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FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA
EMPRESARIAL
PROYECTO
“INTERVENCIÓN PSICOLÓGICA BREVE EN PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y DOCENTES DE LA UNIVERSIDAD
CESAR VALLEJO”
AUTORES
ABAD WALDEROS, Frissman
CHUICA SERNAQUE, Yoel Arturo
REMAYCUNA VÁSQUEZ, Alexander
SABA CARDOZA, Thalía Marisol
VILLEGAS MENDOZA, Glenny Ruleidi
ASESOR
Mgtr. RAUNELLI SANDER, Juan Manuel
CARÁTULA
PIURA - PERÚ
2020
ÍNDICE
CARÁTULA...............................................................................................................................1
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................5
I. GESTIÓN DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO.............................................6
1.1. Acta de constitución del proyecto .........................................................................................6
1.2. Declaración del alcance del proyecto ....................................................................................9
1.3. Registro de interesados........................................................................................................13
1.4. Plan de dirección del proyecto ............................................................................................14
1.4.1. Plan de gestión del alcance.............................................................................................14
1.4.2. Plan de gestión del cronograma......................................................................................16
1.4.3. Plan de gestión de costos................................................................................................17
1.4.4. Plan de gestión de la calidad ..........................................................................................19
1.4.5. Plan de gestión de recursos ............................................................................................22
1.4.6. Plan de gestión de comunicaciones ................................................................................28
1.4.7. Plan de gestión de riesgos ..............................................................................................29
1.4.8. Plan de gestión de adquisiciones ....................................................................................32
1.4.9. Plan de gestión de los interesados ..................................................................................33
II. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO........................................................34
2.1. Recopilación de requisitos...................................................................................................34
2.2. Estructura de desglose de trabajo – EDT...........................................................................35
2.3. Vista jerárquica...................................................................................................................36
2.4. Diccionario de la estructura de desglose del trabajo – EDT..............................................39
III. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO .............................................52
3.1. Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) ...........................................................52
3.2. Requerimientos de los recursos para el proyecto ...............................................................54
3.3. Estimación de tiempo de los entregables ............................................................................57
3.4. Cronograma del proyecto....................................................................................................58
3.5. Documento de hitos .............................................................................................................59
IV. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO.....................................................61
4.1. Estimación de costos............................................................................................................61
4.2. Presupuesto del proyecto (línea base de costo)...................................................................62
4.3. Curva S del proyecto ...........................................................................................................63
4.4. Visión general de los recursos .............................................................................................64
4.5. Información general de los costos reales.............................................................................65
4.6. Visión general de costo de recursos.....................................................................................65
4.7. Información general de costos reales de la tarea................................................................66
V. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO.....................................................67
5.1. Normas de calidad ...............................................................................................................67
5.2. Lista de control de calidad ..................................................................................................69
5.3. Acciones preventivas y correctivas .....................................................................................75
5.4. Diagrama de causa – efecto (Ishikawa)...............................................................................75
5.5. Diagrama de Preto...............................................................................................................78
VI. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO................................................79
6.1. Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) ...........................................................79
6.2. Desarrollo del equipo del proyecto......................................................................................81
6.3. Organigrama del equipo del proyecto ................................................................................83
VII. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO................................84
7.1. Índice del archivo del proyecto ...........................................................................................84
7.2. Relación de informes del proyecto ......................................................................................85
7.3. Relación de informes de rendimiento .................................................................................86
7.4. Matriz de comunicaciones del proyecto..............................................................................87
VIII. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO ...................................................91
8.1. Categorización de los riesgos en el proyecto – RBS ...........................................................91
8.2. Identificación de riesgos – análisis FODA ..........................................................................91
8.3. Identificación de riesgos – Tormenta de ideas....................................................................92
8.4. Plan de respuesta de riesgos................................................................................................95
IX. GESTIÓN DE LAS ADQUISIONES DEL PROYECTO..........................................99
9.1. Enunciado del trabajo (SOW).............................................................................................99
9.2. Modelo de contrato............................................................................................................103
X. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO.......................................104
10.1. Identificar a los interesados...............................................................................................104
10.2. Planificar el involucramiento de los Interesados..............................................................107
10.3. Gestionar el involucramiento de los interesados ..............................................................108
10.4. Monitorear el involucramiento de los interesados............................................................109
XI. CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ..............................................................110
11.1. Solicitudes de cambio recibidas.........................................................................................110
11.2. Solicitudes de cambio aceptadas .......................................................................................110
11.3. Impacto de las solicitudes aceptadas.................................................................................112
XII. RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO ....113
12.1. Relación de entregables terminados .................................................................................113
12.2. Curva S del proyecto .........................................................................................................115
XIII. CIERRE DEL PROYECTO......................................................................................116
13.1. Actas formales de entregables...........................................................................................116
XIV. GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................................................118
XV. ANEXOS.....................................................................................................................119
INTRODUCCIÓN
Las empresas de hoy en día se crean con un solo objetivo principal, que es el crecimiento de
la misma a través del tiempo, por tal motivo, debe realizar muchas estrategias como las
alianzas, realizar proyectos innovadores, modernizar sus procesos cada cierto tiempo,
capacitar constantemente y mantener satisfechos a sus colaboradores. Sin embargo, cuando
los proyectos no son realizados bajo un enfoque bien definido y entendido por toda la
organización, surgen muchos problemas de costos, alcance y tiempos, ello se traduce en
pérdida de dinero para las organizaciones y un obstáculo para lograr su objetivo principal.
La Universidad César Vallejo – Filial Piura, es una institución educativa peruana, dedica a
los servicios de educación superior en la provincia de Piura, en los últimos años ha tenido
crecimiento notable gracias a la calidad de sus servicios, gracias a sus docentes calificados,
personal administrativo competente, la infraestructura y el equipamiento tecnológico que los
soporta. Sin embargo, en este año 2020, la pandemia mundial ha surgido muchos efectos en
las organizaciones, y la UCV no ha sido ajena a esto, ello se vio reflejado en cambio radical
de la modalidad de trabajo presencial al famoso teletrabajo de hoy en día. En un primer
momento esto parecía una gran oportunidad pero, también han aumentado las horas laborales
y con ello la presión por la carga laboral ha incrementado los niveles de estrés en el personal
administrativo y docente, esto se puede ver reflejado en la manera que están atendiendo y
respondiendo a los trámites solicitados por los alumnos y por otro lado, la manera en que se
vienen dictando las clases y logrando los objetivos en aulas de más de 50 alumnos.
Por tal motivo, se plantea la ejecución del proyecto denominado “INTERVENCIÓN
PSICOLÓGICA BREVE EN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES DE LA
UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO, AFECTADOS POR EL ESTRÉS A CAUSA DE LA
CARGA LABORAL DEL TELETRABAJO Y EL AISLAMIENTO FÍSICO EN TIEMPOS
DE PANDEMIA” que tiene como objetivo salvaguardar la salud integral de los
colaboradores para realizar sus laborares de la mejor manera. En este sentido, el
planteamiento general del proyecto se realizará bajo el enfoque de la Guía del PMBOK.
I. GESTIÓN DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO
1.1.Acta de constitución del proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO
Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia
PATROCINADOR Alfredo Méndez - Gerente de Recursos Humanos
PREPARADO
POR:
Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 29 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20
APROBADO POR:
Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 29 10 20
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
El presente proyecto busca mejorar la salud emocional del personal administrativo y
docentes, para así contar con colaboradores equilibrados con un mejor desempeño, que
ofrezcan mejores servicios y den respuestas oportunas a las inquietudes de los clientes.
Al finalizar el proyecto, se espera que contar con personal administrativo y docentes con
mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y mayor productividad, que brinden
servicios de calidad y con mayor rapidez, gracias a al buen estado físico y emocional de
sus colaboradores.
ALINEAMIENTO DEL PROYECTO
1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
ORGANIZACIÓN
2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
1.2. Personal docente: Asegurar y potenciar las
competencias de los docentes para que logren
un desempeño óptimo.
1.2. Bienestar universitario: Ejercer
influencia positiva en el mejoramiento de la
calidad de vida y desarrollo humano de los
miembros de la comunidad universitaria.
1.3. Producción de bienes y servicios:
Ampliar e innovar la oferta de servicios y
productos.
1.4. Organización, gestión y recursos:
Reforzar e incentivar la cultura de la
autoevaluación y la calidad mediante una
gestión administrativa eficiente y el
cumplimiento de las políticas y objetivos
institucionales.
2.1. Realizar intervención psicológica breve
al personal administrativo y docentes de la
universidad cesar vallejo, afectados por el
aislamiento físico, para reducir el estrés laboral
y mejorar su desempeño.
2.2. Personal administrativo y docentes, con
mejor estabilidad emocional, mejor desempeño
y mayor productividad.
2.3. Servicios de calidad y con mayor
rapidez, ofrecidos por la universidad para la
sociedad, gracias a al buen estado físico y
emocional de sus colaboradores.
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
3.1. Realizar el proyecto de intervención psicológica breve, con un presupuesto máximo de S/.
S/11,496.00 (Once mil cuatrocientos noventa y seis soles).
3.2. Finalizar el proyecto en un máximo de 2 meses a partir de la fecha del Acta de Constitución
del Proyecto.
3.3. El proyecto está orientado a un total de 240 colaboradores (personal administrativo y docentes
de la universidad cesar vallejo) afectados por el aislamiento físico.
3.4. Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares establecidos en la Guía
del PMBOK.
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
4.1. Selección de los psicólogos que formaras el equipo que llevara a cabo la intervención
psicológica breve.
4.2. Elaboración de programa de intervención para determinar el contenido de cada sesión a
desarrollarse.
4.3. Transmisión de las videoconferencias vía Zoom meeting.
4.4. Participación de los colaboradores.
4.5. Evaluación de los resultados y aplicación de encuesta de satisfacción de los participantes.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
5.1. Los psicólogos deberán cumplir con el perfil establecido.
5.2. Los profesionales serán seleccionados de la misma universidad (Universidad Cesar Vallejo)
pero de no contar los perfiles requeridos, se procera a seleccionar de otras universidades.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES
Fase I – Inicio del proyecto 1.1. Informe de conformación de comité
1.2. Acta de constitución
1.3. Matriz de interesados
1.4. Contrato de equipo de psicólogos.
1.5. Solicitud para uso de Zoom Meeting
1.6. Informe de monitoreo y control de fase
I
Fase II – Planeación 2.1.Plan para la dirección del proyecto
(PDP)
2.2.Programa de la intervención
psicológica breve
2.3.Informe de capacitación al equipo de
psicólogos
2.4.Informe de programación de horarios de
las sesiones
2.5.Informe de programación de las salas de
reuniones
2.6.Informe de distribución de grupos de los
participantes
2.7.Informe de monitoreo y control de fase
II
Fase III – Ejecución 3.1. Itinerario de los temas a tratarse en
casa sesión.
3.2. Pre test
3.3. Informes de sesiones
3.4. Informes de supervisión de las
sesiones
3.5. Matiz de los riesgos
3.6. Informes de expectativas de los
interesados
3.7. Informe de líneas de comunicación
3.8. Informe de monitoreo y control de fase
III
Fase IV – Cierre 4.1. Pos test
4.2. Informe de los resultados del estado
emocional
4.3. Encuesta de satisfacción
4.4. Acta de cierre del proyecto
4.5. Informe final del proyecto
4.6. Informe de monitoreo y control de fase
IV
8. INTERESADOS CLAVE
1. Patrocinador principal
2. Gerente del proyecto
3. Comité del proyecto
4. Equipo de Psicólogos
5. Alumnos (Pre y Postgrado)
6. Personal administrativo y docentes
7. Director General de la Universidad
8. Postulantes
9. Entidades de gobierno
9. RIESGOS
9.1. Inestabilidad fluido eléctrico. (67.5%)
9.2. Expectativas muy altas de los interesados. (10%)
9.3. Miembros del comité no tienen experiencia en proyectos. (6.6%)
9.4. Estimaciones incorrectas (Costo y tiempo). (6%)
9.5. Falta de recursos y presupuesto necesarios. (77.9%)
9.6. No disponer de profesionales de la psicología calificados. (8.5%)
9.7. Falta de interés por parte del personal administrativo y docente. (3%)
9.8. Falta de apoyo y asesoramiento en la realización del proyecto. (2.5%)
10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
10.1. Fin de la fase I
10.2. Fin de la fase II
10.3. Fin de la fase III
10.4. Fin de la fase IV
11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
1.2.Declaración del alcance del proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO
Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de
la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga
laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia
GERENTE: Josefina Estrada – Gerente del proyecto
PREPARADO POR:
Alexander Remaycuna Vásquez – director de
tareas
FECHA 29 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20
APROBADO POR:
Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 29 10 20
ALINEAMIENTO DEL PROYECTO
1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
ORGANIZACIÓN
2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
El costo del proyecto que asciende a 11, 496.00 soles, será asumido en un 100% por el
Patrocinador (Gerente de Recursos Humanos – Finanzas).
12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
Factores Críticos de Éxito Evaluador Firma el Cierre del
Proyecto
Desarrollo de plan de
dirección del proyecto
Frissman Abad Walderos
Líder del proyecto
Josefina Estrada
Gerente del proyecto
Contratación y capacitación
del equipo de psicólogos.
Yoel Chuica Sernaque
Gestor de recursos
Desarrollo de programa de
intervención
Glenny Villegas Mendoza
Administrador de
recursos
Desarrollo de horario de
intervención
Thalía Saba Cardoza
Administrador de tiempos
Programas salas de
reuniones
Alexander Remaycuna
Vásquez
Director de tareas
Gestionar a los interesados. Frissman Abad Walderos
Líder del proyecto
13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO
El Gerente del Proyecto será el Psic. Josefina Estrada – Psicóloga de área de Recursos
Humanos
14. AUTORIDAD ASIGNADA
El encargado de los recursos del patrocinador será la Psicóloga del área de recursos
humanos - Josefina Estrada (Gerente del proyecto).
Patrocinador: Alfredo Méndez – Gerente de Recursos humanos.
Autoridad Asignada: Josefina Estrada – Psicóloga de Recursos humanos.
1.2. Personal docente: Asegurar y potenciar las
competencias de los docentes para que logren
un desempeño óptimo.
1.2. Bienestar universitario: Ejercer
influencia positiva en el mejoramiento de la
calidad de vida y desarrollo humano de los
miembros de la comunidad universitaria.
1.3. Producción de bienes y servicios:
Ampliar e innovar la oferta de servicios y
productos.
1.4. Organización, gestión y recursos:
Reforzar e incentivar la cultura de la
autoevaluación y la calidad mediante una
gestión administrativa eficiente y el
cumplimiento de las políticas y objetivos
institucionales.
2.1. Realizar intervención psicológica breve
al personal administrativo y docentes de la
universidad cesar vallejo, afectados por el
aislamiento físico, para reducir el estrés laboral
y mejorar su desempeño.
2.2. Personal administrativo y docentes, con
mejor estabilidad emocional, mejor desempeño
y mayor productividad.
2.3. Servicios de calidad y con mayor
rapidez, ofrecidos por la universidad para la
sociedad, gracias a al buen estado físico y
emocional de sus colaboradores.
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
3.1. Realizar el proyecto de intervención psicológica breve, con un presupuesto máximo de S/.
S/11,496.00 (Once mil cuatrocientos noventa y seis soles).
3.2. Finalizar el proyecto en un máximo de 2 meses a partir de la fecha del Acta de Constitución
del Proyecto.
3.3. El proyecto está orientado a un total de 240 colaboradores (personal administrativo y docentes
de la universidad cesar vallejo) afectados por el aislamiento físico.
3.4. Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares establecidos en la Guía
del PMBOK.
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
4.1. Selección de los psicólogos que formaras el equipo que llevara a cabo la intervención
psicológica breve.
4.2. Elaboración de programa de intervención para determinar el contenido de cada sesión a
desarrollarse.
4.3. Transmisión de las videoconferencias vía Zoom meeting.
4.4. Participación de los colaboradores.
4.5. Evaluación de los resultados y aplicación de encuesta de satisfacción de los participantes.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
5.1. Los psicólogos deberán cumplir con el perfil establecido.
5.2. Los profesionales serán seleccionados de la misma universidad (Universidad Cesar Vallejo)
pero de no contar los perfiles requeridos, se procera a seleccionar de otras universidades.
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
6. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El presente proyecto busca proporcionar apoyo y acompañamiento psicológico al personal
administrativo y docentes afectados por el aislamiento físico, mediante una intervención
psicológica breve para reducir el estrés laboral, con lo que se busca que al finalizar el
programa los colaboradores tengan una mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y
mayor productividad.
Finalmente, se espera que los beneficios de que el proyecto genere son los servicios de
calidad y con mayor rapidez ofrecidos por la universidad para la sociedad, gracias a al
buen estado físico y emocional de sus colaboradores.
7. DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO
ENTREGABLE DESCRIPCIÓN
Informe de conformación de comité Documento que sustenta y describe al
equipo que llevara a cabo ejecución del
proyecto.
Acta de constitución Documento que establece la
corresponsabilidad de las partes
involucradas.
Registro de interesados Consiste en registrar en una matriz a todos
los interesas que influyen directa a
indirectamente en el proyecto o a quienes el
proyecto impactara.
Contrato del equipo de psicólogos Se enfoca a la elaboración de un documento
que establezca la relación temporal de estos
profesionales con el proyecto a realizar.
Solicitud para uso de plataforma Es desarrollar un documento en el que se
especifica la necesidad de obtener el acceso
a la plataforma virtual Zoom Meeting de la
universidad para realizar las
videoconferencias.
Informe de monitoreo y control Documento donde se describen todas las
acciones realizadas durante la supervisión.
Plan de dirección del proyecto (PDP) Documento rector del proyecto, contiene
los panes subsidiaros de las 10 áreas de
conocimiento.
Programa de intervención psicológica Documento redactado para establecer el
contenido del temario a desarrollar y que
servirá de guía en el desarrollo de las
sesiones de la intervención.
Informe de la capacitación de psicólogos Documento que sustenta la realización de
la capacitación del equipo de psicólogos,
para enmarcarlos en los objetivos del
proyecto.
Informe de programación de los horarios Consiste en el registro y establecimiento
de los días y horas en que se llevaran a
cabo las sesiones que contiene el programa
de intervención psicológica breve.
Informe de programación de las salas Consiste en la programación y habilitación
de 6 salas en la plataforma virtual Zoom
Meeting para el desarrollo de las sesiones
que comprende el programa de
intervención.
Informe de distribución en grupos de los
participantes
Consiste en la división de 6 grupos a los
240 colaboradores para que la intervención
se desarrolle de la mejor manera, a cada
grupo se le asignará un tutor (Psicólogo).
Pre test Documento que medirá el estado
emocional
Informe de sesiones Reporte de desarrollo de cada sesión
realizada
Informe de supervisión de las sesiones Reporte del control y supervisión de las
sesiones.
Matriz de riesgos En esta se determinan y miden la
incidencia de los riesgos a los que el
proyecto está expuesto.
Informe de expectativas de los
interesados
Documento que describe las expectativas
de los interesados.
Informe de líneas de comunicación En este se establece la estructura relacional
de los responsables de realizar el proyecto.
Informe de monitoreo y control Describe el seguimiento de la fase del
proyecto.
Pos test Instrumento para medir el estado
emocional luego de la intervención
Informe de los resultados Consiste en un informe que contiene el
análisis de los resultados del estado
emocional de los colaboradores.
Encuesta de satisfacción Encuesta de satisfacción de los
participantes.
Acta de cierre de proyecto Es un documento formal que indica la
culminación o cierre del proyecto.
Informe de monitoreo y control Reporte del seguimiento de la fase del
proyecto.
Informe final del proyecto. Es el informe del final que se entrega luego
que el proyecto ha sido ejecutado.
CONTEXTO DEL PROYECTO
8. LÍMITES O EXCLUSIONES DEL PROYECTO
➢ Informe de grabación de las videoconferencias.
➢ Informe del seguimiento de los participantes que asistieron.
9. RESTRICCIONES
9.1. Presupuesto: Sea ha estimado que para este proyecto se requerirá un total de 8,200.00
soles.
9.2. Tiempo: Respecto al tiempo, el proyecto será realizado en 8 semanas que son el
equivalente a 2 meses.
9.3. Tecnología: Para el desarrollo de las sesiones que se realizan vía video conferencias
se empleará la plataforma virtual Zoom meeting.
10. ASUNCIONES
(Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdaderas, reales o ciertas sin
necesidad de pruebas o demostraciones)
Se usará la plataforma virtual Zoom meeting.
Las sesiones serán no presenciales.
1.3.Registro de interesados
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO
Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de
la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga
laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia
GERENTE: Josefina Estrada – Gerente del proyecto
PREPARADO POR:
Alexander Remaycuna Vásquez – director de
tareas
FECHA 29 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20
APROBADO POR:
Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 29 10 20
1.4.Plan de dirección del proyecto
1.4.1. Plan de gestión del alcance
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
NOMBRE DEL
PROYECTO:
Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia.
PREPARADO
POR: Frissman Abad – Líder del comité del proyecto
FECHA: 31/10/2020
1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto:
Las iniciativas de alcances serán canalizadas a través del líder del comité del proyecto,
revisadas con el Gerente del Proyecto y aprobadas por el gerente de recursos humanos. La
intervención será aplicada a 240 participantes del total de personal administrativo y
docentes.
2. 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la
frecuencia e impacto de los mismos):
Los cambios en el proyecto deben ser evaluados y aprobados. El Gerente del proyecto
debe cuantificar el impacto y proveer alternativas de solución, informando a la gerente de
recursos humanos para la aprobación de dichos cambios.
Los cambios solicitados serán revisados en las reuniones semanales, se indica el estado de
los mismos en la reunión siguiente a la que fue solicitado.
3. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados?
El Gerente del Proyecto o la persona que designe, revisará la solicitud de cambios del
alcance y hará una evaluación del mismo. El podrá requerir del solicitante información
adicional.
4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto:
Si el impacto del cambio no modifica la línea base del proyecto será aprobado por el
Gerente del Proyecto, en caso contrario será aprobado por el gerente de recursos humanos
y se actualizará las líneas base y todos los planes del proyecto.
RECOPILACIÓN DE REQUISITOS
1. Profesionales: Equipo de psicólogos.
2. Equipos tecnológicos: Hardware (servidores), Software (programa de
videoconferencias – Zoom Meeting), PCs, Laptops.
3. Plan de datos móviles
PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS
Para la priorización de requerimientos se tendrá como máxima consideración a los
requerimientos que impactan directamente en la realización del proyecto, es decir todos
los mencionados anteriormente son considerados prioritarios a excepción del plan de
datos móviles que será una alternativa para contingencias.
TRAZABILIDAD
Para hacer el seguimiento ordenado a los requerimientos de los interesados utilizaremos
un matriz de trazabilidad donde detallaremos los requerimientos, descripción, prioridad,
código EDT, estado actual y fecha, según el siguiente formato:
Requisito Descripción Prioridad
(Alta,
Media y
Baja)
Código
EDT
Estado
Actual
(Aprobado,
Proceso y
Cancelado)
Fecha
Equipo de
psicólogos
Personal que
llevara a cabo el
programa de
intervención
psicológica
Alta 1.4 Aprobado 29/10/20
Equipos
tecnológicos
Equipos que se
necesitas para
realizar la
sesiones vía
videoconferencias
Alta 1.5 Aprobado 29/10/20
Plan de
datos
móviles
Alternativa de
solución ante
consecución de
inestabilidad de
fluido eléctrico
Media 3.4 Aprobado 29/10/20
GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
El líder del comité del proyecto podrá solicitar algún cambio a los requerimientos.
El requerimiento pasará en primera instancia al Gerente de Proyecto quien realizará un
análisis del impacto, el cual será presentado al gerente de recursos humanos.
Es el Gerente del Proyecto y el gerente de recurso humanos, quienes pueden Aprobar y/o
Rechazar la solicitud de Cambio.
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS
La revisión de cada requerimiento será responsabilidad del comité del proyecto.
Número de entregables entregados dentro de plazo.
Número de entregables entregados fuera de plazo.
1.4.2. Plan de gestión del cronograma
PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
Nombre del
Proyecto:
Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés
a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico
en tiempos de pandemia.
Preparado por: Frissman Abad – Líder del proyecto
Fecha: 31/10/20
PERSONA(S) AUTORIZADA(S) A SOLICITAR CAMBIO EN CRONOGRAMA:
Nombre Cargo Ubicación
Yoel Chuica Gestor de recursos Área de recursos humanos
Alexander
Remaycuna
Director de tareas Área de recursos humanos
Glenny Villegas Administrador de recursos Área de recursos humanos
PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTO DE CAMBIO DE
CRONOGRAMA:
Nombre Cargo Ubicación
Josefina Estrada Psicóloga de RR HH Área de recurso humanos
Alfredo Méndez Gerente de RR HH Área de recurso humanos
RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN CRONOGRAMA DEL
PROYECTO
➢ Solicitud de cambio de alcance por parte del gestor de recursos.
➢ Atrasos ocasionados por la demora de los tramites.
➢ Incumplimiento de contrato por parte de los psicólogos.
Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en
cronograma
➢ Para reportar el impacto por cambios en el cronograma se utilizará un formato
determinado que incluye la siguiente información:
✓ Indicar en el informe a la persona responsable del mismo y fecha de ocurrencia del
problema.
✓ Descripción del problema indicando el grado de urgencia.
✓ Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, tiempo y alcance).
✓ Descripción de las alternativas de solución detallando el impacto en las diferentes
áreas (costo, tiempo y alcance).
✓ Recomendación en la selección de la alternativa de solución.
✓ Documentos sustentatorios.
➢ El informe será entregado a la persona correspondiente para ser analizado en
reunión de trabajo con la finalidad de discutir las alternativas, seleccionar la
mejor con los ajustes necesarios.
DESCRIBIR CÓMO LOS CAMBIOS AL CRONOGRAMA SERÁN
ADMINISTRADOS
La administración del Alcance se efectuará de la siguiente manera:
1.Designación de Responsabilidades:
✓ Planificación: Frissman Abad Walderos.
✓ Ejecución: Thalía Saba Cardoza.
✓ Seguimiento y Control: Alexander Remaycuna Vásquez.
2.Modalidad de Cambios:
a) Cuando las solicitudes sean realizadas por el equipo de psicólogos se procederá
de la siguiente manera:
Cada semana se recibirán las solicitudes de cambio en el cronograma, las cuales deben
ser presentadas por cada representante de un grupo de colaboradores a cargo.
Las solicitudes de cambio deberán presentarse, a más tardar, a los 2 días de que se
produce el inconveniente que genera el retraso en la entrega del entregable.
Estas solicitudes serán revisadas por el comité del proyecto para evaluar, en primera
instancia, si es un cambio “viable” según el plan de gestión del alcance (No debe pasar
del 10% del cronograma del proyecto).
Las solicitudes de cambio de cronograma comenzarán a revisarse los días lunes de
cada semana, teniendo un plazo máximo de 1 día para dar respuesta a la solicitud.
La solicitud de cambio será aprobada con la firma del Gerente de Proyecto.
b) Cuando las solicitudes son realizadas por las personas que conforman el comite
del proyecto, se procederá de la siguiente manera:
El líder del proyecto, después de evaluar la causa de demora en cronograma debido a
un inconveniente, informará al Gerente de Proyecto la necesidad de realizar un cambio
en el cronograma.
El Gerente del Proyecto, junto con el comité de proyecto, evaluará la situación para
determinar la criticidad del cambio. Dependiendo de la misma se procederá de la
siguiente manera:
✓ En caso el problema que genera la solicitud de cambio del cronograma afecte el
alcance del proyecto o sobrepase los límites de cronograma establecidos en el
plan de gestión del proyecto, entonces se deberá presentar el formato determinado
y establecido al Gerente de RR HH para que este último tome la decisión de
aprobar o rechazar la propuesta.
Si la propuesta es aprobada por el Gerente de RR HH, esta es presentada al
Gerente del proyecto para su evaluación y negociación.
El Gerente de RR HH tiene un plazo máximo de 2 días para tomar la decisión de
aprobar o rechazar la propuesta.
1.4.3. Plan de gestión de costos
PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia.
PREPARADO
POR:
Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20
REVISADO
POR:
Josefina Estrada – Gerente del
proyecto
FECHA 31 10 20
APROBADO
POR:
Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 31 10 20
PERSONA(S) AUTORIZADA(S) A SOLICITAR CAMBIOS EN EL COSTO:
Nombre Cargo Ubicación
Yoel Chuica Gestor de recursos Área de recursos humanos
Thalía Saba Administrador de
tiempos
Área de recursos humanos
Glenny Villegas Administrador de
recursos
Área de recursos humanos
PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS EN
COSTO CONTRACTUAL:
Nombre Cargo Ubicación
Josefina Estrada Psicóloga de RR HH Área de recurso humanos
Alfredo Méndez Gerente de RR HH Área de recurso humanos
PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTO DE CAMBIO DE COSTO
INTERNO OFRECIDO:
Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Proyecto
RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN EL COSTO DEL PROYECTO
➢ Adecuación en el Alcance del Proyecto (cambios).
➢ Ampliaciones en el Alcance del Proyecto.
➢ Incremento de los honorarios de los psicólogos.
➢ Restricción presupuestal.
➢ Otros debidamente sustentados.
Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el
costo
(tiempo, recursos, etc.):
Para reportar el impacto por cambios en el costo se utilizará un formato determinado que
incluye la siguiente información:
➢ Persona que solicita el cambio.
➢ Descripción de las características de la situación que requiere una solicitud de cambio
de costos.
➢ Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, tiempo y alcance).
➢ Descripción de las alternativas de solución detallando el impacto en las diferentes áreas
(costo, tiempo y alcance).
➢ Recomendación en la selección de la alternativa de solución (Propuesta).
➢ Documentos sustentatorios.
➢ El tiempo máximo de respuesta que tiene el o las personas encargadas para dar la
aprobación.
DESCRIBIR CÓMO SERÁN ADMINISTRADOS LOS CAMBIOS EN EL
COSTO:
Los cambios en el costo se denominarán presupuestos adicionales o deductivos, según sea
el caso. La persona autorizada a solicitar cambios en el costo deberá elevar su solicitud a
la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en forma
documentada. Sólo procederán presupuestos adicionales si se demuestra que éstos son
necesarios e imprescindibles para lograr el alcance del proyecto y que sean originados por
omisiones o defectos en la formulación del alcance. Las modificaciones al alcance que no
cumplan con este requisito podrán ser aprobadas sólo si cuentan con la autorización del
sponsor (Gerente de RR HH) del proyecto. En caso contrario no se modificará el costo del
proyecto, siendo de responsabilidad del comité del proyecto los mayores costos en que
éste incurra. Para el caso de presupuestos deductivos, sólo serán aceptados aquellos que
se produzcan por reducciones en el alcance del proyecto o por decisiones del sponsor del
proyecto.
El procedimiento a seguir para aprobar un presupuesto adicional o un deductivo será el
siguiente:
➢ Dentro de los 8 días calendario posteriores al hecho que determine una modificación
del costo del proyecto, la persona autorizada a solicitar cambios en el costo, deberá
sustentar su pedido, indicando las causas que originaron el adicional o el deductivo,
debiendo acompañar, necesariamente, una propuesta de la modificación del
presupuesto precisando los montos y el sustento analítico necesario. Esta
documentación deberá ser presentada a la persona autorizada para aprobar el cambio
propuesto.
➢ La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los tres días
calendario posteriores a la recepción de la solicitud, deberá analizar el pedido y, de
encontrarlo conforme en forma total o parcial, deberá emitir la orden de proceder,
autorizando el cambio del costo.
Una vez emitida la orden de proceder, será responsabilidad del comité del proyecto
actualizar los documentos que se vean afectados por dicha orden de proceder.
1.4.4. Plan de gestión de la calidad
PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés
a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico
en tiempos de pandemia.
PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del
proyecto
FECHA 31 10 20
APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 31 10 20
GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO
Planificar la calidad
El Plan de gestión de calidad describe cómo el comité de dirección del proyecto
implementará la política de calidad de la organización ejecutante. Es un componente o
un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto. El plan de gestión de calidad
proporciona entradas al plan general para la dirección del proyecto y aborda el control de
calidad, el aseguramiento de la calidad y métodos de mejora continua de los procesos del
proyecto. (PMBOK, 2008).
En vista de que el comité del proyecto tiene poca experiencia en la dirección de proyectos,
se propone el uso de un plan de gestión de calidad, que le permita asegurarse y controlar
de manera eficaz y eficiente la calidad, se desarrolló un plan de inspección base en el cual
se indicará la actividad, los parámetros a inspeccionar, el requisito especificado, el registro
de los resultados y el responsable de ejecutarlo.
Gracias al reporte del plan de inspección el equipo del proyecto, tendrá un parámetro para
verificar el desarrollo de las actividades y si éstas, tuvieron alguna dificultad, se contará
con una documentación de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de
manera que continuamente se estén mejorando los procesos, mediante la divulgación de
los resultados a todos los involucrados durante el desarrollo de la intervención.
Realizar aseguramiento de calidad
Aseguramiento de Calidad. Es responsable el Líder del proyecto, ejecutar el
aseguramiento de calidad durante todo el proyecto, revisa el planeamiento de los procesos
del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones preventivas o correctivas según sean
necesario. Se informa semanalmente en las reuniones de calidad al Gerente del Proyecto
y al comité del Proyecto.
Realizar control de calidad
Control de Calidad. El Líder del proyecto es responsable de la ejecución del Control de
Calidad. Se revisan los entregables conforme se vayan presentando, se emiten las
observaciones o conformidades en la reunión semanal de calidad. Se definen dos
procedimientos para el Control de Calidad:
➢ Revisión de contenidos.
➢ Revisión de forma.
Control de calidad del contenido: Se revisa la calidad de los entregables para lo que el
líder del proyecto se asesora con el equipo los expertos de calidad de la UCV, las
observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad.
Control de calidad de redacción y formato: El Analista de Control de Calidad revisa
con la Asesoría de un Redactor/Corrector la redacción de los documentos entregables, las
observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad.
REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO
Se establecen las herramientas para la supervisión de la calidad, estas herramientas son
Diagrama de Causa – Efecto y Paretto. Se proponen mejoras a los procesos del proyecto,
conforme se va desarrollando el proyecto.
Es responsabilidad del líder del proyecto proponer mejoras de calidad, estas propuestas se
realizan en la reunión semanal de Calidad.
EJECUCIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
Fases Procedimientos Recursos
Fase I: Inicio del proyecto Monitoreo y control de fase I. Líder del proyecto
Fase II: Planificación Monitoreo y control de fase II. Líder del proyecto
Fase III: Ejecución
Monitoreo y control de fase III.
Supervisión de sesiones.
Implementación de respuesta a los
riesgos.
Líder del proyecto
Fase IV: Cierre Monitoreo y control de fase IV. Líder del proyecto
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL
PROYECTO
Estructura organizacional
➢ Gerente de Proyecto
➢ Líder del proyecto
➢ Equipo de Proyecto
Roles y responsabilidades
Roles A C Responsabilidades
Gerente del proyecto X X
Es el responsable de la Generación del Plan de Gestión
de Calidad.
Responsable de la aprobación de las actividades de
aseguramiento y control de calidad.
Definir el equipo de la calidad y sus roles.
Líder del proyecto X X
Plantear las acciones para el aseguramiento de la calidad.
Efectuar el control de calidad para los entregables del
producto y del proyecto
Asesorarse de los expertos de la UCV en el tema de
gestión de calidad.
Comité del proyecto X
Son responsables de guardar las normas de calidad para
los procesos del proyecto y la generación de entregables.
1.4.5. Plan de gestión de recursos
PLAN DE RECURSOS
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia.
PREPARADO POR: Yoel Chuica – Gestor de recursos FECHA 31 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del
proyecto
FECHA 31 10 20
APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 31 10 20
ROL EN EL
PROYECTO
Gerente de RR HH
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El Gerente de RR HH será patrocinador principal del proyecto
➢ Es la máxima autoridad del área de RR HH.
➢ Es responsable del financiamiento del proyecto y los demás requerimientos que éste
contraiga.
➢ Supervisa el cumplimiento de la gestión del gerente del proyecto.
➢ Vincula a los interesados internos de la UCV hacia el proyecto.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Gerente de
RR HH
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente del Área de
Administración y Finanzas.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente del Área de
Administración y Finanzas.
Notas
A tiempo parcial
ROL EN EL
PROYECTO
Gerente del proyecto
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El Gerente del Proyecto será responsable de la ejecución y entrega del proyecto.
➢ Reporta directamente a la Gerente de RR. HH.
➢ Informará cada fin de semana sobre el estado y rendimiento del trabajo de la Guía de
Procedimientos, a la Gerencia de RR HH.
➢ Es el responsable de la definición del Personal que integra el equipo de proyecto de su
organización y gestión.
➢ Supervisa el cumplimiento de las tareas planificadas
➢ Controla la información de gastos del proyecto.
➢ Su trabajo finalizará con la aceptación de la gerencia de recurso humanos y suscripción
del acta de cierre del proyecto.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Gerente del
proyecto
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente de RR HH
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente de RR HH
Notas
A tiempo parcial
ROL EN EL
PROYECTO
Líder del comité
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El líder del proyecto será quien forme el comité del proyecto.
➢ Elaborará del acta de constitución.
➢ Debe coordinar, orientar al equipo, motivar el desarrollo del proyecto.
➢ Se reporta al gerente del proyecto.
➢ Debe dar seguimiento a todas las tareas comprendidas en el proyecto.
➢ Gestionar la comunicación con los interesados.
➢ Evaluar la satisfacción de los participantes.
➢ Elaborar el informe final de la entrega del proyecto
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Líder del
comité
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente del proyecto
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el Gerente del proyecto
Notas
A tiempo completo
ROL EN EL
PROYECTO
Director de tareas
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El director de tareas es quien planificará y designará las tareas coordinadamente según
las competencias del personal que conforma el comité del proyecto.
➢ Se reporta directamente al líder del comité.
➢ Controla el cumplimiento adecuado de las responsabilidades de cada miembro del
equipo.
➢ Elaborará la matriz de los interesados.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Director de
tareas
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Notas
A tiempo completo
ROL EN EL
PROYECTO
Gestor de recursos
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El gestor de recursos es quien gestionará los recursos que necesitará el proyecto para
su ejecución.
➢ Se reporta directamente al líder del comité.
➢ Supervisa el uso apropiado y óptimo de los recursos destinados al proyecto.
➢ Se encargará de la selección del equipo de psicólogos que llevaran a cabo la
intervención psicológica.
➢ Realiza el monitoreo y control general de cada fase del proyecto.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Gestor de
recursos
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Notas
A tiempo completo
ROL EN EL PROYECTO Administrador de recursos
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El administrador de recursos es quien controlará es uso de todos los recursos destinados
al proyecto.
➢ Se reporta al Gestor de recursos.
➢ Capacita al equipo de psicólogos.
➢ Se encarga de la supervisión de las sesiones que conllevara la intervención.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Administrador
de recursos
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Notas
A tiempo completo
ROL EN EL PROYECTO Administrador de tiempos
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El administrador de tiempos es quien controlará el desarrollo de las tareas en el tiempo
establecido en el cronograma del proyecto.
➢ Se reporta al Director de tareas.
➢ Programar los horarios para el desarrollo de las sesiones.
➢ Programar las salas de reuniones en la plataforma virtual (Zoom Meeting).
➢ Se encargará de implementar la respuesta a los riesgos del proyecto.
➢ Asimismo, gestionará las expectativas de los interesados durante la ejecución del
proyecto.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Administrador
de tiempos
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del comité.
Notas
A tiempo completo
ROL EN EL PROYECTO Líder del equipo de psicólogos
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El líder del equipo de psicólogos es quien coordinará las técnicas y tácticas que
emplearan los psicólogos durante el desarrollo de las sesiones.
➢ Se reporta al gerente del proyecto y al líder.
➢ Desarrollará el programa de la intervención psicológica.
➢ Aplicar el pre test a los participantes.
➢ Aplicar el pos test a los participantes.
➢ Elaborar el informe de los resultados del pos test.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Líder del
equipo de
psicólogos
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el gerente del proyecto.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el gerente del proyecto.
Notas
A tiempo parcial
ROL EN EL PROYECTO Equipo de psicólogos
FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL
➢ El equipo de psicólogos es quien llevará a cabo el desarrollo de las sesiones de la
intervención.
➢ Se reporta al líder del equipo de psicólogos.
➢ Comunicará lo desarrollo y logrado en cada sesión mediante un informe.
COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES
-
DISPONIBILIDAD
Descripción
del puesto a
requerir
Externo
Interno
Número
estimado
Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo
requerido
Equipos de
psicólogos
Interno 1 29 10 20 16 12 20 -
Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización)
INCORPORACIÓN AL PROYECTO
Evento disparador Sincronización prevista
Renuncia Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del equipo de
psicólogos.
Enfermedad Inmediato con la designación de
reemplazo por el líder del equipo de
psicólogos.
Notas
A tiempo parcial.
1.4.6. Plan de gestión de comunicaciones
PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia.
PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20
REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del
proyecto
FECHA 31 10 20
APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos
Humanos
FECHA 31 10 20
GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Determina las necesidades e informaciones, y comunicación de los interesados: quién
necesita qué información, para cuando la necesita, cómo le será suministrada y por quién.
El Gerente del Proyecto debe considerar la cantidad de canales necesarios desde un
principio con el fin de que la información fluya y llegue a todos los involucrados.
Los requisitos de comunicación incluyen:
➢ Organigramas.
➢ Relaciones de responsabilidades de la organización.
➢ Áreas profesionales, departamentos involucrados.
➢ Logística de cuantas personas están involucradas.
➢ Necesidades de información internas.
➢ Necesidades de información externas.
➢ Información sobre los interesados.
NECESIDADES DE INFORMACIÓN
Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la información del mismo, pero
las necesidades de información y los métodos de distribución varían. Por eso, identificar
las necesidades de información y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla
es vital para alcanzar el éxito.
La información se manejará a través de la plantilla del Plan de Comunicaciones.
Por otro lado el proceso de información debe contar con alcances bien definidos que
sienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos como
se detalla a continuación:
Área de Recursos humanos
➢ Plan de dirección del proyecto.
➢ Informes de avance
➢ Solitudes de Cambio
Comité del proyecto
➢ Plan de dirección del proyecto.
➢ Informe de avance.
➢ Contratación de equipo de psicólogos
➢ Solicitudes de Cambio.
➢ Matriz de Riesgos y su situación actual.
1.4.7. Plan de gestión de riesgos
PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia.
PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto
FECHA: 31/10/2020
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL RIESGO A SER
USADA:
Alcances
➢ La identificación, priorización y seguimiento de riesgos más críticos será realizado por
el Gerente del Proyecto asignado.
➢ Las acciones a tomar serán aprobadas por el gerente de RR HH.
➢ El proceso de Gestión de Riesgos debe ser definido e implantado por toda la
organización en todo el proyecto.
Herramientas
➢ Opinión del gerente de RR HH.
➢ Opinión del gerente del proyecto.
➢ Tormenta de ideas.
➢ Juicio de expertos entrevista.
➢ Check list de riesgos potenciales.
➢ Análisis de los supuestos identificados.
Fuentes de Datos
➢ La identificación de todos los riesgos fue por parte de todo el comité del proyecto según
su conocimiento, asimismo, juicio de especialistas.
➢ Se revisó algunos proyectos ya realizados para conocer los riesgos que consideraron.
Roles y responsabilidades
➢ Gerente del Proyecto: Responsable de identificación, priorización y seguimiento de
riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados.
➢ Gerente de RR HH: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos. Aprobar el
presupuesto para Riesgos de Gestión.
➢ Administrador de recursos: Supervisará los riegos e implementará las acciones de
respondes.
➢ Comité del proyecto: Responsable del asesoramiento de riesgos e identificación de los
mimos.
Acción del manejo del Riesgo N° 01: Falta de recursos y presupuesto necesarios.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Comunicación fluida): Estimular la comunicación de todos los requerimientos
necesarios para las actividades que llevaran a cabo.
Acción del manejo del Riesgo N° 02: No disponer de profesionales de la psicología
calificados.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Establecer requisitos): Comunicar a todos los postulantes los requisitos mínimos y
necesarios que deben tener para ser seleccionado.
Acción del manejo del Riesgo N° 03: Miembros del comité no tienen experiencia en
proyectos.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Toma de talleres): Adquirir conocimientos actuales mediante la asistencia de talleres
sobre la gestión de proyectos.
Acción del manejo del Riesgo N° 04: Estimaciones incorrectas (Costo y tiempo).
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Fondo de reserva): Disponer una suma de dinero adicional para atender necesidades no
programadas.
Acción del manejo del Riesgo N° 05: Falta de apoyo y asesoramiento en la realización
del proyecto.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Presentar audiovisual proyecto): Utilizar un equipo de proyección multimedia para
presentar el proyecto en prezi.
Acción del manejo del Riesgo N° 06: Inestabilidad fluido eléctrico.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Eliminar): Ofrecer plan de datos móviles a los a asistentes.
Acción del manejo del Riesgo N° 07: Falta de interés por parte del personal
administrativo y docente.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Difusión): Transmitir información en toda la comunidad vallejiana respecto las secuelas
emocionales que esta está causando el teletrabajo y su impacto en el desempeño laboral.
Acción del manejo del Riesgo N° 08: Expectativas muy altas de los interesados.
Líder del Equipo
Administrador de recursos
Miembros del Equipo
Gerente del proyecto
Líder del proyecto
Soporte
(Comunicar): Hacer de conocimiento a los participantes el alcance de la intervención.
(Agregar secciones como sea necesario)
Presupuesto: El presupuesto de contingencia asignado para riesgos de gestión es del
17.75% del costo total del proyecto.
Sincronización:
El Gerente del Proyecto, está encargado de identificar y gestionar los riesgos del proyecto
a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisión es continua para detectar
nuevos riesgos. La tarea de supervisión de los riesgos la encargará al administrador de
recursos (Glenny Villegas).
Los puntos a revisar durante la ejecución del proyecto serán el desarrollo de las sesiones
y las conexiones para las reuniones de todo el equipo de trabajo del proyecto.
1.4.8. Plan de gestión de adquisiciones
GESTIÓN DE ADQUISICIONES
1. Plan de gestión de adquisiciones
Una de las tareas que tiene mucho peso en cualquier proyecto, tiene que ver con la búsqueda
de los proveedores de los servicios que el proyecto requerirá, pues la decisión de adquirir
estos servicios en condiciones que favorezcan al proyecto, afecta positivamente o
negativamente el cronograma y presupuesto del proyecto.
➢ Recursos para la adquisición
Para este proyecto los responsables de realizar las labores de contratación son:
• El Gerente del Proyecto será quien autorice la contratación de los psicólogos.
• El Administrador de recursos será quien realice todo el proceso de selección y
contratación de los profesionales de la psicología.
➢ Productos y servicios a contratar
• Servicios profesionales de psicología.
➢ Procedimientos para la gestión de adquisiciones
En este apartado se describen los procedimientos que se usarán en el proyecto y que
procedimientos se usarán en el Área de RR HH de la universidad (el comprador).
N°
PROCEDIMIENTO EN EL
PROYECTO PARA SOLICITUD
DE COMPRA
PROCEDIMIENTO EN EL AREA
LOGISTICA PARA REALIZAR
ORDEN DE COMPRA
01
El gerente del proyecto aprueba y
ordena la contratación de los psicólogos
al gestor de recursos humanos. Este
proceso comprende la publicación del
requerimiento de los servicios
profesionales en la página web de la
UCV, la selección y la contratación de
los psicólogos.
El Gerente de RR HH. brinda
asesoramiento para llevar a cabo un
adecuado de los procesos de
reclutamiento, selección y contratación de
los psicólogos bajo la modalidad de
locación de servicios durante toda la
ejecución del proyecto.
1.4.9. Plan de gestión de los interesados
II. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
2.1.Recopilación de requisitos
RECOPILACIÓN DE REQUISITOS
➢ Profesionales: Equipo de psicólogos.
➢ Equipos tecnológicos: Hardware (servidores), Software (programa de videoconferencias –
Zoom Meeting), PCs, Laptops.
➢ Plan de datos móviles
PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS
Para la priorización de requerimientos se tendrá como máxima consideración a los
requerimientos que impactan directamente en la realización del proyecto, es decir todos los
mencionados anteriormente son considerados prioritarios a excepción del plan de datos móviles
que será una alternativa para contingencias.
TRAZABILIDAD
Para hacer el seguimiento ordenado a los requerimientos de los interesados utilizaremos un
matriz de trazabilidad donde detallaremos los requerimientos, descripción, prioridad, código
EDT, estado actual y fecha, según el siguiente formato:
Requisito Descripción Prioridad
(Alta,
Media y
Baja)
Código
EDT
Estado
Actual
(Aprobado,
Proceso y
Cancelado)
Fecha
Equipo de
psicólogos
Personal que llevara a cabo
el programa de
intervención psicológica
Alta 1.4 Aprobado 29/10/20
Equipos
tecnológicos
Equipos que se necesitas
para realizar la sesiones vía
videoconferencias
Alta 1.5 Aprobado 29/10/20
Plan de
datos
móviles
Alternativa de solución
ante consecución de
inestabilidad de fluido
eléctrico
Media 3.4 Aprobado 29/10/20
GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
El líder del comité del proyecto podrá solicitar algún cambio a los requerimientos.
El requerimiento pasará en primera instancia al Gerente de Proyecto quien realizará un análisis
del impacto, el cual será presentado al gerente de recursos humanos.
Es el Gerente del Proyecto y el gerente de recurso humanos, quienes pueden Aprobar y/o Rechazar
la solicitud de Cambio.
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS
La revisión de cada requerimiento será responsabilidad del comité del proyecto.
Número de entregables entregados dentro de plazo.
Número de entregables entregados fuera de plazo.
2.2.Estructura de desglose de trabajo – EDT
2.3.Vista jerárquica
PROYECTO DE INTERVENCIÓN PSICOLÓGICA BREVE
1.Fase I: Inicio del proyecto
1.1. Informe de conformación de comité del proyecto
1.2. Acta de constitución
1.3. Matriz de los interesados
1.3.1. Identificar a los interesados
1.3.2. Registrar a los interesados
1.4. Contrato de equipo de psicólogos
1.4.1. Establecer requisitos para postulación
1.4.2. Realizar proceso de selección
1.4.3. Realizar entrevista
1.4.4. Firmar contratos
1.5. Solicitud para uso de Zoom Meeting
1.6. Informe de monitores y control de fase I
2.Fase II: Planificación
2.1. Plan para la dirección del proyecto (PDP)
2.3.1. Desarrollar plan de gestión de alcance
2.1.1.1. Definir el alcance
2.1.1.2. Crear la EDT/WBS
2.1.1.3. Aprobación y modificación de la línea base de alcance
2.1.1.4. Aprobación de los entregables del plan de proyecto
2.3.2. Desarrollar plan de gestión de requerimientos
2.1.2.1. Planificar las actividades de requerimientos
2.1.2.2. Reportar las actividades de requerimientos
2.1.2.3. Seguir las actividades de requerimientos
2.1.2.4. Estructurar trazabilidad
2.3.3. Desarrollar plan de gestión de cronograma
2.1.3.1. Planificar la gestión del cronograma
2.1.3.2. Definir las actividades
2.1.3.3. Secuenciar las actividades
2.1.3.4. Estimar la duración de las actividades
2.1.3.5. Desarrollar el cronograma
2.3.4. Desarrollar plan de gestión de costos
2.1.4.1. Planificar la gestión de costos
2.1.4.2. Estimar los costos
2.1.4.3. Determinar el presupuesto
2.3.5. Desarrollar plan de gestión de calidad
2.1.5.1. Planificar la gestión de la calidad
2.1.5.2. Establecer objetivos y estándares para la intervención
2.1.5.3. Gestionar y controlar la intervención
2.1.5.4. Establecer procedimientos para atender reclamos
2.3.6. Desarrollar plan de gestión de recursos
2.1.6.1. Planificar la gestión de recursos
2.1.6.2. Estimar los recursos de las actividades
2.1.6.3. Establecer roles y responsabilidades asignados al proyecto
2.1.6.4. Realizar organigrama del proyecto
2.1.6.5. Realizar plan de reconocimientos y recompensas
2.1.6.6. Realizar plan de control de recursos físicos
2.3.7. Desarrollar plan de gestión de comunicaciones
2.1.7.1. Planificar la gestión de las comunicaciones
2.1.7.2. Reportar el avance del proyecto
2.3.8. Desarrollar plan de gestión de riesgos
2.1.8.1. Planificar la gestión de los riesgos
2.1.8.2. Realizar matriz de riesgos
2.1.8.2.1.Identificar los riesgos
2.1.8.2.2.Realizar el análisis cualitativo de riesgos
2.1.8.2.3.Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
2.1.8.2.4.Planificar la respuesta a los riesgos
2.1.9. Desarrollar plan de gestión de adquisiciones
2.1.9.1. Planificar la gestión de las adquisiciones
2.1.9.2. Coordinar las adquisiciones con otros aspectos del plan de
proyecto
2.1.9.3. Establecer métricas a usar en la administración de contratos
2.1.9.4. Delegar roles y responsabilidades a los interesados
2.1.9.5. Identificar riesgos en el cumplimiento del contrato
2.1.10. Desarrollar plan de gestión de los interesados
2.1.10.1. Planificar el involucramiento de los interesados
2.1.11. Desarrollar plan de gestión de cambios
2.1.11.1. Planificar la gestión de cambios
2.1.11.2. Evaluar solicitudes de cambios
2.1.11.3. Aprobar solicitudes de cambios
2.1.11.4. Incorporar a la línea base las solicitudes de cambio
2.1.12. Desarrollar plan de gestión de configuración
2.1.12.1. Planificar la gestión de configuración del proyecto
2.1.12.2. Registrar la información de los elementos del proyecto
2.1.12.3. Actualizar la información de los elementos del proyecto
2.1.13. Desarrollar línea base de alcance
2.1.13.1. Incluir la definición de alcance
2.1.13.2. Incluir estructura de desglose de trabajo
2.1.13.3. Incluir diccionario de la EDT
2.1.13.4. Incluir paquetes de trabajo
2.1.13.5. Incluir paquetes de planificación
2.1.14. Desarrollar línea base de cronograma
2.1.14.1. Gestionar cronograma en MS Project
2.1.14.2. Comparar con las fechas de inicio y fin reales de las actividades
2.1.14.3. Determinar variaciones y el grado de desviación
2.1.14.4. Establecer los procedimientos correctivos
2.1.15. Desarrollar línea base de costos
2.1.15.1. Comparar de los resultados reales con la línea base de costo
2.1.15.2. Determinar los indicadores de valor ganado (EVM)
2.1.15.3. Comparar los valores planificados con los valores reales a una
fecha específica
2.1.15.4. Establecer los mecanismos de control
2.1.16. Desarrollar línea base para la medición del desempeño
2.1.16.1. Desarrollar plan integrado de alcance, cronograma y costo
2.1.16.2. Comparar la ejecución del proyecto
2.1.16.3. Medir y gestionar el desempeño
2.1.16.4. Comparar los resultados reales de alcance, cronograma y costo
combinado con esta línea base
2.1.16.5. Determinar indicadores integrados que se pueden medir
2.1.16.6. Actuar sobre las desviaciones identificadas
2.1.17. Describir del ciclo de vida del proyecto
2.1.17.1. Determinar las fases del proyecto
2.1.17.2. Determinar el inicio y finalización
2.1.18. Especificar el enfoque de desarrollo del plan de proyecto
2.1.18.1. Determinar el enfoque de desarrollo para el proyecto
2.2.Programa desarrollo de la intervención psicológica
2.2.1. Describir el temario de toda la intervención
2.2.2. Distribuir los temas a presentar en cada sesión
2.2.3. Determinar los materiales a utilizar
2.2.4. Establecer el logro en cada sesión
2.3.Informe de capacitación al equipo de psicólogos
2.3.1. Establecer día y fecha
2.3.2. Establecer hora
2.3.3. Crear sala en zoom meeting
2.3.4. Comunicar el objetivo de la intervención
2.4.Informe de programación de horarios de las sesiones
2.4.1. Establecer el día y fecha de la intervención
2.4.2. Establecer la hora de la intervención
2.5.Informe de programación de salas de reuniones
2.5.1. Crear las salas de zoom meeting recurrentes
2.6.Informe de distribución de grupos de los participantes
2.6.1. Dividir a los colaboradores en grupos
2.6.2. Asignar un profesional a cada grupo
2.7.Informe de monitoreo y control de fase II
3.Fase III: Ejecución
3.1. Pre test
3.2. Informe de sesiones
3.2.1. Desarrollar sesión 1
3.2.2. Desarrollar sesión 2
3.2.3. Desarrollar sesión 3
3.2.4. Desarrollar sesión 4
3.2.5. Desarrollar sesión 5
3.2.6. Desarrollar sesión 6
3.3. Informe de supervisión de sesiones
3.3.1. Evaluar y monitorear la sesión 1
3.3.2. Evaluar y monitorear la sesión 2
3.3.3. Evaluar y monitorear la sesión 3
3.3.4. Evaluar y monitorear la sesión 4
3.3.5. Evaluar y monitorear la sesión 5
3.3.6. Evaluar y monitorear la sesión 6
3.4. Matriz de los riesgos
3.4.1. Desarrollo de sesión 1
3.4.2. Desarrollo de sesión 2
3.4.3. Desarrollo de sesión 3
3.4.4. Desarrollo de sesión 4
3.4.5. Desarrollo de sesión 5
3.4.6. Desarrollo de sesión 6
3.5. Informe de expectativas de los interesados
3.5.1.1. Desarrollo de sesión 1
3.5.1.2. Desarrollo de sesión 2
3.5.1.3. Desarrollo de sesión 3
3.5.1.4. Desarrollo de sesión 4
3.5.1.5. Desarrollo de sesión 5
3.5.1.6. Desarrollo de sesión 6
3.6. Informe de líneas de comunicación
3.6.1.1. Desarrollo de sesión 1
3.6.1.2. Desarrollo de sesión 2
3.6.1.3. Desarrollo de sesión 3
3.6.1.4. Desarrollo de sesión 4
3.6.1.5. Desarrollo de sesión 5
3.6.1.6. Desarrollo de sesión 6
4.Fase IV: Cierre
4.1. Pos test
4.1.1. Desarrollar instrumento
4.1.2. Especificar la modalidad de evaluación
4.2. Informe de los resultados del estado emocional
4.2.1. Procesar datos
4.2.2. Analizar la información
4.2.3. Determinar estado emocional actual
4.3. Encuesta de satisfacción a los participantes
4.4. Acta de cierre del proyecto
4.5. Informe de monitoreo y control de fase IV
4.6. Informe final del proyecto
4.6.1. Documentar informes de cada sesión
4.6.2. Documentar informes de evaluación
4.6.3. Documentar informe de evaluación y diagnostico
4.6.4. Preparar informe
2.4.Diccionario de la estructura de desglose del trabajo – EDT
DICCIONARIO DE LA EDT
PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y
docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a
causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en
tiempos de pandemia
PREPARADO
POR:
Alexander Remaycuna – Director de
tareas
FECHA 29 10 20
REVISADO
POR:
Josefina Estrado - Gerente del proyecto FECHA 29 10 20
APROBADO
POR:
Alfredo Méndez – Gerente de Recursos
Humanos
FECHA 29 10 20
Inicio del proyecto
ID DEL ENTREGABLE 1.1
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de conformación de comité
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento que describe y menciona al equipo que guiará la ejecución del proyecto.
HITOS FECHA
✓ Informe de conformación de comité 29 10 20
DURACIÓN 4
horas
FECHA DE
INICIO
29 10 20 FECHA DE
FIN
29 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Para garantizar la veracidad y originalidad, el documento será elaborado y firmado en
presencia del sponsor, el gerente del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el jueves de la primera semana de
la iniciación del proyecto. Fecha 29/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Acuerdo y documentos de negocio.
ID DEL ENTREGABLE 1.2
NOMBRE DEL ENTREGABLE Acta de constitución
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento que da formalización al proyecto y establece la corresponsabilidad de las
partes involucradas.
HITOS FECHA
✓ Acta de constitución 29 10 20
DURACIÓN 6
horas
FECHA DE
INICIO
29 10 20 FECHA DE
FIN
29 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Para garantizar la veracidad y originalidad, el documento será elaborado y firmado en
presencia del sponsor, el gerente del proyecto y el comité del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el jueves de la primera semana de
la iniciación del proyecto. Fecha 29/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Acuerdo y documentos de negocio.
ID DEL ENTREGABLE 1.3
NOMBRE DEL ENTREGABLE Registro de interesados
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en registrar en una matriz a todos los interesas que influyen directa a
indirectamente en el proyecto o a quienes el proyecto impactara.
HITOS FECHA
✓ Registro de interesados 30 10 20
DURACIÓN 5
horas
FECHA DE
INICIO
30 10 20 FECHA DE
FIN
30 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Para garantizar la identificación de todos involucrados, el comité dirigido por el líder del
proyecto deberá realizar este trabajo conjuntamente.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el viernes de la primera semana de
la iniciación del proyecto. Fecha 30/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Testimonios de alumnos que reclamaron por la demora en sus trámites e índices de
desempeño laboral bajo la modalidad del teletrabajo.
ID DEL ENTREGABLE 1.4
NOMBRE DEL ENTREGABLE Contratos de los psicólogos
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Se enfoca a la elaboración de un documento que establezca la relación temporal de estos
profesionales con el proyecto a realizar.
HITOS FECHA
✓ Contratos de los psicólogos 30 10 20
DURACIÓN 8
horas
FECHA DE
INICIO
30 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El encargado de la selección y contratación debe apoyarse alguna persona con las
capacidades necesarias y suficientes para contratar a los profesionales idóneos.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Los contratos deben establecer y contener las cláusulas que ofrezcan protección a ambas
partes. Fecha 29/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Experiencia de los psicólogos en temas afines a lo que se busca con el proyecto,
especialización en algunos temas afines y recomendaciones por otras empresas.
ID DEL ENTREGABLE 1.5
NOMBRE DEL ENTREGABLE Solicitud para uso de plataforma
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Es desarrollar un documento en el que se especifica la necesidad de obtener el acceso a la
plataforma virtual Zoom Meeting de la universidad para realizar las videoconferencias.
HITOS FECHA
✓ Contratos de los psicólogos 31 10 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado
por el líder del proyecto para verificar que este acorde a los requerimientos de
comunicación interna escrita en la universidad.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
La solicitud debe especificar de manera clara y detallada la necesidad de este recurso que
es muy necesario para llevar a cabo el proyecto. Fecha 30/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Opiniones de los estudiantes acerca del dinamismo que tiene esta plataforma gracias a sus
múltiples funciones.
ID DEL ENTREGABLE 1.6
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase I
HITOS FECHA
✓ Informe de monitores y control 31 10 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado
por el líder del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y
correcciones que se dieron en la fase I. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan para la dirección del proyecto
Planeación
ID DEL ENTREGABLE 2.1
NOMBRE DEL ENTREGABLE Plan de dirección del proyecto
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento rector del proyecto, que guiara la puesta en marcha del proyecto y su
correspondiente gestión teniendo en cuenta cada área de conocimiento.
HITOS FECHA
✓ Plan de dirección del proyecto 05 11 20
DURACIÓN 30
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
05 11 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
La elaboración del plan para la dirección del proyecto debe comprender e integrar de
manera general los diez planes subsidiarios de las áreas de conocimiento.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 05/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Acta de constitución y otros documentos provenientes procesos de la universidad.
ID DEL ENTREGABLE 2.2
NOMBRE DEL ENTREGABLE Programa de intervención psicológica
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento redactado para establecer el contenido del temario a desarrollar y que servirá
de guía en el desarrollo de las sesiones de la intervención.
HITOS FECHA
✓ Programa de intervención psicológica 31 10 20
DURACIÓN 3
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El programa debe ser revisado por el gerente del proyecto para verificar si el temario se
enmarca al objetivo del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por un profesional que forme parte del equipo de
psicólogos y que este capacitado y cuente con experiencia para ello. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Acuerdo para la elaboración de programa.
ID DEL ENTREGABLE 2.3
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de la capacitación
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento que sustenta la realización de la capacitación del equipo de psicólogos, para
enmarcarlos en los objetivos del proyecto.
HITOS FECHA
✓ Informe de la capacitación 31 10 20
DURACIÓN 1
hora
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El informe debe ser revisado por el líder y el gerente del proyecto para ver si da a conocer
entendidamente lo realizado.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por la persona integrante del comité del proyecto
designada para esta tarea. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Establecimiento de objetivos que busca lograr el proyecto.
ID DEL ENTREGABLE 2.4
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de horario para las sesiones
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en el registro y establecimiento de los días y horas en que se llevaran a cabo las
sesiones que contiene el programa de intervención psicológica breve.
HITOS FECHA
✓ Horario para las sesiones 31 10 20
DURACIÓN 31 10 20 11 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El horario de la intervención no debe cruzarse con el horario de las labores de los
colaboradores.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
La asignación del horario debe ser elaborado por el director de tareas del comité del
proyecto. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Horario de trabajo de los colaboradores.
ID DEL ENTREGABLE 2.5
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de las salas creadas en Zoom
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la programación y habilitación de 6 salas en la plataforma virtual Zoom
Meeting para el desarrollo de las sesiones que comprende el programa de intervención.
HITOS FECHA
✓ Informe de las salas creadas en Zoom 31 10 20
DURACIÓN 0.5
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Las salas deben tener la característica de recurren y de fácil acceso para los participantes.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
La programación de las salas debe ser realizada por el administrador de tiempos que
conforma el comité del proyecto. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Solicitud para uso de plataforma virtual Zoom Meeting.
ID DEL ENTREGABLE 2.6
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de división de grupos
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la división de 6 grupos a los 240 colaboradores para que la intervención se
desarrolle de la mejor manera, a cada grupo se le asignará un tutor (Psicólogo).
HITOS FECHA
✓ Informe de división de grupos 31 10 20
DURACIÓN 1
hora
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Los grupos conformados no deben tener más de 40 integrantes y cada uno debe contar con
un tutor o profesional que llevara a cabo las sesiones.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
La programación de las salas debe ser realizada por el director de tareas que conforma el
comité del proyecto. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
El número de participantes para el desarrollo de este tipo intervenciones, no debe exceder
de 40 personas.
ID DEL ENTREGABLE 1.7
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase II
HITOS FECHA
✓ Informe de monitores y control 31 10 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado
por el líder del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y
correcciones que se dieron en la fase II. Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan para la dirección del proyecto
Ejecución
ID DEL ENTREGABLE 3.1
NOMBRE DEL ENTREGABLE Pre test para medir el estado
emocional
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
El test de evaluación consiste en desarrollo de preguntas clave que serán aplicadas
mediante un cuestionario electrónico a los participantes antes del programa de
intervención psicológica.
HITOS FECHA
✓ Pret test para medir el estado emocional 31 10 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
31 10 20 FECHA DE
FIN
31 10 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El Test debe ser sencillo y claro, para evitar ambigüedades en las preguntas y conficiones
en las respuestas.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos.
Fecha 31/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Programa de intervención psicológica breve.
ID DEL ENTREGABLE 3.2
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de sesiones
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Documento que contiene los temas que se desarrollaran en ca una de las sesiones del
programa de intervención.
HITOS FECHA
✓ Informe de sesiones 07 11 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
07 11 20 FECHA DE
FIN
14 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Los temas de cada sesión deben apuntar al logro y objetivo final que se ha planteado en el
proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 07/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Elaboración de programa de que guiara la intervención psicológica breve.
ID DEL ENTREGABLE 3.4
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de supervisión
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la redacción de un informe, resultado de las evaluaciones, que describe como
el proyecto se está desarrollando y cómo va el avance del mismo en comparación con lo
planificado.
HITOS FECHA
✓ Informe de supervisión 12 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
07 11 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El informe debe ser claro y detallado respecto a la información que desea comunicar sobre
la situación en que se encuentra el proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por administrador de tiempos del comité del proyecto.
Fecha 07/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Seguimiento y control del proyecto.
ID DEL ENTREGABLE 3.3
NOMBRE DEL ENTREGABLE Matriz de riesgos
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
El desarrollo de esta matriz cosiste en identificar y medir cualitativita y cuantitativamente
los riesgos a los que está expuesto el proyecto.
HITOS FECHA
✓ Matriz de riesgos 12 12 20
DURACIÓN 4
horas
FECHA DE
INICIO
07 11 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
La matriz de riesgos debe identificar clara los riegos y establecer las acciones que se deben
tomar ante la ocurrencia de los mismos.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por director de tareas del comité del proyecto. Fecha
29/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Gestión de los riesgos en todos los proyectos a realizar.
ID DEL ENTREGABLE 3.4
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de participación-interesados
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste el desarrollo de un informe que describe la participación y expectativas de
interesados en un momento dado.
HITOS FECHA
✓ Informe de participación-interesados 12 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
07 11 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El informe debe ser claro y detallado respecto a la información que desea comunicar sobre
la participación y expectativas de los interesados del proyecto en un momento dado.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por el administrador de tiempos del comité del proyecto.
Fecha 07/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan de gestión de riesgos.
ID DEL ENTREGABLE 3.5
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de líneas de comunicación
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Es el desarrollo de un diagrama donde se establecen los flujos de información y
comunicación que se deberán seguir durante el desarrollo del proyecto.
HITOS FECHA
✓ Diagrama de flujos de información 12 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
07 11 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El diagrama debe ser claro y detallado respecto a las vías y formas comunicación que se
usaran durante el proyecto, para que el flujo de información sea fluido.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El documento debe ser elaborado, por el administrador de tiempos del comité del proyecto.
Fecha 07/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan de gestión de comunicaciones.
ID DEL ENTREGABLE 3.6
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase III
HITOS FECHA
✓ Informe de monitores y control 12 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
12 12 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado
por el líder del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y
correcciones que se dieron en la fase III. Fecha 12/12/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan para la dirección del proyecto
Cierre
ID DEL ENTREGABLE 4.1
NOMBRE DEL ENTREGABLE Pos test para medir el estado
emocional
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
El test de evaluación consiste en desarrollo de preguntas clave que serán aplicadas
mediante un cuestionario electrónico a los participantes luego de haber finalizado el
programa de intervención psicológica.
HITOS FECHA
✓ Pos test para medir el estado emocional 12 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
12 12 20 FECHA DE
FIN
12 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El Test debe ser sencillo y claro, para evitar ambigüedades en las preguntas y conficiones
en las respuestas.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos.
Fecha 12/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Programa de intervención psicológica breve.
ID DEL ENTREGABLE 4.2
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de resultados del post test
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Consiste en el desarrollo del informe que analiza, describe e informa los resultados
correspondientes al estado emocional presente de los participantes.
HITOS FECHA
✓ Informe de resultados del test 14 12 20
DURACIÓN 2
horas
FECHA DE
INICIO
14 12 20 FECHA DE
FIN
14 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El informe debe ser claro y ordenado, que su análisis sea lo más cercano a la realidad de
los participantes y que sea presentado en el momento solicitado.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos.
Fecha 12/11/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Programa de intervención psicológica breve.
ID DEL ENTREGABLE 4.3
NOMBRE DEL ENTREGABLE Encuesta de satisfacción
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Es el desarrollo y elaboración de una encuesta de satisfacción mediante un instrumento
cuestionario electrónico, que busca medir el grado de satisfacción de los colaboradores
hacia el proyecto realizado.
HITOS FECHA
✓ Encuesta de satisfacción 14 12 20
DURACIÓN 1
hora
FECHA DE
INICIO
14 12 20 FECHA DE
FIN
14 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El cuestionario debe ser coherente, claro y sencillo de entender y responder; y no debe
contener muchas preguntas que inciten al aburrimiento de los encuestados.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El cuestionario debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 14/12/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Objetivos del proyecto.
ID DEL ENTREGABLE 4.4
NOMBRE DEL ENTREGABLE Acta de cierre
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Es el desarrollo de un documento formal que describe el término de un proyecto y las
responsabilidades de los interesados principales.
HITOS FECHA
✓ Encuesta de satisfacción 15 12 20
DURACIÓN 3
hora
FECHA DE
INICIO
15 12 20 FECHA DE
FIN
15 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El acta de cierre debe describir claramente el alcance, costo y tiempo que requirió el
proyecto para su realización, así como también, especificar si se alcanzó el objetivo
planteado.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Este documento debe ser elaborado, firmado y entregado el martes de la última semana de
la finalización del proyecto. Fecha 15/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Acta de inicio del proyecto.
ID DEL ENTREGABLE 4.5
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase IV
HITOS FECHA
✓ Informe de monitores y control 15 12 20
DURACIÓN 1
horas
FECHA DE
INICIO
15 12 20 FECHA DE
FIN
15 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado
por el líder del proyecto.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y
correcciones que se dieron en la fase IV. Fecha 15/12/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan para la dirección del proyecto
ID DEL ENTREGABLE 4.6
NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe final
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Es elaborar el informe final del proyecto que resume todo lo que se ha requerido para su
realización y cuanto se ha logrado respecto a lo planifica al inicio del proyecto.
HITOS FECHA
✓ Informe final 15 12 20
DURACIÓN 2
horas
FECHA DE
INICIO
15 12 20 FECHA DE
FIN
15 12 20
REQUERIMIENTOS DE CALIDAD
El informe debe ser claro y ordenado, especificando lo que el proyecto a logrado y los
recursos que se han requerido para ello
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
Este documento debe ser elaborado, firmado y entregado por el gerente del proyecto el día
martes de la última semana de la finalización del proyecto. Fecha 15/10/2020
REFERENCIAS TÉCNICAS
Plan de dirección del proyecto.
III. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO
3.1.Matriz de asignación de responsabilidades (RACI)
MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
NOMBRE
DEL
PROYECTO
Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la
universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del
teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia
EDT ROL 1 ROL 2 ROL 3 ROL 4 ROL 5 ROL 6 ROL 7 ROL 8 ROL 9
Gerente
de RR
HH
Gerente
del
proyecto
Líder del
comité
del
proyecto
Director
de tareas
Gestor de
recursos
Administ
rador de
recursos
Administ
rador de
tiempos
Líder del
equipo de
psicólogo
s
Equipo de
psicólogos
FASE I:
Inicio del
proyecto
Informe de
conformación
de comité
R R R R R
Acta de
constitución
F V R I I I I
Registro de
interesados
V V R
Contrato del
equipo de
psicólogos
R
Solicitud para
uso de
plataforma
F V V R
Informe de
monitoreo y
control
V V R
FASE II:
Planeación
Plan de
dirección del
proyecto
(PDP)
V V R
Programa de
intervención
psicológica
V V V R
Informe de la
capacitación
de psicólogos
R
Informe de
programación
de los
horarios
V V V R
Informe de
programación
de las salas
V V V R
Informe de
distribución
en grupos de
los
participantes
V V V R
Informe de
monitoreo y
control
V V R
FASE III:
Ejecución
Pre test I I V R
Informe de
sesiones
V V V R
Informe de
supervisión
de las sesiones
I V V V R
Matriz de
riesgos
I I R
Informe de
expectativas
de los
interesados
I I I R
Informe de
líneas de
comunicación
R
Informe de
monitoreo y
control
V V R
FASE IV:
Cierre
Pos test I I V R
Informe de
los resultados
I I I R
Encuesta de
satisfacción
I R
Acta de cierre
de proyecto
F V R I I I I
Informe de
monitoreo y
control
V V R
Informe final
del proyecto.
F V R
Ejemplo del Rol: Gerente de RR HH, Gerente del proyecto, Líder del proyecto, Directos de
tareas, Gestor de recursos, Administrador de recursos, Administrador de tiempos, Líder del
equipo de psicólogos y equipo de psicólogos.
Función que realiza el Rol en el entregable
R = Responsable: Es el responsable del entregable.
P = Participa: Participa en la construcción / elaboración del entregable.
I = Informado: Es informado del resultado del entregable.
V = Verificación requerida: Participa en el control de calidad del entregable.
O = Opinión requerida: Participa como Experto.
A = Autoriza: Autoriza la entrega del entregable.
F = Firma requerida: El entregable requiere su firma.
3.2.Requerimientos de los recursos para el proyecto
REQUERIMIENTO DE RECURSOS DEL PROYECTO
NOMBRE DEL
PROYECTO:
Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo,
afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos
de pandemia
PREPARADO
POR:
Glenny Villegas – Administrador de recursos
FECHA: 30/10/2020
ENTREGABLE Actividad
Nombre
del
recurso
Cantidad
(días)
%
asignación
Desde Hasta Observaciones
FASE I: Inicio
del proyecto
Rol 2,
Rol 3
2.25 días 100%
jue
29/10/20
sáb
31/10/20
Todas las
actividades se
trabajarán en
horas
Informe de
conformación
de comité
Conformar el
equipo de
trabajo
Rol 3,
Rol 4,
Rol 5,
Rol 6 y
Rol 7
4 horas
jue
29/10/20
jue
29/10/20
Acta de
constitución Elaborar el
acta de inicio
del proyecto
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3,
Rol 4,
Rol 5,
Rol 6 y
Rol 7
8 horas 100%
jue
29/10/20
vie
30/10/20
Registro de
interesados
Registrar a
los
involucrados
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 4
6 horas 100%
vie
30/10/20
vie
30/10/20
Contrato del
equipo de
psicólogos
Elaborar
contratos de
los
Psicólogos
Rol 5 8 horas 100%
vie
30/10/20
sáb
31/10/20
Solicitud para
uso de
plataforma
Solicitar
acceso para
el uso de
plataforma
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 5
2 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de
monitoreo y
control
Reportar el
seguimiento
y
correcciones
en la fase I
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 5
2 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
FASE II:
Planeación
Rol 3 3.88 días 37%
sáb
31/10/20
jue
5/11/20
Plan de
dirección del
proyecto (PDP)
Describir el
plan de
gestión del
proyecto
Rol 1,
Rol 2 y
Rol 3
31 horas 17%
sáb
31/10/20
jue
5/11/20
Todas las
actividades se
trabajarán en
horas
Programa de
intervención
psicológica
Elaborar
programa
guía de la
intervención
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 8
3 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de la
capacitación de
psicólogos
Realizar
reunión para
comunicar
los objetivos
del proyecto
Rol 6 3 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de
programación
de los horarios
Establecer y
registrar la
hora para el
desarrollo de
las sesiones
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 7
1 hora 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de
programación
de las salas
Habilitar
salas
virtuales
para el
desarrollo de
las sesiones
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 7
1 hora 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de
distribución en
grupos de los
participantes
Realizar la
separación
en grupos de
los
participantes
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 4
2 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Informe de
monitoreo y
control
Reportar el
seguimiento
y
correcciones
en la fase II
Rol 2,
Rol 3 y
Rol 5
2 horas 100%
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
FASE III:
Ejecución
Rol 3 34.75 días 0%
sáb
31/10/20
sáb
12/12/20
Pre test Evaluar
estado
emocional de
los
participantes
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3, y
Rol 8
0 horas
sáb
31/10/20
sáb
31/10/20
Todas las
actividades se
trabajarán en
horas
Informe de
sesiones
Llevar a
cabo las en
los horarios
establecido
Rol 2,
Rol 3,
Rol 7 y
Rol 9
29.25 días 0%
sáb
7/11/20
sáb
12/12/20
Informe de
supervisión de
las sesiones
Hacer frente
a los riesgos
identificados
n la matriz
Rol 1,
Rol 2,
Rol 3,
Rol 5 y
Rol 6
29.13 días 0%
sáb
7/11/20
sáb
12/12/20
Matriz de
riesgos
Monitorear y
controlar las
sesiones
Rol 2,
Rol 3, y
Rol 7
29.13 días 0%
sáb
7/11/20
sáb
12/12/20
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PROYECTO- INTERNVENCION PSICOLOGICA BREVE EN COLABORADORES DE LA UCV

  • 1. FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA EMPRESARIAL PROYECTO “INTERVENCIÓN PSICOLÓGICA BREVE EN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO” AUTORES ABAD WALDEROS, Frissman CHUICA SERNAQUE, Yoel Arturo REMAYCUNA VÁSQUEZ, Alexander SABA CARDOZA, Thalía Marisol VILLEGAS MENDOZA, Glenny Ruleidi ASESOR Mgtr. RAUNELLI SANDER, Juan Manuel CARÁTULA PIURA - PERÚ 2020
  • 2. ÍNDICE CARÁTULA...............................................................................................................................1 INTRODUCCIÓN......................................................................................................................5 I. GESTIÓN DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO.............................................6 1.1. Acta de constitución del proyecto .........................................................................................6 1.2. Declaración del alcance del proyecto ....................................................................................9 1.3. Registro de interesados........................................................................................................13 1.4. Plan de dirección del proyecto ............................................................................................14 1.4.1. Plan de gestión del alcance.............................................................................................14 1.4.2. Plan de gestión del cronograma......................................................................................16 1.4.3. Plan de gestión de costos................................................................................................17 1.4.4. Plan de gestión de la calidad ..........................................................................................19 1.4.5. Plan de gestión de recursos ............................................................................................22 1.4.6. Plan de gestión de comunicaciones ................................................................................28 1.4.7. Plan de gestión de riesgos ..............................................................................................29 1.4.8. Plan de gestión de adquisiciones ....................................................................................32 1.4.9. Plan de gestión de los interesados ..................................................................................33 II. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO........................................................34 2.1. Recopilación de requisitos...................................................................................................34 2.2. Estructura de desglose de trabajo – EDT...........................................................................35 2.3. Vista jerárquica...................................................................................................................36 2.4. Diccionario de la estructura de desglose del trabajo – EDT..............................................39 III. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO .............................................52 3.1. Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) ...........................................................52 3.2. Requerimientos de los recursos para el proyecto ...............................................................54 3.3. Estimación de tiempo de los entregables ............................................................................57 3.4. Cronograma del proyecto....................................................................................................58 3.5. Documento de hitos .............................................................................................................59 IV. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO.....................................................61 4.1. Estimación de costos............................................................................................................61 4.2. Presupuesto del proyecto (línea base de costo)...................................................................62 4.3. Curva S del proyecto ...........................................................................................................63 4.4. Visión general de los recursos .............................................................................................64 4.5. Información general de los costos reales.............................................................................65 4.6. Visión general de costo de recursos.....................................................................................65 4.7. Información general de costos reales de la tarea................................................................66 V. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO.....................................................67
  • 3. 5.1. Normas de calidad ...............................................................................................................67 5.2. Lista de control de calidad ..................................................................................................69 5.3. Acciones preventivas y correctivas .....................................................................................75 5.4. Diagrama de causa – efecto (Ishikawa)...............................................................................75 5.5. Diagrama de Preto...............................................................................................................78 VI. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO................................................79 6.1. Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) ...........................................................79 6.2. Desarrollo del equipo del proyecto......................................................................................81 6.3. Organigrama del equipo del proyecto ................................................................................83 VII. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO................................84 7.1. Índice del archivo del proyecto ...........................................................................................84 7.2. Relación de informes del proyecto ......................................................................................85 7.3. Relación de informes de rendimiento .................................................................................86 7.4. Matriz de comunicaciones del proyecto..............................................................................87 VIII. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO ...................................................91 8.1. Categorización de los riesgos en el proyecto – RBS ...........................................................91 8.2. Identificación de riesgos – análisis FODA ..........................................................................91 8.3. Identificación de riesgos – Tormenta de ideas....................................................................92 8.4. Plan de respuesta de riesgos................................................................................................95 IX. GESTIÓN DE LAS ADQUISIONES DEL PROYECTO..........................................99 9.1. Enunciado del trabajo (SOW).............................................................................................99 9.2. Modelo de contrato............................................................................................................103 X. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO.......................................104 10.1. Identificar a los interesados...............................................................................................104 10.2. Planificar el involucramiento de los Interesados..............................................................107 10.3. Gestionar el involucramiento de los interesados ..............................................................108 10.4. Monitorear el involucramiento de los interesados............................................................109 XI. CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ..............................................................110 11.1. Solicitudes de cambio recibidas.........................................................................................110 11.2. Solicitudes de cambio aceptadas .......................................................................................110 11.3. Impacto de las solicitudes aceptadas.................................................................................112 XII. RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO ....113 12.1. Relación de entregables terminados .................................................................................113 12.2. Curva S del proyecto .........................................................................................................115 XIII. CIERRE DEL PROYECTO......................................................................................116 13.1. Actas formales de entregables...........................................................................................116 XIV. GLOSARIO DE TÉRMINOS ...................................................................................118
  • 5. INTRODUCCIÓN Las empresas de hoy en día se crean con un solo objetivo principal, que es el crecimiento de la misma a través del tiempo, por tal motivo, debe realizar muchas estrategias como las alianzas, realizar proyectos innovadores, modernizar sus procesos cada cierto tiempo, capacitar constantemente y mantener satisfechos a sus colaboradores. Sin embargo, cuando los proyectos no son realizados bajo un enfoque bien definido y entendido por toda la organización, surgen muchos problemas de costos, alcance y tiempos, ello se traduce en pérdida de dinero para las organizaciones y un obstáculo para lograr su objetivo principal. La Universidad César Vallejo – Filial Piura, es una institución educativa peruana, dedica a los servicios de educación superior en la provincia de Piura, en los últimos años ha tenido crecimiento notable gracias a la calidad de sus servicios, gracias a sus docentes calificados, personal administrativo competente, la infraestructura y el equipamiento tecnológico que los soporta. Sin embargo, en este año 2020, la pandemia mundial ha surgido muchos efectos en las organizaciones, y la UCV no ha sido ajena a esto, ello se vio reflejado en cambio radical de la modalidad de trabajo presencial al famoso teletrabajo de hoy en día. En un primer momento esto parecía una gran oportunidad pero, también han aumentado las horas laborales y con ello la presión por la carga laboral ha incrementado los niveles de estrés en el personal administrativo y docente, esto se puede ver reflejado en la manera que están atendiendo y respondiendo a los trámites solicitados por los alumnos y por otro lado, la manera en que se vienen dictando las clases y logrando los objetivos en aulas de más de 50 alumnos. Por tal motivo, se plantea la ejecución del proyecto denominado “INTERVENCIÓN PSICOLÓGICA BREVE EN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES DE LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO, AFECTADOS POR EL ESTRÉS A CAUSA DE LA CARGA LABORAL DEL TELETRABAJO Y EL AISLAMIENTO FÍSICO EN TIEMPOS DE PANDEMIA” que tiene como objetivo salvaguardar la salud integral de los colaboradores para realizar sus laborares de la mejor manera. En este sentido, el planteamiento general del proyecto se realizará bajo el enfoque de la Guía del PMBOK.
  • 6. I. GESTIÓN DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO 1.1.Acta de constitución del proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia PATROCINADOR Alfredo Méndez - Gerente de Recursos Humanos PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 29 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 29 10 20 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO El presente proyecto busca mejorar la salud emocional del personal administrativo y docentes, para así contar con colaboradores equilibrados con un mejor desempeño, que ofrezcan mejores servicios y den respuestas oportunas a las inquietudes de los clientes. Al finalizar el proyecto, se espera que contar con personal administrativo y docentes con mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y mayor productividad, que brinden servicios de calidad y con mayor rapidez, gracias a al buen estado físico y emocional de sus colaboradores. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN 2. PROPÓSITO DEL PROYECTO 1.2. Personal docente: Asegurar y potenciar las competencias de los docentes para que logren un desempeño óptimo. 1.2. Bienestar universitario: Ejercer influencia positiva en el mejoramiento de la calidad de vida y desarrollo humano de los miembros de la comunidad universitaria. 1.3. Producción de bienes y servicios: Ampliar e innovar la oferta de servicios y productos. 1.4. Organización, gestión y recursos: Reforzar e incentivar la cultura de la autoevaluación y la calidad mediante una gestión administrativa eficiente y el cumplimiento de las políticas y objetivos institucionales. 2.1. Realizar intervención psicológica breve al personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el aislamiento físico, para reducir el estrés laboral y mejorar su desempeño. 2.2. Personal administrativo y docentes, con mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y mayor productividad. 2.3. Servicios de calidad y con mayor rapidez, ofrecidos por la universidad para la sociedad, gracias a al buen estado físico y emocional de sus colaboradores. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1. Realizar el proyecto de intervención psicológica breve, con un presupuesto máximo de S/. S/11,496.00 (Once mil cuatrocientos noventa y seis soles).
  • 7. 3.2. Finalizar el proyecto en un máximo de 2 meses a partir de la fecha del Acta de Constitución del Proyecto. 3.3. El proyecto está orientado a un total de 240 colaboradores (personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo) afectados por el aislamiento físico. 3.4. Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares establecidos en la Guía del PMBOK. 4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO 4.1. Selección de los psicólogos que formaras el equipo que llevara a cabo la intervención psicológica breve. 4.2. Elaboración de programa de intervención para determinar el contenido de cada sesión a desarrollarse. 4.3. Transmisión de las videoconferencias vía Zoom meeting. 4.4. Participación de los colaboradores. 4.5. Evaluación de los resultados y aplicación de encuesta de satisfacción de los participantes. 5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL 5.1. Los psicólogos deberán cumplir con el perfil establecido. 5.2. Los profesionales serán seleccionados de la misma universidad (Universidad Cesar Vallejo) pero de no contar los perfiles requeridos, se procera a seleccionar de otras universidades. EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO 6. FASES DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES Fase I – Inicio del proyecto 1.1. Informe de conformación de comité 1.2. Acta de constitución 1.3. Matriz de interesados 1.4. Contrato de equipo de psicólogos. 1.5. Solicitud para uso de Zoom Meeting 1.6. Informe de monitoreo y control de fase I Fase II – Planeación 2.1.Plan para la dirección del proyecto (PDP) 2.2.Programa de la intervención psicológica breve 2.3.Informe de capacitación al equipo de psicólogos 2.4.Informe de programación de horarios de las sesiones 2.5.Informe de programación de las salas de reuniones 2.6.Informe de distribución de grupos de los participantes 2.7.Informe de monitoreo y control de fase II
  • 8. Fase III – Ejecución 3.1. Itinerario de los temas a tratarse en casa sesión. 3.2. Pre test 3.3. Informes de sesiones 3.4. Informes de supervisión de las sesiones 3.5. Matiz de los riesgos 3.6. Informes de expectativas de los interesados 3.7. Informe de líneas de comunicación 3.8. Informe de monitoreo y control de fase III Fase IV – Cierre 4.1. Pos test 4.2. Informe de los resultados del estado emocional 4.3. Encuesta de satisfacción 4.4. Acta de cierre del proyecto 4.5. Informe final del proyecto 4.6. Informe de monitoreo y control de fase IV 8. INTERESADOS CLAVE 1. Patrocinador principal 2. Gerente del proyecto 3. Comité del proyecto 4. Equipo de Psicólogos 5. Alumnos (Pre y Postgrado) 6. Personal administrativo y docentes 7. Director General de la Universidad 8. Postulantes 9. Entidades de gobierno 9. RIESGOS 9.1. Inestabilidad fluido eléctrico. (67.5%) 9.2. Expectativas muy altas de los interesados. (10%) 9.3. Miembros del comité no tienen experiencia en proyectos. (6.6%) 9.4. Estimaciones incorrectas (Costo y tiempo). (6%) 9.5. Falta de recursos y presupuesto necesarios. (77.9%) 9.6. No disponer de profesionales de la psicología calificados. (8.5%) 9.7. Falta de interés por parte del personal administrativo y docente. (3%) 9.8. Falta de apoyo y asesoramiento en la realización del proyecto. (2.5%) 10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO 10.1. Fin de la fase I 10.2. Fin de la fase II 10.3. Fin de la fase III 10.4. Fin de la fase IV 11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO
  • 9. 1.2.Declaración del alcance del proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia GERENTE: Josefina Estrada – Gerente del proyecto PREPARADO POR: Alexander Remaycuna Vásquez – director de tareas FECHA 29 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 29 10 20 ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN 2. PROPÓSITO DEL PROYECTO El costo del proyecto que asciende a 11, 496.00 soles, será asumido en un 100% por el Patrocinador (Gerente de Recursos Humanos – Finanzas). 12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO Factores Críticos de Éxito Evaluador Firma el Cierre del Proyecto Desarrollo de plan de dirección del proyecto Frissman Abad Walderos Líder del proyecto Josefina Estrada Gerente del proyecto Contratación y capacitación del equipo de psicólogos. Yoel Chuica Sernaque Gestor de recursos Desarrollo de programa de intervención Glenny Villegas Mendoza Administrador de recursos Desarrollo de horario de intervención Thalía Saba Cardoza Administrador de tiempos Programas salas de reuniones Alexander Remaycuna Vásquez Director de tareas Gestionar a los interesados. Frissman Abad Walderos Líder del proyecto 13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO El Gerente del Proyecto será el Psic. Josefina Estrada – Psicóloga de área de Recursos Humanos 14. AUTORIDAD ASIGNADA El encargado de los recursos del patrocinador será la Psicóloga del área de recursos humanos - Josefina Estrada (Gerente del proyecto). Patrocinador: Alfredo Méndez – Gerente de Recursos humanos. Autoridad Asignada: Josefina Estrada – Psicóloga de Recursos humanos.
  • 10. 1.2. Personal docente: Asegurar y potenciar las competencias de los docentes para que logren un desempeño óptimo. 1.2. Bienestar universitario: Ejercer influencia positiva en el mejoramiento de la calidad de vida y desarrollo humano de los miembros de la comunidad universitaria. 1.3. Producción de bienes y servicios: Ampliar e innovar la oferta de servicios y productos. 1.4. Organización, gestión y recursos: Reforzar e incentivar la cultura de la autoevaluación y la calidad mediante una gestión administrativa eficiente y el cumplimiento de las políticas y objetivos institucionales. 2.1. Realizar intervención psicológica breve al personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el aislamiento físico, para reducir el estrés laboral y mejorar su desempeño. 2.2. Personal administrativo y docentes, con mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y mayor productividad. 2.3. Servicios de calidad y con mayor rapidez, ofrecidos por la universidad para la sociedad, gracias a al buen estado físico y emocional de sus colaboradores. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO 3.1. Realizar el proyecto de intervención psicológica breve, con un presupuesto máximo de S/. S/11,496.00 (Once mil cuatrocientos noventa y seis soles). 3.2. Finalizar el proyecto en un máximo de 2 meses a partir de la fecha del Acta de Constitución del Proyecto. 3.3. El proyecto está orientado a un total de 240 colaboradores (personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo) afectados por el aislamiento físico. 3.4. Entregar el proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares establecidos en la Guía del PMBOK. 4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO 4.1. Selección de los psicólogos que formaras el equipo que llevara a cabo la intervención psicológica breve. 4.2. Elaboración de programa de intervención para determinar el contenido de cada sesión a desarrollarse. 4.3. Transmisión de las videoconferencias vía Zoom meeting. 4.4. Participación de los colaboradores. 4.5. Evaluación de los resultados y aplicación de encuesta de satisfacción de los participantes. 5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL 5.1. Los psicólogos deberán cumplir con el perfil establecido. 5.2. Los profesionales serán seleccionados de la misma universidad (Universidad Cesar Vallejo) pero de no contar los perfiles requeridos, se procera a seleccionar de otras universidades. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 6. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO El presente proyecto busca proporcionar apoyo y acompañamiento psicológico al personal administrativo y docentes afectados por el aislamiento físico, mediante una intervención psicológica breve para reducir el estrés laboral, con lo que se busca que al finalizar el programa los colaboradores tengan una mejor estabilidad emocional, mejor desempeño y mayor productividad. Finalmente, se espera que los beneficios de que el proyecto genere son los servicios de calidad y con mayor rapidez ofrecidos por la universidad para la sociedad, gracias a al buen estado físico y emocional de sus colaboradores.
  • 11. 7. DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO ENTREGABLE DESCRIPCIÓN Informe de conformación de comité Documento que sustenta y describe al equipo que llevara a cabo ejecución del proyecto. Acta de constitución Documento que establece la corresponsabilidad de las partes involucradas. Registro de interesados Consiste en registrar en una matriz a todos los interesas que influyen directa a indirectamente en el proyecto o a quienes el proyecto impactara. Contrato del equipo de psicólogos Se enfoca a la elaboración de un documento que establezca la relación temporal de estos profesionales con el proyecto a realizar. Solicitud para uso de plataforma Es desarrollar un documento en el que se especifica la necesidad de obtener el acceso a la plataforma virtual Zoom Meeting de la universidad para realizar las videoconferencias. Informe de monitoreo y control Documento donde se describen todas las acciones realizadas durante la supervisión. Plan de dirección del proyecto (PDP) Documento rector del proyecto, contiene los panes subsidiaros de las 10 áreas de conocimiento. Programa de intervención psicológica Documento redactado para establecer el contenido del temario a desarrollar y que servirá de guía en el desarrollo de las sesiones de la intervención. Informe de la capacitación de psicólogos Documento que sustenta la realización de la capacitación del equipo de psicólogos, para enmarcarlos en los objetivos del proyecto. Informe de programación de los horarios Consiste en el registro y establecimiento de los días y horas en que se llevaran a cabo las sesiones que contiene el programa de intervención psicológica breve. Informe de programación de las salas Consiste en la programación y habilitación de 6 salas en la plataforma virtual Zoom Meeting para el desarrollo de las sesiones que comprende el programa de intervención. Informe de distribución en grupos de los participantes Consiste en la división de 6 grupos a los 240 colaboradores para que la intervención
  • 12. se desarrolle de la mejor manera, a cada grupo se le asignará un tutor (Psicólogo). Pre test Documento que medirá el estado emocional Informe de sesiones Reporte de desarrollo de cada sesión realizada Informe de supervisión de las sesiones Reporte del control y supervisión de las sesiones. Matriz de riesgos En esta se determinan y miden la incidencia de los riesgos a los que el proyecto está expuesto. Informe de expectativas de los interesados Documento que describe las expectativas de los interesados. Informe de líneas de comunicación En este se establece la estructura relacional de los responsables de realizar el proyecto. Informe de monitoreo y control Describe el seguimiento de la fase del proyecto. Pos test Instrumento para medir el estado emocional luego de la intervención Informe de los resultados Consiste en un informe que contiene el análisis de los resultados del estado emocional de los colaboradores. Encuesta de satisfacción Encuesta de satisfacción de los participantes. Acta de cierre de proyecto Es un documento formal que indica la culminación o cierre del proyecto. Informe de monitoreo y control Reporte del seguimiento de la fase del proyecto. Informe final del proyecto. Es el informe del final que se entrega luego que el proyecto ha sido ejecutado. CONTEXTO DEL PROYECTO 8. LÍMITES O EXCLUSIONES DEL PROYECTO ➢ Informe de grabación de las videoconferencias. ➢ Informe del seguimiento de los participantes que asistieron. 9. RESTRICCIONES 9.1. Presupuesto: Sea ha estimado que para este proyecto se requerirá un total de 8,200.00 soles. 9.2. Tiempo: Respecto al tiempo, el proyecto será realizado en 8 semanas que son el equivalente a 2 meses. 9.3. Tecnología: Para el desarrollo de las sesiones que se realizan vía video conferencias se empleará la plataforma virtual Zoom meeting. 10. ASUNCIONES
  • 13. (Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdaderas, reales o ciertas sin necesidad de pruebas o demostraciones) Se usará la plataforma virtual Zoom meeting. Las sesiones serán no presenciales. 1.3.Registro de interesados ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia GERENTE: Josefina Estrada – Gerente del proyecto PREPARADO POR: Alexander Remaycuna Vásquez – director de tareas FECHA 29 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 29 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 29 10 20
  • 14. 1.4.Plan de dirección del proyecto 1.4.1. Plan de gestión del alcance PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE NOMBRE DEL PROYECTO: Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del comité del proyecto FECHA: 31/10/2020 1. Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto: Las iniciativas de alcances serán canalizadas a través del líder del comité del proyecto, revisadas con el Gerente del Proyecto y aprobadas por el gerente de recursos humanos. La intervención será aplicada a 240 participantes del total de personal administrativo y docentes. 2. 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos): Los cambios en el proyecto deben ser evaluados y aprobados. El Gerente del proyecto debe cuantificar el impacto y proveer alternativas de solución, informando a la gerente de recursos humanos para la aprobación de dichos cambios. Los cambios solicitados serán revisados en las reuniones semanales, se indica el estado de los mismos en la reunión siguiente a la que fue solicitado. 3. ¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados? El Gerente del Proyecto o la persona que designe, revisará la solicitud de cambios del alcance y hará una evaluación del mismo. El podrá requerir del solicitante información adicional. 4. Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto: Si el impacto del cambio no modifica la línea base del proyecto será aprobado por el Gerente del Proyecto, en caso contrario será aprobado por el gerente de recursos humanos y se actualizará las líneas base y todos los planes del proyecto. RECOPILACIÓN DE REQUISITOS 1. Profesionales: Equipo de psicólogos. 2. Equipos tecnológicos: Hardware (servidores), Software (programa de videoconferencias – Zoom Meeting), PCs, Laptops. 3. Plan de datos móviles PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS Para la priorización de requerimientos se tendrá como máxima consideración a los requerimientos que impactan directamente en la realización del proyecto, es decir todos los mencionados anteriormente son considerados prioritarios a excepción del plan de datos móviles que será una alternativa para contingencias.
  • 15. TRAZABILIDAD Para hacer el seguimiento ordenado a los requerimientos de los interesados utilizaremos un matriz de trazabilidad donde detallaremos los requerimientos, descripción, prioridad, código EDT, estado actual y fecha, según el siguiente formato: Requisito Descripción Prioridad (Alta, Media y Baja) Código EDT Estado Actual (Aprobado, Proceso y Cancelado) Fecha Equipo de psicólogos Personal que llevara a cabo el programa de intervención psicológica Alta 1.4 Aprobado 29/10/20 Equipos tecnológicos Equipos que se necesitas para realizar la sesiones vía videoconferencias Alta 1.5 Aprobado 29/10/20 Plan de datos móviles Alternativa de solución ante consecución de inestabilidad de fluido eléctrico Media 3.4 Aprobado 29/10/20 GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN El líder del comité del proyecto podrá solicitar algún cambio a los requerimientos. El requerimiento pasará en primera instancia al Gerente de Proyecto quien realizará un análisis del impacto, el cual será presentado al gerente de recursos humanos. Es el Gerente del Proyecto y el gerente de recurso humanos, quienes pueden Aprobar y/o Rechazar la solicitud de Cambio. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS La revisión de cada requerimiento será responsabilidad del comité del proyecto. Número de entregables entregados dentro de plazo. Número de entregables entregados fuera de plazo.
  • 16. 1.4.2. Plan de gestión del cronograma PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA Nombre del Proyecto: Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. Preparado por: Frissman Abad – Líder del proyecto Fecha: 31/10/20 PERSONA(S) AUTORIZADA(S) A SOLICITAR CAMBIO EN CRONOGRAMA: Nombre Cargo Ubicación Yoel Chuica Gestor de recursos Área de recursos humanos Alexander Remaycuna Director de tareas Área de recursos humanos Glenny Villegas Administrador de recursos Área de recursos humanos PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTO DE CAMBIO DE CRONOGRAMA: Nombre Cargo Ubicación Josefina Estrada Psicóloga de RR HH Área de recurso humanos Alfredo Méndez Gerente de RR HH Área de recurso humanos RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN CRONOGRAMA DEL PROYECTO ➢ Solicitud de cambio de alcance por parte del gestor de recursos. ➢ Atrasos ocasionados por la demora de los tramites. ➢ Incumplimiento de contrato por parte de los psicólogos. Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma ➢ Para reportar el impacto por cambios en el cronograma se utilizará un formato determinado que incluye la siguiente información: ✓ Indicar en el informe a la persona responsable del mismo y fecha de ocurrencia del problema. ✓ Descripción del problema indicando el grado de urgencia. ✓ Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, tiempo y alcance). ✓ Descripción de las alternativas de solución detallando el impacto en las diferentes áreas (costo, tiempo y alcance). ✓ Recomendación en la selección de la alternativa de solución. ✓ Documentos sustentatorios. ➢ El informe será entregado a la persona correspondiente para ser analizado en reunión de trabajo con la finalidad de discutir las alternativas, seleccionar la mejor con los ajustes necesarios.
  • 17. DESCRIBIR CÓMO LOS CAMBIOS AL CRONOGRAMA SERÁN ADMINISTRADOS La administración del Alcance se efectuará de la siguiente manera: 1.Designación de Responsabilidades: ✓ Planificación: Frissman Abad Walderos. ✓ Ejecución: Thalía Saba Cardoza. ✓ Seguimiento y Control: Alexander Remaycuna Vásquez. 2.Modalidad de Cambios: a) Cuando las solicitudes sean realizadas por el equipo de psicólogos se procederá de la siguiente manera: Cada semana se recibirán las solicitudes de cambio en el cronograma, las cuales deben ser presentadas por cada representante de un grupo de colaboradores a cargo. Las solicitudes de cambio deberán presentarse, a más tardar, a los 2 días de que se produce el inconveniente que genera el retraso en la entrega del entregable. Estas solicitudes serán revisadas por el comité del proyecto para evaluar, en primera instancia, si es un cambio “viable” según el plan de gestión del alcance (No debe pasar del 10% del cronograma del proyecto). Las solicitudes de cambio de cronograma comenzarán a revisarse los días lunes de cada semana, teniendo un plazo máximo de 1 día para dar respuesta a la solicitud. La solicitud de cambio será aprobada con la firma del Gerente de Proyecto. b) Cuando las solicitudes son realizadas por las personas que conforman el comite del proyecto, se procederá de la siguiente manera: El líder del proyecto, después de evaluar la causa de demora en cronograma debido a un inconveniente, informará al Gerente de Proyecto la necesidad de realizar un cambio en el cronograma. El Gerente del Proyecto, junto con el comité de proyecto, evaluará la situación para determinar la criticidad del cambio. Dependiendo de la misma se procederá de la siguiente manera: ✓ En caso el problema que genera la solicitud de cambio del cronograma afecte el alcance del proyecto o sobrepase los límites de cronograma establecidos en el plan de gestión del proyecto, entonces se deberá presentar el formato determinado y establecido al Gerente de RR HH para que este último tome la decisión de aprobar o rechazar la propuesta. Si la propuesta es aprobada por el Gerente de RR HH, esta es presentada al Gerente del proyecto para su evaluación y negociación. El Gerente de RR HH tiene un plazo máximo de 2 días para tomar la decisión de aprobar o rechazar la propuesta. 1.4.3. Plan de gestión de costos PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia.
  • 18. PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 31 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 31 10 20 PERSONA(S) AUTORIZADA(S) A SOLICITAR CAMBIOS EN EL COSTO: Nombre Cargo Ubicación Yoel Chuica Gestor de recursos Área de recursos humanos Thalía Saba Administrador de tiempos Área de recursos humanos Glenny Villegas Administrador de recursos Área de recursos humanos PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS EN COSTO CONTRACTUAL: Nombre Cargo Ubicación Josefina Estrada Psicóloga de RR HH Área de recurso humanos Alfredo Méndez Gerente de RR HH Área de recurso humanos PERSONA(S) QUE APRUEBA(N) REQUERIMIENTO DE CAMBIO DE COSTO INTERNO OFRECIDO: Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Proyecto RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN EL COSTO DEL PROYECTO ➢ Adecuación en el Alcance del Proyecto (cambios). ➢ Ampliaciones en el Alcance del Proyecto. ➢ Incremento de los honorarios de los psicólogos. ➢ Restricción presupuestal. ➢ Otros debidamente sustentados. Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo (tiempo, recursos, etc.): Para reportar el impacto por cambios en el costo se utilizará un formato determinado que incluye la siguiente información: ➢ Persona que solicita el cambio. ➢ Descripción de las características de la situación que requiere una solicitud de cambio de costos. ➢ Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, tiempo y alcance). ➢ Descripción de las alternativas de solución detallando el impacto en las diferentes áreas (costo, tiempo y alcance). ➢ Recomendación en la selección de la alternativa de solución (Propuesta). ➢ Documentos sustentatorios. ➢ El tiempo máximo de respuesta que tiene el o las personas encargadas para dar la aprobación.
  • 19. DESCRIBIR CÓMO SERÁN ADMINISTRADOS LOS CAMBIOS EN EL COSTO: Los cambios en el costo se denominarán presupuestos adicionales o deductivos, según sea el caso. La persona autorizada a solicitar cambios en el costo deberá elevar su solicitud a la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedido en forma documentada. Sólo procederán presupuestos adicionales si se demuestra que éstos son necesarios e imprescindibles para lograr el alcance del proyecto y que sean originados por omisiones o defectos en la formulación del alcance. Las modificaciones al alcance que no cumplan con este requisito podrán ser aprobadas sólo si cuentan con la autorización del sponsor (Gerente de RR HH) del proyecto. En caso contrario no se modificará el costo del proyecto, siendo de responsabilidad del comité del proyecto los mayores costos en que éste incurra. Para el caso de presupuestos deductivos, sólo serán aceptados aquellos que se produzcan por reducciones en el alcance del proyecto o por decisiones del sponsor del proyecto. El procedimiento a seguir para aprobar un presupuesto adicional o un deductivo será el siguiente: ➢ Dentro de los 8 días calendario posteriores al hecho que determine una modificación del costo del proyecto, la persona autorizada a solicitar cambios en el costo, deberá sustentar su pedido, indicando las causas que originaron el adicional o el deductivo, debiendo acompañar, necesariamente, una propuesta de la modificación del presupuesto precisando los montos y el sustento analítico necesario. Esta documentación deberá ser presentada a la persona autorizada para aprobar el cambio propuesto. ➢ La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentro de los tres días calendario posteriores a la recepción de la solicitud, deberá analizar el pedido y, de encontrarlo conforme en forma total o parcial, deberá emitir la orden de proceder, autorizando el cambio del costo. Una vez emitida la orden de proceder, será responsabilidad del comité del proyecto actualizar los documentos que se vean afectados por dicha orden de proceder. 1.4.4. Plan de gestión de la calidad PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 31 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 31 10 20
  • 20. GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO Planificar la calidad El Plan de gestión de calidad describe cómo el comité de dirección del proyecto implementará la política de calidad de la organización ejecutante. Es un componente o un plan subsidiario del plan para la dirección del proyecto. El plan de gestión de calidad proporciona entradas al plan general para la dirección del proyecto y aborda el control de calidad, el aseguramiento de la calidad y métodos de mejora continua de los procesos del proyecto. (PMBOK, 2008). En vista de que el comité del proyecto tiene poca experiencia en la dirección de proyectos, se propone el uso de un plan de gestión de calidad, que le permita asegurarse y controlar de manera eficaz y eficiente la calidad, se desarrolló un plan de inspección base en el cual se indicará la actividad, los parámetros a inspeccionar, el requisito especificado, el registro de los resultados y el responsable de ejecutarlo. Gracias al reporte del plan de inspección el equipo del proyecto, tendrá un parámetro para verificar el desarrollo de las actividades y si éstas, tuvieron alguna dificultad, se contará con una documentación de forma que pase a formar parte de las lecciones aprendidas, de manera que continuamente se estén mejorando los procesos, mediante la divulgación de los resultados a todos los involucrados durante el desarrollo de la intervención. Realizar aseguramiento de calidad Aseguramiento de Calidad. Es responsable el Líder del proyecto, ejecutar el aseguramiento de calidad durante todo el proyecto, revisa el planeamiento de los procesos del proyecto contra lo ejecutado, plantea acciones preventivas o correctivas según sean necesario. Se informa semanalmente en las reuniones de calidad al Gerente del Proyecto y al comité del Proyecto. Realizar control de calidad Control de Calidad. El Líder del proyecto es responsable de la ejecución del Control de Calidad. Se revisan los entregables conforme se vayan presentando, se emiten las observaciones o conformidades en la reunión semanal de calidad. Se definen dos procedimientos para el Control de Calidad: ➢ Revisión de contenidos. ➢ Revisión de forma. Control de calidad del contenido: Se revisa la calidad de los entregables para lo que el líder del proyecto se asesora con el equipo los expertos de calidad de la UCV, las observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad. Control de calidad de redacción y formato: El Analista de Control de Calidad revisa con la Asesoría de un Redactor/Corrector la redacción de los documentos entregables, las observaciones que se puedan formular, se informan en la reunión semanal de Calidad. REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO
  • 21. Se establecen las herramientas para la supervisión de la calidad, estas herramientas son Diagrama de Causa – Efecto y Paretto. Se proponen mejoras a los procesos del proyecto, conforme se va desarrollando el proyecto. Es responsabilidad del líder del proyecto proponer mejoras de calidad, estas propuestas se realizan en la reunión semanal de Calidad. EJECUCIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD Fases Procedimientos Recursos Fase I: Inicio del proyecto Monitoreo y control de fase I. Líder del proyecto Fase II: Planificación Monitoreo y control de fase II. Líder del proyecto Fase III: Ejecución Monitoreo y control de fase III. Supervisión de sesiones. Implementación de respuesta a los riesgos. Líder del proyecto Fase IV: Cierre Monitoreo y control de fase IV. Líder del proyecto DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO Estructura organizacional ➢ Gerente de Proyecto ➢ Líder del proyecto ➢ Equipo de Proyecto Roles y responsabilidades Roles A C Responsabilidades Gerente del proyecto X X Es el responsable de la Generación del Plan de Gestión de Calidad. Responsable de la aprobación de las actividades de aseguramiento y control de calidad. Definir el equipo de la calidad y sus roles. Líder del proyecto X X Plantear las acciones para el aseguramiento de la calidad. Efectuar el control de calidad para los entregables del producto y del proyecto Asesorarse de los expertos de la UCV en el tema de gestión de calidad. Comité del proyecto X Son responsables de guardar las normas de calidad para los procesos del proyecto y la generación de entregables.
  • 22. 1.4.5. Plan de gestión de recursos PLAN DE RECURSOS PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. PREPARADO POR: Yoel Chuica – Gestor de recursos FECHA 31 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 31 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 31 10 20 ROL EN EL PROYECTO Gerente de RR HH FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El Gerente de RR HH será patrocinador principal del proyecto ➢ Es la máxima autoridad del área de RR HH. ➢ Es responsable del financiamiento del proyecto y los demás requerimientos que éste contraiga. ➢ Supervisa el cumplimiento de la gestión del gerente del proyecto. ➢ Vincula a los interesados internos de la UCV hacia el proyecto. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Gerente de RR HH Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente del Área de Administración y Finanzas. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente del Área de Administración y Finanzas. Notas A tiempo parcial
  • 23. ROL EN EL PROYECTO Gerente del proyecto FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El Gerente del Proyecto será responsable de la ejecución y entrega del proyecto. ➢ Reporta directamente a la Gerente de RR. HH. ➢ Informará cada fin de semana sobre el estado y rendimiento del trabajo de la Guía de Procedimientos, a la Gerencia de RR HH. ➢ Es el responsable de la definición del Personal que integra el equipo de proyecto de su organización y gestión. ➢ Supervisa el cumplimiento de las tareas planificadas ➢ Controla la información de gastos del proyecto. ➢ Su trabajo finalizará con la aceptación de la gerencia de recurso humanos y suscripción del acta de cierre del proyecto. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Gerente del proyecto Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente de RR HH Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente de RR HH Notas A tiempo parcial ROL EN EL PROYECTO Líder del comité FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El líder del proyecto será quien forme el comité del proyecto. ➢ Elaborará del acta de constitución. ➢ Debe coordinar, orientar al equipo, motivar el desarrollo del proyecto. ➢ Se reporta al gerente del proyecto. ➢ Debe dar seguimiento a todas las tareas comprendidas en el proyecto. ➢ Gestionar la comunicación con los interesados. ➢ Evaluar la satisfacción de los participantes. ➢ Elaborar el informe final de la entrega del proyecto COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES -
  • 24. DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Líder del comité Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente del proyecto Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el Gerente del proyecto Notas A tiempo completo ROL EN EL PROYECTO Director de tareas FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El director de tareas es quien planificará y designará las tareas coordinadamente según las competencias del personal que conforma el comité del proyecto. ➢ Se reporta directamente al líder del comité. ➢ Controla el cumplimiento adecuado de las responsabilidades de cada miembro del equipo. ➢ Elaborará la matriz de los interesados. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Director de tareas Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Notas A tiempo completo
  • 25. ROL EN EL PROYECTO Gestor de recursos FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El gestor de recursos es quien gestionará los recursos que necesitará el proyecto para su ejecución. ➢ Se reporta directamente al líder del comité. ➢ Supervisa el uso apropiado y óptimo de los recursos destinados al proyecto. ➢ Se encargará de la selección del equipo de psicólogos que llevaran a cabo la intervención psicológica. ➢ Realiza el monitoreo y control general de cada fase del proyecto. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Gestor de recursos Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Notas A tiempo completo ROL EN EL PROYECTO Administrador de recursos FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El administrador de recursos es quien controlará es uso de todos los recursos destinados al proyecto. ➢ Se reporta al Gestor de recursos. ➢ Capacita al equipo de psicólogos. ➢ Se encarga de la supervisión de las sesiones que conllevara la intervención. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Administrador de recursos Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido)
  • 26. Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Notas A tiempo completo ROL EN EL PROYECTO Administrador de tiempos FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El administrador de tiempos es quien controlará el desarrollo de las tareas en el tiempo establecido en el cronograma del proyecto. ➢ Se reporta al Director de tareas. ➢ Programar los horarios para el desarrollo de las sesiones. ➢ Programar las salas de reuniones en la plataforma virtual (Zoom Meeting). ➢ Se encargará de implementar la respuesta a los riesgos del proyecto. ➢ Asimismo, gestionará las expectativas de los interesados durante la ejecución del proyecto. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Administrador de tiempos Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del comité. Notas A tiempo completo ROL EN EL PROYECTO Líder del equipo de psicólogos FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El líder del equipo de psicólogos es quien coordinará las técnicas y tácticas que emplearan los psicólogos durante el desarrollo de las sesiones. ➢ Se reporta al gerente del proyecto y al líder. ➢ Desarrollará el programa de la intervención psicológica.
  • 27. ➢ Aplicar el pre test a los participantes. ➢ Aplicar el pos test a los participantes. ➢ Elaborar el informe de los resultados del pos test. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Líder del equipo de psicólogos Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el gerente del proyecto. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el gerente del proyecto. Notas A tiempo parcial ROL EN EL PROYECTO Equipo de psicólogos FUNCIÓN/RESPONSABILIDAD PRINCIPAL ➢ El equipo de psicólogos es quien llevará a cabo el desarrollo de las sesiones de la intervención. ➢ Se reporta al líder del equipo de psicólogos. ➢ Comunicará lo desarrollo y logrado en cada sesión mediante un informe. COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES - DISPONIBILIDAD Descripción del puesto a requerir Externo Interno Número estimado Fecha de ingreso Fecha de retiro Tiempo requerido Equipos de psicólogos Interno 1 29 10 20 16 12 20 - Externo (En caso de requerir un recurso externo en el tiempo requerido) Interno (En caso de recurrir a los recursos de la organización) INCORPORACIÓN AL PROYECTO Evento disparador Sincronización prevista Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del equipo de psicólogos.
  • 28. Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el líder del equipo de psicólogos. Notas A tiempo parcial. 1.4.6. Plan de gestión de comunicaciones PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA 31 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrada – Gerente del proyecto FECHA 31 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente Recursos Humanos FECHA 31 10 20 GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Determina las necesidades e informaciones, y comunicación de los interesados: quién necesita qué información, para cuando la necesita, cómo le será suministrada y por quién. El Gerente del Proyecto debe considerar la cantidad de canales necesarios desde un principio con el fin de que la información fluya y llegue a todos los involucrados. Los requisitos de comunicación incluyen: ➢ Organigramas. ➢ Relaciones de responsabilidades de la organización. ➢ Áreas profesionales, departamentos involucrados. ➢ Logística de cuantas personas están involucradas. ➢ Necesidades de información internas. ➢ Necesidades de información externas. ➢ Información sobre los interesados. NECESIDADES DE INFORMACIÓN Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la información del mismo, pero las necesidades de información y los métodos de distribución varían. Por eso, identificar las necesidades de información y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla es vital para alcanzar el éxito. La información se manejará a través de la plantilla del Plan de Comunicaciones.
  • 29. Por otro lado el proceso de información debe contar con alcances bien definidos que sienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos como se detalla a continuación: Área de Recursos humanos ➢ Plan de dirección del proyecto. ➢ Informes de avance ➢ Solitudes de Cambio Comité del proyecto ➢ Plan de dirección del proyecto. ➢ Informe de avance. ➢ Contratación de equipo de psicólogos ➢ Solicitudes de Cambio. ➢ Matriz de Riesgos y su situación actual. 1.4.7. Plan de gestión de riesgos PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia. PREPARADO POR: Frissman Abad – Líder del proyecto FECHA: 31/10/2020 DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL RIESGO A SER USADA: Alcances ➢ La identificación, priorización y seguimiento de riesgos más críticos será realizado por el Gerente del Proyecto asignado. ➢ Las acciones a tomar serán aprobadas por el gerente de RR HH. ➢ El proceso de Gestión de Riesgos debe ser definido e implantado por toda la organización en todo el proyecto. Herramientas ➢ Opinión del gerente de RR HH. ➢ Opinión del gerente del proyecto. ➢ Tormenta de ideas. ➢ Juicio de expertos entrevista. ➢ Check list de riesgos potenciales. ➢ Análisis de los supuestos identificados. Fuentes de Datos ➢ La identificación de todos los riesgos fue por parte de todo el comité del proyecto según su conocimiento, asimismo, juicio de especialistas.
  • 30. ➢ Se revisó algunos proyectos ya realizados para conocer los riesgos que consideraron. Roles y responsabilidades ➢ Gerente del Proyecto: Responsable de identificación, priorización y seguimiento de riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados. ➢ Gerente de RR HH: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos. Aprobar el presupuesto para Riesgos de Gestión. ➢ Administrador de recursos: Supervisará los riegos e implementará las acciones de respondes. ➢ Comité del proyecto: Responsable del asesoramiento de riesgos e identificación de los mimos. Acción del manejo del Riesgo N° 01: Falta de recursos y presupuesto necesarios. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Comunicación fluida): Estimular la comunicación de todos los requerimientos necesarios para las actividades que llevaran a cabo. Acción del manejo del Riesgo N° 02: No disponer de profesionales de la psicología calificados. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Establecer requisitos): Comunicar a todos los postulantes los requisitos mínimos y necesarios que deben tener para ser seleccionado. Acción del manejo del Riesgo N° 03: Miembros del comité no tienen experiencia en proyectos. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Toma de talleres): Adquirir conocimientos actuales mediante la asistencia de talleres sobre la gestión de proyectos. Acción del manejo del Riesgo N° 04: Estimaciones incorrectas (Costo y tiempo). Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto
  • 31. Soporte (Fondo de reserva): Disponer una suma de dinero adicional para atender necesidades no programadas. Acción del manejo del Riesgo N° 05: Falta de apoyo y asesoramiento en la realización del proyecto. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Presentar audiovisual proyecto): Utilizar un equipo de proyección multimedia para presentar el proyecto en prezi. Acción del manejo del Riesgo N° 06: Inestabilidad fluido eléctrico. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Eliminar): Ofrecer plan de datos móviles a los a asistentes. Acción del manejo del Riesgo N° 07: Falta de interés por parte del personal administrativo y docente. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Difusión): Transmitir información en toda la comunidad vallejiana respecto las secuelas emocionales que esta está causando el teletrabajo y su impacto en el desempeño laboral. Acción del manejo del Riesgo N° 08: Expectativas muy altas de los interesados. Líder del Equipo Administrador de recursos Miembros del Equipo Gerente del proyecto Líder del proyecto Soporte (Comunicar): Hacer de conocimiento a los participantes el alcance de la intervención. (Agregar secciones como sea necesario) Presupuesto: El presupuesto de contingencia asignado para riesgos de gestión es del 17.75% del costo total del proyecto. Sincronización: El Gerente del Proyecto, está encargado de identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisión es continua para detectar
  • 32. nuevos riesgos. La tarea de supervisión de los riesgos la encargará al administrador de recursos (Glenny Villegas). Los puntos a revisar durante la ejecución del proyecto serán el desarrollo de las sesiones y las conexiones para las reuniones de todo el equipo de trabajo del proyecto. 1.4.8. Plan de gestión de adquisiciones GESTIÓN DE ADQUISICIONES 1. Plan de gestión de adquisiciones Una de las tareas que tiene mucho peso en cualquier proyecto, tiene que ver con la búsqueda de los proveedores de los servicios que el proyecto requerirá, pues la decisión de adquirir estos servicios en condiciones que favorezcan al proyecto, afecta positivamente o negativamente el cronograma y presupuesto del proyecto. ➢ Recursos para la adquisición Para este proyecto los responsables de realizar las labores de contratación son: • El Gerente del Proyecto será quien autorice la contratación de los psicólogos. • El Administrador de recursos será quien realice todo el proceso de selección y contratación de los profesionales de la psicología. ➢ Productos y servicios a contratar • Servicios profesionales de psicología. ➢ Procedimientos para la gestión de adquisiciones En este apartado se describen los procedimientos que se usarán en el proyecto y que procedimientos se usarán en el Área de RR HH de la universidad (el comprador). N° PROCEDIMIENTO EN EL PROYECTO PARA SOLICITUD DE COMPRA PROCEDIMIENTO EN EL AREA LOGISTICA PARA REALIZAR ORDEN DE COMPRA 01 El gerente del proyecto aprueba y ordena la contratación de los psicólogos al gestor de recursos humanos. Este proceso comprende la publicación del requerimiento de los servicios profesionales en la página web de la UCV, la selección y la contratación de los psicólogos. El Gerente de RR HH. brinda asesoramiento para llevar a cabo un adecuado de los procesos de reclutamiento, selección y contratación de los psicólogos bajo la modalidad de locación de servicios durante toda la ejecución del proyecto.
  • 33. 1.4.9. Plan de gestión de los interesados
  • 34. II. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 2.1.Recopilación de requisitos RECOPILACIÓN DE REQUISITOS ➢ Profesionales: Equipo de psicólogos. ➢ Equipos tecnológicos: Hardware (servidores), Software (programa de videoconferencias – Zoom Meeting), PCs, Laptops. ➢ Plan de datos móviles PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS Para la priorización de requerimientos se tendrá como máxima consideración a los requerimientos que impactan directamente en la realización del proyecto, es decir todos los mencionados anteriormente son considerados prioritarios a excepción del plan de datos móviles que será una alternativa para contingencias. TRAZABILIDAD Para hacer el seguimiento ordenado a los requerimientos de los interesados utilizaremos un matriz de trazabilidad donde detallaremos los requerimientos, descripción, prioridad, código EDT, estado actual y fecha, según el siguiente formato: Requisito Descripción Prioridad (Alta, Media y Baja) Código EDT Estado Actual (Aprobado, Proceso y Cancelado) Fecha Equipo de psicólogos Personal que llevara a cabo el programa de intervención psicológica Alta 1.4 Aprobado 29/10/20 Equipos tecnológicos Equipos que se necesitas para realizar la sesiones vía videoconferencias Alta 1.5 Aprobado 29/10/20 Plan de datos móviles Alternativa de solución ante consecución de inestabilidad de fluido eléctrico Media 3.4 Aprobado 29/10/20 GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN El líder del comité del proyecto podrá solicitar algún cambio a los requerimientos. El requerimiento pasará en primera instancia al Gerente de Proyecto quien realizará un análisis del impacto, el cual será presentado al gerente de recursos humanos. Es el Gerente del Proyecto y el gerente de recurso humanos, quienes pueden Aprobar y/o Rechazar la solicitud de Cambio. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS La revisión de cada requerimiento será responsabilidad del comité del proyecto. Número de entregables entregados dentro de plazo. Número de entregables entregados fuera de plazo.
  • 35. 2.2.Estructura de desglose de trabajo – EDT
  • 36. 2.3.Vista jerárquica PROYECTO DE INTERVENCIÓN PSICOLÓGICA BREVE 1.Fase I: Inicio del proyecto 1.1. Informe de conformación de comité del proyecto 1.2. Acta de constitución 1.3. Matriz de los interesados 1.3.1. Identificar a los interesados 1.3.2. Registrar a los interesados 1.4. Contrato de equipo de psicólogos 1.4.1. Establecer requisitos para postulación 1.4.2. Realizar proceso de selección 1.4.3. Realizar entrevista 1.4.4. Firmar contratos 1.5. Solicitud para uso de Zoom Meeting 1.6. Informe de monitores y control de fase I 2.Fase II: Planificación 2.1. Plan para la dirección del proyecto (PDP) 2.3.1. Desarrollar plan de gestión de alcance 2.1.1.1. Definir el alcance 2.1.1.2. Crear la EDT/WBS 2.1.1.3. Aprobación y modificación de la línea base de alcance 2.1.1.4. Aprobación de los entregables del plan de proyecto 2.3.2. Desarrollar plan de gestión de requerimientos 2.1.2.1. Planificar las actividades de requerimientos 2.1.2.2. Reportar las actividades de requerimientos 2.1.2.3. Seguir las actividades de requerimientos 2.1.2.4. Estructurar trazabilidad 2.3.3. Desarrollar plan de gestión de cronograma 2.1.3.1. Planificar la gestión del cronograma 2.1.3.2. Definir las actividades 2.1.3.3. Secuenciar las actividades 2.1.3.4. Estimar la duración de las actividades 2.1.3.5. Desarrollar el cronograma 2.3.4. Desarrollar plan de gestión de costos 2.1.4.1. Planificar la gestión de costos 2.1.4.2. Estimar los costos 2.1.4.3. Determinar el presupuesto 2.3.5. Desarrollar plan de gestión de calidad 2.1.5.1. Planificar la gestión de la calidad 2.1.5.2. Establecer objetivos y estándares para la intervención 2.1.5.3. Gestionar y controlar la intervención 2.1.5.4. Establecer procedimientos para atender reclamos 2.3.6. Desarrollar plan de gestión de recursos 2.1.6.1. Planificar la gestión de recursos 2.1.6.2. Estimar los recursos de las actividades 2.1.6.3. Establecer roles y responsabilidades asignados al proyecto 2.1.6.4. Realizar organigrama del proyecto
  • 37. 2.1.6.5. Realizar plan de reconocimientos y recompensas 2.1.6.6. Realizar plan de control de recursos físicos 2.3.7. Desarrollar plan de gestión de comunicaciones 2.1.7.1. Planificar la gestión de las comunicaciones 2.1.7.2. Reportar el avance del proyecto 2.3.8. Desarrollar plan de gestión de riesgos 2.1.8.1. Planificar la gestión de los riesgos 2.1.8.2. Realizar matriz de riesgos 2.1.8.2.1.Identificar los riesgos 2.1.8.2.2.Realizar el análisis cualitativo de riesgos 2.1.8.2.3.Realizar el análisis cuantitativo de riesgos 2.1.8.2.4.Planificar la respuesta a los riesgos 2.1.9. Desarrollar plan de gestión de adquisiciones 2.1.9.1. Planificar la gestión de las adquisiciones 2.1.9.2. Coordinar las adquisiciones con otros aspectos del plan de proyecto 2.1.9.3. Establecer métricas a usar en la administración de contratos 2.1.9.4. Delegar roles y responsabilidades a los interesados 2.1.9.5. Identificar riesgos en el cumplimiento del contrato 2.1.10. Desarrollar plan de gestión de los interesados 2.1.10.1. Planificar el involucramiento de los interesados 2.1.11. Desarrollar plan de gestión de cambios 2.1.11.1. Planificar la gestión de cambios 2.1.11.2. Evaluar solicitudes de cambios 2.1.11.3. Aprobar solicitudes de cambios 2.1.11.4. Incorporar a la línea base las solicitudes de cambio 2.1.12. Desarrollar plan de gestión de configuración 2.1.12.1. Planificar la gestión de configuración del proyecto 2.1.12.2. Registrar la información de los elementos del proyecto 2.1.12.3. Actualizar la información de los elementos del proyecto 2.1.13. Desarrollar línea base de alcance 2.1.13.1. Incluir la definición de alcance 2.1.13.2. Incluir estructura de desglose de trabajo 2.1.13.3. Incluir diccionario de la EDT 2.1.13.4. Incluir paquetes de trabajo 2.1.13.5. Incluir paquetes de planificación 2.1.14. Desarrollar línea base de cronograma 2.1.14.1. Gestionar cronograma en MS Project 2.1.14.2. Comparar con las fechas de inicio y fin reales de las actividades 2.1.14.3. Determinar variaciones y el grado de desviación 2.1.14.4. Establecer los procedimientos correctivos 2.1.15. Desarrollar línea base de costos 2.1.15.1. Comparar de los resultados reales con la línea base de costo 2.1.15.2. Determinar los indicadores de valor ganado (EVM) 2.1.15.3. Comparar los valores planificados con los valores reales a una fecha específica 2.1.15.4. Establecer los mecanismos de control 2.1.16. Desarrollar línea base para la medición del desempeño 2.1.16.1. Desarrollar plan integrado de alcance, cronograma y costo 2.1.16.2. Comparar la ejecución del proyecto
  • 38. 2.1.16.3. Medir y gestionar el desempeño 2.1.16.4. Comparar los resultados reales de alcance, cronograma y costo combinado con esta línea base 2.1.16.5. Determinar indicadores integrados que se pueden medir 2.1.16.6. Actuar sobre las desviaciones identificadas 2.1.17. Describir del ciclo de vida del proyecto 2.1.17.1. Determinar las fases del proyecto 2.1.17.2. Determinar el inicio y finalización 2.1.18. Especificar el enfoque de desarrollo del plan de proyecto 2.1.18.1. Determinar el enfoque de desarrollo para el proyecto 2.2.Programa desarrollo de la intervención psicológica 2.2.1. Describir el temario de toda la intervención 2.2.2. Distribuir los temas a presentar en cada sesión 2.2.3. Determinar los materiales a utilizar 2.2.4. Establecer el logro en cada sesión 2.3.Informe de capacitación al equipo de psicólogos 2.3.1. Establecer día y fecha 2.3.2. Establecer hora 2.3.3. Crear sala en zoom meeting 2.3.4. Comunicar el objetivo de la intervención 2.4.Informe de programación de horarios de las sesiones 2.4.1. Establecer el día y fecha de la intervención 2.4.2. Establecer la hora de la intervención 2.5.Informe de programación de salas de reuniones 2.5.1. Crear las salas de zoom meeting recurrentes 2.6.Informe de distribución de grupos de los participantes 2.6.1. Dividir a los colaboradores en grupos 2.6.2. Asignar un profesional a cada grupo 2.7.Informe de monitoreo y control de fase II 3.Fase III: Ejecución 3.1. Pre test 3.2. Informe de sesiones 3.2.1. Desarrollar sesión 1 3.2.2. Desarrollar sesión 2 3.2.3. Desarrollar sesión 3 3.2.4. Desarrollar sesión 4 3.2.5. Desarrollar sesión 5 3.2.6. Desarrollar sesión 6 3.3. Informe de supervisión de sesiones 3.3.1. Evaluar y monitorear la sesión 1 3.3.2. Evaluar y monitorear la sesión 2 3.3.3. Evaluar y monitorear la sesión 3 3.3.4. Evaluar y monitorear la sesión 4 3.3.5. Evaluar y monitorear la sesión 5 3.3.6. Evaluar y monitorear la sesión 6 3.4. Matriz de los riesgos
  • 39. 3.4.1. Desarrollo de sesión 1 3.4.2. Desarrollo de sesión 2 3.4.3. Desarrollo de sesión 3 3.4.4. Desarrollo de sesión 4 3.4.5. Desarrollo de sesión 5 3.4.6. Desarrollo de sesión 6 3.5. Informe de expectativas de los interesados 3.5.1.1. Desarrollo de sesión 1 3.5.1.2. Desarrollo de sesión 2 3.5.1.3. Desarrollo de sesión 3 3.5.1.4. Desarrollo de sesión 4 3.5.1.5. Desarrollo de sesión 5 3.5.1.6. Desarrollo de sesión 6 3.6. Informe de líneas de comunicación 3.6.1.1. Desarrollo de sesión 1 3.6.1.2. Desarrollo de sesión 2 3.6.1.3. Desarrollo de sesión 3 3.6.1.4. Desarrollo de sesión 4 3.6.1.5. Desarrollo de sesión 5 3.6.1.6. Desarrollo de sesión 6 4.Fase IV: Cierre 4.1. Pos test 4.1.1. Desarrollar instrumento 4.1.2. Especificar la modalidad de evaluación 4.2. Informe de los resultados del estado emocional 4.2.1. Procesar datos 4.2.2. Analizar la información 4.2.3. Determinar estado emocional actual 4.3. Encuesta de satisfacción a los participantes 4.4. Acta de cierre del proyecto 4.5. Informe de monitoreo y control de fase IV 4.6. Informe final del proyecto 4.6.1. Documentar informes de cada sesión 4.6.2. Documentar informes de evaluación 4.6.3. Documentar informe de evaluación y diagnostico 4.6.4. Preparar informe 2.4.Diccionario de la estructura de desglose del trabajo – EDT DICCIONARIO DE LA EDT PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia
  • 40. PREPARADO POR: Alexander Remaycuna – Director de tareas FECHA 29 10 20 REVISADO POR: Josefina Estrado - Gerente del proyecto FECHA 29 10 20 APROBADO POR: Alfredo Méndez – Gerente de Recursos Humanos FECHA 29 10 20 Inicio del proyecto ID DEL ENTREGABLE 1.1 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de conformación de comité DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Documento que describe y menciona al equipo que guiará la ejecución del proyecto. HITOS FECHA ✓ Informe de conformación de comité 29 10 20 DURACIÓN 4 horas FECHA DE INICIO 29 10 20 FECHA DE FIN 29 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Para garantizar la veracidad y originalidad, el documento será elaborado y firmado en presencia del sponsor, el gerente del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el jueves de la primera semana de la iniciación del proyecto. Fecha 29/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Acuerdo y documentos de negocio. ID DEL ENTREGABLE 1.2 NOMBRE DEL ENTREGABLE Acta de constitución DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Documento que da formalización al proyecto y establece la corresponsabilidad de las partes involucradas. HITOS FECHA ✓ Acta de constitución 29 10 20 DURACIÓN 6 horas FECHA DE INICIO 29 10 20 FECHA DE FIN 29 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Para garantizar la veracidad y originalidad, el documento será elaborado y firmado en presencia del sponsor, el gerente del proyecto y el comité del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el jueves de la primera semana de la iniciación del proyecto. Fecha 29/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Acuerdo y documentos de negocio.
  • 41. ID DEL ENTREGABLE 1.3 NOMBRE DEL ENTREGABLE Registro de interesados DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en registrar en una matriz a todos los interesas que influyen directa a indirectamente en el proyecto o a quienes el proyecto impactara. HITOS FECHA ✓ Registro de interesados 30 10 20 DURACIÓN 5 horas FECHA DE INICIO 30 10 20 FECHA DE FIN 30 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Para garantizar la identificación de todos involucrados, el comité dirigido por el líder del proyecto deberá realizar este trabajo conjuntamente. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, firmado y entregado el viernes de la primera semana de la iniciación del proyecto. Fecha 30/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Testimonios de alumnos que reclamaron por la demora en sus trámites e índices de desempeño laboral bajo la modalidad del teletrabajo. ID DEL ENTREGABLE 1.4 NOMBRE DEL ENTREGABLE Contratos de los psicólogos DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Se enfoca a la elaboración de un documento que establezca la relación temporal de estos profesionales con el proyecto a realizar. HITOS FECHA ✓ Contratos de los psicólogos 30 10 20 DURACIÓN 8 horas FECHA DE INICIO 30 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El encargado de la selección y contratación debe apoyarse alguna persona con las capacidades necesarias y suficientes para contratar a los profesionales idóneos. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Los contratos deben establecer y contener las cláusulas que ofrezcan protección a ambas partes. Fecha 29/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Experiencia de los psicólogos en temas afines a lo que se busca con el proyecto, especialización en algunos temas afines y recomendaciones por otras empresas.
  • 42. ID DEL ENTREGABLE 1.5 NOMBRE DEL ENTREGABLE Solicitud para uso de plataforma DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Es desarrollar un documento en el que se especifica la necesidad de obtener el acceso a la plataforma virtual Zoom Meeting de la universidad para realizar las videoconferencias. HITOS FECHA ✓ Contratos de los psicólogos 31 10 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado por el líder del proyecto para verificar que este acorde a los requerimientos de comunicación interna escrita en la universidad. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN La solicitud debe especificar de manera clara y detallada la necesidad de este recurso que es muy necesario para llevar a cabo el proyecto. Fecha 30/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Opiniones de los estudiantes acerca del dinamismo que tiene esta plataforma gracias a sus múltiples funciones. ID DEL ENTREGABLE 1.6 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase I HITOS FECHA ✓ Informe de monitores y control 31 10 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado por el líder del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y correcciones que se dieron en la fase I. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan para la dirección del proyecto Planeación ID DEL ENTREGABLE 2.1 NOMBRE DEL ENTREGABLE Plan de dirección del proyecto DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
  • 43. Documento rector del proyecto, que guiara la puesta en marcha del proyecto y su correspondiente gestión teniendo en cuenta cada área de conocimiento. HITOS FECHA ✓ Plan de dirección del proyecto 05 11 20 DURACIÓN 30 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 05 11 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD La elaboración del plan para la dirección del proyecto debe comprender e integrar de manera general los diez planes subsidiarios de las áreas de conocimiento. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 05/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Acta de constitución y otros documentos provenientes procesos de la universidad. ID DEL ENTREGABLE 2.2 NOMBRE DEL ENTREGABLE Programa de intervención psicológica DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Documento redactado para establecer el contenido del temario a desarrollar y que servirá de guía en el desarrollo de las sesiones de la intervención. HITOS FECHA ✓ Programa de intervención psicológica 31 10 20 DURACIÓN 3 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El programa debe ser revisado por el gerente del proyecto para verificar si el temario se enmarca al objetivo del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por un profesional que forme parte del equipo de psicólogos y que este capacitado y cuente con experiencia para ello. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Acuerdo para la elaboración de programa. ID DEL ENTREGABLE 2.3 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de la capacitación DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Documento que sustenta la realización de la capacitación del equipo de psicólogos, para enmarcarlos en los objetivos del proyecto. HITOS FECHA ✓ Informe de la capacitación 31 10 20 DURACIÓN 1 hora FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20
  • 44. REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El informe debe ser revisado por el líder y el gerente del proyecto para ver si da a conocer entendidamente lo realizado. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por la persona integrante del comité del proyecto designada para esta tarea. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Establecimiento de objetivos que busca lograr el proyecto. ID DEL ENTREGABLE 2.4 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de horario para las sesiones DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en el registro y establecimiento de los días y horas en que se llevaran a cabo las sesiones que contiene el programa de intervención psicológica breve. HITOS FECHA ✓ Horario para las sesiones 31 10 20 DURACIÓN 31 10 20 11 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El horario de la intervención no debe cruzarse con el horario de las labores de los colaboradores. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN La asignación del horario debe ser elaborado por el director de tareas del comité del proyecto. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Horario de trabajo de los colaboradores. ID DEL ENTREGABLE 2.5 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de las salas creadas en Zoom DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en la programación y habilitación de 6 salas en la plataforma virtual Zoom Meeting para el desarrollo de las sesiones que comprende el programa de intervención. HITOS FECHA ✓ Informe de las salas creadas en Zoom 31 10 20 DURACIÓN 0.5 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Las salas deben tener la característica de recurren y de fácil acceso para los participantes. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN La programación de las salas debe ser realizada por el administrador de tiempos que conforma el comité del proyecto. Fecha 31/10/2020
  • 45. REFERENCIAS TÉCNICAS Solicitud para uso de plataforma virtual Zoom Meeting. ID DEL ENTREGABLE 2.6 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de división de grupos DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en la división de 6 grupos a los 240 colaboradores para que la intervención se desarrolle de la mejor manera, a cada grupo se le asignará un tutor (Psicólogo). HITOS FECHA ✓ Informe de división de grupos 31 10 20 DURACIÓN 1 hora FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Los grupos conformados no deben tener más de 40 integrantes y cada uno debe contar con un tutor o profesional que llevara a cabo las sesiones. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN La programación de las salas debe ser realizada por el director de tareas que conforma el comité del proyecto. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS El número de participantes para el desarrollo de este tipo intervenciones, no debe exceder de 40 personas. ID DEL ENTREGABLE 1.7 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase II HITOS FECHA ✓ Informe de monitores y control 31 10 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado por el líder del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y correcciones que se dieron en la fase II. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan para la dirección del proyecto
  • 46. Ejecución ID DEL ENTREGABLE 3.1 NOMBRE DEL ENTREGABLE Pre test para medir el estado emocional DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El test de evaluación consiste en desarrollo de preguntas clave que serán aplicadas mediante un cuestionario electrónico a los participantes antes del programa de intervención psicológica. HITOS FECHA ✓ Pret test para medir el estado emocional 31 10 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 31 10 20 FECHA DE FIN 31 10 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El Test debe ser sencillo y claro, para evitar ambigüedades en las preguntas y conficiones en las respuestas. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos. Fecha 31/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Programa de intervención psicológica breve. ID DEL ENTREGABLE 3.2 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de sesiones DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Documento que contiene los temas que se desarrollaran en ca una de las sesiones del programa de intervención. HITOS FECHA ✓ Informe de sesiones 07 11 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 07 11 20 FECHA DE FIN 14 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Los temas de cada sesión deben apuntar al logro y objetivo final que se ha planteado en el proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 07/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Elaboración de programa de que guiara la intervención psicológica breve. ID DEL ENTREGABLE 3.4 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de supervisión DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
  • 47. Consiste en la redacción de un informe, resultado de las evaluaciones, que describe como el proyecto se está desarrollando y cómo va el avance del mismo en comparación con lo planificado. HITOS FECHA ✓ Informe de supervisión 12 12 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 07 11 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El informe debe ser claro y detallado respecto a la información que desea comunicar sobre la situación en que se encuentra el proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por administrador de tiempos del comité del proyecto. Fecha 07/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Seguimiento y control del proyecto. ID DEL ENTREGABLE 3.3 NOMBRE DEL ENTREGABLE Matriz de riesgos DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El desarrollo de esta matriz cosiste en identificar y medir cualitativita y cuantitativamente los riesgos a los que está expuesto el proyecto. HITOS FECHA ✓ Matriz de riesgos 12 12 20 DURACIÓN 4 horas FECHA DE INICIO 07 11 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD La matriz de riesgos debe identificar clara los riegos y establecer las acciones que se deben tomar ante la ocurrencia de los mismos. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por director de tareas del comité del proyecto. Fecha 29/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Gestión de los riesgos en todos los proyectos a realizar. ID DEL ENTREGABLE 3.4 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de participación-interesados DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste el desarrollo de un informe que describe la participación y expectativas de interesados en un momento dado. HITOS FECHA ✓ Informe de participación-interesados 12 12 20
  • 48. DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 07 11 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El informe debe ser claro y detallado respecto a la información que desea comunicar sobre la participación y expectativas de los interesados del proyecto en un momento dado. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por el administrador de tiempos del comité del proyecto. Fecha 07/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan de gestión de riesgos. ID DEL ENTREGABLE 3.5 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de líneas de comunicación DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Es el desarrollo de un diagrama donde se establecen los flujos de información y comunicación que se deberán seguir durante el desarrollo del proyecto. HITOS FECHA ✓ Diagrama de flujos de información 12 12 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 07 11 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El diagrama debe ser claro y detallado respecto a las vías y formas comunicación que se usaran durante el proyecto, para que el flujo de información sea fluido. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El documento debe ser elaborado, por el administrador de tiempos del comité del proyecto. Fecha 07/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan de gestión de comunicaciones. ID DEL ENTREGABLE 3.6 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase III HITOS FECHA ✓ Informe de monitores y control 12 12 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 12 12 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado por el líder del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
  • 49. El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y correcciones que se dieron en la fase III. Fecha 12/12/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan para la dirección del proyecto Cierre ID DEL ENTREGABLE 4.1 NOMBRE DEL ENTREGABLE Pos test para medir el estado emocional DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El test de evaluación consiste en desarrollo de preguntas clave que serán aplicadas mediante un cuestionario electrónico a los participantes luego de haber finalizado el programa de intervención psicológica. HITOS FECHA ✓ Pos test para medir el estado emocional 12 12 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 12 12 20 FECHA DE FIN 12 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El Test debe ser sencillo y claro, para evitar ambigüedades en las preguntas y conficiones en las respuestas. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos. Fecha 12/11/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Programa de intervención psicológica breve. ID DEL ENTREGABLE 4.2 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de resultados del post test DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en el desarrollo del informe que analiza, describe e informa los resultados correspondientes al estado emocional presente de los participantes. HITOS FECHA ✓ Informe de resultados del test 14 12 20 DURACIÓN 2 horas FECHA DE INICIO 14 12 20 FECHA DE FIN 14 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El informe debe ser claro y ordenado, que su análisis sea lo más cercano a la realidad de los participantes y que sea presentado en el momento solicitado. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El examen de evolución debe ser elaborado, por un designado del equipo de psicólogos. Fecha 12/11/2020
  • 50. REFERENCIAS TÉCNICAS Programa de intervención psicológica breve. ID DEL ENTREGABLE 4.3 NOMBRE DEL ENTREGABLE Encuesta de satisfacción DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Es el desarrollo y elaboración de una encuesta de satisfacción mediante un instrumento cuestionario electrónico, que busca medir el grado de satisfacción de los colaboradores hacia el proyecto realizado. HITOS FECHA ✓ Encuesta de satisfacción 14 12 20 DURACIÓN 1 hora FECHA DE INICIO 14 12 20 FECHA DE FIN 14 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El cuestionario debe ser coherente, claro y sencillo de entender y responder; y no debe contener muchas preguntas que inciten al aburrimiento de los encuestados. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El cuestionario debe ser elaborado, por el líder del comité del proyecto. Fecha 14/12/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Objetivos del proyecto. ID DEL ENTREGABLE 4.4 NOMBRE DEL ENTREGABLE Acta de cierre DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Es el desarrollo de un documento formal que describe el término de un proyecto y las responsabilidades de los interesados principales. HITOS FECHA ✓ Encuesta de satisfacción 15 12 20 DURACIÓN 3 hora FECHA DE INICIO 15 12 20 FECHA DE FIN 15 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El acta de cierre debe describir claramente el alcance, costo y tiempo que requirió el proyecto para su realización, así como también, especificar si se alcanzó el objetivo planteado. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Este documento debe ser elaborado, firmado y entregado el martes de la última semana de la finalización del proyecto. Fecha 15/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Acta de inicio del proyecto. ID DEL ENTREGABLE 4.5 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe de monitoreo y control
  • 51. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Informe que describe el seguimiento y las acciones de la fase IV HITOS FECHA ✓ Informe de monitores y control 15 12 20 DURACIÓN 1 horas FECHA DE INICIO 15 12 20 FECHA DE FIN 15 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD Este documento será redactado por el Gestor de recursos del comité designado y revisado por el líder del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN El informe debe especificar de manera clara y detallada todos los sucesos, desviaciones y correcciones que se dieron en la fase IV. Fecha 15/12/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan para la dirección del proyecto ID DEL ENTREGABLE 4.6 NOMBRE DEL ENTREGABLE Informe final DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Es elaborar el informe final del proyecto que resume todo lo que se ha requerido para su realización y cuanto se ha logrado respecto a lo planifica al inicio del proyecto. HITOS FECHA ✓ Informe final 15 12 20 DURACIÓN 2 horas FECHA DE INICIO 15 12 20 FECHA DE FIN 15 12 20 REQUERIMIENTOS DE CALIDAD El informe debe ser claro y ordenado, especificando lo que el proyecto a logrado y los recursos que se han requerido para ello CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Este documento debe ser elaborado, firmado y entregado por el gerente del proyecto el día martes de la última semana de la finalización del proyecto. Fecha 15/10/2020 REFERENCIAS TÉCNICAS Plan de dirección del proyecto.
  • 52. III. GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO 3.1.Matriz de asignación de responsabilidades (RACI) MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES NOMBRE DEL PROYECTO Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia EDT ROL 1 ROL 2 ROL 3 ROL 4 ROL 5 ROL 6 ROL 7 ROL 8 ROL 9 Gerente de RR HH Gerente del proyecto Líder del comité del proyecto Director de tareas Gestor de recursos Administ rador de recursos Administ rador de tiempos Líder del equipo de psicólogo s Equipo de psicólogos FASE I: Inicio del proyecto Informe de conformación de comité R R R R R Acta de constitución F V R I I I I Registro de interesados V V R Contrato del equipo de psicólogos R Solicitud para uso de plataforma F V V R Informe de monitoreo y control V V R FASE II: Planeación Plan de dirección del proyecto (PDP) V V R Programa de intervención psicológica V V V R Informe de la capacitación de psicólogos R Informe de programación de los horarios V V V R
  • 53. Informe de programación de las salas V V V R Informe de distribución en grupos de los participantes V V V R Informe de monitoreo y control V V R FASE III: Ejecución Pre test I I V R Informe de sesiones V V V R Informe de supervisión de las sesiones I V V V R Matriz de riesgos I I R Informe de expectativas de los interesados I I I R Informe de líneas de comunicación R Informe de monitoreo y control V V R FASE IV: Cierre Pos test I I V R Informe de los resultados I I I R Encuesta de satisfacción I R Acta de cierre de proyecto F V R I I I I Informe de monitoreo y control V V R Informe final del proyecto. F V R
  • 54. Ejemplo del Rol: Gerente de RR HH, Gerente del proyecto, Líder del proyecto, Directos de tareas, Gestor de recursos, Administrador de recursos, Administrador de tiempos, Líder del equipo de psicólogos y equipo de psicólogos. Función que realiza el Rol en el entregable R = Responsable: Es el responsable del entregable. P = Participa: Participa en la construcción / elaboración del entregable. I = Informado: Es informado del resultado del entregable. V = Verificación requerida: Participa en el control de calidad del entregable. O = Opinión requerida: Participa como Experto. A = Autoriza: Autoriza la entrega del entregable. F = Firma requerida: El entregable requiere su firma. 3.2.Requerimientos de los recursos para el proyecto REQUERIMIENTO DE RECURSOS DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: Intervención psicológica breve en personal administrativo y docentes de la universidad cesar vallejo, afectados por el estrés a causa de la carga laboral del teletrabajo y el aislamiento físico en tiempos de pandemia PREPARADO POR: Glenny Villegas – Administrador de recursos FECHA: 30/10/2020 ENTREGABLE Actividad Nombre del recurso Cantidad (días) % asignación Desde Hasta Observaciones FASE I: Inicio del proyecto Rol 2, Rol 3 2.25 días 100% jue 29/10/20 sáb 31/10/20 Todas las actividades se trabajarán en horas Informe de conformación de comité Conformar el equipo de trabajo Rol 3, Rol 4, Rol 5, Rol 6 y Rol 7 4 horas jue 29/10/20 jue 29/10/20 Acta de constitución Elaborar el acta de inicio del proyecto Rol 1, Rol 2, Rol 3, Rol 4, Rol 5, Rol 6 y Rol 7 8 horas 100% jue 29/10/20 vie 30/10/20 Registro de interesados Registrar a los involucrados Rol 2, Rol 3 y Rol 4 6 horas 100% vie 30/10/20 vie 30/10/20 Contrato del equipo de psicólogos Elaborar contratos de los Psicólogos Rol 5 8 horas 100% vie 30/10/20 sáb 31/10/20 Solicitud para uso de plataforma Solicitar acceso para el uso de plataforma Rol 1, Rol 2, Rol 3 y Rol 5 2 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20
  • 55. Informe de monitoreo y control Reportar el seguimiento y correcciones en la fase I Rol 2, Rol 3 y Rol 5 2 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 FASE II: Planeación Rol 3 3.88 días 37% sáb 31/10/20 jue 5/11/20 Plan de dirección del proyecto (PDP) Describir el plan de gestión del proyecto Rol 1, Rol 2 y Rol 3 31 horas 17% sáb 31/10/20 jue 5/11/20 Todas las actividades se trabajarán en horas Programa de intervención psicológica Elaborar programa guía de la intervención Rol 1, Rol 2, Rol 3 y Rol 8 3 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Informe de la capacitación de psicólogos Realizar reunión para comunicar los objetivos del proyecto Rol 6 3 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Informe de programación de los horarios Establecer y registrar la hora para el desarrollo de las sesiones Rol 1, Rol 2, Rol 3 y Rol 7 1 hora 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Informe de programación de las salas Habilitar salas virtuales para el desarrollo de las sesiones Rol 1, Rol 2, Rol 3 y Rol 7 1 hora 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Informe de distribución en grupos de los participantes Realizar la separación en grupos de los participantes Rol 1, Rol 2, Rol 3 y Rol 4 2 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Informe de monitoreo y control Reportar el seguimiento y correcciones en la fase II Rol 2, Rol 3 y Rol 5 2 horas 100% sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 FASE III: Ejecución Rol 3 34.75 días 0% sáb 31/10/20 sáb 12/12/20 Pre test Evaluar estado emocional de los participantes Rol 1, Rol 2, Rol 3, y Rol 8 0 horas sáb 31/10/20 sáb 31/10/20 Todas las actividades se trabajarán en horas Informe de sesiones Llevar a cabo las en los horarios establecido Rol 2, Rol 3, Rol 7 y Rol 9 29.25 días 0% sáb 7/11/20 sáb 12/12/20 Informe de supervisión de las sesiones Hacer frente a los riesgos identificados n la matriz Rol 1, Rol 2, Rol 3, Rol 5 y Rol 6 29.13 días 0% sáb 7/11/20 sáb 12/12/20 Matriz de riesgos Monitorear y controlar las sesiones Rol 2, Rol 3, y Rol 7 29.13 días 0% sáb 7/11/20 sáb 12/12/20