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GOOGLE DRIVE:
OFIMÁTICA EN LA NUBE
Iratxe Mentxaka (iratxe.mentxaka@deusto.es)
UTIC – Innovación, DeustoTech Learning
Universidad de Deusto
6 de Junio del 2013
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

OBJETIVOS DEL CURSO:
• Conocer las ventajas de trabajar en la nube.
• Creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones
en Google Drive.
• Compartir archivos desde Google Drive.
• Trabajar de forma colaborativa en archivos de Google Drive.
• Generar formularios con Google Drive.
• Conocer la versión escritorio de Google Drive.
• Conectar otras aplicaciones en Google Drive.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

CONTENIDO:
• Espacio de trabajo de Google Drive
• Gestión de archivos en mi unidad de Google Drive
• Creación y edición básica de documentos, hojas de cálculo y
presentaciones con Google Drive.
• Opciones para compartir archivos.
• Herramienta de chat para el trabajo colaborativo.
• Diseño de formularios con Google Drive.
• Versión escritorio de Google Drive.
• Integración de otras aplicaciones.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

¿Qué es Google Drive?
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

CARACTERÍSTICAS:
• Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos
en línea.
• Fue introducido por Google el 24 de abril de 2012.
• Actualmente reemplaza lo que antes era Google Docs.
• Software libre: Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de
memoria gratis.
• Multiplataforma: disponible para ordenadores, portátiles,
tabletas y Smartphones.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

PRIMEROS PASOS:
• Indispensable tener una cuenta de Google en Gmail.
(La de Deusto es una cuenta de Gmail)
• Una vez creada nuestra cuenta de Gmail, en la barra superior
de Gmail encontraremos todos los servicios de la Suite de
Google, entre ellos Google Drive.
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YA ESTAMOS DENTRO DE GOOGLE DRIVE:
• Observamos los archivos y las carpetas de mi unidad.
• También podemos mostrar los archivos que han sido
compartidos conmigo.
• Y mostrar los destacados o los más recientes.
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ORGANIZANDO MI UNIDAD:
• En la parte superior tenemos un menú para ordenar mis
archivos, para cambiar el modo vista y para cambiar la
configuración.

• Podemos establecer que todos
los archivos subidos se
conviertan a Google Docs.
• O que los PDFs se conviertan a
texto.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

OTRAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN:
• También podemos configurar: el idioma, la zona horaria, el
modo de abrir los datos y conocer el almacenamiento que
llevamos utilizado.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

CREAMOS UN ARCHIVO:
• Podemos subir un archivo desde nuestra carpeta local.
• O podemos crear una carpeta nueva, un documento, una
presentación, una hoja de cálculo, un formulario, un dibujo y
otras aplicaciones que tengamos agregadas.
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

EDITANDO UN ARCHIVO:
• Crear / Documento.
• Aparece un documento sin título y lo renombramos.
• Según empezamos a editar el archivo los cambios se guardan
automáticamente.

• En principio el archivo es privado para mi.
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COMPARTIMOS UN ARCHIVO:
• Con Google Drive tú decides con quién compartir archivos, carpetas y
documentos.
• También decides el nivel de acceso de otras personas.
– Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o clase.
– Empieza a compartir y olvídate de enviar archivos adjuntos por correo.
– Controla quién puede consultar y modificar tus archivos.
Compartimos la
URL

Añadimos los correos
electrónicos

Cambiamos los
derechos de acceso
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OPCIONES DE VISIBILIDAD:
• Público en la web.
– Cualquier usuario de Internet puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Cualquier usuario que reciba el enlace.
– Cualquier usuario que reciba la URL puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Universidad de Deusto.
– Cualquier usuario de Deusto puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Usuarios de Universidad de Deusto que reciban el enlace.
– Cualquier usuario de Deusto que reciba la URL puede encontrar el archivo y
acceder a él.

• Privado (por defecto).
– Sólo pueden acceder las personas que hayan recibido permiso explícito.
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SI COMPARTIMOS CON ALGUIEN:
• Le podemos dar derecho a:
– EDITAR
– COMENTAR
– VER

• También podemos notificárselo por correo y ponernos copia.
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HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO:
• Más de un usuario puede trabajar sobre un mismo documento.
– Avisa de qué usuarios están revisando el documento
– Se identifica cada usuario con un color
– En el texto aparece una marca sobre lo que está editando otro usuario.
Ejemplo:

• Herramienta de CHAT para la comunicación.
• Historial de revisiones.
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VISTA PREVIA:
• Si seleccionamos un archivo aparecerá la opción de vista
previa.
• Nos permite visualizar los archivos antes de abrirlos y decidir
si queremos abrir, imprimir o compartir.
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VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:
•
•

•

Crear / Formulario.
Automáticamente aparece un cuadro de diálogo para añadir el título y
seleccionar una plantilla/tema.
Empezamos con el diseño de los ítems  añadir elemento.
–
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Texto
Texto de párrafo
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Casillas de verificación
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Básica

Avanzada

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VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:
•
•
•
•
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•
•
•

Añadimos elemento nuevo y seleccionamos el tipo de pregunta.
Rellenamos el enunciado y las opciones de respuesta.
Posibilidad de hacer las preguntas obligatorias.
Una vez creado el ítem damos a OK y creamos otro.
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Podemos modificar el orden de los ítems (seleccionar y arrastrar).
Una vez terminado, editamos la “Página de confirmación”.
Para enviar, 2 opciones:
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VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:
GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE

Lo más potente de esta herramienta…

… genera gráficos estadísticos con las
respuestas.
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VERSIÓN ESCRITORIO DE GOOGLE DRIVE:
• Podemos descargarnos la versión escritorio.
• Aceptamos la advertencia de seguridad.

• Los archivos que crees en Google Drive se sincronizarán
automáticamente con la carpeta de tu equipo.
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INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES:
• Si conocemos otra aplicación podemos integrarla:
GOOGLE DRIVE:
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Gracias
Iratxe Mentxaka
(iratxe.mentxaka@deusto.es)
6 de Junio del 2013

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Google Drive, ofimática en la nube. formación

  • 1. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE Iratxe Mentxaka (iratxe.mentxaka@deusto.es) UTIC – Innovación, DeustoTech Learning Universidad de Deusto 6 de Junio del 2013
  • 2. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE OBJETIVOS DEL CURSO: • Conocer las ventajas de trabajar en la nube. • Creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones en Google Drive. • Compartir archivos desde Google Drive. • Trabajar de forma colaborativa en archivos de Google Drive. • Generar formularios con Google Drive. • Conocer la versión escritorio de Google Drive. • Conectar otras aplicaciones en Google Drive.
  • 3. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE CONTENIDO: • Espacio de trabajo de Google Drive • Gestión de archivos en mi unidad de Google Drive • Creación y edición básica de documentos, hojas de cálculo y presentaciones con Google Drive. • Opciones para compartir archivos. • Herramienta de chat para el trabajo colaborativo. • Diseño de formularios con Google Drive. • Versión escritorio de Google Drive. • Integración de otras aplicaciones.
  • 4. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE ¿Qué es Google Drive?
  • 5. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE CARACTERÍSTICAS: • Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. • Fue introducido por Google el 24 de abril de 2012. • Actualmente reemplaza lo que antes era Google Docs. • Software libre: Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratis. • Multiplataforma: disponible para ordenadores, portátiles, tabletas y Smartphones.
  • 6. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE PRIMEROS PASOS: • Indispensable tener una cuenta de Google en Gmail. (La de Deusto es una cuenta de Gmail) • Una vez creada nuestra cuenta de Gmail, en la barra superior de Gmail encontraremos todos los servicios de la Suite de Google, entre ellos Google Drive.
  • 7. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE YA ESTAMOS DENTRO DE GOOGLE DRIVE: • Observamos los archivos y las carpetas de mi unidad. • También podemos mostrar los archivos que han sido compartidos conmigo. • Y mostrar los destacados o los más recientes.
  • 8. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE ORGANIZANDO MI UNIDAD: • En la parte superior tenemos un menú para ordenar mis archivos, para cambiar el modo vista y para cambiar la configuración. • Podemos establecer que todos los archivos subidos se conviertan a Google Docs. • O que los PDFs se conviertan a texto.
  • 9. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE OTRAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN: • También podemos configurar: el idioma, la zona horaria, el modo de abrir los datos y conocer el almacenamiento que llevamos utilizado.
  • 10. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE CREAMOS UN ARCHIVO: • Podemos subir un archivo desde nuestra carpeta local. • O podemos crear una carpeta nueva, un documento, una presentación, una hoja de cálculo, un formulario, un dibujo y otras aplicaciones que tengamos agregadas.
  • 11. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE EDITANDO UN ARCHIVO: • Crear / Documento. • Aparece un documento sin título y lo renombramos. • Según empezamos a editar el archivo los cambios se guardan automáticamente. • En principio el archivo es privado para mi.
  • 12. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE COMPARTIMOS UN ARCHIVO: • Con Google Drive tú decides con quién compartir archivos, carpetas y documentos. • También decides el nivel de acceso de otras personas. – Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o clase. – Empieza a compartir y olvídate de enviar archivos adjuntos por correo. – Controla quién puede consultar y modificar tus archivos. Compartimos la URL Añadimos los correos electrónicos Cambiamos los derechos de acceso
  • 13. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE OPCIONES DE VISIBILIDAD: • Público en la web. – Cualquier usuario de Internet puede encontrar el archivo y acceder a él. • Cualquier usuario que reciba el enlace. – Cualquier usuario que reciba la URL puede encontrar el archivo y acceder a él. • Universidad de Deusto. – Cualquier usuario de Deusto puede encontrar el archivo y acceder a él. • Usuarios de Universidad de Deusto que reciban el enlace. – Cualquier usuario de Deusto que reciba la URL puede encontrar el archivo y acceder a él. • Privado (por defecto). – Sólo pueden acceder las personas que hayan recibido permiso explícito.
  • 14. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE SI COMPARTIMOS CON ALGUIEN: • Le podemos dar derecho a: – EDITAR – COMENTAR – VER • También podemos notificárselo por correo y ponernos copia.
  • 15. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO: • Más de un usuario puede trabajar sobre un mismo documento. – Avisa de qué usuarios están revisando el documento – Se identifica cada usuario con un color – En el texto aparece una marca sobre lo que está editando otro usuario. Ejemplo: • Herramienta de CHAT para la comunicación. • Historial de revisiones.
  • 16. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE VISTA PREVIA: • Si seleccionamos un archivo aparecerá la opción de vista previa. • Nos permite visualizar los archivos antes de abrirlos y decidir si queremos abrir, imprimir o compartir.
  • 17. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE VAMOS A CREAR UN FORMULARIO: • • • Crear / Formulario. Automáticamente aparece un cuadro de diálogo para añadir el título y seleccionar una plantilla/tema. Empezamos con el diseño de los ítems  añadir elemento. – – – – – – – – – – – – Texto Texto de párrafo Tipo test Casillas de verificación Elegir de una lista Escala Cuadrícula Fecha Hora Encabezado de sección Salto de página Imagen Básica Avanzada Diseño
  • 18. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE VAMOS A CREAR UN FORMULARIO: • • • • • • • • Añadimos elemento nuevo y seleccionamos el tipo de pregunta. Rellenamos el enunciado y las opciones de respuesta. Posibilidad de hacer las preguntas obligatorias. Una vez creado el ítem damos a OK y creamos otro. Cuando ya está creada tenemos opción de modificar, duplicar y eliminar. Podemos modificar el orden de los ítems (seleccionar y arrastrar). Una vez terminado, editamos la “Página de confirmación”. Para enviar, 2 opciones: – Compartir URL – Mediante correo electrónico
  • 19. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:
  • 20. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE Lo más potente de esta herramienta… … genera gráficos estadísticos con las respuestas.
  • 21. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE VERSIÓN ESCRITORIO DE GOOGLE DRIVE: • Podemos descargarnos la versión escritorio. • Aceptamos la advertencia de seguridad. • Los archivos que crees en Google Drive se sincronizarán automáticamente con la carpeta de tu equipo.
  • 22. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES: • Si conocemos otra aplicación podemos integrarla:
  • 23. GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE Gracias Iratxe Mentxaka (iratxe.mentxaka@deusto.es) 6 de Junio del 2013