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IMPLANTACIÓN Y TRANSICION DE
SISTEMAS DE GETIÓN ELECTRONICA
DE LA DOCUMENTACION
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Un servidor Esta máquina debe estar preparada para aguantar largos
periodos de tiempo en marcha.
Las aplicaciones de gestión y los servicios de red
dependerán del correcto funcionamiento de la maquina
servidor.
Es recomendable ubicar el servidor en una sala
independiente que mantenga una temperatura constante y
no superior a 20ºC.
Instalar cámara de video vigilancia que registre los accesos
físicos a la sala de servidores.
Una red puede contar con mas de un servidor :
• Generar incompatibilidades
• Adquisición de nuevos dispositivos
• Mejorar la seguridad de la red.
• Configurar dos redes paralelas, en las que una de ellas
esta conectada a la nube y otra solo es accesible desde
la red interna.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
SAI (Sistema de
almacenamiento
ininterrumpido)
El efecto mas pernicioso que puede sufrir un ordenador,
es el corte súbito de la corriente eléctrica.
Las fuentes de alimentación, e incluso placas base,
pueden quedar fulminadas en apenas unos segundos.
Es mas que recomendable adquirir distintas SAI en
función de la cantidad de elementos que contenga la
red.
Los puntos críticos siempre estarán en los ordenadores
que tengan los servicios de red, el router de conexión a
internet, el switch, el disco duro donde se halle el
repositorio de documentos y el ordenador servidor del
dominio.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Switch
con capacidad
suficiente para
todos los elementos
de la red
Es una pieza vital en la red. Como todo
elemento de la red, es recomendable la
adquisición de un modelo gestionable, esto
es, que tenga una IP propia desde la que se
pueda acceder a los parámetros de
configuración.
Una funcionalidad avanzada en los switch es
la posibilidad de configurar cada una de las
entradas de modo independiente, pudiendo
balancear las cargas o parametrizar los
niveles de acceso.
Si el switch se apaga, todas las conexiones
establecidas en la red se cortan.
Por ello, siempre que sea posible, tendremos
un switch entre los repuestos informáticos.
PC
por cada
puesto de
trabajo
Sería perfecta una red en la que todos los
puestos de trabajo tuvieran el mismo PC, con el
mismo sistema operativo, con idénticas
configuraciones, los mismos drivers…
Aunque es posible lograr un grado importante
de homogeneización, siempre existen
elementos heterogéneos, porque los recursos
que precisan los usuarios van en función de las
tareas que realizan y estas representan
necesidades de información distintas.
Es decir, que a mas tareas especificas de un
usuario vamos a tener necesidades concretas
tanto de software como de hardware.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Escáner
con
alimentación
automática
Como se indicaba ya, el espacio ideal para
ubicar un escáner de alimentación
automática es la oficina de registro.
Debería tener la funcionalidad de
conectarse a la red mediante una IP propia
y poder configurar destinatarios basados en
correos electrónicos o en rutas concretas
del repositorio del documento.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Escáneres
de
sobremesa
Por su bajo coste y comodidad, los usuarios
que deben escanear documentación frágil o
formatos que no contempla el escáner
automático deberán contar con escáneres de
sobremesa.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Discos
duros con
IP propia
Un repositorio de documentos
montado sobre un disco duro
independiente y gestionable nos
puede aportar ciertas ventajas. Todos
los documentos estarían en el mismo
espacio físico, la programación de las
copias de seguridad se simplificarían
y la movilidad quedaría garantizada.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Sistema de impresión
La impresión es la acción mas cara de un sistema de
gestión documental. Por eso, cabe sopesar
detenidamente la incorporación de los sistemas de
impresión en la organización.
Si bien, la presencia del papel en las oficinas es cada vez
mas menguante, su existencia todavía convivirá durante
bastantes años, dado el bajo nivel de incorporación de
las nuevas tecnologías en las PYMES españolas. Mientras
exista papel, necesitaremos impresoras y consumibles.
No deberíamos adquirir una impresora sin conocer
previamente el precio de los consumibles que gasta y su
disponibilidad.
Una impresora barata puede acabar consumiendo
cartuchos por el valor de su precio en oro.
Los sistemas por renting o por page per page pueden ser
una solución adecuada cuando no deseamos comprar
una impresora o necesitamos una maquina de impresión
de tales prestaciones que su adquisición no es asumible.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Licencia del
sistema
operativo
servidor
Debe permitirnos configurar una red
basada en un dominio, y poder
parametrizar la configuración de
usuarios y documentos dentro del
dominio.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Windows
Server 2012 R2
Las bases de datos precisan de aplicaciones
especificas que solo se instalan en el
servidor.
El sistema de licencias suele tarifarse en
función de los usuarios que acceden a la
vez a la aplicación, concurrentes.
Licencia
para el software
especifico del
servidor
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Configuración
de un dominio
Una red profesional debe configurarse en
torno a un dominio.
Los usuarios deberán tener su propio
identificador y su contraseña.
Los permisos de acceso y control de los
documentos quedarán centralizados,
actualizándose en todos los ordenadores
conectados al dominio.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Licencias
para un
programa
de gestión
integral
Ya sea un ERP o un paquete mas
sofisticado de programas, resulta
esencial en la gestión de
documentación electrónica contar
con una aplicación que integre todos
los procesos de negocio.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Licencias
para las
aplicaciones
funcionales
Precisamos licencias de uso de
herramientas ofimáticas, programas de
digitalización y reconocimiento de
caracteres conversores de formatos de
documentos, (necesarios para mantener la
homogeneidad del archivo electrónico),
programas necesarios para firmar
documentos electrónicos, etc.
RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
Servicio de
conexión a
internet
No se puede entender la administración electrónica
sin una conexión de buena calidad a Internet.
La ubicación física de la oficina donde contratamos el
servicio de Internet será trascendente para la
elección de la infraestructura que vamos a precisar.
Los servicios de ADSL pueden cubrir nuestras
necesidades, si nos encontramos en un entorno
urbano.
Es preferible la conexión por fibra óptica que la
conexión por cable.
Pero es posible que la dependencia de la red sea tan
grande que no nos valga una conexión doméstica.
Podemos contratar servicios que nos garanticen al
100% el caudal, el coste no es ni similar, pero cierto
tipo de negocios ya no pueden prescindir de Internet
porque su negocio es Internet.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Servicio de
correo
electrónico
(licencias o hosting)
Alquilamos nuestro correo en un servidor
externo del que dependeremos en todo
momento para enviar y recibir
correspondencia a un coste mas o menos
reducido o, si nos decantamos por adquirir las
licencias de servidor de correo y administrarlo
desde un servidor propio.
La opción del hosting suele ser la más habitual,
pero debemos tener presente que nuestro
correo estará en el servidor de un tercero, con
todas las consecuencias que puede comportar.
Si optamos por montar nuestro propio servidor
de correo deberemos destinar mas recursos en
mantenimiento.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Servicio de
sede
electrónica
(página web),
(licencias o hosting)
Al igual que el servicio de correo, se puede
externalizar u optar por adquirir las
licencias correspondientes.
Para cambiar de un servidor a otro el
dominio de una web se requiere un
periodo de propagación bastante dilatado
(puede tardar varios días).
Una mala elección de proveedor puede
dejarnos la sede electrónica inoperante.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Centralita telefónica La tecnología IP también se ha
impuesto en el mundo de la telefonía.
El aparato físico de las centralitas
(PBX) esta siendo reemplazado por
programas que integran la telefonía a
la red informática y permiten la
comunicación a través de internet
(SIP) con la consiguiente reducción de
coste.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Servicio de
e-fax
Lejos de los antiguos faxes conectados a una
línea telefónica que imprimían
indiscriminadamente todo el documento
recibido, los servicios de fax electrónico nos
permiten un sistema de recepción y envío
sustancialmente mas eficiente y a un coste
mas reducido.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Estructura de carpetas
integradas
en el sistema de gestión
El árbol de carpetas en el que se estructura
toda la documentación recibida gestionada y
emitida por la empresa, debe ser la
materialización adaptada del cuadro de
clasificación de los documentos.
Por seguridad, coherencia e integridad , solo
administradores y superusuarios deberían
tener control total sobre la estructura.
Resultará útil editar un documento en el que
a cada usuario se le den instrucciones sobre
como acceder a los documentos que tiene
encomendados.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Sistema de
firmas
electrónicas
para cada uno de
los usuarios
Hemos de localizar un prestador de servicios
que nos emita una firma electrónica valida
para el mayor numero de tramites
administrativos electrónicos posible
Cada usuario debería tener acceso a validar los
documentos con la firma corporativa.
Independientemente de que además, como
responsable de la emisión de un documento, lo
hiciera con su eDNI.
RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS
Base de datos
de
conocimiento
Una empresa que cuenta con una base de
datos, en la que se ha incorporado el modo
de proceder de cada uno de los hechos de
negocio y en el que se han documentado y
argumentado los posibles cambios
metodológicos, facilita la movilidad y
versatilidad de personal.
Criterios documentales
Formato
genérico de
documentos
electrónicos
Hemos de decantarnos por un único
tipo de formato de documento
electrónico.
PDF/A puede ser una buena opción
para documentos administrativos, pero
todo dependerá del contexto en el que
no encontremos.
Para la documentación recibida que nos
llegue en un formato distinto al
genérico, será necesario preparar un
procedimiento de conversión.
Criterios documentales
Sistema de
ordenación de
los documentos
a gestionar
El orden en el que se incorporaran
los documentos a la estructura de
carpeta debe estar predefinida
y
ser rigurosamente sistemática
Criterios documentales
Metodología
en la recepción,
gestión y envío
de documentos
Identificar todos los documentos a
incorporar en el sistema de gestión,
agruparlos según el procedimiento al
que pertenecen, relacionar los
procedimientos con los distintos
departamentos que intervienen.
Poner por escrito de forma estructurada
los procedimientos, los documentos que
los componen, quienes intervienen en
algún momento del ciclo vital del
documento.
Criterios documentales
Metodología
en la recepción,
gestión y envío
de documentos
Existirán procedimientos que no es
posible sistematizar antes de la
implementación del sistema de gestión
documental, por eso, resulta tan
importante la creación de estructuras
que permitan absorber de modo
eficiente los cambios y el crecimiento de
la organización.
Criterios documentales
Desarrollo de
consultas de
actualización
para los vínculos
documentales a
insertar en la base
de datos
El repositorio de documentos, con sus
carpetas perfectamente estructuradas, y
la aplicación de gestión integral deben
enlazarse mediante vínculos que
permitan acceder a los documentos
desde los distintos cuadros de dialogo
de la aplicación.
Estos vínculos deben responder a una
sistematización programable y deberían
lanzarse o capturarse automáticamente
sin intervención de la tabulación
manual.
Criterios documentales
Desarrollo de
consultas de
actualización
para los vínculos
documentales a
insertar en la base
de datos
Tecnicamente no tiene mayor
complejidad que programar unas
sencillas consultas en SQL que actualice
los vínculos de la base de datos.
Criterios documentales
Desarrollo de los
flujos de
trabajo
Si el sistema con el contamos tiene la
posibilidad de trabajar mediante
workflow, mejoraremos con mucho la
eficiencia de la organización .
Se trataría de poder programar en la
propia aplicación de gestión la
metodología de los procedimientos, los
documentos y los usuarios.
Criterios documentales
Desarrollo de los
flujos de
trabajo
De este modo, el mismo programa va
dando por completas todas las fases
conforme intervienen los usuarios y
gestiona los avisos selectivos a los
responsables de cada tarea.
Cuantos mas flujos de trabajos queden
definidos desde un principio, mejores
serán los resultados a corto plazo.
Criterios documentales
Periodicidad y
metodología para
la realización de
copias de
seguridad
Un sistema eficiente de copias de seguridad ha
de responder a las siguientes cuestiones:
• Con qué programa realizaremos las copias
de seguridad?
• De quien es la responsabilidad de hacer las
copias de seguridad?
• En que soporte o sistema se procederán a
realizar las copias?
• Que periodicidad deben tener las copias?
• Cada cuanto tiempo se deben borrar las
copias antiguas?
• Cada cuanto tiempo se deben cambiar los
soportes en los que se realizan las copias de
seguridad?
Criterios documentales
Periodicidad y
metodología para
la realización de
copias de
seguridad
• Antes de borrar la copia de seguridad de su
soporte habitual, ¿migraremos la
información a otro soporte? O en lugar de
borrarla, ¿sería preferible guardarla
comprimida?
Ventajas e inconvenientes del soporte
informático, frente a los soportes
convencionales
Durante sus 700 años, el papel ha demostrado ser un
soporte de gran durabilidad, la explosión informativa del
siglo XX y las redes informáticas hacen inviable
conservar hoy toda la documentación producida en
papel.
Para poder entender un documento en soporte
convencional necesitamos tener conocimientos de
lectura de la lengua en la que esta escrito el documento.
Si es manuscrito es posible que sea necesario saber
paleografía, pero en cualquier caso depende de nuestro
propio conocimiento.
Ventajas e inconvenientes del soporte
informático, frente a los soportes
convencionales
Para codificar un documento que se conserva en soporte
informático precisamos de una tecnología, sin la que no es
posible llegar a visualizar el documento.
Necesitamos un dispositivo adecuado en función del soporte en
el que esta el documento; y disponer de un software que para
leer el formato del documento.
La dependencia tecnológica y energética están unidas de un
modo indefectible a los soportes informáticos.
Si precisamos obtener copias de los documentos, la
documentación tradicional pasa por los procesos de
fotocopiado o por el obsoleto uso de los calcos; la
documentación electrónica, permite obtener tantos copias de
un mismo documento como sean necesarias.
Ventajas e inconvenientes del soporte
informático, frente a los soportes
convencionales
Cuando un documento en papel entra en la organización y
debe ser remitido a mas de un miembro, no hay otra opción
que el duplicado.
Las organizaciones en las que se gestiona la documentación
electrónica pueden definir espacios virtuales, donde varios
usuarios de la organización pueden consultar un mismo
documento.
La consulta del documento en papel requiere la presencia
física del mismo en un lugar concreto, aquí y ahora.
Los documentos electrónicos se pueden consultar en remoto
a través de Internet, evitando así desplazamientos
innecesarios.
Desde el punto de vista de la seguridad
Un documento en papel puede guardarse dentro de una
caja fuerte, lo que no impide que, llegara a ser leído.
Han existido sofisticados métodos de encriptación de
información analógica, no son comparables a los
parámetros de seguridad que ofrecen los medios
electrónicos.
En el entorno digital, el documento puede ser encriptado
para abrirse solo mediante el conocimiento explicito de una
firma electrónica, o mediante huella digital o, incluso
lectura del iris.
Las posibilidades son amplias, por eso, antes de iniciar un
proyecto de seguridad de información/documentación
hemos de plantearnos de forma realista lo que realmente
necesitamos.
Desde la óptica del uso racional de
los recursos
Para gestionar los recursos de administración de
documentos, comparamos dos realidades, sistemas en
papel frente a sistemas electrónicos.
¿Qué gasto representa la adquisición y el
mantenimiento de un sistema en papel? ¿Y a cuanto
ascendería dicho coste si fuera sistema electrónico?
Conclusión: Es mas caro trabajar con papel que hacerlo
con medios electrónicos.
Hoy no es viable un sistema integral de gestión
documental electrónico, no tenemos control sobre el
soporte en que los agentes externos nos envían la
documentación.
Desde la óptica del uso racional de
los recursos
Pero que no envíen documentación en papel no quiere
decir que no podamos introducirla en el sistema de
soporte electrónico y conservar el papel.
Este proceso de digitalización debe estar asociado a la
oficina de registro y permite disociar la documentación
en papel de las oficinas gestoras.
Desde el punto de vista económico
El papel ocupa mas espacio que los documentos
electrónicos.
El espacio físico siempre tiene un coste superior al
espacio virtual.
Las carpetas, carpetillas, cajas y demás mobiliario de
archivo en papel tienen un coste altamente elevado si
se compara con las carpetas virtuales o los recursos
tecnológicos que precisa un archivo electrónico.
Un SGD aporta la mejora de la eficiencia de la
organización. Esto significa que el tiempo en localizar
información o documentos debe reducirse de un
modo muy significativo respecto a los sistemas
convencionales de papel.
Desde el punto de vista económico
Controlar la trazabilidad de los procesos es esencial
para los sistemas de calidad.
En papel, los recursos que hemos de destinar para
representar la trazabilidad son excesivamente
costosos.
Con las nuevas tecnologías, podemos analizar y tomar
las medidas correctoras necesarias, convirtiendo la
trazabilidad en una información estratégica en la
organización.
Definición del flujo documental a
partir de aplicaciones informáticas
especificas
Visualizar los procesos documentales a través
de las diagramas de flujo puede facilitarnos y
mejorar con mucho el tiempo de análisis e
implantación de un SGD.
Es mas, al plasmar mediante el flujograma un
proceso, podemos conseguir optimizar la
operativa implantada por un proceso mas
eficaz.
Existen distintos estándares para representar
este tipo de información:
También conocido como lineal; indica que
existen dos actividades, A y B.
La A se inicia en el suceso 1 y tiene como
final el suceso 2.
La B comienza en el suceso 2 y acaba en el
3. Para iniciar el suceso 2 debe estar
concluido el suceso 1, que es el final de la
actividad A y el principio de la actividad B.
Flujo
secuencial
Definición del flujo documental a partir de
aplicaciones informáticas especificas
Flujo
convergente
Definición del flujo documental a partir de
aplicaciones informáticas especificas
Para iniciar la actividad D, es preciso que
A,B y C estén concluidas.
En la versión antagónica de divergencia,
para iniciar la actividad A deben estar
concluidas la B,C y D.
Flujo
paralelo
Definición del flujo documental a partir de
aplicaciones informáticas especificas
La actividad E estará concluida cuando A y
B/C y D estén terminadas.
Flujo
iterativo
Definición del flujo documental a partir de
aplicaciones informáticas especificas
Se trata de una manera de representar los
mecanismos de control. Todos los flujos
anteriores parten de la idea de avanzar en un
proceso. El flujo iterativo tiene como caso de
uso la verificación de la correcta ejecución de
los procesos anteriores.
Definición del flujo documental a partir de
aplicaciones informáticas especificas
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Determinación de los
periodos de vigencia,
atendiendo a los
preceptos legales
La obligación de conservación de la
documentación está íntimamente ligada a su
condición de patrimonio documental.
Todo documento emitido por la Administración o
relacionado con la función pública es patrimonio
desde su inicio y en ningún caso debe destruirse,
salvo que se inicie un procedimiento de valoración
documental sujeto a un marco legislativo.
La documentación que afecta a los colectivos
sociales: partidos políticos, sindicatos,
congragaciones religiosas, agrupaciones musicales,
cámaras agrarias, etc., pasan a ser patrimonio
documental a partir de los cuarenta años.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Determinación de los
periodos de vigencia,
atendiendo a los
preceptos legales
Igualmente, la documentación privada adquiere
valor patrimonial una vez que han transcurrido un
centenar de años desde su emisión.
En el caso de las empresas, no hay obligación de
conservar la documentación administrativa,
contable y fiscal mas de cinco años. La
documentación constitutiva de la empresa, las
cuenta auditadas, los libros de actas, los posibles
cambios en los órganos de gobierno o las
ampliaciones de capital son algunos de los
documentos que deben conservarse hasta la
extinción de la razón social.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Determinación de los
periodos de vigencia,
atendiendo a los
preceptos legales
IEn cualquiera de los casos, la vigencia
administrativa debe quedar reflejada en el
calendario de conservación, en cuya elaboración
deberían participar los técnicos jurídicos-
administrativos de la organización, quienes
determinaran el tiempo y la manera en que se
conservará cada una de las tipologías
documentales, según la legislación a la que están
suscritas. Dependiendo de la actividad de la
organización, el marco legal a tener en cuenta
puede ser índole muy variada.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Determinación de los
periodos de vigencia,
atendiendo a los
preceptos legales
Cada serie documental puede ser valorada de
manera independiente y/o ser migrada a un
soporte que nos confiera mayor usabilidad. De
hecho, la Ley 11/2007 reconoce la posibilidad de
eliminar el soporte en papel previa digitalización y
sellado.
Sin embargo, es importante tener presente que no
toda la documentación aporta la misma
información. Por ejemplo, en el supuesto de una
empresa comercial que opera desde hace cinco
años, ¿trataríamos igual la documentación
procedente de la gestión de ventas y compras que
la documentación de impagos y siniestros?.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Determinación de los
periodos de vigencia,
atendiendo a los
preceptos legales
Podriamos hacerlo, pero sin duda seria un flaco
favor. Eliminar los expedientes de ventas y
compras pasados cinco años nos ayudaría a
descongestionar espacio, pero expurgar los
expedientes de impagos podría llegar a ser incluso
contraproducente, ya que contienen una valiosa
información que puede ser decisiva para la
valoración del riesgo comercial, aunque ya hayan
pasado cinco años.
En conclusión, sin entrar en discrepancias con el
valor patrimonial, deberíamos conservar todos
aquellos documentos que puedan contener una
información útil para la gestión y desarrollo de la
organización, mas allá de su vigencia.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
La clasificación de los documentos de archivo debe
estar basada en el cuadro de clasificación de la
organización. Para clasificar documentos una vez
contamos con esta herramienta documental
debemos plantearnos:
¿A qué actividad hacer referencia el documento?
¿Con qué función se clasifica esta actividad en el
cuadro?
¿Dentro de que expediente concreto se
incorporaría el documento?
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
El profesional que se dedica a la clasificación de los
documentos en la organización debe conocer a
priori la mayor parte de los procedimientos
administrativos. Sin embargo, no resultaría efectivo
que solo una única persona o un único
departamento tuvieran los conocimientos
necesarios para clasificar documentos.
Para evitar esta dependencia organizativa, se ha de
optar por normalizar toda la documentación
emitida, preparando los documentos, para que
desde su génesis sean perfectamente identificables
y, consecuentemente clasificables.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
En el proceso de normalización es esencial que los
gestores de la documentación administrativa
participen activamente en la planificación, diseño y
creación de los documentos. De este modo, el
documento administrativo se generará con unas
características contextuales de estructura y
contenido que se materializaran en el uso masivo
de modelos, formularios e impresos.
La normalización de documentos favorece la
racionalización de los tramites y los procesos,
prepara a la organización que los documentos se
producirán auténticos, íntegros, clasificados,
evaluables y conservables..
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
¿Quién debería encargarse de una tarea como esta
en la organización?. Resulta imprescindible la
participación de todo el equipo en la normalización
de los documentos, pero debe estar liderado por
algún profesional que este adscrito a una unidad
directiva de carácter transversal, esto es, la
dirección adjunta, la secretaria o el gabinete de
dirección. Igualmente vital para la creación,
desarrollo e implementación de un SGD es el apoyo
incondicional, a veces casi dogmático, de la
dirección de la organización.
Como base para el diseño de documentos
debemos establecer que:.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
Todas las tipologías documentales tengan un
modelo único
Todos los documentos se procesen con el tipo de
modelo que tengan asignado
Todo documento cumpla con los requisitos
contextuales mínimos propios de su tipología.
El contenido del documento debe regularse por
una normativa que aglutine los criterios de
contenido y estructura para todas las unidades
gestoras que intervienen en la confección del
mismo.
Para abordar el análisis del contexto de la
organización hemos de identificar:
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
todas y cada una de las tipologías documentales
empleadas en la organización
Todos y cada uno de los procedimientos
documentales de la organización
La estructura global de la organización y los flujos
de información
Las funciones asignadas a cada uno de los gestores
El contenido de las distintas agrupaciones
documentales del fondo
El contenido de los expedientes en función del
procedimiento que traten
Para obtener una correcta visión del sistema,
hemos de plantearnos el establecimiento de
indicadores de calidad que nos permitan evaluar el
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
Dentro de la normalización documental contamos
con dos grandes grupos de herramientas: los
modelos y los formularios.
Un modelo consiste en una plantilla estructurada
con pautas prestablecidas de contenido y que se
modifica para cada uso concreto y especifico. En un
despacho de abogados, por ejemplo, la mayor
parte de la documentación generada esta basada
en distintos modelos documentales (demandas,
recursos, contratos, cartas…), modificados solo en
su contenido sustancial.
Un formulario es un pro-documento con una
estructura cerrada, un contexto y presentación
fijos, de contenido invariable y suele incorporar
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
Cada formulario incorpora en su matriz el
procedimiento y la unidad gestora que lo identifica
en el sistema.
El diseño funcional de los formularios debe
contemplar:
La necesidad y la función por la que se crea el
formulario
La información y el alcance de lo que debe
comunicar
El contexto legal y normativo
El perfil y las acciones a realizar por el receptor del
formulario
Las limitaciones del entorno tecnológico y
organizativo.
Diseño del sistema de clasificación
general para toda la documentación
Codificación de
documentos
Las consecuencias derivadas de la emisión del
formulario
Las ventajas de implantar documentos
normalizados en un SGD nos proporcionará una
información administrativa altamente
estructurada, una visión global de los procesos
documentales y una optimización de recursos
económicos y humanos. La normalización
documental es el camino a seguir por todas
aquellas organizaciones que siguen trabajando en
papel y tienen previsto incorporar la tramitación
electrónica a sus procedimientos.
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
El sistema de clasificación de documentos
administrativos es una estructura jerarquizada y lógica
que permite la identificación y la recuperación de los
documentos.
Uno de los grandes teóricos de la archivística moderna,
Schellenberg, propone que un cuadro de clasificación a
partir de tres elementos:
La estructura orgánica de la institución productora, que
atiende a la propia historia de la institución y de su
fondo documental, en su contexto legislativo y el
marco administrativo en el que se inscribe.
La estructura administrativa y las funciones que ejerce
como resultado de las competencias atribuidas. Se
trata de la estructura básica de la administración.
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
La documentación producida por la organización, que
debe describirse indicando en cada serie documental,
su tipología, órgano productor, tramite o
procedimiento, evaluación, acceso…
En el proceso de elaboración de un cuadro de
clasificación hemos de tener presente:
Que ha de recoger toda la documentación producida
independientemente de su fecha, soporte o formato
Que la entrega de cada agrupación documental debe
ser concreta y única en el cuadro de clasificación
Que el diseño de la estructura jerárquica debe ser
racional y evitar desarrollar niveles innecesarios
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
Que se han de identificar todas las series
documentales, conociendo su inicio, los posibles
cambios acaecidos y su ubicación en la estructura
jerarquica del cuadro
Que hemos de conocer la legislación y la normativa
interna a aplicar en el sistema, manuales de
procedimiento y comunicados internos relativos a la
estructura organizativa de la institución.
Los pasos a seguir en la confección del cuadro de
clasificación son los siguientes:
Estudiar las funciones y las competencias de las
oficinas gestoras
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
Estudiar la legislación, la normativa, los artículos
especializados, las memorias administrativas y
cualquier documento que pueda describirnos la
historia, el contexto o la coyuntura actual de la
institución
Elaborar el anteproyecto de cuadro de clasificación con
las agrupaciones documentales identificadas
Puesta en común con los responsables de la gestión
Modificación del anteproyecto
Prueba piloto, en una de las oficinas o
simultáneamente en toda la institución
Resultados obtenidos y modificación de cuadro de
clasificación piloto
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
Cuadro de clasificación definitivo
Dentro de las tipologías de cuadros de clasificación
tenemos: los cuadros orgánicos, los funcionales y los
orgánicos funcionales, que por combinar los dos
anteriores generan estructuras que permiten absorber
mejor el impacto de los cambios organizativos. Como
norma, en un cuadro de clasificación orgánico
funcional, las secciones siguen un criterio funcional y
las subsecciones indican el órgano al que le compete la
función.
Tras la clasificación de los documentos, procederemos
a la ordenación de las series documentales. De la
correcta elección del tipo de ordenación depende la
eficacia y la eficiencia del SGD.
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
No existe un orden perfecto, pero en el momento de
elegir debemos cuestionarnos:
¿La ordenación escogida puede aplicarse a toda la
serie documental?
¿Es la ordenación que simplifica al máximo la
búsqueda y recuperación de documentos?
¿Es un sistema que podrá aplicarse en todas las fases
del ciclo vital del documento?
¿Qué información de control proporciona el tipo de
ordenación, para su seguimiento y correcta gestión?
De los cuatro sistemas de ordenación posible en un
archivo: alfabético, numérico, cronológico y geográfico
destacaremos algunas ventajas e inconvenientes en su
aplicación y gestión.
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
Alfabético: método sencillo y de fácil comprensión; el
espacio debe estar previsto de antemano
Cronológico: método sencillo y muy efectivo si se
conoce la fecha del documento; no es operativo si no
se conoce la fecha y no hay distinción entre tipologías
documentales.
Geográfico: se deben definir los grados de
demarcación territorial, que pueden ser variables. No
se puede prever el espacio a utilizar
Numérico: su sencillez permite recuperar y guardar
muy rápidamente la documentación y se detectan
fácilmente las ausencias; se hace imprescindible el uso
de un índice auxiliar; un error en la introducción en el
orden puede ser de difícil solución. ow.
Normalización de los sistemas de ordenación y
clasificación manual de archivo y clasificación de
documentos
El manual del archivo también denominado manual de
documentación activa, manual de procedimiento,
manual de documentación administrativa o manual de
archivo de gestión debe incorporar todas las serie
documentales, el nivel dentro del cuadro en el que se
hallan; el tiempo, la forma y la manera en que se han
de conservar; los usuarios que tienen acceso al
documento y en que grado; la normativa y legislación
que afecta a cada una de las series; la descripción
detallada de cada uno de los procedimientos y
cualquier información que forme pare de know-how.
Valoración de los documentos a conservar en
soporte papel, de acuerdo con la normativa
legal.
Se distinguen dos tipos de valor en los documentos: el
primario (legal, administrativo, fiscal), y el secundario
(probatorio e informativo). El valor primario viene
determinado por un marco legislativo-administrativo que
puede cambiar a lo largo del tiempo. El valor secundario
afecta a la documentación que puede formar parte del
patrimonio documental y que será fuente para la
investigación.
Como criterios que nos permitan establecer el valor
secundario de los documentos tenemos:
Evidencia: documentos que forman parte de la memoria
corporativa de la institución: estatutos, normas directivas,
memorias, programas, inventarios de bienes, informes de
inspección, plantillas de personal, etc..
Valoración de los documentos a conservar en
soporte papel, de acuerdo con la normativa
legal.
Singularidad: documentos con información única e
irremplazable, especialmente cuando tratan de seguridad,
salud, gestión medioambiental o cohesión social.
Importancia: documentos que superan el nivel común de
interés: bien para una ciencia o técnica en concreto, bien
por corresponder a sucesos, periódicos o eventuales,
personas físicas o jurídicas, lugares y objetos de
relevancia.
Costos: asociados de la conservación permanente;
recursos de personal, de descripción, de material, de
infraestructura y de mantenimiento.
Para proceder a la valoración de las series documentales
debemos consignar los siguientes datos para cada una de
ellas:
Valoración de los documentos a conservar en
soporte papel, de acuerdo con la normativa
legal.
Órgano productor
Descripción detallada de la documentación
Titulo de la serie
Ordenación
Fechas extremas
Función administrativa
Marco Legal
Documentos que conforman el expediente
Espacio: metros lineales para el papel, bytes para soporte
electrónicos
Series antecedentes
Series relacionadas
Documentos recapitulativos
Soporte
Soporte de sustitución
Valoración de los documentos a conservar en
soporte papel, de acuerdo con la normativa
legal.
Establecimiento de niveles de seguridad (backup u
otros medios), y de acceso a cada documento
Un correcto sistema de gestión de archivos debe prever la
posibilidad de que pueda existir una grave contingencia o
una catástrofe. Por tanto, debe establecerse un plan que
proteja aquella documentación que resulta esencial para
el funcionamiento de la organización.
Para identificar esta documentación esencial debemos
localizar las series documentales de las que emana dentro
del cuadro de clasificación y establecer las medidas para
recuperarla de modo eficiente en cada caso de debacle.
Como no existe mejor conservación que la prevención
deberíamos idear toda una serie de acciones preventivas
para la documentación esencial.
Valoración de los documentos a conservar en
soporte papel, de acuerdo con la normativa
legal.
Las copias de seguridad y la migración documental se
deben aplicar a todo el fondo documental, de modo
sistemático y periódico. Por precaución, las copias de
seguridad deberían guardarse en diversas ubicaciones.
Algunas de las recomendaciones de la comunidad
internacional archivística son:
Microfilmar y digitalizar la documentación que se
considere esencial
Hacer dos o mas copias en edificios alejados entre si
Mantener en optimas condiciones ambientales los
depósitos documentales
En caso de contingencia bélica o grave amenaza,
trasladarlos a una ubicación alternativa y segura.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
Se hace patente la necesidad de disponer de elementos que
nos permitan saber en todo momento el nivel de
implantación y de eficacia del SGD. Por eso, en el momento de
implantar un SGD hay que establecer unos objetivos, unos
indicadores y unos mecanismos que permitan un control
continuo del sistema.
El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro
del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en
la información, mediante mecanismos que permitan un
control continuo del sistema.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro
del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en
la información, mediante mecanismos automatizados.
Se trata de incorporar cierta información de control dentro de
ciertos puntos críticos de la estructura de la organización.
Podemos estructurar el proceso de implantación de un
sistema de calidad en cinco fases:
Planificación de la evaluación.
Se trata de determinar los objetivos y los resultados que se
pretenden conseguir.
El objetivo básico es conseguir un sistema de evaluación
adaptado a las necesidades de la organización.
Recogida y análisis de datos.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
Se trata de datos relacionados con la creación, gestión y
disposición de documentos. Deben analizarse y establecerse
unos indicadores que nos permitan evaluar la adecuación, la
eficacia y la eficiencia del SGD.
Documentación y edición de la toma de datos y emisión de los
informes con las propuestas de mejora
Toma de decisiones de acciones correctivas que pueden
incluir la revisión de partes significativas del SGD
Revisión periódica de los componentes del sistema para
identificar modificaciones de las necesidades, de los procesos
o del entorno del sistema, con el objetivo de anticiparse a
posibles cambios.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
No existen indicadores genéricos para todas las
organizaciones. Cada organización presenta unas
singularidades y unos escenarios propios. Ahora bien,
podemos detectar los puntos fuertes y débiles de la
organización, y enfocar el sistema de calidad a potenciar los
puntos fuertes y corregir los puntos débiles. Los indicadores
deben ser cuantificables de alguna manera y de ellos se ha de
desprender una información lo mas objetiva posible.
Algunos de los ejemplos de indicadores adaptados a un SGD
son:
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
Grado de implantación del SGD: coeficiente entre oficinas
gestoras integradas en el SGD y oficinas gestoras de toda la
organización
Formación: coeficiente entre empleados formados en el SGD y
empleados de la organización
Uso de la aplicación informática: coeficiente entre
documentos gestionados a través del SGD y total de
documentos gestionados (por usuario o por departamentos).
Consultas sobre el SGD: coeficiente entre consultas realizadas
satisfactoriamente por el SGD y consultas totales.
Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente
Errores de clasificación: coeficiente entre numero de
incidencias en errores de codificación y numero de incidencias
totales
Errores de codificación: coeficiente entre numero de
incidencias en errores de codificación y numero de incidencias
totales
Numero de transferencias por año y mes
Errores de transferencia: coeficiente entre errores producidos
por la oficina gestora y errores totales de transferencia;
coeficiente entre errores producidos por las limitaciones de la
aplicación informática y errores totales de transferencia.
Eliminación: porcentaje de documentación eliminada,
porcentaje del tipo de conservación (original, en soporte
distintos del original, muestreo), coeficiente entre los
Enfoques y Sistemas de Calidad en la
gestión de la documentación
UNE-ISO 15489 La norma ISO 15489 fue creada por la
Organización Internacional de Normalización-
ISO en Ottawa, Canadá, en el año 2000.
Es la primera norma ISO elaborada para la
gestión integral de los sistemas archivísticos, los
archivos y los documentos de archivo.
El establecimiento de esta norma ha
proporcionado directrices sobre la política de
gestión documental, y expone de forma integral
el modo en que se han de distribuir las
responsabilidades en un sistema de gestión
documental.
La norma se divide en dos bloques:
Enfoques y Sistemas de Calidad en la
gestión de la documentación
UNE-ISO 15489
Enfoques y Sistemas de Calidad en la
gestión de la documentación
METODOLOGIA
UNE-ISO 15489
Modelo EFQM de Excelencia
Ante la necesidad de crear un marco de trabajo para la
mejora de la calidad, la Fundacion Europea para la Gestión
de la Calidad (EFQM – European Foundation for Quality
Management) desarrolla y lanza en 1991 su modelo de
excelencia. Se trata del modelo de calidad mas utilizado en
Europa y resulta ser la base para la evolución de las
organizaciones.
La finalidad del modelo consiste en la administración y
gestión de la calidad total, que alcanza a todos los agentes y
hechos de negocio, y en utilizar este activo como factor
decisivo en el logro de la ventaja competitiva a nivel global.
El modelo se divide en dos grandes áreas. Por una parte, los
principios de excelencia que afectan a toda la organización y
que han de contemplar los siguientes aspectos:
Modelo EFQM de Excelencia
Orientación a resultados
Conocimiento exhaustivo del cliente
Liderazgo y coherencia en los objetivos
Gestión por procesos y hechos
Desarrollo y participación de todo el personal
Formación y mejora continuada
Fomento de la colaboración con otras organizaciones
Responsabilidad social.
Modelo EFQM de Excelencia
Por otra, los criterios de calidad que afectan a las distintas
partes del modelo:
Liderazgo: comportamiento y actuaciones del equipo
directivo y lideres de la organización
Política y estrategia: modo en que se materializan los planes
y las acciones en la organización
Gestión de Personal: manera en que la organización
aprovecha todo el potencial de su plantilla l.
Modelo EFQM de Excelencia
Recursos: gestión eficiente y eficaz de los activos con los que
cuenta la organización
Procesos: identificación, gestión, revisión y mejora
continuada.
Resultados en los clientes: éxitos conseguidos en relación a
la satisfacción de los clientes.
Resultados en las personas: éxitos conseguidos en relación a
la satisfacción personal
Impacto en la sociedad: localización de las necesidades y
expectativas de la sociedad.
Modelo EFQM de Excelencia
Resultados claves: resultados obtenidos respecto a los
objetivos planificados y la satisfacción integral de los
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De reciente publicación son las normas ISO 30300 e ISO
30.301 especificas para la gestión documental.

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Implantacion sistema de gestión electronico

  • 1. IMPLANTACIÓN Y TRANSICION DE SISTEMAS DE GETIÓN ELECTRONICA DE LA DOCUMENTACION
  • 2. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Un servidor Esta máquina debe estar preparada para aguantar largos periodos de tiempo en marcha. Las aplicaciones de gestión y los servicios de red dependerán del correcto funcionamiento de la maquina servidor. Es recomendable ubicar el servidor en una sala independiente que mantenga una temperatura constante y no superior a 20ºC. Instalar cámara de video vigilancia que registre los accesos físicos a la sala de servidores. Una red puede contar con mas de un servidor : • Generar incompatibilidades • Adquisición de nuevos dispositivos • Mejorar la seguridad de la red. • Configurar dos redes paralelas, en las que una de ellas esta conectada a la nube y otra solo es accesible desde la red interna.
  • 3. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS SAI (Sistema de almacenamiento ininterrumpido) El efecto mas pernicioso que puede sufrir un ordenador, es el corte súbito de la corriente eléctrica. Las fuentes de alimentación, e incluso placas base, pueden quedar fulminadas en apenas unos segundos. Es mas que recomendable adquirir distintas SAI en función de la cantidad de elementos que contenga la red. Los puntos críticos siempre estarán en los ordenadores que tengan los servicios de red, el router de conexión a internet, el switch, el disco duro donde se halle el repositorio de documentos y el ordenador servidor del dominio.
  • 4. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Switch con capacidad suficiente para todos los elementos de la red Es una pieza vital en la red. Como todo elemento de la red, es recomendable la adquisición de un modelo gestionable, esto es, que tenga una IP propia desde la que se pueda acceder a los parámetros de configuración. Una funcionalidad avanzada en los switch es la posibilidad de configurar cada una de las entradas de modo independiente, pudiendo balancear las cargas o parametrizar los niveles de acceso. Si el switch se apaga, todas las conexiones establecidas en la red se cortan. Por ello, siempre que sea posible, tendremos un switch entre los repuestos informáticos.
  • 5. PC por cada puesto de trabajo Sería perfecta una red en la que todos los puestos de trabajo tuvieran el mismo PC, con el mismo sistema operativo, con idénticas configuraciones, los mismos drivers… Aunque es posible lograr un grado importante de homogeneización, siempre existen elementos heterogéneos, porque los recursos que precisan los usuarios van en función de las tareas que realizan y estas representan necesidades de información distintas. Es decir, que a mas tareas especificas de un usuario vamos a tener necesidades concretas tanto de software como de hardware. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
  • 6. Escáner con alimentación automática Como se indicaba ya, el espacio ideal para ubicar un escáner de alimentación automática es la oficina de registro. Debería tener la funcionalidad de conectarse a la red mediante una IP propia y poder configurar destinatarios basados en correos electrónicos o en rutas concretas del repositorio del documento. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
  • 7. Escáneres de sobremesa Por su bajo coste y comodidad, los usuarios que deben escanear documentación frágil o formatos que no contempla el escáner automático deberán contar con escáneres de sobremesa. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS
  • 8. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Discos duros con IP propia Un repositorio de documentos montado sobre un disco duro independiente y gestionable nos puede aportar ciertas ventajas. Todos los documentos estarían en el mismo espacio físico, la programación de las copias de seguridad se simplificarían y la movilidad quedaría garantizada.
  • 9. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Sistema de impresión La impresión es la acción mas cara de un sistema de gestión documental. Por eso, cabe sopesar detenidamente la incorporación de los sistemas de impresión en la organización. Si bien, la presencia del papel en las oficinas es cada vez mas menguante, su existencia todavía convivirá durante bastantes años, dado el bajo nivel de incorporación de las nuevas tecnologías en las PYMES españolas. Mientras exista papel, necesitaremos impresoras y consumibles. No deberíamos adquirir una impresora sin conocer previamente el precio de los consumibles que gasta y su disponibilidad. Una impresora barata puede acabar consumiendo cartuchos por el valor de su precio en oro. Los sistemas por renting o por page per page pueden ser una solución adecuada cuando no deseamos comprar una impresora o necesitamos una maquina de impresión de tales prestaciones que su adquisición no es asumible.
  • 10. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Licencia del sistema operativo servidor Debe permitirnos configurar una red basada en un dominio, y poder parametrizar la configuración de usuarios y documentos dentro del dominio.
  • 11. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Windows Server 2012 R2 Las bases de datos precisan de aplicaciones especificas que solo se instalan en el servidor. El sistema de licencias suele tarifarse en función de los usuarios que acceden a la vez a la aplicación, concurrentes. Licencia para el software especifico del servidor
  • 12. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Configuración de un dominio Una red profesional debe configurarse en torno a un dominio. Los usuarios deberán tener su propio identificador y su contraseña. Los permisos de acceso y control de los documentos quedarán centralizados, actualizándose en todos los ordenadores conectados al dominio.
  • 13. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Licencias para un programa de gestión integral Ya sea un ERP o un paquete mas sofisticado de programas, resulta esencial en la gestión de documentación electrónica contar con una aplicación que integre todos los procesos de negocio.
  • 14. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Licencias para las aplicaciones funcionales Precisamos licencias de uso de herramientas ofimáticas, programas de digitalización y reconocimiento de caracteres conversores de formatos de documentos, (necesarios para mantener la homogeneidad del archivo electrónico), programas necesarios para firmar documentos electrónicos, etc.
  • 15. RECURSOS INFORMATICOS FISICOS Servicio de conexión a internet No se puede entender la administración electrónica sin una conexión de buena calidad a Internet. La ubicación física de la oficina donde contratamos el servicio de Internet será trascendente para la elección de la infraestructura que vamos a precisar. Los servicios de ADSL pueden cubrir nuestras necesidades, si nos encontramos en un entorno urbano. Es preferible la conexión por fibra óptica que la conexión por cable. Pero es posible que la dependencia de la red sea tan grande que no nos valga una conexión doméstica. Podemos contratar servicios que nos garanticen al 100% el caudal, el coste no es ni similar, pero cierto tipo de negocios ya no pueden prescindir de Internet porque su negocio es Internet.
  • 16. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Servicio de correo electrónico (licencias o hosting) Alquilamos nuestro correo en un servidor externo del que dependeremos en todo momento para enviar y recibir correspondencia a un coste mas o menos reducido o, si nos decantamos por adquirir las licencias de servidor de correo y administrarlo desde un servidor propio. La opción del hosting suele ser la más habitual, pero debemos tener presente que nuestro correo estará en el servidor de un tercero, con todas las consecuencias que puede comportar. Si optamos por montar nuestro propio servidor de correo deberemos destinar mas recursos en mantenimiento.
  • 17. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Servicio de sede electrónica (página web), (licencias o hosting) Al igual que el servicio de correo, se puede externalizar u optar por adquirir las licencias correspondientes. Para cambiar de un servidor a otro el dominio de una web se requiere un periodo de propagación bastante dilatado (puede tardar varios días). Una mala elección de proveedor puede dejarnos la sede electrónica inoperante.
  • 18. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Centralita telefónica La tecnología IP también se ha impuesto en el mundo de la telefonía. El aparato físico de las centralitas (PBX) esta siendo reemplazado por programas que integran la telefonía a la red informática y permiten la comunicación a través de internet (SIP) con la consiguiente reducción de coste.
  • 19. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Servicio de e-fax Lejos de los antiguos faxes conectados a una línea telefónica que imprimían indiscriminadamente todo el documento recibido, los servicios de fax electrónico nos permiten un sistema de recepción y envío sustancialmente mas eficiente y a un coste mas reducido.
  • 20. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Estructura de carpetas integradas en el sistema de gestión El árbol de carpetas en el que se estructura toda la documentación recibida gestionada y emitida por la empresa, debe ser la materialización adaptada del cuadro de clasificación de los documentos. Por seguridad, coherencia e integridad , solo administradores y superusuarios deberían tener control total sobre la estructura. Resultará útil editar un documento en el que a cada usuario se le den instrucciones sobre como acceder a los documentos que tiene encomendados.
  • 21. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Sistema de firmas electrónicas para cada uno de los usuarios Hemos de localizar un prestador de servicios que nos emita una firma electrónica valida para el mayor numero de tramites administrativos electrónicos posible Cada usuario debería tener acceso a validar los documentos con la firma corporativa. Independientemente de que además, como responsable de la emisión de un documento, lo hiciera con su eDNI.
  • 22. RECURSOS INFORMATICOS LÓGICOS Base de datos de conocimiento Una empresa que cuenta con una base de datos, en la que se ha incorporado el modo de proceder de cada uno de los hechos de negocio y en el que se han documentado y argumentado los posibles cambios metodológicos, facilita la movilidad y versatilidad de personal.
  • 23. Criterios documentales Formato genérico de documentos electrónicos Hemos de decantarnos por un único tipo de formato de documento electrónico. PDF/A puede ser una buena opción para documentos administrativos, pero todo dependerá del contexto en el que no encontremos. Para la documentación recibida que nos llegue en un formato distinto al genérico, será necesario preparar un procedimiento de conversión.
  • 24. Criterios documentales Sistema de ordenación de los documentos a gestionar El orden en el que se incorporaran los documentos a la estructura de carpeta debe estar predefinida y ser rigurosamente sistemática
  • 25. Criterios documentales Metodología en la recepción, gestión y envío de documentos Identificar todos los documentos a incorporar en el sistema de gestión, agruparlos según el procedimiento al que pertenecen, relacionar los procedimientos con los distintos departamentos que intervienen. Poner por escrito de forma estructurada los procedimientos, los documentos que los componen, quienes intervienen en algún momento del ciclo vital del documento.
  • 26. Criterios documentales Metodología en la recepción, gestión y envío de documentos Existirán procedimientos que no es posible sistematizar antes de la implementación del sistema de gestión documental, por eso, resulta tan importante la creación de estructuras que permitan absorber de modo eficiente los cambios y el crecimiento de la organización.
  • 27. Criterios documentales Desarrollo de consultas de actualización para los vínculos documentales a insertar en la base de datos El repositorio de documentos, con sus carpetas perfectamente estructuradas, y la aplicación de gestión integral deben enlazarse mediante vínculos que permitan acceder a los documentos desde los distintos cuadros de dialogo de la aplicación. Estos vínculos deben responder a una sistematización programable y deberían lanzarse o capturarse automáticamente sin intervención de la tabulación manual.
  • 28. Criterios documentales Desarrollo de consultas de actualización para los vínculos documentales a insertar en la base de datos Tecnicamente no tiene mayor complejidad que programar unas sencillas consultas en SQL que actualice los vínculos de la base de datos.
  • 29. Criterios documentales Desarrollo de los flujos de trabajo Si el sistema con el contamos tiene la posibilidad de trabajar mediante workflow, mejoraremos con mucho la eficiencia de la organización . Se trataría de poder programar en la propia aplicación de gestión la metodología de los procedimientos, los documentos y los usuarios.
  • 30. Criterios documentales Desarrollo de los flujos de trabajo De este modo, el mismo programa va dando por completas todas las fases conforme intervienen los usuarios y gestiona los avisos selectivos a los responsables de cada tarea. Cuantos mas flujos de trabajos queden definidos desde un principio, mejores serán los resultados a corto plazo.
  • 31. Criterios documentales Periodicidad y metodología para la realización de copias de seguridad Un sistema eficiente de copias de seguridad ha de responder a las siguientes cuestiones: • Con qué programa realizaremos las copias de seguridad? • De quien es la responsabilidad de hacer las copias de seguridad? • En que soporte o sistema se procederán a realizar las copias? • Que periodicidad deben tener las copias? • Cada cuanto tiempo se deben borrar las copias antiguas? • Cada cuanto tiempo se deben cambiar los soportes en los que se realizan las copias de seguridad?
  • 32. Criterios documentales Periodicidad y metodología para la realización de copias de seguridad • Antes de borrar la copia de seguridad de su soporte habitual, ¿migraremos la información a otro soporte? O en lugar de borrarla, ¿sería preferible guardarla comprimida?
  • 33. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales Durante sus 700 años, el papel ha demostrado ser un soporte de gran durabilidad, la explosión informativa del siglo XX y las redes informáticas hacen inviable conservar hoy toda la documentación producida en papel. Para poder entender un documento en soporte convencional necesitamos tener conocimientos de lectura de la lengua en la que esta escrito el documento. Si es manuscrito es posible que sea necesario saber paleografía, pero en cualquier caso depende de nuestro propio conocimiento.
  • 34. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales Para codificar un documento que se conserva en soporte informático precisamos de una tecnología, sin la que no es posible llegar a visualizar el documento. Necesitamos un dispositivo adecuado en función del soporte en el que esta el documento; y disponer de un software que para leer el formato del documento. La dependencia tecnológica y energética están unidas de un modo indefectible a los soportes informáticos. Si precisamos obtener copias de los documentos, la documentación tradicional pasa por los procesos de fotocopiado o por el obsoleto uso de los calcos; la documentación electrónica, permite obtener tantos copias de un mismo documento como sean necesarias.
  • 35. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales Cuando un documento en papel entra en la organización y debe ser remitido a mas de un miembro, no hay otra opción que el duplicado. Las organizaciones en las que se gestiona la documentación electrónica pueden definir espacios virtuales, donde varios usuarios de la organización pueden consultar un mismo documento. La consulta del documento en papel requiere la presencia física del mismo en un lugar concreto, aquí y ahora. Los documentos electrónicos se pueden consultar en remoto a través de Internet, evitando así desplazamientos innecesarios.
  • 36. Desde el punto de vista de la seguridad Un documento en papel puede guardarse dentro de una caja fuerte, lo que no impide que, llegara a ser leído. Han existido sofisticados métodos de encriptación de información analógica, no son comparables a los parámetros de seguridad que ofrecen los medios electrónicos. En el entorno digital, el documento puede ser encriptado para abrirse solo mediante el conocimiento explicito de una firma electrónica, o mediante huella digital o, incluso lectura del iris. Las posibilidades son amplias, por eso, antes de iniciar un proyecto de seguridad de información/documentación hemos de plantearnos de forma realista lo que realmente necesitamos.
  • 37. Desde la óptica del uso racional de los recursos Para gestionar los recursos de administración de documentos, comparamos dos realidades, sistemas en papel frente a sistemas electrónicos. ¿Qué gasto representa la adquisición y el mantenimiento de un sistema en papel? ¿Y a cuanto ascendería dicho coste si fuera sistema electrónico? Conclusión: Es mas caro trabajar con papel que hacerlo con medios electrónicos. Hoy no es viable un sistema integral de gestión documental electrónico, no tenemos control sobre el soporte en que los agentes externos nos envían la documentación.
  • 38. Desde la óptica del uso racional de los recursos Pero que no envíen documentación en papel no quiere decir que no podamos introducirla en el sistema de soporte electrónico y conservar el papel. Este proceso de digitalización debe estar asociado a la oficina de registro y permite disociar la documentación en papel de las oficinas gestoras.
  • 39. Desde el punto de vista económico El papel ocupa mas espacio que los documentos electrónicos. El espacio físico siempre tiene un coste superior al espacio virtual. Las carpetas, carpetillas, cajas y demás mobiliario de archivo en papel tienen un coste altamente elevado si se compara con las carpetas virtuales o los recursos tecnológicos que precisa un archivo electrónico. Un SGD aporta la mejora de la eficiencia de la organización. Esto significa que el tiempo en localizar información o documentos debe reducirse de un modo muy significativo respecto a los sistemas convencionales de papel.
  • 40. Desde el punto de vista económico Controlar la trazabilidad de los procesos es esencial para los sistemas de calidad. En papel, los recursos que hemos de destinar para representar la trazabilidad son excesivamente costosos. Con las nuevas tecnologías, podemos analizar y tomar las medidas correctoras necesarias, convirtiendo la trazabilidad en una información estratégica en la organización.
  • 41. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas Visualizar los procesos documentales a través de las diagramas de flujo puede facilitarnos y mejorar con mucho el tiempo de análisis e implantación de un SGD. Es mas, al plasmar mediante el flujograma un proceso, podemos conseguir optimizar la operativa implantada por un proceso mas eficaz. Existen distintos estándares para representar este tipo de información:
  • 42. También conocido como lineal; indica que existen dos actividades, A y B. La A se inicia en el suceso 1 y tiene como final el suceso 2. La B comienza en el suceso 2 y acaba en el 3. Para iniciar el suceso 2 debe estar concluido el suceso 1, que es el final de la actividad A y el principio de la actividad B. Flujo secuencial Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas
  • 43. Flujo convergente Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas Para iniciar la actividad D, es preciso que A,B y C estén concluidas. En la versión antagónica de divergencia, para iniciar la actividad A deben estar concluidas la B,C y D.
  • 44. Flujo paralelo Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas La actividad E estará concluida cuando A y B/C y D estén terminadas.
  • 45. Flujo iterativo Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas Se trata de una manera de representar los mecanismos de control. Todos los flujos anteriores parten de la idea de avanzar en un proceso. El flujo iterativo tiene como caso de uso la verificación de la correcta ejecución de los procesos anteriores.
  • 46. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas especificas
  • 47. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Determinación de los periodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales La obligación de conservación de la documentación está íntimamente ligada a su condición de patrimonio documental. Todo documento emitido por la Administración o relacionado con la función pública es patrimonio desde su inicio y en ningún caso debe destruirse, salvo que se inicie un procedimiento de valoración documental sujeto a un marco legislativo. La documentación que afecta a los colectivos sociales: partidos políticos, sindicatos, congragaciones religiosas, agrupaciones musicales, cámaras agrarias, etc., pasan a ser patrimonio documental a partir de los cuarenta años.
  • 48. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Determinación de los periodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales Igualmente, la documentación privada adquiere valor patrimonial una vez que han transcurrido un centenar de años desde su emisión. En el caso de las empresas, no hay obligación de conservar la documentación administrativa, contable y fiscal mas de cinco años. La documentación constitutiva de la empresa, las cuenta auditadas, los libros de actas, los posibles cambios en los órganos de gobierno o las ampliaciones de capital son algunos de los documentos que deben conservarse hasta la extinción de la razón social.
  • 49. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Determinación de los periodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales IEn cualquiera de los casos, la vigencia administrativa debe quedar reflejada en el calendario de conservación, en cuya elaboración deberían participar los técnicos jurídicos- administrativos de la organización, quienes determinaran el tiempo y la manera en que se conservará cada una de las tipologías documentales, según la legislación a la que están suscritas. Dependiendo de la actividad de la organización, el marco legal a tener en cuenta puede ser índole muy variada.
  • 50. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Determinación de los periodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales Cada serie documental puede ser valorada de manera independiente y/o ser migrada a un soporte que nos confiera mayor usabilidad. De hecho, la Ley 11/2007 reconoce la posibilidad de eliminar el soporte en papel previa digitalización y sellado. Sin embargo, es importante tener presente que no toda la documentación aporta la misma información. Por ejemplo, en el supuesto de una empresa comercial que opera desde hace cinco años, ¿trataríamos igual la documentación procedente de la gestión de ventas y compras que la documentación de impagos y siniestros?.
  • 51. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Determinación de los periodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales Podriamos hacerlo, pero sin duda seria un flaco favor. Eliminar los expedientes de ventas y compras pasados cinco años nos ayudaría a descongestionar espacio, pero expurgar los expedientes de impagos podría llegar a ser incluso contraproducente, ya que contienen una valiosa información que puede ser decisiva para la valoración del riesgo comercial, aunque ya hayan pasado cinco años. En conclusión, sin entrar en discrepancias con el valor patrimonial, deberíamos conservar todos aquellos documentos que puedan contener una información útil para la gestión y desarrollo de la organización, mas allá de su vigencia.
  • 52. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos La clasificación de los documentos de archivo debe estar basada en el cuadro de clasificación de la organización. Para clasificar documentos una vez contamos con esta herramienta documental debemos plantearnos: ¿A qué actividad hacer referencia el documento? ¿Con qué función se clasifica esta actividad en el cuadro? ¿Dentro de que expediente concreto se incorporaría el documento?
  • 53. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos El profesional que se dedica a la clasificación de los documentos en la organización debe conocer a priori la mayor parte de los procedimientos administrativos. Sin embargo, no resultaría efectivo que solo una única persona o un único departamento tuvieran los conocimientos necesarios para clasificar documentos. Para evitar esta dependencia organizativa, se ha de optar por normalizar toda la documentación emitida, preparando los documentos, para que desde su génesis sean perfectamente identificables y, consecuentemente clasificables.
  • 54. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos En el proceso de normalización es esencial que los gestores de la documentación administrativa participen activamente en la planificación, diseño y creación de los documentos. De este modo, el documento administrativo se generará con unas características contextuales de estructura y contenido que se materializaran en el uso masivo de modelos, formularios e impresos. La normalización de documentos favorece la racionalización de los tramites y los procesos, prepara a la organización que los documentos se producirán auténticos, íntegros, clasificados, evaluables y conservables..
  • 55. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos ¿Quién debería encargarse de una tarea como esta en la organización?. Resulta imprescindible la participación de todo el equipo en la normalización de los documentos, pero debe estar liderado por algún profesional que este adscrito a una unidad directiva de carácter transversal, esto es, la dirección adjunta, la secretaria o el gabinete de dirección. Igualmente vital para la creación, desarrollo e implementación de un SGD es el apoyo incondicional, a veces casi dogmático, de la dirección de la organización. Como base para el diseño de documentos debemos establecer que:.
  • 56. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos Todas las tipologías documentales tengan un modelo único Todos los documentos se procesen con el tipo de modelo que tengan asignado Todo documento cumpla con los requisitos contextuales mínimos propios de su tipología. El contenido del documento debe regularse por una normativa que aglutine los criterios de contenido y estructura para todas las unidades gestoras que intervienen en la confección del mismo. Para abordar el análisis del contexto de la organización hemos de identificar:
  • 57. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos todas y cada una de las tipologías documentales empleadas en la organización Todos y cada uno de los procedimientos documentales de la organización La estructura global de la organización y los flujos de información Las funciones asignadas a cada uno de los gestores El contenido de las distintas agrupaciones documentales del fondo El contenido de los expedientes en función del procedimiento que traten Para obtener una correcta visión del sistema, hemos de plantearnos el establecimiento de indicadores de calidad que nos permitan evaluar el
  • 58. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos Dentro de la normalización documental contamos con dos grandes grupos de herramientas: los modelos y los formularios. Un modelo consiste en una plantilla estructurada con pautas prestablecidas de contenido y que se modifica para cada uso concreto y especifico. En un despacho de abogados, por ejemplo, la mayor parte de la documentación generada esta basada en distintos modelos documentales (demandas, recursos, contratos, cartas…), modificados solo en su contenido sustancial. Un formulario es un pro-documento con una estructura cerrada, un contexto y presentación fijos, de contenido invariable y suele incorporar
  • 59. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos Cada formulario incorpora en su matriz el procedimiento y la unidad gestora que lo identifica en el sistema. El diseño funcional de los formularios debe contemplar: La necesidad y la función por la que se crea el formulario La información y el alcance de lo que debe comunicar El contexto legal y normativo El perfil y las acciones a realizar por el receptor del formulario Las limitaciones del entorno tecnológico y organizativo.
  • 60. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación Codificación de documentos Las consecuencias derivadas de la emisión del formulario Las ventajas de implantar documentos normalizados en un SGD nos proporcionará una información administrativa altamente estructurada, una visión global de los procesos documentales y una optimización de recursos económicos y humanos. La normalización documental es el camino a seguir por todas aquellas organizaciones que siguen trabajando en papel y tienen previsto incorporar la tramitación electrónica a sus procedimientos.
  • 61. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos El sistema de clasificación de documentos administrativos es una estructura jerarquizada y lógica que permite la identificación y la recuperación de los documentos. Uno de los grandes teóricos de la archivística moderna, Schellenberg, propone que un cuadro de clasificación a partir de tres elementos: La estructura orgánica de la institución productora, que atiende a la propia historia de la institución y de su fondo documental, en su contexto legislativo y el marco administrativo en el que se inscribe. La estructura administrativa y las funciones que ejerce como resultado de las competencias atribuidas. Se trata de la estructura básica de la administración.
  • 62. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos La documentación producida por la organización, que debe describirse indicando en cada serie documental, su tipología, órgano productor, tramite o procedimiento, evaluación, acceso… En el proceso de elaboración de un cuadro de clasificación hemos de tener presente: Que ha de recoger toda la documentación producida independientemente de su fecha, soporte o formato Que la entrega de cada agrupación documental debe ser concreta y única en el cuadro de clasificación Que el diseño de la estructura jerárquica debe ser racional y evitar desarrollar niveles innecesarios
  • 63. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos Que se han de identificar todas las series documentales, conociendo su inicio, los posibles cambios acaecidos y su ubicación en la estructura jerarquica del cuadro Que hemos de conocer la legislación y la normativa interna a aplicar en el sistema, manuales de procedimiento y comunicados internos relativos a la estructura organizativa de la institución. Los pasos a seguir en la confección del cuadro de clasificación son los siguientes: Estudiar las funciones y las competencias de las oficinas gestoras
  • 64. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos Estudiar la legislación, la normativa, los artículos especializados, las memorias administrativas y cualquier documento que pueda describirnos la historia, el contexto o la coyuntura actual de la institución Elaborar el anteproyecto de cuadro de clasificación con las agrupaciones documentales identificadas Puesta en común con los responsables de la gestión Modificación del anteproyecto Prueba piloto, en una de las oficinas o simultáneamente en toda la institución Resultados obtenidos y modificación de cuadro de clasificación piloto
  • 65. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos Cuadro de clasificación definitivo Dentro de las tipologías de cuadros de clasificación tenemos: los cuadros orgánicos, los funcionales y los orgánicos funcionales, que por combinar los dos anteriores generan estructuras que permiten absorber mejor el impacto de los cambios organizativos. Como norma, en un cuadro de clasificación orgánico funcional, las secciones siguen un criterio funcional y las subsecciones indican el órgano al que le compete la función. Tras la clasificación de los documentos, procederemos a la ordenación de las series documentales. De la correcta elección del tipo de ordenación depende la eficacia y la eficiencia del SGD.
  • 66. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos No existe un orden perfecto, pero en el momento de elegir debemos cuestionarnos: ¿La ordenación escogida puede aplicarse a toda la serie documental? ¿Es la ordenación que simplifica al máximo la búsqueda y recuperación de documentos? ¿Es un sistema que podrá aplicarse en todas las fases del ciclo vital del documento? ¿Qué información de control proporciona el tipo de ordenación, para su seguimiento y correcta gestión? De los cuatro sistemas de ordenación posible en un archivo: alfabético, numérico, cronológico y geográfico destacaremos algunas ventajas e inconvenientes en su aplicación y gestión.
  • 67. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos Alfabético: método sencillo y de fácil comprensión; el espacio debe estar previsto de antemano Cronológico: método sencillo y muy efectivo si se conoce la fecha del documento; no es operativo si no se conoce la fecha y no hay distinción entre tipologías documentales. Geográfico: se deben definir los grados de demarcación territorial, que pueden ser variables. No se puede prever el espacio a utilizar Numérico: su sencillez permite recuperar y guardar muy rápidamente la documentación y se detectan fácilmente las ausencias; se hace imprescindible el uso de un índice auxiliar; un error en la introducción en el orden puede ser de difícil solución. ow.
  • 68. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación manual de archivo y clasificación de documentos El manual del archivo también denominado manual de documentación activa, manual de procedimiento, manual de documentación administrativa o manual de archivo de gestión debe incorporar todas las serie documentales, el nivel dentro del cuadro en el que se hallan; el tiempo, la forma y la manera en que se han de conservar; los usuarios que tienen acceso al documento y en que grado; la normativa y legislación que afecta a cada una de las series; la descripción detallada de cada uno de los procedimientos y cualquier información que forme pare de know-how.
  • 69. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. Se distinguen dos tipos de valor en los documentos: el primario (legal, administrativo, fiscal), y el secundario (probatorio e informativo). El valor primario viene determinado por un marco legislativo-administrativo que puede cambiar a lo largo del tiempo. El valor secundario afecta a la documentación que puede formar parte del patrimonio documental y que será fuente para la investigación. Como criterios que nos permitan establecer el valor secundario de los documentos tenemos: Evidencia: documentos que forman parte de la memoria corporativa de la institución: estatutos, normas directivas, memorias, programas, inventarios de bienes, informes de inspección, plantillas de personal, etc..
  • 70. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. Singularidad: documentos con información única e irremplazable, especialmente cuando tratan de seguridad, salud, gestión medioambiental o cohesión social. Importancia: documentos que superan el nivel común de interés: bien para una ciencia o técnica en concreto, bien por corresponder a sucesos, periódicos o eventuales, personas físicas o jurídicas, lugares y objetos de relevancia. Costos: asociados de la conservación permanente; recursos de personal, de descripción, de material, de infraestructura y de mantenimiento. Para proceder a la valoración de las series documentales debemos consignar los siguientes datos para cada una de ellas:
  • 71. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. Órgano productor Descripción detallada de la documentación Titulo de la serie Ordenación Fechas extremas Función administrativa Marco Legal Documentos que conforman el expediente Espacio: metros lineales para el papel, bytes para soporte electrónicos Series antecedentes Series relacionadas Documentos recapitulativos Soporte Soporte de sustitución
  • 72. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento Un correcto sistema de gestión de archivos debe prever la posibilidad de que pueda existir una grave contingencia o una catástrofe. Por tanto, debe establecerse un plan que proteja aquella documentación que resulta esencial para el funcionamiento de la organización. Para identificar esta documentación esencial debemos localizar las series documentales de las que emana dentro del cuadro de clasificación y establecer las medidas para recuperarla de modo eficiente en cada caso de debacle. Como no existe mejor conservación que la prevención deberíamos idear toda una serie de acciones preventivas para la documentación esencial.
  • 73. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. Las copias de seguridad y la migración documental se deben aplicar a todo el fondo documental, de modo sistemático y periódico. Por precaución, las copias de seguridad deberían guardarse en diversas ubicaciones. Algunas de las recomendaciones de la comunidad internacional archivística son: Microfilmar y digitalizar la documentación que se considere esencial Hacer dos o mas copias en edificios alejados entre si Mantener en optimas condiciones ambientales los depósitos documentales En caso de contingencia bélica o grave amenaza, trasladarlos a una ubicación alternativa y segura.
  • 74. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente Se hace patente la necesidad de disponer de elementos que nos permitan saber en todo momento el nivel de implantación y de eficacia del SGD. Por eso, en el momento de implantar un SGD hay que establecer unos objetivos, unos indicadores y unos mecanismos que permitan un control continuo del sistema. El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en la información, mediante mecanismos que permitan un control continuo del sistema.
  • 75. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente El sistema de gestión de calidad debe estar integrado dentro del propio sistema, y debe permitir detectar incoherencias en la información, mediante mecanismos automatizados. Se trata de incorporar cierta información de control dentro de ciertos puntos críticos de la estructura de la organización. Podemos estructurar el proceso de implantación de un sistema de calidad en cinco fases: Planificación de la evaluación. Se trata de determinar los objetivos y los resultados que se pretenden conseguir. El objetivo básico es conseguir un sistema de evaluación adaptado a las necesidades de la organización. Recogida y análisis de datos.
  • 76. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente Se trata de datos relacionados con la creación, gestión y disposición de documentos. Deben analizarse y establecerse unos indicadores que nos permitan evaluar la adecuación, la eficacia y la eficiencia del SGD. Documentación y edición de la toma de datos y emisión de los informes con las propuestas de mejora Toma de decisiones de acciones correctivas que pueden incluir la revisión de partes significativas del SGD Revisión periódica de los componentes del sistema para identificar modificaciones de las necesidades, de los procesos o del entorno del sistema, con el objetivo de anticiparse a posibles cambios.
  • 77. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente No existen indicadores genéricos para todas las organizaciones. Cada organización presenta unas singularidades y unos escenarios propios. Ahora bien, podemos detectar los puntos fuertes y débiles de la organización, y enfocar el sistema de calidad a potenciar los puntos fuertes y corregir los puntos débiles. Los indicadores deben ser cuantificables de alguna manera y de ellos se ha de desprender una información lo mas objetiva posible. Algunos de los ejemplos de indicadores adaptados a un SGD son:
  • 78. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente Grado de implantación del SGD: coeficiente entre oficinas gestoras integradas en el SGD y oficinas gestoras de toda la organización Formación: coeficiente entre empleados formados en el SGD y empleados de la organización Uso de la aplicación informática: coeficiente entre documentos gestionados a través del SGD y total de documentos gestionados (por usuario o por departamentos). Consultas sobre el SGD: coeficiente entre consultas realizadas satisfactoriamente por el SGD y consultas totales.
  • 79. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente Errores de clasificación: coeficiente entre numero de incidencias en errores de codificación y numero de incidencias totales Errores de codificación: coeficiente entre numero de incidencias en errores de codificación y numero de incidencias totales Numero de transferencias por año y mes Errores de transferencia: coeficiente entre errores producidos por la oficina gestora y errores totales de transferencia; coeficiente entre errores producidos por las limitaciones de la aplicación informática y errores totales de transferencia. Eliminación: porcentaje de documentación eliminada, porcentaje del tipo de conservación (original, en soporte distintos del original, muestreo), coeficiente entre los
  • 80. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación UNE-ISO 15489 La norma ISO 15489 fue creada por la Organización Internacional de Normalización- ISO en Ottawa, Canadá, en el año 2000. Es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. El establecimiento de esta norma ha proporcionado directrices sobre la política de gestión documental, y expone de forma integral el modo en que se han de distribuir las responsabilidades en un sistema de gestión documental. La norma se divide en dos bloques:
  • 81. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación UNE-ISO 15489
  • 82. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación METODOLOGIA UNE-ISO 15489
  • 83. Modelo EFQM de Excelencia Ante la necesidad de crear un marco de trabajo para la mejora de la calidad, la Fundacion Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM – European Foundation for Quality Management) desarrolla y lanza en 1991 su modelo de excelencia. Se trata del modelo de calidad mas utilizado en Europa y resulta ser la base para la evolución de las organizaciones. La finalidad del modelo consiste en la administración y gestión de la calidad total, que alcanza a todos los agentes y hechos de negocio, y en utilizar este activo como factor decisivo en el logro de la ventaja competitiva a nivel global. El modelo se divide en dos grandes áreas. Por una parte, los principios de excelencia que afectan a toda la organización y que han de contemplar los siguientes aspectos:
  • 84. Modelo EFQM de Excelencia Orientación a resultados Conocimiento exhaustivo del cliente Liderazgo y coherencia en los objetivos Gestión por procesos y hechos Desarrollo y participación de todo el personal Formación y mejora continuada Fomento de la colaboración con otras organizaciones Responsabilidad social.
  • 85. Modelo EFQM de Excelencia Por otra, los criterios de calidad que afectan a las distintas partes del modelo: Liderazgo: comportamiento y actuaciones del equipo directivo y lideres de la organización Política y estrategia: modo en que se materializan los planes y las acciones en la organización Gestión de Personal: manera en que la organización aprovecha todo el potencial de su plantilla l.
  • 86. Modelo EFQM de Excelencia Recursos: gestión eficiente y eficaz de los activos con los que cuenta la organización Procesos: identificación, gestión, revisión y mejora continuada. Resultados en los clientes: éxitos conseguidos en relación a la satisfacción de los clientes. Resultados en las personas: éxitos conseguidos en relación a la satisfacción personal Impacto en la sociedad: localización de las necesidades y expectativas de la sociedad.
  • 87. Modelo EFQM de Excelencia Resultados claves: resultados obtenidos respecto a los objetivos planificados y la satisfacción integral de los miembros. De reciente publicación son las normas ISO 30300 e ISO 30.301 especificas para la gestión documental.