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PROYECTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
INTRODUCCIÓNLa formación por proyecto posibilita el desarrollo de competencias especificas a través de procesos de un enfoque de tipo formativo en que las actividades son objeto directo de aprendizaje y son el verdadero instrumento mediante el cual se desarrolla las potencialidades.
OBJETIVO GENERALESTrabajar por proyectos, como una metodología del aprendizaje en la formación por competencias, que permita la transferencia del conocimiento adquirido por el estudiante. Aprender con sentido y trasferir el conocimiento adquirido en el aula y taller de clases, a situaciones reales , permitiéndonos  demostrar nuestro aprendizaje en contextos diversos de la vida cotidiana, social y laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOSOrganizar documentación que se encuentra en los archivos de gestión de la secretaria de educación distrital perteneciente a las siguientes dependencias: Oficina de Gestión Administrativa Docente; Oficina de Inspección y Vigilancia y Cobertura Educativa.
Desarrollar el proyecto en un tiempo determinado por medio de la realización de actividades y el uso eficiente de recursos.JUSTIFICACIÓNLa organización de estos archivos permite, a la secretaria de educación, tener organizado y documentado los planes programas y proyectos que adelanta la secretaria de educación, y disponer justo a tiempo la información para la vigilancia de las entidades educativas.
DEPENDENCIA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTEPOR: LEIDY MENDOZA OYOLA.       LORAINE SANTOS CÁRDENAS.        MELISSA NORIEGA DE LA ROSA.
HISTORIA:Encontramos el archivo en inadecuadas condiciones (carpetas deterioradas, documentos fuera de las carpetas, AZ en mal posición en su respectivo mueble; sin orden ni rótulos, carpetas en mal posición)
También encontramos unidades de conservación mal ubicadas y en muebles no correspondiente que veremos en las siguientes imágenes:
Presentacion  proyecto secretaria de educación
Carpetas ubicadas en lugares menos adecuados:
Objetos u otros implementos que no deben estar en los muebles de archivo y en el lugar de trabajo:
Pero no todo fue desorden,encontramos archivos bien ordenados:
¿Que hicimos en la dependencia gestión administrativa docente?ANTESDESPUES
ACTIVIDADESLuego de encontrar el archivo en las condiciones que ya vieron anteriormente, empezamos a ordenar las carpetas que contienen protocolización de docentes y partes administrativas de los colegios privados con el orden alfanumérico, asignándole a cada carpeta la letra ordenada alfabéticamente un color y uno número (consecutivo para cada letra) para su mejor ubicación.En total 972 carpetas ordenadas, prácticamente organizadas ya que se están describiendo utilizando una base de datos y un inventario donde alimentamos con los siguientes datos:
Inventario:Código (orden alfanumérico)Nombre del colegioFechas extremas de protocolizaciónUnidad de conservaciónNúmero de folios y Signatura topográfica.Base de dato:Código (orden alfanumérico)Nombre del colegioFechas de protocolizaciónSerie documentalUbicación del colegioNombre de quien diligencia la protocolizaciónSignatura topográfica
OTRAS ACTIVIDADES A REALIZAR:Con las AZ:Colocar rótulos indicando la serie documental que contiene (resolución de escalafón), y el año.
Cambiar la documentación que contienen las AZ (hojas de vida de docentes privados) a legajos, por motivo de deterioro de la documentación dentro de las AZ, siendo así cambiados a legajos para su mayor conservación.B.  Carpetas que contienen las protocolizaciones:Inventariar las carpetas.
Alimentar carpetas Y
Alimentarlas en la base de datos.Muebles utilizados en el archivo:Archivo rotante.
Estantería abierta.
Folderama.Unidad de conservación utilizada en el archivo:AZ.
Carpetas con pestañas verticales.
Legajos.                                            SEÑALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS: SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLAGESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTEPROTOCOLIZACIÓN DE DOCENTES Y PARTES ADMINISTRATIVAS DE LOS COLEGIOS PRIVADOSMODULO	ESTANTE	      I	     1	COMO VISIONVamos a entregar el archivo de gestión administrativa docente organizada y con una base de datos con 957 registros  que contienen información acerca de instituciones educativas y los años en protocolización.  Igual que todas las AZ señalizadas para su mejor ubicación.
DEPENDENCIA INSPECCION Y VIGILANCIAPOR: RITA MARCELA MERCADO QUINTEROMARIA FERNANDA QUINTERO HURTADO
ANTES
ACTIVIDADESAdecuamos el sitio de trabajo para empezar nuestra actividad y reordenar la documentación por series documentales de los expedientes de las instituciones educativas oficiales, privadas,ETDH e inactivos. Ubicando la documentación en los 4 módulos del mueble de archivo.Luego empezamos a rotular multicarpetas (se le escribe el numero consecutivo en  un rectángulo de cartulina y se le adhiere a la parte superior derecha logrando así, que sea mas visible).
ASI QUEDO ORDENADAS LAS CARPETAS, CON UN EL ORDEN DE NÚMERO CONSECUTIVO
Luego realizamos tratamiento físico que consiste en:                                       1. Quitar ganchos oxidados o colocarlos cuando no los tengan.  2. Quitar grapas oxidadas.                                                                      3. Cambiar las carpetas que se encuentren en mal estado.ACTIVIDADES A REALIZAREstamos  realizando un inventario para digitar en la base de datos la información de las instituciones educativas que hacen falta por registrar,  y alimentamos los expedientes con  la documentación que llega a la dependencia para ser tramitada.
COMO VISIONVamos a entregar organizadas 1.200 multicarpetas ubicadas en el archivo de gestión de la dependencia Inspección y Vigilancia según las series documentales. Y una base de datos con 500 registros que contiene información acerca de instituciones educativas y ETDH
DEPENDENCIA COLEGIOS DESAPARECIDOSPOR: MARIA MONICA CASTILLO ALVARES

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Presentacion proyecto secretaria de educación

  • 1. PROYECTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
  • 2. INTRODUCCIÓNLa formación por proyecto posibilita el desarrollo de competencias especificas a través de procesos de un enfoque de tipo formativo en que las actividades son objeto directo de aprendizaje y son el verdadero instrumento mediante el cual se desarrolla las potencialidades.
  • 3. OBJETIVO GENERALESTrabajar por proyectos, como una metodología del aprendizaje en la formación por competencias, que permita la transferencia del conocimiento adquirido por el estudiante. Aprender con sentido y trasferir el conocimiento adquirido en el aula y taller de clases, a situaciones reales , permitiéndonos demostrar nuestro aprendizaje en contextos diversos de la vida cotidiana, social y laboral.
  • 4. OBJETIVOS ESPECIFICOSOrganizar documentación que se encuentra en los archivos de gestión de la secretaria de educación distrital perteneciente a las siguientes dependencias: Oficina de Gestión Administrativa Docente; Oficina de Inspección y Vigilancia y Cobertura Educativa.
  • 5. Desarrollar el proyecto en un tiempo determinado por medio de la realización de actividades y el uso eficiente de recursos.JUSTIFICACIÓNLa organización de estos archivos permite, a la secretaria de educación, tener organizado y documentado los planes programas y proyectos que adelanta la secretaria de educación, y disponer justo a tiempo la información para la vigilancia de las entidades educativas.
  • 6. DEPENDENCIA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTEPOR: LEIDY MENDOZA OYOLA. LORAINE SANTOS CÁRDENAS. MELISSA NORIEGA DE LA ROSA.
  • 7. HISTORIA:Encontramos el archivo en inadecuadas condiciones (carpetas deterioradas, documentos fuera de las carpetas, AZ en mal posición en su respectivo mueble; sin orden ni rótulos, carpetas en mal posición)
  • 8. También encontramos unidades de conservación mal ubicadas y en muebles no correspondiente que veremos en las siguientes imágenes:
  • 10. Carpetas ubicadas en lugares menos adecuados:
  • 11. Objetos u otros implementos que no deben estar en los muebles de archivo y en el lugar de trabajo:
  • 12. Pero no todo fue desorden,encontramos archivos bien ordenados:
  • 13. ¿Que hicimos en la dependencia gestión administrativa docente?ANTESDESPUES
  • 14. ACTIVIDADESLuego de encontrar el archivo en las condiciones que ya vieron anteriormente, empezamos a ordenar las carpetas que contienen protocolización de docentes y partes administrativas de los colegios privados con el orden alfanumérico, asignándole a cada carpeta la letra ordenada alfabéticamente un color y uno número (consecutivo para cada letra) para su mejor ubicación.En total 972 carpetas ordenadas, prácticamente organizadas ya que se están describiendo utilizando una base de datos y un inventario donde alimentamos con los siguientes datos:
  • 15. Inventario:Código (orden alfanumérico)Nombre del colegioFechas extremas de protocolizaciónUnidad de conservaciónNúmero de folios y Signatura topográfica.Base de dato:Código (orden alfanumérico)Nombre del colegioFechas de protocolizaciónSerie documentalUbicación del colegioNombre de quien diligencia la protocolizaciónSignatura topográfica
  • 16. OTRAS ACTIVIDADES A REALIZAR:Con las AZ:Colocar rótulos indicando la serie documental que contiene (resolución de escalafón), y el año.
  • 17. Cambiar la documentación que contienen las AZ (hojas de vida de docentes privados) a legajos, por motivo de deterioro de la documentación dentro de las AZ, siendo así cambiados a legajos para su mayor conservación.B. Carpetas que contienen las protocolizaciones:Inventariar las carpetas.
  • 19. Alimentarlas en la base de datos.Muebles utilizados en el archivo:Archivo rotante.
  • 21. Folderama.Unidad de conservación utilizada en el archivo:AZ.
  • 23. Legajos. SEÑALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS: SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLAGESTIÓN ADMINISTRATIVA DOCENTEPROTOCOLIZACIÓN DE DOCENTES Y PARTES ADMINISTRATIVAS DE LOS COLEGIOS PRIVADOSMODULO ESTANTE I 1 COMO VISIONVamos a entregar el archivo de gestión administrativa docente organizada y con una base de datos con 957 registros que contienen información acerca de instituciones educativas y los años en protocolización. Igual que todas las AZ señalizadas para su mejor ubicación.
  • 24. DEPENDENCIA INSPECCION Y VIGILANCIAPOR: RITA MARCELA MERCADO QUINTEROMARIA FERNANDA QUINTERO HURTADO
  • 25. ANTES
  • 26. ACTIVIDADESAdecuamos el sitio de trabajo para empezar nuestra actividad y reordenar la documentación por series documentales de los expedientes de las instituciones educativas oficiales, privadas,ETDH e inactivos. Ubicando la documentación en los 4 módulos del mueble de archivo.Luego empezamos a rotular multicarpetas (se le escribe el numero consecutivo en un rectángulo de cartulina y se le adhiere a la parte superior derecha logrando así, que sea mas visible).
  • 27. ASI QUEDO ORDENADAS LAS CARPETAS, CON UN EL ORDEN DE NÚMERO CONSECUTIVO
  • 28. Luego realizamos tratamiento físico que consiste en: 1. Quitar ganchos oxidados o colocarlos cuando no los tengan. 2. Quitar grapas oxidadas. 3. Cambiar las carpetas que se encuentren en mal estado.ACTIVIDADES A REALIZAREstamos realizando un inventario para digitar en la base de datos la información de las instituciones educativas que hacen falta por registrar, y alimentamos los expedientes con la documentación que llega a la dependencia para ser tramitada.
  • 29. COMO VISIONVamos a entregar organizadas 1.200 multicarpetas ubicadas en el archivo de gestión de la dependencia Inspección y Vigilancia según las series documentales. Y una base de datos con 500 registros que contiene información acerca de instituciones educativas y ETDH
  • 30. DEPENDENCIA COLEGIOS DESAPARECIDOSPOR: MARIA MONICA CASTILLO ALVARES
  • 31. HISTORIAEncontramos el archivo con la documentación guardada en módulos conformados por estantería abierta, donde realice las siguientes actividades:Revise el modulo 9 estante 18,19 y los entrepaño 1 y 2, los cuales verifique y realice una base de datos en soporte papel para registrar los libros de calificaciones de cada colegio con los años desde que inicio su registro con sus calificaciones hasta su registro final, de cada grado cursado por el estudiante y las jornadas de la institución.La base de datos contiene los siguientes campos:Serie documental
  • 33. Año
  • 34. Nivel ( preescolar, primaria, bachillerato)
  • 38. Notas otra actividadRotule libros de calificaciones en un orden numérico consecutivo, total 20 libros.
  • 39. DEPENDENCIA DE COBERTURA EDUCATIVAPOR: NELSÓN PALMERA
  • 40. ACTIVIDADIdentificación y clasificación de contratos de administración y prestación de recursos educativos de cada colegio correspondiente del año 2006.
  • 41. Luego anexe a cada carpeta ( de cada colegio) sus documentos.
  • 42. Realice inventario que contiene numero consecutivo y nombre del colegio.PRODUCTOS A ENTREGARDespués que se encuentren todos los documentos en las carpetas de cada colegio y ya estén ordenadas prosigo a legajarlos para luego archivarlos en cajas inactivas # 20 (cajas inactivas de archivo blancas con tapa azul).