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SERVIENTREGA
NIT:
PERIODO AUDITADO AÑO 2013
MEMORANDO DE PLANEACIÓN
1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los
estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de
confiabilidad de los controles utilizados por la empresa para tal fin.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la
efectividad de los procedimientos internos.
 Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las
operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para
adherirse a sus planes.
 Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones.
 Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las
operaciones.
 Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos
de la compañía contra pérdidas de cualquier clase.
 Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2013
2. INVESTIGACIÓN PRELIMILAR
2.1. RESEÑA HISTORICA
SERVIENTREGA S.A. es una empresa que integra la cadena de
abastecimiento, brindando soluciones integrales en logística y
comunicaciones, pionera y líder en el sector dentro del mercado colombiano.
Fue constituida jurídicamente el 29 de noviembre de 1982 gracias a los
esfuerzos de sus socios y fundadores. El desarrollo y crecimiento de
Servientrega se ha fundamentado en un modelo Estratégico Quinquenal el
cual se describe a continuación.
Primer quinquenio (1982-1987)
“GESTACIÓN”
Servientrega se crea el 29 de noviembre de 1982 por los hermanos Luz Mary y
Jesús Guerrero.
Segundo quinquenio (1988-1992)
“POSICIONAMIENTO”
Con el propósito de replicar el conocimiento de sus gestores y mantener la
memoria institucional, se crea el Estándar de Gestión Gerencial Modelo “S” que
se constituye el know how de Servientrega.
Tercer quinquenio (1993- 1997)
“DIVERSIFICACIÓN”
El talante emprendedor y la mente innovadora de los hermanos Guerrero
Hernández engendran la creación de nuevas empresas: Servientrega
Worldwide, CVLogistics, Efecty, Dimonex, Global Management, Timón, Red
interactiva y Totalseguros. A la par con la evolución de la marca, de las
soluciones y las redes de comercialización, cross docking y distribución se
construye en la plataforma del aeropuerto El Dorado de Bogotá, del más
moderno “centro internacional de logística de Latinoamérica”.
Cuarto quinquenio (1998- 2002)
“CONSOLIDACIÒN”
Se estructura la solución de Micromercado orientada al manejo de la logística
promocional, se crean los “Centros de Soluciones In Company” ubicados en las
oficinas y centros de producción de los Clientes.
Los procesos se certifican en normas internacionales de calidad y se fortalece
la sistematización y automatización de las operaciones con tecnología de
punta.
Quinto quinquenio (2003 - 2007)
“INTEGRACIÓN”
Servientrega afianza sus valores de marca: seguridad, compromiso, cercanía,
integralidad y globalidad. Para responder a las necesidades de los
consumidores, atender la celeridad impuesta por la globalización y la
virtualización, evoluciona su portafolio de productos a Soluciones por mercado
bajo la estrategia “Centro de Soluciones” sumando las ventajas competitivas de
cada una de las empresas que han nacido a partir de Servientrega.
Sexto quinquenio (2008 - 2012)
“EXPANSIÓN”
Servientrega evoluciona su portafolio de productos y servicios a Soluciones
Sectores de la Economía respaldado en la estrategia “Centro de Soluciones”.
Séptimo Quinquenio (2013 - 2017)
“SUSTENTABILIDAD”
Superados los quinquenios Gestación, Posicionamiento, Diversificación,
Consolidación, Integración y Expansión durante 30 años de evolución,
Servientrega se encamina a una nueva dimensión: La Sustentabilidad.
La Sustentabilidad enmarcada en Crecimiento Económico para consolidar
modelos de productividad a partir de la autogeneración de recursos.
La Sustentabilidad basada en la Equidad Social orientada a elevar el nivel de
satisfacción de los grupos de interés, partiendo que la responsabilidad social
empieza en casa.
La Sustentabilidad con Enfoque Ambiental buscando mitigar la huella de
carbono, haciendo más limpios los procesos, para reducir el impacto al medio
ambiente, haciendo eco al color de su marca y la estrategia “dejando huella
verde”.
2.2. TIPO DE EMPRESA
Servientrega es una sociedad anónima. Fundada por los hermanos Luz Mary y
Jesús Guerrero, quienes visualizan la oportunidad de mejorar la prestación del
servicio de transporte de sobres y paquetes. Con 17.500 pesos que logran
reunir de los beneficios percibidos como colaboradores en empresas de
transporte, constituyen el capital inicial de la empresa.
Compañía orientada a ofrecer a los clientes soluciones integrales de logística
en relación con el transporte, almacenamiento empaque y embalaje, logística
promocional y distribución de documentos y mercancía. Las alianzas
mundiales, les permite brindar a los clientes diferentes tiempos de entrega y
tarifas diferenciales de acuerdo a sus necesidades.
2.3. CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICAS Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO
El compromiso y la visión empresarial han llevado a Servientrega a
consolidarse en el mercado nacional; sus políticas y el compromiso de los
trabajadores han permitido que esta empresa supere los retos del mercado que
implican esfuerzos para lograr sobrevivir en un sector tan competitivo con
clientes exigentes. La consolidación y prestigio en el mercado colombiano
permitieron que Servientrega internacionalizara sus operaciones haciéndola
crecer a nivel mundial
2.4. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS FINANCIERAS
Basados en su doctrina Institucional enmarcada en Principios y Valores, en
Direccionamiento Estratégico del Séptimo Quinquenio “Sustentabilidad” que los
conduce a la equidad social, equilibrio ambiental y crecimiento económico, la
empresa se compromete a satisfacer las necesidades, expectativas y
compromisos, mediante las siguientes políticas:
 El cumplimiento de las leyes de la República de Colombia, la
normatividad aplicable a nuestra actividad económica y las directrices
institucionales.
 El mejoramiento continúo del Estándar Gerencial Modelo “S”.
 Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo y de responsabilidad
social empresarial.
 La implementación de controles para blindar a la Compañía de
actividades ilícitas.
 La gestión integral de riesgos orientada a prevenir sucesos que afecten
la integridad de los Colaboradores, la información, la infraestructura de
la Compañía, los bienes de terceros y la continuidad del negocio.
 El cumplimiento de las normas de seguridad de la información
garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
 La prevención de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales.
 La prevención de la contaminación ambiental, controlando el uso
eficiente y responsable de recursos naturales como agua y energía, el
control de emisiones atmosféricas y la correcta gestión y disposición de
residuos.
 La disponibilidad de los recursos necesarios para el cumplimiento de la
presente política.
2.5. PRINCIPALES PROVEEDORES
2.6. PRINCIPALES CLIENTES
3. AREAS SIGNIFICATIVAS
En la empresa Servientrega s.a., se auditaran los estados financieros con corte
a 31 de diciembre de 2.013. También se pretende revisar los mecanismos de
control en cuanto al ingreso de dinero provenientes de la prestación del servicio
de carga y los controles que se deben realizar en el área de tesorería.
4. PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS A UTILIZAR
4.1. PROCESOS PARA LA ELABORACIÓN DE AUDITORIA
 Radicación de la solicitud enviada por la empresa
 Presentación de la propuesta
 Estudio y concertación de la propuesta
 Evaluación y Estudio del área Financiera
 Evaluación y Estudio del área de tesorería
 Contratación
 Realización de investigaciones y verificación de las operaciones contables
y saldos en cuentas.
4.2. TÉCNICAS
 Verificación ocular: comparación, observación, revisión selectiva y rastreo.
 Verificación verbal: Indagación
 Verificación escrita: análisis. Conciliación y Confirmación
 Verificación Documental: comprobación y computación.
 Verificación física: Inspección
5. RIESGOS INHERENTES DE CONTROL
 En el manejo de cuentas por cobrar, una persona es la encargada de abrir
la tarjeta del cliente y atenderlo en el área de despacho de mercancías.
Riesgo Control: No hay segregación de funciones
Riesgo Inherente: Manipulación de datos
 Existe demora en el envió de pedidos, por encontrarse mal diligenciados,
ocasionando disgustos en el proveedor.
Riesgo Control: No hay revisión por el personal especializado en esta función.
Riesgo Inherente: Doble pago, doble facturación, doble contabilización.
 Se están recibiendo cheques posfechados, incumpliendo con una de las
políticas de la compañía.
Riesgo Control: No se están ejecutando los controles establecidos a los
funcionarios a cargo.
Riesgo Inherente: Malversación de fondos.
6. ALCANCES Y LIMITACIONES
 Se auditaran los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2013
 Se cuenta con la autorización del gerente de la empresa.
 Se tiene acceso a la información suministrada por el contador.
 Hay disposición y colaboración de la Tesorera.
7. VISITAS
 Visita Preliminar
 Visita durante el Desarrollo del Trabajo
 Visita Final
 Visita Posterior
8. FECHAS DE LAS REUNIONES
4 DE JUNIO - Conclusiones de la visita Preliminar
10 DE JUNIIO - Planeación del trabajo
14 DE JUNIO - Discutir y revisar el memorando de control interno
17 DE JUNIO - Discutir el informe final.
21 DE JUNIO - Entrega del informe final.
9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA
Por parte del cliente:
CARLOS HERNAN ROJAS Gerente
ALICIA PEREZ Tesorera
Por Parte de la Auditoria
SANDRA CASTILLO Directora de Auditoria
XIOMARA MENDEZ Subdirectora de Auditoria
IVAN PACHECO Auxiliar Principal de Auditoria
JONATHAN RAMIREZ Auxiliar del Auditor
MAIRA VELAZCO Auxiliar del Auditor
ANA ESPITIA Auxiliar del Auditor
10.COSTO DE LA AUDITORIA
Honorarios $3.000.000
Transporte $ 200.000
Papelería $ 50.000
Viáticos $ 60.000
TOTAL $3.310.000
AUDITORES KIPUS LTDA.
CONTADORES PÚBLICOS
Sandra Perez
SANDRA PEREZ
Tarjeta Profesional 400001-T

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Memorando de planeacion

  • 1. SERVIENTREGA NIT: PERIODO AUDITADO AÑO 2013 MEMORANDO DE PLANEACIÓN 1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la empresa para tal fin. 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los procedimientos internos.  Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes.  Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones.  Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones.  Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la compañía contra pérdidas de cualquier clase.  Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2013 2. INVESTIGACIÓN PRELIMILAR 2.1. RESEÑA HISTORICA SERVIENTREGA S.A. es una empresa que integra la cadena de abastecimiento, brindando soluciones integrales en logística y comunicaciones, pionera y líder en el sector dentro del mercado colombiano. Fue constituida jurídicamente el 29 de noviembre de 1982 gracias a los esfuerzos de sus socios y fundadores. El desarrollo y crecimiento de Servientrega se ha fundamentado en un modelo Estratégico Quinquenal el cual se describe a continuación. Primer quinquenio (1982-1987) “GESTACIÓN” Servientrega se crea el 29 de noviembre de 1982 por los hermanos Luz Mary y Jesús Guerrero.
  • 2. Segundo quinquenio (1988-1992) “POSICIONAMIENTO” Con el propósito de replicar el conocimiento de sus gestores y mantener la memoria institucional, se crea el Estándar de Gestión Gerencial Modelo “S” que se constituye el know how de Servientrega. Tercer quinquenio (1993- 1997) “DIVERSIFICACIÓN” El talante emprendedor y la mente innovadora de los hermanos Guerrero Hernández engendran la creación de nuevas empresas: Servientrega Worldwide, CVLogistics, Efecty, Dimonex, Global Management, Timón, Red interactiva y Totalseguros. A la par con la evolución de la marca, de las soluciones y las redes de comercialización, cross docking y distribución se construye en la plataforma del aeropuerto El Dorado de Bogotá, del más moderno “centro internacional de logística de Latinoamérica”. Cuarto quinquenio (1998- 2002) “CONSOLIDACIÒN” Se estructura la solución de Micromercado orientada al manejo de la logística promocional, se crean los “Centros de Soluciones In Company” ubicados en las oficinas y centros de producción de los Clientes. Los procesos se certifican en normas internacionales de calidad y se fortalece la sistematización y automatización de las operaciones con tecnología de punta. Quinto quinquenio (2003 - 2007) “INTEGRACIÓN” Servientrega afianza sus valores de marca: seguridad, compromiso, cercanía, integralidad y globalidad. Para responder a las necesidades de los consumidores, atender la celeridad impuesta por la globalización y la virtualización, evoluciona su portafolio de productos a Soluciones por mercado bajo la estrategia “Centro de Soluciones” sumando las ventajas competitivas de cada una de las empresas que han nacido a partir de Servientrega.
  • 3. Sexto quinquenio (2008 - 2012) “EXPANSIÓN” Servientrega evoluciona su portafolio de productos y servicios a Soluciones Sectores de la Economía respaldado en la estrategia “Centro de Soluciones”. Séptimo Quinquenio (2013 - 2017) “SUSTENTABILIDAD” Superados los quinquenios Gestación, Posicionamiento, Diversificación, Consolidación, Integración y Expansión durante 30 años de evolución, Servientrega se encamina a una nueva dimensión: La Sustentabilidad. La Sustentabilidad enmarcada en Crecimiento Económico para consolidar modelos de productividad a partir de la autogeneración de recursos. La Sustentabilidad basada en la Equidad Social orientada a elevar el nivel de satisfacción de los grupos de interés, partiendo que la responsabilidad social empieza en casa. La Sustentabilidad con Enfoque Ambiental buscando mitigar la huella de carbono, haciendo más limpios los procesos, para reducir el impacto al medio ambiente, haciendo eco al color de su marca y la estrategia “dejando huella verde”. 2.2. TIPO DE EMPRESA Servientrega es una sociedad anónima. Fundada por los hermanos Luz Mary y Jesús Guerrero, quienes visualizan la oportunidad de mejorar la prestación del servicio de transporte de sobres y paquetes. Con 17.500 pesos que logran reunir de los beneficios percibidos como colaboradores en empresas de transporte, constituyen el capital inicial de la empresa. Compañía orientada a ofrecer a los clientes soluciones integrales de logística en relación con el transporte, almacenamiento empaque y embalaje, logística promocional y distribución de documentos y mercancía. Las alianzas mundiales, les permite brindar a los clientes diferentes tiempos de entrega y tarifas diferenciales de acuerdo a sus necesidades. 2.3. CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICAS Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO El compromiso y la visión empresarial han llevado a Servientrega a consolidarse en el mercado nacional; sus políticas y el compromiso de los
  • 4. trabajadores han permitido que esta empresa supere los retos del mercado que implican esfuerzos para lograr sobrevivir en un sector tan competitivo con clientes exigentes. La consolidación y prestigio en el mercado colombiano permitieron que Servientrega internacionalizara sus operaciones haciéndola crecer a nivel mundial 2.4. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS FINANCIERAS Basados en su doctrina Institucional enmarcada en Principios y Valores, en Direccionamiento Estratégico del Séptimo Quinquenio “Sustentabilidad” que los conduce a la equidad social, equilibrio ambiental y crecimiento económico, la empresa se compromete a satisfacer las necesidades, expectativas y compromisos, mediante las siguientes políticas:  El cumplimiento de las leyes de la República de Colombia, la normatividad aplicable a nuestra actividad económica y las directrices institucionales.  El mejoramiento continúo del Estándar Gerencial Modelo “S”.  Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo y de responsabilidad social empresarial.  La implementación de controles para blindar a la Compañía de actividades ilícitas.  La gestión integral de riesgos orientada a prevenir sucesos que afecten la integridad de los Colaboradores, la información, la infraestructura de la Compañía, los bienes de terceros y la continuidad del negocio.  El cumplimiento de las normas de seguridad de la información garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.  La prevención de accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales.  La prevención de la contaminación ambiental, controlando el uso eficiente y responsable de recursos naturales como agua y energía, el control de emisiones atmosféricas y la correcta gestión y disposición de residuos.  La disponibilidad de los recursos necesarios para el cumplimiento de la presente política. 2.5. PRINCIPALES PROVEEDORES 2.6. PRINCIPALES CLIENTES
  • 5. 3. AREAS SIGNIFICATIVAS En la empresa Servientrega s.a., se auditaran los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2.013. También se pretende revisar los mecanismos de control en cuanto al ingreso de dinero provenientes de la prestación del servicio de carga y los controles que se deben realizar en el área de tesorería. 4. PROCEDIMIENTOS Y TECNICAS A UTILIZAR 4.1. PROCESOS PARA LA ELABORACIÓN DE AUDITORIA  Radicación de la solicitud enviada por la empresa  Presentación de la propuesta  Estudio y concertación de la propuesta  Evaluación y Estudio del área Financiera  Evaluación y Estudio del área de tesorería  Contratación  Realización de investigaciones y verificación de las operaciones contables y saldos en cuentas. 4.2. TÉCNICAS  Verificación ocular: comparación, observación, revisión selectiva y rastreo.  Verificación verbal: Indagación  Verificación escrita: análisis. Conciliación y Confirmación  Verificación Documental: comprobación y computación.  Verificación física: Inspección 5. RIESGOS INHERENTES DE CONTROL  En el manejo de cuentas por cobrar, una persona es la encargada de abrir la tarjeta del cliente y atenderlo en el área de despacho de mercancías. Riesgo Control: No hay segregación de funciones Riesgo Inherente: Manipulación de datos  Existe demora en el envió de pedidos, por encontrarse mal diligenciados, ocasionando disgustos en el proveedor. Riesgo Control: No hay revisión por el personal especializado en esta función. Riesgo Inherente: Doble pago, doble facturación, doble contabilización.
  • 6.  Se están recibiendo cheques posfechados, incumpliendo con una de las políticas de la compañía. Riesgo Control: No se están ejecutando los controles establecidos a los funcionarios a cargo. Riesgo Inherente: Malversación de fondos. 6. ALCANCES Y LIMITACIONES  Se auditaran los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2013  Se cuenta con la autorización del gerente de la empresa.  Se tiene acceso a la información suministrada por el contador.  Hay disposición y colaboración de la Tesorera. 7. VISITAS  Visita Preliminar  Visita durante el Desarrollo del Trabajo  Visita Final  Visita Posterior 8. FECHAS DE LAS REUNIONES 4 DE JUNIO - Conclusiones de la visita Preliminar 10 DE JUNIIO - Planeación del trabajo 14 DE JUNIO - Discutir y revisar el memorando de control interno 17 DE JUNIO - Discutir el informe final. 21 DE JUNIO - Entrega del informe final. 9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA Por parte del cliente: CARLOS HERNAN ROJAS Gerente ALICIA PEREZ Tesorera Por Parte de la Auditoria SANDRA CASTILLO Directora de Auditoria XIOMARA MENDEZ Subdirectora de Auditoria IVAN PACHECO Auxiliar Principal de Auditoria JONATHAN RAMIREZ Auxiliar del Auditor MAIRA VELAZCO Auxiliar del Auditor ANA ESPITIA Auxiliar del Auditor
  • 7. 10.COSTO DE LA AUDITORIA Honorarios $3.000.000 Transporte $ 200.000 Papelería $ 50.000 Viáticos $ 60.000 TOTAL $3.310.000 AUDITORES KIPUS LTDA. CONTADORES PÚBLICOS Sandra Perez SANDRA PEREZ Tarjeta Profesional 400001-T