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Prácticas PGSI
Práctica 5. Seguimiento y Control de
             un Proyecto
Introducción
   Seguimiento:
       Proceso de recoger e introducir información de las tareas en la
       programación
            Ejemplo: fechas reales de comienzo o fin
       Se puede obtener ventaja sobre tareas que se adelantan
       respecto de su duración prevista
       Se pueden tomar decisiones ante tareas que se retrasan de
       acuerdo a lo previsto
       Se basa en la introducción de información de ejecución real del
       proyecto
  Objetivos:
       Controlar el progreso actual de las tareas
       Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea
       Comparar datos de la línea de base con la información actual y
       real
Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede
    comenzar el seguimiento
    Cuando se introduce el progreso real de las tareas el
    proyecto se recalcula automáticamente
         Las tareas que no han progresado son reprogramadas en
         base a los datos actuales, dependencias tareas, recursos y
         limitaciones
    Tres tipos de fechas para cada tarea:
         Prevista
         Real
         Actual


Félix O. García
Seguimiento del Progreso

Tipo de Fecha                              Descripción
      Prevista       Tareas que aún no han comenzado o están en progreso
                     Estas fechas cambian a medida que progresa el proyecto
                     Una vez iniciadas las tareas, se introduce información real sobre
                  ellas
         Real        Tareas que están en progreso o han terminado
                     Estas fechas no cambian una vez realizado el seguimiento de una
                  tarea, a menos que sean editadas


       Actual        Fechas planificadas originalmente.
                     Estas fechas se usan para comparar el plan original con las fechas
                  reales y las fechas previstas.
                     Las fechas actuales no cambian



Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Fases del proyecto:
        Planificación  Fechas Previstas
        Una vez definida línea base:
             Fechas Previstas   Fechas actuales
        A medida que se van realizando tareas, las fechas previstas y
        las fechas reales van coincidiendo
        Cuando termina el proyecto, coinciden todas las fechas
        previstas y reales
   Seguimiento en Project:




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     Introducción de la Información del Progreso Real:

         Project permite introducir 5 tipos de datos reales:
              Fechas reales de comienzo y fin
              Porcentaje Completado
              Duración real y duración restante
              Trabajo real y trabajo restante
              Costos reales y costos restantes

         Posibilidades:
              Actualizar Tarea
              Información de la Tarea
              Tabla de Seguimiento
              Barra Herramientas Seguimiento

Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     Introducción de una fecha real de fin para las tareas:
         Ejemplo: Seguimiento.mpp
         Seleccionar Escribir Propuesta
         Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

       Introducción de una fecha real de fin para las tareas:
           Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas
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Porcentaje Completado




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  Félix O. García
Seguimiento del Progreso

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         Seleccionar Negociar Nuevo Alquiles
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Félix O. García
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Porcentaje Completado

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                                                        Recalculada




Fecha Comienzo Real como Prevista

  Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     Introducción de un porcentaje completado:
         Más Vistas – Hoja de Tareas
         Ver – Tabla – Seguimiento – Barra Herramientas Seg
         Seleccionar Terminar Dibujos
         Barra Seguimiento pulsar 75% completado




         Fecha de comienzo real como prevista
         Las duraciones real y restante se actualizan según lo
         programado

Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     Introducción del trabajo real:
         Más Vistas – Uso de Tareas
         Formato – Detalles – Trabajo Real
         Ver – Tabla – Seguimiento
         Seleccionar Terminar Dibujos




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

     División de Tareas:
         Una tarea puede ser dividida o reprogramada para
         interrumpir el trabajo y reanudar el restante en un punto
         posterior de la programación
         Modos de interrupción:
              Lo sabemos en la planificación (al crearla)
              Se interrumpe una vez comenzada




         Barra Herr. Estándar Dividir Tarea – Puntero Ratón


Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Actualización del resto del Proyecto:
         Tareas que no tienen lugar según lo previsto tienen
         que ser actualizadas antes de actualizar el resto de
         la programación
         Tareas según lo previsto    Actualizar Proyecto o
         Actualizar según Programación




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Actualización del proyecto según la programación:
         Herramientas – Seguimiento – Actualizar Proyecto
         Actualizar Trabajo Completado Al  8 Octubre 1998
              La programación será actualizada hasta el jueves 8/10/98
         Opción Porcentaje Completado
         Opción Proyecto Completo



     Las tareas programadas para
  comenzar el 8/10/98 o en una fecha
   anterior son actualizadas según la
             programación

Félix O. García
Seguimiento del Progreso

      Comparación de una línea base con los datos reales:
        Línea Base
              Base para comparar costos, trabajo y fechas para todas
              las tareas y recursos
         Al comparar el proyecto con la línea base se puede
         controlar:
              Las tareas se realizan según lo programado
              Los recursos están desarrollando su trabajo
              Costos no se salen del presupuesto
         Las líneas base y datos reales pueden verse:
              Gráficamente en diagramas
              Numéricamente en Tablas

Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Comparación de una línea base con los datos reales:
   Herramienta         Tipo                        Descripción
Gantt de             Gráfico     Información Real y de la línea de base de las
Seguimiento                      tareas en formato gráfico
Variación            Tabla       Diferencia entre la información real y la de la
                                 línea de base
Trabajo              Tabla       Horas de trabajo reales y de la línea base
                                 mostrando las variaciones
Costo                Tabla       Costos reales y de la línea base mostrando las
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Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Mostrar el Diagrama de Gantt de Seguimiento:
      Barra Vistas – Gantt de Seguimiento




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

    Vistas en Tablas




Félix O. García
Seguimiento del Progreso

      Visualización de Líneas de Progreso:
         Línea Progreso, representación visual del progreso de un
         proyecto
         Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y Gantt
         Seguimiento
         Picos a la izquierda – trabajo retrasado vs previsto
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         Modos:
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Félix O. García
Seguimiento del Progreso

      Aplicación de Líneas de Progreso:
         Archivo Lineas.mpp
         Más Vistas – Gantt Seguimiento
         Seleccionar tarea 29
         Barra Herramientas Seguimiento – Agregar Línea de Progreso
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Félix O. García
Seguimiento de Costos
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Félix O. García
Seguimiento de Costos
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Félix O. García
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Félix O. García
Seguimiento de Costos
   Ejemplo de Seguimiento de Costos:
       Tarea Probar el programa en el plan del proyecto y se asigna un revisor
       del contrato a dicha tarea a un costo de 40 € por hora
       Se especifica una duración de 10 días (8 horas por día) y después se
       guarda una línea de base
       Transcurridos cinco días, se determina que la tarea está a medio
       terminar y se marca en Microsoft Project como completada al 50%.
       En la vista Hoja de tareas, se aplica la tabla Costo.
            En el campo Costo previsto, Microsoft Project muestra el costo previsto de la
            tarea, 3.200 €, que ha calculado multiplicando la estimación original de 10
            días de duración (80 horas) por la tasa estándar del revisor de 40 dólares por
            hora.
            Puesto que la tarea no ha ocasionado ningún costo no planeado en los cinco
            primeros días, el campo Costo real muestra exactamente el costo real de la
            tarea hasta la fecha. En este caso, costo real = trabajo real * tasa estándar o
            40 horas * 40 € por hora = 1.600 €. (Trabajo de horas extra, costos por uso y
            costos fijos también pueden incluirse en un costo real).
Félix O. García
Seguimiento del Proyecto
     Ejemplo de Seguimiento de Costos:

         El costo restante se calcula mediante la fórmula costo restante
         = trabajo restante * tasa estándar o 40 horas * 40 € por hora
         = 1.600 €.

         En el campo Costo total, Microsoft Project muestra el costo
         programado, que calcula de acuerdo a la fórmula costo
         programado = costo real + costo restante o 1.600 € + 1.600 €
         = 3.200 €.

         Como el costo programado es igual al costo previsto, el campo
         Variación muestra una variación de costo de 0.00 €, lo que
         significa que la tarea se ajusta exactamente al presupuesto.

Félix O. García

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PROJECT 5

  • 1. Prácticas PGSI Práctica 5. Seguimiento y Control de un Proyecto
  • 2. Introducción Seguimiento: Proceso de recoger e introducir información de las tareas en la programación Ejemplo: fechas reales de comienzo o fin Se puede obtener ventaja sobre tareas que se adelantan respecto de su duración prevista Se pueden tomar decisiones ante tareas que se retrasan de acuerdo a lo previsto Se basa en la introducción de información de ejecución real del proyecto Objetivos: Controlar el progreso actual de las tareas Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea Comparar datos de la línea de base con la información actual y real Félix O. García
  • 3. Seguimiento del Progreso Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede comenzar el seguimiento Cuando se introduce el progreso real de las tareas el proyecto se recalcula automáticamente Las tareas que no han progresado son reprogramadas en base a los datos actuales, dependencias tareas, recursos y limitaciones Tres tipos de fechas para cada tarea: Prevista Real Actual Félix O. García
  • 4. Seguimiento del Progreso Tipo de Fecha Descripción Prevista Tareas que aún no han comenzado o están en progreso Estas fechas cambian a medida que progresa el proyecto Una vez iniciadas las tareas, se introduce información real sobre ellas Real Tareas que están en progreso o han terminado Estas fechas no cambian una vez realizado el seguimiento de una tarea, a menos que sean editadas Actual Fechas planificadas originalmente. Estas fechas se usan para comparar el plan original con las fechas reales y las fechas previstas. Las fechas actuales no cambian Félix O. García
  • 5. Seguimiento del Progreso Fases del proyecto: Planificación Fechas Previstas Una vez definida línea base: Fechas Previstas Fechas actuales A medida que se van realizando tareas, las fechas previstas y las fechas reales van coincidiendo Cuando termina el proyecto, coinciden todas las fechas previstas y reales Seguimiento en Project: Félix O. García
  • 6. Seguimiento del Progreso Introducción de la Información del Progreso Real: Project permite introducir 5 tipos de datos reales: Fechas reales de comienzo y fin Porcentaje Completado Duración real y duración restante Trabajo real y trabajo restante Costos reales y costos restantes Posibilidades: Actualizar Tarea Información de la Tarea Tabla de Seguimiento Barra Herramientas Seguimiento Félix O. García
  • 7. Seguimiento del Progreso Introducción de una fecha real de fin para las tareas: Ejemplo: Seguimiento.mpp Seleccionar Escribir Propuesta Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas Félix O. García
  • 8. Seguimiento del Progreso Introducción de una fecha real de fin para las tareas: Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas Duración real recalculada a 2 días Porcentaje Completado Fecha Comienzo Real como Prevista Datos previstos = Datos reales Félix O. García
  • 9. Seguimiento del Progreso Introducción de duraciones reales y restantes: Seleccionar Negociar Nuevo Alquiles Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas Félix O. García
  • 10. Seguimiento del Progreso Introducción de una fecha real de fin para las tareas: Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas Porcentaje Completado Fecha Fin Recalculada Fecha Comienzo Real como Prevista Félix O. García
  • 11. Seguimiento del Progreso Introducción de un porcentaje completado: Más Vistas – Hoja de Tareas Ver – Tabla – Seguimiento – Barra Herramientas Seg Seleccionar Terminar Dibujos Barra Seguimiento pulsar 75% completado Fecha de comienzo real como prevista Las duraciones real y restante se actualizan según lo programado Félix O. García
  • 12. Seguimiento del Progreso Introducción del trabajo real: Más Vistas – Uso de Tareas Formato – Detalles – Trabajo Real Ver – Tabla – Seguimiento Seleccionar Terminar Dibujos Félix O. García
  • 13. Seguimiento del Progreso División de Tareas: Una tarea puede ser dividida o reprogramada para interrumpir el trabajo y reanudar el restante en un punto posterior de la programación Modos de interrupción: Lo sabemos en la planificación (al crearla) Se interrumpe una vez comenzada Barra Herr. Estándar Dividir Tarea – Puntero Ratón Félix O. García
  • 14. Seguimiento del Progreso Actualización del resto del Proyecto: Tareas que no tienen lugar según lo previsto tienen que ser actualizadas antes de actualizar el resto de la programación Tareas según lo previsto Actualizar Proyecto o Actualizar según Programación Félix O. García
  • 15. Seguimiento del Progreso Actualización del proyecto según la programación: Herramientas – Seguimiento – Actualizar Proyecto Actualizar Trabajo Completado Al 8 Octubre 1998 La programación será actualizada hasta el jueves 8/10/98 Opción Porcentaje Completado Opción Proyecto Completo Las tareas programadas para comenzar el 8/10/98 o en una fecha anterior son actualizadas según la programación Félix O. García
  • 16. Seguimiento del Progreso Comparación de una línea base con los datos reales: Línea Base Base para comparar costos, trabajo y fechas para todas las tareas y recursos Al comparar el proyecto con la línea base se puede controlar: Las tareas se realizan según lo programado Los recursos están desarrollando su trabajo Costos no se salen del presupuesto Las líneas base y datos reales pueden verse: Gráficamente en diagramas Numéricamente en Tablas Félix O. García
  • 17. Seguimiento del Progreso Comparación de una línea base con los datos reales: Herramienta Tipo Descripción Gantt de Gráfico Información Real y de la línea de base de las Seguimiento tareas en formato gráfico Variación Tabla Diferencia entre la información real y la de la línea de base Trabajo Tabla Horas de trabajo reales y de la línea base mostrando las variaciones Costo Tabla Costos reales y de la línea base mostrando las variaciones Costo mayor que el Filtro de Muestra todas las tareas con un costo mayor al presupuestado Tareas de la línea base Tareas Propuestas Filtro de Muestra todas las tareas retrasadas respecto a Tareas lo programado Trabajo Filtro de Recursos con trabajo previsto mayor que el de sobrepresupuestado Recursos la línea base Félix O. García
  • 18. Seguimiento del Progreso Mostrar el Diagrama de Gantt de Seguimiento: Barra Vistas – Gantt de Seguimiento Félix O. García
  • 19. Seguimiento del Progreso Vistas en Tablas Félix O. García
  • 20. Seguimiento del Progreso Visualización de Líneas de Progreso: Línea Progreso, representación visual del progreso de un proyecto Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y Gantt Seguimiento Picos a la izquierda – trabajo retrasado vs previsto Picos a la derecha – trabajo avanzado vs previsto Modos: Seguimiento – Agregar Línea Progreso Cuadro Diálogo Líneas de Progreso Félix O. García
  • 21. Seguimiento del Progreso Aplicación de Líneas de Progreso: Archivo Lineas.mpp Más Vistas – Gantt Seguimiento Seleccionar tarea 29 Barra Herramientas Seguimiento – Agregar Línea de Progreso Situar el puntero del ratón sobre diagrama de Gantt hasta que la sugerencia muestre como fecha de progreso el 25 Nov 1998 y pulsar botón izqdo Félix O. García
  • 22. Seguimiento de Costos Proyecto – Información Proyecto - Estadísticas Félix O. García
  • 23. Seguimiento de Costos Ver Costos de Tareas Ver-Diagrama Gantt Ver – Tabla - Costo Félix O. García
  • 24. Seguimiento de Costos Ver Costos de Recursos Ver-Hoja de Recursos Ver – Tabla - Costo Félix O. García
  • 25. Seguimiento de Costos Ejemplo de Seguimiento de Costos: Tarea Probar el programa en el plan del proyecto y se asigna un revisor del contrato a dicha tarea a un costo de 40 € por hora Se especifica una duración de 10 días (8 horas por día) y después se guarda una línea de base Transcurridos cinco días, se determina que la tarea está a medio terminar y se marca en Microsoft Project como completada al 50%. En la vista Hoja de tareas, se aplica la tabla Costo. En el campo Costo previsto, Microsoft Project muestra el costo previsto de la tarea, 3.200 €, que ha calculado multiplicando la estimación original de 10 días de duración (80 horas) por la tasa estándar del revisor de 40 dólares por hora. Puesto que la tarea no ha ocasionado ningún costo no planeado en los cinco primeros días, el campo Costo real muestra exactamente el costo real de la tarea hasta la fecha. En este caso, costo real = trabajo real * tasa estándar o 40 horas * 40 € por hora = 1.600 €. (Trabajo de horas extra, costos por uso y costos fijos también pueden incluirse en un costo real). Félix O. García
  • 26. Seguimiento del Proyecto Ejemplo de Seguimiento de Costos: El costo restante se calcula mediante la fórmula costo restante = trabajo restante * tasa estándar o 40 horas * 40 € por hora = 1.600 €. En el campo Costo total, Microsoft Project muestra el costo programado, que calcula de acuerdo a la fórmula costo programado = costo real + costo restante o 1.600 € + 1.600 € = 3.200 €. Como el costo programado es igual al costo previsto, el campo Variación muestra una variación de costo de 0.00 €, lo que significa que la tarea se ajusta exactamente al presupuesto. Félix O. García