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Enrique
Benjamín
FRANKLIN
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usted no esté autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información expuesta.
“La nueva fuente de ventaja
competitiva son los sueños
y las ambiciones.”
 
Sumantra Ghoshal
METODOLOGÍA DE LA 
AUDITORÍA 
ADMINISTRATIVA
La  metodología  de    auditoría  administrativa 
tiene el propósito el de servir como marco de 
actuación  para  que  las  acciones  en  sus 
diferentes fases de ejecución se conduzcan en 
forma  programada  y  sistemática,  unifiquen 
criterios,  y  delimiten  la  profundidad  con  que 
se  revisarán  y  aplicarán  las  técnicas  de 
análisis  administrativo  para  garantizar  el 
manejo oportuno y objetivo de los resultados
Enfoque
Etapas
Seguimiento
Planeación Instrumentación
Examen
Informe
PLANEACIÓN
 Objetivos
 Factores y elementos  
   (53)
 Fuentes de estudio
 Investigación preliminar
 Diagnóstico preliminar
Planeación
La planeación refiere los 
lineamientos de carácter general 
que norman la aplicación de la 
auditoria administrativa, para 
garantizar la cobertura de los 
factores prioritarios, fuentes de 
estudio, investigación preliminar, 
proyecto de auditoría y diagnóstico 
preliminar, sean suficientes, 
pertinentes y relevantes
Objetivo
Establecer las acciones que se deben 
desarrollar para instrumentar la 
auditoría en forma secuencial y 
ordenada, tomado en cuenta las 
condiciones que tienen que prevalecer 
para alcanzar en tiempo y lugar los 
objetivos establecidos
Factores a revisar
•  Visión
•  Misión
•  Objetivos
•  Metas
•  
Estrategias/tácticas
•  Procesos
•  Políticas
•  Procedimientos
•  Programas
•  Enfoques
•  Niveles
•  Horizonte
Etapa:
PLANEACIÓN
Propósito estratégico:
Definir el marco de 
actuación de la 
organización
PROCESO ADMINISTRATIVO
• Estructura organizacional 
• División y distribución de 
   funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos de 
  apoyo
Etapa:
ORGANIZACIÓN
Propósito estratégico:
Diseñar e 
instrumentar la 
infraestructura para 
el funcionamiento de 
la organización
• Liderazgo
• Comunicación
• Motivación
• Grupos y equipos   
  de trabajo
• Manejo del estrés, el 
   conflicto y la crisis
• Tecnología de la    
   información
• Toma de decisiones
• Creatividad e 
   innovación
Etapa:
DIRECCIÓN
Propósito estratégico:
Tomar las decisiones 
pertinentes para 
normar la gestión de 
la organización
• Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
• Proceso
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad
Etapa:
CONTROL
Propósito estratégico:
Medición del 
progreso de las 
acciones en función 
del desempeño
Adquisiciones Abastecimiento de recursos
Almacenes e 
inventarios
Resguardo y canalización de recursos
Asesoría externa Soporte especializado con visión de 
negocio
Asesoría interna Asistencia para elevar el desempeño
Coordinación Determina la unidad de acción
Distribución del 
espacio
Disposición de instalaciones
Exportaciones Alternativa de expansión
Globalización Apertura a un mercado mundial
Importaciones Insumos de origen extranjero
Informática Manejo alterno de información
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
Investigación y
desarrollo
Despliegue de creatividad e
innovación
Marketing Desplazamiento y ubicación de
productos
Operaciones Generación de productos y servicios
Proveedores Suministro de insumos
Proyectos Promueven la unidad de propósito
Recursos financieros
y contabilidad
Manejo, registro y control de
recursos
Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas
Servicios generales Desarrollo de condiciones de
operación
Sistemas Definen la distribución
interrelacionada de componentes
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
Internas:
Órgano de gobierno, órganos de
control interno, niveles de la
organización, socios, unidades
estratégicas de negocios
órganos colegiados y equipos de
trabajo
Externas:
Órganimos normativos
internacionales, nacionales (oficiales
y privados), competidores,
proveedores, clientes y usuarios
(actuales y potenciales), socios
estratégicos, grupos de interés, redes
de información en el mercado global
Fuentes de estudio
 
Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia
lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o
investigación preliminar para determinar la situación
administrativa de la organización
Criterios:
• Determinación de las necesidades especificas
• Identificación de los factores que requieren de atención
• Definición de estrategias de acción
• Jerarquización de prioridades en función del fin que se
persigue
• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los
factores
• Especificación del perfil del auditor
• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir
con el objetivo definido
Investigación preliminar
Propuesta técnica
Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar
Alcance: áreas de aplicación
Antecedentes: recuento de auditorías previas y estudios de
mejoramiento administrativo anteriores
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicación
de la auditoría
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
Costo: estimación global y específica de recursos financieros
Resultados: beneficios que se espera alcanzar
Información complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo
Programa de trabajo
 
Identificación: nombre de la auditoría
Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su
implementación
Área(s): universo bajo estudio
Clave: número progresivo de las actividades estimadas
Actividades: pasos específicos para captar la información
Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación
de cada fase
Representación gráfica: descripción del programa en
cuadros e imágenes
Formato: presentación y resguardo de avances
Reportes de avance: seguimiento de las acciones
Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances
 
Designar al auditor o equipo de auditores que estime
conveniente, la cual puede recaer en el titular del
órgano de control interno, en un directivo de línea o
en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de
alguna de las áreas de la organización
La organización puede optar también por la
contratación de servicio externo especializado en la
materia
Existe la posibilidad de estructurar un equipo que
incluya tanto a personal de la organización como
personal externo
Asignación de la responsabilidad
 
Capacitar a la persona o equipo designado, no sólo en lo que
respecta al manejo del método y mecanismos que se
emplearán para el levantamiento de la información, sino en
todo el proceso para preparar la aplicación e implementación
de la auditoría
Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión,
mandos medios y nivel operativo, de acuerdo con su área de
adscripción, equipo de trabajo o proceso
En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaña de
sensibilización en todos los niveles de la organización para
promover un clima de confianza y colaboración.
Capacitación
 
La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin
prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del
auditor
Los auditores adopten una conducta amable y discreta
fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitará
su tarea y estimulará la participación activa del
personal de la organización
Abstenerse de externar comentarios que no tengan un
sustento o hacer promesas que no puedan cumplir,
apegándose en todo momento a las directrices de
la auditoría en forma objetiva y mostrar seriedad y
respeto
Actitud
Génesis de la organización
Creación de la organización (fecha en que inicia su funcionamiento y
naturaleza jurídica que asume).
Cambios en la composición jurídica (modificaciones al instrumento que
crea y da sustento jurídico a la organización).
Traducción del objeto en estrategias (conversión del propósito de ser en
criterios de acción para manejar los recursos y capacidades para el logro
de resultados).
Manejo de la autoridad (forma en que otorga facultades de decisión a los
órganos o unidades que la componen).
Infraestructura
Modificaciones a la estructura organizacional (cambios en las relaciones
formales de dependencia y forma de operar para implementar sus
estrategias).
Programación institucional (esquemas que sigue para establecer
programas operativos o de acción que orientan la fijación de metas y la
asignación de recursos para alcanzarlas en un período determinado).
Desarrollo tecnológico (criterios que sigue para la integración y
funcionamiento de la infraestructura tecnológica que da soporte a los
procesos).
Interacción (líneas de acción y coordinación que utiliza para que sus
órganos o unidades interactúen efectivamente).
Diagnóstico preliminar
Forma de gestión
Modelo de administración y control (enfoque que adopta la organización
para implementar y controlar sus acciones vía funciones, procesos o su
combinación).
Desempeño registrado (acciones realizadas para poder generar productos
y servicios de calidad).
Logros alcanzados (impacto de las acciones en términos de costo
beneficio).
Expectativas no cumplidas (medidas adoptadas para evaluar los resultados
obtenidos en relación a los programados).
Posición competitiva
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización
(definición de los factores que determinan su posición competitiva).
Competencia central (capacidad para manejar procesos estratégicos y
gestionar de manera inteligente un desempeño superior).
Habilidades distintivas (dimensión de las fortalezas para ofertar mejores
productos y servicios).
Clientes, proveedores, competidores y socios estratégicos (análisis de
componentes clave del ambiente de tarea que es el ambiente externo más
inmediato y directo a la organización).
Diagnóstico preliminar  (continuación)
INSTRUMENTACIÓN
Recopilación de la
información
Técnicas de recolección
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
INSTRUMENTACIÓN
Recopilación de la
información
Técnicas de recolección
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
Técnicas de recolección 
 
  Investigación documental 
  Observación directa
  Acceso a redes de información
  Entrevista
  Cuestionarios 
  Cédulas
Medición
Para consolidar la instrumentación, es 
necesario que los hechos se puedan 
evaluar relacionándolos con una 
medida, la cual parte de los 
indicadores establecidos para el 
proceso administrativo y de los 
elementos específicos, así como del 
propósito estratégico y atributos 
fundamentales asociados con uno y 
otro
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, que son
los registros en los que consigna las
técnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones
alcanzadas
Evidencia
Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de
las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales
Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y
esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,
facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo
Testimonial Se consigue de toda persona que realiza
declaraciones durante de aplicación de la auditoría
Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
desagregación de la información por áreas, apartados y/o
componentes
Utilidad y validez de la evidencia
Suficiente Si es la necesaria para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor
Competente Si cumple con ser consistente, convincente,
confiable y ha sido validada
Relevante Cuando aporta elementos de juicio para
demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente
Pertinente Cuando exista congruencia entre las
observaciones, conclusiones y recomendaciones de la
auditoría
Supervisión del trabajo
• Revisión del programa de trabajo
• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
• Aclaración oportuna de dudas
• Control del tiempo invertido en función del estimado
• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que están completos y cumplen con su
propósito
EXAMEN
Propósito
Procedimiento
Enfoques de análisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulación del diagnóstico
administrativo
Propósito
Aplicar las técnicas de análisis
procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensión
y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen y las circunstancias
específicas del trabajo a fin de reunir los
elementos de decisión óptimos
Procedimiento
Conocer el hecho o que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles.
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada
elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y
buscando analogías o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerado individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de
entender las causas que lo originaron y el camino para su
atención
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONALES (Ejemplos)
Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más
funcional y productiva.
Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más
funcional y productiva.REORGANIZACIÓN
Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de
información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios
por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr
mejoras sustanciales en su desempeño.
Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de
información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios
por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr
mejoras sustanciales en su desempeño.
REINGENIERÍA
ORGANIZACIONAL
REINGENIERÍA
ORGANIZACIONAL
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en
una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en
todos los niveles.
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en
una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en
todos los niveles.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
BENCHMARKING
BENCHMARKING
APLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA
TÉCNICA
NOMBRE DE LA
TÉCNICA
ADMINISTRACIÓN
POR OBJETIVOS
Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización,
identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos
de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su
operación.
k
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
CUANTITATIVOS (Ejemplos)CUANTITATIVOS (Ejemplos)
Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del
estudio de una parte representativa del mismo.
Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del
estudio de una parte representativa del mismo.MUESTREO
MUESTREO
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los
inventarios.
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los
inventarios.
MODELOS DE
INTEGRADOS DE
PRODUCCIÓN
MODELOS DE
INTEGRADOS DE
PRODUCCIÓN
Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.
Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.
MODELOS DE
INVENTARIO
MODELOS DE
INVENTARIO
Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o
más variables.
Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o
más variables.CORRELACIÓN
CORRELACIÓN
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos
en unidades de tiempo homogéneas.
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos
en unidades de tiempo homogéneas.
ANÁLISIS DE
SERIES DE TIEMPO
ANÁLISIS DE
SERIES DE TIEMPO
APLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA
TÉCNICA
NOMBRE DE LA
TÉCNICA
Primer nivel
Percepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de
información : diagnóstico preliminar
Segundo nivel
Derivación de conclusiones producto del examen de los resultados
obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con
valores
Tercer nivel
Detección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás
de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas
Cuarto nivel
Determinación del contexto de interdependencia e interacción que
vincula causas y efectos
Quinto nivel
Reflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamiento
propuesto
Nuevos niveles o entre niveles de análisis
Cada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del
cambio como común denominador
Análisis multinivel
Diagnóstico administrativo
Contexto
Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su
trayectoria histórica (resultados de la evolución de la organización en el
tiempo).
Alineación de la estrategia con la estructura (análisis de congruencia entre las
estrategias para lograr una ventaja competitiva y el diseño organizacional).
Enfoque transversal (convergencia o corresponsabilidad de varios programas,
políticas e instituciones para lograr resultados bajo una estrategia de enfoque).
Administración de la tecnología y la innovación (gestión de la aplicación
sistemática de recursos, conocimiento y tecnología para generar nuevos
procesos, productos y servicios).
Desempeño
Evaluación (valoración objetiva de la gestión bajo los principios de verificación
del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores
financieros y de gestión para conocer el impacto social y económico del
desempeño de la organización).
Matriz de indicadores (análisis de la secuencia objetivos/metas, procesos,
bienes y servicios, resultados e impacto).
Modelos de toma de decisiones (nivel de efectividad en la aplicación de modelos
para fortalecer el proceso de toma de decisiones).
Relaciones interinstitucionales (líneas de acción y coordinación con otras
organizaciones en los sectores productivos público, social y privado que inciden
en los procesos internos).
Diagnóstico administrativo
Estrategia competitiva
Proceso de administración estratégica (Grado de efectividad en la aplicación
racional de recursos que efectúa la organización para alcanzar la
competitividad estratégica).
Selección estratégica (consistencia de las estrategias que la organización
emplea para ingresar y competir en mercados internacionales).
Alternativa estratégica (puntualidad de los enfoques e iniciativas que la
organización implementa para atraer clientes, resistir las presiones
competitivas y fortalecer su posición en el mercado).
Análisis del gap estratégico (examen del vacío que existe entre la posición
estratégica actual de la organización y la posición deseada).
Perspectivas
Oportunidades de crecimiento (revisión de las iniciativas y acciones para
impulsar el desarrollo de la organización).
Cultura y liderazgo (proyección de la programación mental colectiva y de las
presunciones básicas que conforman la cultura organizacional y la forma de
marcar el rumbo para lograr un desempeño superior).
Administración del cambio (medida en que la organización ha creado una
coalición poderosa para desarrollar la visión del cambio y la estrategia para
anclarlo a la cultura corporativa).
Calidad de vida de la organización (sentido de pertenencia que ha desarrollado
la organización en sus integrantes en base a la calidez y gentileza de su trato).
INFORME
Aspectos operativos
Lineamientos generales
para su preparación
Tipos de informe
Propuesta de
implementación
Presentación del informe
Atributos
Objetividad Visión imparcial de los hechos
Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la
información
Claridad Fácil comprensión del contenido
Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información
Calidad Apego a las normas de administración de la
calidad y elementos del sistema de calidad en materia de
servicios
Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas
Lineamientos generales para su
preparación
 No perder de vista el objeto de la auditoria
 Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y
viables
 Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
 Homogeneizar la integración y presentación de los resultados
 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados
 Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos
 Sentar las bases de un mecanismo de información permanente
 Crear conciencia en los niveles de decisión
 Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las
acciones
 Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad
Tipos de informe
 Informe General
 Informe Ejecutivo
 Informe de aspectos relevantes
Informe general
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Introducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos
de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general
de su contenido
Antecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y
vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
Técnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de
resultados en función del objetivo
Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o
modificaciones posibles
Propuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que
pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados
Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados
Seguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y
evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos
Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas
detectados y soluciones instrumentadas
Apéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo
Informe ejecutivo
Responsable Área o unidad administrativa encargada
de preparar el informe
Período de revisión Tiempo que comprendió el examen
Objetivos Propósitos que se pretende obtener con la
auditoria
Alcance Profundidad con la que se examinó la
organización
Metodología Explicación de las técnicas y
procedimientos utilizados para captar y analizar la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditoria
Síntesis Relación de los resultados alcanzados y logros
obtenidos con los recursos asignados
Informe de aspectos relevantes
Mediante éste informe se puede analizar y evaluar:
Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizó
Si se presentaron observaciones relevantes
Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o se
replanteó
Las horas hombre realmente utilizadas
La fundamentación de cada observación
Las causas y efectos de las principales observaciones
formuladas
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de
las observaciones presentadas
Propuesta de implementación
Fases:
• Preparación del programa
• Integración de recursos
• Ejecución del programa
Condiciones:
• Tipo de auditoría
• Alcance
• Recursos
• Nivel de desarrollo tecnológico
• Nivel técnico del personal
Presentación del informe
• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
• Dependencia Globalizadora (en el caso de
Instituciones Públicas)
SEGUIMIENTO
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones específicas
Criterios para la ejecución
de auditorías de seguimiento
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado
seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y
asegurar su atención e implementación
Lineamientos generales
- Definir las áreas en las que se comprobará la implantación de las recomendaciones propuestas por el
auditor
- Considerar la participación de especialistas cuando la evaluación de la implementación de recomendaciones
- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las
recomendaciones sugeridas por el auditor
- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las recomendaciones
en los términos y fechas establecidos
- Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de
recomendaciones
 
- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantación de las recomendaciones
- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente
justificados
Acciones específicas
Recomendaciones programadas
• Asignación de responsabilidad
• Factores considerados
• Áreas de aplicación
• Período de realización
• % de realización
• Costo
• Apoyo y soporte utilizados
• Resultados obtenidos
• Impacto logrado
Acciones específicas
Recomendaciones fuera de
programa
 
• Desviaciones
• Causas
• Efectos
• Alternativas de solución planteadas
• Alternativas de solución implementadas
• Acciones correctivas realizadas
• Calendario de aplicación
• Efectos conseguidos
Criterios para la ejecución de la
auditoría de seguimiento
- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes a
las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes
- Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los responsables de las
áreas involucradas
- Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el
responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución
- Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación del cumplimiento
en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo
preparadas para evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por el auditor

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  • 1. Enrique Benjamín FRANKLIN La información contenida en esta presentación es confidencial y está legalmente protegida, es posible que usted no esté autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información expuesta.
  • 2. “La nueva fuente de ventaja competitiva son los sueños y las ambiciones.”   Sumantra Ghoshal
  • 4. La  metodología  de    auditoría  administrativa  tiene el propósito el de servir como marco de  actuación  para  que  las  acciones  en  sus  diferentes fases de ejecución se conduzcan en  forma  programada  y  sistemática,  unifiquen  criterios,  y  delimiten  la  profundidad  con  que  se  revisarán  y  aplicarán  las  técnicas  de  análisis  administrativo  para  garantizar  el  manejo oportuno y objetivo de los resultados Enfoque
  • 14. Adquisiciones Abastecimiento de recursos Almacenes e  inventarios Resguardo y canalización de recursos Asesoría externa Soporte especializado con visión de  negocio Asesoría interna Asistencia para elevar el desempeño Coordinación Determina la unidad de acción Distribución del  espacio Disposición de instalaciones Exportaciones Alternativa de expansión Globalización Apertura a un mercado mundial Importaciones Insumos de origen extranjero Informática Manejo alterno de información ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
  • 15. Investigación y desarrollo Despliegue de creatividad e innovación Marketing Desplazamiento y ubicación de productos Operaciones Generación de productos y servicios Proveedores Suministro de insumos Proyectos Promueven la unidad de propósito Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
  • 16. Internas: Órgano de gobierno, órganos de control interno, niveles de la organización, socios, unidades estratégicas de negocios órganos colegiados y equipos de trabajo Externas: Órganimos normativos internacionales, nacionales (oficiales y privados), competidores, proveedores, clientes y usuarios (actuales y potenciales), socios estratégicos, grupos de interés, redes de información en el mercado global Fuentes de estudio
  • 17.   Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización Criterios: • Determinación de las necesidades especificas • Identificación de los factores que requieren de atención • Definición de estrategias de acción • Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue • Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores • Especificación del perfil del auditor • Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido Investigación preliminar
  • 18. Propuesta técnica Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar Alcance: áreas de aplicación Antecedentes: recuento de auditorías previas y estudios de mejoramiento administrativo anteriores Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos Costo: estimación global y específica de recursos financieros Resultados: beneficios que se espera alcanzar Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo
  • 19. Programa de trabajo   Identificación: nombre de la auditoría Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementación Área(s): universo bajo estudio Clave: número progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos específicos para captar la información Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes Formato: presentación y resguardo de avances Reportes de avance: seguimiento de las acciones Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances
  • 20.   Designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, la cual puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo de línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de alguna de las áreas de la organización La organización puede optar también por la contratación de servicio externo especializado en la materia Existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organización como personal externo Asignación de la responsabilidad
  • 21.   Capacitar a la persona o equipo designado, no sólo en lo que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearán para el levantamiento de la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoría Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, mandos medios y nivel operativo, de acuerdo con su área de adscripción, equipo de trabajo o proceso En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de confianza y colaboración. Capacitación
  • 22.   La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor Los auditores adopten una conducta amable y discreta fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitará su tarea y estimulará la participación activa del personal de la organización Abstenerse de externar comentarios que no tengan un sustento o hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoría en forma objetiva y mostrar seriedad y respeto Actitud
  • 23. Génesis de la organización Creación de la organización (fecha en que inicia su funcionamiento y naturaleza jurídica que asume). Cambios en la composición jurídica (modificaciones al instrumento que crea y da sustento jurídico a la organización). Traducción del objeto en estrategias (conversión del propósito de ser en criterios de acción para manejar los recursos y capacidades para el logro de resultados). Manejo de la autoridad (forma en que otorga facultades de decisión a los órganos o unidades que la componen). Infraestructura Modificaciones a la estructura organizacional (cambios en las relaciones formales de dependencia y forma de operar para implementar sus estrategias). Programación institucional (esquemas que sigue para establecer programas operativos o de acción que orientan la fijación de metas y la asignación de recursos para alcanzarlas en un período determinado). Desarrollo tecnológico (criterios que sigue para la integración y funcionamiento de la infraestructura tecnológica que da soporte a los procesos). Interacción (líneas de acción y coordinación que utiliza para que sus órganos o unidades interactúen efectivamente). Diagnóstico preliminar
  • 24. Forma de gestión Modelo de administración y control (enfoque que adopta la organización para implementar y controlar sus acciones vía funciones, procesos o su combinación). Desempeño registrado (acciones realizadas para poder generar productos y servicios de calidad). Logros alcanzados (impacto de las acciones en términos de costo beneficio). Expectativas no cumplidas (medidas adoptadas para evaluar los resultados obtenidos en relación a los programados). Posición competitiva Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización (definición de los factores que determinan su posición competitiva). Competencia central (capacidad para manejar procesos estratégicos y gestionar de manera inteligente un desempeño superior). Habilidades distintivas (dimensión de las fortalezas para ofertar mejores productos y servicios). Clientes, proveedores, competidores y socios estratégicos (análisis de componentes clave del ambiente de tarea que es el ambiente externo más inmediato y directo a la organización). Diagnóstico preliminar  (continuación)
  • 25. INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la información Técnicas de recolección Medición Papeles de trabajo Evidencia Supervisión del trabajo
  • 26. INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la información Técnicas de recolección Medición Papeles de trabajo Evidencia Supervisión del trabajo
  • 29. Papeles de trabajo Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas
  • 30. Evidencia Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicación de la auditoría Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes
  • 31. Utilidad y validez de la evidencia Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría
  • 32. Supervisión del trabajo • Revisión del programa de trabajo • Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores • Aclaración oportuna de dudas • Control del tiempo invertido en función del estimado • Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo • Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito
  • 33. EXAMEN Propósito Procedimiento Enfoques de análisis administrativo 219 organizacionales 14 cuantitativos Formulación del diagnóstico administrativo
  • 34. Propósito Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos
  • 35. Procedimiento Conocer el hecho o que se analiza Describir ese hecho Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles. Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención
  • 36. ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Ejemplos) Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva. Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva.REORGANIZACIÓN Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño. Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño. REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. DESARROLLO ORGANIZACIONAL DESARROLLO ORGANIZACIONAL Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales. Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales. BENCHMARKING BENCHMARKING APLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA NOMBRE DE LA TÉCNICA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación. k
  • 37. ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVOS (Ejemplos)CUANTITATIVOS (Ejemplos) Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo. Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.MUESTREO MUESTREO Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios. Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios. MODELOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIÓN MODELOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIÓN Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse. Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse. MODELOS DE INVENTARIO MODELOS DE INVENTARIO Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables. Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables.CORRELACIÓN CORRELACIÓN Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas. Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas. ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO APLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA NOMBRE DE LA TÉCNICA
  • 38. Primer nivel Percepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de información : diagnóstico preliminar Segundo nivel Derivación de conclusiones producto del examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con valores Tercer nivel Detección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas Cuarto nivel Determinación del contexto de interdependencia e interacción que vincula causas y efectos Quinto nivel Reflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamiento propuesto Nuevos niveles o entre niveles de análisis Cada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del cambio como común denominador Análisis multinivel
  • 39. Diagnóstico administrativo Contexto Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica (resultados de la evolución de la organización en el tiempo). Alineación de la estrategia con la estructura (análisis de congruencia entre las estrategias para lograr una ventaja competitiva y el diseño organizacional). Enfoque transversal (convergencia o corresponsabilidad de varios programas, políticas e instituciones para lograr resultados bajo una estrategia de enfoque). Administración de la tecnología y la innovación (gestión de la aplicación sistemática de recursos, conocimiento y tecnología para generar nuevos procesos, productos y servicios). Desempeño Evaluación (valoración objetiva de la gestión bajo los principios de verificación del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores financieros y de gestión para conocer el impacto social y económico del desempeño de la organización). Matriz de indicadores (análisis de la secuencia objetivos/metas, procesos, bienes y servicios, resultados e impacto). Modelos de toma de decisiones (nivel de efectividad en la aplicación de modelos para fortalecer el proceso de toma de decisiones). Relaciones interinstitucionales (líneas de acción y coordinación con otras organizaciones en los sectores productivos público, social y privado que inciden en los procesos internos).
  • 40. Diagnóstico administrativo Estrategia competitiva Proceso de administración estratégica (Grado de efectividad en la aplicación racional de recursos que efectúa la organización para alcanzar la competitividad estratégica). Selección estratégica (consistencia de las estrategias que la organización emplea para ingresar y competir en mercados internacionales). Alternativa estratégica (puntualidad de los enfoques e iniciativas que la organización implementa para atraer clientes, resistir las presiones competitivas y fortalecer su posición en el mercado). Análisis del gap estratégico (examen del vacío que existe entre la posición estratégica actual de la organización y la posición deseada). Perspectivas Oportunidades de crecimiento (revisión de las iniciativas y acciones para impulsar el desarrollo de la organización). Cultura y liderazgo (proyección de la programación mental colectiva y de las presunciones básicas que conforman la cultura organizacional y la forma de marcar el rumbo para lograr un desempeño superior). Administración del cambio (medida en que la organización ha creado una coalición poderosa para desarrollar la visión del cambio y la estrategia para anclarlo a la cultura corporativa). Calidad de vida de la organización (sentido de pertenencia que ha desarrollado la organización en sus integrantes en base a la calidez y gentileza de su trato).
  • 41. INFORME Aspectos operativos Lineamientos generales para su preparación Tipos de informe Propuesta de implementación Presentación del informe
  • 42. Atributos Objetividad Visión imparcial de los hechos Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la información Claridad Fácil comprensión del contenido Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
  • 43. Lineamientos generales para su preparación  No perder de vista el objeto de la auditoria  Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables  Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos  Homogeneizar la integración y presentación de los resultados  Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados  Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos  Sentar las bases de un mecanismo de información permanente  Crear conciencia en los niveles de decisión  Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las acciones  Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad
  • 44. Tipos de informe  Informe General  Informe Ejecutivo  Informe de aspectos relevantes
  • 45. Informe general Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe Introducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general de su contenido Antecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado Técnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o modificaciones posibles Propuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados Seguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados y soluciones instrumentadas Apéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo
  • 46. Informe ejecutivo Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe Período de revisión Tiempo que comprendió el examen Objetivos Propósitos que se pretende obtener con la auditoria Alcance Profundidad con la que se examinó la organización Metodología Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria Síntesis Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los recursos asignados
  • 47. Informe de aspectos relevantes Mediante éste informe se puede analizar y evaluar: Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizó Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o se replanteó Las horas hombre realmente utilizadas La fundamentación de cada observación Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas
  • 48. Propuesta de implementación Fases: • Preparación del programa • Integración de recursos • Ejecución del programa Condiciones: • Tipo de auditoría • Alcance • Recursos • Nivel de desarrollo tecnológico • Nivel técnico del personal
  • 49. Presentación del informe • Titular de la organización • Órgano de gobierno • Niveles directivos • Mandos medios y nivel operativo • Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es) • Dependencia Globalizadora (en el caso de Instituciones Públicas)
  • 50. SEGUIMIENTO Objetivo general Lineamientos generales Acciones específicas Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento
  • 51. Objetivo general Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención e implementación
  • 52. Lineamientos generales - Definir las áreas en las que se comprobará la implantación de las recomendaciones propuestas por el auditor - Considerar la participación de especialistas cuando la evaluación de la implementación de recomendaciones - Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las recomendaciones sugeridas por el auditor - Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las recomendaciones en los términos y fechas establecidos - Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de recomendaciones   - Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantación de las recomendaciones - Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados
  • 53. Acciones específicas Recomendaciones programadas • Asignación de responsabilidad • Factores considerados • Áreas de aplicación • Período de realización • % de realización • Costo • Apoyo y soporte utilizados • Resultados obtenidos • Impacto logrado
  • 54. Acciones específicas Recomendaciones fuera de programa   • Desviaciones • Causas • Efectos • Alternativas de solución planteadas • Alternativas de solución implementadas • Acciones correctivas realizadas • Calendario de aplicación • Efectos conseguidos
  • 55. Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento - Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes - Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los responsables de las áreas involucradas - Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución - Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación del cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas para evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por el auditor