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Fases de la REUNION eficaz

  • 1. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 1 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción FASES DE LA REUNIÓN EFICAZ Fragmento … Convertimos el talento en acción
  • 2. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 2 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción 1.Preparación 2.Realización 3.Evaluación y seguimiento Fases de la reunión
  • 3. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 3 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Tener muy claro el tema central de la misma. Otros temas que se tratarán. Acciones que se deben realizar. Timings previstos para cada tema. Resultados que se pretenden conseguir. Enviar la documentación estrictamente necesaria. Fases de la Reunión: Preparación Objetivos y temas a tratar
  • 4. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 4 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Fases de la Reunión: Preparación Decidir que personas deben participar En función de los temas a tratar y objetivos a lograr. Nunca convocar a personas porqué “siempre vienen” o “quizás los podemos necesitar”. Con más de 8 ó 10 personas es complicado avanzar.
  • 5. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 5 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Mejor convocar una fecha consensuada. Establecer 2 ó 3 fechas y que se decida. Si son reuniones periódicas, establecer unas fechas para todo el año. Evitar convocarlas a última hora de la jornada. Mejor convocarlas a última hora de la mañana o al inicio de la tarde. Fases de la Reunión: Preparación Fecha y hora
  • 6. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 6 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción - Resultados que quiero obtener con una reunión - Ejercicio práctico no 16
  • 7. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 7 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción La clave es tratar todos los temas establecidos dentro del horario previsto. Entre 45 min. y 90 min. Al inicio de la reunión exponer los temas a tratar: Inicio y apertura. Revisión rápida de temas pendientes. Tratamiento de los temas importantes. Pausas cada 60 min. Fases de la Reunión: Preparación Duración
  • 8. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 8 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Sin factores de distracción y molestias: ruidos, tráfico, obras, etc. Iluminación natural, si es posible. Ventilado y con la temperatura templada. Mesa espaciosa con posibilidad de tomar notas. Nunca en despachos para evitar interrupciones. Fases de la Reunión: Preparación Lugar de la Reunión
  • 9. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 9 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción El orden del día debe incluir al inicio de la reunión, los temas más importantes que requieran más atención. Con 15 días de antelación a su fecha de realización para reservar fechas y horas en su agenda. Es conveniente enviar un recordatorio después. Fases de la Reunión: Preparación Envío de la Convocatoria
  • 10. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 10 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción - Nuestro balance pre y post reunión - Ejercicio práctico no 19
  • 11. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 11 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN
  • 12. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 12 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Comenzar puntual, a la hora establecida, dejando como máximo 5 minutos de margen. Cerrar la puerta una vez iniciada la reunión. No volver a tratar temas que se hayan perdido las personas que llegaron tarde. A la persona que ha llegado 15 min. tarde, solamente dar breves indicaciones del tema. Fases de la Reunión: Realización Inicio de la Reunión
  • 13. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 13 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción La del coordinador: Imperdonable!! La de los participantes: Hora de inicio no adecuada. Hábito arraigado de algún participante. Cultura de empresa. Fases de la Reunión: Realización Dar 3-5 minutos de cortesía. Cerrar la puerta y empezar con la introducción de los objetivos de la reunión. ¿Qué hacer? Impuntualidad
  • 14. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 14 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Siempre la realizará el coordinador. Revisar el orden del día. Presentación de los participantes. Indicar el objetivos a conseguir. Dar agradecimientos a alguna persona si es preciso. Se asegurará que los móviles y smartphones estén en silencio. Fases de la Reunión: Realización Apertura de la Reunión
  • 15. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 15 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción - Nuestras cualidades básicas como moderador - Ejercicio práctico no 32
  • 16. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 16 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Explicar brevemente de que se va a hablar (porqué, como nos afecta y qué se espera). Dar paso a cada punto, siguiendo el orden establecido en la convocatoria. Primero aspectos más breves: “calentamiento mental”. Posteriormente los temas que requieran mayos atención y decisión por parte de todos. Fases de la Reunión: Realización Tratamiento de los temas
  • 17. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 17 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción “¿Os parece que en este punto concreto estamos de acuerdo?” “¿Podemos descartar esta opción?” “¿Decidimos realizar esta acción?” Fases de la Reunión: Realización Ayudan a centrar los temas, a tomar decisiones y avanzar. Preguntas para avanzar
  • 18. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 18 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción A las reuniones iremos con los temas preparados. Para realizar acciones, debemos establecer responsables, finalidad y fechas límites acordadas. Fases de la Reunión: Realización Establecimiento de acciones
  • 19. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 19 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción - Como planifico mi reunión eficaz - Ejercicio práctico no 25
  • 20. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 20 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción Resumir de una manera muy breve y concisa lo que se ha discutido y acordado durante la reunión. El resumen es clave para enfatizar los temas y clarificar los detalles que no han quedado claros: (Compromisos adoptados, responsabilidades, plazos establecidos, etc.) Fases de la Reunión: Realización Resumen de la reunión y nuevas fechas
  • 21. Reuniones eficaces hacia resultados - Página | 21 | 197 www.incrementis.es Convertimos el talento en acción MUCHAS Y ETERNAS REUNIONES REUNIONES CONCRETAS Y EFICACES REUNIONES EFICACES HACIA RESULTADOS