurando el exito de migrar a open office.orgAsegurando el exito de migrar a open office.org
Asegurando el exito de migrar a open office.org
 
Caso confiar
Caso confiarCaso confiar
Caso confiar
 
Estandares abiertos-odf
Estandares abiertos-odfEstandares abiertos-odf
Estandares abiertos-odf
 
Y de open office.org que
Y de open office.org queY de open office.org que
Y de open office.org que
 
Ayuda migracion
Ayuda migracion Ayuda migracion
Ayuda migracion
 
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
Migraciones empresariales a software libre #eDays2014
 
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibresInstalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
Instalación de Firmware AlterMesh de router TP-Link #RedesLibres
 
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
Plan de Migración e Implantación de Software Libre en el Ayuntamiento de Pale...
 
Migrar vba
Migrar vbaMigrar vba
Migrar vba
 

Similar a Estrategia exitosa migracion o oo (2)

Ant plan gestion conocimiento
Ant plan gestion conocimientoAnt plan gestion conocimiento
Ant plan gestion conocimiento
Pao Zapater
 
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWAREIMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
jensilva
 
Sexto tema
Sexto temaSexto tema
Sexto tema
jensilva
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
Jhoan Coello
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
Jhoan Coello
 
Informe gestion del conocimiento
Informe gestion del conocimientoInforme gestion del conocimiento
Informe gestion del conocimiento
ryuseco
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
Jhoan Coello
 
Kathia jimenez
Kathia jimenezKathia jimenez
Kathia jimenez
kathia jimenez
 
Presentacion intranet recursos
Presentacion intranet recursosPresentacion intranet recursos
Presentacion intranet recursos
lgonzalezmegatech
 
Kathia jimenez21
Kathia jimenez21Kathia jimenez21
Kathia jimenez21
kathia jimenez
 
Guia ofimatica
Guia ofimaticaGuia ofimatica
Guia ofimatica
Maritza Parra
 
Guia
GuiaGuia
Articulo final ads
Articulo final adsArticulo final ads
Articulo final ads
Adesmiro Zelada Escobedo
 
FORMATO DE LA EMPRESA
FORMATO DE LA EMPRESAFORMATO DE LA EMPRESA
FORMATO DE LA EMPRESA
Heylin Aguirre
 
1 Avance Del Proyecto 6
1 Avance Del Proyecto 61 Avance Del Proyecto 6
1 Avance Del Proyecto 6
guestde29b5
 
I vunidad
I vunidadI vunidad
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
Carlos Anibal Riascos Hurtado
 
Usabilidad
UsabilidadUsabilidad
Usabilidad
gabrielavewcino
 
III unidad
III unidadIII unidad
Autoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
Autoridad Portuaria de Cartagena. AslanAutoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
Autoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
David Jordan de la Campa
 

Similar a Estrategia exitosa migracion o oo (2) (20)

Ant plan gestion conocimiento
Ant plan gestion conocimientoAnt plan gestion conocimiento
Ant plan gestion conocimiento
 
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWAREIMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
IMPLANTACIÓN, ADMON DEL DESARROLLO Y SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
 
Sexto tema
Sexto temaSexto tema
Sexto tema
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
 
Informe gestion del conocimiento
Informe gestion del conocimientoInforme gestion del conocimiento
Informe gestion del conocimiento
 
Manual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistemaManual de usuario y sistema
Manual de usuario y sistema
 
Kathia jimenez
Kathia jimenezKathia jimenez
Kathia jimenez
 
Presentacion intranet recursos
Presentacion intranet recursosPresentacion intranet recursos
Presentacion intranet recursos
 
Kathia jimenez21
Kathia jimenez21Kathia jimenez21
Kathia jimenez21
 
Guia ofimatica
Guia ofimaticaGuia ofimatica
Guia ofimatica
 
Guia
GuiaGuia
Guia
 
Articulo final ads
Articulo final adsArticulo final ads
Articulo final ads
 
FORMATO DE LA EMPRESA
FORMATO DE LA EMPRESAFORMATO DE LA EMPRESA
FORMATO DE LA EMPRESA
 
1 Avance Del Proyecto 6
1 Avance Del Proyecto 61 Avance Del Proyecto 6
1 Avance Del Proyecto 6
 
I vunidad
I vunidadI vunidad
I vunidad
 
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
Syllabus informatica y convergencia tecnologica nuevo 2013
 
Usabilidad
UsabilidadUsabilidad
Usabilidad
 
III unidad
III unidadIII unidad
III unidad
 
Autoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
Autoridad Portuaria de Cartagena. AslanAutoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
Autoridad Portuaria de Cartagena. Aslan
 

Más de BartOc3

Manual de Libre Office Calc
Manual de Libre Office CalcManual de Libre Office Calc
Manual de Libre Office Calc
BartOc3
 
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice Writer
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice  WriterCrear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice  Writer
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice Writer
BartOc3
 
Migrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasosMigrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasos
BartOc3
 
Comparacion migracion aoo_libo
Comparacion migracion aoo_liboComparacion migracion aoo_libo
Comparacion migracion aoo_libo
BartOc3
 
Aprendamos de novell
Aprendamos de novellAprendamos de novell
Aprendamos de novell
BartOc3
 
Aprendamos de novell
Aprendamos de novellAprendamos de novell
Aprendamos de novell
BartOc3
 
Aplicaciones en excel
Aplicaciones en excelAplicaciones en excel
Aplicaciones en excel
BartOc3
 
Bibliade writer
Bibliade writerBibliade writer
Bibliade writer
BartOc3
 
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica latRedes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
BartOc3
 
Nigthwing
NigthwingNigthwing
Nigthwing
BartOc3
 
Redfusalibre presentacion
Redfusalibre presentacionRedfusalibre presentacion
Redfusalibre presentacion
BartOc3
 
Red espinal libre presentacion
Red espinal libre   presentacionRed espinal libre   presentacion
Red espinal libre presentacion
BartOc3
 
Curso de redes libres 3 sesion
Curso de redes libres 3 sesionCurso de redes libres 3 sesion
Curso de redes libres 3 sesion
BartOc3
 
Instalacion de centos6.2
Instalacion de centos6.2Instalacion de centos6.2
Instalacion de centos6.2
BartOc3
 
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estable
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estableInstalacion y configuracion de squid 2.6 estable
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estable
BartOc3
 

Más de BartOc3 (15)

Manual de Libre Office Calc
Manual de Libre Office CalcManual de Libre Office Calc
Manual de Libre Office Calc
 
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice Writer
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice  WriterCrear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice  Writer
Crear índices de contenido en Libre Office/OpenOffice Writer
 
Migrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasosMigrar cuatro pasos
Migrar cuatro pasos
 
Comparacion migracion aoo_libo
Comparacion migracion aoo_liboComparacion migracion aoo_libo
Comparacion migracion aoo_libo
 
Aprendamos de novell
Aprendamos de novellAprendamos de novell
Aprendamos de novell
 
Aprendamos de novell
Aprendamos de novellAprendamos de novell
Aprendamos de novell
 
Aplicaciones en excel
Aplicaciones en excelAplicaciones en excel
Aplicaciones en excel
 
Bibliade writer
Bibliade writerBibliade writer
Bibliade writer
 
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica latRedes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
Redes libres conectando a los colombianos y amã©rica lat
 
Nigthwing
NigthwingNigthwing
Nigthwing
 
Redfusalibre presentacion
Redfusalibre presentacionRedfusalibre presentacion
Redfusalibre presentacion
 
Red espinal libre presentacion
Red espinal libre   presentacionRed espinal libre   presentacion
Red espinal libre presentacion
 
Curso de redes libres 3 sesion
Curso de redes libres 3 sesionCurso de redes libres 3 sesion
Curso de redes libres 3 sesion
 
Instalacion de centos6.2
Instalacion de centos6.2Instalacion de centos6.2
Instalacion de centos6.2
 
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estable
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estableInstalacion y configuracion de squid 2.6 estable
Instalacion y configuracion de squid 2.6 estable
 

Estrategia exitosa migracion o oo (2)

  • 1. Migrar a OpenOffice.org (Open Source) Objetivos: ✔ El Objetivo primario de un proyecto en esta linea sera : “Crear una conciencia corporativa clara sobre OpenOffice.org , definiendo su alcance y nivel de uso en las tareas cotidianas incorporandole en los sistemas de Información y/o misión critica de la organización”. ✔ Modificar sustancialmente la “aptitud paradigmática”, que el personal tiene sobre las capacidades y niveles operativos de OpenOffice.org, al compararlo con herramientas usadas previamente. Se debe demostrar con suficiencia que no solo es una excelente herramienta que llena totalmente sus necesidades y que protege todo el trabajo realizado con herramientas anteriores, sino que es en definitiva la herramienta del futuro en la Automatización de Oficina y en la Integración de todo tipo de flujos de Trabajo en la Entidad. ✔ Capacitar de manera suficiente y básica al usuario estándar de Microsoft Office o herramientas similares, demostrando de manera contundente que la curva de re entrenamiento prácticamente no existe y que el producto es realmente simple de operar, y que un usuario promedio podrá usarlo eficientemente. ✔ Capacitar suficientemente al personal Técnico de la entidad, para el soporte, Instalación y mantenimiento posterior del producto. Es importante hacer énfasis en el fortalecimiento del Help Desk, usando los recursos corporativos y los servicios implementados en la Intranet y la red local actual. ✔ Crear una Base de Conocimiento, sobre el uso y aprovechamiento productivo de herramientas modernas de automatización de oficina, lo que se fortalecerá con el tiempo, y que deberá ser mantenida y actualizada por el área de soporte técnico. ✔ Desarrollo integral de un proyecto de estandarización en el manejo de Formas, Plantillas y Protocolos de comunicación, creando una Cultura Institucional de protección y valoración interna y externa de la Imagen Corporativa de la institución. ✔ Empoderar a todo el personal de la Compañía, con las herramientas libres (open
  • 2. Source) y modernas de Automatización de Oficina, mostrando su real capacidad de integración con los actuales procesos productivos y administrativos de la entidad. Estrategias: (“... el decalogo de éxito ...”) 1. Las directivas de la Entidad publicaran de manera abierta, escrita y oficial a toda la comunidad la decisión tomada. Esto debe hacerse en la Intranet y la Web, en los periódicos o publicaciones institucionales y finalmente en carta dirigida a cada una de las personas vinculadas al proceso Piloto de implementación, en las áreas administrativa, productiva y de control. Esto debe hacerse en una nota corta, que enumere los puntos de soporte de la decisión y sus grandes beneficios y que ademas “...invite cordialmente...” a hacerse participe del proyecto, terminando con la firma de las cabezas de uno o dos de los grupos directivos mas notables ( Alcaldía, Secretarias, Direcciones, Jefaturas, etc.). 2. Seleccionar de un grupo piloto, máximo de quince personas, que sean claramente identificables como usuarios de alto potencial en el uso, divulgación y exploración de nuevas tecnologías. Este grupo deberá ser sometido a un proceso particular de Sensibilizaciòn y conocimiento detallado de la herramienta. 3. Plan General de Sensibilizaciòn dirigido en su primera etapa al personal administrativo, productivo y de ventas, que se realiza en reuniones tipo “auditorio” para grupos numerosos de personas en las instalaciones de la institución y con una duración de dos horas. Para este evento pueden
  • 3. aprovecharse algunos espacios, que para capacitación y/o divulgación de diferentes temas son usados de manera frecuente por el área de Recursos Humanos. 4. Plan general de divulgación y estatus del producto a nivel local, nacional e internacional , comunicando de manera periódica en la Web e Intranet y en las publicaciones institucionales las noticias mas importantes, que muestren de manera real el posicionamiento actualizado del Open Source y/o OpenOffice.org y sus productos relacionados. También se publicaran manuales, documentos, tips, plantillas, áreas de consulta y soporte públicos y en general todo tipo de información que ayude a profundizar y optimizar el uso de la herramienta. 5. Plan general de capacitación Básica de usuarios en OpenOffice.org, este es un programa formal de entrenamiento, que en cursos de ocho horas y en grupos de máximo 15 personas, les formara de manera suficiente, en el uso de la herramienta. Esta fase se desarrollara en las instalaciones de la empresa usando los recursos adecuados. El plan detallado de este seminario se incluye como parte de este documento. 6. Plan de entrenamiento personal Técnico y de soporte, en este punto se deben formar de tres a cinco personas del área de Informática, que de manera eficiente sean el soporte posterior para el mantenimiento, instalación y distribución del producto. Este punto se realiza en un seminario especializado de 16 horas y cuyo programa detallado se incluye al final de este documento. 7. Publicación periódica en la Web e Intranet de la institución, de Tips y/o procedimientos optimizados que muestren, informen y capaciten sobre características notables y/o avanzadas del producto. Esta será una función realizada semanalmente por el grupo de soporte Técnico entrenado en el punto anterior. En este punto se iniciara la creación de una base de Conocimientos que sirva para el fortalecimiento y posterior difusión del nuevo modelo de Open Source. 8. Formación avanzada en diferentes áreas de OpenOffice.org, dirigidas a usuarios de áreas especificas que desarrollen con la herramienta aplicaciones, formularios, diálogos y/o procesos interactivos integrados a las aplicaciones corporativas de la entidad. También aquí se incluyen usuarios avanzados en la creación y publicación de documentos profesionales de texto, desarrolladores
  • 4. avanzados de Ideas Creativas con herramientas de dibujo y presentación. En este documento se incluye una descripción detallada de temas y contenidos avanzados del producto. 9. Elaboración de un plan detallado para el proyecto “Estandarización de Formas y Protocolos de comunicación Corporativa”, que doten a la entidad de una herramienta estándar y general para ser usada como elemento único de comunicación corporativa, dentro y fuera de ella. 10. Soporte continuo y empoderamiento creciente en el uso cotidiano de la herramienta, suministrando a los usuarios un centro de Conocimiento basado en su Intranet, que permita mostrar, implementar y desarrollar cada dia nuevas y mejores actuaciones administrativas, incrementando de manera notable la productividad, colaboracion, impacto comunal y servicio al cliente, implementado de paso procesos que mejoren el Ecosistema operado por la entidad.
  • 5. La vital importancia de Sensibilizar En este punto es vital desarrollar un plan atractivo, demostrable y contundente que apoye de manera directa el proyecto. Tres aspectos deben ser juiciosamente incluidos: • Filosofía y enfoque de Open Source, como herramienta de colaboración y desarrollo comunitario; • Herramientas de Oficina y su real efecto en la vida empresarial cotidiana, usos inadecuados, usos adecuados, métodos y procedimientos de trabajo productivo; • Potencial real de OOo.org en la oficina actual (integración, migración, compatibilidad, usabilidad, colaboración,etc), con un enfoque marcado en tres elementos vitales y que responderán de manera contundente y afirmativa a tres interrogantes primarios que un usuario sumergido en un proceso de Migración siempre hará: • mi trabajo anterior estará totalmente protegido? (demostrar al usuario que no tendrá que repetir ni parcial ni totalmente sus documentos actuales) ; • el uso de la nueva herramienta sera extremadamente simple aplicando en ella un porcentaje lo ya aprendido ? (demostrar que todo lo que el usuario " .. sabe .." sera aplicado de la misma forma y con los mismos métodos en la nueva herramienta); • usando esta herramienta mi trabajo sera mas productivo y reconocido en la organización ? (demostrar de manera contundente que OOo,org es una herramienta poderosa y de amplia y eficiente aplicación en el ambiente cotidiano de productividad en la oficina)
  • 6. Acerca de los Usuarios Como lo había comentado en procesos típicos de migración en herramientas de oficina, los usuarios, su nivel de uso y de conocimiento son bastante predecibles, lo que define de manera directa el alcance logrado con dichas herramientas. A continuación se hace una descripción típica agrupada de ellos: (anexo tres formularios con los que se ha desarrollado la evaluación real de conocimientos en proyectos exitosos) • Un porcentaje alto, cercano al 90%, son usuarios básicos, que emplean de manera primaria las herramientas. Casi en su totalidad no han tenido formación especifica en dichas herramientas y su aprendizaje ha estado basado en un proceso de " ... prueba y ensayo ..., que siempre generara alta in-eficiencia en la aplicación cotidiana de ellas. Este factor abre de manera importante la posibilidad de llegar a un numero grande de usuarios con un seminario básico de solo 8 horas, enfocado exclusivamente en el proceso de migración. • Un porcentaje muy pequeño, cercano al 3%, podrían ser clasificados como usuarios avanzados (superusers), que ademas de tener un buen nivel de conocimiento de las herramientas, hacen aplicación cotidiana de ellas, creando no solo documentos para su uso, sino para el uso de terceros. Este factor abre de manera importante la posibilidad de hacer un seminario avanzado de 25 horas, enfocado en el uso altamente productivo de OO.org y en la implementación de estándares de alta calidad para el flujo de documentos corporativos. • El área técnica de la entidad, conocida como help desk, conoce muy poco sobre la aplicación y uso eficiente de herramientas de oficina, llegándose a tener escenarios en los cuales los usuarios se auto-soportan y simplemente no recurren a dicho servicio. En este punto se hace imperativo desarrollar una capacitación de alto nivel para dicho grupo. • Siempre existen en la población de usuarios de la organización un numero importante de personas que usan mayoritariamente una o máximo dos herramientas típicas de oficina, lo que obligaría aun enfoque de formación de alta productividad en los tres temas típicos de esta área: 1.-Elaboración profesional de documentos de texto; 2.-Uso analítico y productivo de hojas de calculo; y 3.-Desarrollo eficiente de proyectos y presentación exitosa de ideas. • Siempre se encontraran en la organización una o dos áreas, que usando las herramientas típicas (de manera especial las hojas de calculo) han
  • 7. desarrollado " ... aplicaciones completas ..." que pueden llegar a usar un numero, en algunos casos significativo, de personas de la entidad. En este punto se debe hacer un análisis individual de cada uno de los casos construyendo de manera eficiente y práctica una solución real con OO.org. En todos los casos este enfoque podría afectar un numero de usuarios que sera importante determinar para medir su impacto real en la operación de la organización.