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FAQs
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Conclusiones
• Los controles de Gobierno disponibles en SharePoint Premium se han diseñado para
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Controles de acceso restringido | Cambios recientes en Sitios | Monitorizar y descubrir
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• SharePoint Premium puede ser un active clave para el rollout exitoso de Copilot para
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• Restrict SharePoint site access with Microsoft 365 groups and Entra security groups - SharePoint in Microsoft 365 |
Microsoft Learn
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Gobernanza con SharePoint Premium de principio a fin

  • 1. #CollabDaysMadrid 13 June 2024 | Microsoft Ibérica HQ Gobernanza con SharePoint Premium de Principio a fin Juan Carlos González
  • 3. #CollabDaysMadrid Social Networks Juan Carlos Gonzalez Microsoft 365 MVP & SME @jcgm1978 jcgonzalezmartin1978@hotmail.com https://nl.linkedin.com/in/juagon https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/ https://www.youtube.com/@jcgonzalezmartin
  • 4. #CollabDaysMadrid • Retos en el gobierno de los datos en Microsoft 365 • Controles de Gobierno en Microsoft 365 con SharePoint Premium • Recap y conclusions • Referencias rápidas y Roadmap Agenda
  • 5. #CollabDaysMadrid Retos en el gobierno de los datos en Microsoft 365 + de 2000 millones de documentos se añaden cada día a Microsoft 365 Los datos no estructurados son los que + contribuyen en este crecimiento Para 2025 el 80-90 % del crecimiento de los datos se espera que se deba a datos no estructurados Los métodos clásicos para gestionar contenidos no son efectivos a esta escala Las organizaciones se gastan más de $ 59.000 millones al año en almacenamiento y gestión de contenido Los proyectos de clasificación siguen basándose en manualidades Los errores humanos de empleados o personal externo suelen ser la causa principal de las brechas y fugas de datos
  • 7. #CollabDaysMadrid SharePoint es la Plataforma que sirve contenidos a todas las Apps de Microsoft 365: Retos de los clientes Expansión del contenido de Sitios SharePoint Sobre compartición o compartición accidental Gestión del ciclo de vida de los Contenidos SILO’D LATENT SLOW HIGH COST INFLEXIBLE DATA CHAOS MONOLITHIC UNGOVERNED LACK OF OWNERSHIP SILO’D LATENT SLOW HIGH COST INFLEXIBLE DATA CHAOS MONOLITHIC UNGOVERNED LACK OF OWNERSHIP SILO’D LATENT SLOW HIGH COST INFLEXIBLE DATA CHAOS MONOLITHIC UNGOVERNED LACK OF OWNERSHIP
  • 8. #CollabDaysMadrid Copilot for Microsoft 365 Microsoft Graph - Your Data - Large Language Models Microsoft 365 Apps Natural Language Web Search
  • 10. #CollabDaysMadrid Controles de Gobierno de un vistazo (y + que vendrán): Controles de Gobierno con SharePoint Premium Controles de Acceso Restrictivo a Sitios Gestión de Ciclo de Vida de Sitios de SharePoint Informes de Gobierno de Acceso a Datos Acciones recientes en Sitios de SharePoint
  • 11. #CollabDaysMadrid Controles de Gobierno con SharePoint Premium Text Detectar Monitorizar Actuar Automatizar SharePoi nt Premium Governan ce Site lifecycle management (SLM) policy framework Data Access Governance (DAG) Insights Recent actions insights Change history RAC: Restricted access control (RAC) Policy for OneDrive Restricted access control (RAC) Policy for Sites GCAP: Granular Conditional Access Policies (GCAP) Collaboration Insights Site lifecycle inactive sites policy Principios de Gobierno Monitorizar y descubrir Sitios expuestos, actuar de forma apropiada y automatizar cuando sea posible
  • 12. #CollabDaysMadrid Controles de acceso restringido para SharePoint Online: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Aunque haya rotura de permisos o sobre- compartición, solo los usuarios configurados pueden acceder Restringir el acceso a nivel de sitio solo un conjunto de usuarios/grupos Disponibles para Sitios conectados a Grupos/Teams y Sitios no conectados a grupos Se puede configurar en el SPO Admin Center o con PowerShell
  • 13. #CollabDaysMadrid Controles de acceso restringido para SharePoint Online: Controles de Gobierno con SharePoint Premium RAC Setting a nivel de tenant
  • 14. #CollabDaysMadrid Controles de acceso restringido para SharePoint Online: Controles de Gobierno con SharePoint Premium RAC Setting a nivel de Sitio Grupo de Seguridad configurado
  • 15. #CollabDaysMadrid Demo #1: Restricted Access Control (RAC) para Sitios de SharePoint
  • 16. #CollabDaysMadrid Controles de acceso restringido para OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Se facilita que solo un subconjunto de usuarios pueda acceder a los archivos de OneDrive Restringir el acceso a OneDrive a solo un conjunto de usuarios/grupos Se cumplen los requerimientos normativos relativos a que usuarios externos no puedan acceder un cierto OneDrive
  • 17. #CollabDaysMadrid Controles de acceso restringido para OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium RAC Setting para acceso a OneDrive Grupo de Seguridad configurado
  • 18. #CollabDaysMadrid Acceso Condicional Granular a Sitios de SharePoint y OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Asociar MFA y directivas de Acceso Condicional a nivel granular Aplicar directivas de acceso avanzado a Sitios de SharePoint en base a condiciones Adaptar requerimientos de autenticación adicionales para sitios de negocio sensibles Los contextos de autenticación se pueden aplicar con PowerShell o etiquetas de sensibilidad
  • 19. #CollabDaysMadrid Acceso Condicional Granular a Sitios de SharePoint y OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Configurando una directive de acceso condicional a nivel de Sitio
  • 20. #CollabDaysMadrid Demo #2: Acceso Condicional a Sitios de SharePoint & OneDrive
  • 21. #CollabDaysMadrid Directiva de Bloqueo de descarga para Sitios de SharePoint y OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium La directiva de bloquear descarga se puede configurar a nivel de Sitio. Previene la descarga para usuarios internos/externos Las fugas de información es un problema común en muchas organizaciones, siendo una causa raíz la descarga de archivos desde Microsoft 365 Aplica a todos los tipos de archivos. Para el caso de Grabaciones de Teams se usa (- BlockDownloadFileTypeIds TeamsMeetingRecording)
  • 22. #CollabDaysMadrid Directiva de Bloqueo de descarga para Sitios de SharePoint y OneDrive: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Configurando la directiva de bloqueo de descarga a nivel de siti Banner informativo que se muestra una vez se habilita la directiva
  • 23. #CollabDaysMadrid Demo #3: Directiva de Bloqueo de Descarga para Sitios de SharePoint y OneDrive
  • 24. #CollabDaysMadrid Gestión del Ciclo de Vida de Sitios de SharePoint: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Vía directiva de Sitios inactivos se detectan automáticamente Sitios no activos en base a condiciones y se envían e-mails de confirmación a los Owners Gestión de sitios inactivos en el tenan desde el SPO Admin Cenger Los Administradores pueden descargar un informe en formato CSV con los Sitios identificados Los Owners de los Sitios reciben notificaciones mensuales durante 3 meses para así confirmar que los Sitios están todavía activos
  • 25. #CollabDaysMadrid Gestión del Ciclo de Vida de Sitios de SharePoint: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Acceso a la Gestión del Ciclo de Vida de Sitios Wizard for creating a Site lifecycle management policy
  • 26. #CollabDaysMadrid Demo #4: Gestión del Ciclo de Vida de Sitios de SharePoint
  • 27. #CollabDaysMadrid Acciones recientes en Sitios de SharePoint: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Muestra acciones recientes en Sitios lo que incluye nombre de Sitio, URL, cuota de almacenamiento o membership Revisar y entender cambios recientes hechos en Sitios así como actualización de estado en Sitios recientes Revisar las últimas 30 acciones en los últimos 30 días. Exportar y descargar un archivo .csv detallando todos los cambios hechos
  • 28. #CollabDaysMadrid Acciones recientes en Sitios de SharePoint: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Panel de Acciones recientes de Sitio
  • 29. #CollabDaysMadrid Demo #5: Acciones recientes en Sitios de SharePoint
  • 30. #CollabDaysMadrid Informe de historial de cambios: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Entre las acciones se incluyen nombre de Sitio, URL, cuota de almacenamiento, membership Permite revisar los cambios en propiedades de sitios que se han realizado en los últimos 180 días Se pueden crear hasta 5 informes. 2 Tipos de informes: Settings del Sitio | Settings globales. Los informes se pueden bajar en formato CSV
  • 31. #CollabDaysMadrid Informe de historial de cambios: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Informe de cambios de Settings del Sitio Informe CSV con los cambios que han passado en Sitios del tenant
  • 32. #CollabDaysMadrid Demo #6: Informe de Historial de Cambios
  • 33. #CollabDaysMadrid Securizar Bibliotecas de documentos: Controles de Gobierno con SharePoint Premium No sobre-escriben las etiquetas aplicadas a documentos que se carguen en la Biblioteca Clasificar y proteger archivos en Bibliotecas de Documentos configurando una etiqueta de sensibilidad por defecto Funciona con archivos Office y PDF (Nota: Para el soporte de archivos PDF hay que hacer un paso extra)
  • 34. #CollabDaysMadrid Securizar Bibliotecas de documentos: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Etiqueta de sensibilidad configurada en Biblioteca La etiqueta se aplica a documentos actualizados/creados
  • 36. #CollabDaysMadrid Informes de Gobiernos de Acceso a Datos: Controles de Gobierno con SharePoint Premium Controlar el acceso a contenido sensible localizando sitios que almacenan archivos con etiquetas de sensibilidad Descubrir cómo se comparte contenido a lo largo de la organización identificado sitios que contienen contenido sensible o compartido de forma incorrecta Los informes proporcionan información de los últimos 30 días. Se pueden descargar en formato CSV
  • 37. #CollabDaysMadrid FAQs • Las directivas RAC aplicadas a Sitios conectados a Teams no se hereda en canales compartidos y/o privados del Team • La directiva de Sitios inactivos no permite por el momento establecer borrado automático de Sitios inactivos • Poder aplicar una etiqueta a archivos PDFs que se caguen en una Biblioteca de Documentos requiere configuración adicional a nivel de tenant
  • 39. #CollabDaysMadrid Conclusiones • Los controles de Gobierno disponibles en SharePoint Premium se han diseñado para resolver retos en el gobierno de contenidos en Microsoft 365 • Por el momento tenemos los siguientes controles: Gestión de Ciclo de Vida de Sitios | Controles de acceso restringido | Cambios recientes en Sitios | Monitorizar y descubrir Sitios con alta exposición | etc • SharePoint Premium puede ser un active clave para el rollout exitoso de Copilot para Microsoft 365
  • 40. #CollabDaysMadrid • Restrict SharePoint site access with Microsoft 365 groups and Entra security groups - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Restrict OneDrive access by security group - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Block download policy for SharePoint sites and OneDrive - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Manage site lifecycle policies - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Review recent SharePoint administrator site actions - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Create change history reports for SharePoint sites - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn • Configure a default sensitivity label for a SharePoint document library | Microsoft Learn • Enable sensitivity labels for files in SharePoint and OneDrive | Microsoft Learn • Data access governance reports for SharePoint sites - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn Referencias Clave
  • 42. #CollabDaysMadrid Office for IT Pros • The best way to stay up to date with Microsoft 365:  https://o365itpros.gumroad.com/l/O365IT/Fri endsOfTheBook

Notas del editor

  1. Template may be modified but please keep the title and the sponsor slide. Twitter hashtag: #CollabDaysMadrid for all sessions
  2. Use this as the first slide in your slide deck
  3. Retos en el gobierno de los datos en Microsoft 365 Controles de Gobierno en Microsoft 365 Recap Referencias rápidas y roadmap
  4. 2 billion documents a day are added to Microsoft 365 Unstructured data is the leading contributor to data growth -> By 2025, 80–90% of data growth will be associated with unstructured data Traditional methods of managing content aren’t effective at this scale - Organizations spend $59 billion per year storing and managing content Classification projects remain a manual effort - Human errors by an organization’s own employees or at an external vendor are behind a large fraction of data breaches
  5. SharePoint is the content platform for all M365 Apps: Oversharing and accidental sharing Sprawl of SharePoint sites content Content lifecycle management
  6. Governance Principles Monitor and discover sites with high exposure, take appropriate actions, and automate
  7. Restricted Access Control (RAC) for SharePoint Sites Restrict access only to a set of users/groups at site level RAC policy can be set at the site level. Even if individual files/folders have broken inheritance and over-shared, only RAC allowed users can access Available for Microsoft 365 group-connected, Teams-connected, and non-group connected sites It can be setup in the SPO Admin Center or through PowerShell
  8. Restricted Access Control (RAC) for SharePoint Sites Restrict access only to a set of users/groups at site level RAC policy can be set at the site level. Even if individual files/folders have broken inheritance and over-shared, only RAC allowed users can access Available for Microsoft 365 group-connected, Teams-connected, and non-group connected sites It can be setup in the SPO Admin Center or through PowerShell
  9. Restricted Access Control (RAC) for SharePoint Sites Restrict access only to a set of users/groups at site level RAC policy can be set at the site level. Even if individual files/folders have broken inheritance and over-shared, only RAC allowed users can access Available for Microsoft 365 group-connected, Teams-connected, and non-group connected sites It can be setup in the SPO Admin Center or through PowerShell
  10. Restricted Access Control (RAC) for OneDrive Restrict access to OneDrive only to a set of users/groups Allow only a set of users, part of a security group, to have access to OneDrive files Meet any regulatory or business requirements that require keeping external or partner users away from your internal users’ OneDrive
  11. Restricted Access Control (RAC) for OneDrive Restrict access to OneDrive only to a set of users/groups Allow only a set of users, part of a security group, to have access to OneDrive files Meet any regulatory or business requirements that require keeping external or partner users away from your internal users’ OneDrive
  12. Conditional Access Policies for SharePoint Sites and OneDrive Apply advanced access policies on SharePoint Sites, Teams, and M365 Groups based on conditions such as GPS Location, IP Address, etc Associate MFA (multi-factor-auth) and granular CA (conditional access) policies Tailor the additional authentication requirements for business sensitive sites Authentication contexts can be applied through PowerShell or the use of Sensitivity labels
  13. Conditional Access Policies for SharePoint Sites and OneDrive Apply advanced access policies on SharePoint Sites, Teams, and M365 Groups based on conditions such as GPS Location, IP Address, etc Associate MFA (multi-factor-auth) and granular CA (conditional access) policies Tailor the additional authentication requirements for business sensitive sites Authentication contexts can be applied through PowerShell or the use of Sensitivity labels
  14. Block download policy for SPO Sites & OneDrive Data leakage is a common problem in any organization, the major root cause is users downloading files of the secure Microsoft 365 ecosystem Block download policy can be set at the site level. It prevents documents download for both external and internal users Applicable to all file types. Special parameter for Teams Meeting Recordings when setting up the policy (-BlockDownloadFileTypeIds TeamsMeetingRecording)
  15. Block download policy for SPO Sites & OneDrive Data leakage is a common problem in any organization, the major root cause is users downloading files of the secure Microsoft 365 ecosystem Block download policy can be set at the site level. It prevents documents download for both external and internal users Applicable to all file types. Special parameter for Teams Meeting Recordings when setting up the policy (-BlockDownloadFileTypeIds TeamsMeetingRecording)
  16. Site lifecycle management policies Manage inactive sites across your tenant from the SharePoint Admin Center Set up an inactive site policy to automatically detect inactive sites based on conditions and send notifications to site owners via email Site Admins can download a CSV report with the inactive sites identified by the policy Site owners are notified monthly for three months. They can confirm if the sites are still active
  17. Site lifecycle management policies Manage inactive sites across your tenant from the SharePoint Admin Center Set up an inactive site policy to automatically detect inactive sites based on conditions and send notifications to site owners via email Site Admins can download a CSV report with the inactive sites identified by the policy Site owners are notified monthly for three months. They can confirm if the sites are still active
  18. Recent Admin Action for SharePoint Sites Review and understand recent changes you have made on sites in the tenant. As well as status update on your recent actions Shows recent actions taken on sites, includes updates to site name, URL, storage quota, membership, etc Review the last 30 actions in the last 30 days. Export and download a .csv file detailing all the changes made
  19. Recent Admin Action for SharePoint Sites Review and understand recent changes you have made on sites in the tenant. As well as status update on your recent actions Shows recent actions taken on sites, includes updates to site name, URL, storage quota, membership, etc Review the last 30 actions in the last 30 days. Export and download a .csv file detailing all the changes made
  20. Change history report Review SharePoint Sites property changes made within the last 180 days by any Admin and Site Owner Actions reported include updates to site name, URL, quota storage, membership, etc It’s possible to create up to 5 reports. Two report types: Site settings | Organization settings. A report can be downloaded as .CSV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- You can create change history reports in the SharePoint admin center to review SharePoint site property changes made within the last 180 days. Create up to five reports for a given date range and filter by sites and users. You can download the report as a .csv file to view the site property changes. Show all the recent actions taken by all administrators and owners on sites for past 180 days, including updates to site name, URL, storage quota, membership, etc.
  21. Change history report Review SharePoint Sites property changes made within the last 180 days by any Admin and Site Owner Actions reported include updates to site name, URL, quota storage, membership, etc It’s possible to create up to 5 reports. Two report types: Site settings | Organization settings. A report can be downloaded as .CSV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- You can create change history reports in the SharePoint admin center to review SharePoint site property changes made within the last 180 days. Create up to five reports for a given date range and filter by sites and users. You can download the report as a .csv file to view the site property changes. Show all the recent actions taken by all administrators and owners on sites for past 180 days, including updates to site name, URL, storage quota, membership, etc.
  22. Change history report Review SharePoint Sites property changes made within the last 180 days by any Admin and Site Owner Actions reported include updates to site name, URL, quota storage, membership, etc It’s possible to create up to 5 reports. Two report types: Site settings | Organization settings. A report can be downloaded as .CSV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- You can create change history reports in the SharePoint admin center to review SharePoint site property changes made within the last 180 days. Create up to five reports for a given date range and filter by sites and users. You can download the report as a .csv file to view the site property changes. Show all the recent actions taken by all administrators and owners on sites for past 180 days, including updates to site name, URL, storage quota, membership, etc.
  23. Change history report Review SharePoint Sites property changes made within the last 180 days by any Admin and Site Owner Actions reported include updates to site name, URL, quota storage, membership, etc It’s possible to create up to 5 reports. Two report types: Site settings | Organization settings. A report can be downloaded as .CSV -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- You can create change history reports in the SharePoint admin center to review SharePoint site property changes made within the last 180 days. Create up to five reports for a given date range and filter by sites and users. You can download the report as a .csv file to view the site property changes. Show all the recent actions taken by all administrators and owners on sites for past 180 days, including updates to site name, URL, storage quota, membership, etc.
  24. Discover how content is being shared across the organization and identify sites that contain overshared or sensitive content Control access to sensitive content by finding sites storing files with sensitivity labels applied Data access governance reports provide information within the last 30 days. These reports can be also downloaded in CSV format --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- When a report is ready, select it to view the data. Each sharing link report includes: Up to 100 sites with highest number of sharing links created in the last 30 days. The policies applied to these sites – site sensitivity, site unmanaged device policy, and site external sharing policy. The primary admin for each site. Note that the reports don't include OneDrive data.
  25. RAC policy applied to a Team connected site is not inherited in any private and/or shared channel in the Team Inactive Sites policy does not allow to set up automatic deletion of inactive sites Applying a label to PDFs uploaded in a secure document library requires some additional setup to be done
  26. Governance features in SharePoint Premium are designed to help on solving challenges to govern content in Microsoft 365 The following features are in the box: Sites lifecycle management | Restricted access controls | Recent changes in sites Monitor and discover sites with high exposure, take appropriate actions, and automate SharePoint Premium can be a key asset on a successful rollout of Copilot for Microsoft 365
  27. Use this as the first slide in your slide deck