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Dirección de Operaciones
Septiembre 2013

Julio Joana Iglesias
Madrid
Email: iglesiasjoanajulio@gmail.com
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Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

2
Consideraciones Generales
CONSIDERACIONES GENERALES

Una reunión de trabajo es la congregación de un determinado número de personas
con un perfil profesional y unos intereses comunes, con el fin de tomar decisiones o
transmitir alguna información

Una reunión de trabajo es efectiva cuando se alcanzan los
resultados y se llenan las expectativas de los participantes en
el menor tiempo posible.
Características:


Requieren la participación de varias personas



Se celebran en un tiempo y un lugar determinados



Los asistentes comparten un tema común



Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc.
3
Consideraciones Generales

“Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos”
Refrán Japonés

“Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando”
General George Patton



Una reunión de trabajo es una situación de reflexión en común para:
 Resolver asuntos y problemas.
 Intercambiar opiniones.



Convocar reuniones sin una razón particular es una pérdida de
tiempo y dinero.
4
Consideraciones Generales

Las organizaciones han convertido las
reuniones en una herramienta de
trabajo habitual

 Es fundamental que los profesionales conozcan las técnicas
más usadas para conseguir que las reuniones se conviertan
en un instrumento eficaz para trabajar.
 Revisaremos algunos conceptos que resultarán muy útiles
cuando analicemos, en detalle, las reuniones de trabajo
como herramienta fundamental para el trabajo en grupo.
5
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Grupos en la empresa.
 Equipos de trabajo.
 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.

 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

6
Conceptos previos – Los grupos en la empresa

GRUPO: Conjunto de personas unidas por un vínculo y por una
organización común, que comparten una serie de valores básicos.
 Los miembros de un grupo de trabajo interactúan para compartir
información y tomar decisiones, a fin de ayudar a que cada
miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades.
 El resultado de su actuación es simplemente la suma de las
contribuciones individuales de cada miembro.
No existe una sinergia positiva que pueda crear un nivel global de
resultados mayor que la suma total de los resultados de cada
miembro.
SINERGIA: Se produce cuando el todo es más que la suma de sus partes.

Cuando 1 + 1 = > 2
7
Conceptos previos – Los grupos en la empresa
Los grupos desempeñan una importante función en relación
con la satisfacción de las necesidades de sus miembros:
 Aumentan la autoestima de los miembros.
 Satisfacen las necesidades de relación.
 Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el
cansancio y el aburrimiento.
 Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad.

En relación con las tareas, el trabajo en grupo aporta una serie
de ventajas:
 Resultan eficaces en la recogida de información.
 Logran una mejor distribución de trabajo.
 Proporcionan una dirección y control del trabajo más eficaz.
 …………………..
8
Conceptos previos – Equipos de trabajo

EQUIPO: Conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales
dan como resultado un desempeño mayor que la suma de las
contribuciones individuales.
 En los equipos de trabajo se generan unas sinergia positivas por medio
de un esfuerzo coordinado.
 Los equipos de trabajo tienen la capacidad de reunirse, desplegarse,
reenfocarse y separase con rapidez.

“Se puede ser más listo que otro pero no más listo
que todos los demás”

9
Conceptos previos – Equipos de trabajo
Un grupo de trabajo se convierte en un equipo cuando:
 Las personas individuales cooperan integrando sistemáticamente
sus esfuerzos para lograr un objetivo colectivo.
 Existe confianza recíproca en las intenciones y en la conducta de
las otras personas que forman el equipo.
 El grupo desarrolla su propia misión o propósito.
 La efectividad se mide en base a los resultados colectivos del
grupo

Existen diferencias claras entre EQUIPO,lotodos trabajan
Grupo y trabajar en
En el GRUPO, en importante es
En el trabajar
Equipo:
compartir información yobjetivo
tomar
para alcanzar un
decisioneseste no se alcanza, el
común, si para que los demás
puedan realizar funcionado.bien
grupo no habrá sus tareas
10
Conceptos previos – Equipos de trabajo
Trabajar en equipo tiene inconvenientes:
ventajas:






Mayor productividad consume más tiempo como de grupo.
El trabajo en equipo tanto a nivel individual en coordinación
Mayor compromiso con los objetivos del grupo.
de actividades
Facilidad para afrontar con éxito de rechazo para
Se pueden generar situacionestareas complejas. ciertos
Mejora el que laboral y se facilitan las labores de
individuosclimano deseen formar parte del grupo. control y
supervisión del trabajo.
 Sistemas de comunicación más directos, se reduce el
miedo a opinar.
 A nivel individual se facilita el desarrollo personal, se
estimula la creatividad y se aumenta la seguridad personal.
 Es más fácil coordinar los objetivos de los distintos grupos
de la organización.

11
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en equipo
 Tipos de Reuniones
 Fases de una Reunión.

 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

12
Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en
Equipo

La reunión es un instrumento esencial para el trabajo de equipos
de profesionales.
 Mediante las reuniones se favorece el intercambio de
opiniones, ideas y criterios.
 Mediante las reuniones se consiguen decisiones y acuerdos
entre los miembros de los grupos.

Para la consecución de los objetivos que el grupo
espera, es esencial que la reunión esté preparada y
debidamente organizada.
13
Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en
Equipo

Un aspecto clave que debemos tener en cuenta en las reuniones
es el tiempo:
 El tiempo de duración influye negativamente en el nivel de
atención de los asistentes.
 En reuniones de larga duración o con contenidos complejos, es
recomendable:
 Dividir la reunión en diferentes sesiones
 Establecer objetivos cortos
 Realizar pausas
 Con ello se logra un mayor grado de rendimiento

14
Tipos de reunión

1. Por el número de sujetos que se reúnen.
2. Reuniones informativas.
3. Reuniones de formación.
4. Por su frecuencia.
5. Reuniones de solape.
6. Por su objetivo.
7. Reuniones de feedback.

8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo.

15
Tipos de reunión
Por el número de personas:
 Reuniones pequeñas:
 De 4 a 7 personas aproximadamente.
 Potencian la participación de todos los asistentes.
 Reuniones medianas:
 De 8 a 20 personas aproximadamente.
 Usadas para la formación de trabajadores o para transmitir
determinadas informaciones.
 Reuniones grandes:
 Más de 20 personas.
 Necesitan de una preparación cuidadosa y a una persona o
más con gran capacidad de dirección para su desarrollo
16
Tipos de reunión
Reuniones Informativas:
Utilizadas por la dirección como cauce para transmitir o recoger
informaciones sobre temas de interés. Pueden ser:
 Reuniones de información descendente
 Reuniones de información ascendente

Reuniones de Formación:
 Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de los
participantes sobre algún tema concreto.
 Precisan la presencia de expertos.
 Su duración varía, dependiendo de las necesidades de
formación.
17
Tipos de reunión

Reuniones por su frecuencia:
 Reuniones esporádicas, se organizan en función de las
necesidades del grupo
 Reuniones continuas, reúnen al grupo de forma permanente

Reuniones de Solape:
Habituales en grupos que trabajan por turnos, son necesarias para
traspasar la información de lo ocurrido en el turno.

Reuniones por su Objetivo:
 Para la toma de decisiones.
 Reuniones consultivas.
18
Tipos de reunión

Reuniones de Feedback:
Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad.

Reuniones para la formación de equipos de trabajo:
Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por profesionales, que
en ocasiones, no se conocen, se suelen desarrollar reuniones para:
 Presentación del proyecto, por parte de los organizadores
 Conocimiento e integración de los sujetos que forman el grupo.
 Disminución de las posibles barreras que los trabajadores
puedan presentar.
 Asunción del objetivo común, por todos los integrantes del
equipo
19
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Planificación, Preparación y Convocatoria.
 Desarrollo.

 Evaluación: Cierre y Seguimiento.
 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

20
Fases de una reunión

1. PLANIFICACIÓN

2.PREPARACIÓN

4. EVALUACIÓN

3. DESARROLLO

En algunos casos se engloban en una misma fase la planificación y
la preparación.
21
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Planificación, Preparación y Convocatoria.
o Cuándo es necesaria

o Cómo se prepara
o Disposición en la sala
o Evitar improductividad
 Desarrollo.

 Evaluación: Cierre y Seguimiento
 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

22
Preparación y Convocatoria: ¿Cuándo es
necesaria?
Para determinar la necesidad de la reunión debemos hacernos las
siguientes preguntas:
 ¿Se puede EVITAR LA REUNIÓN mediante…?





Una llamada o conferencia telefónica.
Carta o correo electrónico.
Tomando la decisión y aceptando responsabilidades.
Consolidarla con otra reunión futura.

 ¿Se puede EVITAR LA ASISTENCIA a la reunión mediante…?
 Solicitud de la agenda y las actas de la reunión.
 Enviando a un representante, o un informe escrito.

23
Preparación y convocatoria: ¿Cómo se prepara?


Enviar la Convocatoria - debe incluir los siguientes puntos:
Fecha de la reunión.
Hora de inicio y hora de finalización.
Orden del día de la reunión (temas a tratar y reparto de tiempo)
Lugar en que se efectuará la reunión.
Quiénes, además del convocado, participarán?
Documentación a revisar previamente.

 Conocer el ambiente físico donde se va a realizar.
 Hacer los preparativos adecuados (tareas de logística,
documentación, medios audiovisuales, ubicación del local, etc.)
 Designación de los lugares y distribución de las localidades.
 Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio.
 Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos y las normas
que la van a regir.
24
Preparación y convocatoria: Disposición de la
sala
 En U: Las mesas forman una U dejando abierta la parte frontal para
el ponente/decisor - Informativas (Toma de decisiones, Consulta).
 En O: Las mesas adoptan una configuración cerrada de modo que
todos los asistentes quedan en el campo de visión del resto - Toma
de decisiones.

 En teatro: Las sillas se disponen en filas orientadas hacia el lugar
donde se hará la exposición – Informativas.
 En escuela: Los asistentes se colocan como en el caso anterior pero
todos cuentan con una mesa – Formación.

25
Preparación y convocatoria: Evitar
improductividades

Una reunión no es productiva cuando no se alcanzan los
resultados esperados.
Factores y situaciones que provocan improductividad:

1. No enviar agenda o cambiarla sin previo aviso - no hay un
objetivo concreto comunicado.
2. Impuntualidad de los asistentes puede derivar en que se
desvíe la concentración del resto de asistentes.
3. Colocación de los asistentes: para evitar perder su atención,
colocarlos de espaldas a la puerta o paredes de cristal.
4. No indicar hora de finalización implica desmotivación de los
asistentes. Hay que indicarla en la agenda
5. Tareas arrastradas de reunión en reunión.
26
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Planificación, Preparación y Convocatoria.
 Desarrollo.

o Cómo Dirigir una Reunión.
o Consejos útiles.
o Roles y Perfiles de los asistentes.
 Evaluación: Cierre y Seguimiento.

 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

27
Desarrollo: ¿Cómo dirigir una reunión?

Se introducirá a los asistentes y se resumirá la agenda y puntos
a tratar. Durante el desarrollo de la reunión se tendrá en cuenta:







Mantener la reunión centrada en el objetivo.
Eliminar toda tensión que pueda darse.
Tomar notas.
Regular participación.
Obtener compromisos.
Reaccionar ante imprevistos: Si se deriva hacia otro
asunto y no deja avanzar, convocar otra reunión para
tratar el tema y si es necesario, suspender la actual.
 Evitar Interrupciones
 Cerrar la reunión con un resumen de todos los
puntos. Vídeo de ejemplo. (puede no ser la mejor traducción al
español, pero es un buen ejemplo de como dirigir eficazmente una
reunión).
28
Desarrollo: Consejos útiles

Dirigir realmente una reunión es ejercer de moderador, ser imparcial,
formular preguntas para asegurarse de que se ha comprendido el
mensaje…
Algunos consejos útiles que deben tenerse en cuenta durante el
desarrollo de las reuniones son:
1. Mostrar seguridad: no transmitir nerviosismo.
 Gestos y posturas.

 Mirar a los ojos
2. Perder el temor a moverse en su espacio.
3. Seguir como si nada si notas enrojecer, tartamudeas o hablas flojo.

29
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

ROL MODERADOR: Facilita el intercambio de opiniones entre los
participantes. Es la persona responsable de que la reunión sea
satisfactoria en todos los aspectos.
El MODERADOR alcanza su misión:
 CLARIFICANDO: Que todo el mundo comprenda qué se está
tratando y entienda todas las intervenciones.
 ASEGURANDO: La igualdad entre todos los participantes.
 FOMENTANDO: Las intervenciones originales y apoyando a
quienes las
formulan.
 RELACIONANDO: las intervenciones entre sí.
El MODERADOR nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a
si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.).
30
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

ROL SECRETARIO: Recoge las conclusiones o decisiones adoptadas.
 No es necesario esperar a que se acabe un tema para apuntar
conclusiones (parciales), hay que considerar que se podrían olvidar
o perder si no se hiciese.
 En algunas situaciones, el secretario podrá solicitar a algún
participante en la reunión que también apunte conclusiones.
 Se asegurará que todo el mundo entiende las conclusiones que
escribe y que son conformes. Deberá mostrarse firme en exigir que
se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema.
 Si las conclusiones hiciesen referencia a tareas a cumplir tras la
reunión, se asegurará de asignar un responsable a cada una y un
plazo.
31
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

Perfil siempre complaciente:
 Facilitar que pierda el miedo a ser sincero:
refuerzo.
 Hacerle sentirse aceptado también
cuando exprese su propia opinión.
 No llevarle a aceptar compromisos que no
se van a poder cumplir.

Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones.
32
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

Perfil Criticón:
 Escuchar sus quejas prestando atención,
pero dirigiendo las discusiones hacia la
resolución de problemas.
 No responder a sus críticas con
justificaciones o reclamaciones, sino con
una exposición fundamentada de los
hechos.
 Identificar beneficios de la situación.

Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones.
33
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

Perfil Evasivo - Indeciso:
 Establecer un orden de prioridad
ayuda a limitar el número de
alternativas a tener en cuenta.
 Relacionar las posibles soluciones
o decisiones con beneficios.
 Dividir la realidad.

Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones.
34
Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes

Otros perfiles de asistentes:
Perfil

Características

Cómo actuar

Docente

Quiere comentar todo y no tiene realmente Conducirle
una pregunta pero tampoco muestra una concreto.
actitud negativa.

hacia

algo

Fanático

Interesado por el tema y monopoliza la Apoyar su entusiasmo y
atención y el tiempo.
sugerir hablar con él al término
de la reunión.

Cómico

Busca divertir y ser el centro de atención.

Líder

No necesariamente jerárquico, hace preguntas Responder claramente a las
inteligentes, a veces para poner a prueba.
preguntas
pidiendo
confirmación.

Demostrarle que no es el
momento,
sin
reacción
negativa.

35
Desarrollo: Roles y forma de actuar ante los asistentes

Otros perfiles de asistentes:
Perfil

Características

Cómo actuar

Competidor

Quiere que los demás sepan que es experto e Confirmar su opinión e intentar
interviene cada vez que puede, sobre algo ya posicionar como aliado.
dicho.

Pasivo

Sigue la corriente y no participa activamente hacerle
preguntas
con
en la reunión.
frecuencia, pedir su opinión.

Silencioso

No participa, sólo escucha.

Hacerle preguntas dirigidas,
felicitarlo por participar.

Otra forma de ver la tipología de las personas

36
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Planificación, Preparación y Convocatoria.
 Desarrollo.

 Evaluación: Cierre y Seguimiento.
o Compromisos.
o Cierre.
o Seguimiento.

 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.

37
Evaluación: Proceso de Cierre y Seguimiento

El proceso de cierre y seguimiento es tan
importante como el de inicio. Reflexionar a la
finalización de la reunión facilitará la
realización de las acciones acordadas y el
aprendizaje para el futuro:

 ¿Qué tareas se ha acordado realizar, quién
debe hacerlas y en qué fecha?
 ¿Ha quedado algún tema importante sin
tratar? ¿Qué vamos a hacer?
 ¿En qué áreas, objetivos y expectativas,
dinámica de la reunión, relación entre las
personas, y estados de ánimo debemos
mejorar con vistas a la próxima reunión?
38
Evaluación - Cierre y Seguimiento:
Compromisos
 Revisar los acuerdos tomados, y confrontarlos con todos los
participantes; deben quedar claramente definidos y
entendidos.
 Establecer mecanismos de seguimiento y control de los
acuerdos tomados.
 Establecer fechas límite, con el calendario y la agenda.
 Designar responsables y supervisores.
 Tener en cuenta que el objetivo no se alcanzará hasta
cumplir, hacer o dejar de hacer lo acordado en la reunión.

“No dejar las ideas en el aire”, es necesario que
queden plasmadas en papel, dejarlas por escrito, para
que puedan ser llevadas a la práctica.
39
Evaluación - Cierre y Seguimiento: Cierre
 Se debe agradecer a todos los asistentes, el interés, y
aportaciones a la reunión.
 Se debe concluir la sesión a tiempo, respetando los planes y
programas subsiguientes de los participantes.
 Lo esencial es que lo acordado se lleve a la práctica. Evitar lo
que podríamos llamar “flaqueza del querer”. Se toman
decisiones, parece que se quiere hacer, pero…. Los propósitos
no se llevan a la práctica. Falta de sinceridad en el querer, o
falta de voluntad: se dice “quiero” pero es “quisiera”.
 Suele ser una buena costumbre realizar una rápida encuesta
de satisfacción al final de la reunión para saber que
deberíamos mejorar con vistas a las próximas reuniones.

40
Evaluación - Cierre y Seguimiento: Seguimiento

Finalizada la reunión habrá que realizar una serie de
actuaciones que permitan comprobar que los objetivos se están
alcanzando, las tareas y actividades asignadas se están
realizando, así como de la posible introducción de
modificaciones:





Enviar el acta a los asistentes.
El acta se debe aprobar por todos los implicados.
Seguimiento de compromisos adquiridos.
Brindar apoyo a quien lo necesite.

41
Índice
 Consideraciones Generales.
 Conceptos previos.

 Reuniones de trabajo.
 Fases de una Reunión.
 Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.
 Consideraciones generales.
 Clasificación.

42
Reuniones de proyecto: Consideraciones
generales
CONSIDERACIONES GENERALES

Una reunión de proyecto, como reunión de trabajo que es, es la congregación de un
determinado número de personas con unos perfiles profesionales y unos intereses
comunes (el proyecto en cuestión), que se utiliza para tomar decisiones o transmitir
información.

Una reunión de proyecto será efectiva cuando se alcancen
los resultados y se llenen las expectativas de los
participantes en el menor tiempo posible.
Características:


Requieren la participación de varias personas



Se celebran en un tiempo y un lugar determinados



Los asistentes comparten un tema común



Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc.
43
Reuniones de proyecto: Clasificación

1. Reunión de lanzamiento.
2. Reuniones de seguimiento.
3. Reunión de cierre.

44
Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento

El jefe de proyecto elaborará el documento detallado de la formulación del proyecto plan de gestión del proyecto -, el cual contiene, entre otra, la siguiente información:

 Alcance y Objetivos del proyecto.
 Participantes en el proyecto con sus roles.
 Plazos.
 Duración de las actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto
(cronograma de inicial de actividades, con su duración y responsables).

 Costes del proyecto.
 Riesgos y situaciones que puedan generarse durante el proyecto y que
afectarían al (alcance, plazo, coste, participantes, calidad) y las acciones
concretas que permitan mitigarlos o neutralizarlos.
 Normas, Procedimientos y Estándares de construcción.
 Hitos de Control en el Proyecto, (…).
45
Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento
 El jefe de proyecto envía el documento a los participantes para
revisión (en un plazo determinado) y se esperan comentarios
para llegar a versión de consenso (De no recibir observaciones
en dicho plazo, se dará por entendido que el documento refleja
la conformidad de quienes lo recibieron).
 La aprobación del “plan de gestión del proyecto” sirve como
“contrato” cuyo propósito es comprometer al jefe del proyecto, y
a todos los participantes con los términos de establecidos en el
documento.
 Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta la
Jefe del proyecto
aceptación del proyecto, cada requisito convoca participantes.
individual del proyecto
debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y plasmado
en el plan de gestión del proyecto (o en documento anexo a el).
46
Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento

Existen dos tipos de reuniones de lanzamiento de proyecto:
 Interna: Se realiza con los miembros de la empresa que van a
participar en el proyecto estando presente además un miembro
de la dirección de la empresa. En la reunión interna se tratarán
aspectos de relevancia para la empresa pero que no quieren o
no deben transmitirse al Cliente (Económicos, de circunstancias
internas de RRHH, etc.), de ahí la importancia de separar la
reunión externa de lanzamiento de la interna.
 Externa: Se realiza con el Cliente estando presentes, por parte
de la empresa, el jefe de proyecto y el personal de apoyo que
este considere necesario para tratar aspectos concretos de la
reunión.

47
Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento

En ambos casos, el Jefe del Proyecto convocará a las
personas requeridas con el fin de:
 Exponer, a través de una presentación gráfica, las definiciones
iniciales y aspectos relevantes de la Formulación del Proyecto y
el Plan de Gestión del Proyecto.
 Asegurar que exista concordancia entre todos los participantes
acerca de las premisas del proyecto (objetivos, plazo, coste,
participantes, riesgos y calidad).
 Comprometer a los participantes del proyecto.

 Formalizar el Inicio del Proyecto.
 La reunión comenzará con la presentación del Proyecto por
parte del Jefe de Proyecto.
48
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento

Durante la realización normal de todo proyecto se seguirán y revisarán los resultados y
los logros del proyecto,

Los Planes de Proyecto se revisarán, como norma habitual, al final de
cada una de las fases del proyecto (UR, SR, AD, DD y TR). También se
actualizará en el caso de que ocurran circunstancias que así lo aconsejen
como puede ser en caso de desviaciones importantes en plazos,
presupuestos, variaciones de alcances, (…).
Un correcto seguimiento y control del proyecto supone:
 Actualizar los planes de proyecto; si es necesario.
 Analizar progreso en la ejecución del plan.

 Tomar acciones correctivas en caso de desviaciones.
 Fijar nuevas metas .
49
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento

El seguimiento y control de un proyecto da lugar a la elaboración de
diversos informes:
 Informes de avance o estado actual (Reporting).
 Lista de tareas, riesgos y problemas actualizada (Gestión de Riesgos).
 Programación de trabajos actualizada, reflejando los avances
realizados
 Auditoría e informe de los “ítems” en desarrollo
Los planes de proyecto son dinámicos y deben, en todo momento,
reflejar la realidad del proyecto. En los hitos significativos del proyecto y,
como mínimo al final de cada fase del proyecto, se “revisarán”
analizándose su cumplimiento en tiempo y forma y a través de:
 Análisis de valor acumulado
 Análisis de desviaciones
50
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento

El control y seguimiento de los proyectos supone:
 Control del Rendimiento:
 Estado del proyecto.
 Informe de avances.
 Presupuestos de estado y avance.

 Control del Tiempo:
 Definición, secuencia y estimación del calendario.
 Control del calendario.

 Control de Costes:
 Planificación de recursos.
 Estimación de costes.
 Presupuestación.
51
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento
Se elaborarán los informes de seguimiento del proyecto, los
cuales contendrán, la siguiente información:
Trabajos realizados durante el periodo del informe:
 Listado breve describiendo lo llevado a cabo en el periodo.
 Hechos más relevantes acaecidos en el periodo.

 Indicar cualquier circunstancia que haya permitido reducir
significativamente algún problema concreto del proyecto.
 Identificar las tareas clave que hayan permitido eliminar algún
problema detectado en el informe previo.

 Principales indicadores de “Gestión” y de “Calidad” del proyecto
(de acuerdo con lo establecido en el CMI de la organización.
52
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento

Trabajos para el próximo periodo:
 Listado breve que describa lo que va a realizarse en el próximo
periodo.
 Indicar los hechos más relevantes que tendrán lugar en el
próximo periodo, en caso de que alguno vaya a tener lugar.
 Indicar cualquier circunstancia que se espera que ocurra y que
pueda solucionar algún problemadel proyecto.
 Tareas clave que se prevé que puedan cerrar algún problema
del proyecto.
 Incluir cualquier “ítem” sobre el que necesites apoyo para su
gestión así como que tipo de apoyo necesitas.
53
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento

Problemas sobre los que se está trabajando:
 Listado de los principales problemas en estado “abierto”.
 Indicar cualquier “ítem” para el cual necesites ayuda para su
gestión describiendo el tipo de apoyo que necesitas.
 Indicar para cada problema en estado “abierto” un “propietario”
– quien está liderando su resolución.
 Identificar una tarea entre las “próximas tareas para el periodo”
que deberá conducir a la resolución del problema.

 Identificar cualquier desviación en el plazo y coste de ejecución
del proyecto.

54
Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento
Una vez elaborado este informe por el jefe de proyecto se darán
los siguientes pasos:
 Enviar el informe a todos los participantes,
con antelación suficiente para su análisis.

 El jefe de proyecto convocará “Reunión de
Seguimiento”.
 Durante la “Reunión de Seguimiento” se
tratará el informe, determinándose las
acciones precisas que permitan resolver
cualquier desviación observada en el
informe.
 El jefe de proyecto realizará seguimiento a
las acciones acordadas para comprobar la
eficacia de las mismas, informando de la
evolución a los participantes en la reunión.
55
Tipos de reunión: Reunión de Cierre

El cierre de un proyecto es la culminación de un proceso, y el
momento de hacer balance del mismo.
Durante el cierre se analiza cómo de bien o de mal se ha
terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos y
beneficios previstos.

Un proyecto ha finalizado cuando:
 Desde el punto de vista técnico: cuando todas las actividades hayan
finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el
tiempo para llevarlos a cabo.

 Desde el punto de vista administrativo: cuando no van a presentarse
costes adicionales y se han facturado todas las cantidades al cliente
(independientemente de que aún no se hayan cobrado).
56
Tipos de reunión: Reunión de Cierre

Objetivos principales del cierre del proyecto:
 Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos
gastados y los beneficios obtenidos.
 Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones
entre las previsiones iniciales y el resultado.
 Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales
desviaciones.
 Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la
empresa.
 Consolidar los resultados comerciales del proyecto en el “curriculum”
de la empresa.
 Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto.
57
Tipos de reunión: Reunión de Cierre

El cierre del proyecto provoca obligatoriamente la facturación
de los pendientes y las reuniones de evaluación o de cierre
del proyecto; donde se examinará cuál ha sido el transcurso
del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se
extraerán conclusiones sobre ello.
Existen dos tipos de reuniones de cierre de proyecto:
 Externa: La reunión externa de cierre, se celebra con el cliente
y durante la misma se firma del acta de aceptación. Esto
significará que el Cliente certifica que ha revisado los trabajos
presentados y que está conforme con ellos y, en consecuencia,
se puede proceder a la facturación pendiente de los trabajos.

58
Tipos de reunión: Reunión de Cierre
 Interna: La reunión interna de cierre, se celebra con los
miembros de la empresa que han participado en el proyecto. El
objetivo es consensuar la evaluación hecha del proyecto en su
informe de cierre.

Los informes de proyecto recogen lo sucedido en los
proyectos, que pueda tener importancia para proyectos
futuros, permitiendo:
 Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los
proyectos y ofertas.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por
cada responsable.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con
cada cliente.
59
Tipos de reunión: Reunión de Cierre
 Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos
o emergentes.

La documentación del cierre de proyecto se compone:
 Balance de ingresos y gastos.
 Informe de situación final.
 Lista de documentación generada.
 Lista de productos generados.
 Fotos, fichas y presentación.
 Otros, en función del proyecto concreto.

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Reuniones eficientes

  • 1. Dirección de Operaciones Septiembre 2013 Julio Joana Iglesias Madrid Email: iglesiasjoanajulio@gmail.com T +34 606 595 299
  • 2. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 2
  • 3. Consideraciones Generales CONSIDERACIONES GENERALES Una reunión de trabajo es la congregación de un determinado número de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, con el fin de tomar decisiones o transmitir alguna información Una reunión de trabajo es efectiva cuando se alcanzan los resultados y se llenan las expectativas de los participantes en el menor tiempo posible. Características:  Requieren la participación de varias personas  Se celebran en un tiempo y un lugar determinados  Los asistentes comparten un tema común  Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc. 3
  • 4. Consideraciones Generales “Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Refrán Japonés “Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando” General George Patton  Una reunión de trabajo es una situación de reflexión en común para:  Resolver asuntos y problemas.  Intercambiar opiniones.  Convocar reuniones sin una razón particular es una pérdida de tiempo y dinero. 4
  • 5. Consideraciones Generales Las organizaciones han convertido las reuniones en una herramienta de trabajo habitual  Es fundamental que los profesionales conozcan las técnicas más usadas para conseguir que las reuniones se conviertan en un instrumento eficaz para trabajar.  Revisaremos algunos conceptos que resultarán muy útiles cuando analicemos, en detalle, las reuniones de trabajo como herramienta fundamental para el trabajo en grupo. 5
  • 6. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Grupos en la empresa.  Equipos de trabajo.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 6
  • 7. Conceptos previos – Los grupos en la empresa GRUPO: Conjunto de personas unidas por un vínculo y por una organización común, que comparten una serie de valores básicos.  Los miembros de un grupo de trabajo interactúan para compartir información y tomar decisiones, a fin de ayudar a que cada miembro del mismo desarrolle sus responsabilidades.  El resultado de su actuación es simplemente la suma de las contribuciones individuales de cada miembro. No existe una sinergia positiva que pueda crear un nivel global de resultados mayor que la suma total de los resultados de cada miembro. SINERGIA: Se produce cuando el todo es más que la suma de sus partes. Cuando 1 + 1 = > 2 7
  • 8. Conceptos previos – Los grupos en la empresa Los grupos desempeñan una importante función en relación con la satisfacción de las necesidades de sus miembros:  Aumentan la autoestima de los miembros.  Satisfacen las necesidades de relación.  Potencian el enriquecimiento de tareas, lo que reduce el cansancio y el aburrimiento.  Reducen los sentimientos de inseguridad y ansiedad. En relación con las tareas, el trabajo en grupo aporta una serie de ventajas:  Resultan eficaces en la recogida de información.  Logran una mejor distribución de trabajo.  Proporcionan una dirección y control del trabajo más eficaz.  ………………….. 8
  • 9. Conceptos previos – Equipos de trabajo EQUIPO: Conjunto de personas cuyos esfuerzos individuales dan como resultado un desempeño mayor que la suma de las contribuciones individuales.  En los equipos de trabajo se generan unas sinergia positivas por medio de un esfuerzo coordinado.  Los equipos de trabajo tienen la capacidad de reunirse, desplegarse, reenfocarse y separase con rapidez. “Se puede ser más listo que otro pero no más listo que todos los demás” 9
  • 10. Conceptos previos – Equipos de trabajo Un grupo de trabajo se convierte en un equipo cuando:  Las personas individuales cooperan integrando sistemáticamente sus esfuerzos para lograr un objetivo colectivo.  Existe confianza recíproca en las intenciones y en la conducta de las otras personas que forman el equipo.  El grupo desarrolla su propia misión o propósito.  La efectividad se mide en base a los resultados colectivos del grupo Existen diferencias claras entre EQUIPO,lotodos trabajan Grupo y trabajar en En el GRUPO, en importante es En el trabajar Equipo: compartir información yobjetivo tomar para alcanzar un decisioneseste no se alcanza, el común, si para que los demás puedan realizar funcionado.bien grupo no habrá sus tareas 10
  • 11. Conceptos previos – Equipos de trabajo Trabajar en equipo tiene inconvenientes: ventajas:     Mayor productividad consume más tiempo como de grupo. El trabajo en equipo tanto a nivel individual en coordinación Mayor compromiso con los objetivos del grupo. de actividades Facilidad para afrontar con éxito de rechazo para Se pueden generar situacionestareas complejas. ciertos Mejora el que laboral y se facilitan las labores de individuosclimano deseen formar parte del grupo. control y supervisión del trabajo.  Sistemas de comunicación más directos, se reduce el miedo a opinar.  A nivel individual se facilita el desarrollo personal, se estimula la creatividad y se aumenta la seguridad personal.  Es más fácil coordinar los objetivos de los distintos grupos de la organización. 11
  • 12. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en equipo  Tipos de Reuniones  Fases de una Reunión.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 12
  • 13. Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en Equipo La reunión es un instrumento esencial para el trabajo de equipos de profesionales.  Mediante las reuniones se favorece el intercambio de opiniones, ideas y criterios.  Mediante las reuniones se consiguen decisiones y acuerdos entre los miembros de los grupos. Para la consecución de los objetivos que el grupo espera, es esencial que la reunión esté preparada y debidamente organizada. 13
  • 14. Reuniones: Herramienta esencial para el trabajo en Equipo Un aspecto clave que debemos tener en cuenta en las reuniones es el tiempo:  El tiempo de duración influye negativamente en el nivel de atención de los asistentes.  En reuniones de larga duración o con contenidos complejos, es recomendable:  Dividir la reunión en diferentes sesiones  Establecer objetivos cortos  Realizar pausas  Con ello se logra un mayor grado de rendimiento 14
  • 15. Tipos de reunión 1. Por el número de sujetos que se reúnen. 2. Reuniones informativas. 3. Reuniones de formación. 4. Por su frecuencia. 5. Reuniones de solape. 6. Por su objetivo. 7. Reuniones de feedback. 8. Reuniones para la formación de equipos de trabajo. 15
  • 16. Tipos de reunión Por el número de personas:  Reuniones pequeñas:  De 4 a 7 personas aproximadamente.  Potencian la participación de todos los asistentes.  Reuniones medianas:  De 8 a 20 personas aproximadamente.  Usadas para la formación de trabajadores o para transmitir determinadas informaciones.  Reuniones grandes:  Más de 20 personas.  Necesitan de una preparación cuidadosa y a una persona o más con gran capacidad de dirección para su desarrollo 16
  • 17. Tipos de reunión Reuniones Informativas: Utilizadas por la dirección como cauce para transmitir o recoger informaciones sobre temas de interés. Pueden ser:  Reuniones de información descendente  Reuniones de información ascendente Reuniones de Formación:  Pretenden incrementar el nivel de conocimientos de los participantes sobre algún tema concreto.  Precisan la presencia de expertos.  Su duración varía, dependiendo de las necesidades de formación. 17
  • 18. Tipos de reunión Reuniones por su frecuencia:  Reuniones esporádicas, se organizan en función de las necesidades del grupo  Reuniones continuas, reúnen al grupo de forma permanente Reuniones de Solape: Habituales en grupos que trabajan por turnos, son necesarias para traspasar la información de lo ocurrido en el turno. Reuniones por su Objetivo:  Para la toma de decisiones.  Reuniones consultivas. 18
  • 19. Tipos de reunión Reuniones de Feedback: Pretenden evaluar una actividad desarrollada con anterioridad. Reuniones para la formación de equipos de trabajo: Cuando se crea un equipo de trabajo integrado por profesionales, que en ocasiones, no se conocen, se suelen desarrollar reuniones para:  Presentación del proyecto, por parte de los organizadores  Conocimiento e integración de los sujetos que forman el grupo.  Disminución de las posibles barreras que los trabajadores puedan presentar.  Asunción del objetivo común, por todos los integrantes del equipo 19
  • 20. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Planificación, Preparación y Convocatoria.  Desarrollo.  Evaluación: Cierre y Seguimiento.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 20
  • 21. Fases de una reunión 1. PLANIFICACIÓN 2.PREPARACIÓN 4. EVALUACIÓN 3. DESARROLLO En algunos casos se engloban en una misma fase la planificación y la preparación. 21
  • 22. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Planificación, Preparación y Convocatoria. o Cuándo es necesaria o Cómo se prepara o Disposición en la sala o Evitar improductividad  Desarrollo.  Evaluación: Cierre y Seguimiento  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 22
  • 23. Preparación y Convocatoria: ¿Cuándo es necesaria? Para determinar la necesidad de la reunión debemos hacernos las siguientes preguntas:  ¿Se puede EVITAR LA REUNIÓN mediante…?     Una llamada o conferencia telefónica. Carta o correo electrónico. Tomando la decisión y aceptando responsabilidades. Consolidarla con otra reunión futura.  ¿Se puede EVITAR LA ASISTENCIA a la reunión mediante…?  Solicitud de la agenda y las actas de la reunión.  Enviando a un representante, o un informe escrito. 23
  • 24. Preparación y convocatoria: ¿Cómo se prepara?  Enviar la Convocatoria - debe incluir los siguientes puntos: Fecha de la reunión. Hora de inicio y hora de finalización. Orden del día de la reunión (temas a tratar y reparto de tiempo) Lugar en que se efectuará la reunión. Quiénes, además del convocado, participarán? Documentación a revisar previamente.  Conocer el ambiente físico donde se va a realizar.  Hacer los preparativos adecuados (tareas de logística, documentación, medios audiovisuales, ubicación del local, etc.)  Designación de los lugares y distribución de las localidades.  Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio.  Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos y las normas que la van a regir. 24
  • 25. Preparación y convocatoria: Disposición de la sala  En U: Las mesas forman una U dejando abierta la parte frontal para el ponente/decisor - Informativas (Toma de decisiones, Consulta).  En O: Las mesas adoptan una configuración cerrada de modo que todos los asistentes quedan en el campo de visión del resto - Toma de decisiones.  En teatro: Las sillas se disponen en filas orientadas hacia el lugar donde se hará la exposición – Informativas.  En escuela: Los asistentes se colocan como en el caso anterior pero todos cuentan con una mesa – Formación. 25
  • 26. Preparación y convocatoria: Evitar improductividades Una reunión no es productiva cuando no se alcanzan los resultados esperados. Factores y situaciones que provocan improductividad: 1. No enviar agenda o cambiarla sin previo aviso - no hay un objetivo concreto comunicado. 2. Impuntualidad de los asistentes puede derivar en que se desvíe la concentración del resto de asistentes. 3. Colocación de los asistentes: para evitar perder su atención, colocarlos de espaldas a la puerta o paredes de cristal. 4. No indicar hora de finalización implica desmotivación de los asistentes. Hay que indicarla en la agenda 5. Tareas arrastradas de reunión en reunión. 26
  • 27. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Planificación, Preparación y Convocatoria.  Desarrollo. o Cómo Dirigir una Reunión. o Consejos útiles. o Roles y Perfiles de los asistentes.  Evaluación: Cierre y Seguimiento.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 27
  • 28. Desarrollo: ¿Cómo dirigir una reunión? Se introducirá a los asistentes y se resumirá la agenda y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunión se tendrá en cuenta:       Mantener la reunión centrada en el objetivo. Eliminar toda tensión que pueda darse. Tomar notas. Regular participación. Obtener compromisos. Reaccionar ante imprevistos: Si se deriva hacia otro asunto y no deja avanzar, convocar otra reunión para tratar el tema y si es necesario, suspender la actual.  Evitar Interrupciones  Cerrar la reunión con un resumen de todos los puntos. Vídeo de ejemplo. (puede no ser la mejor traducción al español, pero es un buen ejemplo de como dirigir eficazmente una reunión). 28
  • 29. Desarrollo: Consejos útiles Dirigir realmente una reunión es ejercer de moderador, ser imparcial, formular preguntas para asegurarse de que se ha comprendido el mensaje… Algunos consejos útiles que deben tenerse en cuenta durante el desarrollo de las reuniones son: 1. Mostrar seguridad: no transmitir nerviosismo.  Gestos y posturas.  Mirar a los ojos 2. Perder el temor a moverse en su espacio. 3. Seguir como si nada si notas enrojecer, tartamudeas o hablas flojo. 29
  • 30. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes ROL MODERADOR: Facilita el intercambio de opiniones entre los participantes. Es la persona responsable de que la reunión sea satisfactoria en todos los aspectos. El MODERADOR alcanza su misión:  CLARIFICANDO: Que todo el mundo comprenda qué se está tratando y entienda todas las intervenciones.  ASEGURANDO: La igualdad entre todos los participantes.  FOMENTANDO: Las intervenciones originales y apoyando a quienes las formulan.  RELACIONANDO: las intervenciones entre sí. El MODERADOR nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.). 30
  • 31. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes ROL SECRETARIO: Recoge las conclusiones o decisiones adoptadas.  No es necesario esperar a que se acabe un tema para apuntar conclusiones (parciales), hay que considerar que se podrían olvidar o perder si no se hiciese.  En algunas situaciones, el secretario podrá solicitar a algún participante en la reunión que también apunte conclusiones.  Se asegurará que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que son conformes. Deberá mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema.  Si las conclusiones hiciesen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegurará de asignar un responsable a cada una y un plazo. 31
  • 32. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes Perfil siempre complaciente:  Facilitar que pierda el miedo a ser sincero: refuerzo.  Hacerle sentirse aceptado también cuando exprese su propia opinión.  No llevarle a aceptar compromisos que no se van a poder cumplir. Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones. 32
  • 33. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes Perfil Criticón:  Escuchar sus quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas.  No responder a sus críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos.  Identificar beneficios de la situación. Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones. 33
  • 34. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes Perfil Evasivo - Indeciso:  Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta.  Relacionar las posibles soluciones o decisiones con beneficios.  Dividir la realidad. Tratamientos de roles problemáticos en las reuniones. 34
  • 35. Desarrollo: Roles y Perfiles de los asistentes Otros perfiles de asistentes: Perfil Características Cómo actuar Docente Quiere comentar todo y no tiene realmente Conducirle una pregunta pero tampoco muestra una concreto. actitud negativa. hacia algo Fanático Interesado por el tema y monopoliza la Apoyar su entusiasmo y atención y el tiempo. sugerir hablar con él al término de la reunión. Cómico Busca divertir y ser el centro de atención. Líder No necesariamente jerárquico, hace preguntas Responder claramente a las inteligentes, a veces para poner a prueba. preguntas pidiendo confirmación. Demostrarle que no es el momento, sin reacción negativa. 35
  • 36. Desarrollo: Roles y forma de actuar ante los asistentes Otros perfiles de asistentes: Perfil Características Cómo actuar Competidor Quiere que los demás sepan que es experto e Confirmar su opinión e intentar interviene cada vez que puede, sobre algo ya posicionar como aliado. dicho. Pasivo Sigue la corriente y no participa activamente hacerle preguntas con en la reunión. frecuencia, pedir su opinión. Silencioso No participa, sólo escucha. Hacerle preguntas dirigidas, felicitarlo por participar. Otra forma de ver la tipología de las personas 36
  • 37. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Planificación, Preparación y Convocatoria.  Desarrollo.  Evaluación: Cierre y Seguimiento. o Compromisos. o Cierre. o Seguimiento.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo. 37
  • 38. Evaluación: Proceso de Cierre y Seguimiento El proceso de cierre y seguimiento es tan importante como el de inicio. Reflexionar a la finalización de la reunión facilitará la realización de las acciones acordadas y el aprendizaje para el futuro:  ¿Qué tareas se ha acordado realizar, quién debe hacerlas y en qué fecha?  ¿Ha quedado algún tema importante sin tratar? ¿Qué vamos a hacer?  ¿En qué áreas, objetivos y expectativas, dinámica de la reunión, relación entre las personas, y estados de ánimo debemos mejorar con vistas a la próxima reunión? 38
  • 39. Evaluación - Cierre y Seguimiento: Compromisos  Revisar los acuerdos tomados, y confrontarlos con todos los participantes; deben quedar claramente definidos y entendidos.  Establecer mecanismos de seguimiento y control de los acuerdos tomados.  Establecer fechas límite, con el calendario y la agenda.  Designar responsables y supervisores.  Tener en cuenta que el objetivo no se alcanzará hasta cumplir, hacer o dejar de hacer lo acordado en la reunión. “No dejar las ideas en el aire”, es necesario que queden plasmadas en papel, dejarlas por escrito, para que puedan ser llevadas a la práctica. 39
  • 40. Evaluación - Cierre y Seguimiento: Cierre  Se debe agradecer a todos los asistentes, el interés, y aportaciones a la reunión.  Se debe concluir la sesión a tiempo, respetando los planes y programas subsiguientes de los participantes.  Lo esencial es que lo acordado se lleve a la práctica. Evitar lo que podríamos llamar “flaqueza del querer”. Se toman decisiones, parece que se quiere hacer, pero…. Los propósitos no se llevan a la práctica. Falta de sinceridad en el querer, o falta de voluntad: se dice “quiero” pero es “quisiera”.  Suele ser una buena costumbre realizar una rápida encuesta de satisfacción al final de la reunión para saber que deberíamos mejorar con vistas a las próximas reuniones. 40
  • 41. Evaluación - Cierre y Seguimiento: Seguimiento Finalizada la reunión habrá que realizar una serie de actuaciones que permitan comprobar que los objetivos se están alcanzando, las tareas y actividades asignadas se están realizando, así como de la posible introducción de modificaciones:     Enviar el acta a los asistentes. El acta se debe aprobar por todos los implicados. Seguimiento de compromisos adquiridos. Brindar apoyo a quien lo necesite. 41
  • 42. Índice  Consideraciones Generales.  Conceptos previos.  Reuniones de trabajo.  Fases de una Reunión.  Reuniones de proyecto: como un tipo de reunión de trabajo.  Consideraciones generales.  Clasificación. 42
  • 43. Reuniones de proyecto: Consideraciones generales CONSIDERACIONES GENERALES Una reunión de proyecto, como reunión de trabajo que es, es la congregación de un determinado número de personas con unos perfiles profesionales y unos intereses comunes (el proyecto en cuestión), que se utiliza para tomar decisiones o transmitir información. Una reunión de proyecto será efectiva cuando se alcancen los resultados y se llenen las expectativas de los participantes en el menor tiempo posible. Características:  Requieren la participación de varias personas  Se celebran en un tiempo y un lugar determinados  Los asistentes comparten un tema común  Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc. 43
  • 44. Reuniones de proyecto: Clasificación 1. Reunión de lanzamiento. 2. Reuniones de seguimiento. 3. Reunión de cierre. 44
  • 45. Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento El jefe de proyecto elaborará el documento detallado de la formulación del proyecto plan de gestión del proyecto -, el cual contiene, entre otra, la siguiente información:  Alcance y Objetivos del proyecto.  Participantes en el proyecto con sus roles.  Plazos.  Duración de las actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto (cronograma de inicial de actividades, con su duración y responsables).  Costes del proyecto.  Riesgos y situaciones que puedan generarse durante el proyecto y que afectarían al (alcance, plazo, coste, participantes, calidad) y las acciones concretas que permitan mitigarlos o neutralizarlos.  Normas, Procedimientos y Estándares de construcción.  Hitos de Control en el Proyecto, (…). 45
  • 46. Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento  El jefe de proyecto envía el documento a los participantes para revisión (en un plazo determinado) y se esperan comentarios para llegar a versión de consenso (De no recibir observaciones en dicho plazo, se dará por entendido que el documento refleja la conformidad de quienes lo recibieron).  La aprobación del “plan de gestión del proyecto” sirve como “contrato” cuyo propósito es comprometer al jefe del proyecto, y a todos los participantes con los términos de establecidos en el documento.  Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta la Jefe del proyecto aceptación del proyecto, cada requisito convoca participantes. individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y plasmado en el plan de gestión del proyecto (o en documento anexo a el). 46
  • 47. Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento Existen dos tipos de reuniones de lanzamiento de proyecto:  Interna: Se realiza con los miembros de la empresa que van a participar en el proyecto estando presente además un miembro de la dirección de la empresa. En la reunión interna se tratarán aspectos de relevancia para la empresa pero que no quieren o no deben transmitirse al Cliente (Económicos, de circunstancias internas de RRHH, etc.), de ahí la importancia de separar la reunión externa de lanzamiento de la interna.  Externa: Se realiza con el Cliente estando presentes, por parte de la empresa, el jefe de proyecto y el personal de apoyo que este considere necesario para tratar aspectos concretos de la reunión. 47
  • 48. Tipos de reunión: Reunión de Lanzamiento En ambos casos, el Jefe del Proyecto convocará a las personas requeridas con el fin de:  Exponer, a través de una presentación gráfica, las definiciones iniciales y aspectos relevantes de la Formulación del Proyecto y el Plan de Gestión del Proyecto.  Asegurar que exista concordancia entre todos los participantes acerca de las premisas del proyecto (objetivos, plazo, coste, participantes, riesgos y calidad).  Comprometer a los participantes del proyecto.  Formalizar el Inicio del Proyecto.  La reunión comenzará con la presentación del Proyecto por parte del Jefe de Proyecto. 48
  • 49. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento Durante la realización normal de todo proyecto se seguirán y revisarán los resultados y los logros del proyecto, Los Planes de Proyecto se revisarán, como norma habitual, al final de cada una de las fases del proyecto (UR, SR, AD, DD y TR). También se actualizará en el caso de que ocurran circunstancias que así lo aconsejen como puede ser en caso de desviaciones importantes en plazos, presupuestos, variaciones de alcances, (…). Un correcto seguimiento y control del proyecto supone:  Actualizar los planes de proyecto; si es necesario.  Analizar progreso en la ejecución del plan.  Tomar acciones correctivas en caso de desviaciones.  Fijar nuevas metas . 49
  • 50. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento El seguimiento y control de un proyecto da lugar a la elaboración de diversos informes:  Informes de avance o estado actual (Reporting).  Lista de tareas, riesgos y problemas actualizada (Gestión de Riesgos).  Programación de trabajos actualizada, reflejando los avances realizados  Auditoría e informe de los “ítems” en desarrollo Los planes de proyecto son dinámicos y deben, en todo momento, reflejar la realidad del proyecto. En los hitos significativos del proyecto y, como mínimo al final de cada fase del proyecto, se “revisarán” analizándose su cumplimiento en tiempo y forma y a través de:  Análisis de valor acumulado  Análisis de desviaciones 50
  • 51. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento El control y seguimiento de los proyectos supone:  Control del Rendimiento:  Estado del proyecto.  Informe de avances.  Presupuestos de estado y avance.  Control del Tiempo:  Definición, secuencia y estimación del calendario.  Control del calendario.  Control de Costes:  Planificación de recursos.  Estimación de costes.  Presupuestación. 51
  • 52. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento Se elaborarán los informes de seguimiento del proyecto, los cuales contendrán, la siguiente información: Trabajos realizados durante el periodo del informe:  Listado breve describiendo lo llevado a cabo en el periodo.  Hechos más relevantes acaecidos en el periodo.  Indicar cualquier circunstancia que haya permitido reducir significativamente algún problema concreto del proyecto.  Identificar las tareas clave que hayan permitido eliminar algún problema detectado en el informe previo.  Principales indicadores de “Gestión” y de “Calidad” del proyecto (de acuerdo con lo establecido en el CMI de la organización. 52
  • 53. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento Trabajos para el próximo periodo:  Listado breve que describa lo que va a realizarse en el próximo periodo.  Indicar los hechos más relevantes que tendrán lugar en el próximo periodo, en caso de que alguno vaya a tener lugar.  Indicar cualquier circunstancia que se espera que ocurra y que pueda solucionar algún problemadel proyecto.  Tareas clave que se prevé que puedan cerrar algún problema del proyecto.  Incluir cualquier “ítem” sobre el que necesites apoyo para su gestión así como que tipo de apoyo necesitas. 53
  • 54. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento Problemas sobre los que se está trabajando:  Listado de los principales problemas en estado “abierto”.  Indicar cualquier “ítem” para el cual necesites ayuda para su gestión describiendo el tipo de apoyo que necesitas.  Indicar para cada problema en estado “abierto” un “propietario” – quien está liderando su resolución.  Identificar una tarea entre las “próximas tareas para el periodo” que deberá conducir a la resolución del problema.  Identificar cualquier desviación en el plazo y coste de ejecución del proyecto. 54
  • 55. Tipos de reunión: Reunión de Seguimiento Una vez elaborado este informe por el jefe de proyecto se darán los siguientes pasos:  Enviar el informe a todos los participantes, con antelación suficiente para su análisis.  El jefe de proyecto convocará “Reunión de Seguimiento”.  Durante la “Reunión de Seguimiento” se tratará el informe, determinándose las acciones precisas que permitan resolver cualquier desviación observada en el informe.  El jefe de proyecto realizará seguimiento a las acciones acordadas para comprobar la eficacia de las mismas, informando de la evolución a los participantes en la reunión. 55
  • 56. Tipos de reunión: Reunión de Cierre El cierre de un proyecto es la culminación de un proceso, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se analiza cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos y beneficios previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:  Desde el punto de vista técnico: cuando todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.  Desde el punto de vista administrativo: cuando no van a presentarse costes adicionales y se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aún no se hayan cobrado). 56
  • 57. Tipos de reunión: Reunión de Cierre Objetivos principales del cierre del proyecto:  Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.  Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado.  Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.  Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa.  Consolidar los resultados comerciales del proyecto en el “curriculum” de la empresa.  Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto. 57
  • 58. Tipos de reunión: Reunión de Cierre El cierre del proyecto provoca obligatoriamente la facturación de los pendientes y las reuniones de evaluación o de cierre del proyecto; donde se examinará cuál ha sido el transcurso del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello. Existen dos tipos de reuniones de cierre de proyecto:  Externa: La reunión externa de cierre, se celebra con el cliente y durante la misma se firma del acta de aceptación. Esto significará que el Cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos y, en consecuencia, se puede proceder a la facturación pendiente de los trabajos. 58
  • 59. Tipos de reunión: Reunión de Cierre  Interna: La reunión interna de cierre, se celebra con los miembros de la empresa que han participado en el proyecto. El objetivo es consensuar la evaluación hecha del proyecto en su informe de cierre. Los informes de proyecto recogen lo sucedido en los proyectos, que pueda tener importancia para proyectos futuros, permitiendo:  Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas.  Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por cada responsable.  Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente. 59
  • 60. Tipos de reunión: Reunión de Cierre  Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes. La documentación del cierre de proyecto se compone:  Balance de ingresos y gastos.  Informe de situación final.  Lista de documentación generada.  Lista de productos generados.  Fotos, fichas y presentación.  Otros, en función del proyecto concreto. 60