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La GESTIÓN EFECTIVA
     DEL TIEMPO




           Antonio Pablo García Martín
                                     1
LA IMPORTANCIA DE ANALIZAR y MEJORAR
     LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

 Gestión de la vida = Gestión del tiempo
               El tiempo es irremplazable
                El tiempo es irreversible


¿Dedicamos el tiempo a los temas importantes de
                 nuestra vida?

 Debemos identificar nuestras metas vitales e identificar
cuales de las tareas diarias que realizamos se corresponden

                                                      2
LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA
  GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

      OPTIMIZANDO EL USO DE
       MI TIEMPO CONSEGUIRÉ



       MÁS                MENOS
                 con
   RENDIMIENTO           ESFUERZO


       MÁS                MENOS
                 con
     EFICACIA             FATIGA



       MÁS                MÁS SALUD
                  y
      ÉXITO            FÍSICA Y MENTAL
                                         3
ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y
     OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO
                                _
                    Funciones
     MI PAPEL                   _
    (Definic ión)               _



                          TAREAS PRIORITARIAS    TAREAS SECUNDARIAS
    OBJETIVOS                ( ACTIVAS )            ( REACTIVAS )
                                                 _
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                                                 _
                          _


   PLANIFICACIÓN
                                                DELEGAR



  PROGRAMACIÓN
                                                          PREVER
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                                                          HUECOS


     ACC IÓN Y
   SEGUIMIENTO




                                                                   4
   RESULTADOS
DETERMINAR PRIORIDADES
              10
                                          P1
                    MARCAR
IMPORTANCIA



                    PLAZOS
                               HACERLO YO YA
                       Y
                   ANOTAR EN         P2
                   LA AGENDA
                               P3
               5
                                  DELEGARLO
                                      O
                                 HACERLO YO          Al menos,
                               PERO DEDICANDO        reflexionar
                                 POCO TIEMPO
                                                     mínimamente
                                                     antes de
                                                     actuar.
               0        5                       10
                     URGENCI             A                    5
REGLA DEL 20/80

  20%


                   80%

  80%


                   20%

 TIEMPO       IMPORTANCIA
DEDICADO     DE LAS TAREAS
            O DE LOS CLIENTES
                           6
IDEAS PARA ORGANIZARSE (I)
• Alinear los objetivos vitales a las tareas diarias.

•Analizar las tareas diarias y evaluar su idoneidad. Plan de acción

•Centrarse en las aéreas clave de resultados (Poner foco)

•Establecimiento de Prioridades. Método ABCD.

•Aplicar la regla del 80/20

•Identificar los obstáculos clave.

•Mejorar en habilidades necesarias y claves.
                                                               7
•Realizar primero la tarea más difícil.
IDEAS PARA ORGANIZARSE (II)

•Saber decir NO si es adecuado (diplomacia y venderlo bien).

•Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo:
Establecer claramente tareas, objetivos y responsabilidades
favoreciendo la delegación.

• Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.

• No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.

• Rematar los temas: no dejar cosas a medias.

• Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo
       cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas. 8
IDEAS PARA ORGANIZARSE Y (III)
•Fundamental: Marcarse OBJETIVOS y ACTIVIDADES
PERSONALES y FAMILIARES/SOCIALES y programarlos
para cumplirlos.
•Planificar el día con antelación.
•Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente
• Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear,
      imaginar, soñar...
• Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE
TIEMPO:
   + Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN
   + Agenda siempre a mano para anotar ideas
                                                              9
   + Aprovechar esperas para leer temas de interés.
IDEAS PARA ORGANIZARSE (IV)


• Evitar quot;LADRONES DE TIEMPOquot; externos e internos:
      +     Personas “comedoras”de tiempo. (Diplomacia)
      +     Problemas... que no los son (situaciones a asumir).
      +     Lamentos del pasado.
      +     Temores infundados sobre el futuro.
      +     El hábito de DEMORAR.
      +     Manías, perfeccionismos...         (IMPULSORES).

                                                                  10
IDEAS PARA ORGANIZARSE. (V)
           Siete hábitos que deberías dejar ahora

•Responder a llamadas de números que no reconoces
•Mirar a primera hora el e-mail
•Asistir a reuniones que no tienen una agenda clara
• Mirar el email constantemente – Se debe procesar por lotes en horas
predefinidas
• No priorizar.
•Llevar la Blackberry contigo todo el tiempo
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                                                                 11
IMPULSORES (Que condicionan)

  IMPULSORES               INTERPRETACIÓN

                  •   Puedes cometer errores. No pasa
• SÉ PERFECTO         nada. Se aprende de ellos.
• SÉ FUERTE       •   Puedes mostrar tus sentimientos y
                      ciertas debilidades. Es positivo.

                  •   Puedes tomarte tu tiempo para hacer
• APRESÚRATE          las cosas. No hay que acelerarse.
• COMPLACE        •   Puedes hacer lo que te apetece.
                      Tienes tus derechos, uno de ellos es
                      decir que quot;noquot;.
                  •   Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el
• INTÉNTALO CON       esfuerzo preciso, ni más ni menos.
  FUERZA
                                                       12
Establecimiento del plan de acción personal


     OBJETIVO DE MEJORA   CÓMO LO VOY A CONSEGUIR   SEGUIMIENTO
                                                      (CUÁNDO)


1.


2.


3.


4.



                                                              13
Espero que te sea de utilidad

  Ahora Ponlo en Práctica

      Comprométete

      Muchas Gracias



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Organizacion Tiempo

  • 1. La GESTIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO Antonio Pablo García Martín 1
  • 2. LA IMPORTANCIA DE ANALIZAR y MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO Gestión de la vida = Gestión del tiempo El tiempo es irremplazable El tiempo es irreversible ¿Dedicamos el tiempo a los temas importantes de nuestra vida? Debemos identificar nuestras metas vitales e identificar cuales de las tareas diarias que realizamos se corresponden 2
  • 3. LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO OPTIMIZANDO EL USO DE MI TIEMPO CONSEGUIRÉ MÁS MENOS con RENDIMIENTO ESFUERZO MÁS MENOS con EFICACIA FATIGA MÁS MÁS SALUD y ÉXITO FÍSICA Y MENTAL 3
  • 4. ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO _ Funciones MI PAPEL _ (Definic ión) _ TAREAS PRIORITARIAS TAREAS SECUNDARIAS OBJETIVOS ( ACTIVAS ) ( REACTIVAS ) _ _ _ _ _ _ PLANIFICACIÓN DELEGAR PROGRAMACIÓN PREVER Mes /Semana/Día HUECOS ACC IÓN Y SEGUIMIENTO 4 RESULTADOS
  • 5. DETERMINAR PRIORIDADES 10 P1 MARCAR IMPORTANCIA PLAZOS HACERLO YO YA Y ANOTAR EN P2 LA AGENDA P3 5 DELEGARLO O HACERLO YO Al menos, PERO DEDICANDO reflexionar POCO TIEMPO mínimamente antes de actuar. 0 5 10 URGENCI A 5
  • 6. REGLA DEL 20/80 20% 80% 80% 20% TIEMPO IMPORTANCIA DEDICADO DE LAS TAREAS O DE LOS CLIENTES 6
  • 7. IDEAS PARA ORGANIZARSE (I) • Alinear los objetivos vitales a las tareas diarias. •Analizar las tareas diarias y evaluar su idoneidad. Plan de acción •Centrarse en las aéreas clave de resultados (Poner foco) •Establecimiento de Prioridades. Método ABCD. •Aplicar la regla del 80/20 •Identificar los obstáculos clave. •Mejorar en habilidades necesarias y claves. 7 •Realizar primero la tarea más difícil.
  • 8. IDEAS PARA ORGANIZARSE (II) •Saber decir NO si es adecuado (diplomacia y venderlo bien). •Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo: Establecer claramente tareas, objetivos y responsabilidades favoreciendo la delegación. • Agrupar ACTIVIDADES COMUNES. • No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien. • Rematar los temas: no dejar cosas a medias. • Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas. 8
  • 9. IDEAS PARA ORGANIZARSE Y (III) •Fundamental: Marcarse OBJETIVOS y ACTIVIDADES PERSONALES y FAMILIARES/SOCIALES y programarlos para cumplirlos. •Planificar el día con antelación. •Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente • Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar, crear, imaginar, soñar... • Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE TIEMPO: + Buena ESCUCHA ACTIVA con REFORMULACIÓN + Agenda siempre a mano para anotar ideas 9 + Aprovechar esperas para leer temas de interés.
  • 10. IDEAS PARA ORGANIZARSE (IV) • Evitar quot;LADRONES DE TIEMPOquot; externos e internos: + Personas “comedoras”de tiempo. (Diplomacia) + Problemas... que no los son (situaciones a asumir). + Lamentos del pasado. + Temores infundados sobre el futuro. + El hábito de DEMORAR. + Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES). 10
  • 11. IDEAS PARA ORGANIZARSE. (V) Siete hábitos que deberías dejar ahora •Responder a llamadas de números que no reconoces •Mirar a primera hora el e-mail •Asistir a reuniones que no tienen una agenda clara • Mirar el email constantemente – Se debe procesar por lotes en horas predefinidas • No priorizar. •Llevar la Blackberry contigo todo el tiempo •No apuntar cosas 11
  • 12. IMPULSORES (Que condicionan) IMPULSORES INTERPRETACIÓN • Puedes cometer errores. No pasa • SÉ PERFECTO nada. Se aprende de ellos. • SÉ FUERTE • Puedes mostrar tus sentimientos y ciertas debilidades. Es positivo. • Puedes tomarte tu tiempo para hacer • APRESÚRATE las cosas. No hay que acelerarse. • COMPLACE • Puedes hacer lo que te apetece. Tienes tus derechos, uno de ellos es decir que quot;noquot;. • Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el • INTÉNTALO CON esfuerzo preciso, ni más ni menos. FUERZA 12
  • 13. Establecimiento del plan de acción personal OBJETIVO DE MEJORA CÓMO LO VOY A CONSEGUIR SEGUIMIENTO (CUÁNDO) 1. 2. 3. 4. 13
  • 14. Espero que te sea de utilidad Ahora Ponlo en Práctica Comprométete Muchas Gracias 14

Notas del editor

  1. <number><number>