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Manual de Normas y Procedimientos de gestión de bienes.pdf
Manual de Normas y Procedimientos de gestión de bienes.pdf
CONTENIDO
Página 1 de 67
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
INTRODUCCIÓN
ASPECTOS GENERALES
Base Normativa
Objetivo y Alcance
Matriz Estratégica
Normas Generales
ASPECTOS ESPECÍFICOS
Normas Específicas
(Acciones de la Dirección de Administración Integral)
(Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes)
(Incorporación de los Bienes)
(Transferencia de los Bienes)
(Desincorporación de los Bienes)
(Enajenación de los Bienes)
GLOSARIO
ANEXOS
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
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RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 055-2017
El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,
titular de la Cedula de Identidad número V-10.093.866, en su carácter de Contralor
Municipal del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según
consta en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013
emitida por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en
Gaceta Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales
conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en
concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica del
Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y 44
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de
Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en los artículos 8 y 18
numerales 6 y 9 del Reglamento Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,
realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la
sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto
de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de
gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades
organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza
con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de
gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa
que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han
sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.
CONSIDERANDO
Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía
orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la
optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se
ejecutan en esta Contraloría Municipal.
CONSIDERAND
Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
Página 3 de 67
comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, cuyo
propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y
metas.
CONSIDERANDO
Que el artículo 140 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público establece que “corresponde a la máxima
autoridad de cada órgano o ente la responsabilidad de establecer y mantener un sistema
de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho
sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de
organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada órgano o ente, así
como la auditoria interna.”
CONSIDERANDO
Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los
procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo su
objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y
procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz.”
RESUELVE
PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL DE BIENES de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
presentado por la DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL de este órgano
de control fiscal externo, a través del Punto de Cuenta Nº MN-D.A.I.-003-2017 de fecha
11 de octubre de 2017.
SEGUNDO: El referido manual establece los lineamientos generales que regulan la gestión
del sistema de bienes públicos propiedad o asignado a la Contraloría del municipio Eulalia
Buroz.
TERCERO: El MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL DE BIENES de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, aprobado en este
acto, consta del siguiente contenido:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
INTRODUCCIÓN
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
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ASPECTOS GENERALES
Base Normativa
Objetivo y Alcance
Matriz Estratégica
Normas Generales
ASPECTOS ESPECÍFICOS
Normas Específicas
(Acciones de la Dirección de Administración Integral)
(Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes)
(Incorporación de los Bienes)
(Transferencia de los Bienes)
(Desincorporación de los Bienes)
(Enajenación de los Bienes)
GLOSARIO
ANEXOS
CUARTO: El MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL DE BIENES de esta Contraloría Municipal entrará en vigencia a partir de la
presente fecha.
QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en este Manual.
Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticinco (25) día
del mes de octubre del año dos mil diecisiete (2017), en el municipio Eulalia Buroz,
Mamporal del estado Bolivariano de Miranda.
Comuníquese y publíquese
Cúmplase
Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.
CONTRALOR MUNICIPAL
Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz
Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en
Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
Página 5 de 67
INTRODUCCIÓN
Los bienes muebles e inmuebles son de suma importancia para cualquier
organización. En primer lugar por sus costos de adquisición y mantenimiento. Luego
porque ellos son necesarios para poder realizar las acciones operativas propia de cada
institución. En los distintos procesos operativos son necesarios contar con los bienes que
sirven de soporte a los mismos. Maquinarias, equipos, herramientas, se requieren para las
tareas habituales. Sin ellos, o no se pueden llevar a cabo las tareas o las mismas se ejecutan
de manera muy ineficiente o con alto costo económico.
Es por tanto, muy importante establecer medio para la óptima gestión de esos bienes
perteneciente a la organización. Los es más para los casos de las instituciones públicas,
cuyos recursos son originados de los ciudadanos. Es imprescindible entonces su cuido,
mantenimiento y preservación. Es por esto, que la Contraloría del municipio Eulalia Buroz
ha diseñado el presente manual de normas para la gestión del sistema de bienes que le
pertenece. Con el propósito de optimizar la administración de sus activos permanentes. Para
ello se basó en la Publicación Nº 21, en el Decreto Con Valor, Rango y Fuerza de Ley
Orgánica de Bienes Públicos, en las mejores prácticas de control interno y la propia
experiencia acumulada internamente en cuanto al manejo de sus bienes públicos.
El presente manual tiene como propósito la regulación normativa la gestión del sistema de
bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, que haga posible la optimización de
la administración de los mismos. Este documento se divide en cuatro partes. Uno se refiere a los
aspectos generales, en cual se señalan las normas generales que regulan el sistema. El siguiente
señala los aspectos especifico de las presentes normas, que hacen posible la operacionalización del
presente manual. Le sigue un glosario de término y finaliza con varios formato anexo, mostrados en
la ya mencionada Publicación Nº 21.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA
Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha
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1 Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
5.908 extraordinaria 19 febrero 2009
2 Ley Orgánica de
Procedimientos
Administrativos
2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981
3 Ley de Reforma Parcial de la
Ley Orgánica de la
Contraloría General de la
República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal
6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010
4 Decreto Con Valor, Rango y
Fuerza de Ley Orgánica de
Bienes Públicos
6155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014
5 Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Contra la
Corrupción
6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014
6 Ley de Simplificación de
Trámites
40.548 26 de noviembre de 2014
7 Reglamento de la Ley
Orgánica de la Contraloría
General de la República, y
del Sistema Nacional de
Control Fiscal
39.240 12 de agosto de 2009
8 Publicación 21 “Instrucciones
y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los
Municipios
Gaceta Oficial N° 2.681
Extraordinario
31 de octubre1980
9 Reglamento Interno de la
Resolución C.M.E.B. Nº
036-2016.G.M.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA
Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha
Página 7 de 67
Contraloría del municipio
Eulalia Buroz
119/14/12/2016 16 de agosto de 2016
10 Manual de Organización de la
Contraloría del municipio
Eulalia Buroz
Resolución C.M.E.B. Nº
010-2017
31 de enero de 2017
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Y ALCANCE
Página 8 de 67
OBJETIVO
El presente manual de tiene como propósito
regular la gestión del sistema de bienes
públicos de la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz, que haga posible la
optimización de la administración de los
mismos.
ALCANCE
Este manual tiene como alcance a la
Dirección de Administración Integral,
responsable patrimonial de los bienes, junto
con todos los trabajadores y trabajadoras de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
quienes también son responsable del uso,
custodia, mantenimiento y preservación de
los bienes que le son entregados para el
ejercicio de sus funciones
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA
Página 9 de 67
MISIÓN
“Somos integrantes del Sistema Nacional de Control Fiscal. Nuestro objetivo trascendental
es servir a la sociedad y a sus ciudadanos, garantizando el logro de la ética pública y la
moral administrativa, mediante la correcta gestión del patrimonio público municipal de los
órganos, entes y demás grupos sociales que conforman el municipio Eulalia Buroz, basado
en la excelencia, profesionalismo, ética, responsabilidad, honestidad y lealtad, para lo cual
brindamos asesoría integral, apoyo institucional, control, seguimiento, examen, vigilancia y
fiscalización de los procesos de ingresos, gastos y bienes municipales que ejecutan los
sujetos objetos de nuestro control, coadyuvamos en el fortalecimiento de la capacidad del
municipio para que en este se ejecute eficazmente sus funciones de gobierno. Tenemos el
imperativo categórico de sancionar a los responsables de los hechos que atenten contra la
ética pública y la moral administrativa, ofreciendo todas las garantías para el ejercicio del
debido proceso y el derecho a la defensa, apegados estrictamente a la objetividad e
imparcialidad”
VISIÓN
“Constituirse como el órgano de control fiscal externo municipal más importante del estado
Bolivariano de Miranda, más por sus resultados, que por su tamaño; siendo modelo de
gestión basados en valores de honestidad, transparencia, ético-morales, profesionalismos e
imparcialidad. Teniendo capacidad de respuesta oportuna en favor del municipio, de sus
Instituciones y de sus ciudadanos; que permita alcanzar el máximo nivel de eficiencia,
transparencia y beneficios del uso de los recursos públicos. Todo ello, acompañado del
respeto a la leyes y el celosos cumplimiento de las mismas, integrando además, al poder
popular en la consagración del control social como mecanismo de expresión de la
democracia participativa y protagónica.”
VALORES INSTITUCIONALES
Excelencia: Hacerlo cada vez mejor, con espíritu de superación, apostando a la innovación
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA
Página 10 de 67
y al cambio constante. Dejando huella palpable en la sociedad, que permita a la misma el
mayor grado de felicidad posible.
Profesionalismo: Es el compromiso para la entrega total a lo que se hace, buscando la
calidad del servicio, preparándose constantemente para ello, entendiendo que el control
fiscal es una actividad fundamental para la sociedad.
Ética y Honestidad: Como imperativo categórico es apegarse ante cualquier circunstancia
a las normas morales que rigen las acciones humanas y que intenta identificar el valor del
bien, su naturaleza y su relación con otras virtudes. La honestidad, es por su parte, actuar
según se piensa y se siente, buscando la justicia, la verdad y el honor, comportando la
acción a la estricta moral individual y colectiva.
Responsabilidad: Es saber y aceptar que podemos responder por lo que hacemos o
dejamos de hacer. Más estrictamente, la responsabilidad implica que el servidor público
actúa de forma consciente, que elige el curso de acción a seguir y que puede asumir las
consecuencias que se siguen de su acción.
Lealtad: Impone para nuestros servidoras y servidores públicos, la obligación de respetar
el ejercicio legítimo de las funciones encomendadas a otras instituciones; de ponderar, en el
ejercicio de las funciones propias, la totalidad de los intereses públicos implicados, y la
fidelidad, constancia y solidaridad para con nuestro Órgano de Control.
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer, por medio de la verificación, el examen, la vigilancia, el control y seguimiento
continuo, la capacidad del municipio Eulalia Buroz para ejecutar eficazmente su función y
proceso de gobierno, logrando la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos
que recibe del sector público nacional y estadal, así como de los que el mismo genera.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
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1. Para la gestión integral de los bienes públicos propiedad de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, es obligatorio seguir todos los lineamientos señalado en el
presente manual. Es imperativo para todo el personal de este Órgano de Control Fiscal
apegarse estrictamente a lo aquí indicado. Es compromiso pleno del o la responsable de
la Dirección de Administración Integral de cumplir y hacer cumplir lo expresado en
este instrumento normativo, así como la difusión total del mismo, tanto en su
dependencia, como en la demás que conforman a esta Contraloría Municipal.
2. Se entiende como bienes muebles e inmuebles de la Contraloría del municipio Eulalia
Buroz, aquellos adquiridos con cargo al presupuesto de gastos del mismo y los que se
reciban a través de cualquier otro título.
3. El director o directora de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría
del municipio Eulalia Buroz, como RESPONSABLE PATRIMONIAL, debe
supervisar de forma permanente los actos de adquisición, registro, administración y
disposición respecto de los Bienes Públicos, de esta institución. Debe asegurar la
transparencia en los procedimientos de adquisición, registro, administración y
disposición de los Bienes Públicos propiedad de este Órgano de Control Fiscal
Externo.
4. Las políticas, normas y procedimientos en materia de gestión de los inventarios de
bienes públicos, muebles e inmuebles, que posee la Contraloría Municipal, se rige por
lo establecido en la Publicación Nº 21 “Instrucciones y Modelos Para la
Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República” de la Contraloría General de
la Republica, por la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, por el Decreto Con
Valor, Rango y Fuerza de Ley Organiza de Bienes Públicos, en lo que corresponda y
por la Ordenanza del municipio que exista para tal fin.
5. El sistema de gestión de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
debe guiarse por los principios de unidad procedimental; simultaneidad; clasificación
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 12 de 67
uniforme de los bienes de acuerdo a su naturaleza; uso y destinación; descripción
adecuada y completa de cada uno de los bienes y ubicación física e identificación de
los bienes.
6. El sistema de inventario de bienes de la Contraloría Municipal, no debe ser el reflejo de
una situación estática que muestra el valor de los bienes en una fecha determinada, sino
que debe ser un registro permanente, con una concepción dinámica y funcional, que
tiene utilidad práctica para los fines administrativos y de control.
7. Las operaciones que ocurren con respecto a los bienes de la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz, deben ser debidamente autorizadas, suficientemente documentadas y
oportunamente registradas para poder justificar, identificar y analizar su naturaleza,
finalidad y resultados. Siempre en el marco de las leyes, las normas legales y
sublegales, incluyendo lo señalado en el presente documento.
8. La documentación que respalde las operaciones inherentes a los bienes de la
Contraloría Municipal, debe ser archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y
utilización. La documentación debe ser preservada de cualquier contingencia, por el
tiempo mínimo que señalan las disposiciones legales sobre la materia.
9. Los funcionarios o funcionarias responderán penal, civil, administrativa y
disciplinariamente por los delitos, faltas, hechos ilícitos, omisiones e irregularidades
administrativas cometidas en el ejercicio de sus funciones con ocasión a la adquisición,
uso, administración, mantenimiento, registro, supervisión y disposición de los Bienes
Públicos. Esta responsabilidad no excluirá la que pudiere corresponderles por efecto de
otras leyes o de su condición de ciudadanos o ciudadanas.
10. Los bienes muebles e inmuebles serán registrados por su valor de adquisición o en su
defecto por el valor que se determine mediante justiprecio.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 13 de 67
11. La Dirección de Administración Integral tendrá bajo su responsabilidad las gestiones
permanentes de conservación y mantenimientos de los bienes de esta Contraloría
Municipal, la cual debe ajustarse a las políticas que dicten las instituciones públicas
venezolanas que legalmente regulen la materia.
12. Los funcionarios y/o funcionarias que posean la responsabilidad de la gestión de los
bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe recibir formación constante
que le permita mantener actualizado sus conocimientos. En tal sentido, la Oficina de
Gestión de Talento Humano de esta institución debe, dentro de su planes de formación
anual, prever los recursos financieros necesarios que hagan posible el cumplimiento de
este requisito.
13. Todos los bienes de la Contraloría Municipal, deben utilizarse exclusivamente para los
fines previstos en el cumplimiento de sus operaciones.
14. Los bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben ser utilizados
por sus trabajadores y trabajadoras de forma racional, prestando la mayor atención al
debido uso, disposición, cuido y constante mantenimiento. Quienes usufructúen los
bienes de esta institución son responsable y responden civil, administrativa y
penalmente por el daño que causen a esos bienes, propiedad de la Contraloría
Municipal, por negligencia u omisión en la gestión de los mismos. También serán
responsable por la pérdida o hurto de los bienes que le son asignados, debiendo
responder pecuniariamente por esos hechos, si ello se comprueba fue causado por
negligencia, omisión e impericia en la protección de los mismos.
15. Todos los bienes públicos de la Contraloría Municipal deben estar registrado en el
sistema contable de la institución. Todos los movimientos o traslados,
desincorporación y enajenación debe registrarse de forma inmediata. Dicho registro
debe asegurar la codificación de la ubicación del bien, identificación del mismo,
descripción detallada, costo histórico de su adquisición, así como el usuario de dicho
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 14 de 67
bien.
16. El registro de los bienes debe hacerse asegurando una descripción técnica y física
completa y precisa, y los mismos debe verificarse a través de percepción directa que
permita comprobar, sin lugar a duda, la existencia real de ellos.
17. La adquisición de bienes independiente de la modalidad, deben ser registrados de
manera inmediata al costo de adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser
obtenidos por canje o donación.
18. El costo es el importe de efectivo o medios líquidos equivalente al efectivo pagado, o
el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar el bien en el
momento de su adquisición o construcción o, cuando se aplicable, el importe atribuido
a ese bien cuando sea inicialmente reconocido de acuerdo con los requerimientos
específicos de las normas contables de aceptación general.
19. La Contraloría Municipal debe contar con un registro auxiliar de sus bienes muebles
por responsable y ubicación de los mismos. El mantenimiento de este auxiliar será
responsabilidad de la Dirección de Administración Integral.
20. Cada bien adquirido debe contar con un expediente el cual debe incluir copia de los
siguientes documentos: factura, requisición del bien, orden de compra, acta de
recepción o nota de entrega de los bienes adquiridos, comprobante de pago y cheque.
Todo debidamente certificado por la Dirección de Administración Integral. Se
excluyen aquellos bienes cuya antigüedad de compra sea superior a cinco (5) años
contador a partir del presente documento normativo.
21. Cada responsable de dependencia será garante de la guarda y custodia de los bienes
asignación a sus unidades de trabajo. Sin embargo, cada integrante de esas
dependencias también tendrán la obligación de proteger, preservar y cuidar la
integridad de los bienes que utilizan para su trabajo habitual.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
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22. Se prohíbe el traslado o movimiento de un bien mueble de una dependencia o unidad
de trabajo a otra sin la previa autorización y registro por parte de la DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. Dicha prohibición existe sin importar el tiempo
de uso del bien que signifique ese traslado. Ello significa que si el uso del bien es por
una hora, un día, una semana, etc., debe existir la autorización escrita por parte de la
dirección responsable. La inobservancia de esta norma se considera una falta grave y es
objeto de la apertura de un procedimiento administrativo para quien ejecutó la acción o
para quien dejó de exigir la aplicación de la norma.
23. Los bienes muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las dependencias a
las que estén asignadas, mediante un control de salida del bien autorizado por el
director o directora de la Dirección de Administración Integral, quien será el
encargado (a) de verificar que dichos bienes sean devueltos en un plazo no mayor de
treinta (30) días continuos.
24. Todos los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz
son responsable por el uso, mantenimiento, resguardo y cuido de los bienes públicos
que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones. A cada uno de ellos debe
entregársele los bienes que son propiedad de la institución, pero que por razones de
servicio se le ceden para que puedan efectuar sus funciones. Dicha cesión se efectúa
mediante un acta emitida en dos (2) ejemplares, una debe reposar en el expediente de
personal y otra debe guardarse en el archivo de control de los inventarios.
25. La Dirección de Administración Integral funge como la Unidad de Bienes Públicos, la
cual será responsable de la gestión integral de los bienes públicos de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, cuando se considera necesario y exista la
capacidad presupuestaria para ello, la máxima autoridad de la Contraloría Municipal
podrá crear esta dependencia especializada, que en toda circunstancia deberá estar
adscrita a la referida dependencia de gestión administrativa superior.
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 16 de 67
26. La Dirección de Administración Integral será responsable del control formal de la
gestión del sistema de inventario de bienes públicos de la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz. El director o directora será el responsable patrimonial de la Contraloría
Municipal, la cual se le delegará mediante Resolución emitida por el contralor o
contralora municipal. Sin embargo, en dicha dependencia existirá otro u otra
funcionaria que será co-corresponsable de la gestión del sistema de inventarios de
bienes, quien será investida o investidos de dicha corresponsabilidad mediante
Resolución emitida por la máxima autoridad.
27. El sistema de gestión de los inventarios de bienes públicos de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz comprenderá la inspección, supervisión y diagnóstico
permanente en cuanto al uso, conservación, mantenimiento, protección, adquisición,
disposición, incorporación, enajenación, registro, guarda, control, custodia,
administración y ubicación de los bienes de la institución. Así mismo, deberá ejercer la
potestad investigativa para la tramitación de solicitudes de denuncias y
contravenciones ocurridas con ocasión a la ejecución de los actos y actividades en
materia de bienes públicos.
28. Los bienes muebles de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben controlarse
por dos tipo de mecanismos temporales, uno mensual y otro trimestral. El mensual
corresponde a los responsables de dependencia o unidades de trabajo, quienes deben
recopilar información referente a los inventarios de bienes que posee en el mes objeto
de control y reportarlo a la Dirección de Administración Integral para que esta compare
dicha información con la suya. El control trimestral se trata de la verificación física de
los bienes que posee la Contraloría Municipal, la cual es compara con los registros de
los inventario que posee la institución. Esta actividad de verificación y control es
realizada por la Dirección de Administración Integral.
29. La verificación física de los inventarios de bienes, que debe realizar la Dirección de
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 17 de 67
Administración Integral de forma trimestral debe realizarse al inicio del mes de abril,
julio, octubre y enero de cada ejercicio económico financiero. En los cinco (5)
primero día hábiles debe realizar la verificación física de la existencia de los bienes de
la Contraloría Municipal, y en los siguientes cinco (5) días hábiles debe entregar los
resultados a través del documentos actualizado del inventario de bienes de este Órgano
de Control Fiscal. Esta acción debe generar una actualización del formulario BM-1.
30. La verificación o el inventario físico exige que se compruebe por percepción directa de
los funcionarios que van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los
elementos. Quien realice el levantamiento de información con respecto de la
existencia del inventario de bienes de la Contraloría Municipal debe anexar el
documento de comprobación de los mismos al resumen BM-1, junto con un acta
que certifique la veracidad de la información recopilada. Dichos documentos
deben estar debidamente firmado en cada uno de sus folios, indicando fecha de la
rúbrica.
31. De detectarse alguna irregularidad u elementos relevante que afecte la existencia,
condición, utilidad o mantenimiento de uno o varios bienes de la Contraloría
Municipal, el o la responsable de la Dirección de Administración Integral debe, de
manera inmediata, levantar un acta en tres (3) ejemplares, señalando el o los hallazgos.
Un ejemplar debe ser entregado al contralor o contralora municipal y otro al Auditor
Interno. El tercero será resguardado por el o la responsable de la Dirección de
Administración Integral.
32. Cuando un bien de la Contraloría Municipal sea objeto de extravío, hurto o robo, debe
ser inmediatamente informado al contralor o contralora municipal, mediante informe
escrito. Adicionalmente, de manera expedita debe, quien poseía ese bien bajo su uso o
que le haya sido asignado, denunciar ante la autoridad policial competente. En caso de
negarse a ello, debe responder pecuniariamente por la pérdida del bien en referencia,
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 18 de 67
siendo necesario la apertura de un procedimiento administrativo. El trabajador o
trabajadora debe entregar el original de la denuncia recibida. El original de la misma
reposará en el archivo de bienes públicos del órgano de control. Una copia debe
guardarse en el expediente del denunciante. De todo ello debe la Dirección de
Administración Integral informar al contralor o contralora municipal y al Auditor
Interno.
33. Los bienes no podrán mantenerse injustificadamente, inactivos y privados de su destino
útil.
34. La Dirección de Administración Integral debe diseñar un reporte de inventario de
bienes que cada trabajador o trabajadora posee. En dicho reporte debe informarse datos
del usuario, dependencia de adscripción, datos de los bienes que posee, código de los
mismos, descripción y costos.
35. Cuando ocurra adquisición de bienes muebles, la Dirección de Administración Integral
deberá verificar el cumplimiento de las condiciones siguientes: la existencia de
disponibilidad presupuestaria, la cual debe certificarse por escrito, la correcta
imputación del gasto, el cumplimiento de las garantía necesarias, precios justos y
razonables y el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto con
Valor, Rango y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y demás
disposiciones legales relacionadas.
36. Al momento de pagar por los bienes adquiridos, la Dirección de Administración
Integral deberá asegurar el cumplimiento de los siguientes requisitos: disposiciones
legales y reglamentarias, imputación correcta a crédito del presupuesto o a créditos
adicionales debidamente autorizaos y disponibilidad financiera, la cual debe
certificarse por escrito.
37. En los casos en que los bienes presenten un deterioro que los vuelvan inservibles debe
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 19 de 67
procurarse la mayor recuperación posible mediante el aprovechamiento de sus partes o
por venta de ellas.
38. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz deberá enajenar sus bienes cuando los
mismos no sean necesarios para el cumplimiento de sus finalidades y lo que hubiesen
sido desincorporado por obsolescencia o deterioro, conforme a lo establecido en la
normativa vigente que regula la materia.
Responsabilidad de los usuarios de los bienes muebles
39. Los trabajadores o trabajadoras, tendrán el deber de conservar en buen estado los
bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus funciones, de tal
manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso normal.
40. Los trabajadores o trabajadoras, deberán informar por escrito a su superior inmediato
los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo de trabajo y que se
encuentran bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que observen en el
servicio del mismo.
41. - Los trabajadores o trabajadoras, deberán vigilar, conservar los bienes confiados a su
guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario asumirá el resguardo
directo de los bienes que se encuentren a su disposición.
42. El responsable de los bienes vigilarán y procurarán que el personal adscrito a la
Contraloría Municipal se abstenga de realizar cambios temporales o definitivos,
préstamos o cualquier movimiento de los bienes que se encuentren a su cargo. Cuando
esto ocurra el responsable de la Dirección de Administración Integral deberá aprobarlo
por escrito para efectos de actualizar los registros correspondientes, caso contrario, se
responsabilizará de su destino a quien sea el responsable del uso y resguardo del bien
de que se trate.
43. Todo trabajador o trabajadora que salga de vacaciones o se separe de su cargo por
Sección Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
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renuncia, retiro, jubilación, entre otros, deberán de entregar por escrito, el o los bienes
que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato. Dicha entrega será temporal, en el
caso de vacaciones y definitiva en los otros. Sin embargo, en este procedimientos debe
informarse las condiciones de uso en las cuales entrega los bienes.
44. En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia, imprudencia o
impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto conlleve.
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Acciones de la Dirección
de Administración integral)
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1. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría Municipal será la
responsable primaria de la gestión del sistema de bienes de la institución. Tendrá
dentro de sus funciones en esta materia las siguientes:
a. Cumplir estrictamente lo establecido en el Decreto con Valor, Rango y Fuerza
de Ley Orgánica de Bienes Públicos vigente, en lo que corresponda y con la
Publicación Nº 21 de la Contraloría General de la República.
b. Contralora y supervisar la administración, movilización y asignación de los
bienes muebles de la institución.
c. Diseñar, administrar y controlar el registro de los bienes de la Contraloría
Municipal.
d. Automatizar los registros de bienes pertenecientes o en custodia adscritos a la
Contraloría Municipal.
e. Supervisar los reportes de movimientos mensuales de bienes pertenecientes o
adscritos a la institución.
f. Supervisar la substanciación de los procedimientos para la enajenación de
bienes.
g. Elaborar programas de adquisición de bienes muebles e inmuebles en función de
los requerimientos formulados por las dependencias de la Contraloría Municipal
de Eulalia Buroz de acuerdo al Plan Operativo Anual.
h. Aplicar las normas, criterios, basamentos técnicos y legales conducentes al
registro, control, uso, mantenimiento y conservación de los bienes de la
Contraloría Municipal.
i. Actualizar de forma trimestral los inventarios de bienes de la Contraloría
Municipal
j. Controlar en cada unidad de trabajo los movimientos y ubicación de los bienes,
a través del formulario BM-2 de la publicación Nº 21 (instrucciones y modelos
para la contabilidad fiscal de los municipios de la República).
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Acciones de la Dirección
de Administración integral)
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k. Presentar informe trimestral al Contralor o Contralora sobre la gestión de los
bienes públicos propiedad o en uso por parte de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz.
l. Desincorporar los bienes que hayan cumplido su vida útil o por defecto,
deterioro y/o robo según lo establecido en la publicación Nº 21 (instrucciones y
modelos para la contabilidad fiscal de los Municipios de la República), de esta
manera se va depurando tanto el inventario como el Balance General de la
institución.
m. Otras que sean establecido en el presente Manual de Normas y las
encomendadas por el contralor o contralora municipal.
2. El o la responsable de los bienes público de la Contraloría Municipal debe informar
oportunamente a la dependencia la llegada de los bienes solicitados. Una vez
chequeados los bienes, constatándose que todo esté correctamente, se debe proceder a
registrar inmediatamente (conforme a la nomenclatura establecidas en la Publicación
21) e incorporación del respectivo bien al correspondiente inventario y hacer entrega
del mismo.
3. El o la responsable de los bienes público se encargará de tramitar de forma inmediata
la desincorporación de un bien, según formulario BM-2 (Relación del Movimiento del
Bien Mueble); debiendo realizar el registro del caso en el inventario general de la
Contraloría Municipal, de acuerdo al formulario BM-1, para mantenerlo actualizado.
4. Se deben implantar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, de los
bienes que confirman el patrimonio de la Contraloría Municipal.
5. Se debe planificar, ejecutar, coordinar y supervisar los procedimientos para la
adquisición de bienes y servicios, de conformidad con la normativa aplicable.
6. El registro y actualización los bienes de la Contraloría Municipal es responsabilidad
exclusiva del o la directora de la Dirección de Administración Integral en conjunto del
funcionario o funcionaria que se designe como corresponsable de la gestión de los
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Acciones de la Dirección
de Administración integral)
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bienes públicos. Por tanto, los códigos de cada bien solo podrán ser modificados por
ellos. Se prohíbe eliminar, sustituir o arrancar la placa de identificación que cada
bien debe contener. Esta acción constituye una falta grave. Sin embargo, el control,
mantenimiento, preservación, cuido y resguardo será responsabilidad de cada
trabajador o trabajadora de la Contraloría Municipal.
7. En caso de existir algún bien que carezca de la placa de identificación, el trabajador o
trabajadora que lo detecte tiene el deber de informar de inmediato a la Dirección de
Administración Integral para que subsane esa falla.
8. Cada trabajador o trabajadora debe velar por el buen funcionamiento y el debido
suministro de los bienes y servicios requeridos por cada una de las dependencias de la
Contraloría Municipal.
9. Se debe llevar el registro y control de los bienes adquiridos, permitiendo establecer una
actualización y sinceración del inventario.
10. Cada miembro de la Contraloría Municipal debe ejercer la guarda y custodia de los
bienes adscritos a la institución. La Dirección de Administración Integral, debe
mantener actualizado el respectivo inventario de bienes del Organismo.
11. El manejo y control de inventarios se realizará mediante formato que contendrá la BM-
1 (Registro de Bienes Públicos).
12. Es imperativo mantener permanentemente actualizado el control de resguardo para los
bienes al servicio de esta Contraloría Municipal, efectuando los cambios solicitados
por las responsables de sus dependencias o por movimientos administrativos,
aprobados por la Dirección de Administración Integral y autorizado por escrito por el
contralor o contralora municipal, según los formularios BM-2 (Relación de
Movimientos de Bienes Muebles) y BM-3 (Relación de Bienes Faltantes).
13. La Dirección de Administración Integral debe elaborar un resumen trimestral de los
movimientos de bienes, a fin de conocer el estado que guarda el patrimonio del órgano
y actualización del inventario, formulario BM-1.
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Acciones de la Dirección
de Administración integral)
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14. Es obligatorio regirse para el registro de bienes por el catálogo-guía de inventarios,
contenido en la Publicación 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de
los Municipios de la República”, Gaceta Oficial N° 2.681 Extraordinario de fecha 31-
10-1980), para la clasificación, nomenclatura y especificaciones, que servirá como
instrumento de consulta para los funcionarios que van a levantar los inventarios físicos.
15. Se requiere que la Contraloría Municipal mantenga actualizada la existencia,
ubicación, necesidades y excedentes de los bienes y su estado de conservación y
funcionamiento.
16. El inventario de bienes exige que se verifique por percepción directa de los
funcionarios que van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los
elementos.
17. Se debe llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de conservación,
mantenimiento y/o reparaciones y protección de todos los bienes de esta Contraloría
Municipal, especificando el detalle del tipo de mantenimiento realizado, dato de quien
realiza en mantenimiento, de los materiales utilizados y costos de los mismos.
18. El director o directora de Administración Integral debe diseñar un plan de
mantenimiento y conservación anual de los bienes que debe ser presentado al contralor
o contralora municipal, con el propósito de que el mismo sea incorporado en el Plan
Operativo Anual (POA) y en el proyecto de presupuestos de gastos que la Contraloría
Municipal debe presentar cada año. Dicho plan de mantenimiento y conservación debe
indicar los bienes que deben ser involucrados, tipo de mantenimiento y costo
aproximado del mismo, así como el periodo o fecha probable para la realización de
esas tareas.
19. Las demás que le asigne el contralor o contralora municipal.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Responsabilidad de los
Usuarios de los Bienes)
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1. Los funcionarios o funcionarias, tendrán el deber de conservar en buen estado los
bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus funciones, de tal
manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso normal.
2. Los funcionarios o funcionarias para los efectos de la Contraloría del municipio Eulalia
Buroz, quienes tengan asignados bienes para su uso, serán denominado como
RESPONSABLE PATRIMONIAL DE USO y CUSTODIA.
3. Los funcionarios o funcionarias, deberán informar de manera inmediata, por escrito, a
sus superiores inmediato los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo
de trabajo y que se encuentran bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que
observen en el servicio del mismo. Dejar de cumplir con ello acarrea responsabilidad
por el desperfecto que pueda determinarse.
4. Los funcionarios o funcionarias, deberán vigilar, conservar los bienes confiados a su
guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario asumirá el resguardo
directo de los bienes que se encuentren a su disposición.
5. El responsable de las distintas dependencias vigilarán y procurarán que su personal
adscrito se abstenga de realizar cambios temporales o definitivos, préstamos o
cualquier movimiento de los bienes que se encuentren a su cargo. Cuando esto se
suscite, deberá realizar la notificación de movimiento de bienes a la Dirección de
Administración Integral y solicitar su aprobación previa, para efectos de actualizar los
registros correspondientes, caso contrario, se responsabilizará de su destino a quien
tenga firmado el resguardo respectivo del bien de que se trate.
6. Todo funcionario o funcionaria que inicie el disfrute de sus vacaciones, deberán
entregar mediante acta el bien que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato,
informando de ello a la Dirección de Administración Integral. En caso de incumplir
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Responsabilidad de los
Usuarios de los Bienes)
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con esta directriz, será responsable por el estado del bien que dejó al salir de
vacaciones, sin poder alegar que estaba ausente.
7. Todo funcionario o funcionaria que se separe de su cargo por renuncia, retiro,
jubilación, entre otros, deberá elaborar un acta, en tres (3) ejemplares, en la cual detalle
los bienes que entrega, indicando los datos de los mismos, estado de uso, así como
grado de funcionalidad. Dichas acta de entrega debe estar firmada por el funcionario o
funcionaria saliente, por su superior inmediato y por el responsable de la Dirección de
Administración Integral, previa revisión de los bienes que son objeto de la entrega. La
elaboración de esta acta es un requisito fundamental para el pago de las prestaciones
sociales del ex trabajador o ex trabajadora. Un ejemplar del acta será del ex trabajador
o ex trabajadora, otra para el superior inmediato y la última para el expediente de quien
entrega los bienes. Este movimiento debe registrarse en el sistema de control y registro
de los bienes de la Contraloría Municipal.
8. Los bienes que entrega el ex trabajador o ex trabajadora se cargan a su superior
inmediato, quien será el responsable de la custodia, mantenimiento y preservación de
los mismos, hasta tanto sean reasignados. En los caso de directores y jefes, esos bienes
se cargan a la directora o director de la Dirección de Administración Integral, quien
funge como Responsable Patrimonial.
9. En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia, imprudencia o
impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto conlleve.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Incorporación de los
Bienes)
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1. La incorporación de bienes puede ser por compra o adquisición, permuta, donación,
reconstrucción de equipos, corrección de desincorporación, omisión de incorporación,
construcción o remodelación, adiciones y mejoras de la sede de la Contraloría
Municipal. Otras, las cuales por la dinámica de los procesos de gestión no se
encuentren previstas en el presente numeral.
2. Los procedimientos de contrataciones públicas para la adquisición bienes o
construcción de inmuebles será responsabilidad de la Dirección de Administración
Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. En tal sentido las actividades
previas, las modalidades de contratación aplicable según el monto de la misma, así
como la administración y cierre de la contratación debe efectuarse según lo establecido
en el Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, su
reglamentos y demás leyes y normas relacionadas, así como el Manual de Normas y
Procedimientos de Contrataciones Públicas de este órgano de control fiscal.
3. Toda adquisición de bienes debe ser prevista en el plan operativo anual, en el
presupuesto de gastos correspondiente y estar sujeta a una necesidad real de la
institución. Ello significa que cada bien adquirido posea un usuario identificado que
asegure el pleno aprovechamiento del mismo. Se prohíbe la permanencia de bienes
improductivos o sin uso, salvo causa plenamente justificada por motivos coyunturales
objeto de algún evento particular que se debe subsanar con prontitud.
4. Una vez recibido el o los bienes, es obligatorio emitir la certificación a través de la
suscripción del “ACTA DEL CONTROL PERCEPTIVO”, que permita comprobar
que se cumple con el precio acordado, así que la calidad y cantidad, que correspondan
con las especificaciones aprobadas en las órdenes de compra o de servicio comparadas
estas con la respectiva factura.
5. Es obligatorio verificar que la factura cumpla estrictamente con los lineamientos
establecidos por las autoridades encargada de la gestión tributaria del país, en cuanto a
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Incorporación de los
Bienes)
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forma y fondo. Debe corroborarse el correcto cálculo de los tributos, los cuales serán
retenidos al momento del pago al proveedor.
6. La Dirección de Administración Integral debe asegurarse de realizar las retenciones
tributarias correspondientes, con el propósito de enterarla en el lapso previsto por las
autoridades tributarias del país.
7. La Unidad Contratante, que según el Manual de Normas y Procedimientos de
Contrataciones Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, es la propia
Dirección de Administración Integral, será la responsable de emitir el “Acta de
Control Perceptivo”, previa conformación y aceptación de la misma.
8. Debe registrarse la incorporación del bien en el sistema contable de la Contraloría
Municipal. Para ello debe remitirse la documentación necesaria para que él o la
responsable del área contable proceda a efectuar los asientos correspondientes.
9. Con la emisión del “Acta de Control Perceptivo”, en forma paralela procede a
custodiar el bien hasta tanto se efectúe la entrega a la dependencia solicitante del
mismo. Dicha entrega se realizará mediante la emisión de un acta en la cual indique a
cual trabajador o trabajadora que usufrutuará el activo en cuestión, descripción del
bien, número del bien, numero de orden de compra y precio del bien.
10. Cada bien entregado para su uso debe contener una placa de identificación en un lugar
visible. Esa identificación consistirá en un número que coincida con lo señalado en el
formulario BM-1.
11. Una vez recibido el bien y realizado el control perceptivo, debe ser entregado al
trabajador o trabajadora para su uso, en un lapso no mayor de cinco (5) días hábiles.
En tal sentido debe entregarse el bien utilizando para ello un acta que debe ser firmada
y sellado por la Dirección de Administración integral, el supervisor de quien recibe, así
como la firma del receptor del bien. Esa acta debe ser emitida en cinco (5) ejemplares.
Uno de ellos se entrega al receptor, otro al superior inmediato, otra para el expediente
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Incorporación de los
Bienes)
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de personal de quien recibe el bien, la siguiente para el control que debe llevar la
Dirección de Administración Integral y la última debe remitirse a la Unidad de
Auditoria Interna.
12. El pago emitido por la Dirección de Administración Integral, a nombre del proveedor,
debe realizarse el mismo día o fecha posterior de conformada el acta de control
perceptivo. Dicho pago debe realizarse una vez que exista el certificado de
disponibilidad financiera, emitida por dependencia responsable de ello.
13. La Dirección de Administración Integral debe fotocopiar y certificar el acta de control
perceptivo, la orden de compra, la orden de pago y el acta de entrega. Toda esta
documentación debe entregarse al área contable para su registro en el libro diario,
mayor y auxiliar de activo fijo, si existe.
14. Con el acta de control perceptivo, orden de compra, orden de pago y acta de entrega,
procede a registrar la incorporación del bien. En tal sentido procede a la actualización
del formulario BM-1 “Inventario de Bienes Municipales”, BM-2 “Movimiento de
Bienes Municipales” y BM-4 “Resumen Mensual de la Cuenta de Bienes
Municipales”. Luego procede a archivar el original del acta de entrega y los
formularios antes mencionados.
15. Trimestralmente la Dirección de Administración Integral debe realizar una verificación
del inventario de bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Ese
procedimiento consiste en la comprobación de la existencia real de los bienes
registrado en el formulario BM-1.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Transferencia de los
los Bienes)
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1. Es posible realizar movimientos o transferencias de bienes muebles entre dependencia
de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, ello debe estar
obligatoriamente aprobado por la Dirección de Administración Integral, quien lo hará
por escrito. En tal sentido debe utilizarse el formulario BM-2. Ese movimiento debe
registrarse de forma inmediata.
2. La dependencia que requiere el bien para su uso debe solicitar por medio de
memorando dirigido a la Dirección de Administración Integral el movimiento o
transferencia del bien. Debe indicar de forma detalla el tipo de bien que requiere, y a
quien le será asignado el mismo.
3. El formulario BM-2 se emite en tres (3) ejemplares. Uno se guarda en la Dirección de
Administración Integral como parte del archivo de bienes. Otra se entrega a la
dependencia que entrega el bien y el último ejemplar se remite a la dependencia que
recibe el bien.
4. Esa variación entre dependencias no significará modificación en el patrimonio de la
Contraloría Municipal. En tal sentido debe informarse al área de contabilidad del
referido movimiento, solo para que posea conocimiento del mismo.
5. La Dirección de Administración Integral además del registro inmediato, es responsable
de la verificación física o control perceptivo del bien o bienes que son traslados. Es
necesario que compruebe estado del bien o bienes que se entregan mediante la
transferencia.
6. La Dirección de Administración Integral debe elaborar el acta de transferencia por
medio de la cual se entrega los bienes al trabajador o trabajadora según lo señalado en
el presente Manual de Normas.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Transferencia de los
los Bienes)
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7. Este movimiento o transferencia debe ser registrado en el formulario BM-1 que se
emite trimestralmente, cuando se hace la verificación física o el control perceptivo de
cada uno de los bienes que posee la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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1. Los bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz adquiridos con
cargo al presupuesto de gastos del mismo, o que hubiese recibido por cualquier otro
motivo licito, que hayan sufrido pérdida o deterioro que imposibilite de manera
permanente y comprobada su utilidad, deberán ser desincorporados del inventario
respectivo de bienes públicos de la este Órgano de Control Fiscal, así como también
aquellos bienes que no sean susceptibles de reparación a los cuales se les dará la
condición de obsolescencia y los que resultaren inservibles por haber sido modificados
o alterados para recuperar o poner en funcionamiento otros bienes, de acuerdo a lo
establecido Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos Nº
1407, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria del la República Bolivariana de
Venezuela Nº 6.155, de fecha 19 de noviembre de 2014.
2. La desincorporación de un bien mueble de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz
ocurrirá cuando exista alguna de las siguientes circunstancias:
a) Cuando el bien presente pérdida o deterioro por uso o antigüedad que haga
imposible de utilización en condiciones normales o segura para el trabajador o
trabajadora.
b) Que la tecnología que presente ese bien sea obsoleta en el mercado que haga
inconveniente e ineficiente su actualización.
c) Que sea imposible su reparación o que ello sea de un costo tal que escape de la
posibilidad presupuestaria de la Contraloría Municipal.
d) Que la potencial reparación no asegure que el bien puede prestar servicio por un
tiempo prolongado.
e) Resulte inservibles por modificaciones, alteraciones o desarme para recuperar o
poner en funcionamiento otros bienes.
f) Por medio de donación la Contraloría Municipal decida ceder un bien a otra
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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institución cuyo objeto institucional sea sin fines de lucro u organizaciones del
poder popular del municipio Eulalia Buroz.
g) Que se entrega como parte de pago a un proveedor o empresa por la adquisición de
un bien o la prestación de un servicio a la Contraloría Municipal.
h) Cuando del inventario físico mensual o trimestral se constate que existe diferencia
entre el mismo y el registro que posee la Contraloría Municipal. Dicha
desincorporación será originada por la existencia de “faltante por investigar”.
i) Que sea objeto de hurto o desaparición, delito que deberá ser sometido a
averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta. En tal sentido, el
trabajador o trabajadora que sean responsable por el uso de ese bien debe proceder
a efectuar la denuncia en los organismos de seguridad a la cual competa tramitar
estos hechos.
j) Que sea objeto de un robo, delito que deberá ser sometido a averiguaciones legales
y debe quedar constancia en acta. En tal sentido, el trabajador o trabajadora que
sean responsable por el uso de ese bien debe proceder a efectuar la denuncia en los
organismos de seguridad a la cual competa tramitar estos hechos. Adicionalmente
el trabajador o trabajadora debe elaborar un documento o acta en el cual detalle
cómo ocurrieron los hechos.
k) Cualquier otro motivo que justifique el procedimiento de desincorporación.
3. La desincorporación de bienes públicos propiedad de la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz, tendrá como finalidad la enajenación de dichos bienes, dicha
enajenación se realizara en estricto cumplimiento a las Normas Generales sobre
Licitación para la Venta y Permuta de Bienes Públicos emanadas de la
Superintendencia de Bienes Públicos, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela bajo el N° 40.054 de fecha 20 de Noviembre de 2012.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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4. Se crea una instancia especializada, con carácter ad honorem, denominada “COMITÉ
DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES”, la cual estará conformada
por tres (3) miembros, todos trabajadores y trabajadoras de la Contraloría Municipal,
los cuales serán designados mediante Resolución suscrita por el contralor o contralora
municipal. Dicho comité debe contar con un presidente.
5. El “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES” deberá
realizar al menos las siguientes actividades:
• Verificar, mediante la aplicación de técnica de inspección y evaluación, las
condiciones físicas y de uso de los bienes muebles objeto de la solicitud de
desincorporación.
• Constatar la posibilidad real de que los bienes objeto del procedimiento
realmente se ajustan a los parámetros legales y normativos que justifican su
desincorporación de los registros físicos y contable de los inventarios de la
Contraloría Municipal.
• Realizar la memoria fotográfica de los bienes muebles presentados para su
desincorporación. Dicha memoria debe ser parte integral del informe técnico
que debe arrojar este procedimiento.
• Emitir y suscribir un INFORME TÈCNICO, debidamente motivado, en el
cual se indique las conclusiones, así como las recomendaciones a la que llegó el
“Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”, luego de realizadas las
actividades anteriores. Este documento, será la base para la debida toma de
decisión por parte el contralor o contralora municipal en cuanto al tema
planteado en la presente norma específica. Dicho informe debe estar firmado
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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por todos los miembros del comité.
6. El “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES” de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, se constituirá válidamente con la presencia de
la mayoría simple de sus miembros y sus decisiones serán tomadas con el voto
favorable de la mayoría. La comisión, podrá invitar en calidad de observador al
Auditor Interno de esta Contraloría Municipal, quien tendrá derecho a voz, pero no a
voto, en los procedimientos llevados a cabo.
7. Las dependencias o unidades de trabajo de la Contraloría Municipal, cuando la
circunstancia lo justifiquen podrán solicitar por escrito la desincorporación de algún
bien que posean adscrito. Dicho requerimiento debe realizarse ante la Dirección de
Administración Integral que tendrá un lapso de cinco (5) días hábiles para tramitarlo
ante el “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”. La solicitud que se realice
debe detallar de forma especifica las característica del bien propuesto, haciendo
mención a:
a. La placa de identificación del bien, indicando su codificación respectiva.
b. Relación detallada de los bienes con indicación de su ubicación, componentes,
marca, modelo, año, seriales, color, tamaño y/o medidas y cualquier otro elemento
que permita su correcta identificación.
c. Las razones fundamentadas que motivan la solicitud de desincorporación.
d. El valor de adquisición del bien.
e. Menoría fotográfica actualizada.
8. El “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles” de la Contraloría del municipio
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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Eulalia Buroz, tendrá diez (10) días hábiles, contado a partir de la recepción de la
petición de la Dirección de Administración Integral para la realización de las
actividades que le son inherentes. Al final de ese lapso, el comité recomienda o no la
desincorporación, la cual informa mediante INFORME TÉCNICO a la Dirección de
Administración Integral.
9. El INFORME TÉCNICO deberá estar acompañado de:
a. La Solicitud de Desincorporación elaborada por el custodio del bien y sus anexos.
b. Relación detallada de los bienes, memorias fotográficas realizadas en sitio, de las
presentadas en la solicitud.
c. Documentos legales donde se demuestre la titularidad del bien o registro contable
del mismo.
d. Y toda información necesaria e inherente que coadyuve al procedimiento de
desincorporación.
10. Todo procedimiento de desincorporación, por cualquier circunstancia, deberá contar en
acta o exposición de motivo emitido por la Dirección de Administración Integral, la
cual debe acompañar el informe técnico emanado del “Comité de Desincorporación de
Bienes Muebles”. Dicha acta o exposición de motivo, suscrita por el o la Responsable
Patrimonial, la dependencia solicitante y quien preside el “Comité de Desincorporación
de Bienes Muebles”, debe explicar claramente las razones que justifican la solicitud de
desincorporación.
11. Toda desincorporación debe ser aprobado por el contralor o contralora municipal por
medio de Punto de Cuenta elaborado por la Dirección de Administración Integral,
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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firmado y sellado por el o la responsable de esa dependencia quien funge como
Responsable Patrimonial de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dicho
documento debe estar acompañado del acta o exposición de motivo, informe técnico,
memoria fotográfica y cualquier otro documento que se considere necesario para
sustentar petición de aprobación.
12. Toda desincorporación debe generar un expediente del mismo. Este expediente deberá
contener como mínimo lo siguiente: solicitud de desincorporación emitido por la
dependencia o unidad de trabajo, acta o exposición de motivo, informe técnico de
desincorporación emitido por el comité correspondiente, punto de cuenta, memoria
fotográfica y cualquier otro documento que permita revelar la transparencia, legalidad
y objetividad del procedimiento. Dicho expediente debe ser resguardado en la
Dirección de Administración Integral.
13. Podrá desincorporarse un bien que se encuentre deteriorado o inservible que
imposibilite de manera permanente su utilidad (cuando el bien es un equipo
informático, se realiza previo diagnóstico de un profesional en la materia, quien
suscriba informe técnico), llenando un formato B.M-2 (Relación del Movimiento del
Bien Mueble) y deberá ser desincorporado del inventario de Bienes de esta Contraloría
Municipal. Igual procedimiento habrá de seguirse en los casos de bienes que no sean
susceptibles de reparación, a los cuales se les dará la condición de obsolescencia y los
que resultaren inservibles por haber sido modificados o alterados para recuperar o
poner en funcionamiento otros bienes.
14. Cuando un procedimiento de desincorporación sea aprobado por la instancia
correspondiente, ello originará de forma inmediata el registro contable pertinente. En
tal sentido la Dirección de Administración Integral debe efectuar las acciones
necesarias para que ello ocurra.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Desincorporación de los
Bienes)
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15. La Dirección de Administración Integral mantendrá actualizado el inventario de bienes
desincorporados. Esos bienes debe ser ubicado en un espacio de la Contraloría
Municipal, que funcionará como depósito cuya responsabilidad estará a cargo de la
dependencia antes mencionada. En ese espacio deben permanecer hasta tanto se decida
su enajenación definitivita.
16. Una vez firme la decisión de desincorporación de algún bien de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, el contralor o contralora municipal debe emitir una
Resolución en la cual se oficialice dicha acción. Ese acto administrativo debe ser
publicado en Gaceta Municipal. Una copia debe ser guardado en el expediente que
reposa en la Dirección de Administración Integral.
17. Una copia de dicha Resolución debe ser remitida al alcalde o alcaldesa para su
conocimiento.
18. Semestralmente la Dirección de Administración Integral debe hacer un control
perceptivo de esos bienes desincorporado para verificar su existencia física y evitar
perdida, extravío o hurto de los mismos. De esta verificación elaborará un acta que
debe ser entregado a la máxima autoridad de la Contraloría Municipal y a su Auditor
Interno.
19. La Dirección de Administración Integral, cuando lo considere conveniente, podrá
seleccionar los bienes muebles no ferrosos que estén desincorporados para iniciar el
proceso de enajenación por desecho.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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1. Al momento de decidir el inicio de un procedimiento de enajenación de bienes
públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, ésta efectuará las acciones
necesarias para que los mismos sean valorado su justiprecio por perito autorizado por
la Superintendencia de Bienes Muebles. El justiprecio resultante de la valoración que
ese profesional efectúe, será el precio base del procedimiento.
2. La enajenación de los bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, bajo la
modalidad de venta o permuta, se hará mediante proceso de oferta pública y
preferentemente por lotes, pudiéndose realizar enajenaciones por unidad en razón de
las características particulares de los bienes, avaladas a través de acto motivado
suscrito por el contralor o contralora municipal.
3. Corresponde al contralor o contralora municipal, la creación y conformación del
respectivo COMITE DE LICITACIONES, el cual deberá ser publicado en Gaceta
Municipal y notificado a la Superentendía de Bienes Públicos. La máxima autoridad de
la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, determinará si los funcionaos o empleados
de dicho comité realizarán sus funciones a tiempo completas o a tiempo parciales,
considerando para ello el volumen de los procesos que manejará el comité o la
complejidad de los mismos.
4. El Comité de Licitaciones estará integrado por un número impar de miembros
principales y sus respectivos suplentes, de calificada competencia profesional y
reconocida honestidad, designado de forma temporal o permanente, preferiblemente en
los empleados o funcionarios de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dichos
integrantes del comité serán solidariamente responsables con el contralor o contralora
municipal por las recomendaciones que presenten y sean aprobadas. Igualmente, se
designará un secretario con derecho a voz, más no a voto. En el comité debe existir
obligatoriamente las áreas técnicas, jurídica y económica financiera.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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5. La enajenación es un procedimiento que debe ocurrir luego de haber sido
desincorporado un bien de la Contraloría Municipal. Ella se realizará por medio de
algunas de las siguientes modalidades:
a. Venta por subasta pública
b. Permuta;
c. Donación;
d. Dación en pago:
e. Otras que determine las Leyes que rigen la materia, así como la Ordenanza
municipal que regule el tema.
La enajenación bajo la modalidad de venta o permuta, se hará mediante proceso de
oferta pública y preferentemente por lotes, pudiéndose realizar enajenaciones por
unidades en razón de las características particulares de los bienes, avaladas a través de
acto motivado suscrito por el contralor o contralora municipal o quien este delegue
para tal fin.
6. El contralor o contralora municipal para llevar a cabo el procedimiento de enajenación
deberá emitir ACTO MOTIVADO, sustentado en informe técnico de
recomendaciones, que justifique la modalidad mediante el cual se llevará a cabo dicho
procedimiento. Podrá determinar distintas categorías de destinatarios para la
adquisición para un mismo lote de bienes siempre que razones de utilidad pública,
interés general o ventaja económica para la administración así lo determinen. Dicho
acto motivado, debe haber sido revisado previamente por el Comité de Licitaciones de
la Contraloría Municipal.
7. Los procedimientos de enajenación de bienes de la Contraloría Municipal, por oferta
pública deberán tener lugar en un plazo no menor a veinte (20) días hábiles y no mayor
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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a cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados estos a partir de la fecha que registrar el
acto administrativo que aprueba la enajenación. Dentro de dicho lapso se estimarán las
fechas y plazos para la publicación de los avisos, visitas guiadas y retiro del pliego de
condiciones, aclaratorias y modificaciones, si las hubiere; recepción y apertura de
ofertas y declaratoria de la Buena Pro, entre otros.
8. Para los procedimientos de enajenación de bienes por oferta pública, el Comité de
Licitaciones de la Contraloría Municipal, publicará un aviso en dos (2) diarios de
comprobada circulación nacional, en el cual se indicará:
a. Las características del bien a ser enajenado:
b. El precio base fijado y las condiciones establecidas para la enajenación;
c. El acto administrativo mediante el cual el contralor o contralora municipal aprobó el
acto, cuando corresponda;
d. Las fechas y plazos previstos para la realización de los distintos actos que tendrán
lugar con motivo del procedimiento de enajenación.
5.1. Una de dichas publicaciones podrá ser sustituida por una publicación en un
medio digital, a tenor de lo dispuesto en la ley que regula la materia sobre
mensaje de datos y firmas electrónicas.
5.2. En el aviso deberá indicarse demás, el lugar, el día, la hora y el plazo para la
presentación de las ofertas, el cual se fijará tomando en cuenta la complejidad
del acto y no podrá ser inferior a tres (3) días hábiles contados a partir de la
fecha de publicación de dicho aviso.
9. Se requerirá la presencia de la mayoría simple de los miembros del Comité de
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos propiedad de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, que sesionará válidamente y sus decisiones se tomarán con el
voto favorable de la mayoría de los miembros presentes.
10. La recepción y apertura de las ofertas se hará en un mismo acto público del cual se
dejará constancia en acta. Las ofertas, debidamente firmadas y en sobres cerrados,
serán consignados ante el Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes
Públicos propiedad de esta Contraloría Municipal. En ningún caso se admitirá
propuestas después de la fijada, ni se iniciará la apertura de los sobres antes de esa hora
señalada.
11. Los participantes deberán obligarse a sostener sus ofertas hasta el otorgamiento de la
Buena Pro y presentar garantía suficiente a juicio del Comité de Licitaciones para la
Enajenación de Bienes Públicos, la cual deberá mantenerse en vigencia hasta que
culmine la operación.
12. Consignadas las ofertas, el Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes
Públicos examinará el contenido de cada sobre, dará lectura a lo esencial de las ofertas
y dejará constancia en acta de cada una de ellas, de la presentación de los documentos
exigidos y de las fallas, deficiencias y omisiones observadas. El Comité de Licitaciones
podrá, en cualquier momento de acuerdo a las normas que rigen el proceso de
licitación, suspender, modificar o tomar decisiones que puedan variar las condiciones
de la licitación.
13. El acta será firmada por los miembros presentes del Comité de Licitaciones, por los
oferentes y por las demás autoridades que estuvieren presentes en el acto. Los
firmantes del acta podrán incorporar en su texto las observaciones que estimen
pertinentes.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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14. No se admitirán ofertas:
a) Que no cumplan con lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
Orgánica de Bienes Públicos y su Reglamento, en el presente reglamento y en las
condiciones establecidas en el pliego para la licitación.
b) Que estén condicionadas o alternativas, a menos que se hubiese establecido en el
pliego de condiciones de la licitación.
c) Presentadas por distintas personas, si se comprueba la participación de cualquiera de
ellas en otra oferta para el mismo bien.
d) Otras ofertas que provengan de un mismo oferente o familiares de este, hasta un
segundo grado de consanguinidad y primer grado de afinidad.
15. No podrán participar en los procesos de enajenación de Bienes Públicos, las personas
que hayan sido declaradas en estado de atraso o quiebra o condenadas por delitos
contra la propiedad o contra el Patrimonio Público, ni los deudores morosos de
obligaciones fiscales o con instituciones financieras públicas, ni aquellas que habiendo
resultado favorecidos con la Buena Pro en un proceso licitatorio efectuado por la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz con anterioridad, hayan incumplido las
condiciones, términos y plazos acordados en la respectiva oferta.
16. El Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos examinará las
ofertas y escogerá a su juicio la más ventajosa mediante informe razonado, dentro de
los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la cual fueron consignadas las ofertas.
La Contraloría del municipio Eulalia Buroz podrá prorrogar dicho lapso, a instancia del
comité mediante acto motivado, por un lapso igual y por una sola vez, tomando en
cuenta la complejidad del estudio de las ofertas.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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17. La Buena Pro se otorgará a la oferta que integralmente sea la más conveniente y
onerosa a los intereses de esta Contraloría Municipal, la cual deberá ser publicada en la
página web de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Asimismo, se procederá a la
notificación del oferente favorecido, donde se le señalará el plazo para formalizar la
operación.
De no formalizarse la operación en el plazo fijado se entenderá que el oferente ha
desistido, en cuyo caso no le será devuelto el monto de la garantía que hubiese ofrecido
para afianzar la oferta, pudiéndose otorgar, a juicio del Comité de Licitaciones, la
Buena Pro a la oferta que hubiere obtenido el segundo lugar dentro del proceso.
18. Podrá adjudicarse proporcionalmente la Buena Pro a la totalidad o a una parte de varias
ofertas que representen igualmente las mayores ventajas, si así se hubiere previsto
expresamente en las condiciones de la licitación y la naturaleza de los bienes lo
permite.
19. De presentarse ofertas por iguales montos, en igualdad de condiciones, el Comité de
Licitaciones tomará en cuenta para la evaluación de las mismas, la hora de llegada al
acto de los oferentes.
20. El miembro del Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos que
discrepe o manifieste desacuerdo de alguna decisión lo manifestará en el mismo acto,
debiendo en el día hábil siguiente al mismo, consignar por escrito las razones de su
inconformidad, que se anexarán al expediente del caso.
21. El informe de recomendación del Comité de Licitaciones deberá contener lo siguiente:
a) La identificación de los miembros del Comité de Licitaciones que estuvieron
presentes en el acto.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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b). La modalidad de la enajenación aplicada y su objeto.
c). La identificación detallada del bien o los bienes objeto de la enajenación.
d). La identificación de los participantes y de los oferentes.
e) Las razones técnicas, económicas y financieras en las que se fundamenta la
evaluación, la selección de la o las ofertas que merezcan la adjudicación, así como
las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el
caso.
f) La motivación particular de la selección, cuando el oferente recomendado para el
otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más alto.
g) En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente
suscrito por los encargados de su elaboración.
h) Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los miembros del Comité
de Licitaciones que participaron en el proceso y por su secretario.
i) El voto salvado de algún miembro del Comité de Licitaciones y el informe resultante
si lo hubiere.
22. Si en las oportunidades fijadas no se recibiera ninguna oferta en tiempo hábil o éstas no
fueren satisfactorias, el Comité de Licitaciones podrá autorizar la enajenación del bien
por un precio distinto al ya fijado, debiendo iniciar un nuevo proceso de oferta pública.
23. Será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría
del municipio Eulalia Buroz, velar por el cumplimiento de los términos previstos en la
oferta favorecida con la Buena Pro, en los plazos en la misma indicados.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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24. Los miembros que conformen el Comité de Licitaciones deben inhibirse del
conocimiento de los asuntos cuya competencia se les atribuye en los casos siguientes:
a) Cuando personalmente, su cónyuge o algún pariente dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad tengan interés personal en el proceso.
b) Cuando tengan amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de los
oferentes.
c) Cuando hayan intervenido como testigos o peritos en el procedimiento en que
participan, o si como funcionarios hubieren manifestado previamente su opinión en
el mismo, de modo que pudieran prejuzgar la resolución del asunto, o, tratándose de
un recurso administrativo, que hubieren resuelto o intervenido en la decisión del
acto que se impugna.
25. El precio que servirá de base para la enajenación de los Bienes de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, será determinado por el Comité de Licitación para la
Enajenación de Bienes Públicos, con base en del avalúo presentado y cualquier otro
criterio válido a juicio del Comité.
26. El avalúos de Bienes realizados con propósito de enajenación, deberán ser efectuados
por al menos un (1) peritos de reconocida capacidad e idoneidad técnica, de acuerdo
con su profesión y conocimientos prácticos en la materia objeto del avalúo y
debidamente inscritos en el Registro de Peritos de la Superintendencia de Bienes
Públicos.
27. El Comité de Licitaciones emitirá un informe de recomendaciones que deberá
contener lo siguiente:
a) La identificación de los miembros del Comité de Licitaciones que estuvieron
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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presentes en el acto.
b) La modalidad de la enajenación aplicada y su objeto.
c) La identificación detallada de los bienes objeto de la enajenación.
d) La identificación de los participantes y de los oferentes.
e) Las razones técnicas, económicas y financieras en las que se fundamenta la
evaluación, la selección de la o las ofertas que merezcan la adjudicación, así como
las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el
caso.
f) La motivación particular de la selección, cuando el oferente recomendado para el
otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más alto.
g) En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente
suscito por los encargados de su elaboración.
h) Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los miembros del Comité
de Licitaciones que participaron en el proceso y por su secretario.
i) El voto salvado de algún miembro del Comité de Licitaciones y el informe
resultante, si lo hubiere.
28. Los miembros del Comité de Licitaciones para la enajenación de Bienes Públicos y los
observadores llamados a participar en sus deliberaciones, así como aquellas personas
que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de los comités, deberán
guardar debida reserva de la documentación presentada, así como de los informes,
opiniones y deliberaciones que se realicen con ocasión del procedimiento
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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29. Otorgada la Buena Pro, los oferentes tendrán derecho a solicitar la revisión del
expediente y requerir copia certificada de cualquier documento en el contenido. Se
exceptúan de lo dispuesto en este artículo, los documentos del expediente declarados
reservados o confidenciales conforme a la ley que rige los procedimientos
administrativos.
30. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente, excepto los declarados
confidenciales, debe realizarse durante el horario de atención al público de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, previa solicitud por escrito del interesado con
al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, la cual será atendida de acuerdo a lo
establecido en la ley que regula la materia.
31. Los expedientes correspondientes a cada proceso licitatorio deben contener los
siguientes documentos:
a) Solicitud de enajenación del bien, firmada y sellada por la Dirección de
Administración Integral.
b) Punto de Cuenta que autoriza el inicio del procedimiento, suscrito y sellado por el
contralor o contralora municipal.
c) Pliego de condiciones.
d) Actos motivados.
e) Copia de los avisos de llamado a los interesados.
f) Modificaciones o aclaratorias del Pliego de Condiciones, si las hubiere.
g). Acta de recepción y apertura de las ofertas, firmada por todos los presentes en el
acto.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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h) Ofertas recibidas.
i) Informe de análisis y recomendación realizado por el Comité de Licitaciones o
declaratoria de desierta, según corresponda.
j) Documento de Buena pro.
k) Notificación de la Buena Pro con acuse de recibo al oferente beneficiado y a otros
oferentes, si fuere el caso.
l) Contrato generado para la enajenación de los bienes.
m) Cualquier otro relacionado con el proceso.
32. Quedan exceptuadas del procedimiento de oferta pública, por tanto ser objeto de
adjudicación directa, la venta o permuta de Bienes Públicos, los enmarcados dentro
de los siguientes supuestos:
a) Las venta o permuta de bienes cuyo adquiriente sea otro órgano o ente del Sector
Público.
b) Las ventas de bienes cuyos adquirientes sean los trabajadores de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz, siempre que la enajenación de dichos bienes se realice
mediante concurso en igualdad de condiciones entre todos los interesados.
d) Las ventas o permutas de bienes de cualquier tipo cuando mediante un proceso
amplio de oferta pública, se determine la existencia de un solo oferente;
c) Las ventas o permutas de derechos litigiosos.
En cualquier caso, la adjudicación directa de Bienes Públicos deberá contar con la
autorización expresa del contralor o contralora municipal, mediante acto
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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administrativo debidamente motivado.
33. Los bienes objeto de enajenación pueden ser donados por la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz. Para el contralor o contralora municipal, previa recomendación del
Comité de Licitaciones de la institución, deberá emitir un acto administrativo, en el
cual se establezca las condiciones de la misma. Dicho acto administrativo debe ser
publicado en Gaceta Municipal.
34. La enajenación bajo la figura de donación debe generar un expediente, el cual debe
contener lo siguiente:
a) Original de la solicitud de Autorización de Enajenación, con exposición de motivos
e identificación de los bienes, debidamente firmada y sellada por el Comité de
Licitaciones para la Enajenación de Bienes pertenecientes a la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz.
b) Original del acto administrativo que aprueba la enajenación de los bienes,
debidamente firmado y sellado por contralor o contralora municipal.
c) Copia simple del documento en el cual consta las facultades de quien aprueba la
enajenación.
d) Relación detallada de los bienes a enajenar con indicación de su ubicación,
componentes, marca y cualquier otro elemento que permita su correcta
identificación tales como material fotográfico.
e) Carta de solicitud del beneficiario en original y copia simple, copia de la cédula de
identidad de quien lo suscribe si es persona natural y si es persona jurídica acta
constitutiva con sus respectivas modificaciones en la cual conste la cualidad con que
actúa.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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f) Un (01) avalúo en original con vigencia menor a seis (06) meses, material
fotográfico y Declaración Jurada del profesional que lo realiza o valor contable de
los bienes.
g) Informe Técnico, firmado y sellado por el “COMITÉ DE
DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES”, en el cual se justifique la
desincorporación de los bienes a través de la modalidad de Donación.
h) Los demás que sean requeridos a juicio del Comité de Licitaciones para la
Enajenación de Bienes Públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
35. Los bienes de la Contraloría Municipal puede enajenarse bajo la figura de dación en
pago. Ello exigirá la conformación de un expediente que debe contener lo siguiente:
a) Original de la solicitud de autorización de enajenación, con exposición de motivos e
identificación de los bienes, debidamente firmada y sellada por el contralor o
contralora municipal.
b) Original o copia del acto administrativo que aprueba la enajenación de los bienes,
debidamente firmado y sellado por el contralor o contralora municipal.
c) Copia simple del documento en el cual consten las facultades de quien autoriza la
enajenación.
d) Copia simple de las cédulas de identidad del profesional que realiza el avalúo.
e) Relación detallada de los bienes a enajenar con indicación de su ubicación,
componentes, marca y cualquier otro elemento que permita su identificación.
f) Original del documento de aceptación del bien público, en el cual se haga constar el
valor, los términos y las condiciones en que será recibido el mismo y copia simple
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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de la cédula de identidad de quien lo suscribe.
36. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, enviará la documentación necesaria a la
Sindicatura del municipio Eulalia Buroz, a fin de que ésta se encargue de la redacción
y posterior autenticación de los documentos necesarios para la enajenación, según sea
cada caso.
37. Una vez emitido el acto administrativo de enajenación, según cada caso, se procederá a
notificar al o los interesados el lugar, fecha y hora exacta de la autenticación del
documento y la entrega material del bien o bienes enajenados.
38. La entrega del bien o los bienes, se realizará en el sitio notificado, mediante acta que se
levantará por duplicado y que será firmada, por el responsable de la Dirección de
Administración integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y por el
interesado o beneficiario.
39. Es posible enajenar los bienes públicos cuando estos, previa comprobación de ello, sea
considerados como “DESECHOS”. Para su desecho o bote, por su estado de deterioro
o degeneración, cumpliendo con el procedimiento establecido en el presente manual de
normas y comprobado su estado, se procederá a su desecho y disposición final en los
siguientes supuestos.
a) Cuando el Comité de Licitación de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, una
vez analizado el Informe Técnico emitido por la “Comité de Desincorporación de
Bienes Muebles” de la Contraloría Municipal con base al avalúo realizados por
perito de reconocida capacidad, idoneidad técnica e inscritos en el Registro de
Peritos de la Superintendencia Nacional de Bienes Públicos o por cualquier otro
criterio valido a juicio de la comisión de acuerdo al caso determine, que los bienes
no contienen materiales aprovechables, de conformidad con el procedimiento
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Enajenaciòn de los Bienes)
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previsto en este manual y siempre que se establezca el desecho de los mismos en el
acto administrativo respectivo.
b) Cuando el Comité de Licitación, una vez analizado el Informe Técnico emitido por
la “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles” con base a al avalúo realizados
por el perito de reconocida capacidad, idoneidad técnica e inscritos en el Registro de
Peritos de la Superintendencia Nacional de Bienes Públicos o por cualquier otro
criterio valido a juicio de la comisión de acuerdo al caso, determine que resulta más
oneroso para el Contraloría del municipio Eulalia Buroz iniciar el proceso de oferta
pública para la venta de los bienes desincorporados, que el ingreso que se obtendría
de la venta misma.
c) Cuando el procedimiento de oferta pública para la venta de los bienes
desincorporados sea declarado desierto en más de dos oportunidades.
40. Dado algunos de los supuestos establecidos en la norma anterior el contralor o contralora
municipal procederá a notificar a la Dirección de Administración Integral para que esta
realice de las tramitaciones correspondientes, tendentes al desecho definitivo del bien o
bienes en cuestión cumpliendo con los procedimientos necesarios para tal fin.
41. Finalizados los procesos de enajenación correspondientes, según sea el caso, se
notificara a la Superintendencia de Bienes Públicos, al Alcalde del municipio Eulalia
Buroz y a la Dirección de Hacienda Municipal. Dichas notificaciones se adjuntarán en
original a cada expediente de enajenación.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Comité de Licitaciones)
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1. Para la ejecución de los procedimiento de enajenación de bienes, la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz debe contar con un COMITÉ DE LICITACIONES, el cual
está conformado por un número impar de miembros principales y sus respectivos
suplentes, de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designado
de forma temporal o permanente, preferiblemente en los empleados o funcionarios de
la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dichos integrantes del comité serán
solidariamente responsables con el contralor o contralora municipal por las
recomendaciones que presenten y sean aprobadas. Igualmente, se designará un
secretario con derecho a voz, más no a voto.
2. En el comité debe existir obligatoriamente las áreas técnicas, jurídica y económica
financiera.
3. Son atribuciones del Comité de Licitaciones las siguientes:
a. Recibir, abrir, analizar, directa o indirectamente a través de un grupo evaluador
interdisciplinario, los documentos relativos a la calificación de los oferentes,
examinar, evaluar y comparar las ofertas recibidas, a cuyo efecto podrá designar
grupos de evaluación interdisciplinarios o recomendar la contratación de asesoría
externa especializada, en caso que la complejidad del objeto de la enajenación lo
requiera.
b. Solicitar al contralor o contralora municipal la designación del sustituto cuando se
produzca la falta absoluta de algún miembro, principal o suplente del comité.
c. Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideración o incluidos
en las agendas de reuniones.
d. Velar porque los procedimientos de enajenación se realicen de conformidad con lo
establecido en la legislación que rige la materia y con la normativa interna de la
Contraloría Municipal.
e. Considerar y emitir recomendación sobre el régimen legal aplicable, parámetros,
ponderaciones y criterios de selección de oferentes y evaluación de ofertas.
Sección Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS
(Comité de Licitaciones)
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f. Descalificar oferentes o rechazar ofertas, según el caso, que no cumplan con los
requisitos o condiciones establecidas en el pliego de condiciones, o que sean
inadecuadas a los fines e intereses de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
g. Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las ofertas que en forma integral
resulten más favorables a los interese de la Contraloría Municipal; todo ello de
conformidad con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, emitiendo
las recomendación consiguiente.
h. Considerar y opinar acerca del acto motivado que se someta a la consideración del
contralor o contralora municipal para la aprobación de la Buena Pro, en especial, las
razones que justifican el oferente seleccionado y las ventajas estratégicas,
operacionales o administrativas de dicha selección.
i. Decidir los recursos de reconsideración interpuesto por los oferentes en contra de
las decisiones de descalificación para participar dentro de los procesos licitatorios,
con la asesoría de la Oficina de Servicios Jurídicos y Procedimientos Especiales de
la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, y de ser necesario, con el apoyo de un
grupo interdisciplinarios designado al efecto.
j. Conocer y recomendar las variaciones del precio base establecido para la
enajenación de los bienes, en los casos de Ley.
k. Presentar al contralor o contralora municipal, el informe de la gestión realizada con
cierre al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. al culminar las actividades como
miembros del Comité de Licitaciones, dentro de los veinte (20) días hábiles
siguientes a la designación del nuevo comité. Este informe debe ser presentado
igualmente cuando se trate del cese de las funciones de algunos de sus miembros.
l. Cualquier otra que le señale la legislación aplicable y las normas internas de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
Sección Asunto:
GLOSARIO
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Acto Administrativo: Manifestación de voluntad por medio de la cual los órganos
administrativos realizan sus funciones, creando, modificando o extinguiendo derechos
u obligaciones.
Avalúo: Son estimaciones del valor o precio real de un bien determinado en moneda
de curso legal.
Bien: Todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, puede ser de propiedad
pública o privada.
Bienes Muebles: Son los bienes que forman parte de la Hacienda Pública Municipal,
que pueden ser traslado de un lugar a otro, sin que con ello sufran alteración alguna.
Debido a que no se encuentran adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones y
que poseen carácter permanente, debido a que no desaparecen con su uso.
Bienes Inmuebles: Son los que se encuentran por sí mismos inmovilizados y todos
aquellos materiales que son imposibles de ser movidos o trasladados, ya que están
formando parte de un terreno o están adheridos a él.
Bienes Municipales: Son bienes municipales, sin menoscabo de legítimos derechos de
terceros, los bienes muebles e inmuebles que por cualquier título formen parte del
patrimonio del municipio, aquellos destinados en forma permanente a algún
establecimiento público, servicio del municipio o algún ramo de su administración,
salvo disposición o convenio expreso en contrario.
Característica de un Bien Mueble: Los bienes muebles a ser considerados para la
incorporación en los inventarios, deben reunir como mínimo las siguientes
características: De Largo Uso y Duración, Bienes que tienen un uso normal que
sobrepasa un año. Ser de carácter permanente, que puedan utilizarse en forma
continua, por un largo tiempo, sin perder sus características ni deteriorarse
Sección Asunto:
GLOSARIO
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perceptiblemente su estado. De alto costo, es decir bienes cuyo costo unitario sea
significativo, lo que amerite considerarlos como bienes o activos fijos. No deben estar
adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones.
Control Perceptivo: Modalidad de control que permite captar la veracidad, exactitud y
calidad de los bienes y servicios, para comprobar la sinceridad y correcta realización de
las operaciones y se aplica a través de la comprobación in situ.
Desincorporación: Es el egreso temporal del inventario físico y de los registros
contables de la Contraloría Municipal de uno o varios bienes muebles e inmuebles,
previo cumplimiento del procedimiento establecido para el mismo.
Enajenación: Procedimiento por medio del cual la Contraloría del municipio Eulalia
Buroz da salida definitiva de sus registros contables de uno o varios bienes público de
su propiedad, debido a la venta, donación u otro motivo, señalado en el presente
manual.
Incorporación: Son los ingresos como parte del patrimonio municipal de un bien
mueble o inmueble, títulos valores, accione, cuotas o participaciones en sociedades y
demás derechos, de dominio público o de dominio privado, que hayan sido adquiridos
o que adquiera la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sea esa adquisición
producto de una compra, donativo, permuta, construcción de inmuebles, recuperación,
accesión, o de cualquier otra naturaleza de aceptación legal.
Materiales de Consumo: Son todos aquellos elementos, accesorios, enseres,
suministros y artículos que no cumplen con las características mínimas en cuanto a su
naturaleza, durabilidad en el tiempo, rápido consumo y escaso valor de adquisición;
artículos éstos, que de incluirse en el inventario, representaría, por una parte, un
desmedido abultamiento del mismo, y por otra, su registro dificultaría el proceso de
Clasificación, Registro, Formación y Rendición de Cuenta de los Bienes.
Sección Asunto:
GLOSARIO
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Norma: Son regulaciones que soportan la ejecución de un procedimiento. Las normas
se dividen en normas generales y normas específicas.
Responsable Patrimonial: Es el funcionario o funcionaria, generalmente adscrito a la
Dirección de Administración Integral, que mediante Resolución emanada del contralor
o contralora municipal, es el responsable principal de la gestión del sistema de bienes
muebles e inmuebles.
Procedimiento: Es el conjunto de operaciones interrelacionadas que permiten el
desarrollo de parte de un proceso a menor tiempo, bajo costo y con buen nivel de
calidad.
Trámite: Cada una de las actividades necesarias para resolver un asunto.
ANEXOS
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  • 3. CONTENIDO Página 1 de 67 RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN INTRODUCCIÓN ASPECTOS GENERALES Base Normativa Objetivo y Alcance Matriz Estratégica Normas Generales ASPECTOS ESPECÍFICOS Normas Específicas (Acciones de la Dirección de Administración Integral) (Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes) (Incorporación de los Bienes) (Transferencia de los Bienes) (Desincorporación de los Bienes) (Enajenación de los Bienes) GLOSARIO ANEXOS
  • 4. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN Página 2 de 67 RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 055-2017 El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad, titular de la Cedula de Identidad número V-10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y 44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en los artículos 8 y 18 numerales 6 y 9 del Reglamento Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. CONSIDERANDO Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar, realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han sido asignados en un determinado ejercicio fiscal. CONSIDERANDO Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se ejecutan en esta Contraloría Municipal. CONSIDERAND Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que
  • 5. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN Página 3 de 67 comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, cuyo propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y metas. CONSIDERANDO Que el artículo 140 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público establece que “corresponde a la máxima autoridad de cada órgano o ente la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y manuales de procedimientos de cada órgano o ente, así como la auditoria interna.” CONSIDERANDO Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo su objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.” RESUELVE PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE BIENES de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, presentado por la DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL de este órgano de control fiscal externo, a través del Punto de Cuenta Nº MN-D.A.I.-003-2017 de fecha 11 de octubre de 2017. SEGUNDO: El referido manual establece los lineamientos generales que regulan la gestión del sistema de bienes públicos propiedad o asignado a la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. TERCERO: El MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE BIENES de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, aprobado en este acto, consta del siguiente contenido: RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN INTRODUCCIÓN
  • 6. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN Página 4 de 67 ASPECTOS GENERALES Base Normativa Objetivo y Alcance Matriz Estratégica Normas Generales ASPECTOS ESPECÍFICOS Normas Específicas (Acciones de la Dirección de Administración Integral) (Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes) (Incorporación de los Bienes) (Transferencia de los Bienes) (Desincorporación de los Bienes) (Enajenación de los Bienes) GLOSARIO ANEXOS CUARTO: El MANUAL DE NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE BIENES de esta Contraloría Municipal entrará en vigencia a partir de la presente fecha. QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en este Manual. Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticinco (25) día del mes de octubre del año dos mil diecisiete (2017), en el municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda. Comuníquese y publíquese Cúmplase Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L. CONTRALOR MUNICIPAL Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
  • 7. Página 5 de 67 INTRODUCCIÓN Los bienes muebles e inmuebles son de suma importancia para cualquier organización. En primer lugar por sus costos de adquisición y mantenimiento. Luego porque ellos son necesarios para poder realizar las acciones operativas propia de cada institución. En los distintos procesos operativos son necesarios contar con los bienes que sirven de soporte a los mismos. Maquinarias, equipos, herramientas, se requieren para las tareas habituales. Sin ellos, o no se pueden llevar a cabo las tareas o las mismas se ejecutan de manera muy ineficiente o con alto costo económico. Es por tanto, muy importante establecer medio para la óptima gestión de esos bienes perteneciente a la organización. Los es más para los casos de las instituciones públicas, cuyos recursos son originados de los ciudadanos. Es imprescindible entonces su cuido, mantenimiento y preservación. Es por esto, que la Contraloría del municipio Eulalia Buroz ha diseñado el presente manual de normas para la gestión del sistema de bienes que le pertenece. Con el propósito de optimizar la administración de sus activos permanentes. Para ello se basó en la Publicación Nº 21, en el Decreto Con Valor, Rango y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos, en las mejores prácticas de control interno y la propia experiencia acumulada internamente en cuanto al manejo de sus bienes públicos. El presente manual tiene como propósito la regulación normativa la gestión del sistema de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, que haga posible la optimización de la administración de los mismos. Este documento se divide en cuatro partes. Uno se refiere a los aspectos generales, en cual se señalan las normas generales que regulan el sistema. El siguiente señala los aspectos especifico de las presentes normas, que hacen posible la operacionalización del presente manual. Le sigue un glosario de término y finaliza con varios formato anexo, mostrados en la ya mencionada Publicación Nº 21.
  • 8. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha Página 6 de 67 1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 5.908 extraordinaria 19 febrero 2009 2 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos 2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981 3 Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal 6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010 4 Decreto Con Valor, Rango y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos 6155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014 5 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014 6 Ley de Simplificación de Trámites 40.548 26 de noviembre de 2014 7 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y del Sistema Nacional de Control Fiscal 39.240 12 de agosto de 2009 8 Publicación 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios Gaceta Oficial N° 2.681 Extraordinario 31 de octubre1980 9 Reglamento Interno de la Resolución C.M.E.B. Nº 036-2016.G.M.
  • 9. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha Página 7 de 67 Contraloría del municipio Eulalia Buroz 119/14/12/2016 16 de agosto de 2016 10 Manual de Organización de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz Resolución C.M.E.B. Nº 010-2017 31 de enero de 2017
  • 10. Sección: Asunto: ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Y ALCANCE Página 8 de 67 OBJETIVO El presente manual de tiene como propósito regular la gestión del sistema de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, que haga posible la optimización de la administración de los mismos. ALCANCE Este manual tiene como alcance a la Dirección de Administración Integral, responsable patrimonial de los bienes, junto con todos los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, quienes también son responsable del uso, custodia, mantenimiento y preservación de los bienes que le son entregados para el ejercicio de sus funciones
  • 11. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA Página 9 de 67 MISIÓN “Somos integrantes del Sistema Nacional de Control Fiscal. Nuestro objetivo trascendental es servir a la sociedad y a sus ciudadanos, garantizando el logro de la ética pública y la moral administrativa, mediante la correcta gestión del patrimonio público municipal de los órganos, entes y demás grupos sociales que conforman el municipio Eulalia Buroz, basado en la excelencia, profesionalismo, ética, responsabilidad, honestidad y lealtad, para lo cual brindamos asesoría integral, apoyo institucional, control, seguimiento, examen, vigilancia y fiscalización de los procesos de ingresos, gastos y bienes municipales que ejecutan los sujetos objetos de nuestro control, coadyuvamos en el fortalecimiento de la capacidad del municipio para que en este se ejecute eficazmente sus funciones de gobierno. Tenemos el imperativo categórico de sancionar a los responsables de los hechos que atenten contra la ética pública y la moral administrativa, ofreciendo todas las garantías para el ejercicio del debido proceso y el derecho a la defensa, apegados estrictamente a la objetividad e imparcialidad” VISIÓN “Constituirse como el órgano de control fiscal externo municipal más importante del estado Bolivariano de Miranda, más por sus resultados, que por su tamaño; siendo modelo de gestión basados en valores de honestidad, transparencia, ético-morales, profesionalismos e imparcialidad. Teniendo capacidad de respuesta oportuna en favor del municipio, de sus Instituciones y de sus ciudadanos; que permita alcanzar el máximo nivel de eficiencia, transparencia y beneficios del uso de los recursos públicos. Todo ello, acompañado del respeto a la leyes y el celosos cumplimiento de las mismas, integrando además, al poder popular en la consagración del control social como mecanismo de expresión de la democracia participativa y protagónica.” VALORES INSTITUCIONALES Excelencia: Hacerlo cada vez mejor, con espíritu de superación, apostando a la innovación
  • 12. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES MATRIZ ESTRATÉGICA Página 10 de 67 y al cambio constante. Dejando huella palpable en la sociedad, que permita a la misma el mayor grado de felicidad posible. Profesionalismo: Es el compromiso para la entrega total a lo que se hace, buscando la calidad del servicio, preparándose constantemente para ello, entendiendo que el control fiscal es una actividad fundamental para la sociedad. Ética y Honestidad: Como imperativo categórico es apegarse ante cualquier circunstancia a las normas morales que rigen las acciones humanas y que intenta identificar el valor del bien, su naturaleza y su relación con otras virtudes. La honestidad, es por su parte, actuar según se piensa y se siente, buscando la justicia, la verdad y el honor, comportando la acción a la estricta moral individual y colectiva. Responsabilidad: Es saber y aceptar que podemos responder por lo que hacemos o dejamos de hacer. Más estrictamente, la responsabilidad implica que el servidor público actúa de forma consciente, que elige el curso de acción a seguir y que puede asumir las consecuencias que se siguen de su acción. Lealtad: Impone para nuestros servidoras y servidores públicos, la obligación de respetar el ejercicio legítimo de las funciones encomendadas a otras instituciones; de ponderar, en el ejercicio de las funciones propias, la totalidad de los intereses públicos implicados, y la fidelidad, constancia y solidaridad para con nuestro Órgano de Control. OBJETIVO GENERAL Fortalecer, por medio de la verificación, el examen, la vigilancia, el control y seguimiento continuo, la capacidad del municipio Eulalia Buroz para ejecutar eficazmente su función y proceso de gobierno, logrando la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos que recibe del sector público nacional y estadal, así como de los que el mismo genera.
  • 13. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 11 de 67 1. Para la gestión integral de los bienes públicos propiedad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, es obligatorio seguir todos los lineamientos señalado en el presente manual. Es imperativo para todo el personal de este Órgano de Control Fiscal apegarse estrictamente a lo aquí indicado. Es compromiso pleno del o la responsable de la Dirección de Administración Integral de cumplir y hacer cumplir lo expresado en este instrumento normativo, así como la difusión total del mismo, tanto en su dependencia, como en la demás que conforman a esta Contraloría Municipal. 2. Se entiende como bienes muebles e inmuebles de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, aquellos adquiridos con cargo al presupuesto de gastos del mismo y los que se reciban a través de cualquier otro título. 3. El director o directora de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, como RESPONSABLE PATRIMONIAL, debe supervisar de forma permanente los actos de adquisición, registro, administración y disposición respecto de los Bienes Públicos, de esta institución. Debe asegurar la transparencia en los procedimientos de adquisición, registro, administración y disposición de los Bienes Públicos propiedad de este Órgano de Control Fiscal Externo. 4. Las políticas, normas y procedimientos en materia de gestión de los inventarios de bienes públicos, muebles e inmuebles, que posee la Contraloría Municipal, se rige por lo establecido en la Publicación Nº 21 “Instrucciones y Modelos Para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República” de la Contraloría General de la Republica, por la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, por el Decreto Con Valor, Rango y Fuerza de Ley Organiza de Bienes Públicos, en lo que corresponda y por la Ordenanza del municipio que exista para tal fin. 5. El sistema de gestión de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe guiarse por los principios de unidad procedimental; simultaneidad; clasificación
  • 14. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 12 de 67 uniforme de los bienes de acuerdo a su naturaleza; uso y destinación; descripción adecuada y completa de cada uno de los bienes y ubicación física e identificación de los bienes. 6. El sistema de inventario de bienes de la Contraloría Municipal, no debe ser el reflejo de una situación estática que muestra el valor de los bienes en una fecha determinada, sino que debe ser un registro permanente, con una concepción dinámica y funcional, que tiene utilidad práctica para los fines administrativos y de control. 7. Las operaciones que ocurren con respecto a los bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, deben ser debidamente autorizadas, suficientemente documentadas y oportunamente registradas para poder justificar, identificar y analizar su naturaleza, finalidad y resultados. Siempre en el marco de las leyes, las normas legales y sublegales, incluyendo lo señalado en el presente documento. 8. La documentación que respalde las operaciones inherentes a los bienes de la Contraloría Municipal, debe ser archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización. La documentación debe ser preservada de cualquier contingencia, por el tiempo mínimo que señalan las disposiciones legales sobre la materia. 9. Los funcionarios o funcionarias responderán penal, civil, administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas, hechos ilícitos, omisiones e irregularidades administrativas cometidas en el ejercicio de sus funciones con ocasión a la adquisición, uso, administración, mantenimiento, registro, supervisión y disposición de los Bienes Públicos. Esta responsabilidad no excluirá la que pudiere corresponderles por efecto de otras leyes o de su condición de ciudadanos o ciudadanas. 10. Los bienes muebles e inmuebles serán registrados por su valor de adquisición o en su defecto por el valor que se determine mediante justiprecio.
  • 15. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 13 de 67 11. La Dirección de Administración Integral tendrá bajo su responsabilidad las gestiones permanentes de conservación y mantenimientos de los bienes de esta Contraloría Municipal, la cual debe ajustarse a las políticas que dicten las instituciones públicas venezolanas que legalmente regulen la materia. 12. Los funcionarios y/o funcionarias que posean la responsabilidad de la gestión de los bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, debe recibir formación constante que le permita mantener actualizado sus conocimientos. En tal sentido, la Oficina de Gestión de Talento Humano de esta institución debe, dentro de su planes de formación anual, prever los recursos financieros necesarios que hagan posible el cumplimiento de este requisito. 13. Todos los bienes de la Contraloría Municipal, deben utilizarse exclusivamente para los fines previstos en el cumplimiento de sus operaciones. 14. Los bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben ser utilizados por sus trabajadores y trabajadoras de forma racional, prestando la mayor atención al debido uso, disposición, cuido y constante mantenimiento. Quienes usufructúen los bienes de esta institución son responsable y responden civil, administrativa y penalmente por el daño que causen a esos bienes, propiedad de la Contraloría Municipal, por negligencia u omisión en la gestión de los mismos. También serán responsable por la pérdida o hurto de los bienes que le son asignados, debiendo responder pecuniariamente por esos hechos, si ello se comprueba fue causado por negligencia, omisión e impericia en la protección de los mismos. 15. Todos los bienes públicos de la Contraloría Municipal deben estar registrado en el sistema contable de la institución. Todos los movimientos o traslados, desincorporación y enajenación debe registrarse de forma inmediata. Dicho registro debe asegurar la codificación de la ubicación del bien, identificación del mismo, descripción detallada, costo histórico de su adquisición, así como el usuario de dicho
  • 16. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 14 de 67 bien. 16. El registro de los bienes debe hacerse asegurando una descripción técnica y física completa y precisa, y los mismos debe verificarse a través de percepción directa que permita comprobar, sin lugar a duda, la existencia real de ellos. 17. La adquisición de bienes independiente de la modalidad, deben ser registrados de manera inmediata al costo de adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser obtenidos por canje o donación. 18. El costo es el importe de efectivo o medios líquidos equivalente al efectivo pagado, o el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar el bien en el momento de su adquisición o construcción o, cuando se aplicable, el importe atribuido a ese bien cuando sea inicialmente reconocido de acuerdo con los requerimientos específicos de las normas contables de aceptación general. 19. La Contraloría Municipal debe contar con un registro auxiliar de sus bienes muebles por responsable y ubicación de los mismos. El mantenimiento de este auxiliar será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral. 20. Cada bien adquirido debe contar con un expediente el cual debe incluir copia de los siguientes documentos: factura, requisición del bien, orden de compra, acta de recepción o nota de entrega de los bienes adquiridos, comprobante de pago y cheque. Todo debidamente certificado por la Dirección de Administración Integral. Se excluyen aquellos bienes cuya antigüedad de compra sea superior a cinco (5) años contador a partir del presente documento normativo. 21. Cada responsable de dependencia será garante de la guarda y custodia de los bienes asignación a sus unidades de trabajo. Sin embargo, cada integrante de esas dependencias también tendrán la obligación de proteger, preservar y cuidar la integridad de los bienes que utilizan para su trabajo habitual.
  • 17. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 15 de 67 22. Se prohíbe el traslado o movimiento de un bien mueble de una dependencia o unidad de trabajo a otra sin la previa autorización y registro por parte de la DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. Dicha prohibición existe sin importar el tiempo de uso del bien que signifique ese traslado. Ello significa que si el uso del bien es por una hora, un día, una semana, etc., debe existir la autorización escrita por parte de la dirección responsable. La inobservancia de esta norma se considera una falta grave y es objeto de la apertura de un procedimiento administrativo para quien ejecutó la acción o para quien dejó de exigir la aplicación de la norma. 23. Los bienes muebles que requieran reparación sólo podrán salir de las dependencias a las que estén asignadas, mediante un control de salida del bien autorizado por el director o directora de la Dirección de Administración Integral, quien será el encargado (a) de verificar que dichos bienes sean devueltos en un plazo no mayor de treinta (30) días continuos. 24. Todos los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz son responsable por el uso, mantenimiento, resguardo y cuido de los bienes públicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones. A cada uno de ellos debe entregársele los bienes que son propiedad de la institución, pero que por razones de servicio se le ceden para que puedan efectuar sus funciones. Dicha cesión se efectúa mediante un acta emitida en dos (2) ejemplares, una debe reposar en el expediente de personal y otra debe guardarse en el archivo de control de los inventarios. 25. La Dirección de Administración Integral funge como la Unidad de Bienes Públicos, la cual será responsable de la gestión integral de los bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, cuando se considera necesario y exista la capacidad presupuestaria para ello, la máxima autoridad de la Contraloría Municipal podrá crear esta dependencia especializada, que en toda circunstancia deberá estar adscrita a la referida dependencia de gestión administrativa superior.
  • 18. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 16 de 67 26. La Dirección de Administración Integral será responsable del control formal de la gestión del sistema de inventario de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. El director o directora será el responsable patrimonial de la Contraloría Municipal, la cual se le delegará mediante Resolución emitida por el contralor o contralora municipal. Sin embargo, en dicha dependencia existirá otro u otra funcionaria que será co-corresponsable de la gestión del sistema de inventarios de bienes, quien será investida o investidos de dicha corresponsabilidad mediante Resolución emitida por la máxima autoridad. 27. El sistema de gestión de los inventarios de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz comprenderá la inspección, supervisión y diagnóstico permanente en cuanto al uso, conservación, mantenimiento, protección, adquisición, disposición, incorporación, enajenación, registro, guarda, control, custodia, administración y ubicación de los bienes de la institución. Así mismo, deberá ejercer la potestad investigativa para la tramitación de solicitudes de denuncias y contravenciones ocurridas con ocasión a la ejecución de los actos y actividades en materia de bienes públicos. 28. Los bienes muebles de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben controlarse por dos tipo de mecanismos temporales, uno mensual y otro trimestral. El mensual corresponde a los responsables de dependencia o unidades de trabajo, quienes deben recopilar información referente a los inventarios de bienes que posee en el mes objeto de control y reportarlo a la Dirección de Administración Integral para que esta compare dicha información con la suya. El control trimestral se trata de la verificación física de los bienes que posee la Contraloría Municipal, la cual es compara con los registros de los inventario que posee la institución. Esta actividad de verificación y control es realizada por la Dirección de Administración Integral. 29. La verificación física de los inventarios de bienes, que debe realizar la Dirección de
  • 19. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 17 de 67 Administración Integral de forma trimestral debe realizarse al inicio del mes de abril, julio, octubre y enero de cada ejercicio económico financiero. En los cinco (5) primero día hábiles debe realizar la verificación física de la existencia de los bienes de la Contraloría Municipal, y en los siguientes cinco (5) días hábiles debe entregar los resultados a través del documentos actualizado del inventario de bienes de este Órgano de Control Fiscal. Esta acción debe generar una actualización del formulario BM-1. 30. La verificación o el inventario físico exige que se compruebe por percepción directa de los funcionarios que van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los elementos. Quien realice el levantamiento de información con respecto de la existencia del inventario de bienes de la Contraloría Municipal debe anexar el documento de comprobación de los mismos al resumen BM-1, junto con un acta que certifique la veracidad de la información recopilada. Dichos documentos deben estar debidamente firmado en cada uno de sus folios, indicando fecha de la rúbrica. 31. De detectarse alguna irregularidad u elementos relevante que afecte la existencia, condición, utilidad o mantenimiento de uno o varios bienes de la Contraloría Municipal, el o la responsable de la Dirección de Administración Integral debe, de manera inmediata, levantar un acta en tres (3) ejemplares, señalando el o los hallazgos. Un ejemplar debe ser entregado al contralor o contralora municipal y otro al Auditor Interno. El tercero será resguardado por el o la responsable de la Dirección de Administración Integral. 32. Cuando un bien de la Contraloría Municipal sea objeto de extravío, hurto o robo, debe ser inmediatamente informado al contralor o contralora municipal, mediante informe escrito. Adicionalmente, de manera expedita debe, quien poseía ese bien bajo su uso o que le haya sido asignado, denunciar ante la autoridad policial competente. En caso de negarse a ello, debe responder pecuniariamente por la pérdida del bien en referencia,
  • 20. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 18 de 67 siendo necesario la apertura de un procedimiento administrativo. El trabajador o trabajadora debe entregar el original de la denuncia recibida. El original de la misma reposará en el archivo de bienes públicos del órgano de control. Una copia debe guardarse en el expediente del denunciante. De todo ello debe la Dirección de Administración Integral informar al contralor o contralora municipal y al Auditor Interno. 33. Los bienes no podrán mantenerse injustificadamente, inactivos y privados de su destino útil. 34. La Dirección de Administración Integral debe diseñar un reporte de inventario de bienes que cada trabajador o trabajadora posee. En dicho reporte debe informarse datos del usuario, dependencia de adscripción, datos de los bienes que posee, código de los mismos, descripción y costos. 35. Cuando ocurra adquisición de bienes muebles, la Dirección de Administración Integral deberá verificar el cumplimiento de las condiciones siguientes: la existencia de disponibilidad presupuestaria, la cual debe certificarse por escrito, la correcta imputación del gasto, el cumplimiento de las garantía necesarias, precios justos y razonables y el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto con Valor, Rango y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y demás disposiciones legales relacionadas. 36. Al momento de pagar por los bienes adquiridos, la Dirección de Administración Integral deberá asegurar el cumplimiento de los siguientes requisitos: disposiciones legales y reglamentarias, imputación correcta a crédito del presupuesto o a créditos adicionales debidamente autorizaos y disponibilidad financiera, la cual debe certificarse por escrito. 37. En los casos en que los bienes presenten un deterioro que los vuelvan inservibles debe
  • 21. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 19 de 67 procurarse la mayor recuperación posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de ellas. 38. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz deberá enajenar sus bienes cuando los mismos no sean necesarios para el cumplimiento de sus finalidades y lo que hubiesen sido desincorporado por obsolescencia o deterioro, conforme a lo establecido en la normativa vigente que regula la materia. Responsabilidad de los usuarios de los bienes muebles 39. Los trabajadores o trabajadoras, tendrán el deber de conservar en buen estado los bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus funciones, de tal manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso normal. 40. Los trabajadores o trabajadoras, deberán informar por escrito a su superior inmediato los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo de trabajo y que se encuentran bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que observen en el servicio del mismo. 41. - Los trabajadores o trabajadoras, deberán vigilar, conservar los bienes confiados a su guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario asumirá el resguardo directo de los bienes que se encuentren a su disposición. 42. El responsable de los bienes vigilarán y procurarán que el personal adscrito a la Contraloría Municipal se abstenga de realizar cambios temporales o definitivos, préstamos o cualquier movimiento de los bienes que se encuentren a su cargo. Cuando esto ocurra el responsable de la Dirección de Administración Integral deberá aprobarlo por escrito para efectos de actualizar los registros correspondientes, caso contrario, se responsabilizará de su destino a quien sea el responsable del uso y resguardo del bien de que se trate. 43. Todo trabajador o trabajadora que salga de vacaciones o se separe de su cargo por
  • 22. Sección Asunto: ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES Página 20 de 67 renuncia, retiro, jubilación, entre otros, deberán de entregar por escrito, el o los bienes que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato. Dicha entrega será temporal, en el caso de vacaciones y definitiva en los otros. Sin embargo, en este procedimientos debe informarse las condiciones de uso en las cuales entrega los bienes. 44. En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia, imprudencia o impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto conlleve.
  • 23. ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Acciones de la Dirección de Administración integral) Página 21 de 67 1. La Dirección de Administración Integral de la Contraloría Municipal será la responsable primaria de la gestión del sistema de bienes de la institución. Tendrá dentro de sus funciones en esta materia las siguientes: a. Cumplir estrictamente lo establecido en el Decreto con Valor, Rango y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos vigente, en lo que corresponda y con la Publicación Nº 21 de la Contraloría General de la República. b. Contralora y supervisar la administración, movilización y asignación de los bienes muebles de la institución. c. Diseñar, administrar y controlar el registro de los bienes de la Contraloría Municipal. d. Automatizar los registros de bienes pertenecientes o en custodia adscritos a la Contraloría Municipal. e. Supervisar los reportes de movimientos mensuales de bienes pertenecientes o adscritos a la institución. f. Supervisar la substanciación de los procedimientos para la enajenación de bienes. g. Elaborar programas de adquisición de bienes muebles e inmuebles en función de los requerimientos formulados por las dependencias de la Contraloría Municipal de Eulalia Buroz de acuerdo al Plan Operativo Anual. h. Aplicar las normas, criterios, basamentos técnicos y legales conducentes al registro, control, uso, mantenimiento y conservación de los bienes de la Contraloría Municipal. i. Actualizar de forma trimestral los inventarios de bienes de la Contraloría Municipal j. Controlar en cada unidad de trabajo los movimientos y ubicación de los bienes, a través del formulario BM-2 de la publicación Nº 21 (instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los municipios de la República).
  • 24. ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Acciones de la Dirección de Administración integral) Página 22 de 67 k. Presentar informe trimestral al Contralor o Contralora sobre la gestión de los bienes públicos propiedad o en uso por parte de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. l. Desincorporar los bienes que hayan cumplido su vida útil o por defecto, deterioro y/o robo según lo establecido en la publicación Nº 21 (instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los Municipios de la República), de esta manera se va depurando tanto el inventario como el Balance General de la institución. m. Otras que sean establecido en el presente Manual de Normas y las encomendadas por el contralor o contralora municipal. 2. El o la responsable de los bienes público de la Contraloría Municipal debe informar oportunamente a la dependencia la llegada de los bienes solicitados. Una vez chequeados los bienes, constatándose que todo esté correctamente, se debe proceder a registrar inmediatamente (conforme a la nomenclatura establecidas en la Publicación 21) e incorporación del respectivo bien al correspondiente inventario y hacer entrega del mismo. 3. El o la responsable de los bienes público se encargará de tramitar de forma inmediata la desincorporación de un bien, según formulario BM-2 (Relación del Movimiento del Bien Mueble); debiendo realizar el registro del caso en el inventario general de la Contraloría Municipal, de acuerdo al formulario BM-1, para mantenerlo actualizado. 4. Se deben implantar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, de los bienes que confirman el patrimonio de la Contraloría Municipal. 5. Se debe planificar, ejecutar, coordinar y supervisar los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios, de conformidad con la normativa aplicable. 6. El registro y actualización los bienes de la Contraloría Municipal es responsabilidad exclusiva del o la directora de la Dirección de Administración Integral en conjunto del funcionario o funcionaria que se designe como corresponsable de la gestión de los
  • 25. ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Acciones de la Dirección de Administración integral) Página 23 de 67 bienes públicos. Por tanto, los códigos de cada bien solo podrán ser modificados por ellos. Se prohíbe eliminar, sustituir o arrancar la placa de identificación que cada bien debe contener. Esta acción constituye una falta grave. Sin embargo, el control, mantenimiento, preservación, cuido y resguardo será responsabilidad de cada trabajador o trabajadora de la Contraloría Municipal. 7. En caso de existir algún bien que carezca de la placa de identificación, el trabajador o trabajadora que lo detecte tiene el deber de informar de inmediato a la Dirección de Administración Integral para que subsane esa falla. 8. Cada trabajador o trabajadora debe velar por el buen funcionamiento y el debido suministro de los bienes y servicios requeridos por cada una de las dependencias de la Contraloría Municipal. 9. Se debe llevar el registro y control de los bienes adquiridos, permitiendo establecer una actualización y sinceración del inventario. 10. Cada miembro de la Contraloría Municipal debe ejercer la guarda y custodia de los bienes adscritos a la institución. La Dirección de Administración Integral, debe mantener actualizado el respectivo inventario de bienes del Organismo. 11. El manejo y control de inventarios se realizará mediante formato que contendrá la BM- 1 (Registro de Bienes Públicos). 12. Es imperativo mantener permanentemente actualizado el control de resguardo para los bienes al servicio de esta Contraloría Municipal, efectuando los cambios solicitados por las responsables de sus dependencias o por movimientos administrativos, aprobados por la Dirección de Administración Integral y autorizado por escrito por el contralor o contralora municipal, según los formularios BM-2 (Relación de Movimientos de Bienes Muebles) y BM-3 (Relación de Bienes Faltantes). 13. La Dirección de Administración Integral debe elaborar un resumen trimestral de los movimientos de bienes, a fin de conocer el estado que guarda el patrimonio del órgano y actualización del inventario, formulario BM-1.
  • 26. ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Acciones de la Dirección de Administración integral) Página 24 de 67 14. Es obligatorio regirse para el registro de bienes por el catálogo-guía de inventarios, contenido en la Publicación 21 “Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la República”, Gaceta Oficial N° 2.681 Extraordinario de fecha 31- 10-1980), para la clasificación, nomenclatura y especificaciones, que servirá como instrumento de consulta para los funcionarios que van a levantar los inventarios físicos. 15. Se requiere que la Contraloría Municipal mantenga actualizada la existencia, ubicación, necesidades y excedentes de los bienes y su estado de conservación y funcionamiento. 16. El inventario de bienes exige que se verifique por percepción directa de los funcionarios que van a tomar los datos, esto es, viendo, contando y midiendo los elementos. 17. Se debe llevar un registro que evidencie la cronología de los trabajos de conservación, mantenimiento y/o reparaciones y protección de todos los bienes de esta Contraloría Municipal, especificando el detalle del tipo de mantenimiento realizado, dato de quien realiza en mantenimiento, de los materiales utilizados y costos de los mismos. 18. El director o directora de Administración Integral debe diseñar un plan de mantenimiento y conservación anual de los bienes que debe ser presentado al contralor o contralora municipal, con el propósito de que el mismo sea incorporado en el Plan Operativo Anual (POA) y en el proyecto de presupuestos de gastos que la Contraloría Municipal debe presentar cada año. Dicho plan de mantenimiento y conservación debe indicar los bienes que deben ser involucrados, tipo de mantenimiento y costo aproximado del mismo, así como el periodo o fecha probable para la realización de esas tareas. 19. Las demás que le asigne el contralor o contralora municipal.
  • 27. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes) Página 25 de 67 1. Los funcionarios o funcionarias, tendrán el deber de conservar en buen estado los bienes muebles y que se les proporcionen para el desempeño de sus funciones, de tal manera que solo puedan sufrir el desgaste propio de su uso normal. 2. Los funcionarios o funcionarias para los efectos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, quienes tengan asignados bienes para su uso, serán denominado como RESPONSABLE PATRIMONIAL DE USO y CUSTODIA. 3. Los funcionarios o funcionarias, deberán informar de manera inmediata, por escrito, a sus superiores inmediato los desperfectos que sufran los bienes que presente su equipo de trabajo y que se encuentran bajo su resguardo; así como cualquier irregularidad que observen en el servicio del mismo. Dejar de cumplir con ello acarrea responsabilidad por el desperfecto que pueda determinarse. 4. Los funcionarios o funcionarias, deberán vigilar, conservar los bienes confiados a su guarda, uso o administración; en tal sentido todo funcionario asumirá el resguardo directo de los bienes que se encuentren a su disposición. 5. El responsable de las distintas dependencias vigilarán y procurarán que su personal adscrito se abstenga de realizar cambios temporales o definitivos, préstamos o cualquier movimiento de los bienes que se encuentren a su cargo. Cuando esto se suscite, deberá realizar la notificación de movimiento de bienes a la Dirección de Administración Integral y solicitar su aprobación previa, para efectos de actualizar los registros correspondientes, caso contrario, se responsabilizará de su destino a quien tenga firmado el resguardo respectivo del bien de que se trate. 6. Todo funcionario o funcionaria que inicie el disfrute de sus vacaciones, deberán entregar mediante acta el bien que tiene bajo su resguardo, a su superior inmediato, informando de ello a la Dirección de Administración Integral. En caso de incumplir
  • 28. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Responsabilidad de los Usuarios de los Bienes) Página 26 de 67 con esta directriz, será responsable por el estado del bien que dejó al salir de vacaciones, sin poder alegar que estaba ausente. 7. Todo funcionario o funcionaria que se separe de su cargo por renuncia, retiro, jubilación, entre otros, deberá elaborar un acta, en tres (3) ejemplares, en la cual detalle los bienes que entrega, indicando los datos de los mismos, estado de uso, así como grado de funcionalidad. Dichas acta de entrega debe estar firmada por el funcionario o funcionaria saliente, por su superior inmediato y por el responsable de la Dirección de Administración Integral, previa revisión de los bienes que son objeto de la entrega. La elaboración de esta acta es un requisito fundamental para el pago de las prestaciones sociales del ex trabajador o ex trabajadora. Un ejemplar del acta será del ex trabajador o ex trabajadora, otra para el superior inmediato y la última para el expediente de quien entrega los bienes. Este movimiento debe registrarse en el sistema de control y registro de los bienes de la Contraloría Municipal. 8. Los bienes que entrega el ex trabajador o ex trabajadora se cargan a su superior inmediato, quien será el responsable de la custodia, mantenimiento y preservación de los mismos, hasta tanto sean reasignados. En los caso de directores y jefes, esos bienes se cargan a la directora o director de la Dirección de Administración Integral, quien funge como Responsable Patrimonial. 9. En caso de pérdida parcial o total, de un bien atribuirle por negligencia, imprudencia o impericia; será objeto de las responsabilidades que dicho acto conlleve.
  • 29. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Incorporación de los Bienes) Página 27 de 67 1. La incorporación de bienes puede ser por compra o adquisición, permuta, donación, reconstrucción de equipos, corrección de desincorporación, omisión de incorporación, construcción o remodelación, adiciones y mejoras de la sede de la Contraloría Municipal. Otras, las cuales por la dinámica de los procesos de gestión no se encuentren previstas en el presente numeral. 2. Los procedimientos de contrataciones públicas para la adquisición bienes o construcción de inmuebles será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. En tal sentido las actividades previas, las modalidades de contratación aplicable según el monto de la misma, así como la administración y cierre de la contratación debe efectuarse según lo establecido en el Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, su reglamentos y demás leyes y normas relacionadas, así como el Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Públicas de este órgano de control fiscal. 3. Toda adquisición de bienes debe ser prevista en el plan operativo anual, en el presupuesto de gastos correspondiente y estar sujeta a una necesidad real de la institución. Ello significa que cada bien adquirido posea un usuario identificado que asegure el pleno aprovechamiento del mismo. Se prohíbe la permanencia de bienes improductivos o sin uso, salvo causa plenamente justificada por motivos coyunturales objeto de algún evento particular que se debe subsanar con prontitud. 4. Una vez recibido el o los bienes, es obligatorio emitir la certificación a través de la suscripción del “ACTA DEL CONTROL PERCEPTIVO”, que permita comprobar que se cumple con el precio acordado, así que la calidad y cantidad, que correspondan con las especificaciones aprobadas en las órdenes de compra o de servicio comparadas estas con la respectiva factura. 5. Es obligatorio verificar que la factura cumpla estrictamente con los lineamientos establecidos por las autoridades encargada de la gestión tributaria del país, en cuanto a
  • 30. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Incorporación de los Bienes) Página 28 de 67 forma y fondo. Debe corroborarse el correcto cálculo de los tributos, los cuales serán retenidos al momento del pago al proveedor. 6. La Dirección de Administración Integral debe asegurarse de realizar las retenciones tributarias correspondientes, con el propósito de enterarla en el lapso previsto por las autoridades tributarias del país. 7. La Unidad Contratante, que según el Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Pública de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, es la propia Dirección de Administración Integral, será la responsable de emitir el “Acta de Control Perceptivo”, previa conformación y aceptación de la misma. 8. Debe registrarse la incorporación del bien en el sistema contable de la Contraloría Municipal. Para ello debe remitirse la documentación necesaria para que él o la responsable del área contable proceda a efectuar los asientos correspondientes. 9. Con la emisión del “Acta de Control Perceptivo”, en forma paralela procede a custodiar el bien hasta tanto se efectúe la entrega a la dependencia solicitante del mismo. Dicha entrega se realizará mediante la emisión de un acta en la cual indique a cual trabajador o trabajadora que usufrutuará el activo en cuestión, descripción del bien, número del bien, numero de orden de compra y precio del bien. 10. Cada bien entregado para su uso debe contener una placa de identificación en un lugar visible. Esa identificación consistirá en un número que coincida con lo señalado en el formulario BM-1. 11. Una vez recibido el bien y realizado el control perceptivo, debe ser entregado al trabajador o trabajadora para su uso, en un lapso no mayor de cinco (5) días hábiles. En tal sentido debe entregarse el bien utilizando para ello un acta que debe ser firmada y sellado por la Dirección de Administración integral, el supervisor de quien recibe, así como la firma del receptor del bien. Esa acta debe ser emitida en cinco (5) ejemplares. Uno de ellos se entrega al receptor, otro al superior inmediato, otra para el expediente
  • 31. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Incorporación de los Bienes) Página 29 de 67 de personal de quien recibe el bien, la siguiente para el control que debe llevar la Dirección de Administración Integral y la última debe remitirse a la Unidad de Auditoria Interna. 12. El pago emitido por la Dirección de Administración Integral, a nombre del proveedor, debe realizarse el mismo día o fecha posterior de conformada el acta de control perceptivo. Dicho pago debe realizarse una vez que exista el certificado de disponibilidad financiera, emitida por dependencia responsable de ello. 13. La Dirección de Administración Integral debe fotocopiar y certificar el acta de control perceptivo, la orden de compra, la orden de pago y el acta de entrega. Toda esta documentación debe entregarse al área contable para su registro en el libro diario, mayor y auxiliar de activo fijo, si existe. 14. Con el acta de control perceptivo, orden de compra, orden de pago y acta de entrega, procede a registrar la incorporación del bien. En tal sentido procede a la actualización del formulario BM-1 “Inventario de Bienes Municipales”, BM-2 “Movimiento de Bienes Municipales” y BM-4 “Resumen Mensual de la Cuenta de Bienes Municipales”. Luego procede a archivar el original del acta de entrega y los formularios antes mencionados. 15. Trimestralmente la Dirección de Administración Integral debe realizar una verificación del inventario de bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Ese procedimiento consiste en la comprobación de la existencia real de los bienes registrado en el formulario BM-1.
  • 32. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Transferencia de los los Bienes) Página 30 de 67 1. Es posible realizar movimientos o transferencias de bienes muebles entre dependencia de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sin embargo, ello debe estar obligatoriamente aprobado por la Dirección de Administración Integral, quien lo hará por escrito. En tal sentido debe utilizarse el formulario BM-2. Ese movimiento debe registrarse de forma inmediata. 2. La dependencia que requiere el bien para su uso debe solicitar por medio de memorando dirigido a la Dirección de Administración Integral el movimiento o transferencia del bien. Debe indicar de forma detalla el tipo de bien que requiere, y a quien le será asignado el mismo. 3. El formulario BM-2 se emite en tres (3) ejemplares. Uno se guarda en la Dirección de Administración Integral como parte del archivo de bienes. Otra se entrega a la dependencia que entrega el bien y el último ejemplar se remite a la dependencia que recibe el bien. 4. Esa variación entre dependencias no significará modificación en el patrimonio de la Contraloría Municipal. En tal sentido debe informarse al área de contabilidad del referido movimiento, solo para que posea conocimiento del mismo. 5. La Dirección de Administración Integral además del registro inmediato, es responsable de la verificación física o control perceptivo del bien o bienes que son traslados. Es necesario que compruebe estado del bien o bienes que se entregan mediante la transferencia. 6. La Dirección de Administración Integral debe elaborar el acta de transferencia por medio de la cual se entrega los bienes al trabajador o trabajadora según lo señalado en el presente Manual de Normas.
  • 33. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Transferencia de los los Bienes) Página 31 de 67 7. Este movimiento o transferencia debe ser registrado en el formulario BM-1 que se emite trimestralmente, cuando se hace la verificación física o el control perceptivo de cada uno de los bienes que posee la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
  • 34. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 32 de 67 1. Los bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz adquiridos con cargo al presupuesto de gastos del mismo, o que hubiese recibido por cualquier otro motivo licito, que hayan sufrido pérdida o deterioro que imposibilite de manera permanente y comprobada su utilidad, deberán ser desincorporados del inventario respectivo de bienes públicos de la este Órgano de Control Fiscal, así como también aquellos bienes que no sean susceptibles de reparación a los cuales se les dará la condición de obsolescencia y los que resultaren inservibles por haber sido modificados o alterados para recuperar o poner en funcionamiento otros bienes, de acuerdo a lo establecido Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos Nº 1407, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria del la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.155, de fecha 19 de noviembre de 2014. 2. La desincorporación de un bien mueble de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz ocurrirá cuando exista alguna de las siguientes circunstancias: a) Cuando el bien presente pérdida o deterioro por uso o antigüedad que haga imposible de utilización en condiciones normales o segura para el trabajador o trabajadora. b) Que la tecnología que presente ese bien sea obsoleta en el mercado que haga inconveniente e ineficiente su actualización. c) Que sea imposible su reparación o que ello sea de un costo tal que escape de la posibilidad presupuestaria de la Contraloría Municipal. d) Que la potencial reparación no asegure que el bien puede prestar servicio por un tiempo prolongado. e) Resulte inservibles por modificaciones, alteraciones o desarme para recuperar o poner en funcionamiento otros bienes. f) Por medio de donación la Contraloría Municipal decida ceder un bien a otra
  • 35. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 33 de 67 institución cuyo objeto institucional sea sin fines de lucro u organizaciones del poder popular del municipio Eulalia Buroz. g) Que se entrega como parte de pago a un proveedor o empresa por la adquisición de un bien o la prestación de un servicio a la Contraloría Municipal. h) Cuando del inventario físico mensual o trimestral se constate que existe diferencia entre el mismo y el registro que posee la Contraloría Municipal. Dicha desincorporación será originada por la existencia de “faltante por investigar”. i) Que sea objeto de hurto o desaparición, delito que deberá ser sometido a averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta. En tal sentido, el trabajador o trabajadora que sean responsable por el uso de ese bien debe proceder a efectuar la denuncia en los organismos de seguridad a la cual competa tramitar estos hechos. j) Que sea objeto de un robo, delito que deberá ser sometido a averiguaciones legales y debe quedar constancia en acta. En tal sentido, el trabajador o trabajadora que sean responsable por el uso de ese bien debe proceder a efectuar la denuncia en los organismos de seguridad a la cual competa tramitar estos hechos. Adicionalmente el trabajador o trabajadora debe elaborar un documento o acta en el cual detalle cómo ocurrieron los hechos. k) Cualquier otro motivo que justifique el procedimiento de desincorporación. 3. La desincorporación de bienes públicos propiedad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, tendrá como finalidad la enajenación de dichos bienes, dicha enajenación se realizara en estricto cumplimiento a las Normas Generales sobre Licitación para la Venta y Permuta de Bienes Públicos emanadas de la Superintendencia de Bienes Públicos, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela bajo el N° 40.054 de fecha 20 de Noviembre de 2012.
  • 36. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 34 de 67 4. Se crea una instancia especializada, con carácter ad honorem, denominada “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES”, la cual estará conformada por tres (3) miembros, todos trabajadores y trabajadoras de la Contraloría Municipal, los cuales serán designados mediante Resolución suscrita por el contralor o contralora municipal. Dicho comité debe contar con un presidente. 5. El “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES” deberá realizar al menos las siguientes actividades: • Verificar, mediante la aplicación de técnica de inspección y evaluación, las condiciones físicas y de uso de los bienes muebles objeto de la solicitud de desincorporación. • Constatar la posibilidad real de que los bienes objeto del procedimiento realmente se ajustan a los parámetros legales y normativos que justifican su desincorporación de los registros físicos y contable de los inventarios de la Contraloría Municipal. • Realizar la memoria fotográfica de los bienes muebles presentados para su desincorporación. Dicha memoria debe ser parte integral del informe técnico que debe arrojar este procedimiento. • Emitir y suscribir un INFORME TÈCNICO, debidamente motivado, en el cual se indique las conclusiones, así como las recomendaciones a la que llegó el “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”, luego de realizadas las actividades anteriores. Este documento, será la base para la debida toma de decisión por parte el contralor o contralora municipal en cuanto al tema planteado en la presente norma específica. Dicho informe debe estar firmado
  • 37. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 35 de 67 por todos los miembros del comité. 6. El “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES” de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, se constituirá válidamente con la presencia de la mayoría simple de sus miembros y sus decisiones serán tomadas con el voto favorable de la mayoría. La comisión, podrá invitar en calidad de observador al Auditor Interno de esta Contraloría Municipal, quien tendrá derecho a voz, pero no a voto, en los procedimientos llevados a cabo. 7. Las dependencias o unidades de trabajo de la Contraloría Municipal, cuando la circunstancia lo justifiquen podrán solicitar por escrito la desincorporación de algún bien que posean adscrito. Dicho requerimiento debe realizarse ante la Dirección de Administración Integral que tendrá un lapso de cinco (5) días hábiles para tramitarlo ante el “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”. La solicitud que se realice debe detallar de forma especifica las característica del bien propuesto, haciendo mención a: a. La placa de identificación del bien, indicando su codificación respectiva. b. Relación detallada de los bienes con indicación de su ubicación, componentes, marca, modelo, año, seriales, color, tamaño y/o medidas y cualquier otro elemento que permita su correcta identificación. c. Las razones fundamentadas que motivan la solicitud de desincorporación. d. El valor de adquisición del bien. e. Menoría fotográfica actualizada. 8. El “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles” de la Contraloría del municipio
  • 38. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 36 de 67 Eulalia Buroz, tendrá diez (10) días hábiles, contado a partir de la recepción de la petición de la Dirección de Administración Integral para la realización de las actividades que le son inherentes. Al final de ese lapso, el comité recomienda o no la desincorporación, la cual informa mediante INFORME TÉCNICO a la Dirección de Administración Integral. 9. El INFORME TÉCNICO deberá estar acompañado de: a. La Solicitud de Desincorporación elaborada por el custodio del bien y sus anexos. b. Relación detallada de los bienes, memorias fotográficas realizadas en sitio, de las presentadas en la solicitud. c. Documentos legales donde se demuestre la titularidad del bien o registro contable del mismo. d. Y toda información necesaria e inherente que coadyuve al procedimiento de desincorporación. 10. Todo procedimiento de desincorporación, por cualquier circunstancia, deberá contar en acta o exposición de motivo emitido por la Dirección de Administración Integral, la cual debe acompañar el informe técnico emanado del “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”. Dicha acta o exposición de motivo, suscrita por el o la Responsable Patrimonial, la dependencia solicitante y quien preside el “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles”, debe explicar claramente las razones que justifican la solicitud de desincorporación. 11. Toda desincorporación debe ser aprobado por el contralor o contralora municipal por medio de Punto de Cuenta elaborado por la Dirección de Administración Integral,
  • 39. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 37 de 67 firmado y sellado por el o la responsable de esa dependencia quien funge como Responsable Patrimonial de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dicho documento debe estar acompañado del acta o exposición de motivo, informe técnico, memoria fotográfica y cualquier otro documento que se considere necesario para sustentar petición de aprobación. 12. Toda desincorporación debe generar un expediente del mismo. Este expediente deberá contener como mínimo lo siguiente: solicitud de desincorporación emitido por la dependencia o unidad de trabajo, acta o exposición de motivo, informe técnico de desincorporación emitido por el comité correspondiente, punto de cuenta, memoria fotográfica y cualquier otro documento que permita revelar la transparencia, legalidad y objetividad del procedimiento. Dicho expediente debe ser resguardado en la Dirección de Administración Integral. 13. Podrá desincorporarse un bien que se encuentre deteriorado o inservible que imposibilite de manera permanente su utilidad (cuando el bien es un equipo informático, se realiza previo diagnóstico de un profesional en la materia, quien suscriba informe técnico), llenando un formato B.M-2 (Relación del Movimiento del Bien Mueble) y deberá ser desincorporado del inventario de Bienes de esta Contraloría Municipal. Igual procedimiento habrá de seguirse en los casos de bienes que no sean susceptibles de reparación, a los cuales se les dará la condición de obsolescencia y los que resultaren inservibles por haber sido modificados o alterados para recuperar o poner en funcionamiento otros bienes. 14. Cuando un procedimiento de desincorporación sea aprobado por la instancia correspondiente, ello originará de forma inmediata el registro contable pertinente. En tal sentido la Dirección de Administración Integral debe efectuar las acciones necesarias para que ello ocurra.
  • 40. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Desincorporación de los Bienes) Página 38 de 67 15. La Dirección de Administración Integral mantendrá actualizado el inventario de bienes desincorporados. Esos bienes debe ser ubicado en un espacio de la Contraloría Municipal, que funcionará como depósito cuya responsabilidad estará a cargo de la dependencia antes mencionada. En ese espacio deben permanecer hasta tanto se decida su enajenación definitivita. 16. Una vez firme la decisión de desincorporación de algún bien de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, el contralor o contralora municipal debe emitir una Resolución en la cual se oficialice dicha acción. Ese acto administrativo debe ser publicado en Gaceta Municipal. Una copia debe ser guardado en el expediente que reposa en la Dirección de Administración Integral. 17. Una copia de dicha Resolución debe ser remitida al alcalde o alcaldesa para su conocimiento. 18. Semestralmente la Dirección de Administración Integral debe hacer un control perceptivo de esos bienes desincorporado para verificar su existencia física y evitar perdida, extravío o hurto de los mismos. De esta verificación elaborará un acta que debe ser entregado a la máxima autoridad de la Contraloría Municipal y a su Auditor Interno. 19. La Dirección de Administración Integral, cuando lo considere conveniente, podrá seleccionar los bienes muebles no ferrosos que estén desincorporados para iniciar el proceso de enajenación por desecho.
  • 41. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 39 de 66 1. Al momento de decidir el inicio de un procedimiento de enajenación de bienes públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, ésta efectuará las acciones necesarias para que los mismos sean valorado su justiprecio por perito autorizado por la Superintendencia de Bienes Muebles. El justiprecio resultante de la valoración que ese profesional efectúe, será el precio base del procedimiento. 2. La enajenación de los bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, bajo la modalidad de venta o permuta, se hará mediante proceso de oferta pública y preferentemente por lotes, pudiéndose realizar enajenaciones por unidad en razón de las características particulares de los bienes, avaladas a través de acto motivado suscrito por el contralor o contralora municipal. 3. Corresponde al contralor o contralora municipal, la creación y conformación del respectivo COMITE DE LICITACIONES, el cual deberá ser publicado en Gaceta Municipal y notificado a la Superentendía de Bienes Públicos. La máxima autoridad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, determinará si los funcionaos o empleados de dicho comité realizarán sus funciones a tiempo completas o a tiempo parciales, considerando para ello el volumen de los procesos que manejará el comité o la complejidad de los mismos. 4. El Comité de Licitaciones estará integrado por un número impar de miembros principales y sus respectivos suplentes, de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designado de forma temporal o permanente, preferiblemente en los empleados o funcionarios de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dichos integrantes del comité serán solidariamente responsables con el contralor o contralora municipal por las recomendaciones que presenten y sean aprobadas. Igualmente, se designará un secretario con derecho a voz, más no a voto. En el comité debe existir obligatoriamente las áreas técnicas, jurídica y económica financiera.
  • 42. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 40 de 67 5. La enajenación es un procedimiento que debe ocurrir luego de haber sido desincorporado un bien de la Contraloría Municipal. Ella se realizará por medio de algunas de las siguientes modalidades: a. Venta por subasta pública b. Permuta; c. Donación; d. Dación en pago: e. Otras que determine las Leyes que rigen la materia, así como la Ordenanza municipal que regule el tema. La enajenación bajo la modalidad de venta o permuta, se hará mediante proceso de oferta pública y preferentemente por lotes, pudiéndose realizar enajenaciones por unidades en razón de las características particulares de los bienes, avaladas a través de acto motivado suscrito por el contralor o contralora municipal o quien este delegue para tal fin. 6. El contralor o contralora municipal para llevar a cabo el procedimiento de enajenación deberá emitir ACTO MOTIVADO, sustentado en informe técnico de recomendaciones, que justifique la modalidad mediante el cual se llevará a cabo dicho procedimiento. Podrá determinar distintas categorías de destinatarios para la adquisición para un mismo lote de bienes siempre que razones de utilidad pública, interés general o ventaja económica para la administración así lo determinen. Dicho acto motivado, debe haber sido revisado previamente por el Comité de Licitaciones de la Contraloría Municipal. 7. Los procedimientos de enajenación de bienes de la Contraloría Municipal, por oferta pública deberán tener lugar en un plazo no menor a veinte (20) días hábiles y no mayor
  • 43. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 41 de 67 a cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados estos a partir de la fecha que registrar el acto administrativo que aprueba la enajenación. Dentro de dicho lapso se estimarán las fechas y plazos para la publicación de los avisos, visitas guiadas y retiro del pliego de condiciones, aclaratorias y modificaciones, si las hubiere; recepción y apertura de ofertas y declaratoria de la Buena Pro, entre otros. 8. Para los procedimientos de enajenación de bienes por oferta pública, el Comité de Licitaciones de la Contraloría Municipal, publicará un aviso en dos (2) diarios de comprobada circulación nacional, en el cual se indicará: a. Las características del bien a ser enajenado: b. El precio base fijado y las condiciones establecidas para la enajenación; c. El acto administrativo mediante el cual el contralor o contralora municipal aprobó el acto, cuando corresponda; d. Las fechas y plazos previstos para la realización de los distintos actos que tendrán lugar con motivo del procedimiento de enajenación. 5.1. Una de dichas publicaciones podrá ser sustituida por una publicación en un medio digital, a tenor de lo dispuesto en la ley que regula la materia sobre mensaje de datos y firmas electrónicas. 5.2. En el aviso deberá indicarse demás, el lugar, el día, la hora y el plazo para la presentación de las ofertas, el cual se fijará tomando en cuenta la complejidad del acto y no podrá ser inferior a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación de dicho aviso. 9. Se requerirá la presencia de la mayoría simple de los miembros del Comité de
  • 44. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 42 de 67 Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos propiedad de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, que sesionará válidamente y sus decisiones se tomarán con el voto favorable de la mayoría de los miembros presentes. 10. La recepción y apertura de las ofertas se hará en un mismo acto público del cual se dejará constancia en acta. Las ofertas, debidamente firmadas y en sobres cerrados, serán consignados ante el Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos propiedad de esta Contraloría Municipal. En ningún caso se admitirá propuestas después de la fijada, ni se iniciará la apertura de los sobres antes de esa hora señalada. 11. Los participantes deberán obligarse a sostener sus ofertas hasta el otorgamiento de la Buena Pro y presentar garantía suficiente a juicio del Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos, la cual deberá mantenerse en vigencia hasta que culmine la operación. 12. Consignadas las ofertas, el Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos examinará el contenido de cada sobre, dará lectura a lo esencial de las ofertas y dejará constancia en acta de cada una de ellas, de la presentación de los documentos exigidos y de las fallas, deficiencias y omisiones observadas. El Comité de Licitaciones podrá, en cualquier momento de acuerdo a las normas que rigen el proceso de licitación, suspender, modificar o tomar decisiones que puedan variar las condiciones de la licitación. 13. El acta será firmada por los miembros presentes del Comité de Licitaciones, por los oferentes y por las demás autoridades que estuvieren presentes en el acto. Los firmantes del acta podrán incorporar en su texto las observaciones que estimen pertinentes.
  • 45. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 43 de 67 14. No se admitirán ofertas: a) Que no cumplan con lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos y su Reglamento, en el presente reglamento y en las condiciones establecidas en el pliego para la licitación. b) Que estén condicionadas o alternativas, a menos que se hubiese establecido en el pliego de condiciones de la licitación. c) Presentadas por distintas personas, si se comprueba la participación de cualquiera de ellas en otra oferta para el mismo bien. d) Otras ofertas que provengan de un mismo oferente o familiares de este, hasta un segundo grado de consanguinidad y primer grado de afinidad. 15. No podrán participar en los procesos de enajenación de Bienes Públicos, las personas que hayan sido declaradas en estado de atraso o quiebra o condenadas por delitos contra la propiedad o contra el Patrimonio Público, ni los deudores morosos de obligaciones fiscales o con instituciones financieras públicas, ni aquellas que habiendo resultado favorecidos con la Buena Pro en un proceso licitatorio efectuado por la Contraloría del municipio Eulalia Buroz con anterioridad, hayan incumplido las condiciones, términos y plazos acordados en la respectiva oferta. 16. El Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos examinará las ofertas y escogerá a su juicio la más ventajosa mediante informe razonado, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la cual fueron consignadas las ofertas. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz podrá prorrogar dicho lapso, a instancia del comité mediante acto motivado, por un lapso igual y por una sola vez, tomando en cuenta la complejidad del estudio de las ofertas.
  • 46. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 44 de 67 17. La Buena Pro se otorgará a la oferta que integralmente sea la más conveniente y onerosa a los intereses de esta Contraloría Municipal, la cual deberá ser publicada en la página web de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Asimismo, se procederá a la notificación del oferente favorecido, donde se le señalará el plazo para formalizar la operación. De no formalizarse la operación en el plazo fijado se entenderá que el oferente ha desistido, en cuyo caso no le será devuelto el monto de la garantía que hubiese ofrecido para afianzar la oferta, pudiéndose otorgar, a juicio del Comité de Licitaciones, la Buena Pro a la oferta que hubiere obtenido el segundo lugar dentro del proceso. 18. Podrá adjudicarse proporcionalmente la Buena Pro a la totalidad o a una parte de varias ofertas que representen igualmente las mayores ventajas, si así se hubiere previsto expresamente en las condiciones de la licitación y la naturaleza de los bienes lo permite. 19. De presentarse ofertas por iguales montos, en igualdad de condiciones, el Comité de Licitaciones tomará en cuenta para la evaluación de las mismas, la hora de llegada al acto de los oferentes. 20. El miembro del Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos que discrepe o manifieste desacuerdo de alguna decisión lo manifestará en el mismo acto, debiendo en el día hábil siguiente al mismo, consignar por escrito las razones de su inconformidad, que se anexarán al expediente del caso. 21. El informe de recomendación del Comité de Licitaciones deberá contener lo siguiente: a) La identificación de los miembros del Comité de Licitaciones que estuvieron presentes en el acto.
  • 47. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 45 de 67 b). La modalidad de la enajenación aplicada y su objeto. c). La identificación detallada del bien o los bienes objeto de la enajenación. d). La identificación de los participantes y de los oferentes. e) Las razones técnicas, económicas y financieras en las que se fundamenta la evaluación, la selección de la o las ofertas que merezcan la adjudicación, así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el caso. f) La motivación particular de la selección, cuando el oferente recomendado para el otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más alto. g) En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente suscrito por los encargados de su elaboración. h) Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los miembros del Comité de Licitaciones que participaron en el proceso y por su secretario. i) El voto salvado de algún miembro del Comité de Licitaciones y el informe resultante si lo hubiere. 22. Si en las oportunidades fijadas no se recibiera ninguna oferta en tiempo hábil o éstas no fueren satisfactorias, el Comité de Licitaciones podrá autorizar la enajenación del bien por un precio distinto al ya fijado, debiendo iniciar un nuevo proceso de oferta pública. 23. Será responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, velar por el cumplimiento de los términos previstos en la oferta favorecida con la Buena Pro, en los plazos en la misma indicados.
  • 48. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 46 de 67 24. Los miembros que conformen el Comité de Licitaciones deben inhibirse del conocimiento de los asuntos cuya competencia se les atribuye en los casos siguientes: a) Cuando personalmente, su cónyuge o algún pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad tengan interés personal en el proceso. b) Cuando tengan amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de los oferentes. c) Cuando hayan intervenido como testigos o peritos en el procedimiento en que participan, o si como funcionarios hubieren manifestado previamente su opinión en el mismo, de modo que pudieran prejuzgar la resolución del asunto, o, tratándose de un recurso administrativo, que hubieren resuelto o intervenido en la decisión del acto que se impugna. 25. El precio que servirá de base para la enajenación de los Bienes de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, será determinado por el Comité de Licitación para la Enajenación de Bienes Públicos, con base en del avalúo presentado y cualquier otro criterio válido a juicio del Comité. 26. El avalúos de Bienes realizados con propósito de enajenación, deberán ser efectuados por al menos un (1) peritos de reconocida capacidad e idoneidad técnica, de acuerdo con su profesión y conocimientos prácticos en la materia objeto del avalúo y debidamente inscritos en el Registro de Peritos de la Superintendencia de Bienes Públicos. 27. El Comité de Licitaciones emitirá un informe de recomendaciones que deberá contener lo siguiente: a) La identificación de los miembros del Comité de Licitaciones que estuvieron
  • 49. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 47 de 67 presentes en el acto. b) La modalidad de la enajenación aplicada y su objeto. c) La identificación detallada de los bienes objeto de la enajenación. d) La identificación de los participantes y de los oferentes. e) Las razones técnicas, económicas y financieras en las que se fundamenta la evaluación, la selección de la o las ofertas que merezcan la adjudicación, así como las de aquellas que hubieren obtenido la segunda y la tercera opción, si fuere el caso. f) La motivación particular de la selección, cuando el oferente recomendado para el otorgamiento de la adjudicación no haya ofrecido el precio más alto. g) En caso de haberse delegado la revisión técnica, se incluirá el informe debidamente suscito por los encargados de su elaboración. h) Lugar y fecha del informe, el cual será firmado por todos los miembros del Comité de Licitaciones que participaron en el proceso y por su secretario. i) El voto salvado de algún miembro del Comité de Licitaciones y el informe resultante, si lo hubiere. 28. Los miembros del Comité de Licitaciones para la enajenación de Bienes Públicos y los observadores llamados a participar en sus deliberaciones, así como aquellas personas que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de los comités, deberán guardar debida reserva de la documentación presentada, así como de los informes, opiniones y deliberaciones que se realicen con ocasión del procedimiento
  • 50. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 48 de 67 29. Otorgada la Buena Pro, los oferentes tendrán derecho a solicitar la revisión del expediente y requerir copia certificada de cualquier documento en el contenido. Se exceptúan de lo dispuesto en este artículo, los documentos del expediente declarados reservados o confidenciales conforme a la ley que rige los procedimientos administrativos. 30. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente, excepto los declarados confidenciales, debe realizarse durante el horario de atención al público de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, previa solicitud por escrito del interesado con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, la cual será atendida de acuerdo a lo establecido en la ley que regula la materia. 31. Los expedientes correspondientes a cada proceso licitatorio deben contener los siguientes documentos: a) Solicitud de enajenación del bien, firmada y sellada por la Dirección de Administración Integral. b) Punto de Cuenta que autoriza el inicio del procedimiento, suscrito y sellado por el contralor o contralora municipal. c) Pliego de condiciones. d) Actos motivados. e) Copia de los avisos de llamado a los interesados. f) Modificaciones o aclaratorias del Pliego de Condiciones, si las hubiere. g). Acta de recepción y apertura de las ofertas, firmada por todos los presentes en el acto.
  • 51. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 49 de 67 h) Ofertas recibidas. i) Informe de análisis y recomendación realizado por el Comité de Licitaciones o declaratoria de desierta, según corresponda. j) Documento de Buena pro. k) Notificación de la Buena Pro con acuse de recibo al oferente beneficiado y a otros oferentes, si fuere el caso. l) Contrato generado para la enajenación de los bienes. m) Cualquier otro relacionado con el proceso. 32. Quedan exceptuadas del procedimiento de oferta pública, por tanto ser objeto de adjudicación directa, la venta o permuta de Bienes Públicos, los enmarcados dentro de los siguientes supuestos: a) Las venta o permuta de bienes cuyo adquiriente sea otro órgano o ente del Sector Público. b) Las ventas de bienes cuyos adquirientes sean los trabajadores de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, siempre que la enajenación de dichos bienes se realice mediante concurso en igualdad de condiciones entre todos los interesados. d) Las ventas o permutas de bienes de cualquier tipo cuando mediante un proceso amplio de oferta pública, se determine la existencia de un solo oferente; c) Las ventas o permutas de derechos litigiosos. En cualquier caso, la adjudicación directa de Bienes Públicos deberá contar con la autorización expresa del contralor o contralora municipal, mediante acto
  • 52. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 50 de 67 administrativo debidamente motivado. 33. Los bienes objeto de enajenación pueden ser donados por la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Para el contralor o contralora municipal, previa recomendación del Comité de Licitaciones de la institución, deberá emitir un acto administrativo, en el cual se establezca las condiciones de la misma. Dicho acto administrativo debe ser publicado en Gaceta Municipal. 34. La enajenación bajo la figura de donación debe generar un expediente, el cual debe contener lo siguiente: a) Original de la solicitud de Autorización de Enajenación, con exposición de motivos e identificación de los bienes, debidamente firmada y sellada por el Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes pertenecientes a la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. b) Original del acto administrativo que aprueba la enajenación de los bienes, debidamente firmado y sellado por contralor o contralora municipal. c) Copia simple del documento en el cual consta las facultades de quien aprueba la enajenación. d) Relación detallada de los bienes a enajenar con indicación de su ubicación, componentes, marca y cualquier otro elemento que permita su correcta identificación tales como material fotográfico. e) Carta de solicitud del beneficiario en original y copia simple, copia de la cédula de identidad de quien lo suscribe si es persona natural y si es persona jurídica acta constitutiva con sus respectivas modificaciones en la cual conste la cualidad con que actúa.
  • 53. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 51 de 67 f) Un (01) avalúo en original con vigencia menor a seis (06) meses, material fotográfico y Declaración Jurada del profesional que lo realiza o valor contable de los bienes. g) Informe Técnico, firmado y sellado por el “COMITÉ DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES”, en el cual se justifique la desincorporación de los bienes a través de la modalidad de Donación. h) Los demás que sean requeridos a juicio del Comité de Licitaciones para la Enajenación de Bienes Públicos de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. 35. Los bienes de la Contraloría Municipal puede enajenarse bajo la figura de dación en pago. Ello exigirá la conformación de un expediente que debe contener lo siguiente: a) Original de la solicitud de autorización de enajenación, con exposición de motivos e identificación de los bienes, debidamente firmada y sellada por el contralor o contralora municipal. b) Original o copia del acto administrativo que aprueba la enajenación de los bienes, debidamente firmado y sellado por el contralor o contralora municipal. c) Copia simple del documento en el cual consten las facultades de quien autoriza la enajenación. d) Copia simple de las cédulas de identidad del profesional que realiza el avalúo. e) Relación detallada de los bienes a enajenar con indicación de su ubicación, componentes, marca y cualquier otro elemento que permita su identificación. f) Original del documento de aceptación del bien público, en el cual se haga constar el valor, los términos y las condiciones en que será recibido el mismo y copia simple
  • 54. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 52 de 67 de la cédula de identidad de quien lo suscribe. 36. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, enviará la documentación necesaria a la Sindicatura del municipio Eulalia Buroz, a fin de que ésta se encargue de la redacción y posterior autenticación de los documentos necesarios para la enajenación, según sea cada caso. 37. Una vez emitido el acto administrativo de enajenación, según cada caso, se procederá a notificar al o los interesados el lugar, fecha y hora exacta de la autenticación del documento y la entrega material del bien o bienes enajenados. 38. La entrega del bien o los bienes, se realizará en el sitio notificado, mediante acta que se levantará por duplicado y que será firmada, por el responsable de la Dirección de Administración integral de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz y por el interesado o beneficiario. 39. Es posible enajenar los bienes públicos cuando estos, previa comprobación de ello, sea considerados como “DESECHOS”. Para su desecho o bote, por su estado de deterioro o degeneración, cumpliendo con el procedimiento establecido en el presente manual de normas y comprobado su estado, se procederá a su desecho y disposición final en los siguientes supuestos. a) Cuando el Comité de Licitación de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, una vez analizado el Informe Técnico emitido por la “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles” de la Contraloría Municipal con base al avalúo realizados por perito de reconocida capacidad, idoneidad técnica e inscritos en el Registro de Peritos de la Superintendencia Nacional de Bienes Públicos o por cualquier otro criterio valido a juicio de la comisión de acuerdo al caso determine, que los bienes no contienen materiales aprovechables, de conformidad con el procedimiento
  • 55. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Enajenaciòn de los Bienes) Página 53 de 67 previsto en este manual y siempre que se establezca el desecho de los mismos en el acto administrativo respectivo. b) Cuando el Comité de Licitación, una vez analizado el Informe Técnico emitido por la “Comité de Desincorporación de Bienes Muebles” con base a al avalúo realizados por el perito de reconocida capacidad, idoneidad técnica e inscritos en el Registro de Peritos de la Superintendencia Nacional de Bienes Públicos o por cualquier otro criterio valido a juicio de la comisión de acuerdo al caso, determine que resulta más oneroso para el Contraloría del municipio Eulalia Buroz iniciar el proceso de oferta pública para la venta de los bienes desincorporados, que el ingreso que se obtendría de la venta misma. c) Cuando el procedimiento de oferta pública para la venta de los bienes desincorporados sea declarado desierto en más de dos oportunidades. 40. Dado algunos de los supuestos establecidos en la norma anterior el contralor o contralora municipal procederá a notificar a la Dirección de Administración Integral para que esta realice de las tramitaciones correspondientes, tendentes al desecho definitivo del bien o bienes en cuestión cumpliendo con los procedimientos necesarios para tal fin. 41. Finalizados los procesos de enajenación correspondientes, según sea el caso, se notificara a la Superintendencia de Bienes Públicos, al Alcalde del municipio Eulalia Buroz y a la Dirección de Hacienda Municipal. Dichas notificaciones se adjuntarán en original a cada expediente de enajenación.
  • 56. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Comité de Licitaciones) Página 54 de 67 1. Para la ejecución de los procedimiento de enajenación de bienes, la Contraloría del municipio Eulalia Buroz debe contar con un COMITÉ DE LICITACIONES, el cual está conformado por un número impar de miembros principales y sus respectivos suplentes, de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designado de forma temporal o permanente, preferiblemente en los empleados o funcionarios de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Dichos integrantes del comité serán solidariamente responsables con el contralor o contralora municipal por las recomendaciones que presenten y sean aprobadas. Igualmente, se designará un secretario con derecho a voz, más no a voto. 2. En el comité debe existir obligatoriamente las áreas técnicas, jurídica y económica financiera. 3. Son atribuciones del Comité de Licitaciones las siguientes: a. Recibir, abrir, analizar, directa o indirectamente a través de un grupo evaluador interdisciplinario, los documentos relativos a la calificación de los oferentes, examinar, evaluar y comparar las ofertas recibidas, a cuyo efecto podrá designar grupos de evaluación interdisciplinarios o recomendar la contratación de asesoría externa especializada, en caso que la complejidad del objeto de la enajenación lo requiera. b. Solicitar al contralor o contralora municipal la designación del sustituto cuando se produzca la falta absoluta de algún miembro, principal o suplente del comité. c. Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideración o incluidos en las agendas de reuniones. d. Velar porque los procedimientos de enajenación se realicen de conformidad con lo establecido en la legislación que rige la materia y con la normativa interna de la Contraloría Municipal. e. Considerar y emitir recomendación sobre el régimen legal aplicable, parámetros, ponderaciones y criterios de selección de oferentes y evaluación de ofertas.
  • 57. Sección Asunto: ASPECTOS ESPECÍFICOS NORMAS ESPECÍFICAS (Comité de Licitaciones) Página 55 de 67 f. Descalificar oferentes o rechazar ofertas, según el caso, que no cumplan con los requisitos o condiciones establecidas en el pliego de condiciones, o que sean inadecuadas a los fines e intereses de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. g. Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las ofertas que en forma integral resulten más favorables a los interese de la Contraloría Municipal; todo ello de conformidad con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, emitiendo las recomendación consiguiente. h. Considerar y opinar acerca del acto motivado que se someta a la consideración del contralor o contralora municipal para la aprobación de la Buena Pro, en especial, las razones que justifican el oferente seleccionado y las ventajas estratégicas, operacionales o administrativas de dicha selección. i. Decidir los recursos de reconsideración interpuesto por los oferentes en contra de las decisiones de descalificación para participar dentro de los procesos licitatorios, con la asesoría de la Oficina de Servicios Jurídicos y Procedimientos Especiales de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, y de ser necesario, con el apoyo de un grupo interdisciplinarios designado al efecto. j. Conocer y recomendar las variaciones del precio base establecido para la enajenación de los bienes, en los casos de Ley. k. Presentar al contralor o contralora municipal, el informe de la gestión realizada con cierre al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal. al culminar las actividades como miembros del Comité de Licitaciones, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la designación del nuevo comité. Este informe debe ser presentado igualmente cuando se trate del cese de las funciones de algunos de sus miembros. l. Cualquier otra que le señale la legislación aplicable y las normas internas de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
  • 58. Sección Asunto: GLOSARIO Página 56 de 67 Acto Administrativo: Manifestación de voluntad por medio de la cual los órganos administrativos realizan sus funciones, creando, modificando o extinguiendo derechos u obligaciones. Avalúo: Son estimaciones del valor o precio real de un bien determinado en moneda de curso legal. Bien: Todo lo que pueda constituir objeto de un patrimonio, puede ser de propiedad pública o privada. Bienes Muebles: Son los bienes que forman parte de la Hacienda Pública Municipal, que pueden ser traslado de un lugar a otro, sin que con ello sufran alteración alguna. Debido a que no se encuentran adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones y que poseen carácter permanente, debido a que no desaparecen con su uso. Bienes Inmuebles: Son los que se encuentran por sí mismos inmovilizados y todos aquellos materiales que son imposibles de ser movidos o trasladados, ya que están formando parte de un terreno o están adheridos a él. Bienes Municipales: Son bienes municipales, sin menoscabo de legítimos derechos de terceros, los bienes muebles e inmuebles que por cualquier título formen parte del patrimonio del municipio, aquellos destinados en forma permanente a algún establecimiento público, servicio del municipio o algún ramo de su administración, salvo disposición o convenio expreso en contrario. Característica de un Bien Mueble: Los bienes muebles a ser considerados para la incorporación en los inventarios, deben reunir como mínimo las siguientes características: De Largo Uso y Duración, Bienes que tienen un uso normal que sobrepasa un año. Ser de carácter permanente, que puedan utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin perder sus características ni deteriorarse
  • 59. Sección Asunto: GLOSARIO Página 57 de 67 perceptiblemente su estado. De alto costo, es decir bienes cuyo costo unitario sea significativo, lo que amerite considerarlos como bienes o activos fijos. No deben estar adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones. Control Perceptivo: Modalidad de control que permite captar la veracidad, exactitud y calidad de los bienes y servicios, para comprobar la sinceridad y correcta realización de las operaciones y se aplica a través de la comprobación in situ. Desincorporación: Es el egreso temporal del inventario físico y de los registros contables de la Contraloría Municipal de uno o varios bienes muebles e inmuebles, previo cumplimiento del procedimiento establecido para el mismo. Enajenación: Procedimiento por medio del cual la Contraloría del municipio Eulalia Buroz da salida definitiva de sus registros contables de uno o varios bienes público de su propiedad, debido a la venta, donación u otro motivo, señalado en el presente manual. Incorporación: Son los ingresos como parte del patrimonio municipal de un bien mueble o inmueble, títulos valores, accione, cuotas o participaciones en sociedades y demás derechos, de dominio público o de dominio privado, que hayan sido adquiridos o que adquiera la Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Sea esa adquisición producto de una compra, donativo, permuta, construcción de inmuebles, recuperación, accesión, o de cualquier otra naturaleza de aceptación legal. Materiales de Consumo: Son todos aquellos elementos, accesorios, enseres, suministros y artículos que no cumplen con las características mínimas en cuanto a su naturaleza, durabilidad en el tiempo, rápido consumo y escaso valor de adquisición; artículos éstos, que de incluirse en el inventario, representaría, por una parte, un desmedido abultamiento del mismo, y por otra, su registro dificultaría el proceso de Clasificación, Registro, Formación y Rendición de Cuenta de los Bienes.
  • 60. Sección Asunto: GLOSARIO Página 58 de 67 Norma: Son regulaciones que soportan la ejecución de un procedimiento. Las normas se dividen en normas generales y normas específicas. Responsable Patrimonial: Es el funcionario o funcionaria, generalmente adscrito a la Dirección de Administración Integral, que mediante Resolución emanada del contralor o contralora municipal, es el responsable principal de la gestión del sistema de bienes muebles e inmuebles. Procedimiento: Es el conjunto de operaciones interrelacionadas que permiten el desarrollo de parte de un proceso a menor tiempo, bajo costo y con buen nivel de calidad. Trámite: Cada una de las actividades necesarias para resolver un asunto.