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El Archivo Histórico.
Funciones. Instrumentos de
búsqueda, consulta y de
control del servicio.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
Tipos de Archivos según el ciclo
de vida de los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
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Archivos Históricos:
• Instituciones responsables de la custodia,
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Archivos Históricos:
• El DTA (1995) plantea que es aquel Archivo
al que se le ha de transferir desde los
Archivos Intermedios, la documentación
que deba conservarse permanentemente,
por no haber sido seleccionada para su
eliminación.
• También pueden conservar documentos
históricos, recibidos por donación, depósito
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Archivos Históricos:
• Es la unidad responsable de conservar,
organizar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental de la institución
(Gómez y Villanueva, 2010?).
• Esta documentación con valor informativo,
histórico y cultural, se conserva a
perpetuidad, en condiciones que garanticen
su integridad y trasmisión a las generaciones
futuras, por cuanto constituye parte del
patrimonio histórico de las naciones.
Archivos Históricos:
• Los documentos permanecerán en ellos a
perpetuidad.
• Los principales valores de los documentos
serán el informativo, el histórico y el
cultural.
• Los principales usuarios de estos Archivos
son los investigadores, los estudiantes, los
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Procesos en el Archivo Histórico
• Descripción: Es la fase del tratamiento
archivístico destinada a la elaboración
de los instrumentos de consulta para
facilitar el conocimiento y consulta de
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de los archivos.
Procesos en el Archivo Histórico
• Conservación: es una de las misiones
fundamentales de los archivos, asegurando
la transmisión del patrimonio documental
a las generaciones futuras.
Procesos en el Archivo Histórico
• En la conservación se presta especial
atención también a:
–Los soportes: papel, pergamino, soportes
informáticos.
–El deterioro: alteraciones físicas de los
documentos:
• Intrínsecas: acidez del papel, la
descomposición de las tintas, fragilidad de
los documentos…
• Extrínsecas: temperatura, humedad relativa,
luz, polución, microorganismos, insectos…
Funciones del Archivo Histórico
Según el AHP de Ciudad Real, España
• Entre sus servicios se encuentran:
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otros servicios que ofrece el Archivo.
–Asesoramiento y orientación a los ciudadanos
en la búsqueda de fuentes documentales y
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–Documental:
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Funciones del Archivo Histórico
Y continúa el AHP de Ciudad Real, España
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antelación.
Archivo Histórico de Ciudad Real,
España
Fuente: http://ccta.jccm.es/dglab/ArchivosHist?opc=1&idArchivo=2
Funciones del Archivo Histórico
Según Barroso (2013) del Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, Cuba
• Atesorar, proteger, salvaguardar y difundir
el patrimonio documental del patrimonio
documental de la región.
• Difusión de los fondos y colecciones que
posee.
• Capacitación de los recursos humanos
vinculados a la actividad archivística.
Funciones del Archivo Histórico
Continúa Barroso (2013)
• Diversificar gradualmente las actividades de
servicio a la investigación académica y
desarrollar tareas cada vez más
relacionadas con la educación, la cultura, la
protección del patrimonio documental y la
promoción cultural hacia la comunidad.
• Coordinar el funcionamiento de los
archivos del Sistema que le correspondan.
Funciones del Archivo Histórico
Y finaliza Barroso (2013)
• Brindar servicios de asesoría y consultoría a
organismos, instituciones u organizaciones
en materia de gestión documental.
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Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/articulos-
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Archivo Histórico Provincial de
Villa Clara. Cuba
Funciones del Archivo Histórico
Según Lucas (2007)
• Recoger los fondos que servirán para
elaborar los estudios de historia local.
• Convertirse en un servicio público de la
Administración y no solo reconocerlo como
una institución de marcado carácter
cultural.
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otra institución cultural.
Funciones del Archivo Histórico
Continúa Lucas (2007)
• Propiciar un uso científico a los documentos
y no solo histórico.
• Apoyar a la gestión y a la mejora de la
eficacia en las administraciones.
• Propiciar el acceso de los ciudadanos a la
información.
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Algunos Archivos
Históricos
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Corona de Aragón. Barcelona
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como Institución
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usuarios
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culturales
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educativos y culturales
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Administraciones,
estudiantes y ciudadanos
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los Archivos Históricos
• Otro tipo de demanda por parte de los
nuevos usuarios.
• Las nuevas y particulares necesidades
informativas de los usuarios.
• La incompatibilidad horaria de los Archivos.
• El desconocimiento de las técnicas de
investigación por los usuarios.
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Retos de la función cultural de
los Archivos Históricos
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usuarios.
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institución y del servicio.
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publicidad de los Archivos: folletos,
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servicios on-line…
Conclusiones parciales:
• Los Archivos Históricos son aquellos a los
que se les transfiere los documentos que
van a tener una conservación permanente.
• El motivo de esa conservación son los
valores que tienen esos documentos.
• En estos Archivos se desarrollan una serie
de funciones y tareas que están en función
de los investigadores, las Administraciones,
los estudiantes y el resto de ciudadanos.
Otros instrumentos
empleados en los
Archivos Históricos
Recordando: Instrumentos de los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
• Registro General de Entrada de Fondos.
• Registro de Depósito.
• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).
• Cuadros de clasificación.
• Inventarios de series.
• Índices (Bases de Datos).
Guía del Archivo Diputación
Provincial de Cuenca, España
Fuente: http://www.dipucuenca.es/arbi/guia-archivo.asp
Guía de fondos del Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, Cuba
Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/guia-
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Otros Instrumentos
Además de los vistos en el Archivo
intermedio:
• Registro de procedencias.
• Registro topográfico.
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definitiva de documentos.
• Registro de investigadores.
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Otros Instrumentos (Cont.)
• Modelo Solicitud de préstamo.
• Fichero de organismos.
• Repertorio de organigramas.
• Índice legislativo.
• Repertorio general de series.
• Calendario de conservación.
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Universidad de Salamanca:
• Archivo Histórico Antiguo o Archivo Secreto.
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• Colegios Suprimidos.
• Audiencia Escolástica.
• Archivo Privado de Miguel de Unamuno (1864-
1936).
• De Pedro Dorado Montero (1861-1919).
• De Ricardo Espinosa Maeso (1894- 1980).
Registro
topográfico
Registro de salida temporal
Registro de salida definitiva
Registro de investigadores
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Índice legislativo
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, URUGUAY
Fondo: ExArchivo General Administrativo:
• Decreto del 28 de julio de 1880.
• Decreto del 14 de agosto de 1883.
Fondo: ExArchivo y Museo Histórico Nacional:
• Ley Nº 2.710
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Fondo: Escribanía de Gobierno y Hacienda:
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MINISTERIO DE PRESIDENCIA, ESPAÑA
Fondo: Ministerio de Presidencia:
• Código Civil. Artículo 1º: (16/08/1889).
• Decreto 1583/1960 (10/08/1960).
• Decreto 1836/1974 (31/05/1974).
• Ley de Procedimiento Administrativo. Título
VI. Capítulo Primero. (17/07/1958).
• Ley 50/1997 del Gobierno. Arts. 8, 18 y 22.
(27/11/1997).
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• Decreto 315/1964 Art. 67.1 (07/02/1964).
Apéndice de
legislación
Repertorio general de series
Conclusiones parciales:
• Son muchos los instrumentos que se
pueden emplear en un Archivo Histórico.
• Lo importante es emplear, de una manera
flexible, los que se requieran en el
momento y actividad precisos.
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Los archivos históricos

  • 1. El Archivo Histórico. Funciones. Instrumentos de búsqueda, consulta y de control del servicio. Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
  • 2. Tipos de Archivos según el ciclo de vida de los documentos ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO HISTÓRICO Fase activa de los documentos Fase semiactiva de los documentos Fase inactiva de los documentos
  • 3. Archivos Históricos: • Instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso, resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional (Art. 12 R.D. 1708/2011 de España).
  • 4. Archivos Históricos: • El DTA (1995) plantea que es aquel Archivo al que se le ha de transferir desde los Archivos Intermedios, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido seleccionada para su eliminación. • También pueden conservar documentos históricos, recibidos por donación, depósito o adquisición.
  • 5. Archivos Históricos: • Es la unidad responsable de conservar, organizar, administrar, describir y divulgar la memoria documental de la institución (Gómez y Villanueva, 2010?). • Esta documentación con valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones.
  • 6. Archivos Históricos: • Los documentos permanecerán en ellos a perpetuidad. • Los principales valores de los documentos serán el informativo, el histórico y el cultural. • Los principales usuarios de estos Archivos son los investigadores, los estudiantes, los ciudadanos en general y las Administraciones.
  • 7. Procesos en el Archivo Histórico • Descripción: Es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
  • 8. Procesos en el Archivo Histórico • Conservación: es una de las misiones fundamentales de los archivos, asegurando la transmisión del patrimonio documental a las generaciones futuras.
  • 9. Procesos en el Archivo Histórico • En la conservación se presta especial atención también a: –Los soportes: papel, pergamino, soportes informáticos. –El deterioro: alteraciones físicas de los documentos: • Intrínsecas: acidez del papel, la descomposición de las tintas, fragilidad de los documentos… • Extrínsecas: temperatura, humedad relativa, luz, polución, microorganismos, insectos…
  • 10. Funciones del Archivo Histórico Según el AHP de Ciudad Real, España • Entre sus servicios se encuentran: –De información: sobre el acceso, consulta y otros servicios que ofrece el Archivo. –Asesoramiento y orientación a los ciudadanos en la búsqueda de fuentes documentales y bibliográficas. –Documental: • Consulta documental y bibliográfica. • Préstamo de documentos.
  • 11. Funciones del Archivo Histórico Y continúa el AHP de Ciudad Real, España –Servicio administrativo: • Obtención de copias, informes y certificaciones de cualquier documento de libre acceso, cuando el estado de conservación lo permita y mediante pago de la correspondiente tasa o precio público. –Servicio de difusión cultural y educativa: • Actividades culturales y educativas para la difusión de la información y de las fuentes documentales contenidas en el Archivo. • Visitas guiadas al Archivo concertadas con antelación.
  • 12. Archivo Histórico de Ciudad Real, España Fuente: http://ccta.jccm.es/dglab/ArchivosHist?opc=1&idArchivo=2
  • 13. Funciones del Archivo Histórico Según Barroso (2013) del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Cuba • Atesorar, proteger, salvaguardar y difundir el patrimonio documental del patrimonio documental de la región. • Difusión de los fondos y colecciones que posee. • Capacitación de los recursos humanos vinculados a la actividad archivística.
  • 14. Funciones del Archivo Histórico Continúa Barroso (2013) • Diversificar gradualmente las actividades de servicio a la investigación académica y desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad. • Coordinar el funcionamiento de los archivos del Sistema que le correspondan.
  • 15. Funciones del Archivo Histórico Y finaliza Barroso (2013) • Brindar servicios de asesoría y consultoría a organismos, instituciones u organizaciones en materia de gestión documental. • Expedir certificaciones y copias certificadas de los documentos que atesoran. • Elevar la cultura de la gestión archivística en los recursos humanos. Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/articulos- publicados/123-lourdes-barroso-horta
  • 16. Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Cuba
  • 17. Funciones del Archivo Histórico Según Lucas (2007) • Recoger los fondos que servirán para elaborar los estudios de historia local. • Convertirse en un servicio público de la Administración y no solo reconocerlo como una institución de marcado carácter cultural. • Brindar servicios culturales como cualquier otra institución cultural.
  • 18. Funciones del Archivo Histórico Continúa Lucas (2007) • Propiciar un uso científico a los documentos y no solo histórico. • Apoyar a la gestión y a la mejora de la eficacia en las administraciones. • Propiciar el acceso de los ciudadanos a la información. • Proteger y difundir el Patrimonio Documental.
  • 20. Archivos Históricos: Archivo de la Corona de Aragón. Barcelona
  • 22. Archivos Históricos: Archivo General de Simancas. Valladolid
  • 24. Archivos Históricos: Centro Documental de la Memoria Histórica. Salamanca
  • 25. Archivos Históricos: Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional. Toledo
  • 26. Archivos Históricos: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
  • 27. Función cultural de los Archivos históricos (Cruz Mundet, 2012): Evolución del Archivo como Institución Evolución de los usuarios Depósito de fuentes de información Los decisores y gobernantes Instituciones culturales Investigadores y eruditos Empresa de servicios educativos y culturales Investigadores, Administraciones, estudiantes y ciudadanos
  • 28. Retos de la función cultural de los Archivos Históricos • Otro tipo de demanda por parte de los nuevos usuarios. • Las nuevas y particulares necesidades informativas de los usuarios. • La incompatibilidad horaria de los Archivos. • El desconocimiento de las técnicas de investigación por los usuarios. • Insatisfacción tecnológica de los usuarios.
  • 29. Retos de la función cultural de los Archivos Históricos • La rapidez en la respuesta que esperan los usuarios. • Necesidad de una buena imagen de la institución y del servicio. • Necesidad de diseño de nuevas formas de publicidad de los Archivos: folletos, boletines, medios de comunicación, visitas, servicios on-line…
  • 30. Conclusiones parciales: • Los Archivos Históricos son aquellos a los que se les transfiere los documentos que van a tener una conservación permanente. • El motivo de esa conservación son los valores que tienen esos documentos. • En estos Archivos se desarrollan una serie de funciones y tareas que están en función de los investigadores, las Administraciones, los estudiantes y el resto de ciudadanos.
  • 31. Otros instrumentos empleados en los Archivos Históricos
  • 32. Recordando: Instrumentos de los Archivos intermedios: • Relaciones de Entrega. • Registro General de Entrada de Fondos. • Registro de Depósito. • Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía). • Cuadros de clasificación. • Inventarios de series. • Índices (Bases de Datos).
  • 33. Guía del Archivo Diputación Provincial de Cuenca, España Fuente: http://www.dipucuenca.es/arbi/guia-archivo.asp
  • 34. Guía de fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Cuba Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/guia- fondos
  • 35. Otros Instrumentos Además de los vistos en el Archivo intermedio: • Registro de procedencias. • Registro topográfico. • Registro de salida temporal y/o definitiva de documentos. • Registro de investigadores. • Boletín de consulta.
  • 36. Otros Instrumentos (Cont.) • Modelo Solicitud de préstamo. • Fichero de organismos. • Repertorio de organigramas. • Índice legislativo. • Repertorio general de series. • Calendario de conservación.
  • 37. Registro de procedencia Universidad de Salamanca: • Archivo Histórico Antiguo o Archivo Secreto. • Secretaría de la Universidad. • Colegios Suprimidos. • Audiencia Escolástica. • Archivo Privado de Miguel de Unamuno (1864- 1936). • De Pedro Dorado Montero (1861-1919). • De Ricardo Espinosa Maeso (1894- 1980).
  • 39. Registro de salida temporal
  • 40. Registro de salida definitiva
  • 43. Índice legislativo ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, URUGUAY Fondo: ExArchivo General Administrativo: • Decreto del 28 de julio de 1880. • Decreto del 14 de agosto de 1883. Fondo: ExArchivo y Museo Histórico Nacional: • Ley Nº 2.710 • Ley Nº 3.527 • Ley Nº 3.932 • Ley Nº 8.015 Fondo: Escribanía de Gobierno y Hacienda: Fondo: Juzgados Letrados del Interior: • Ley Nº 15.750
  • 44. Índice legislativo MINISTERIO DE PRESIDENCIA, ESPAÑA Fondo: Ministerio de Presidencia: • Código Civil. Artículo 1º: (16/08/1889). • Decreto 1583/1960 (10/08/1960). • Decreto 1836/1974 (31/05/1974). • Ley de Procedimiento Administrativo. Título VI. Capítulo Primero. (17/07/1958). • Ley 50/1997 del Gobierno. Arts. 8, 18 y 22. (27/11/1997). • Ley 109/1963 (20/07/1963). • Decreto 315/1964 Art. 67.1 (07/02/1964).
  • 47. Conclusiones parciales: • Son muchos los instrumentos que se pueden emplear en un Archivo Histórico. • Lo importante es emplear, de una manera flexible, los que se requieran en el momento y actividad precisos. • Se necesita que los instrumentos se empleen con enfoque sistémicos, o sea, relacionados los unos con los otros para hacerlos más eficientes.