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¿Productividad?
              - Es la relación entre los
              resultados y el tiempo
              utilizado para obtenerlos
              (Wikipedia).

                  - No confundir con
                  producción.
Beneficios
Reducción          Aumento
 Costes            Beneficios



 Ahorro             Reducción
 Tiempo          Tiempo entrega


         Incremento
         satisfacción
      personal y equipo
La productividad en equipo empieza por uno mismo.
Consejo
No es cuestión de trabajar más
sino de saber trabajar mejor
¿Cómo?
-Evita multitareas. 3 veces + eficiente monotasking.
-Póngame un kilo de pomodoro por favor.
-Domina tu email
-Evita las interrupciones
-Imprevistos vs urgencias
-Optimiza las reuniones
-Conviértete en un knowledge worker!!!
-Lee a los que realmente saben: albertopena.com
Recuerda…
-Estar ocupado no implica ser productivo!!!
Consejo
Ponga un Pomodoro en su vida.
Pomodoro
- Crear lista de tareas
- Decidir la tarea a realizar
- Poner el pomodoro a 25 minutos
- Trabajar en tarea hasta que el reloj suene
- Pausa 5 minutos
-Cada cuatro "pomodoros“, pausa más larga
(15-20 minutos)
Consejo
Cuidado. El email siempre acecha.
Domínalo!!!
Email - Errores
 - Comprobamos de forma impulsiva y compulsiva. Interrupciones.
 - Abierto “en segundo plano” o aviso al móvil. Provoca Multitarea.
 -
 hacer con ellos. Relectura constante.
 -Recibimos indistintamente mensajes personales y profesionales.
 Falta de organización.
 -Escribimos emails demasiado largos. Información irrelevante.
 -Redactamos mal el Asunto. Obligando lectura total.
 -Comunicamos urgencias. El email no es urgente.
 Y un largo etc….
Email - Soluciones
- Desactivar avisos a móvil o en segundo plano.
- Fijar horas para revisar email.
- ¿Contestar < 1 minuto? HAZLO
  ¿Contestar > 1 minuto? Apúntalo como tarea y archívalo.
  ¿Delegar? Reenvíalo
- Crea cuentas personales y profesionales. Aplica filtros.
- Al escribir, sintetiza. Sé directo.
- Define un asunto que resuma el mensaje y su importancia.
- No mandes ni esperes respuestas urgentes.
- Cuando revises el email, ¡¡¡evita cualquier otra distracción!!!
Consejo
Evita las interrupciones!!!




“Disculpa, ¿estabas concentrado?”
Interrupciones
- Quitan el tiempo para hacer tareas.
- Interrumpen concentración.
Hasta 15 minutos para recuperarla!!!
- Promueven multitarea al traer
nuevas tareas.
- Fomentan los errores tras “perder el hilo”
- Efecto multíplicamente negativo para el equipo
Interrupciones Necesarias
Interrupciones que no pueden, por su urgencia, ser
enviadas por email o comentadas en el próximo
descanso:

- “Estoy bloqueado en una tarea
y necesito ayuda para continuar.”

- “Llamada de cliente con avería / fallo
que requiere acción inmediata.”
Interrupciones Innecesarias
- Después de volver del baño, comento el partido de ayer
- Leo un email de un cliente importante que quiere un cambio
para el mes que viene y aviso de inmediato a los implicados.
- Recibo por email el último vídeo de la Elsa Pataky y suelto fuerte
exclamación.
- Como jefe, necesito controlar qué están haciendo mis operarios
y les pregunto varias veces al día.
Interrupciones Innecesarias
Análisis:
  -¿Es tan urgente que no lo puedo enviar por email?
  -¿Puedo esperar a la próxima parada para el café?
Acciones:
  - Identifica concentración con señales externas (cascos, pomodoro)
  - Establecer momentos para la charla (café, paseo,..)
  - Establecer horarios para minireuniones
  - Agrupa varias consultas en una
¿Y las interrupciones externas?
 - Concentra las tareas de más concentración en momentos de
 menos actividad (primera hora, por la tarde,…)
 - Anticipar potenciales llamadas
 programando las llamadas / reuniones.
 -Procura que sea lo más breve posible.
 Cuanto más dura la interrupción,
 Más daño hace.
 - Si es posible, desconectar móvil para
 recuperar posteriormente llamadas
 perdidas.
Consejo
¿Es urgente o es un imprevisto?
Diferéncialos.




“¿Es para hoy?
Ah vale, pensaba
que era urgente.”
Imprevistos vs Urgencias
Definición:
  - Imprevisto: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer
  próximamente.
  - Urgencia: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer ya.

Acciones:
  - Enfría tus emociones y analiza si es realmente urgente.
  - ¿Qué margen de tiempo tengo realmente?
  - Si es un imprevisto, reajusta tu plan de trabajo.
  - Si es urgente, hazlo.
Consejo
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“¿Y si hacemos una reunión para
preparar la próxima reunión?”
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 - Objetivo y orden del día no definido
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 - Duran demasiado
 - Material no preparado
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 - Sin concretar próximas acciones
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   - Evalúa si es realmente necesaria
   - Define tiempo de duración
   - Previamente, informa del motivo y orden del día a los asistentes
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   - Sigue escrupulosamente el orden del día
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   - Concreta acciones a realizar. “¿Todos tenemos
   claro lo que tenemos que hacer?”
Recuerda:
   - Involucran a x personas, x tiempo que no serán productivos.
   - Mientras te reúnes, no haces; mientras te reúnes, no consigues
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- El jefe es una pieza más del equipo, no el centro de todo
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¿Qué ha ido bien?
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NO ES UNA CAZA DE BRUJAS!!!
Beneficios

- Mayor productividad
- Cumplimiento expectativas
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- Reducción Time To Market
- Maximiza ROI gracias a priorización
prestaciones.
 - Reducción riesgos evaluando avance proyecto.
Consejo
Tu empresa tiene que ser
profesional, no seria.
http://www.youtube.com/v/VR71iRkBpOs
“Somos conscientes que para lograr nuestra
                                            meta necesitamos un equipo de
                                            personas amables e íntegras, que
                                            transmitan alegría”.

- Un día al año, la dirección sirve a los operarios.
- 1 Fisioterapeuta visita semanalmente para realizar ejercicios.
- Realizan una fiesta al final de temporada.
- Solicitaron voluntarios para limpieza hotel y se apuntaron todos.
Consejo
Piensa en positivo y busca siempre la mejora continua




                                       10
“Si es difícil lo hacemos enseguida,
Si es imposible tardaremos un poco.”
Gracias
Santiago Barro Caules
Binary Menorca S.L.
Desarrollo de software

email: santiagobarro@binarymenorca.com
Twitter: @tiagobarro



Nota: Muchas gracias a Alberto Pena
por permitir indicar muchos de sus fantásticos
consejos en esta presentación. albertopena.com

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FRIDAY SEMINARS - SEPTIEMBRE 2012- Multiplica tu productividad implicando al equipo

  • 1. Fridays Seminars 10 x 10 Multiplica tu productividad implicando al equipo
  • 2. … tags de los friday seminars … formación, gratis, proquame, amigosformadores, compartir, conocimientos, experiencias, herramientasdegestión, compromiso10x10, 10consejos, 100minutos, aplicación, utilidad, feedback, debate … hashtag del evento en twitter … #fridayseminars
  • 3. ¿Productividad? - Es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos (Wikipedia). - No confundir con producción.
  • 4. Beneficios Reducción Aumento Costes Beneficios Ahorro Reducción Tiempo Tiempo entrega Incremento satisfacción personal y equipo
  • 5. La productividad en equipo empieza por uno mismo.
  • 6. Consejo No es cuestión de trabajar más sino de saber trabajar mejor
  • 7. ¿Cómo? -Evita multitareas. 3 veces + eficiente monotasking. -Póngame un kilo de pomodoro por favor. -Domina tu email -Evita las interrupciones -Imprevistos vs urgencias -Optimiza las reuniones -Conviértete en un knowledge worker!!! -Lee a los que realmente saben: albertopena.com Recuerda… -Estar ocupado no implica ser productivo!!!
  • 9. Pomodoro - Crear lista de tareas - Decidir la tarea a realizar - Poner el pomodoro a 25 minutos - Trabajar en tarea hasta que el reloj suene - Pausa 5 minutos -Cada cuatro "pomodoros“, pausa más larga (15-20 minutos)
  • 10. Consejo Cuidado. El email siempre acecha. Domínalo!!!
  • 11. Email - Errores - Comprobamos de forma impulsiva y compulsiva. Interrupciones. - Abierto “en segundo plano” o aviso al móvil. Provoca Multitarea. - hacer con ellos. Relectura constante. -Recibimos indistintamente mensajes personales y profesionales. Falta de organización. -Escribimos emails demasiado largos. Información irrelevante. -Redactamos mal el Asunto. Obligando lectura total. -Comunicamos urgencias. El email no es urgente. Y un largo etc….
  • 12. Email - Soluciones - Desactivar avisos a móvil o en segundo plano. - Fijar horas para revisar email. - ¿Contestar < 1 minuto? HAZLO ¿Contestar > 1 minuto? Apúntalo como tarea y archívalo. ¿Delegar? Reenvíalo - Crea cuentas personales y profesionales. Aplica filtros. - Al escribir, sintetiza. Sé directo. - Define un asunto que resuma el mensaje y su importancia. - No mandes ni esperes respuestas urgentes. - Cuando revises el email, ¡¡¡evita cualquier otra distracción!!!
  • 14. Interrupciones - Quitan el tiempo para hacer tareas. - Interrumpen concentración. Hasta 15 minutos para recuperarla!!! - Promueven multitarea al traer nuevas tareas. - Fomentan los errores tras “perder el hilo” - Efecto multíplicamente negativo para el equipo
  • 15. Interrupciones Necesarias Interrupciones que no pueden, por su urgencia, ser enviadas por email o comentadas en el próximo descanso: - “Estoy bloqueado en una tarea y necesito ayuda para continuar.” - “Llamada de cliente con avería / fallo que requiere acción inmediata.”
  • 16. Interrupciones Innecesarias - Después de volver del baño, comento el partido de ayer - Leo un email de un cliente importante que quiere un cambio para el mes que viene y aviso de inmediato a los implicados. - Recibo por email el último vídeo de la Elsa Pataky y suelto fuerte exclamación. - Como jefe, necesito controlar qué están haciendo mis operarios y les pregunto varias veces al día.
  • 17. Interrupciones Innecesarias Análisis: -¿Es tan urgente que no lo puedo enviar por email? -¿Puedo esperar a la próxima parada para el café? Acciones: - Identifica concentración con señales externas (cascos, pomodoro) - Establecer momentos para la charla (café, paseo,..) - Establecer horarios para minireuniones - Agrupa varias consultas en una
  • 18. ¿Y las interrupciones externas? - Concentra las tareas de más concentración en momentos de menos actividad (primera hora, por la tarde,…) - Anticipar potenciales llamadas programando las llamadas / reuniones. -Procura que sea lo más breve posible. Cuanto más dura la interrupción, Más daño hace. - Si es posible, desconectar móvil para recuperar posteriormente llamadas perdidas.
  • 19. Consejo ¿Es urgente o es un imprevisto? Diferéncialos. “¿Es para hoy? Ah vale, pensaba que era urgente.”
  • 20. Imprevistos vs Urgencias Definición: - Imprevisto: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer próximamente. - Urgencia: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer ya. Acciones: - Enfría tus emociones y analiza si es realmente urgente. - ¿Qué margen de tiempo tengo realmente? - Si es un imprevisto, reajusta tu plan de trabajo. - Si es urgente, hazlo.
  • 21. Consejo ¿Reuniones? Las justas!!! “¿Y si hacemos una reunión para preparar la próxima reunión?”
  • 22. Reuniones - Errores - Objetivo y orden del día no definido - La conversación deriva - Duran demasiado - Material no preparado - Distracciones (móviles) - Demasiada “reunionitis” - Sin concretar próximas acciones
  • 23. Reuniones - Soluciones - Evalúa si es realmente necesaria - Define tiempo de duración - Previamente, informa del motivo y orden del día a los asistentes - Prepara bien todo el material a presentar - Sigue escrupulosamente el orden del día - Móviles apagados!!! - Concreta acciones a realizar. “¿Todos tenemos claro lo que tenemos que hacer?” Recuerda: - Involucran a x personas, x tiempo que no serán productivos. - Mientras te reúnes, no haces; mientras te reúnes, no consigues
  • 24. Consejo No eres el único de tu equipo, pero en tu equipo eres único. (Dr. Gregory House)
  • 25. Motivación - Errores - “Esto se hace así porque yo lo digo” - Tratar a las personas como “recursos” - Falta de cordialidad y respeto - Pensar que con compensación económica se compensa cualquier cosa - No informar de los objetivos a cumplir
  • 26. Motivación - Soluciones - El jefe es una pieza más del equipo, no el centro de todo - Reconoce en voz alta los logros del equipo - No traspasar preocupaciones al equipo. - Educación y respeto. Gracias y por favor. - Celebra fiestas / comidas para fortalecer la relación de equipo. -Informar del qué espera de ti la empresa y qué te ofrece. - Escuchar y compartir ideas con todo el equipo
  • 27. Consejo ¿Trabajas en equipo para la creación de proyectos? Apadrina un Scrum!!!
  • 29.
  • 30.
  • 31. Daily Planning - Máx. 5 min. - ¿Qué hiciste ayer? - ¿Qué vas a hacer hoy? - ¿Hay algo que lo impida?
  • 33. Retrospectiva ¿Qué ha ido bien? ¿Qué debemos mejorar? NO ES UNA CAZA DE BRUJAS!!!
  • 34. Beneficios - Mayor productividad - Cumplimiento expectativas - Flexibilidad a cambios - Reducción Time To Market - Maximiza ROI gracias a priorización prestaciones. - Reducción riesgos evaluando avance proyecto.
  • 35. Consejo Tu empresa tiene que ser profesional, no seria.
  • 37. “Somos conscientes que para lograr nuestra meta necesitamos un equipo de personas amables e íntegras, que transmitan alegría”. - Un día al año, la dirección sirve a los operarios. - 1 Fisioterapeuta visita semanalmente para realizar ejercicios. - Realizan una fiesta al final de temporada. - Solicitaron voluntarios para limpieza hotel y se apuntaron todos.
  • 38. Consejo Piensa en positivo y busca siempre la mejora continua 10 “Si es difícil lo hacemos enseguida, Si es imposible tardaremos un poco.”
  • 39. Gracias Santiago Barro Caules Binary Menorca S.L. Desarrollo de software email: santiagobarro@binarymenorca.com Twitter: @tiagobarro Nota: Muchas gracias a Alberto Pena por permitir indicar muchos de sus fantásticos consejos en esta presentación. albertopena.com