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1
UNIVERSIDAD NACIONAL
ABIERTA Y A DISTANCIA
CEAD BARRANQUILLA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA, CONTABLES, ECONOMICAS
Y DE NEGOCIOS
PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL
MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO
PROYECTO PREVIO PARA LA OBTENCIÓN DEL TITULO
ESPECIALISTA GESTION DE PROYECTOS
SAMIR EDUARDO CHADID SANTA MARIA
AUTOR
5 de mayo de 2016
2
Resumen
El municipio de Galapa, en el departamento del atlántico, cuenta con rutas de transporte
municipal y nacional, que hacen las veces de transporte público urbano, en los últimos
años se ha incrementado los accidentes ente los diferentes actores de la movilidad como
peatones y conductores, junto a un incremento del transporte informal como moto taxis,
bici taxis y mula taxis.
Gran parte del problema es la insuficiencia de rutas y transporte público urbano, tanto
dentro de la cabecera municipal, como en el perímetro.
Pero el factor humano es importante ya que toman el transporte público sobre una vía
nacional incrementando el riesgo de accidentes.
Para esto propondría un proyecto basado en modelo de circuitos, basados en bici taxis,
con sus rutas independientes y con estaciones en lugares estratégicos con más demandas,
existen estudios de la alcaldía de Galapa en la que cuando se hace un análisis del flujo
vehicular, se concluye que los bici taxis en las vías secundarias afectan a la movilidad, en
el entendido de la disminución de la velocidad a flujo libre de los vehículos particulares.
Si bien existe una afectación a la movilidad generada por los bici-taxis, se pude mejorar
con ciclo rutas o espacios independientes.
Palabras Claves: Proyecto comunitario de transporte público, transporte informal,
transporte emergente, Galapa Atlántico, metodología general ajustada.
3
Abstract
Galapa municipality in the department of the Atlantic, has routes of municipal and
national transport, which serve as urban public transport, in recent years has increased the
accident being the different actors of mobility as pedestrians and drivers, with an increase
of informal transport as motorbike taxis, and bicycle taxis.
For this propose a project based on model circuit based on bike taxis, with their separate
routes and stations at strategic locations with more demands, studies mayoral Galapa
wherein when an analysis of traffic flow is made, are It concludes that the bike taxis on
sidetracks affect mobility in the understanding of the decrease in free flow speed of
private vehicles.
While there is a mobility impairment generated by the bike taxis, I could be improved
with cycle routes or independent spaces.
Keywords: Community project of public transportation, paratransit, emerging transport,
Galapa, MGA
4
Tabla de Contenido
Introducción
Capítulo I
1.0 Formulación del problema técnico…………………………………………….….9
1.1 Antecedentes………………………………………………………………….…….9
1.2 Localización del territorio municipal………………………………………….……9
1.3 Antecedentes socio-culturales…………………………………………….…..…...10
1.4 Antecedentes económico-financieros……………………………….….………….10
1.5 Contexto de la situación actual……………………………………………..….…..10
Capítulo II,
2.0 Establecimiento de las variables clave, estrategias y de apoyo que sustentan el
problema o el conflicto ……………………………………………………………….11
2.1 Justificación………………………………………………………………………..11
2.2 Identificación de situaciones futuras al sostenerse la situación actual…………….12
2.3 Partes interesadas…………………………………………………………………..12
2.31 Partes interesadas en potenciar el proyecto………………………………………13
2.32 Partes interesadas en potenciar el proyecto……………..……………….……….14
Capítulo III.
3.0 Aplicación del marco lógico…………………………………………..….……….15
3.1 Análisis del problema………………………………………………...……………15
3.2 Árbol de causas……………………………………….....…….…….……………..16
3.3 Árbol de efectos……………………………………………………………………16
3.4 Árbol de problemas…………………………………………………………..……16
3.5 Objetivo general…………………………………………………………….……..16
3.6 Objetivos específicos………………………………………………………………16
3.7 Análisis de objetivos……………………………………………………………….17
3.8 Definición de acciones……………………………………………………………..18
3.9 Análisis de alternativas de proyecto……………………………………………….19
3.91 Marco lógico…………………………………………………...…………………20
Capítulo VI
4.0 Integración………………………………………………………………………...21
4.1 Desarrollo del título del proyecto…………………...……………………………..22
4.2 Desarrollar un plan de gestión de proyectos……………………………………….23
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto………………………………………24
4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto…………………………………….26
4.5 Realizar el control integrado de cambios………………………………………….27
4. .Fase de cierre del proyecto…………………………………………………………27
5.0 Alcance…………………………………….……………………………………….28
5.1 Plan de gestión del alcance………………………………………………………...28
5.2 Reunir los requisitos……………………………………………………………….28
5.3 Definir el alcance……………………………………………………………….….28
5.4 Crear la estrategia de descomposición del trabajo…………………………………29
5.5 Validar el alcance………………………………………………………………….30
5.6 Controlar el alcance………………………………………………………………..31
6.0 Tiempo……………………………………………………………………………..31
6.1 Plan de gestión del cronograma……….…………………………………….……..31
6.2 Definir las actividades……………………………………………………….…….32
6.3 Secuencia de actividades………………………………………………….……….33
6.4 Estimar los recursos de la actividad……………………………………………….34
5
6.5 Estimar la duración de la actividad……………………….……………….………34
6.6 Desarrollar el cronograma……………………………….……………….………..34
7.0 Costo……………………………………………………………………………….35
7.1 Plan de gestión de costos………………………………………………….……….35
7.2 Estimación de los costos………………………………………………….………..35
7.3 Determinar el presupuesto…………………………………………………………35
7.4 Control de costos…………………………………………………………………..36
8.0 Calidad……………………………………………………………………………..36
8.1 Plan de gestión de calidad…………………………………………………..……..37
8.2 Realizar el aseguramiento de la calidad…………………………………………...37
8.3. Control de calidad…………………………………………………………….…..38
9.0 Recursos humanos……………………………………………………………...…38
9.1 Plan de gestión de recursos humanos……………………………...………………38
9.2 Adquirir el grupo del proyecto…………………………………………………….39
9.3 Desarrollo del grupo del proyecto……………………………………………...….43
9.4 Gestión del grupo del proyecto……………………………………………………44
10.0 Comunicaciones…………………………………………………………………44
10.1 Plan de gestión de las comunicaciones…………………………………………..44
10.2 Gestión de las comunicaciones…………………………………………………..45
10.3 Control de las comunicaciones…………………………………………………..46
11.0 Riesgo…………………………………………………………………………….46
11.1 Plan de gestión del riesgo………………………………………………………...47
11.2 Identificación del riesgo………………………………………………………….49
11.3 Realizar el análisis cualitativo del riesgo………………………………………...51
11.6 Control del riesgo……………………………………………………….………..53
12.0 Abastecimiento…………………………………………………………………...54
12.1 Plan de adquisiciones……………………………………………………….…….54
12.2 Realizar las adquisiciones……………………………………………….………..55
12.3 Control de adquisiciones…………………………………………………………58
12.4 Cerrar las adquisiciones………………………………………………...………..58
13.0 Grupos de interés…………………………………………………….………………..…59
13.1 Identificar los grupos de interés…………………………………………………..59
13.2 Plan de gestión de los grupos de interés………………………………………….60
13.3 Gestionar el compromiso con los grupos de interés…………………………...…63
13.4 Control del manejo de los grupos de interés……………………………………..64
Capítulo V
14.0 Cronograma de actividades……………………………………………………….68
15.0 Estimación de costos……………………………………………………....……...72
16.0 Hoja de recursos…………………………………………………………….…….74
17.0 Definición de las actividades cuello de botella…………………………………...75
18.0 Estructura de descomposición del trabajo…………………………………….…..76
19.0 Evaluación económica del trabajo……………………….………………………..77
20.0 Impacto…………………………………………….......…………………………77
Conclusiones……………………………………………….…………………………..78
Recomendaciones……………………………..………….……………………………79
Referencias…………………………………………………………………………….80
Anexos……………………………………………………………...…………………..81
6
Lista de tablas
Tabla 1 Relación causa y efecto.................................................................................................. 12
Tabla 2 Partes interesadas en el proyecto, actores y sus características ..................................... 13
Tabla 3 Partes interesadas en frenar el proyecto, actores y sus características........................... 14
Tabla 4 Definición de acciones con respecto a la problemática.................................................. 18
Tabla 5 Marco lógico.................................................................................................................. 20
Tabla 6 Control integrado de cambios ........................................................................................ 26
Tabla 7 Lo que se va a realizar en el proyecto............................................................................ 28
Tabla 8 Formato para validar el alcance ..................................................................................... 30
Tabla 9 Formato de las actas de las reuniones............................................................................ 47
Tabla 10 Metodología de gestión de riesgos............................................................................... 48
Tabla 11 Definición de probabilidad de riesgo........................................................................... 49
Tabla 12 Registros del riesgo...................................................................................................... 51
Tabla 13 Evaluación de la urgencia de los riesgos ..................................................................... 52
Tabla 14 Análisis cuantitativo del riesgo.................................................................................... 53
Tabla 15 Plan de gestión de adquisiciones.................................................................................. 53
Tabla 16 Realizar las adquisiciones............................................................................................. 55
Tabla 17 Control de las adquisiciones ........................................................................................ 58
Tabla 18 Registro de interesados ................................................................................................ 59
Tabla 19 Matriz de interesados ................................................................................................... 61
Tabla 20 Costos del proyecto...................................................................................................... 71
7
Lista de ilustraciones
Ilustración 1 Transporte Urbano en Galapa. Fuente: Secretaría de tránsito de Galapa .............. 11
Ilustración 2 Árbol de causas y su relación con la población sin transporte público organizado15
Ilustración 3 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público organizado
..................................................................................................................................................... 16
Ilustración 4 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público................. 16
Ilustración 5 Análisis de alternativas de proyecto ...................................................................... 19
Ilustración 6 Formato de avance de obra.................................................................................... 25
Ilustración 7 Resumen de la EDT............................................................................................... 34
Ilustración 8 Formato de desempeño del trabajo........................................................................ 43
Ilustración 9 Métodos de comunicación ..................................................................................... 46
Ilustración 10 RBS o estructura degradada de riesgos................................................................ 49
Ilustración 11 Flujograma Delphi:.............................................................................................. 50
Ilustración 12 Formato de solicitud de cambio........................................................................... 64
Ilustración 13 Diagrama Gantt de actividades............................................................................ 68
Ilustración 14 Hoja de recursos .................................................................................................. 73
Ilustración 15 Resumen de las actividades cuello de botella...................................................... 74
8
Introducción
Para la realización de un proyecto es imprescindible controlar el rendimiento de los
procesos y actividades para poder estimar las variables, acciones de mejora y encontrar
las herramientas necesarias que permitan que la ejecución del proyecto llegue al termino
esperado.
Sin duda alguna, durante la etapa preliminar del proyecto las fases de planeación,
ejecución, monitoreo y gestión juegan un papel definitorio al momento del inicio del
proyecto, es por ello que conocer el proyecto y lograr gestionarlo de manera eficaz de
acuerdo a la complejidad especifica de esta permitirá el cumplimiento de objetivos
trazados desde un inicio.
Demostrar la efectividad y que el proyecto pueda ser competitivo y de gran impacto
requiere tener estrategias que puedan favorecer cada una de las etapas funcionales del
proyecto, sin duda alguna cualquier impacto generado en el entorno del proyecto
favorecerá o desfavorecerá el cumplimiento de los objetivos trazados para lograr un
proyecto sostenible y de gran favorecimiento para el municipio de Galapa y región como
se espera en el proyecto comunitario de transporte urbano para el municipio de Galapa,
Atlántico.
En todas las etapas del proyecto no se debe perder el norte del aspecto social del proyecto,
lo importante es el bienestar los habitantes del municipio de Galapa que por varas décadas
a está trabajando en búsqueda de los recursos para optimizar y regularizar su transporte
urbano puede vislumbrar que este proyecto es gratificante para cualquier profesional,
teniendo en cuenta que el aporte de cada uno de ellos permitirá mejorar la calidad de vida
sus habitantes.
9
Capítulo I
1.0 Formulación del problema técnico
1.1 Antecedentes
Existen varios modelos propuestos en diferentes planes decretados por entidades
estatales que buscan generar respuestas al crecimiento de la conurbación asociados al
transporte público y al crecimiento de asentamiento de municipios en zonas
metropolitanas. Sin embargo, dichos modelos o proyectos sólo han logrado esfuerzos
aislados mantienen en el tiempo y no existe una integración real de los diferentes actores
de la vía como usuarios, vehículos particulares, peatones, transporte público, motocicletas
y bicicletas.
Estas propuestas no han tenido continuidad por las diferentes administraciones, han sido
insuficientes o mal diseñadas. Y su intención es la de dejar de cobrar victimas producidos
por la utilización de transporte informal y mejorar la calidad de vida de la población.
.
En la actualidad el municipio de Galapa hace parte del Área Metropolitana de
Barranquilla, y sigue el modelo de las empresas de transporte intermunicipal que hace a
su vez de transporte público entro del municipio en lo que a pasajes y recorrido se refiere.
El precio de las tarifas se establece como un transporte intermunicipal. Los demás
usuarios que demandan transporte público, lo encuentran en el transporte informal basado
en moto taxis y bici taxis, apostados en lugares estratégicos en las entradas del municipio.
Los accidentes de tránsito causados por las motos, se han convertido en una importante
problemática específica índices accidentalidad manejados por la secretaría de tránsito del
municipio de Galapa. Esto se deriva en parte por el aumento de los usuarios deriva del
aumento en la intensidad de exposición de la población general al tráfico. En la actualidad
se presenta una creciente circulación de estos vehículos. Situación que también es
referenciada en otros países, por ejemplo en Estados Unidos la matrícula de motocicletas
aumentó en un 31% entre 1997 y 2001. En España se triplicó en la década 1994-2004
(Instituto Nacional De Medicina Legal y Ciencias Forenses, Marzo de 2008)
1.2 Localización del territorio municipal
El municipio de Galapa está ubicado en el departamento del Atlántico, en la costa norte
de Colombia. Se sitúa a 66 km de Barranquilla, la capital del departamento. Limita al
norte con Tubará, al sur con Malambo, al este con Baranoa y al oeste con Barranquilla.
Tanto la identificación de las organizaciones y asociaciones para la aplicación de la
metodología ICO, como la convocatoria de los actores estratégicos para los talleres de
validación rural partieron de la integración y representatividad de algunas de estas
subdivisiones del territorio. La asistencia de organizaciones y habitantes de las diferentes
zonas del municipio permitió además de la integración de los puntos de vista,
identificación y priorización participativa de los productos a potencializar, reflejar en las
10
propuestas la expectativa de permanencia de la comunidad en la región, a partir de la
garantía de sus derechos.
1.3 Antecedentes socio-culturales
Según el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (Departamento
Administrativo Nacional de Estadísticas, 2005) ha habido un importante crecimiento de
la población, pasando de 29012 habitantes en 2002 a 31590 habitantes en 2014, junto a
un crecimiento del perímetro municipal y de sus veredas.
1.4 Antecedentes económico-financieros
La actividad del municipio y sus veredas se basa en la agricultura y artesanas, además de
micro-empresarial, con la comercialización de máscaras en maderas y artesanías de
bejuco. Aunque se ha disminuido la producción de algunos por el uso inadecuado de los
suelos, siembra de cultivos en áreas inapropiadas, falta de vías de comunicación para
repartir los productos en zonas de mercados cercanos. También existe una gran población
que utiliza el municipio como ciudad-dormitorio, en este caso, habitan en el municipio de
Galapa y trabajan en otros municipios, especialmente en Barranquilla. (Secretaría de
Desarrollo Social y Económico de Galapa., 2010)
1.5 Contexto de la situación actual
En la actualidad, existe una gran actividad industrial y comercial en el departamento de
Galapa con industria manufacturera y operadores de zonas francas. Por parte de las
entidades territoriales y gubernamentales se están haciendo esfuerzos para la generación
de PYMES en este municipio; todo esto ha conllevado a un incremento de la población
local y población flotante (Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas, 2005)
Esto ha generado una demanda de transporte público, que en la actualidad es prestar de
manera parcial por la Cotransur S.A, empresa que presta un servicio municipal entre
Barranquilla y Galapa.
11
Ilustración 1 Transporte Urbano en Galapa. Fuente: Secretaría de tránsito de Galapa
La cobertura se realiza por el transporte informal, conformado por bici taxis, moto taxis
y taxis mula sobre las vías secundarias pavimentadas, Los bici taxis son tomados sobre
las vías principales en estaciones informales e incluso pedidos a domicilio, vía
telefónica. (Chadid Santamaria, 2013)
12
Capítulo II
2.0 Establecimiento de las variables clave, estratégicas y de apoyo que sustentan el
problema o el conflicto.
2.1 Justificación
Desde los procesos de implementación de sistemas de trasportes masivos sostenibles en
los años posteriores a las convenciones del tratado de Kioto, se empezaron a configurar
no solo cambios técnicos, si no cambios sociales con complejos impactos, empezando
por los conceptos de humanización del transporte urbano y siguiendo por procesos de
desarrollo locales como los modelos de proyectos comunitarios. En los territorios
aparece una articulación entre ciencia, tecnología y sociedad, se ha desarrollado
estructuras que han permitido la aparición de proyectos de Investigación, desarrollo e
Innovación, (I+D+I).
En este tipo de proyectos se conectan esfuerzos sociales y estatales para el desarrollo y
aplicación de sistemas de movilidad endógenos o emergentes.
2.2 Identificación de situaciones futuras al sostenerse la situación actual de
transporte urbano
Tabla 1 Relación causa y efecto
Causa Efecto Resultado
Insuficiencia e
ineficacia del transporte
urbano en la cabecera
municipal y las veredas del
municipio de Galapa
Altos índices de
accidentalidad
Existencia del fenómeno del
mototaxismo y bicitaxismo
Largos tiempos en los
recorridos y esperas para el
uso del transporte publico
Existencia del fenómeno del
mototaxismo y bicitaxismo
Bajos índices de calidad
de vida
Índices de
Inconformismo sobre la
calidad de vida
Baja concepción del
bienestar social y productivo
Escasez en el desarrollo
social
Poca participación
ciudadana en los nuevos
procesos económicos
emergentes.
Bajo nivel de desarrollo
industrial en el territorio.
Desempleo e
informalidad
Problemas socio-
económicos derivados del
desempleo y la informalidad
Aislamiento y poca
inclusión social
Difícil acceso los
territorios
Rezago en la accesibilidad
de las comunidades a las nuevas
fuentes de información.
Incumplimiento de las
políticas públicas del estado
sobre transporte urbano
El transporte público es
un elemento básico para la
planeación de los territorios
y sus políticas publicas
Inexistencia de una entidad
que se encargue de implementar
y regular eficazmente el
transporte público urbano en
Galapa.
13
2.3 Partes interesadas
2.31 Partes interesadas en el proyecto
.
Tabla 2 Partes interesadas en el proyecto, actores y sus características
Actor Características Interés
Población-usuarios Usuarios, habitantes
permanentes en municipio
de Galapa y sus veredas.
Población flotante
proveniente de Baranoa,
Barranquilla, Malambo,
Soledad
Permite mejorar el
nivel de vida de esta
población con un modelo
organizado de transporte
urbano
Empresarios y PYMES
locales
Sector productivo
beneficiado
Es necesario contar con
un transporte organizado
para incentivar la industria
local.
Entes privados o alianzas
público-privadas.
Operadores locales,
como cooperativas
Prestar el transporte
colectivo
Contratista Encargado de realizar
los trabajos de construcción
de las ciclo rutas y
estaciones
El interés es el de lucro
de la actividad licitada.
Entes Gubernamentales Encargado de
establecer las políticas
públicas en este caso, la
prestación de un servicio
público urbano
Secretaría de tránsito y
transporte de Galapa.
14
2. 32 Partes interesadas en frenar el proyecto
Tabla 3 Partes interesadas en frenar el proyecto, actores y sus características
Actor Características Interés
Corporaciones
autónomas regionales de
índole ambiental
Encargadas de vigilar
que se cumplan los
modelos regionales para
preservar el medio
ambiente.
Es posible que frenen
el proyecto debido al
impacto a la hora de
construir el sistema de
ciclo rutas ya que un
tramo pasa cerca de un
arroyo (Arroyo Grande)
Contextos territoriales
y situaciones de orden
publico
La situación de orden
público hace posible que
no se presenten varios
contratistas.
Los intereses son
inherentes a las causas del
conflicto que vive el país
de Colombia.
Mototaxistas Mototaxistas del
municipio de Galapa
Usuarios que no están
conformes con un sistema
organizado de bici taxis
Empresas de transporte
formalizadas
Empresas dedicadas al
transporte público
tradicional
Tener el monopolio
del transporte urbano en
Galapa.
15
Capítulo III
3.0 Aplicación del marco lógico
3.1 Análisis del problema
El primer paso para determinar la preparación de este proyecto es identificar
correctamente el problema que se va a tratar, sus causas, y sus efectos. El primer paso es
la elaboración de un árbol de causas y un árbol de efectos para lograr determinar un árbol
de problemas. En este caso el problema será formulado en forma negativa que deberá ser
subsanada o revertida.
3.2 Árbol de causas
Ilustración 2 Árbol de causas y su relación con la población sin transporte público organizado
16
3.3 Árbol de efectos
Ilustración 3 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público
organizado
3.4 Árbol de problemas
Ilustración 4 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público
3.5 Objetivo general
Implementar un sistema de ciclo rutas y bici taxis en el municipio de Galapa-Atlántico,
con el fin de mitigar los problemas que se presentan en la comunidad por la insuficiencia
de un modelo de transporte urbano o por otros sistemas de transporte público.
17
3.6 Objetivos específicos
1. Recolección y análisis de la información suministrada por la Secretaría de tránsito
de Galapa
2. Estimar los recursos físicos y administrativos para el desarrollo del proyecto.
3. Establecer equipo de trabajo, por parte del operador quien se encargará de realizar
la interventoría técnica y administrativa del proyecto.
4. Realizar un modelo para una gestión de la calidad, gestión de los abastecimientos
y logística para el desarrollo del proyecto en cuanto a la construcción de la red de
ciclo rutas.
3.7 Análisis de objetivos
El desarrollo de los objetivos permitirá:
 Mitigar los problemas que se presentan en la comunidad por la carencia de un
sistema de transporte urbano organizado.
 Mejorar el uso del transporte emergente existente.
 Mantener la comunidad informada conectada a través de un circuito de ciclo rutas
en el municipio de Galapa.
 Entregar un servicio integrando a la comunidad y a los actuales trabajadores
informales de los bici taxis.
 Ofrecer la posibilidad de impulsar nuevas fuentes laborales en la región.
 Generar empleo directo como indirecto en la etapa de construcción y operación
del programa.
18
3.8 Definición de acciones
Tabla 4 Definición de acciones con respecto a la problemática
N. Pregunta Respuesta
1 ¿Qué problema resuelve el proyecto? Resuelve la deficiencia del transporte
urbano en el municipio de Galapa junto a
una organización de las actuales bicis
taxis, ayudando a la reducción de la
accidentalidad. Mejora el nivel de vida de
los habitantes de este territorio.
2 ¿A quién se dirige la solución? A los habitantes del municipio de
Galapa y usuarios del servicio de bici
taxis.
3 ¿Cuánto se producirá? Para este proyecto se necesita
construir 6 estaciones de bici taxis, 18
kilómetros de ciclo rutas, recuperación de
parques y espacio público.
4 ¿Dónde se localizará la solución? En el municipio de Galapa
5 ¿Cómo se solucionará el problema? Abriendo una licitación pública para la
construcción del proyecto.
6 ¿Cuál es la mejor alternativa para la
solución del problema?
Construyendo un circuito de ciclo
rutas y estaciones en el municipio de
Galapa
7 ¿Con que recursos se cuentan para
hacer el proyecto?
El Sponsor del proyecto es el
Ministerio de Minas y Energía
8 ¿Quién realizará el proyecto? El administrador del proyecto es la
secretaría de planeación del municipio de
Galapa
9 ¿Cuándo se realizará el proyecto? En el momento en el que sea
adjudicada la obra.
19
3.9 Análisis de alternativas de proyecto
Ilustración 5 Análisis de alternativas de proyecto
Al analizar la factibilidad del proyecto, se debe tener la intención de generar y consolidar
un modelo de un proyecto comunitario. Al implementar un sistema de buses tradicionales,
los índices de viabilidad técnica y financiera son mejores ya que los buses utilizarían las
vías existentes, aunque muchas estén en mal estado y generaría beneficios económicos
para la empresa operadora. Los buses tradicionales funcionan con comestible diésel, lo
que no es compatible con un modelo de transporte sostenible, además, como el diésel es
un derivado del petróleo está sujeto a los variabilidad del precio del petróleo, que se vería
reflejado en el costo del pasaje; este modelo de transporte tampoco incluye a actores
sociales como bici taxis, moto taxis y usuarios. Los costos de implementar una red de
ciclo rutas y espacios públicos es mayor, también es más complejo integrar y organizar a
los bici taxis, así como educar a los usuarios de las ciclo rutas pero los beneficios para los
actores de la movilidad en este modelo es directo.
20
3.91 Marco lógico
Tabla 5 Marco lógico
Indicadores Medios de
verificación
Supuestos
FIN Aumentar el
nivel de calidad de
vida y el desarrollo
económico del
territorio
Índice de
satisfacción
cuantificada en la
Encuesta
Nacional de
Calidad de Vida.
Se
aumentan los
índices de
calidad de vida.
Se aumenta la
capacidad
comercial e
industrial de la
región.
PROPÓSI
TO
La construcción
de un circuito de
ciclo rutas (18
kilómetros en total) 6
estaciones para bici
taxis, renovación de
2060 metros
cuadrados y nuevos y
3360 metros
cuadrados de espacio
público. Censo y
creación de
cooperativa de bici
taxistas.
Porcentaje
del proyecto
realizado.
Encuestas
externas de
satisfacción
programadas
1. Los
recursos
presupuestales
se ejercen con
oportunidad y
efectivos
criterios de
selección.
2. Existe
continuidad
políticas
públicas
enfocadas en el
sector de
movilidad del
municipio.
COMPONE
NTES
18 kilómetros de
ciclo rutas en asfalto
emulsionado. 18
kilómetros de andenes
de alto tráfico con box
Colbert, 6 estaciones
permanentes. Metros
cuadrados recuperados
como espacio público.
Cantidad de
ítems terminados.
Actividades
de trabajo
terminadas.
Cumplimiento
con estándares de
calidad propuestos
1. El
contratista al que
se ha adjudicado
la obra la cumple
a cabalidad,
dentro del
presupuesto
establecido y en
los cronogramas
ACTIVID
AD
1. Replanteo de
obra con base en la
información de los
diseños.
2. Construcción
ciclo rutas y andenes
3. Construcción de
las instalaciones
internas, estaciones y
parque.
Porcentaje de
actividades
terminadas dentro
de los
cronogramas
establecidos.
Cumplimiento
con estándares de
calidad propuestos
Lo construye
el licitante
adjudicado.
Administra
los recursos
permanentemente
y dentro del
presupuesto.
Las licencias
ambientales son
concebidas para
abrir trocha o
21
4. Energización e
iluminación
5. Entrega de obra.
senderos por
donde se
adecuarán los
espacios.
Capítulo VI
4.0 Integración
4.1. Desarrollo del título del proyecto
“PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO
DE GALAPA, ATLÁNTICO”
4.2. Desarrollar un plan de gestión del proyecto
4.2.1. Acta de constitución del proyecto
El acta de constitución del proyecto suministra la información sobre las partes internas
y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la
ejecución de éste
Información del Proyecto
Empresa
Contratante/Entidad licitante
Alcaldía municipal de Galapa
Proyecto PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE
URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA,
ATLÁNTICO
Fecha de preparación 24/02/2016
Patrocinador principal MINISTERIO DE TRANSPORTE
Gerente de Proyecto Designado por la alcaldía municipal de Galapa
Propósito y Justificación del Proyecto
Desde los procesos de implementación de sistemas de trasportes masivos
sostenibles en los años posteriores a las convenciones del tratado de Kioto, se
empezaron a configurar no solo cambios técnicos, si no cambios sociales con complejos
impactos, empezando por los conceptos de humanización del transporte urbano y
siguiendo por procesos de desarrollo locales como los modelos de proyectos
comunitarios.
En los territorios aparece una articulación entre ciencia, tecnología y sociedad, se
ha desarrollado estructuras que han permitido la aparición de proyectos de
Investigación, desarrollo e Innovación, (I+D+I).
En este tipo de proyectos se conectan esfuerzos sociales y estatales para el
desarrollo y aplicación de sistemas de movilidad endógenos o emergentes
22
Descripción del Proyecto y Entregables
La construcción de un sistema de ciclo rutas tiene como objetivo el proporcionar
una mejor calidad de vida a la comunidad y a su vez contribuir en el desarrollo de la
movilidad de la misma.
El proyecto se en el municipio de Galapa con la construcción de un sistema interno
correspondiente a 18 kilómetros de ciclo- rutas, construcción de 6 estaciones de bici
taxis, la intervención de un parque municipal y un parque de bolsillo, la creación de
una asociación de bici taxistas en el municipio.
Entregables:
Replanteo de obra con base en la información de los diseños
Construcción de 18 kilómetros de bici taxis en asfalto emulsionado con un metro
de acera en adoquín, con sus dilataciones.
Construcción de 6 estaciones para bici taxistas
Instalación de luminarias y elementos urbanos
Remodelación de dos parques municipales
Socialización, información y puesta en servicio
Entrega de obra
Requerimientos de alto nivel
Requerimientos del producto
Las actividades que comporta la ejecución del proyecto están sujetas a
reglamentaciones de orden jurídico o técnico y que, en ambos casos, ha de atenderse
estricta y puntualmente a lo que dichas reglamentaciones disponen.
Por tanto para la ejecución de los trabajos objeto, se deberán aplicar las normas y
procedimientos establecidos por la norma NSR 98 para la construcción de parques y
espacios públicos e ISO 14001 y por las correspondientes disposiciones de las
autoridades ambientales y municipales.
Requerimientos del proyecto
El contratista ejecutante del proyecto deberá expedir las pólizas de garantía y seguros
de acuerdo a los siguientes lineamientos, desde el ámbito precontractual y contractual
así:
GARANTIAS Y SEGUROS
AMPARO CUANTÍA
MÍNIMA
VIGENCIA
Seriedad de la oferta 10% del valor total
de la oferta
incluido IVA
Desde la fecha límite de
presentación de oferta y dos (2)
23
meses más, en todo caso hasta el
perfeccionamiento del contrato.
GARANTIAS Y SEGUROS CONTRACTUALES
Cumplimiento 15% del valor total
del contrato
incluido el IVA
Vigente durante el plazo del contrato
y cuatro (4) meses más.
Salarios prestaciones
sociales e
indemnizaciones
10% del valor total
del contrato
incluido el IVA
Vigente durante el plazo del contrato
y tres (3) años más.
Responsabilidad Civil
Extracontractual
20% del valor total
del contrato
incluido el IVA
Vigente durante el plazo del contrato
y cuatro (4) meses más.
En esta garantía debe figurar como
tomador: El contratista, como
asegurado: La Nación
Buen manejo de
materiales y equipos
25% del valor total
del contrato
incluido el IVA
Vigente durante el plazo del contrato
y cuatro (4) meses más.
Estabilidad de la obra 30% del valor final
de
la obra incluido el
IVA
Vigencia por el término de (5) años
contados a partir del recibo de las
obras.
Anticipo 100% del valor de
los dineros
entregados como
anticipo
(incluido AIU e
IVA)
Vigente durante el plazo del contrato
y cuatro (4) meses más
4.3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Actividades para cumplir con los objetivos del proyecto:
 Determinar la macro visión del proyecto donde se puede evidenciar las diversas
etapas para el desarrollo del mismo. Se realizará mediante reuniones entre el
gerente del proyecto y el coordinador (Experto en este tipo de proyectos) con el
fin de comprender la manera de ejecutarlo.
 Establecer las necesidades del recurso humano, tanto como para la interventoría
como para el equipo ejecutor de la obra.
 Realizar las solicitudes de oferta para contratar la interventoría y el equipo
ejecutor de obra, teniendo en cuenta requisitos legales.
 Definir el plan de dirección del proyecto en todas su dimensiones (administrativa,
sociales técnicas y ambientales).
 Dar inicio a la ejecución de la obra con un trabajo en conjunto entre interventoría
y equipo ejecutor siempre teniendo en cuenta la triple restricción de todo proyecto
(alcance, tiempo y costo).
24
Documentos entregables del proyecto.
Son todos aquellos productos finales que tanto la firma contratista, como el equipo
interventor debe oficializar para legalizar la ejecución de la obra en todos sus aspectos a
través de los sistemas de información a los operadores del servicio, en este caso, la
asociación de Bici taxistas.
Los entregables son los siguientes:
 Documentación del tipo legal y administrativo que legalice los contratos antes
ante la asociación de bici taxistas de Galapa, sociedad constituida.
 Planos iníciales, memorias de cálculo y actas firmadas entre equipo ejecutor e
interventoría que demuestren la aprobación de los replanteos de obra.
 Informes de seguimiento semanal, quincenal y mensual tanto de contratista como
de la interventoría.
 Actas para los permisos de pasos en lo que respecta a la gestión ambiental.
4.4. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Se establecerán indicadores que permitan monitorear y controlar el desarrollo del
proyecto:
* Indicadores de Gestión
Para el desarrollo del proyecto es necesario establecer indicadores en la triple restricción
alcance, costo y tiempo.
* Alcance
-Porcentaje de usuarios que utilicen el servicio
-Avance en la construcción de ciclo rutas (expresado en metros)
-Avance de la construcción de las estaciones (expresado en porcentaje)
* Costo
-Costo de obra ejecutada con respecto al costo proyectado en el replanteo
* Tiempo
-Con la curva S, se valida el seguimiento del cronograma, con el fin de conocer si se está
cumpliendo con el tiempo establecido para lograr el cumplimiento en el desarrollo de las
obras.
25
* Control del material:
La interventoría establecerá controles en el material de la siguiente manera:
-El Tecnólogo residente verificará en terreno la cantidad de material instalado.
-A través de un archivo en Excel se realizarán los controles en donde se evidencia la
cantidad de material entregado con respecto a lo instalado y el resultante de las mismas
será el que tiene el contratista en su bodega.
-Es obligación del contratista hacer un buen uso de los materiales y a su vez rendir
informes del material existente en bodega.
-La interventoría deberá realizar muestreos mensuales donde se garantice el control
absoluto de los materiales.
* Gestión de los riesgos
A través de los indicadores de gestión establecidos se pueden controlar y mitigar los
riesgos inherentes al desarrollo del proyecto como:
-Incumplimiento de la entrega de las obras en los tiempos establecidos.
-Incumplimiento en la entrega de los materiales, indispensables en el desarrollo de las
obras.
Ilustración 6 Formato de avance de obra
Formato de avance de obra
Fecha
Descripción
de actividad
Porcentaje
ponderado
unidad Cantidad
proyectada
Cantidad
ejecutada
Porcentaje
ejecutado
26
4.5. Realizar el control integrado de cambios
Tabla 6 Control integrado de cambios
ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS
NOMBRE DEL ROL PERSONA ASIGNADA
REPONSABILIDA
DES
JERARQUÍA
PATROCINADOR
ALCALDÍA MUNICIPAL DE
GALAPA
TOMA DE
DECISIONES EN
CONJUNTO CON
EL EQUIPO DE
CONTROL DE
CAMBIOS
CONTROL TOTAL DEL
PROYECTO
EQUIPO DE
CONTROL DE
CAMBIOS
SECRETARÍA DE
DESARROLLO
DECIDIR LA
SITUACIÓN
FINAL DE LOS
CAMBIOS
REQUERIDOS
DEFINIR EL ESTADO
FINAL DE LAS
SOLICITUDES DE
CAMBIO (AUTORIZAR,
RECHAZAR, DIFERIR)
DIRECTOR DEL
PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
DESIGNADO
ANALIZAR LOS
EFECTOS DE LAS
SOLICITUDES DE
CAMBIO Y
REALIZAR
RECOMENDACIO
NES. DAR
AUTORIZACIÓN
A LAS
SOLICITUDES DE
CAMBIO.
APORTES SOBRE LOS
CAMBIOS
ASISTENTE DE
GESTIÓN DE
PROYECTOS
COORDINADOR DEL
PROYECTO DESIGNADO
RECEPCIONAR
LAS
SOLICITUDES DE
CAMBIO DE LOS
STAKEHOLDERS
Y
ORGANIZARLAS
PARA SU
PRESENTACIÓN
REALIZAR
REQUERIMIENTOS DE
CAMBIOS
STAKEHOLDERS
CON INTERESES COMUNES E
INFLUENCIABLES DENTRO
DEL PROYECTO
SOLICITAR
CAMBIOS
REQUERIR CAMBIOS
4.6 Fase de cierre del proyecto
El proyecto se dará por terminado en el momento que se realice la puesta en servicio del
sistema para todos los usuarios. La obra deberá garantizar:
 Estandartes de calidad óptimos en las obras.
 Estabilidad financiera de la obra.
 Seguridad del Sistema eléctrico.
 Inclusión de la población de bici taxistas.
27
Archivos del Proyecto:
 Planos record que contengan los diseños necesarios, así como la trazabilidad de
las rutas.
 Actas de reunión de seguimiento.
 Actas parciales de pago.
 Vales de Almacén de material entregado.
 Cronograma de actividades con el plan de acción en el momento de que se generen
cambios.
 Formato de solicitudes de cambio.
 Informes de Interventorías y contratistas.
 Documentación de carácter administrativo en general como Pólizas, contrato
firmado, actas parciales de pago, facturas, nominas, pagos de seguridad social,
hojas de vida del personal, Reporte de accidentes, entre otros que permita conocer
el desarrollo del proyecto y la legalidad del mismo.
 Formato de avance de obra.
 Curva S
 Indicadores de Gestión
Documentos de cierre:
 Actas de recibo técnico por vereda
 Formato de Legalización de usuario debidamente diligenciado y firmado por el
usuario beneficiario del servicio.
 Registros fotográficos de la construcción de la obra
 Actas de paz y salvos por veredas firmados por los presidentes de junta de acción
comunal.
 Paz y salvo de cada trabajador referente a los pagos de seguridad social y nómina.
 Acta de finalización de Obra.
 Pólizas
 Exámenes médicos ocupacionales de cada trabajador.
 Reintegro de materiales
28
5.0 Alcance
5.1. Plan de gestión del alcance
El plan de gestión del alcance del proyecto es una herramienta de planificación que
describe cómo el equipo definirá el alcance del proyecto (Lledó, 2013), desarrollará el
enunciado del alcance del proyecto detallado, definirá y desarrollará la estructura de
desglose del trabajo, verificará y controlará el alcance del proyecto. Influencias del
proyecto sobre la población y el municipio.
5.2. Reunir los requisitos
1. Las especificaciones técnicas en cuanto a dimensiones de la ciclo ruta deben seguir
las recomendaciones hechas por Asocreto en su boletín número 5.
2. Los postes de alumbrado público deben ser de aluminio de 6 mts. X 750 kgf
3. Transformador es de Tipo Convencional 5 - 10 KVA, 7,62 KV/240-120 V
4. Los Cables trenzado dúplex y triplex No 4 AWG bajo tierra
5. Los adoquines deben ser tolete Santa Fe refractaria
6. Las tabletas deben ser en concreto prefabricado, según el diseño establecido.
5.3. Definir el alcance
Tabla 7 Lo que se va a realizar en el proyecto
1 Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno.
2 Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo
3 Retiro de material mayor de bodegas
4 Adquisición de materiales menores y transporte
5 Excavación de senderos y toma de niveles
6 Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado.
7 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base
8 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada base
9 Colocación manual de adoquines
10 Colocación manual de placas de concreto prefabricado
29
11 Construcción de sistemas puesta a tierra
12 Excavación de huecos
13 Siembra de árboles de mediano porte nativos.
14 Siembra de grama nativa
15 Instalación de señales de paso, señales de transito
16 Demarcaciones de vía.
17 Medida de Resistividad del Terreno
18 Construcción de cimiento ciclópeo
19 Instalación de estructura en aluminio cepillado
20 Instalación de mobiliario urbano
21 Descapote
22 Instalación de paneles prefabricados
23 Instalación de Acometidas
25 Diligenciamiento de datas y entrega de documentación de los usuarios
24 Pruebas y entrega
25 Puesta en servicio
26 Liquidación de la obra
5.4. Crear la estrategia de descomposición del trabajo
(Ver anexo 1 sobre la EDT)
5.5. Validar el alcance
Cualquier proyecto requiere de seguimiento y control para garantizar el adecuado logro
de los objetivos.
30
A continuación se gestionará la verificación del alcance y es por medio de ella que se
documentará la aceptación o rechazo por parte de la población, las JAC y partes
interesadas.
Tabla 8 Formato para validar el alcance
5.6. Controlar el alcance
Para el tema del control del alcance se hace énfasis en el concepto Scope Creep y se
establecen parámetros en la siguiente tabla:
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
PROYECTO COMUNITARIO DE
TRANSPORTE URBANO PARA EL
MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO
PROCESO DE DEFINICIÓN DE ALCANCE
La definición del Alcance del proyecto se desarrollará de la siguiente manera:
- En reunión de equipo de proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor revisarán el
documento de DEFINICION PRELIMINAR DEL ALCANCE, el cual servirá como base.
PROCESO PARA ELABORACIÓN DE EDT
Los pasos que se realizaron para la elaboración del WBS son los siguientes:
- El EDT del proyecto será estructurado en 5 fases.
- Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición del entregable en
paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mínimo detalle el costo, trabajo y
calidad incurrido en la elaboración del entregable.
PROCESO PARA ELABORACIÓN DEL DICCIONARIO WBS
Previo a este proceso, el EDT del proyecto debe haber sido elaborado, revisado y aprobado. Es en base
a la información del EDT que se elaborará el Diccionario EDT, para lo cual se realizarán los siguientes
pasos:
31
- La elaboración del Diccionario WBS se hace mediante una plantilla.
- Se identifica las siguientes características de cada paquete de trabajo del EDT.
o Se detalla el objetivo del paquete de trabajo.
o Se hace una descripción breve del paquete de trabajo.
o Se describe el trabajo a realizar para la elaboración del entregable, como son la lógica
o enfoque de elaboración y las actividades para elaborar cada entregable.
o Se establece la asignación de responsabilidad, donde por cada paquete de trabajo se
detalla quién hace qué: responsable, participa, apoya, revisa, aprueba y da información
del paquete de trabajo.
o De ser posible se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de trabajo, o
un hito importante.
o Se describe cuáles son los criterios de aceptación.
PROCESO PARA VERIFICACIÓN DE ALCANCE
Al término de elaboración de cada entregable, éste debe ser presentado al Sponsor del Proyecto, el cual
se encargará de aprobar o presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado
al cliente.
6.0 Tiempo
6.1. Plan de gestión del cronograma
Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
PROYECTO COMUNITARIO DE
TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE
GALAPA, ATLÁNTICO
175
días
mié
29/07/15
mar
29/03/16
Fase I: Estudios previos y formulación 25
días
mié
29/07/15
mar
01/09/15
Formulación del proyecto 6 días lun
03/08/15
lun
10/08/15
Aprobación del proyecto por parte del Ocad
Departamental
25
días
sáb
01/08/15
jue
03/09/15
Fase II: Diseño 5 días mié
02/09/15
mar
08/09/15
Diseñar los planos para las acometidas 1 día mié
02/09/15
mié
02/09/15
Georreferenciación y Replanteo topográfico.
Marcación de apoyos en terreno.
2 días mié
02/09/15
jue
03/09/15
Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo
y presupuesto punto a punto del replanteo
5 días mié
02/09/15
mar
08/09/15
Retiro de material mayor de bodegas 2 días mié
02/09/15
jue
03/09/15
Adquisición de materiales menores y transporte 5 días mié
02/09/15
mar
08/09/15
Fase III: Construcción de senderos 90
días
jue
10/09/15
mié
13/01/16
Excavación de senderos y toma de niveles 30
días
jue
10/09/15
mié
21/10/15
Transporte de postes de 6 metros de alumbrado
público hasta el sitio más cercano al punto de hincado.
1 día jue
10/09/15
jue
10/09/15
Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub
base
5 días jue
10/09/15
mié
16/09/15
Colocación manual de adoquines 5 días jue
10/09/15
mié
16/09/15
Colocación manual de placas de concreto
prefabricado
90
días
mié
09/09/15
mar
12/01/16
Construcción de sistemas puesta a tierra 15
días
jue
10/09/15
mié
30/09/15
32
Fase IV: Obras de urbanismo 15
días
jue
14/01/16
mié
03/02/16
Excavación de huecos 6 días jue
14/01/16
jue
21/01/16
Siembra de árboles de mediano porte nativos. 15
días
jue
14/01/16
mié
03/02/16
Siembra de grama nativa 6 días jue
14/01/16
jue
21/01/16
Instalación de señales de paso, señales de transito 1 día jue
14/01/16
jue
14/01/16
Demarcaciones de vía. 1 día jue
14/01/16
jue
14/01/16
Fase V: Construcción de estaciones 31
días
vie
15/01/16
vie
26/02/16
Medida de Resistividad del Terreno 1 día vie
15/01/16
vie
15/01/16
Construcción de cimiento ciclópeo 7 días lun
18/01/16
mar
26/01/16
Instalación de estructura en aluminio cepillado 20
días
mié
27/01/16
mar
23/02/16
Instalación de mobiliario urbano 5 días mié
27/01/16
mar
02/02/16
Fase VI: Creación de la asociación de bici taxistas 23
días
vie
26/02/16
mar
29/03/16
Descapote 5 días vie
26/02/16
jue
03/03/16
Instalación de paneles prefabricados 5 días vie
04/03/16
jue
10/03/16
Instalación de Acometidas 2 días vie
11/03/16
lun
14/03/16
Diligenciamiento de datas y entrega de
documentación de los usuarios
10
días
mar
15/03/16
lun
28/03/16
Fase VII Energización y puesta en servicio 2 días mar
15/03/16
mié
16/03/16
Pruebas y entrega 1 día mar
15/03/16
mar
15/03/16
Puesta en servicio 1 día mar
15/03/16
mar
15/03/16
Liquidación de la obra 1 día mar
15/03/16
mar
15/03/16
6.2. Definir las actividades
Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno.
Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo
Retiro de material mayor de bodegas
Adquisición de materiales menores y transporte
SENDEROS
Excavación de senderos y toma de niveles
Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado.
33
Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base
Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada base
Colocación manual de adoquines
Colocación manual de placas de concreto prefabricado
Construcción de sistemas puesta a tierra
OBRAS DE URBANISMO
Excavación de huecos
Siembra de árboles de mediano porte nativos.
Siembra de grama nativa
Instalación de señales de paso, señales de transito
Demarcaciones de vía.
ESTACIONES
Medida de Resistividad del Terreno
Construcción de cimiento ciclópeo
Instalación de estructura en aluminio cepillado
Instalación de mobiliario urbano
CASETA ASOCIACION DE BICI TAXISTAS DE GALAPA
Descapote
Instalación de paneles prefabricados
Instalación de Acometidas
Diligenciamiento de datas y entrega de documentación de los usuarios
ENERGIZACION
Pruebas y entrega
Puesta en servicio
Liquidación de la obra
34
6.3. Secuencia de actividades
Ilustración 7 Resumen de la EDT
6.4. Estimar los recursos de la actividad
Análisis previo del sistema
Analizar los riesgos
Analizar los requisitos prescriptivos
Diseño
Elaborar planos
Realizar memoria de cálculos de materiales y sub base
Aprobación
Visar los planos
Respuesta Final del visado
Adquisiciones
Definir materiales para el sistema
Estructurar cartel con especificaciones
Definir criterios de selección de proveedores
Procedimientos para el sistema
Elaborar protocolos de prueba
Ejecución
Obra Civil
Suministro de materiales
6.5. Estimar la duración de la actividad
Incluido en el diagrama de Gantt
35
6.6 Desarrollar el cronograma
Incluido en el anexo 1
7.0 Costo
7.1. Plan de gestión de costos
Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al
administrador los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos
finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser
presentado al administrador y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los
cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.
7.2. Estimación de los costos
TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO:
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
ORDEN DE MAGNITUD Formulación por Analogía -25% al +75%
PRESUPUESTO Bottom Up -15% al +25%
DEFINITIVO Bottom Up -5% al +10%
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE
RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso Personal Costo / hora
Recurso Material o Consumible Unidades
Recurso Maquina o no Consumibles Unidades
PLAN DE CUENTAS DE CONTROL: CUENTAS DE CONTROL O GRUPOS DE ENTREGABLES QUE SE UTILIZARÁN
PARA LA MEDICIÓN Y EL CONTROL DEL VALOR GANADO.
CUENTA DE
CONTROL
ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE
FECHAS
INICIO-FIN
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
PLANIFICACIÓN GRADUAL:
ETAPA COMPONENTES DE
PLANIFICACIÓN
FECHA DE EMISIÓN DE
PRESUPUESTO
RESPONSABLE
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
No aplica para el
proyecto
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
VARIACIÓN PERMITIDA
ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
EXCEDE LO PERMITIDO
Proyecto Completo +/- 5% costo planificado Investigar variación para
tomar acción correctiva
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
MÉTODO DE
MEDICIÓN
MODO DE MEDICIÓN
Proyecto Completo Valor
acumulado –
Curva S
Reporte de Performance Semanal del
Proyecto
FÓRMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO:
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE
EAC variaciones
típicas
AC + (BAC-EV)/CPI Informe de Performance del Proyecto
Semanalmente
36
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL:
TIPO DE ESTIMACIÓN
DE COSTOS
NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
Orden de Magnitud Por fase No aplica
Presupuesto Por actividad El mismo
Definitiva Por actividad El mismo
7.3 Determinar el presupuesto
Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al
administrador los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos
finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser
presentado al administrador y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los
cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.
7.3.1 Estimación de los costos
Ver anexo numero 2
8.0 Calidad
8.1. Plan de gestión de calidad
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Hecho
por
Revisado
por
Aprobado
por
Fecha Motivo
1.0 Samir
Eduardo
Chadid
10/10/2015 Versión
Inicial
PLANIFICAR LA CALIDAD
Para el proyecto comunitario de transporte urbano basado en ciclo rutas para
el municipio de Galapa atlántico, se propone el uso de un plan de gestión de calidad,
que le permita asegurarse y controlar de manera eficaz y eficiente la calidad, se
desarrolló un plan de inspección base en el cual se indicará la actividad, los parámetros
a inspeccionar, el requisito especificado, la tolerancia, la frecuencia de la inspección,
el registro de los resultados y el responsable de ejecutarlo. Gracias al reporte del plan
de inspección el comité del proyecto, tendrá un parámetro para verificar el desarrollo
de las actividades y si éstas, tuvieron alguna dificultad, se contará con una
documentación de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de
manera que continuamente se estén mejorando los procesos, mediante la divulgación
de los resultados a todos los involucrados durante el proceso de ejecución del proyecto
comunitario de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de
Galapa atlántico
REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: (Explicar cómo se va a
realizar el proceso de aseguramiento de calidad)
Aseguramiento de Calidad.
37
Es responsable el Supervisor de Calidad ejecutar el Aseguramiento de Calidad
durante las etapas del ejecución del proyecto comunitario de transporte urbano
basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa atlántico, revisa el
Planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones
preventivas o correctivas según sean necesario. Se informa semanalmente en las
reuniones de Calidad al comita del proyecto.
REALIZAR CONTROL DE CALIDAD: (Explicar cómo se va a realizar el
proceso de control de calidad)
Control de Calidad
El Analista de Calidad es responsable de la ejecución del Control de Calidad. Se
revisan los entregables de los proyectos conforme se vayan presentando, se emiten las
observaciones o conformidades en la reunión semanal de calidad. Se definen dos
procedimientos para el Control de Calidad:
Revisión de Contenidos y Revisión de Forma.
Control de Calidad del Contenido:
Se revisan la calidad de los entregables para lo que el Analista de Calidad se
asesora con el equipo de expertos y Asesores externos las observaciones que se
puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad con el comité de
proyecto.
Control de Calidad de Redacción y Formato:
El Analista de Control de Calidad revisa con la Asesoría de un Redactor/Corrector
la redacción de los documentos entregables, las observaciones que se puedan
formular, se informan en la reunión semanal de Calidad con el comité del proyecto.
REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO:(Explicar cómo se va a realizar
el proceso de mejoramiento continuo)
Se establecen las herramientas para la supervisión de la calidad, estas
herramientas son Histogramas–Paretto. Se proponen mejoras a los procesos del
proyecto, conforme se va desarrollando el proyecto. Es responsabilidad del
Supervisor del Calidad proponer mejoras de Calidad, estas propuestas se realizan en
la reunión semanal con el comité de proyecto.
8.2. Realizar el aseguramiento de la calidad
ACTIVIDAD CATEG
ORÍA
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
ASEGURAMIENT
O DE LA
CALIDAD
FRECUENCIA
DE
REVISIÓN
CONTROL
Estudio de
modelos de
transporte
Crítico Identificar
riesgos e
identificar las
normas necesarias.
Revisión y
actualización
de riesgos
inherentes al proyecto
Mensual Modificació
n de la
matriz de
riesgos,
actualizand
olasversiones
Diseño Crítico Diseño
aprobado
Planos que vaya
de acuerdo al alcance
definido
Una vez Comparand
o los planos con
los requisitos
Aprobaciones Crítico Planos en
físico
Planos en físicos
sellados
Una vez Verificando
del
visado en
los planos
38
Adquisicione
s
Crítico Revisar
requisitos
Revisión de las
especificaciones
Una vez Selección
de
Proveedores
certificados
Procedimient
os del
sistema
Crítico Documentos
con los
procedimient
os
claramente
definidos
Documentos con
los
procedimientos
claramente
definidos
Mensual Procedimie
ntos con
aspectos
necesarios
para la
instalación de
acometidas
eléctricas
Definir
estudios de
georreferenciación
Crítico Sistema de
planos con lugares
establecidos
Planos en físicos
sellados
Una vez Comparand
o los planos con
los requisitos
Establecer
Servicios
de Vigilancia
o
Mantenimient
o
Necesa
rio
Establecer
los
documentos
con los
protocolos
para la
vigilancia
Revisión de los
documentos con
los
protocolos para la
vigilancia
Mensual Asistencia a
capacitacion
es sobre
protocolos
al personal
Ejecución Crítico Aplicar listas
de estándares
requeridos
Aplicación de
listas de
verificación
Semanal Informes de
seguimiento
8.3. Control de calidad
CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓ
N
HECH
A
POR
REVISAD
A POR
APROBAD
A POR
FECHA MOTIVO
1.0 Samir
Eduardo Chadid
10/10/2015 Versión Inicial
2.0 Samir
Eduardo Chadid
10/06/2016 Actualización
2.1 Sami
r
Eduardo
Chadid
10/07/201
6
Actualizació
n
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
39
PROYECTO COMUNITARIO DE
TRANSPORTE URBANO BASADO
EN CICLO RUTAS PARA EL
MUNICIPIO DE GALAPA,
ATLÁNTICO.
TUCRGA
9.0 RECURSOS HUMANOS
9.1. Plan de gestión de recursos humanos
NOMBRE DEL PROYECTO:
PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE
URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL
MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO
CÓDIGO PROYECTO:
201470001
ROL EN
ELPROYECTO
(Denominación del
puesto)
AUTORIDAD ½
(1: Capacidad de toma
de decisiones y
cambios.
2: consulta para toma de
decisiones y cambios.
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD
PRINCIPAL
(Descripción de lo que se espera de éste
rol)
COMPETENCIAS REQUERIDAS.
(Conocimientos, habilidades, actitudes)
Director Del Proyecto 1 - El director del proyecto será
responsable de la entrega de la
Construcción del Sistema de
Alcantarillado Sanitario del barrio El
Poblado.
- Es responsable de la definición del
Personal que integra el comité del
proyecto de su organización y gestión
- Supervisa el correcto funcionamiento
de las actividades necesarias para la
Construcción del Sistema de
Alcantarillado.
- Controla la información de gastos del
proyecto
-Dirige y aprueba el proceso para la
contratación.
-Su trabajo finalizará con la aceptación
y suscripción del acta de entrega de del
Sistema de Alcantarillado Sanitario del
barrio El Poblado en el Municipio de
Sincelejo.
- Orientación a resultados.
- Comunicación efectiva.
- Actitud de servicio.
- Trabajo en equipo.
- Innovación y mejora continua.
- Liderazgo.
- Sentido de urgencia.
- Integridad.
- Credibilidad Técnica.
- Adaptabilidad y Autocontrol.
- Comunicación a todo nivel.
Jefe de adquisiciones 2 - Revisar diariamente las
Órdenes de Compra.
- Cotizar los materiales e
insumos solicitados en las
órdenes de compra.
- Mantener al día el control
de inventario de la bodega
central.
- Solicitud de Materiales que
no se dispongan en bodega
central y/o que por las
características del producto
deben ser adquiridas.
- Seguimiento del material
solicitado.
- Selección de proveedores
que cumplan con los
requerimientos de la
empresa.
- Liderazgo
- Planificación y Organización
- Negociación y Relaciones
- Control de Procedimientos
- Comunicación Efectiva
- Impacto e Influencia
- Dirección de Personas
- Solución de Problemas y Toma de
Decisiones
- Espíritu Investigador
- Planificador
- Capacidad de análisis
- Excelente comunicación oral y escrita
- Excelente relaciones interpersonales
- Toma de Decisiones
- Conocimiento sobre desarrollo
organizacional
- Manejo del procedimiento y relacionada
al puesto de trabajo
40
- Evaluar y calificar a los
proveedores que
habitualmente son
requeridos mediante
indicadores de gestión
- Realiza cotizaciones de
acuerdo a las solicitudes de
compra entregadas por los
Administradores de
contrato.
- Elaborar órdenes de compra
de acuerdo a las solicitudes.
- Generar órdenes de compra
de acuerdo a las solicitudes
de compra que los
administradores de obra u
otro
- Equivalente presenten.
Jefe de control de calidad 2 -Apoyar en la verificación de la calidad
de materias primas, subproductos y
producto terminado
- Apoyar las inspecciones, mediciones,
ensayos o pruebas que se requieran una
vez recibidas las instrucciones del caso,
para determinar la conformidad o no
conformidad del producto evaluado
. - Manejar el archivo de la
documentación del sistema de gestión
integral.
- Manejo de la información técnica y
administrativa del grupo de control
calidad.
- Apoyar en la implantación y
ejecución de la política de gestión
integral, objetivos, programas y
controles operacionales ambientales en
los procesos de su área
. - Apoyar la implementación y
mantenimiento de los procedimientos
de verificación de las características
operacionales, con aspectos
significativos en el sistema de gestión
integral.
- Apoyar en la toma de muestras
requeridas para realizar la inspección y
ensayo de materias primas y
subproductos
Realizar actividades de limpieza y
lubricado de los productos enviados a
laboratorio para pruebas
- Alistar al inicio de la jornada el sitio
de trabajo, disponiendo y ordenando los
implementos, herramientas y materiales
necesarios.
- Mantener en adecuado estado, los
elementos y equipos de control
utilizados en su trabajo
- Identificar e informar cualquier no
conformidad relacionada con el
producto, proceso o sistema de gestión
integral, que afecte el correcto
desempeño de su dependencia
- orientación a resultados
- comunicación efectiva
- actitud de servicio
- trabajo en equipo
- innovación y mejora continua
- liderazgo
- sentido de la urgencia
- pensamiento lógico
- búsqueda de información
- planificación
- organización
41
Operarios 2 -Verificar, monitorear y reportar los
parámetros operativos y procesos de las
áreas de trabajo
-inspecciones periódicas de los equipos
y las estaciones de las rutas.
-Emisión de permisos de trabajo
-Monitoreo de las condiciones de
operación
-Asegurar que se cumplan los
estándares de Seguridad propios
-Cumplir con las normas y
procedimientos de operación,
seguridad, salud y medio ambiente.
- Técnica.
- Adaptabilidad y Autocontrol.
-Manejo de estándares y normativas.
-Conocimiento en auditorias y mejora
continua de los procesos.
-Orientación al Logro. Iniciativa.
-Búsqueda de Información.
-Preocupación por el Orden y la Calidad.
Comunicación Efectiva.
Auxiliar Administrativo 2 Organiza la Agenda (visitas, teléfono,
citas, etc.) de su jefe.
-Supervisa y ejecuta la realización del
trabajo administrativo que, en razón de
la competencia de la jefatura, ésta
decida asignarle.
-Organiza ficheros por cualquiera de
los métodos, manuales o informáticos,
que resulten más adecuados a los fines
perseguidos.
-Redacta y envía la correspondencia a
las unidades que lo requieran.
-Ejecuta trabajos mecanográficos,
archivísticos y de cálculo, por cualquier
medio, incluso informático.
-Transmite decisiones de la Jefatura de
la Unidad, hacia los ámbitos que la
integran.
-Guarda sigilo en aquellos asuntos
confidenciales que conozca por razón
del puesto que desempeña.
-Ejecutar los acuerdos adoptados en
materia de trabajo.
-Efectuar los gastos contemplados en
presupuesto a través del banco.
-Actuar de Secretario en la Junta y
custodiar la documentación que se
genere.
-Se levantarán Actas de las Juntas, que
serán espuertas a la consideración del
Presidente, y una vez obtenida la firma
de éste, se enviará copia a todos los
asistentes.
-Confeccionar nóminas y seguros
sociales de los empleados. Tramitación
de Altas/bajas de los empleados por
accidente o enfermedad.
-Asiste en el desarrollo de los
programas y actividades de la unidad.
-Participa en el estudio y análisis de
nuevos procedimientos y métodos de
trabajo.
-Realiza los descargos o pagos contra
cada proyecto de compromiso.
-Llenar formatos de órdenes de pago
por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de
servicios, subvenciones, aportes,
asignaciones, ayudas, avances a
justificar, incremento o creación de
fondos fijos, fondos especiales y de
funcionamiento, alquileres, cuentas de
cursos y otras asignaciones especiales.
-Realiza seguimiento a los pagos para
su cancelación oportuna.
-Trabajo en equipo.
-Integridad.
- Credibilidad Técnica.
- Adaptabilidad y Autocontrol.
- Iniciativa.
- Atención al detalle.
- Compromiso organizacional.
-Capacidad organizativa.
- Liderazgo
42
-Controla los pagos efectuados al
personal administrativo u obrero por
diversos beneficios.
Jefe de mantenimiento y
reparación
2
-Planifica Asigna y las actividades del
personal a su cargo. Supervisa el
mantenimiento de las instalaciones.
-Ordena y supervisa la reparación de
equipos.
-Estima el tiempo y los materiales
necesarios para realizar las labores de
mantenimiento y reparaciones.
-Elabora notas de pedidos de materiales
y repuestos. Suministra al personal los
materiales y equipos necesarios para
realizar las tareas asignadas.
-Rinde información al jefe inmediato,
del mantenimiento y las reparaciones
realizadas.
-Efectúa inspecciones de las
instalaciones para detectar fallas y
recomendar las reparaciones
pertinentes.
-Controla el mantenimiento y las
reparaciones realizadas. Inspecciona el
progreso, calidad y cantidad de trabajos
ejecutados.
-Detecta fallas, dificultades y/o
problemas que se presenten durante la
ejecución del trabajo y decide la mejor
solución.
- Estima el costo de las reparaciones
necesarias. Atiende las solicitudes y
reclamos por servicio, mantenimiento y
reparaciones, e imparte las
correspondientes
-orientación a resultados.
-proactividad solución de
-problemas. Manejo de relaciones
interpersonales. toma de decisiones
43
9.2. Adquirir el grupo del proyecto
Es importante conocer los datos de desempeño del trabajo ya que proporcionan
información valiosa sobre el rendimiento de los trabajadores e integrantes del proyecto
como el mejoramiento de las relaciones humanas entre los involucrados y la estimación
del potencial.
Ilustración 8 Formato de desempeño del trabajo
9.3. Desarrollo del grupo del proyecto
Interesados Rol Responsabilidad
Contratista seleccionado. CLIENTE - CONTRATISTA
Cumplir con el contrato
Proveedor seleccionado CLIENTE-PROVEEDOR
Administrador del contrato
EQUIPO DEL PROYECTO
Gestiona el proyecto
Líder de construcción
Representante legal
Toma de decisiones
Director del proyecto
Administrador de obra
Coordinador Residente
Coordinador Ambiental
Profesional Social
Programador de obra
Coordinador de Calidad
44
Gestoría Técnica Gestoría
Revisión y aprobación de
documentos
Implementación de formatos
Reuniones de seguimiento
Comunidades Zona de
Influencia
Vecinos
Recibir información
Municipalidad
Control administrativo de la
zona
Autoridades militares Aseguramiento del área Seguridad física
Autoridad ambiental Regulación ambiental
Gremios y asociaciones
9.4. Gestión del grupo del proyecto
Las medidas del plan de gestión del proyecto son formuladas a partir del resultado del
análisis de la evaluación de impactos.
Estas acciones están conformadas por una serie de lineamientos encaminados a la
implementación de medidas de prevención, mitigación, corrección y compensación, de
acuerdo con el manejo requerido para cada aspecto ambiental asociado a las actividades
del proyecto.
10 Comunicaciones
10.1. Plan de gestión de las comunicaciones
NOMBRE DEL PROYECTO CODIGO DEL PROYECTO
2014700010004
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecho
por
Revisado
por
Aprobado
por
Fecha Motivo
1.0 Samir
Chadid
10/08/15 Versión
Inicial
GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Los requisitos de comunicación incluyen:
- Organigramas.
- Relaciones de responsabilidades de la organización.
- Áreas profesionales, departamentos involucrados.
- Logística de cuantas personas están involucradas.
- Necesidades de información internas.
- Necesidades de información externas.
- Información sobre los interesados
45
NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la información del mismo, pero
las necesidades de información y los métodos de distribución varían. Por eso, identificar las
necesidades de información y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla es vital
para alcanzar el éxito. La información se manejará a través de la plantilla del Plan de
Comunicaciones. Por otro lado el proceso de información debe contar con alcances bien
definidos que sienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y
externos como se detalla a continuación:
Alcaldía:
- Plan del Departamento de Obras de proyectos de la Alcaldía
- Informes de avances
- Solitudes de Cambio
Comité de Proyecto:
- Informe de avance.
- Contratación de proveedores
- Solicitudes de Cambio.
- Matriz de Riesgos y su situación actual
10.2. Gestión de las comunicaciones
El análisis de los requisitos de comunicación permite determinar los canales de
comunicación y las necesidades de información de los interesados.
En ese sentido, es fundamental determinar los canales de comunicación teniendo en
cuenta la cantidad de interesados, para ello la guía del PMBOK (Guía del PMBOK,
2013)nos suministra la siguiente ecuación:
Número de canales = (n x (n-1)) / 2
Teniendo en cuenta la matriz de poderes descrita con anterioridad y el número de
interesados establecidos en el proyecto, en este caso corresponden a 11, tendremos que:
Número de canales = (11 x (11-1)) / 2= 55
De esta manera, tendremos 55 potenciales canales de comunicación en el proyecto.
46
10.3. Control de las comunicaciones
En el marco de la ejecución del proyecto se llevarán a cabo reuniones ordinarias semanal
y reuniones extraordinarias cuando la situación lo amerite, la convocatoria se realizara a
través de memorando o por correo electrónico cuando se presente caso fortuito. Para las
reuniones ordinarias de sebe desarrollar una agenda temática; concluidas las reuniones,
sean ordinarias o extraordinarias, se desarrollará un acta donde quede consignado, la hora,
la fecha, el lugar, los temas abordados, los participantes.
Ilustración 9 Métodos de comunicación
Del mismo modo, se deben establecer compromiso, responsables y fechas de
cumplimiento de dichos compromisos. El formato de las actas es el siguiente:
47
Tabla 9 Formato de las actas de las reuniones
11 Riesgo
11.1 Plan de gestión del riesgo
Es el proceso que permite definir la forma en que se van a realizar las actividades de
gestión de riesgos. Para esto se han determinado los siguientes puntos:
1. Control de crisis
2. Arreglar cada error
3. Mitigación de riesgos
4. Prevención
5. Eliminación de causas principales
Al abordar el tema del riesgo se deben tener en cuenta los riesgos asociados a un
proyecto público, en especial al de electrificación de una zona descentralizada.
a. Conocimiento de las amenazas de distinto origen (natural, socio natural o humano)
que en algún momento pueden afectar a la construcción y operación del servicio
eléctrico.
b. Conocimiento de los factores de vulnerabilidad y de sostenibilidad que reducen o
fortalecen la capacidad de soportar dichas amenazas e identificación de acciones
necesarias y posibles para prevenir las amenazas y mitigar los factores de
vulnerabilidad.
c. Caracterización anticipada de los riesgos o efectos adversos que podría en caso de
que efectivamente llegara a materializarse la amenaza. (Riesgo = Amenaza x
Vulnerabilidad). Para empezar a gestionar los riesgos del proyecto, el diseño del
48
proyecto de electrificación, apoyado siempre en la guía del PMBOK, plantea un
modelo donde el concepto de riesgos no debe verse únicamente de una forma negativa.
La gestión de los riegos durante la planificación y ejecución del proyecto se dividirá en
cinco pasos que se deben desarrollar.
Tabla 10 Metodología de gestión de riesgos
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE
INFORMACIÓN
Planificación de
Gestión de los Riesgos
Elaborar Plan de Gestión de los
Riesgos
Dirección del
proyecto
Identificación de
Riesgos
Identificar que riesgos pueden
afectar el proyecto y documentar sus
características
Checklist de
riesgos
Dirección del
proyecto
Memoria del
proyecto
Análisis Cualitativo
de Riesgos
Evaluar probabilidad e impacto
Establecer ranking de importancia
Definición de
probabilidad e
impacto Matriz de
Probabilidad e
Impacto
Dirección del
proyecto
Análisis
Cuantitativo de Riesgos
No se realizará No aplica No aplica
Planificación de
Respuesta a los Riesgos
Definir respuesta a riesgos
Planificar ejecución de respuestas
Dirección del
proyecto
Memoria del
proyecto
Seguimiento y
Control del Riesgos
Verificar la ocurrencia de
riesgos. Supervisar y verificar la
ejecución de respuestas. Verificar
aparición de nuevos riesgos
Dirección del
proyecto
PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS
PROCESO MOMENTO DE
EJECUCIÓN
ENTREGABLE DEL
EDT
PERIODICIDAD DE
EJECUCIÓN
Planificación de
Gestión de los Riesgos
Al inicio del proyecto 1.2 Plan del Proyecto
actividad 1
Una vez
Identificación de
Riesgos
Al inicio del proyecto
En cada reunión del equipo
del proyecto
1.2 Plan del Proyecto
actividad 1
1.6 Reunión de
Coordinación Semanal
Una vez x Semanal
49
Análisis Cualitativo
de Riesgos
Al inicio del proyecto
En cada reunión del equipo
del proyecto
1.2 Plan del Proyecto
actividad 1
1.6 Reunión de
Coordinación Semanal
Una vez x Semana
Planificación de
Respuesta a los Riesgos
Al inicio del proyecto
En cada reunión del
equipo del proyecto
1.2 Plan del Proyecto
actividad 1
1.6 Reunión de
Coordinación
Semanal
Una vez x Semana
Seguimiento y
Control del Riesgos
En cada fase del
proyecto
1.6 Reunión de
Coordinación
Semanal
Semanal
Tabla 11 Definición de probabilidad de riesgo
11.2 Identificación del riesgo
La gestión de riesgos se centró en actividades riesgosas que tiene una clara posibilidad de
ocurrencia y /o impacto en los objetivos del proyecto, para esto se realiza un RBS o
estructura degradada de riesgos:
Ilustración 10 RBS o estructura degradada de riesgos
Para determinar que puede ser considerado, se utilizará el método Delphi, ya que ayuda
a eliminar sesgos en los datos y evita que sea influenciado por personas
50
Ilustración 11 Flujograma Delphi:
Entrevistas
Entrevistar a participantes experimentados del proyecto, interesados y expertos en la
materia puede servir para identificar riesgos. Las entrevistas son una de las principales
fuentes de recopilación de datos para la identificación de riesgos.
Para una correcta identificación de riesgos se procede a hacer una serie de código de
riesgos que posteriormente fueron vinculados en el registro de riesgos:
51
RG: Riesgo de administración de proyectos
RE: Riesgo externo
RO: Riesgo organizacional
RT: Riesgo técnico
RL: Riesgo legal
RA: Riesgo del alcance
11.3. Realizar el análisis cualitativo del riesgo
a. Registros
Los riesgos pueden ser priorizados para un análisis cuantitativo posterior y para las
respuestas posteriores, basándose en su calificación.
Tabla 12 Registros del riesgo
Registro agrupados por causas comunes
Riesgo Coste Tiempo Alcance Calidad
Mala
planificación
x
Accidentes
laborales
x
Errores de
diseño de la vía
x
Mala calidad
de los materiales
utilizados
x
Errores en el
trazado de la vía
x
Mala
utilización por la
población
x
Intermitencia
en el servicio
Bici taxis
x
Categorización de riesgos
Registro agrupados por EDT
Riesgo Ejecución Diseño de
proyecto
Operación Calidad
Mala
planificación
x
Accidentes
laborales
x
Errores de
diseño de la vía
x
Mala calidad
de los materiales
utilizados
x
Errores
trazado de la vía
x
52
Mala
utilización por la
población
x
Intermitencia
en el servicio de
bici taxis
x x
Categorización de riesgos
b. Evaluación de la urgencia de los riesgos
La matriz permite agrupar los riesgos en las siguientes categorías: riesgos intolerables
por su altísima probabilidad y trascendencia; importantes, con menor probabilidad y
repercusiones; moderados, de trascendencia moderada o tolerable y probabilidad media
de aparición; y bajos, debido a su escasa frecuencia y relevancia.
Tabla 13 Evaluación de la urgencia de los riesgos
RIESGOS BAJO MODERADO ALTO INTOLERABLE
Accidentes
laborales
X
Errores de
diseño del trazado
de la vía
X
Insuficiencia de
mano de obra
X
Retrasos en las
obras
X
Falta de
financiación
X
Deterioro de la
vía
X
Abandono de
obra por contratista
X
Incumplimiento
de la asociación de
bici taxistas
X
Errores de
diseño de las
estaciones
X
Mala calidad de
los materiales
utilizados
X
Errores en el
diseño del material
de la obra
X
53
11.4. Realizar el análisis cuantitativo del riesgo
Tabla 14 Análisis cuantitativo del riesgo
C
ódigo
Acept
ar
E
vadir
M
itigar
Tra
nsferir
Est
rategia de
respaldo
C
osto
Prob
abilidad x
coste
T
iempo
Sí
ntomas
Resp
onsable
F
echa
R
E 1
Si
los
insumos
son más
costosos
que lo
estimado
en el
presupues
to
x
R
E 2
Si el
licitante
introduce
nuevas
especifica
ciones no
contempl
adas en el
diseño
inicial
x
R
A 3
Si el
administr
ador del
proyecto
genera
cambios
en el
cronogra
ma
x
R
A 4
Si el
departam
ento no
entrega
los
anticipos
presupues
tados.
x
11.5 Planificación de la respuesta a riesgos
La respuesta al riesgo se llevará a cabo mediante los documentos que se generen para
los determinados casos.
12.0 Abastecimientos
Para el desarrollo del plan de adquisiciones del proyecto, se tendrán en cuenta las siguientes
consideraciones:
12.1 Plan de adquisiciones
Tabla 15 Plan de gestión de adquisiciones
PLAN DE GESTION DE ADQUISIONES
COMPONENTE DESCRIPCION
Se tomara como referencia de costos la línea Base
54
Implementación
del Plan de
Adquisiciones.
Se tomara como referencia para el cronograma de
adquisiciones, el cronograma de actividades en `Microsoft
Project. Correspondientes de cada material, bien o servicio.
Se tomara como base para la adquisición de servicios
profesionales la información encontrada en las tablas de costos
variables del proyecto, donde se define el grupo base de
trabajo.
Se determinará la disponibilidad de proveedores, los
Procesos de la Organización Ejecutante, como los
procedimientos establecidos para adquisiciones de productos y
servicios.
Análisis de Hacer o Comprar.
Para este análisis de elección entre producir un
producto/servicio o adquirirlo se tomara en cuenta factores
claves como:
- Capacidad del recurso propio
- Experiencia de la empresa
- Limitaciones del presupuesto
- Plazo de entrega del producto final.
Clasificación y Tipos de Contrato. Los contratos en el
proyecto se clasificarán en dos, el contrato principal del
proyecto y los subcontratos o adquisiciones de servicio
terceros.
55
12.2. Realizar las adquisiciones
Tabla 16 Realizar las adquisiciones
Nume
ro EDT Nombre de
tarea
Tipo de
Adquisició
n
Modali
dad de
Adquisició
n
Fecha Presupu
esto
Fase I:
Estudios
previos y
formulación
SCC
Comie
nzo
1.1
Formulación
del proyecto
mié
29/07/15
1.2
Aprobación del
proyecto por
parte del Ocad
Departamental
Servici
os
Consultoría
Individual
mié
29/07/15
$2.500.0
00
Fase II:
Diseño
CCII lun
03/08/15
$108500
000
2.1
Diseñar
los planos para
las acometidas
Servici
os
Consultoría
Individual
sáb
01/08/15
2.2
Georreferencia
ción y
Replanteo
topográfico.
Marcación de
apoyos en
terreno.
Equipo
del
Proyecto
mié
02/09/15
2.3 Entrega
de Planos
planta perfil y
memorias de
cálculo y
presupuesto
punto a punto
del replanteo
Equipo
del
Proyecto
mié
02/09/15
2.4 Retiro de
material mayor
de bodegas
Equipo
del
Proyecto
mié
02/09/15
2.5
Adquisición de
materiales
menores y
transporte
Equipo
del
Proyecto
mié
02/09/15
56
Fase III:
Construcción
de senderos
CCII
mié
02/09/15
$148420
000
3.1
Excavación de
senderos y
toma de niveles
Equipo
del
Proyecto
mié
02/09/15
3.2
Transporte de
postes de 6
metros de
alumbrado
público hasta el
sitio más
cercano al
punto de
hincado.
Equipo
del
Proyecto
jue
10/09/15
3.3
Acercamiento,
hincada,
aplomada y
apisonada sub
base
Contrati
sta
jue
10/09/15
3.4
Colocación
manual de
adoquines
Contrati
sta jue
10/09/15
3.5
Colocación
manual de
placas de
concreto
prefabricado
Contrati
sta
jue
10/09/15
3.6
Construcción
de sistemas
puesta a tierra
Contrati
sta jue
10/09/15
Fase IV:
Obras de
urbanismo
CCII
mié
09/09/15
$3915600
0
4.1
Excavación de
huecos
Contrati
sta
jue
10/09/15
4.2 Siembra
de árboles de
mediano porte
nativos.
Contrati
sta jue
14/01/16
4.3 Siembra
de grama
nativa
Contrati
sta
jue
14/01/16
57
4.4
Instalación de
señales de
paso, señales
de transito
Contrati
sta
jue
14/01/16
4.5
Demarcaciones
de vía.
Contrati
sta
jue
14/01/16
Fase V:
Construcción
de estaciones
CCII
jue
14/01/16
$675000
00
5.1 Medida
de Resistividad
del Terreno
Contrati
sta
jue
14/01/16
5.2
Construcción
de cimiento
ciclópeo
Contrati
sta vie
15/01/16
5.3
Instalación de
estructura en
aluminio
cepillado
Contrati
sta
vie
15/01/16
5.4
Instalación de
mobiliario
urbano
Contrati
sta lun
18/01/16
5.5 Fase VI:
Creación de la
asociación de
bici taxistas
CCII
mié
27/01/16
$71.000.0
00
Descapote
mié
27/01/16
6.1
Instalación de
paneles
prefabricados
Contrati
sta vie
26/02/16
6.2
Instalación de
Acometidas
Contrati
sta
vie
26/02/16
6.3
Diligenciamien
to de datas y
entrega de
documentación
de los usuarios
Equipo
del
Proyecto vie
04/03/16
Fase VII
Energización y
puesta en
servicio
vie
11/03/16
58
7.1
Pruebas y
entrega
Equipo
del
Proyecto
SCC
mar
15/03/16
20.000.00
0
7.2
Puesta en
servicio
Firmas
Consultoras
, Equipo
del
Proyecto
SCC
mar
15/03/16
12.3. Control de adquisiciones
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según
corresponda.
Tabla 17 Control de las adquisiciones
Código
Cuenta
Nombre
Tipo de Contrato
Evaluación Final Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3
ít
em
Criteri
o
pondera
ción
Pun
taje Final
Ponde
rado
Pun
taje Final
Ponde
rado
Pun
taje Final
Ponde
rado
1 Prestigi
o del
Vendedor.
45%
2 Oferta
Económica
25%
3 Puntual
idad en la
entrega
15%
4 Calida
d del
Producto
10%
5 Garantí
a
5%
Puntaje Final
12.4. Cerrar las adquisiciones
La técnica para desarrollar este proceso será la auditoria de la adquisición, del proceso de
la adquisición, y si fuera necesario se efectuará acuerdos negociados para resolución de
conflictos (incluye los casos de finalización anticipada o finalización extemporánea).
59
Como resultado de este proceso se tendrá las adquisiciones cerradas, así como las
actualizaciones correspondientes a los archivos de los procesos de la organización.
13.0 Grupos de interés (Stakeholders)
13.1. Identificar los grupos de interés
Tabla 18 Registro de interesados
Registro de Interesados
Interesado Características Rol Responsabilidad
INTERNOS
Gobernación
del Atlántico
Encargado de
establecer las
políticas públicas en
este caso, la
prestación de un
servicio público
urbano
Sponsor Patrocinador del
proyecto
Gerencia de
Proyectos
Encargado y
responsable de la
ejecución del
proyecto.
Project Manager Gerencia de
proyecto
Gestor de
Comunicaciones
Encargado de
desarrollar e
implementar las
acciones estratégicas
de comunicación del
proyecto.
Representante de
comunicaciones de la
Gerencia del Proyecto
Interactuar con
interesados
Administrador
del contrato
Encargado de
llevar a cabo las
actividades
precontractual,
contractual y pos
contractual del
proyecto.
Responsable de
ejecución administrativa y
financiera del contrato
Ejecución
financiera
EXTERNOS
Población-
usuarios
Usuarios,
habitantes
permanentes en
municipio de Galapa
y sus veredas.
Población flotante
proveniente de
Baranoa, Barranquilla,
Malambo, Soledad.
Beneficiarios Apoyar y/o
rechazar la
ejecución
Empresarios y
PYMES locales
Sector productivo
beneficiado
Beneficiarios/
opositores
Apoyar la
ejecución
60
Entes
privados o
alianzas público-
privadas.
Operadores
locales, como
cooperativas
Cooperantes Apoyar la
ejecución
Contratista Encargado de
realizar los trabajos de
construcción de las
ciclo rutas y
estaciones
Operador Apoyar la
ejecución
Autoridades
militares
Encargado de
brindar seguridad y
acompañamiento a la
ejecución
Receptor de
información
Apoyar
ejecución
Autoridad
ambiental
Encargado de
supervisar el
cumplimento de la
normatividad
ambiental vigente.
Cumplimiento de
normatividad ambiental
Apoyar
ejecución
Proveedores
locales
Encargado de
suministro de insumos
para la ejecución del
proyecto.
Contratista-proveedor Apoyar
ejecución
Proveedores
No locales
Encargado de
suministro de insumos
para la ejecución del
proyecto.
Contratista-proveedor Apoyar
ejecución
Alcaldías
Municipales
Encargado de
brindar apoyo técnico,
administrativo y
financiero
Apoyar la Ejecución Apoyar
ejecución
Corporaciones
autónomas
regionales de
índole ambiental
Encargadas de
vigilar que se cumplan
los modelos regionales
para preservar el
medio ambiente.
Veeduría Supervisar a la
ejecución
Moto taxistas Moto taxistas del
municipio de Galapa
Opositor Manifestar
desacuerdo a la
ejecución
Empresas de
transporte
formalizadas
Empresas
dedicadas al transporte
público tradicional
Opositor Manifestar
desacuerdo a la
ejecución
13.2. Plan de gestión de los grupos de interés
Para el plan de gestión de interesados se ideó la siguiente matriz, teniendo en cuenta la guía
Director de Proyectos de (Pablo Lledó, 2013) con respecto a las estrategias y planes para la
gestión de los interesados
61
Tabla 19 Matriz de interesados
Matriz de Poder vs Interés
Matriz de
interesados
Poder / Influencia Interés Estrategia
Interesado Desconoce Se resiste Neutral Apoya Líder
Gobernación X D A A Mantener
satisfecho
Alcaldía
Usuarios
Residentes/Veci
nos de la obra
Ambientalistas
ONGS
BICI Taxistas
Juntas de Acción
Comunal
Contratistas
Entes
Reguladores
X: Actual ; D: deseado ; A: Alto ; B: Bajo
Estrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear (B-B)
62
A. Dirección del Proyecto
B. Gobernación
C. Usuarios externos
D. Peatones
E. Alcaldía
F. Operadores
G. Contratistas
H. Residentes/vecinos de la obra
I. ONG
J. Entes reguladores
K. Ambientalistas
L. Red Unidos
M. Bici taxistas
63
13.3. Gestionar el compromiso con
Los grupos de interés
Gestionar la Participación de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar
con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes
en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados
en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando
significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto. (Polo, 2015)
Defensores y Apoyo
Críticos y Bloqueos
Neutrales
64
Ilustración 12 Formato de solicitud de cambio
13.4. Control del manejo de los grupos de interés
El siguiente es el modelo de registro de incidentes propuesto para el presente proyecto:
Informe final de incidentes o accidentes
Código de incidente: ____________Número de Accidente o Incidente:
1.- Tipo (marcar con una x):
Sin lesión ( ) Leve ( ) Grave ( ) Fatal (
)
2. Nombre del proyecto:
2.01: Nombre de Persona Natural o Jurídica: RUT O NIT
2.02 Actividad: Locación:
2.03 Domicilio Legal:
65
3. Del accidentado
3
.01
Nombre y Apellidos: Edad:......... años
3
.02
Ocupación en la Empresa:
3
.03
Personal: Propio ( ) De Empresa Contratista: ( ) Razón Social.............................
3
.04
Experiencia en el trabajo actual: Años....................Meses........................Días...................
3
.05
Del Trabajo: Rutinario ( ) Especial ( ).......................................................................
3
.06
Jornada: Diurnista( ) Turnista: ( )........................Otro: ( )...............................
3
.07
Horas continuas trabajadas antes del accidente: ........................................horas.
3
.08
Días de descanso antes del accidente: ........................................días.
3
.09
Indicar si está asegurado contra accidentes de trabajo: Si ( ) No ( )
4. Del supervisor inmediato
66
4.
01
Nombre y Apellidos: Edad:
4.02 Ocupación en la Empresa:
4.03 Personal: Propio ( ) De Empresa Contratista: ( )...................................................
....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
4.04 Experiencia en el trabajo actual: Años....................Meses........................Días...................
4.05 Lugar donde se encontraba en el momento del accidente:................................................
5. Del accidente
5.01 Fecha: Hora: Turno:
5.02 Lugar:
5.03 Descripción:
5.04 Causas
5.05 Equipo de protección personal utilizado por el accidentado en el momento del
accidente:
5.06 Medidas de seguridad existentes en el área del accidente: (Relativo al accidente)
5.07 Medidas de seguridad correctivas para evitar su repetición: (Ser específico)
67
6. De los equipos o herramientas
6.01 Uso: Inapropiado: ( ) detallar Adecuado: (
6.02 Estado: Defectuoso: ( ) especificar Adecuado: ( )
6.03 Resguardos (Protector): Defectuoso: ( )
especificar
Adecuado: ( )
7. Del lugar de Trabajo
7.01 Orden y Limpieza: Inapropiado: ( ) detallar Adecuado: ( )
7.02 Dispositivos de Seguridad: Defectuoso: ( )
especificar.
Adecuado: ( )
8. De los testigos del accidente
8
.01
Nombre y
Apellidos:...................................
..........................................
Eda
d:.........
años
Ocupación en la
Empresa:.................................................
.....................................................
8
.02
Nombre y
Apellidos:...................................
..........................................
Eda
d:.........
años
Ocupación en la
Empresa:.................................................
.....................................................
68
Capítulo V
14.0 Cronograma de actividades
Ilustración 13 Diagrama Gantt de actividades
69
70
71
15.0 Estimación de costos
Tabla 20 Costos del proyecto
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN UNIDAD
MEDIDA
CANTIDAD VALOR
UNITARIO
TOTAL
Diseño Pesos $108500000
Diseñar los planos
para las acometidas
1 $
10.000.000
Georreferenciación
y Replanteo
topográfico. Marcación
de apoyos en terreno.
1 $
30.000.000
Entrega de Planos
planta perfil y
memorias de cálculo y
presupuesto punto a
punto del replanteo
1 $
8.500.000
Retiro de material
mayor de bodegas
1 $
15.000.000
Adquisición de
materiales menores y
transporte
1 $
45.000.000
Trámites Trámites Pesos 1 $
2.500.000
$ 2.500.000
Construcción de
senderos
Pesos $
Excavación de
senderos y toma de
niveles
16200 m2 3000 48.600.000
Transporte de
postes de 6 metros de
alumbrado público
hasta el sitio más
cercano al punto de
hincado.
1000000 10.000.000
Acercamiento,
hincada, aplomada y
apisonada sub base
16000000 16.000.000
72
Colocación
manual de adoquines
12100 m2 4000 48.400.000
Colocación
manual de placas de
concreto prefabricado
4100 m2 6200 25.420.000
Sub-Total 259420000
Urbanismo Pesos/años
Excavación de
huecos
500 9000 4.500.000
Siembra de árboles
de mediano porte
nativos.
500 25000 12.500.000
Siembra de grama
nativa
1026m2 6000 6.156.000
Instalación de
señales de paso,
señales de transito
1 15.000.000 15.000.000
Demarcaciones de
vía.
1.000.000
Sub-Total 39156000
Construcción
de estaciones
Pesos $ $
Medida de
Resistividad del
Terreno
global 8500000
Construcción de
cimiento ciclópeo
X 6
estaciones
39000000
Instalación de
estructura en aluminio
cepillado
X6 87000000
Instalación de
mobiliario urbano
20000000
Sub-Total 67500000
Asociación de
bici taxistas
Pesos 1 $
50.000.000
$
50.000.000
73
Descapote 1 1.000.000 1.000.000
Instalación de
paneles prefabricados
1 70.000.000 70.000.000
Sub-Total $
71.000.000
Puesta en
servicio
Realizar la
contratación de
publicidad radial,
escrita y folletos que
promuevan el uso de la
ciclo ruta
1 20.000.000
Sub-Total 20.000.000
Pólizas/seguros 58.000.000
Costo del
proyecto
515076000
16.0 Hoja de recursos
A continuación se comparte un pantallazo de la hoja de recursos del proyecto aplicado, la cual
se desarrolló con el apoyo de la herramienta Microsoft Project
Ilustración 14 Hoja de recursos
74
17.0 Definición de las actividades cuello de botella
Las Actividades que más Generan Cuellos de Botella Son las Relacionadas con las
Actividades de transporte y almacenamiento de materiales de la obra, pues si se generan
retrasos en la dicha actividad, todas las demás actividades resultan afectadas. (Ver anexo
1)
Ilustración 15 Resumen de las actividades cuello de botella
18.0 Estructura de descomposición del trabajo
(Ver anexo 2,1)
19.0 Evaluación económica y social del trabajo
a. Análisis de sensibilidad
Para hacer el análisis de sensibilidad se debe tener las variaciones en ingresos y costos
de hasta un máximo del 10%, de las cifras originalmente calculadas sin riesgo, se debe
preguntar lo siguiente:
* ¿Cuánto podrían variar los ingresos, costos y/o gastos?
* ¿Qué porcentaje de variación debería suponerse?
Se debe tener en cuenta solo el 10% de los ingresos totales, con la disminución del 10%
de ingresos, también, el incremento del 10% de costos y gastos, sin cambio en el nivel
de sus ingresos (compensación).
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PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO

  • 1. 1 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA CEAD BARRANQUILLA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO PROYECTO PREVIO PARA LA OBTENCIÓN DEL TITULO ESPECIALISTA GESTION DE PROYECTOS SAMIR EDUARDO CHADID SANTA MARIA AUTOR 5 de mayo de 2016
  • 2. 2 Resumen El municipio de Galapa, en el departamento del atlántico, cuenta con rutas de transporte municipal y nacional, que hacen las veces de transporte público urbano, en los últimos años se ha incrementado los accidentes ente los diferentes actores de la movilidad como peatones y conductores, junto a un incremento del transporte informal como moto taxis, bici taxis y mula taxis. Gran parte del problema es la insuficiencia de rutas y transporte público urbano, tanto dentro de la cabecera municipal, como en el perímetro. Pero el factor humano es importante ya que toman el transporte público sobre una vía nacional incrementando el riesgo de accidentes. Para esto propondría un proyecto basado en modelo de circuitos, basados en bici taxis, con sus rutas independientes y con estaciones en lugares estratégicos con más demandas, existen estudios de la alcaldía de Galapa en la que cuando se hace un análisis del flujo vehicular, se concluye que los bici taxis en las vías secundarias afectan a la movilidad, en el entendido de la disminución de la velocidad a flujo libre de los vehículos particulares. Si bien existe una afectación a la movilidad generada por los bici-taxis, se pude mejorar con ciclo rutas o espacios independientes. Palabras Claves: Proyecto comunitario de transporte público, transporte informal, transporte emergente, Galapa Atlántico, metodología general ajustada.
  • 3. 3 Abstract Galapa municipality in the department of the Atlantic, has routes of municipal and national transport, which serve as urban public transport, in recent years has increased the accident being the different actors of mobility as pedestrians and drivers, with an increase of informal transport as motorbike taxis, and bicycle taxis. For this propose a project based on model circuit based on bike taxis, with their separate routes and stations at strategic locations with more demands, studies mayoral Galapa wherein when an analysis of traffic flow is made, are It concludes that the bike taxis on sidetracks affect mobility in the understanding of the decrease in free flow speed of private vehicles. While there is a mobility impairment generated by the bike taxis, I could be improved with cycle routes or independent spaces. Keywords: Community project of public transportation, paratransit, emerging transport, Galapa, MGA
  • 4. 4 Tabla de Contenido Introducción Capítulo I 1.0 Formulación del problema técnico…………………………………………….….9 1.1 Antecedentes………………………………………………………………….…….9 1.2 Localización del territorio municipal………………………………………….……9 1.3 Antecedentes socio-culturales…………………………………………….…..…...10 1.4 Antecedentes económico-financieros……………………………….….………….10 1.5 Contexto de la situación actual……………………………………………..….…..10 Capítulo II, 2.0 Establecimiento de las variables clave, estrategias y de apoyo que sustentan el problema o el conflicto ……………………………………………………………….11 2.1 Justificación………………………………………………………………………..11 2.2 Identificación de situaciones futuras al sostenerse la situación actual…………….12 2.3 Partes interesadas…………………………………………………………………..12 2.31 Partes interesadas en potenciar el proyecto………………………………………13 2.32 Partes interesadas en potenciar el proyecto……………..……………….……….14 Capítulo III. 3.0 Aplicación del marco lógico…………………………………………..….……….15 3.1 Análisis del problema………………………………………………...……………15 3.2 Árbol de causas……………………………………….....…….…….……………..16 3.3 Árbol de efectos……………………………………………………………………16 3.4 Árbol de problemas…………………………………………………………..……16 3.5 Objetivo general…………………………………………………………….……..16 3.6 Objetivos específicos………………………………………………………………16 3.7 Análisis de objetivos……………………………………………………………….17 3.8 Definición de acciones……………………………………………………………..18 3.9 Análisis de alternativas de proyecto……………………………………………….19 3.91 Marco lógico…………………………………………………...…………………20 Capítulo VI 4.0 Integración………………………………………………………………………...21 4.1 Desarrollo del título del proyecto…………………...……………………………..22 4.2 Desarrollar un plan de gestión de proyectos……………………………………….23 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto………………………………………24 4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto…………………………………….26 4.5 Realizar el control integrado de cambios………………………………………….27 4. .Fase de cierre del proyecto…………………………………………………………27 5.0 Alcance…………………………………….……………………………………….28 5.1 Plan de gestión del alcance………………………………………………………...28 5.2 Reunir los requisitos……………………………………………………………….28 5.3 Definir el alcance……………………………………………………………….….28 5.4 Crear la estrategia de descomposición del trabajo…………………………………29 5.5 Validar el alcance………………………………………………………………….30 5.6 Controlar el alcance………………………………………………………………..31 6.0 Tiempo……………………………………………………………………………..31 6.1 Plan de gestión del cronograma……….…………………………………….……..31 6.2 Definir las actividades……………………………………………………….…….32 6.3 Secuencia de actividades………………………………………………….……….33 6.4 Estimar los recursos de la actividad……………………………………………….34
  • 5. 5 6.5 Estimar la duración de la actividad……………………….……………….………34 6.6 Desarrollar el cronograma……………………………….……………….………..34 7.0 Costo……………………………………………………………………………….35 7.1 Plan de gestión de costos………………………………………………….……….35 7.2 Estimación de los costos………………………………………………….………..35 7.3 Determinar el presupuesto…………………………………………………………35 7.4 Control de costos…………………………………………………………………..36 8.0 Calidad……………………………………………………………………………..36 8.1 Plan de gestión de calidad…………………………………………………..……..37 8.2 Realizar el aseguramiento de la calidad…………………………………………...37 8.3. Control de calidad…………………………………………………………….…..38 9.0 Recursos humanos……………………………………………………………...…38 9.1 Plan de gestión de recursos humanos……………………………...………………38 9.2 Adquirir el grupo del proyecto…………………………………………………….39 9.3 Desarrollo del grupo del proyecto……………………………………………...….43 9.4 Gestión del grupo del proyecto……………………………………………………44 10.0 Comunicaciones…………………………………………………………………44 10.1 Plan de gestión de las comunicaciones…………………………………………..44 10.2 Gestión de las comunicaciones…………………………………………………..45 10.3 Control de las comunicaciones…………………………………………………..46 11.0 Riesgo…………………………………………………………………………….46 11.1 Plan de gestión del riesgo………………………………………………………...47 11.2 Identificación del riesgo………………………………………………………….49 11.3 Realizar el análisis cualitativo del riesgo………………………………………...51 11.6 Control del riesgo……………………………………………………….………..53 12.0 Abastecimiento…………………………………………………………………...54 12.1 Plan de adquisiciones……………………………………………………….…….54 12.2 Realizar las adquisiciones……………………………………………….………..55 12.3 Control de adquisiciones…………………………………………………………58 12.4 Cerrar las adquisiciones………………………………………………...………..58 13.0 Grupos de interés…………………………………………………….………………..…59 13.1 Identificar los grupos de interés…………………………………………………..59 13.2 Plan de gestión de los grupos de interés………………………………………….60 13.3 Gestionar el compromiso con los grupos de interés…………………………...…63 13.4 Control del manejo de los grupos de interés……………………………………..64 Capítulo V 14.0 Cronograma de actividades……………………………………………………….68 15.0 Estimación de costos……………………………………………………....……...72 16.0 Hoja de recursos…………………………………………………………….…….74 17.0 Definición de las actividades cuello de botella…………………………………...75 18.0 Estructura de descomposición del trabajo…………………………………….…..76 19.0 Evaluación económica del trabajo……………………….………………………..77 20.0 Impacto…………………………………………….......…………………………77 Conclusiones……………………………………………….…………………………..78 Recomendaciones……………………………..………….……………………………79 Referencias…………………………………………………………………………….80 Anexos……………………………………………………………...…………………..81
  • 6. 6 Lista de tablas Tabla 1 Relación causa y efecto.................................................................................................. 12 Tabla 2 Partes interesadas en el proyecto, actores y sus características ..................................... 13 Tabla 3 Partes interesadas en frenar el proyecto, actores y sus características........................... 14 Tabla 4 Definición de acciones con respecto a la problemática.................................................. 18 Tabla 5 Marco lógico.................................................................................................................. 20 Tabla 6 Control integrado de cambios ........................................................................................ 26 Tabla 7 Lo que se va a realizar en el proyecto............................................................................ 28 Tabla 8 Formato para validar el alcance ..................................................................................... 30 Tabla 9 Formato de las actas de las reuniones............................................................................ 47 Tabla 10 Metodología de gestión de riesgos............................................................................... 48 Tabla 11 Definición de probabilidad de riesgo........................................................................... 49 Tabla 12 Registros del riesgo...................................................................................................... 51 Tabla 13 Evaluación de la urgencia de los riesgos ..................................................................... 52 Tabla 14 Análisis cuantitativo del riesgo.................................................................................... 53 Tabla 15 Plan de gestión de adquisiciones.................................................................................. 53 Tabla 16 Realizar las adquisiciones............................................................................................. 55 Tabla 17 Control de las adquisiciones ........................................................................................ 58 Tabla 18 Registro de interesados ................................................................................................ 59 Tabla 19 Matriz de interesados ................................................................................................... 61 Tabla 20 Costos del proyecto...................................................................................................... 71
  • 7. 7 Lista de ilustraciones Ilustración 1 Transporte Urbano en Galapa. Fuente: Secretaría de tránsito de Galapa .............. 11 Ilustración 2 Árbol de causas y su relación con la población sin transporte público organizado15 Ilustración 3 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público organizado ..................................................................................................................................................... 16 Ilustración 4 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público................. 16 Ilustración 5 Análisis de alternativas de proyecto ...................................................................... 19 Ilustración 6 Formato de avance de obra.................................................................................... 25 Ilustración 7 Resumen de la EDT............................................................................................... 34 Ilustración 8 Formato de desempeño del trabajo........................................................................ 43 Ilustración 9 Métodos de comunicación ..................................................................................... 46 Ilustración 10 RBS o estructura degradada de riesgos................................................................ 49 Ilustración 11 Flujograma Delphi:.............................................................................................. 50 Ilustración 12 Formato de solicitud de cambio........................................................................... 64 Ilustración 13 Diagrama Gantt de actividades............................................................................ 68 Ilustración 14 Hoja de recursos .................................................................................................. 73 Ilustración 15 Resumen de las actividades cuello de botella...................................................... 74
  • 8. 8 Introducción Para la realización de un proyecto es imprescindible controlar el rendimiento de los procesos y actividades para poder estimar las variables, acciones de mejora y encontrar las herramientas necesarias que permitan que la ejecución del proyecto llegue al termino esperado. Sin duda alguna, durante la etapa preliminar del proyecto las fases de planeación, ejecución, monitoreo y gestión juegan un papel definitorio al momento del inicio del proyecto, es por ello que conocer el proyecto y lograr gestionarlo de manera eficaz de acuerdo a la complejidad especifica de esta permitirá el cumplimiento de objetivos trazados desde un inicio. Demostrar la efectividad y que el proyecto pueda ser competitivo y de gran impacto requiere tener estrategias que puedan favorecer cada una de las etapas funcionales del proyecto, sin duda alguna cualquier impacto generado en el entorno del proyecto favorecerá o desfavorecerá el cumplimiento de los objetivos trazados para lograr un proyecto sostenible y de gran favorecimiento para el municipio de Galapa y región como se espera en el proyecto comunitario de transporte urbano para el municipio de Galapa, Atlántico. En todas las etapas del proyecto no se debe perder el norte del aspecto social del proyecto, lo importante es el bienestar los habitantes del municipio de Galapa que por varas décadas a está trabajando en búsqueda de los recursos para optimizar y regularizar su transporte urbano puede vislumbrar que este proyecto es gratificante para cualquier profesional, teniendo en cuenta que el aporte de cada uno de ellos permitirá mejorar la calidad de vida sus habitantes.
  • 9. 9 Capítulo I 1.0 Formulación del problema técnico 1.1 Antecedentes Existen varios modelos propuestos en diferentes planes decretados por entidades estatales que buscan generar respuestas al crecimiento de la conurbación asociados al transporte público y al crecimiento de asentamiento de municipios en zonas metropolitanas. Sin embargo, dichos modelos o proyectos sólo han logrado esfuerzos aislados mantienen en el tiempo y no existe una integración real de los diferentes actores de la vía como usuarios, vehículos particulares, peatones, transporte público, motocicletas y bicicletas. Estas propuestas no han tenido continuidad por las diferentes administraciones, han sido insuficientes o mal diseñadas. Y su intención es la de dejar de cobrar victimas producidos por la utilización de transporte informal y mejorar la calidad de vida de la población. . En la actualidad el municipio de Galapa hace parte del Área Metropolitana de Barranquilla, y sigue el modelo de las empresas de transporte intermunicipal que hace a su vez de transporte público entro del municipio en lo que a pasajes y recorrido se refiere. El precio de las tarifas se establece como un transporte intermunicipal. Los demás usuarios que demandan transporte público, lo encuentran en el transporte informal basado en moto taxis y bici taxis, apostados en lugares estratégicos en las entradas del municipio. Los accidentes de tránsito causados por las motos, se han convertido en una importante problemática específica índices accidentalidad manejados por la secretaría de tránsito del municipio de Galapa. Esto se deriva en parte por el aumento de los usuarios deriva del aumento en la intensidad de exposición de la población general al tráfico. En la actualidad se presenta una creciente circulación de estos vehículos. Situación que también es referenciada en otros países, por ejemplo en Estados Unidos la matrícula de motocicletas aumentó en un 31% entre 1997 y 2001. En España se triplicó en la década 1994-2004 (Instituto Nacional De Medicina Legal y Ciencias Forenses, Marzo de 2008) 1.2 Localización del territorio municipal El municipio de Galapa está ubicado en el departamento del Atlántico, en la costa norte de Colombia. Se sitúa a 66 km de Barranquilla, la capital del departamento. Limita al norte con Tubará, al sur con Malambo, al este con Baranoa y al oeste con Barranquilla. Tanto la identificación de las organizaciones y asociaciones para la aplicación de la metodología ICO, como la convocatoria de los actores estratégicos para los talleres de validación rural partieron de la integración y representatividad de algunas de estas subdivisiones del territorio. La asistencia de organizaciones y habitantes de las diferentes zonas del municipio permitió además de la integración de los puntos de vista, identificación y priorización participativa de los productos a potencializar, reflejar en las
  • 10. 10 propuestas la expectativa de permanencia de la comunidad en la región, a partir de la garantía de sus derechos. 1.3 Antecedentes socio-culturales Según el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas, 2005) ha habido un importante crecimiento de la población, pasando de 29012 habitantes en 2002 a 31590 habitantes en 2014, junto a un crecimiento del perímetro municipal y de sus veredas. 1.4 Antecedentes económico-financieros La actividad del municipio y sus veredas se basa en la agricultura y artesanas, además de micro-empresarial, con la comercialización de máscaras en maderas y artesanías de bejuco. Aunque se ha disminuido la producción de algunos por el uso inadecuado de los suelos, siembra de cultivos en áreas inapropiadas, falta de vías de comunicación para repartir los productos en zonas de mercados cercanos. También existe una gran población que utiliza el municipio como ciudad-dormitorio, en este caso, habitan en el municipio de Galapa y trabajan en otros municipios, especialmente en Barranquilla. (Secretaría de Desarrollo Social y Económico de Galapa., 2010) 1.5 Contexto de la situación actual En la actualidad, existe una gran actividad industrial y comercial en el departamento de Galapa con industria manufacturera y operadores de zonas francas. Por parte de las entidades territoriales y gubernamentales se están haciendo esfuerzos para la generación de PYMES en este municipio; todo esto ha conllevado a un incremento de la población local y población flotante (Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas, 2005) Esto ha generado una demanda de transporte público, que en la actualidad es prestar de manera parcial por la Cotransur S.A, empresa que presta un servicio municipal entre Barranquilla y Galapa.
  • 11. 11 Ilustración 1 Transporte Urbano en Galapa. Fuente: Secretaría de tránsito de Galapa La cobertura se realiza por el transporte informal, conformado por bici taxis, moto taxis y taxis mula sobre las vías secundarias pavimentadas, Los bici taxis son tomados sobre las vías principales en estaciones informales e incluso pedidos a domicilio, vía telefónica. (Chadid Santamaria, 2013)
  • 12. 12 Capítulo II 2.0 Establecimiento de las variables clave, estratégicas y de apoyo que sustentan el problema o el conflicto. 2.1 Justificación Desde los procesos de implementación de sistemas de trasportes masivos sostenibles en los años posteriores a las convenciones del tratado de Kioto, se empezaron a configurar no solo cambios técnicos, si no cambios sociales con complejos impactos, empezando por los conceptos de humanización del transporte urbano y siguiendo por procesos de desarrollo locales como los modelos de proyectos comunitarios. En los territorios aparece una articulación entre ciencia, tecnología y sociedad, se ha desarrollado estructuras que han permitido la aparición de proyectos de Investigación, desarrollo e Innovación, (I+D+I). En este tipo de proyectos se conectan esfuerzos sociales y estatales para el desarrollo y aplicación de sistemas de movilidad endógenos o emergentes. 2.2 Identificación de situaciones futuras al sostenerse la situación actual de transporte urbano Tabla 1 Relación causa y efecto Causa Efecto Resultado Insuficiencia e ineficacia del transporte urbano en la cabecera municipal y las veredas del municipio de Galapa Altos índices de accidentalidad Existencia del fenómeno del mototaxismo y bicitaxismo Largos tiempos en los recorridos y esperas para el uso del transporte publico Existencia del fenómeno del mototaxismo y bicitaxismo Bajos índices de calidad de vida Índices de Inconformismo sobre la calidad de vida Baja concepción del bienestar social y productivo Escasez en el desarrollo social Poca participación ciudadana en los nuevos procesos económicos emergentes. Bajo nivel de desarrollo industrial en el territorio. Desempleo e informalidad Problemas socio- económicos derivados del desempleo y la informalidad Aislamiento y poca inclusión social Difícil acceso los territorios Rezago en la accesibilidad de las comunidades a las nuevas fuentes de información. Incumplimiento de las políticas públicas del estado sobre transporte urbano El transporte público es un elemento básico para la planeación de los territorios y sus políticas publicas Inexistencia de una entidad que se encargue de implementar y regular eficazmente el transporte público urbano en Galapa.
  • 13. 13 2.3 Partes interesadas 2.31 Partes interesadas en el proyecto . Tabla 2 Partes interesadas en el proyecto, actores y sus características Actor Características Interés Población-usuarios Usuarios, habitantes permanentes en municipio de Galapa y sus veredas. Población flotante proveniente de Baranoa, Barranquilla, Malambo, Soledad Permite mejorar el nivel de vida de esta población con un modelo organizado de transporte urbano Empresarios y PYMES locales Sector productivo beneficiado Es necesario contar con un transporte organizado para incentivar la industria local. Entes privados o alianzas público-privadas. Operadores locales, como cooperativas Prestar el transporte colectivo Contratista Encargado de realizar los trabajos de construcción de las ciclo rutas y estaciones El interés es el de lucro de la actividad licitada. Entes Gubernamentales Encargado de establecer las políticas públicas en este caso, la prestación de un servicio público urbano Secretaría de tránsito y transporte de Galapa.
  • 14. 14 2. 32 Partes interesadas en frenar el proyecto Tabla 3 Partes interesadas en frenar el proyecto, actores y sus características Actor Características Interés Corporaciones autónomas regionales de índole ambiental Encargadas de vigilar que se cumplan los modelos regionales para preservar el medio ambiente. Es posible que frenen el proyecto debido al impacto a la hora de construir el sistema de ciclo rutas ya que un tramo pasa cerca de un arroyo (Arroyo Grande) Contextos territoriales y situaciones de orden publico La situación de orden público hace posible que no se presenten varios contratistas. Los intereses son inherentes a las causas del conflicto que vive el país de Colombia. Mototaxistas Mototaxistas del municipio de Galapa Usuarios que no están conformes con un sistema organizado de bici taxis Empresas de transporte formalizadas Empresas dedicadas al transporte público tradicional Tener el monopolio del transporte urbano en Galapa.
  • 15. 15 Capítulo III 3.0 Aplicación del marco lógico 3.1 Análisis del problema El primer paso para determinar la preparación de este proyecto es identificar correctamente el problema que se va a tratar, sus causas, y sus efectos. El primer paso es la elaboración de un árbol de causas y un árbol de efectos para lograr determinar un árbol de problemas. En este caso el problema será formulado en forma negativa que deberá ser subsanada o revertida. 3.2 Árbol de causas Ilustración 2 Árbol de causas y su relación con la población sin transporte público organizado
  • 16. 16 3.3 Árbol de efectos Ilustración 3 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público organizado 3.4 Árbol de problemas Ilustración 4 Árbol de efectos y su relación con la población sin transporte público 3.5 Objetivo general Implementar un sistema de ciclo rutas y bici taxis en el municipio de Galapa-Atlántico, con el fin de mitigar los problemas que se presentan en la comunidad por la insuficiencia de un modelo de transporte urbano o por otros sistemas de transporte público.
  • 17. 17 3.6 Objetivos específicos 1. Recolección y análisis de la información suministrada por la Secretaría de tránsito de Galapa 2. Estimar los recursos físicos y administrativos para el desarrollo del proyecto. 3. Establecer equipo de trabajo, por parte del operador quien se encargará de realizar la interventoría técnica y administrativa del proyecto. 4. Realizar un modelo para una gestión de la calidad, gestión de los abastecimientos y logística para el desarrollo del proyecto en cuanto a la construcción de la red de ciclo rutas. 3.7 Análisis de objetivos El desarrollo de los objetivos permitirá:  Mitigar los problemas que se presentan en la comunidad por la carencia de un sistema de transporte urbano organizado.  Mejorar el uso del transporte emergente existente.  Mantener la comunidad informada conectada a través de un circuito de ciclo rutas en el municipio de Galapa.  Entregar un servicio integrando a la comunidad y a los actuales trabajadores informales de los bici taxis.  Ofrecer la posibilidad de impulsar nuevas fuentes laborales en la región.  Generar empleo directo como indirecto en la etapa de construcción y operación del programa.
  • 18. 18 3.8 Definición de acciones Tabla 4 Definición de acciones con respecto a la problemática N. Pregunta Respuesta 1 ¿Qué problema resuelve el proyecto? Resuelve la deficiencia del transporte urbano en el municipio de Galapa junto a una organización de las actuales bicis taxis, ayudando a la reducción de la accidentalidad. Mejora el nivel de vida de los habitantes de este territorio. 2 ¿A quién se dirige la solución? A los habitantes del municipio de Galapa y usuarios del servicio de bici taxis. 3 ¿Cuánto se producirá? Para este proyecto se necesita construir 6 estaciones de bici taxis, 18 kilómetros de ciclo rutas, recuperación de parques y espacio público. 4 ¿Dónde se localizará la solución? En el municipio de Galapa 5 ¿Cómo se solucionará el problema? Abriendo una licitación pública para la construcción del proyecto. 6 ¿Cuál es la mejor alternativa para la solución del problema? Construyendo un circuito de ciclo rutas y estaciones en el municipio de Galapa 7 ¿Con que recursos se cuentan para hacer el proyecto? El Sponsor del proyecto es el Ministerio de Minas y Energía 8 ¿Quién realizará el proyecto? El administrador del proyecto es la secretaría de planeación del municipio de Galapa 9 ¿Cuándo se realizará el proyecto? En el momento en el que sea adjudicada la obra.
  • 19. 19 3.9 Análisis de alternativas de proyecto Ilustración 5 Análisis de alternativas de proyecto Al analizar la factibilidad del proyecto, se debe tener la intención de generar y consolidar un modelo de un proyecto comunitario. Al implementar un sistema de buses tradicionales, los índices de viabilidad técnica y financiera son mejores ya que los buses utilizarían las vías existentes, aunque muchas estén en mal estado y generaría beneficios económicos para la empresa operadora. Los buses tradicionales funcionan con comestible diésel, lo que no es compatible con un modelo de transporte sostenible, además, como el diésel es un derivado del petróleo está sujeto a los variabilidad del precio del petróleo, que se vería reflejado en el costo del pasaje; este modelo de transporte tampoco incluye a actores sociales como bici taxis, moto taxis y usuarios. Los costos de implementar una red de ciclo rutas y espacios públicos es mayor, también es más complejo integrar y organizar a los bici taxis, así como educar a los usuarios de las ciclo rutas pero los beneficios para los actores de la movilidad en este modelo es directo.
  • 20. 20 3.91 Marco lógico Tabla 5 Marco lógico Indicadores Medios de verificación Supuestos FIN Aumentar el nivel de calidad de vida y el desarrollo económico del territorio Índice de satisfacción cuantificada en la Encuesta Nacional de Calidad de Vida. Se aumentan los índices de calidad de vida. Se aumenta la capacidad comercial e industrial de la región. PROPÓSI TO La construcción de un circuito de ciclo rutas (18 kilómetros en total) 6 estaciones para bici taxis, renovación de 2060 metros cuadrados y nuevos y 3360 metros cuadrados de espacio público. Censo y creación de cooperativa de bici taxistas. Porcentaje del proyecto realizado. Encuestas externas de satisfacción programadas 1. Los recursos presupuestales se ejercen con oportunidad y efectivos criterios de selección. 2. Existe continuidad políticas públicas enfocadas en el sector de movilidad del municipio. COMPONE NTES 18 kilómetros de ciclo rutas en asfalto emulsionado. 18 kilómetros de andenes de alto tráfico con box Colbert, 6 estaciones permanentes. Metros cuadrados recuperados como espacio público. Cantidad de ítems terminados. Actividades de trabajo terminadas. Cumplimiento con estándares de calidad propuestos 1. El contratista al que se ha adjudicado la obra la cumple a cabalidad, dentro del presupuesto establecido y en los cronogramas ACTIVID AD 1. Replanteo de obra con base en la información de los diseños. 2. Construcción ciclo rutas y andenes 3. Construcción de las instalaciones internas, estaciones y parque. Porcentaje de actividades terminadas dentro de los cronogramas establecidos. Cumplimiento con estándares de calidad propuestos Lo construye el licitante adjudicado. Administra los recursos permanentemente y dentro del presupuesto. Las licencias ambientales son concebidas para abrir trocha o
  • 21. 21 4. Energización e iluminación 5. Entrega de obra. senderos por donde se adecuarán los espacios. Capítulo VI 4.0 Integración 4.1. Desarrollo del título del proyecto “PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO” 4.2. Desarrollar un plan de gestión del proyecto 4.2.1. Acta de constitución del proyecto El acta de constitución del proyecto suministra la información sobre las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y que se ven afectadas por el resultado o la ejecución de éste Información del Proyecto Empresa Contratante/Entidad licitante Alcaldía municipal de Galapa Proyecto PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO Fecha de preparación 24/02/2016 Patrocinador principal MINISTERIO DE TRANSPORTE Gerente de Proyecto Designado por la alcaldía municipal de Galapa Propósito y Justificación del Proyecto Desde los procesos de implementación de sistemas de trasportes masivos sostenibles en los años posteriores a las convenciones del tratado de Kioto, se empezaron a configurar no solo cambios técnicos, si no cambios sociales con complejos impactos, empezando por los conceptos de humanización del transporte urbano y siguiendo por procesos de desarrollo locales como los modelos de proyectos comunitarios. En los territorios aparece una articulación entre ciencia, tecnología y sociedad, se ha desarrollado estructuras que han permitido la aparición de proyectos de Investigación, desarrollo e Innovación, (I+D+I). En este tipo de proyectos se conectan esfuerzos sociales y estatales para el desarrollo y aplicación de sistemas de movilidad endógenos o emergentes
  • 22. 22 Descripción del Proyecto y Entregables La construcción de un sistema de ciclo rutas tiene como objetivo el proporcionar una mejor calidad de vida a la comunidad y a su vez contribuir en el desarrollo de la movilidad de la misma. El proyecto se en el municipio de Galapa con la construcción de un sistema interno correspondiente a 18 kilómetros de ciclo- rutas, construcción de 6 estaciones de bici taxis, la intervención de un parque municipal y un parque de bolsillo, la creación de una asociación de bici taxistas en el municipio. Entregables: Replanteo de obra con base en la información de los diseños Construcción de 18 kilómetros de bici taxis en asfalto emulsionado con un metro de acera en adoquín, con sus dilataciones. Construcción de 6 estaciones para bici taxistas Instalación de luminarias y elementos urbanos Remodelación de dos parques municipales Socialización, información y puesta en servicio Entrega de obra Requerimientos de alto nivel Requerimientos del producto Las actividades que comporta la ejecución del proyecto están sujetas a reglamentaciones de orden jurídico o técnico y que, en ambos casos, ha de atenderse estricta y puntualmente a lo que dichas reglamentaciones disponen. Por tanto para la ejecución de los trabajos objeto, se deberán aplicar las normas y procedimientos establecidos por la norma NSR 98 para la construcción de parques y espacios públicos e ISO 14001 y por las correspondientes disposiciones de las autoridades ambientales y municipales. Requerimientos del proyecto El contratista ejecutante del proyecto deberá expedir las pólizas de garantía y seguros de acuerdo a los siguientes lineamientos, desde el ámbito precontractual y contractual así: GARANTIAS Y SEGUROS AMPARO CUANTÍA MÍNIMA VIGENCIA Seriedad de la oferta 10% del valor total de la oferta incluido IVA Desde la fecha límite de presentación de oferta y dos (2)
  • 23. 23 meses más, en todo caso hasta el perfeccionamiento del contrato. GARANTIAS Y SEGUROS CONTRACTUALES Cumplimiento 15% del valor total del contrato incluido el IVA Vigente durante el plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Salarios prestaciones sociales e indemnizaciones 10% del valor total del contrato incluido el IVA Vigente durante el plazo del contrato y tres (3) años más. Responsabilidad Civil Extracontractual 20% del valor total del contrato incluido el IVA Vigente durante el plazo del contrato y cuatro (4) meses más. En esta garantía debe figurar como tomador: El contratista, como asegurado: La Nación Buen manejo de materiales y equipos 25% del valor total del contrato incluido el IVA Vigente durante el plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Estabilidad de la obra 30% del valor final de la obra incluido el IVA Vigencia por el término de (5) años contados a partir del recibo de las obras. Anticipo 100% del valor de los dineros entregados como anticipo (incluido AIU e IVA) Vigente durante el plazo del contrato y cuatro (4) meses más 4.3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Actividades para cumplir con los objetivos del proyecto:  Determinar la macro visión del proyecto donde se puede evidenciar las diversas etapas para el desarrollo del mismo. Se realizará mediante reuniones entre el gerente del proyecto y el coordinador (Experto en este tipo de proyectos) con el fin de comprender la manera de ejecutarlo.  Establecer las necesidades del recurso humano, tanto como para la interventoría como para el equipo ejecutor de la obra.  Realizar las solicitudes de oferta para contratar la interventoría y el equipo ejecutor de obra, teniendo en cuenta requisitos legales.  Definir el plan de dirección del proyecto en todas su dimensiones (administrativa, sociales técnicas y ambientales).  Dar inicio a la ejecución de la obra con un trabajo en conjunto entre interventoría y equipo ejecutor siempre teniendo en cuenta la triple restricción de todo proyecto (alcance, tiempo y costo).
  • 24. 24 Documentos entregables del proyecto. Son todos aquellos productos finales que tanto la firma contratista, como el equipo interventor debe oficializar para legalizar la ejecución de la obra en todos sus aspectos a través de los sistemas de información a los operadores del servicio, en este caso, la asociación de Bici taxistas. Los entregables son los siguientes:  Documentación del tipo legal y administrativo que legalice los contratos antes ante la asociación de bici taxistas de Galapa, sociedad constituida.  Planos iníciales, memorias de cálculo y actas firmadas entre equipo ejecutor e interventoría que demuestren la aprobación de los replanteos de obra.  Informes de seguimiento semanal, quincenal y mensual tanto de contratista como de la interventoría.  Actas para los permisos de pasos en lo que respecta a la gestión ambiental. 4.4. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Se establecerán indicadores que permitan monitorear y controlar el desarrollo del proyecto: * Indicadores de Gestión Para el desarrollo del proyecto es necesario establecer indicadores en la triple restricción alcance, costo y tiempo. * Alcance -Porcentaje de usuarios que utilicen el servicio -Avance en la construcción de ciclo rutas (expresado en metros) -Avance de la construcción de las estaciones (expresado en porcentaje) * Costo -Costo de obra ejecutada con respecto al costo proyectado en el replanteo * Tiempo -Con la curva S, se valida el seguimiento del cronograma, con el fin de conocer si se está cumpliendo con el tiempo establecido para lograr el cumplimiento en el desarrollo de las obras.
  • 25. 25 * Control del material: La interventoría establecerá controles en el material de la siguiente manera: -El Tecnólogo residente verificará en terreno la cantidad de material instalado. -A través de un archivo en Excel se realizarán los controles en donde se evidencia la cantidad de material entregado con respecto a lo instalado y el resultante de las mismas será el que tiene el contratista en su bodega. -Es obligación del contratista hacer un buen uso de los materiales y a su vez rendir informes del material existente en bodega. -La interventoría deberá realizar muestreos mensuales donde se garantice el control absoluto de los materiales. * Gestión de los riesgos A través de los indicadores de gestión establecidos se pueden controlar y mitigar los riesgos inherentes al desarrollo del proyecto como: -Incumplimiento de la entrega de las obras en los tiempos establecidos. -Incumplimiento en la entrega de los materiales, indispensables en el desarrollo de las obras. Ilustración 6 Formato de avance de obra Formato de avance de obra Fecha Descripción de actividad Porcentaje ponderado unidad Cantidad proyectada Cantidad ejecutada Porcentaje ejecutado
  • 26. 26 4.5. Realizar el control integrado de cambios Tabla 6 Control integrado de cambios ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS NOMBRE DEL ROL PERSONA ASIGNADA REPONSABILIDA DES JERARQUÍA PATROCINADOR ALCALDÍA MUNICIPAL DE GALAPA TOMA DE DECISIONES EN CONJUNTO CON EL EQUIPO DE CONTROL DE CAMBIOS CONTROL TOTAL DEL PROYECTO EQUIPO DE CONTROL DE CAMBIOS SECRETARÍA DE DESARROLLO DECIDIR LA SITUACIÓN FINAL DE LOS CAMBIOS REQUERIDOS DEFINIR EL ESTADO FINAL DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO (AUTORIZAR, RECHAZAR, DIFERIR) DIRECTOR DEL PROYECTO GERENTE DEL PROYECTO DESIGNADO ANALIZAR LOS EFECTOS DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO Y REALIZAR RECOMENDACIO NES. DAR AUTORIZACIÓN A LAS SOLICITUDES DE CAMBIO. APORTES SOBRE LOS CAMBIOS ASISTENTE DE GESTIÓN DE PROYECTOS COORDINADOR DEL PROYECTO DESIGNADO RECEPCIONAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIO DE LOS STAKEHOLDERS Y ORGANIZARLAS PARA SU PRESENTACIÓN REALIZAR REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS STAKEHOLDERS CON INTERESES COMUNES E INFLUENCIABLES DENTRO DEL PROYECTO SOLICITAR CAMBIOS REQUERIR CAMBIOS 4.6 Fase de cierre del proyecto El proyecto se dará por terminado en el momento que se realice la puesta en servicio del sistema para todos los usuarios. La obra deberá garantizar:  Estandartes de calidad óptimos en las obras.  Estabilidad financiera de la obra.  Seguridad del Sistema eléctrico.  Inclusión de la población de bici taxistas.
  • 27. 27 Archivos del Proyecto:  Planos record que contengan los diseños necesarios, así como la trazabilidad de las rutas.  Actas de reunión de seguimiento.  Actas parciales de pago.  Vales de Almacén de material entregado.  Cronograma de actividades con el plan de acción en el momento de que se generen cambios.  Formato de solicitudes de cambio.  Informes de Interventorías y contratistas.  Documentación de carácter administrativo en general como Pólizas, contrato firmado, actas parciales de pago, facturas, nominas, pagos de seguridad social, hojas de vida del personal, Reporte de accidentes, entre otros que permita conocer el desarrollo del proyecto y la legalidad del mismo.  Formato de avance de obra.  Curva S  Indicadores de Gestión Documentos de cierre:  Actas de recibo técnico por vereda  Formato de Legalización de usuario debidamente diligenciado y firmado por el usuario beneficiario del servicio.  Registros fotográficos de la construcción de la obra  Actas de paz y salvos por veredas firmados por los presidentes de junta de acción comunal.  Paz y salvo de cada trabajador referente a los pagos de seguridad social y nómina.  Acta de finalización de Obra.  Pólizas  Exámenes médicos ocupacionales de cada trabajador.  Reintegro de materiales
  • 28. 28 5.0 Alcance 5.1. Plan de gestión del alcance El plan de gestión del alcance del proyecto es una herramienta de planificación que describe cómo el equipo definirá el alcance del proyecto (Lledó, 2013), desarrollará el enunciado del alcance del proyecto detallado, definirá y desarrollará la estructura de desglose del trabajo, verificará y controlará el alcance del proyecto. Influencias del proyecto sobre la población y el municipio. 5.2. Reunir los requisitos 1. Las especificaciones técnicas en cuanto a dimensiones de la ciclo ruta deben seguir las recomendaciones hechas por Asocreto en su boletín número 5. 2. Los postes de alumbrado público deben ser de aluminio de 6 mts. X 750 kgf 3. Transformador es de Tipo Convencional 5 - 10 KVA, 7,62 KV/240-120 V 4. Los Cables trenzado dúplex y triplex No 4 AWG bajo tierra 5. Los adoquines deben ser tolete Santa Fe refractaria 6. Las tabletas deben ser en concreto prefabricado, según el diseño establecido. 5.3. Definir el alcance Tabla 7 Lo que se va a realizar en el proyecto 1 Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno. 2 Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo 3 Retiro de material mayor de bodegas 4 Adquisición de materiales menores y transporte 5 Excavación de senderos y toma de niveles 6 Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado. 7 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base 8 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada base 9 Colocación manual de adoquines 10 Colocación manual de placas de concreto prefabricado
  • 29. 29 11 Construcción de sistemas puesta a tierra 12 Excavación de huecos 13 Siembra de árboles de mediano porte nativos. 14 Siembra de grama nativa 15 Instalación de señales de paso, señales de transito 16 Demarcaciones de vía. 17 Medida de Resistividad del Terreno 18 Construcción de cimiento ciclópeo 19 Instalación de estructura en aluminio cepillado 20 Instalación de mobiliario urbano 21 Descapote 22 Instalación de paneles prefabricados 23 Instalación de Acometidas 25 Diligenciamiento de datas y entrega de documentación de los usuarios 24 Pruebas y entrega 25 Puesta en servicio 26 Liquidación de la obra 5.4. Crear la estrategia de descomposición del trabajo (Ver anexo 1 sobre la EDT) 5.5. Validar el alcance Cualquier proyecto requiere de seguimiento y control para garantizar el adecuado logro de los objetivos.
  • 30. 30 A continuación se gestionará la verificación del alcance y es por medio de ella que se documentará la aceptación o rechazo por parte de la población, las JAC y partes interesadas. Tabla 8 Formato para validar el alcance 5.6. Controlar el alcance Para el tema del control del alcance se hace énfasis en el concepto Scope Creep y se establecen parámetros en la siguiente tabla: NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO PROCESO DE DEFINICIÓN DE ALCANCE La definición del Alcance del proyecto se desarrollará de la siguiente manera: - En reunión de equipo de proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor revisarán el documento de DEFINICION PRELIMINAR DEL ALCANCE, el cual servirá como base. PROCESO PARA ELABORACIÓN DE EDT Los pasos que se realizaron para la elaboración del WBS son los siguientes: - El EDT del proyecto será estructurado en 5 fases. - Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición del entregable en paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mínimo detalle el costo, trabajo y calidad incurrido en la elaboración del entregable. PROCESO PARA ELABORACIÓN DEL DICCIONARIO WBS Previo a este proceso, el EDT del proyecto debe haber sido elaborado, revisado y aprobado. Es en base a la información del EDT que se elaborará el Diccionario EDT, para lo cual se realizarán los siguientes pasos:
  • 31. 31 - La elaboración del Diccionario WBS se hace mediante una plantilla. - Se identifica las siguientes características de cada paquete de trabajo del EDT. o Se detalla el objetivo del paquete de trabajo. o Se hace una descripción breve del paquete de trabajo. o Se describe el trabajo a realizar para la elaboración del entregable, como son la lógica o enfoque de elaboración y las actividades para elaborar cada entregable. o Se establece la asignación de responsabilidad, donde por cada paquete de trabajo se detalla quién hace qué: responsable, participa, apoya, revisa, aprueba y da información del paquete de trabajo. o De ser posible se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de trabajo, o un hito importante. o Se describe cuáles son los criterios de aceptación. PROCESO PARA VERIFICACIÓN DE ALCANCE Al término de elaboración de cada entregable, éste debe ser presentado al Sponsor del Proyecto, el cual se encargará de aprobar o presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado al cliente. 6.0 Tiempo 6.1. Plan de gestión del cronograma Nombre de tarea Duración Comienzo Fin PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO 175 días mié 29/07/15 mar 29/03/16 Fase I: Estudios previos y formulación 25 días mié 29/07/15 mar 01/09/15 Formulación del proyecto 6 días lun 03/08/15 lun 10/08/15 Aprobación del proyecto por parte del Ocad Departamental 25 días sáb 01/08/15 jue 03/09/15 Fase II: Diseño 5 días mié 02/09/15 mar 08/09/15 Diseñar los planos para las acometidas 1 día mié 02/09/15 mié 02/09/15 Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno. 2 días mié 02/09/15 jue 03/09/15 Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo 5 días mié 02/09/15 mar 08/09/15 Retiro de material mayor de bodegas 2 días mié 02/09/15 jue 03/09/15 Adquisición de materiales menores y transporte 5 días mié 02/09/15 mar 08/09/15 Fase III: Construcción de senderos 90 días jue 10/09/15 mié 13/01/16 Excavación de senderos y toma de niveles 30 días jue 10/09/15 mié 21/10/15 Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado. 1 día jue 10/09/15 jue 10/09/15 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base 5 días jue 10/09/15 mié 16/09/15 Colocación manual de adoquines 5 días jue 10/09/15 mié 16/09/15 Colocación manual de placas de concreto prefabricado 90 días mié 09/09/15 mar 12/01/16 Construcción de sistemas puesta a tierra 15 días jue 10/09/15 mié 30/09/15
  • 32. 32 Fase IV: Obras de urbanismo 15 días jue 14/01/16 mié 03/02/16 Excavación de huecos 6 días jue 14/01/16 jue 21/01/16 Siembra de árboles de mediano porte nativos. 15 días jue 14/01/16 mié 03/02/16 Siembra de grama nativa 6 días jue 14/01/16 jue 21/01/16 Instalación de señales de paso, señales de transito 1 día jue 14/01/16 jue 14/01/16 Demarcaciones de vía. 1 día jue 14/01/16 jue 14/01/16 Fase V: Construcción de estaciones 31 días vie 15/01/16 vie 26/02/16 Medida de Resistividad del Terreno 1 día vie 15/01/16 vie 15/01/16 Construcción de cimiento ciclópeo 7 días lun 18/01/16 mar 26/01/16 Instalación de estructura en aluminio cepillado 20 días mié 27/01/16 mar 23/02/16 Instalación de mobiliario urbano 5 días mié 27/01/16 mar 02/02/16 Fase VI: Creación de la asociación de bici taxistas 23 días vie 26/02/16 mar 29/03/16 Descapote 5 días vie 26/02/16 jue 03/03/16 Instalación de paneles prefabricados 5 días vie 04/03/16 jue 10/03/16 Instalación de Acometidas 2 días vie 11/03/16 lun 14/03/16 Diligenciamiento de datas y entrega de documentación de los usuarios 10 días mar 15/03/16 lun 28/03/16 Fase VII Energización y puesta en servicio 2 días mar 15/03/16 mié 16/03/16 Pruebas y entrega 1 día mar 15/03/16 mar 15/03/16 Puesta en servicio 1 día mar 15/03/16 mar 15/03/16 Liquidación de la obra 1 día mar 15/03/16 mar 15/03/16 6.2. Definir las actividades Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno. Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo Retiro de material mayor de bodegas Adquisición de materiales menores y transporte SENDEROS Excavación de senderos y toma de niveles Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado.
  • 33. 33 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada base Colocación manual de adoquines Colocación manual de placas de concreto prefabricado Construcción de sistemas puesta a tierra OBRAS DE URBANISMO Excavación de huecos Siembra de árboles de mediano porte nativos. Siembra de grama nativa Instalación de señales de paso, señales de transito Demarcaciones de vía. ESTACIONES Medida de Resistividad del Terreno Construcción de cimiento ciclópeo Instalación de estructura en aluminio cepillado Instalación de mobiliario urbano CASETA ASOCIACION DE BICI TAXISTAS DE GALAPA Descapote Instalación de paneles prefabricados Instalación de Acometidas Diligenciamiento de datas y entrega de documentación de los usuarios ENERGIZACION Pruebas y entrega Puesta en servicio Liquidación de la obra
  • 34. 34 6.3. Secuencia de actividades Ilustración 7 Resumen de la EDT 6.4. Estimar los recursos de la actividad Análisis previo del sistema Analizar los riesgos Analizar los requisitos prescriptivos Diseño Elaborar planos Realizar memoria de cálculos de materiales y sub base Aprobación Visar los planos Respuesta Final del visado Adquisiciones Definir materiales para el sistema Estructurar cartel con especificaciones Definir criterios de selección de proveedores Procedimientos para el sistema Elaborar protocolos de prueba Ejecución Obra Civil Suministro de materiales 6.5. Estimar la duración de la actividad Incluido en el diagrama de Gantt
  • 35. 35 6.6 Desarrollar el cronograma Incluido en el anexo 1 7.0 Costo 7.1. Plan de gestión de costos Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al administrador los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser presentado al administrador y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción. 7.2. Estimación de los costos TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN ORDEN DE MAGNITUD Formulación por Analogía -25% al +75% PRESUPUESTO Bottom Up -15% al +25% DEFINITIVO Bottom Up -5% al +10% UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO. TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA Recurso Personal Costo / hora Recurso Material o Consumible Unidades Recurso Maquina o no Consumibles Unidades PLAN DE CUENTAS DE CONTROL: CUENTAS DE CONTROL O GRUPOS DE ENTREGABLES QUE SE UTILIZARÁN PARA LA MEDICIÓN Y EL CONTROL DEL VALOR GANADO. CUENTA DE CONTROL ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE FECHAS INICIO-FIN No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto PLANIFICACIÓN GRADUAL: ETAPA COMPONENTES DE PLANIFICACIÓN FECHA DE EMISIÓN DE PRESUPUESTO RESPONSABLE No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto No aplica para el proyecto UMBRALES DE CONTROL ALCANCE: PROYECTO/FASE/ENTREGABLE VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN EXCEDE LO PERMITIDO Proyecto Completo +/- 5% costo planificado Investigar variación para tomar acción correctiva MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO ALCANCE: PROYECTO/FASE/ENTREGABLE MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN Proyecto Completo Valor acumulado – Curva S Reporte de Performance Semanal del Proyecto FÓRMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO: TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE EAC variaciones típicas AC + (BAC-EV)/CPI Informe de Performance del Proyecto Semanalmente
  • 36. 36 NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: TIPO DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS Orden de Magnitud Por fase No aplica Presupuesto Por actividad El mismo Definitiva Por actividad El mismo 7.3 Determinar el presupuesto Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al administrador los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser presentado al administrador y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción. 7.3.1 Estimación de los costos Ver anexo numero 2 8.0 Calidad 8.1. Plan de gestión de calidad CONTROL DE VERSIONES Versión Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo 1.0 Samir Eduardo Chadid 10/10/2015 Versión Inicial PLANIFICAR LA CALIDAD Para el proyecto comunitario de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa atlántico, se propone el uso de un plan de gestión de calidad, que le permita asegurarse y controlar de manera eficaz y eficiente la calidad, se desarrolló un plan de inspección base en el cual se indicará la actividad, los parámetros a inspeccionar, el requisito especificado, la tolerancia, la frecuencia de la inspección, el registro de los resultados y el responsable de ejecutarlo. Gracias al reporte del plan de inspección el comité del proyecto, tendrá un parámetro para verificar el desarrollo de las actividades y si éstas, tuvieron alguna dificultad, se contará con una documentación de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de manera que continuamente se estén mejorando los procesos, mediante la divulgación de los resultados a todos los involucrados durante el proceso de ejecución del proyecto comunitario de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa atlántico REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: (Explicar cómo se va a realizar el proceso de aseguramiento de calidad) Aseguramiento de Calidad.
  • 37. 37 Es responsable el Supervisor de Calidad ejecutar el Aseguramiento de Calidad durante las etapas del ejecución del proyecto comunitario de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa atlántico, revisa el Planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones preventivas o correctivas según sean necesario. Se informa semanalmente en las reuniones de Calidad al comita del proyecto. REALIZAR CONTROL DE CALIDAD: (Explicar cómo se va a realizar el proceso de control de calidad) Control de Calidad El Analista de Calidad es responsable de la ejecución del Control de Calidad. Se revisan los entregables de los proyectos conforme se vayan presentando, se emiten las observaciones o conformidades en la reunión semanal de calidad. Se definen dos procedimientos para el Control de Calidad: Revisión de Contenidos y Revisión de Forma. Control de Calidad del Contenido: Se revisan la calidad de los entregables para lo que el Analista de Calidad se asesora con el equipo de expertos y Asesores externos las observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad con el comité de proyecto. Control de Calidad de Redacción y Formato: El Analista de Control de Calidad revisa con la Asesoría de un Redactor/Corrector la redacción de los documentos entregables, las observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad con el comité del proyecto. REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO:(Explicar cómo se va a realizar el proceso de mejoramiento continuo) Se establecen las herramientas para la supervisión de la calidad, estas herramientas son Histogramas–Paretto. Se proponen mejoras a los procesos del proyecto, conforme se va desarrollando el proyecto. Es responsabilidad del Supervisor del Calidad proponer mejoras de Calidad, estas propuestas se realizan en la reunión semanal con el comité de proyecto. 8.2. Realizar el aseguramiento de la calidad ACTIVIDAD CATEG ORÍA CRITERIO DE ACEPTACIÓN ASEGURAMIENT O DE LA CALIDAD FRECUENCIA DE REVISIÓN CONTROL Estudio de modelos de transporte Crítico Identificar riesgos e identificar las normas necesarias. Revisión y actualización de riesgos inherentes al proyecto Mensual Modificació n de la matriz de riesgos, actualizand olasversiones Diseño Crítico Diseño aprobado Planos que vaya de acuerdo al alcance definido Una vez Comparand o los planos con los requisitos Aprobaciones Crítico Planos en físico Planos en físicos sellados Una vez Verificando del visado en los planos
  • 38. 38 Adquisicione s Crítico Revisar requisitos Revisión de las especificaciones Una vez Selección de Proveedores certificados Procedimient os del sistema Crítico Documentos con los procedimient os claramente definidos Documentos con los procedimientos claramente definidos Mensual Procedimie ntos con aspectos necesarios para la instalación de acometidas eléctricas Definir estudios de georreferenciación Crítico Sistema de planos con lugares establecidos Planos en físicos sellados Una vez Comparand o los planos con los requisitos Establecer Servicios de Vigilancia o Mantenimient o Necesa rio Establecer los documentos con los protocolos para la vigilancia Revisión de los documentos con los protocolos para la vigilancia Mensual Asistencia a capacitacion es sobre protocolos al personal Ejecución Crítico Aplicar listas de estándares requeridos Aplicación de listas de verificación Semanal Informes de seguimiento 8.3. Control de calidad CONTROL DE VERSIONES VERSIÓ N HECH A POR REVISAD A POR APROBAD A POR FECHA MOTIVO 1.0 Samir Eduardo Chadid 10/10/2015 Versión Inicial 2.0 Samir Eduardo Chadid 10/06/2016 Actualización 2.1 Sami r Eduardo Chadid 10/07/201 6 Actualizació n NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
  • 39. 39 PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO. TUCRGA 9.0 RECURSOS HUMANOS 9.1. Plan de gestión de recursos humanos NOMBRE DEL PROYECTO: PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO CÓDIGO PROYECTO: 201470001 ROL EN ELPROYECTO (Denominación del puesto) AUTORIDAD ½ (1: Capacidad de toma de decisiones y cambios. 2: consulta para toma de decisiones y cambios. FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL (Descripción de lo que se espera de éste rol) COMPETENCIAS REQUERIDAS. (Conocimientos, habilidades, actitudes) Director Del Proyecto 1 - El director del proyecto será responsable de la entrega de la Construcción del Sistema de Alcantarillado Sanitario del barrio El Poblado. - Es responsable de la definición del Personal que integra el comité del proyecto de su organización y gestión - Supervisa el correcto funcionamiento de las actividades necesarias para la Construcción del Sistema de Alcantarillado. - Controla la información de gastos del proyecto -Dirige y aprueba el proceso para la contratación. -Su trabajo finalizará con la aceptación y suscripción del acta de entrega de del Sistema de Alcantarillado Sanitario del barrio El Poblado en el Municipio de Sincelejo. - Orientación a resultados. - Comunicación efectiva. - Actitud de servicio. - Trabajo en equipo. - Innovación y mejora continua. - Liderazgo. - Sentido de urgencia. - Integridad. - Credibilidad Técnica. - Adaptabilidad y Autocontrol. - Comunicación a todo nivel. Jefe de adquisiciones 2 - Revisar diariamente las Órdenes de Compra. - Cotizar los materiales e insumos solicitados en las órdenes de compra. - Mantener al día el control de inventario de la bodega central. - Solicitud de Materiales que no se dispongan en bodega central y/o que por las características del producto deben ser adquiridas. - Seguimiento del material solicitado. - Selección de proveedores que cumplan con los requerimientos de la empresa. - Liderazgo - Planificación y Organización - Negociación y Relaciones - Control de Procedimientos - Comunicación Efectiva - Impacto e Influencia - Dirección de Personas - Solución de Problemas y Toma de Decisiones - Espíritu Investigador - Planificador - Capacidad de análisis - Excelente comunicación oral y escrita - Excelente relaciones interpersonales - Toma de Decisiones - Conocimiento sobre desarrollo organizacional - Manejo del procedimiento y relacionada al puesto de trabajo
  • 40. 40 - Evaluar y calificar a los proveedores que habitualmente son requeridos mediante indicadores de gestión - Realiza cotizaciones de acuerdo a las solicitudes de compra entregadas por los Administradores de contrato. - Elaborar órdenes de compra de acuerdo a las solicitudes. - Generar órdenes de compra de acuerdo a las solicitudes de compra que los administradores de obra u otro - Equivalente presenten. Jefe de control de calidad 2 -Apoyar en la verificación de la calidad de materias primas, subproductos y producto terminado - Apoyar las inspecciones, mediciones, ensayos o pruebas que se requieran una vez recibidas las instrucciones del caso, para determinar la conformidad o no conformidad del producto evaluado . - Manejar el archivo de la documentación del sistema de gestión integral. - Manejo de la información técnica y administrativa del grupo de control calidad. - Apoyar en la implantación y ejecución de la política de gestión integral, objetivos, programas y controles operacionales ambientales en los procesos de su área . - Apoyar la implementación y mantenimiento de los procedimientos de verificación de las características operacionales, con aspectos significativos en el sistema de gestión integral. - Apoyar en la toma de muestras requeridas para realizar la inspección y ensayo de materias primas y subproductos Realizar actividades de limpieza y lubricado de los productos enviados a laboratorio para pruebas - Alistar al inicio de la jornada el sitio de trabajo, disponiendo y ordenando los implementos, herramientas y materiales necesarios. - Mantener en adecuado estado, los elementos y equipos de control utilizados en su trabajo - Identificar e informar cualquier no conformidad relacionada con el producto, proceso o sistema de gestión integral, que afecte el correcto desempeño de su dependencia - orientación a resultados - comunicación efectiva - actitud de servicio - trabajo en equipo - innovación y mejora continua - liderazgo - sentido de la urgencia - pensamiento lógico - búsqueda de información - planificación - organización
  • 41. 41 Operarios 2 -Verificar, monitorear y reportar los parámetros operativos y procesos de las áreas de trabajo -inspecciones periódicas de los equipos y las estaciones de las rutas. -Emisión de permisos de trabajo -Monitoreo de las condiciones de operación -Asegurar que se cumplan los estándares de Seguridad propios -Cumplir con las normas y procedimientos de operación, seguridad, salud y medio ambiente. - Técnica. - Adaptabilidad y Autocontrol. -Manejo de estándares y normativas. -Conocimiento en auditorias y mejora continua de los procesos. -Orientación al Logro. Iniciativa. -Búsqueda de Información. -Preocupación por el Orden y la Calidad. Comunicación Efectiva. Auxiliar Administrativo 2 Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe. -Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle. -Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos. -Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran. -Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático. -Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran. -Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña. -Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo. -Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco. -Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentación que se genere. -Se levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración del Presidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes. -Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad. -Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. -Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. -Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. -Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. -Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. -Trabajo en equipo. -Integridad. - Credibilidad Técnica. - Adaptabilidad y Autocontrol. - Iniciativa. - Atención al detalle. - Compromiso organizacional. -Capacidad organizativa. - Liderazgo
  • 42. 42 -Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. Jefe de mantenimiento y reparación 2 -Planifica Asigna y las actividades del personal a su cargo. Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. -Ordena y supervisa la reparación de equipos. -Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. -Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. -Rinde información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. -Efectúa inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. -Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. -Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución. - Estima el costo de las reparaciones necesarias. Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las correspondientes -orientación a resultados. -proactividad solución de -problemas. Manejo de relaciones interpersonales. toma de decisiones
  • 43. 43 9.2. Adquirir el grupo del proyecto Es importante conocer los datos de desempeño del trabajo ya que proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de los trabajadores e integrantes del proyecto como el mejoramiento de las relaciones humanas entre los involucrados y la estimación del potencial. Ilustración 8 Formato de desempeño del trabajo 9.3. Desarrollo del grupo del proyecto Interesados Rol Responsabilidad Contratista seleccionado. CLIENTE - CONTRATISTA Cumplir con el contrato Proveedor seleccionado CLIENTE-PROVEEDOR Administrador del contrato EQUIPO DEL PROYECTO Gestiona el proyecto Líder de construcción Representante legal Toma de decisiones Director del proyecto Administrador de obra Coordinador Residente Coordinador Ambiental Profesional Social Programador de obra Coordinador de Calidad
  • 44. 44 Gestoría Técnica Gestoría Revisión y aprobación de documentos Implementación de formatos Reuniones de seguimiento Comunidades Zona de Influencia Vecinos Recibir información Municipalidad Control administrativo de la zona Autoridades militares Aseguramiento del área Seguridad física Autoridad ambiental Regulación ambiental Gremios y asociaciones 9.4. Gestión del grupo del proyecto Las medidas del plan de gestión del proyecto son formuladas a partir del resultado del análisis de la evaluación de impactos. Estas acciones están conformadas por una serie de lineamientos encaminados a la implementación de medidas de prevención, mitigación, corrección y compensación, de acuerdo con el manejo requerido para cada aspecto ambiental asociado a las actividades del proyecto. 10 Comunicaciones 10.1. Plan de gestión de las comunicaciones NOMBRE DEL PROYECTO CODIGO DEL PROYECTO 2014700010004 CONTROL DE VERSIONES Versión Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo 1.0 Samir Chadid 10/08/15 Versión Inicial GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Los requisitos de comunicación incluyen: - Organigramas. - Relaciones de responsabilidades de la organización. - Áreas profesionales, departamentos involucrados. - Logística de cuantas personas están involucradas. - Necesidades de información internas. - Necesidades de información externas. - Información sobre los interesados
  • 45. 45 NECESIDADES DE INFORMACIÓN Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la información del mismo, pero las necesidades de información y los métodos de distribución varían. Por eso, identificar las necesidades de información y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla es vital para alcanzar el éxito. La información se manejará a través de la plantilla del Plan de Comunicaciones. Por otro lado el proceso de información debe contar con alcances bien definidos que sienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos como se detalla a continuación: Alcaldía: - Plan del Departamento de Obras de proyectos de la Alcaldía - Informes de avances - Solitudes de Cambio Comité de Proyecto: - Informe de avance. - Contratación de proveedores - Solicitudes de Cambio. - Matriz de Riesgos y su situación actual 10.2. Gestión de las comunicaciones El análisis de los requisitos de comunicación permite determinar los canales de comunicación y las necesidades de información de los interesados. En ese sentido, es fundamental determinar los canales de comunicación teniendo en cuenta la cantidad de interesados, para ello la guía del PMBOK (Guía del PMBOK, 2013)nos suministra la siguiente ecuación: Número de canales = (n x (n-1)) / 2 Teniendo en cuenta la matriz de poderes descrita con anterioridad y el número de interesados establecidos en el proyecto, en este caso corresponden a 11, tendremos que: Número de canales = (11 x (11-1)) / 2= 55 De esta manera, tendremos 55 potenciales canales de comunicación en el proyecto.
  • 46. 46 10.3. Control de las comunicaciones En el marco de la ejecución del proyecto se llevarán a cabo reuniones ordinarias semanal y reuniones extraordinarias cuando la situación lo amerite, la convocatoria se realizara a través de memorando o por correo electrónico cuando se presente caso fortuito. Para las reuniones ordinarias de sebe desarrollar una agenda temática; concluidas las reuniones, sean ordinarias o extraordinarias, se desarrollará un acta donde quede consignado, la hora, la fecha, el lugar, los temas abordados, los participantes. Ilustración 9 Métodos de comunicación Del mismo modo, se deben establecer compromiso, responsables y fechas de cumplimiento de dichos compromisos. El formato de las actas es el siguiente:
  • 47. 47 Tabla 9 Formato de las actas de las reuniones 11 Riesgo 11.1 Plan de gestión del riesgo Es el proceso que permite definir la forma en que se van a realizar las actividades de gestión de riesgos. Para esto se han determinado los siguientes puntos: 1. Control de crisis 2. Arreglar cada error 3. Mitigación de riesgos 4. Prevención 5. Eliminación de causas principales Al abordar el tema del riesgo se deben tener en cuenta los riesgos asociados a un proyecto público, en especial al de electrificación de una zona descentralizada. a. Conocimiento de las amenazas de distinto origen (natural, socio natural o humano) que en algún momento pueden afectar a la construcción y operación del servicio eléctrico. b. Conocimiento de los factores de vulnerabilidad y de sostenibilidad que reducen o fortalecen la capacidad de soportar dichas amenazas e identificación de acciones necesarias y posibles para prevenir las amenazas y mitigar los factores de vulnerabilidad. c. Caracterización anticipada de los riesgos o efectos adversos que podría en caso de que efectivamente llegara a materializarse la amenaza. (Riesgo = Amenaza x Vulnerabilidad). Para empezar a gestionar los riesgos del proyecto, el diseño del
  • 48. 48 proyecto de electrificación, apoyado siempre en la guía del PMBOK, plantea un modelo donde el concepto de riesgos no debe verse únicamente de una forma negativa. La gestión de los riegos durante la planificación y ejecución del proyecto se dividirá en cinco pasos que se deben desarrollar. Tabla 10 Metodología de gestión de riesgos METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACIÓN Planificación de Gestión de los Riesgos Elaborar Plan de Gestión de los Riesgos Dirección del proyecto Identificación de Riesgos Identificar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características Checklist de riesgos Dirección del proyecto Memoria del proyecto Análisis Cualitativo de Riesgos Evaluar probabilidad e impacto Establecer ranking de importancia Definición de probabilidad e impacto Matriz de Probabilidad e Impacto Dirección del proyecto Análisis Cuantitativo de Riesgos No se realizará No aplica No aplica Planificación de Respuesta a los Riesgos Definir respuesta a riesgos Planificar ejecución de respuestas Dirección del proyecto Memoria del proyecto Seguimiento y Control del Riesgos Verificar la ocurrencia de riesgos. Supervisar y verificar la ejecución de respuestas. Verificar aparición de nuevos riesgos Dirección del proyecto PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS PROCESO MOMENTO DE EJECUCIÓN ENTREGABLE DEL EDT PERIODICIDAD DE EJECUCIÓN Planificación de Gestión de los Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan del Proyecto actividad 1 Una vez Identificación de Riesgos Al inicio del proyecto En cada reunión del equipo del proyecto 1.2 Plan del Proyecto actividad 1 1.6 Reunión de Coordinación Semanal Una vez x Semanal
  • 49. 49 Análisis Cualitativo de Riesgos Al inicio del proyecto En cada reunión del equipo del proyecto 1.2 Plan del Proyecto actividad 1 1.6 Reunión de Coordinación Semanal Una vez x Semana Planificación de Respuesta a los Riesgos Al inicio del proyecto En cada reunión del equipo del proyecto 1.2 Plan del Proyecto actividad 1 1.6 Reunión de Coordinación Semanal Una vez x Semana Seguimiento y Control del Riesgos En cada fase del proyecto 1.6 Reunión de Coordinación Semanal Semanal Tabla 11 Definición de probabilidad de riesgo 11.2 Identificación del riesgo La gestión de riesgos se centró en actividades riesgosas que tiene una clara posibilidad de ocurrencia y /o impacto en los objetivos del proyecto, para esto se realiza un RBS o estructura degradada de riesgos: Ilustración 10 RBS o estructura degradada de riesgos Para determinar que puede ser considerado, se utilizará el método Delphi, ya que ayuda a eliminar sesgos en los datos y evita que sea influenciado por personas
  • 50. 50 Ilustración 11 Flujograma Delphi: Entrevistas Entrevistar a participantes experimentados del proyecto, interesados y expertos en la materia puede servir para identificar riesgos. Las entrevistas son una de las principales fuentes de recopilación de datos para la identificación de riesgos. Para una correcta identificación de riesgos se procede a hacer una serie de código de riesgos que posteriormente fueron vinculados en el registro de riesgos:
  • 51. 51 RG: Riesgo de administración de proyectos RE: Riesgo externo RO: Riesgo organizacional RT: Riesgo técnico RL: Riesgo legal RA: Riesgo del alcance 11.3. Realizar el análisis cualitativo del riesgo a. Registros Los riesgos pueden ser priorizados para un análisis cuantitativo posterior y para las respuestas posteriores, basándose en su calificación. Tabla 12 Registros del riesgo Registro agrupados por causas comunes Riesgo Coste Tiempo Alcance Calidad Mala planificación x Accidentes laborales x Errores de diseño de la vía x Mala calidad de los materiales utilizados x Errores en el trazado de la vía x Mala utilización por la población x Intermitencia en el servicio Bici taxis x Categorización de riesgos Registro agrupados por EDT Riesgo Ejecución Diseño de proyecto Operación Calidad Mala planificación x Accidentes laborales x Errores de diseño de la vía x Mala calidad de los materiales utilizados x Errores trazado de la vía x
  • 52. 52 Mala utilización por la población x Intermitencia en el servicio de bici taxis x x Categorización de riesgos b. Evaluación de la urgencia de los riesgos La matriz permite agrupar los riesgos en las siguientes categorías: riesgos intolerables por su altísima probabilidad y trascendencia; importantes, con menor probabilidad y repercusiones; moderados, de trascendencia moderada o tolerable y probabilidad media de aparición; y bajos, debido a su escasa frecuencia y relevancia. Tabla 13 Evaluación de la urgencia de los riesgos RIESGOS BAJO MODERADO ALTO INTOLERABLE Accidentes laborales X Errores de diseño del trazado de la vía X Insuficiencia de mano de obra X Retrasos en las obras X Falta de financiación X Deterioro de la vía X Abandono de obra por contratista X Incumplimiento de la asociación de bici taxistas X Errores de diseño de las estaciones X Mala calidad de los materiales utilizados X Errores en el diseño del material de la obra X
  • 53. 53 11.4. Realizar el análisis cuantitativo del riesgo Tabla 14 Análisis cuantitativo del riesgo C ódigo Acept ar E vadir M itigar Tra nsferir Est rategia de respaldo C osto Prob abilidad x coste T iempo Sí ntomas Resp onsable F echa R E 1 Si los insumos son más costosos que lo estimado en el presupues to x R E 2 Si el licitante introduce nuevas especifica ciones no contempl adas en el diseño inicial x R A 3 Si el administr ador del proyecto genera cambios en el cronogra ma x R A 4 Si el departam ento no entrega los anticipos presupues tados. x 11.5 Planificación de la respuesta a riesgos La respuesta al riesgo se llevará a cabo mediante los documentos que se generen para los determinados casos. 12.0 Abastecimientos Para el desarrollo del plan de adquisiciones del proyecto, se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: 12.1 Plan de adquisiciones Tabla 15 Plan de gestión de adquisiciones PLAN DE GESTION DE ADQUISIONES COMPONENTE DESCRIPCION Se tomara como referencia de costos la línea Base
  • 54. 54 Implementación del Plan de Adquisiciones. Se tomara como referencia para el cronograma de adquisiciones, el cronograma de actividades en `Microsoft Project. Correspondientes de cada material, bien o servicio. Se tomara como base para la adquisición de servicios profesionales la información encontrada en las tablas de costos variables del proyecto, donde se define el grupo base de trabajo. Se determinará la disponibilidad de proveedores, los Procesos de la Organización Ejecutante, como los procedimientos establecidos para adquisiciones de productos y servicios. Análisis de Hacer o Comprar. Para este análisis de elección entre producir un producto/servicio o adquirirlo se tomara en cuenta factores claves como: - Capacidad del recurso propio - Experiencia de la empresa - Limitaciones del presupuesto - Plazo de entrega del producto final. Clasificación y Tipos de Contrato. Los contratos en el proyecto se clasificarán en dos, el contrato principal del proyecto y los subcontratos o adquisiciones de servicio terceros.
  • 55. 55 12.2. Realizar las adquisiciones Tabla 16 Realizar las adquisiciones Nume ro EDT Nombre de tarea Tipo de Adquisició n Modali dad de Adquisició n Fecha Presupu esto Fase I: Estudios previos y formulación SCC Comie nzo 1.1 Formulación del proyecto mié 29/07/15 1.2 Aprobación del proyecto por parte del Ocad Departamental Servici os Consultoría Individual mié 29/07/15 $2.500.0 00 Fase II: Diseño CCII lun 03/08/15 $108500 000 2.1 Diseñar los planos para las acometidas Servici os Consultoría Individual sáb 01/08/15 2.2 Georreferencia ción y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno. Equipo del Proyecto mié 02/09/15 2.3 Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo Equipo del Proyecto mié 02/09/15 2.4 Retiro de material mayor de bodegas Equipo del Proyecto mié 02/09/15 2.5 Adquisición de materiales menores y transporte Equipo del Proyecto mié 02/09/15
  • 56. 56 Fase III: Construcción de senderos CCII mié 02/09/15 $148420 000 3.1 Excavación de senderos y toma de niveles Equipo del Proyecto mié 02/09/15 3.2 Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado. Equipo del Proyecto jue 10/09/15 3.3 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base Contrati sta jue 10/09/15 3.4 Colocación manual de adoquines Contrati sta jue 10/09/15 3.5 Colocación manual de placas de concreto prefabricado Contrati sta jue 10/09/15 3.6 Construcción de sistemas puesta a tierra Contrati sta jue 10/09/15 Fase IV: Obras de urbanismo CCII mié 09/09/15 $3915600 0 4.1 Excavación de huecos Contrati sta jue 10/09/15 4.2 Siembra de árboles de mediano porte nativos. Contrati sta jue 14/01/16 4.3 Siembra de grama nativa Contrati sta jue 14/01/16
  • 57. 57 4.4 Instalación de señales de paso, señales de transito Contrati sta jue 14/01/16 4.5 Demarcaciones de vía. Contrati sta jue 14/01/16 Fase V: Construcción de estaciones CCII jue 14/01/16 $675000 00 5.1 Medida de Resistividad del Terreno Contrati sta jue 14/01/16 5.2 Construcción de cimiento ciclópeo Contrati sta vie 15/01/16 5.3 Instalación de estructura en aluminio cepillado Contrati sta vie 15/01/16 5.4 Instalación de mobiliario urbano Contrati sta lun 18/01/16 5.5 Fase VI: Creación de la asociación de bici taxistas CCII mié 27/01/16 $71.000.0 00 Descapote mié 27/01/16 6.1 Instalación de paneles prefabricados Contrati sta vie 26/02/16 6.2 Instalación de Acometidas Contrati sta vie 26/02/16 6.3 Diligenciamien to de datas y entrega de documentación de los usuarios Equipo del Proyecto vie 04/03/16 Fase VII Energización y puesta en servicio vie 11/03/16
  • 58. 58 7.1 Pruebas y entrega Equipo del Proyecto SCC mar 15/03/16 20.000.00 0 7.2 Puesta en servicio Firmas Consultoras , Equipo del Proyecto SCC mar 15/03/16 12.3. Control de adquisiciones Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda. Tabla 17 Control de las adquisiciones Código Cuenta Nombre Tipo de Contrato Evaluación Final Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 ít em Criteri o pondera ción Pun taje Final Ponde rado Pun taje Final Ponde rado Pun taje Final Ponde rado 1 Prestigi o del Vendedor. 45% 2 Oferta Económica 25% 3 Puntual idad en la entrega 15% 4 Calida d del Producto 10% 5 Garantí a 5% Puntaje Final 12.4. Cerrar las adquisiciones La técnica para desarrollar este proceso será la auditoria de la adquisición, del proceso de la adquisición, y si fuera necesario se efectuará acuerdos negociados para resolución de conflictos (incluye los casos de finalización anticipada o finalización extemporánea).
  • 59. 59 Como resultado de este proceso se tendrá las adquisiciones cerradas, así como las actualizaciones correspondientes a los archivos de los procesos de la organización. 13.0 Grupos de interés (Stakeholders) 13.1. Identificar los grupos de interés Tabla 18 Registro de interesados Registro de Interesados Interesado Características Rol Responsabilidad INTERNOS Gobernación del Atlántico Encargado de establecer las políticas públicas en este caso, la prestación de un servicio público urbano Sponsor Patrocinador del proyecto Gerencia de Proyectos Encargado y responsable de la ejecución del proyecto. Project Manager Gerencia de proyecto Gestor de Comunicaciones Encargado de desarrollar e implementar las acciones estratégicas de comunicación del proyecto. Representante de comunicaciones de la Gerencia del Proyecto Interactuar con interesados Administrador del contrato Encargado de llevar a cabo las actividades precontractual, contractual y pos contractual del proyecto. Responsable de ejecución administrativa y financiera del contrato Ejecución financiera EXTERNOS Población- usuarios Usuarios, habitantes permanentes en municipio de Galapa y sus veredas. Población flotante proveniente de Baranoa, Barranquilla, Malambo, Soledad. Beneficiarios Apoyar y/o rechazar la ejecución Empresarios y PYMES locales Sector productivo beneficiado Beneficiarios/ opositores Apoyar la ejecución
  • 60. 60 Entes privados o alianzas público- privadas. Operadores locales, como cooperativas Cooperantes Apoyar la ejecución Contratista Encargado de realizar los trabajos de construcción de las ciclo rutas y estaciones Operador Apoyar la ejecución Autoridades militares Encargado de brindar seguridad y acompañamiento a la ejecución Receptor de información Apoyar ejecución Autoridad ambiental Encargado de supervisar el cumplimento de la normatividad ambiental vigente. Cumplimiento de normatividad ambiental Apoyar ejecución Proveedores locales Encargado de suministro de insumos para la ejecución del proyecto. Contratista-proveedor Apoyar ejecución Proveedores No locales Encargado de suministro de insumos para la ejecución del proyecto. Contratista-proveedor Apoyar ejecución Alcaldías Municipales Encargado de brindar apoyo técnico, administrativo y financiero Apoyar la Ejecución Apoyar ejecución Corporaciones autónomas regionales de índole ambiental Encargadas de vigilar que se cumplan los modelos regionales para preservar el medio ambiente. Veeduría Supervisar a la ejecución Moto taxistas Moto taxistas del municipio de Galapa Opositor Manifestar desacuerdo a la ejecución Empresas de transporte formalizadas Empresas dedicadas al transporte público tradicional Opositor Manifestar desacuerdo a la ejecución 13.2. Plan de gestión de los grupos de interés Para el plan de gestión de interesados se ideó la siguiente matriz, teniendo en cuenta la guía Director de Proyectos de (Pablo Lledó, 2013) con respecto a las estrategias y planes para la gestión de los interesados
  • 61. 61 Tabla 19 Matriz de interesados Matriz de Poder vs Interés Matriz de interesados Poder / Influencia Interés Estrategia Interesado Desconoce Se resiste Neutral Apoya Líder Gobernación X D A A Mantener satisfecho Alcaldía Usuarios Residentes/Veci nos de la obra Ambientalistas ONGS BICI Taxistas Juntas de Acción Comunal Contratistas Entes Reguladores X: Actual ; D: deseado ; A: Alto ; B: Bajo Estrategias: Gestionar de cerca (A-A); Mantener satisfecho (A-B); Informar (B-A); Monitorear (B-B)
  • 62. 62 A. Dirección del Proyecto B. Gobernación C. Usuarios externos D. Peatones E. Alcaldía F. Operadores G. Contratistas H. Residentes/vecinos de la obra I. ONG J. Entes reguladores K. Ambientalistas L. Red Unidos M. Bici taxistas
  • 63. 63 13.3. Gestionar el compromiso con Los grupos de interés Gestionar la Participación de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo. El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el éxito del proyecto. (Polo, 2015) Defensores y Apoyo Críticos y Bloqueos Neutrales
  • 64. 64 Ilustración 12 Formato de solicitud de cambio 13.4. Control del manejo de los grupos de interés El siguiente es el modelo de registro de incidentes propuesto para el presente proyecto: Informe final de incidentes o accidentes Código de incidente: ____________Número de Accidente o Incidente: 1.- Tipo (marcar con una x): Sin lesión ( ) Leve ( ) Grave ( ) Fatal ( ) 2. Nombre del proyecto: 2.01: Nombre de Persona Natural o Jurídica: RUT O NIT 2.02 Actividad: Locación: 2.03 Domicilio Legal:
  • 65. 65 3. Del accidentado 3 .01 Nombre y Apellidos: Edad:......... años 3 .02 Ocupación en la Empresa: 3 .03 Personal: Propio ( ) De Empresa Contratista: ( ) Razón Social............................. 3 .04 Experiencia en el trabajo actual: Años....................Meses........................Días................... 3 .05 Del Trabajo: Rutinario ( ) Especial ( )....................................................................... 3 .06 Jornada: Diurnista( ) Turnista: ( )........................Otro: ( )............................... 3 .07 Horas continuas trabajadas antes del accidente: ........................................horas. 3 .08 Días de descanso antes del accidente: ........................................días. 3 .09 Indicar si está asegurado contra accidentes de trabajo: Si ( ) No ( ) 4. Del supervisor inmediato
  • 66. 66 4. 01 Nombre y Apellidos: Edad: 4.02 Ocupación en la Empresa: 4.03 Personal: Propio ( ) De Empresa Contratista: ( )................................................... .................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... 4.04 Experiencia en el trabajo actual: Años....................Meses........................Días................... 4.05 Lugar donde se encontraba en el momento del accidente:................................................ 5. Del accidente 5.01 Fecha: Hora: Turno: 5.02 Lugar: 5.03 Descripción: 5.04 Causas 5.05 Equipo de protección personal utilizado por el accidentado en el momento del accidente: 5.06 Medidas de seguridad existentes en el área del accidente: (Relativo al accidente) 5.07 Medidas de seguridad correctivas para evitar su repetición: (Ser específico)
  • 67. 67 6. De los equipos o herramientas 6.01 Uso: Inapropiado: ( ) detallar Adecuado: ( 6.02 Estado: Defectuoso: ( ) especificar Adecuado: ( ) 6.03 Resguardos (Protector): Defectuoso: ( ) especificar Adecuado: ( ) 7. Del lugar de Trabajo 7.01 Orden y Limpieza: Inapropiado: ( ) detallar Adecuado: ( ) 7.02 Dispositivos de Seguridad: Defectuoso: ( ) especificar. Adecuado: ( ) 8. De los testigos del accidente 8 .01 Nombre y Apellidos:................................... .......................................... Eda d:......... años Ocupación en la Empresa:................................................. ..................................................... 8 .02 Nombre y Apellidos:................................... .......................................... Eda d:......... años Ocupación en la Empresa:................................................. .....................................................
  • 68. 68 Capítulo V 14.0 Cronograma de actividades Ilustración 13 Diagrama Gantt de actividades
  • 69. 69
  • 70. 70
  • 71. 71 15.0 Estimación de costos Tabla 20 Costos del proyecto ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN UNIDAD MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO TOTAL Diseño Pesos $108500000 Diseñar los planos para las acometidas 1 $ 10.000.000 Georreferenciación y Replanteo topográfico. Marcación de apoyos en terreno. 1 $ 30.000.000 Entrega de Planos planta perfil y memorias de cálculo y presupuesto punto a punto del replanteo 1 $ 8.500.000 Retiro de material mayor de bodegas 1 $ 15.000.000 Adquisición de materiales menores y transporte 1 $ 45.000.000 Trámites Trámites Pesos 1 $ 2.500.000 $ 2.500.000 Construcción de senderos Pesos $ Excavación de senderos y toma de niveles 16200 m2 3000 48.600.000 Transporte de postes de 6 metros de alumbrado público hasta el sitio más cercano al punto de hincado. 1000000 10.000.000 Acercamiento, hincada, aplomada y apisonada sub base 16000000 16.000.000
  • 72. 72 Colocación manual de adoquines 12100 m2 4000 48.400.000 Colocación manual de placas de concreto prefabricado 4100 m2 6200 25.420.000 Sub-Total 259420000 Urbanismo Pesos/años Excavación de huecos 500 9000 4.500.000 Siembra de árboles de mediano porte nativos. 500 25000 12.500.000 Siembra de grama nativa 1026m2 6000 6.156.000 Instalación de señales de paso, señales de transito 1 15.000.000 15.000.000 Demarcaciones de vía. 1.000.000 Sub-Total 39156000 Construcción de estaciones Pesos $ $ Medida de Resistividad del Terreno global 8500000 Construcción de cimiento ciclópeo X 6 estaciones 39000000 Instalación de estructura en aluminio cepillado X6 87000000 Instalación de mobiliario urbano 20000000 Sub-Total 67500000 Asociación de bici taxistas Pesos 1 $ 50.000.000 $ 50.000.000
  • 73. 73 Descapote 1 1.000.000 1.000.000 Instalación de paneles prefabricados 1 70.000.000 70.000.000 Sub-Total $ 71.000.000 Puesta en servicio Realizar la contratación de publicidad radial, escrita y folletos que promuevan el uso de la ciclo ruta 1 20.000.000 Sub-Total 20.000.000 Pólizas/seguros 58.000.000 Costo del proyecto 515076000 16.0 Hoja de recursos A continuación se comparte un pantallazo de la hoja de recursos del proyecto aplicado, la cual se desarrolló con el apoyo de la herramienta Microsoft Project Ilustración 14 Hoja de recursos
  • 74. 74 17.0 Definición de las actividades cuello de botella Las Actividades que más Generan Cuellos de Botella Son las Relacionadas con las Actividades de transporte y almacenamiento de materiales de la obra, pues si se generan retrasos en la dicha actividad, todas las demás actividades resultan afectadas. (Ver anexo 1) Ilustración 15 Resumen de las actividades cuello de botella 18.0 Estructura de descomposición del trabajo (Ver anexo 2,1) 19.0 Evaluación económica y social del trabajo a. Análisis de sensibilidad Para hacer el análisis de sensibilidad se debe tener las variaciones en ingresos y costos de hasta un máximo del 10%, de las cifras originalmente calculadas sin riesgo, se debe preguntar lo siguiente: * ¿Cuánto podrían variar los ingresos, costos y/o gastos? * ¿Qué porcentaje de variación debería suponerse? Se debe tener en cuenta solo el 10% de los ingresos totales, con la disminución del 10% de ingresos, también, el incremento del 10% de costos y gastos, sin cambio en el nivel de sus ingresos (compensación).