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GC-F-004 V.01
SENA REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
GC-F-004 V.01
INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON
P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
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• Planificar tareas archivísticas: organización,
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FORMAS DE MEDIR UN ARCHIVO
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GC-F-004 V.01
MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A
FILO
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CONO RECTO
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La información de la tabla no se encuentra normalizada por la NTC
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MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
GC-F-004 V.01
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GC-F-004 V.01
Tipo de papel Unidad de conservación PFM PFM3
Documentación con fechas entre
1550 a 1900
Papel manual o semi-industrial
Legajo 7000 98000
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Caja de Archivo 4800 67200
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Documentación
Gramaje: 75 g/m2
Legajo 9450 132300
Carpeta 9000 126000
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Documentación
Gramaje: 60 g/m2
Legajo 11860 166000
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Caja de Archivo 8090 113300
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TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN A
FOLIOS
GC-F-004 V.01
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No es considerado un método de medición de
archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es
útil cuando se trata de proyectar áreas para
depósitos de archivo.
1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales
GC-F-004 V.01GC-F--004 V.01
Bibliografía
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación. (2001).NTC 5029 Medición de
archivos. Bogotá: ICONTEC.
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  • 1. GC-F-004 V.01 SENA REGIONAL TOLIMA CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 2. GC-F-004 V.01 INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
  • 3. GC-F-004 V.01 • Planificar tareas archivísticas: organización, selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, difusión, etc. • Diseñar espacios físicos • Presentar informes • Transferencia de documentación CONOCER EL TAMAÑO DE UN ARCHIVO SIRVE PARA:
  • 4. GC-F-004 V.01 APLICACIÓN NORMA NTC 5029 • Documentación en papel • Formatos carta y oficio • Tolerancia del 10%
  • 5. GC-F-004 V.01 FORMAS DE MEDIR UN ARCHIVO CANTIDAD DE FOLIOS MEDICIÓN LINEAL, DE CANTO A FILO MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA DOCUMENTACIÓN, SEGÚN SU FORMA MEDICIÓN POR PESO MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE CONSERVACIÓN
  • 6. GC-F-004 V.01 CANTIDAD DE FOLIOS Es la más precisa forma de conocer el tamaño de un archivo, pero es la más dispendiosa. 1 2 3 4 5 6
  • 7. GC-F-004 V.01 MEDICIÓN LINEAL DE CANTO A FILO Toma la medida de la documentación de canto o filo. Es la más utilizada universalmente.
  • 9. GC-F-004 V.01 MEDICIÓN POR VOLUMEN DE LA DOCUMENTACIÓN, SEGÚN SU FORMA
  • 10. GC-F-004 V.01 CONO RECTO V = 1/3 (Pi) r² h
  • 11. GC-F-004 V.01 CONO RECTO h r V = 1/3 (Pi) r² h
  • 12. GC-F-004 V.01 CONO TRUNCADO R 𝑽 = π𝒉 (𝑹 𝟐 + 𝒓 𝟐 + 𝑹𝒓) 𝟑
  • 13. GC-F-004 V.01 CONO TRUNCADO h R r 𝑽 = π𝒉 (𝑹 𝟐 + 𝒓 𝟐 + 𝑹𝒓) 𝟑
  • 14. GC-F-004 V.01 PARALELEPÍPEDO h L a 𝑽 = 𝒉 𝒙 𝒍 𝒙 𝒂
  • 15. GC-F-004 V.01 MEDICIÓN POR PESO se toma la medida en kg y se divide entre 1000 para pasar a toneladas. El resultado se multiplica por 29.7619 (Utilizando la tabla de conversión) para obtener el dato en metros lineales
  • 16. GC-F-004 V.01 UNIDAD DE CONSERVACIÓN MEDIDA 4 cajas x-200 1 m 3 cajas x-300 1 m 8 cajas x-100 1m La información de la tabla no se encuentra normalizada por la NTC 5029, se debe tener en cuenta que si las cajas no tienen un volumen homogéneo de folios el resultado puede aumentar el margen de error de la medición y en algunos casos salir del rango de tolerancia del 10% MEDICIÓN DE ACUERDO A SU UNIDAD DE CONSERVACIÓN
  • 17. GC-F-004 V.01 Para pasar de: Multiplicar por: Obtiene: Metros lineales 0,172413 Metros cuadrados Metros lineales 0,06927 Metros cúbicos Metros lineales 0,0336 Toneladas Metros cuadrados 5,8 Metros lineales Metros cuadrados 0,4015384 Metros cúbicos Metros cuadrados 0,1948799 Toneladas Metros Cúbicos 14,4362 Metros lineales Metros Cúbicos 2,49 Metros cuadrados Metros Cúbicos 0,484 84 Toneladas Toneladas 29,7619 Metros lineales Toneladas 5,1313655 Metros Cuadrados Toneladas 2,062536 Metros cúbicos TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN
  • 18. GC-F-004 V.01 Tipo de papel Unidad de conservación PFM PFM3 Documentación con fechas entre 1550 a 1900 Papel manual o semi-industrial Legajo 7000 98000 Carpeta 6800 95200 Caja de Archivo 4800 67200 Otros 6450 90300 Documentación Gramaje: 75 g/m2 Legajo 9450 132300 Carpeta 9000 126000 Caja de Archivo 6300 88200 Otros 8700 96000 Documentación Gramaje: 60 g/m2 Legajo 11860 166000 Carpeta 11230 157200 Caja de Archivo 8090 113300 Otros 10900 152500 Documentación Gramaje: 35 g/m2 Tipo copia Legajo 20200 282800 Carpeta 19300 270000 Caja de Archivo 13500 189000 Otros 18600 260000 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSIÓN A FOLIOS
  • 19. GC-F-004 V.01 METROS CUADRADOS No es considerado un método de medición de archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es útil cuando se trata de proyectar áreas para depósitos de archivo. 1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales
  • 20. GC-F-004 V.01GC-F--004 V.01 Bibliografía Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. (2001).NTC 5029 Medición de archivos. Bogotá: ICONTEC.