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S10
S10 Gerencia de proyectos 1
Contenido
Introducción.………………………………………………………………………………………………… 4
Generalidades ……………………………………………………………………………………………… 4
Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ……………………………………………………………. 4
Entorno de trabajo del S10……………………………………………………………………………........ 5
Planificación ……………………………………………………………………………………………........ 6
Registro de un nuevo proyecto………………………………………………………………....... 6
Asignar presupuestos al proyecto……………………………………………………………… 9
Calendario ………………………………………………………………………………………. 10
Registrar los días no laborables ………………………………………………………… 10
Horario de trabajo …………………………………………………………………………… 11
Calcular horas y días laborables para los períodos ……………………………………. 11
Botones ………………………………………………………………………………………. 12
Actividades ………………………………………………………………………………………… 12
Generalidades ………………………………………………………………………………….. 12
Datos que proporciona este escenario ………………………………………………………. 12
Cuando se cambia el presupuesto …………………………………………………………… 12
Subactividades ………………………………………………………………………………… 13
Caso a) Asignación automática (ver en Valorizaciones) ………………………………….. 13
Caso b) Asignación manual …………………………………………………………………. 13
Para el Meta ………………………………………………………………………………. 13
Estructura de división del trabajo ………………………………………………….. 13
Registro de las fases (WBS) ……………………………………………………….. 14
Preparando las partidas antes de asignar a las fases …………………………… 16
Consolidar partidas ………………………………………………………………….. 16
Hacer asignable ……………………………………………………………………… 17
Asignar partidas a las fases …………………………………………………………. 19
Subfases ……………………………………………………………………………… 20
Botones ……………………………………………………………………………….. 21
Partidas de control ………………………………………………………………………….. 23
Acceso al escenario ……………………………………………………………………… 24
Registro de las partidas de control …………………………………………………….. 24
Definir estructura ……………………………………………………………………. .. 24
Registro ………………………………………………………………………………… 25
Asignación de actividades a las partidas de control ……………………………… 26
Botones ……………………………………………………………………………….. 26
Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………….… 27
Generalidades …………………………………………………………………………………… 27
Acceso al escenario …………………………………………………………………………… 27
Uso del presupuesta meta …………………………………………………………………… 28
Insertar columnas …………………………………………………………………………. 28
Escala temporal …………………………………………………………………………… 28
Control de cambios ……………………………………………………………………….. 29
Paquetes ……………………………………………………………………………………. 30
Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto ………………… 32
Crear subactividades ……………………………………………………………………… 34
Etiquetas …………………………………………………………………………………… 35
Ingreso de metrados a subactividades …………………………………………………. 43
Dependencia de actividades ……………………………………………………………. 44
Vincular actividades …………………………………………………………………….. 45
Impresión del diagrama de Gantt ……………………………………………………… 46
Exportar al MS Project …………………………………………………………………… 48
Transferencia por períodos ……………………………………………………………… 48
Botones ……………………………………………………………………………………. 48
Períodos …………………………………………………………………………………………. 50
Generalidades ……………………………………………………………………………… 50
Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 50
Hacer visible los períodos …………………………………………………………………. 51
Crear períodos personalizados …………………………………………………………….. 52
Botones ……………………………………………………………………………………….. 57
Cronograma por períodos ……………………………………………………………………. 58
Resultados de la planificación …………………………………………………………...... 59
S10
S10 Gerencia de proyectos 2
Cronogramas …………………………………………………………………………………. 59
Plan de utilización de recursos ……………………………………………………………… 61
Botones ………………………………………………………………………………………… 61
Registro de información previa a la ejecución ………………………………………………. 63
Responsables ………………………………………………………………………………… 63
Personal disponible …………………………………………………………………………… 64
Registro de obreros en el catálogo de identificadores ……………………………….. 65
Elección del personal disponible ……………………………………………………….. 68
Propiedades de los obreros ……………………………………………………………… 69
Copiar propiedades de los obreros ……………………………………………………… 70
Equipo disponible …………………………………………………………………………….. 71
Registro de activos en el catálogo de recursos ……………………………………….. 72
Selección de activos disponibles ……………………………………………………….. 76
Propiedades del equipo ………………………………………………………………….. 78
Grupo de trabajo ……………………………………………………………………………… 79
Grupo de equipo …………………………………………………………………………….. 81
Registro de subcontratos ……………………………………………………………………. 83
Actividades por grupos ………………………………………………………………………. 87
Ejecución ………………………………………………………………………………………………….. 89
Orden de trabajo ………………………………………………………………………………… 89
Generar orden de trabajo ……………………………………………………………………. 89
Exportar la orden de trabajo a Excel ………………………………………………………. 91
Importar la orden de trabajo de Excel ……………………………………………………… 93
Para conocer la cantidad de materiales que utilizará ……………………………………… 95
Uso del módulo de Compras …………………………………………………………………. 97
Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………. 97
Registro de la empresa ……………………………………………………………………... 97
Registro de usuarios ……………………………………………………………………….. .. 98
Acceso al módulo de Compras ……………………………………………………………… 99
Acceso a los escenarios ………………………………………………………………….. .. 99
Registro del Centro de Compras ………………………………………………………….. 100
Asignar proyecto al Centro de Compras ………………………………………………….. 101
Permisos de uso de los escenario ………………………………………………………….. 102
En Pedidos ……………………………………………………………………………………… 103
Registro de usuarios en el proyecto …………………………………………………. ... 103
Pie de la orden de compra …………………………………………………………………. .. 104
Logotipo para los reportes …………………………………………………………………. .. 105
Registro de logotipos ………………………………………………………………………. .. 105
Asignar logotipo a una empresa ……………………………………………………………. 108
Configuración ……………………................................................................................. .. 109
Configuración de Compras ………………………………………………………………. 110
Acceso al módulo de Compras …………………………………………………………..…. 110
Plan de utilización de recursos ………………………………………………………….…. 111
Registro de recursos específicos ……………………………………………………..… 112
¿Cómo funciona pedidos? ………………………………………………………………….. 114
Para pedir recursos …………………………………………………………………………… 115
Asignar fecha de entrega ……………………………………………………………………. 117
Cronograma de entregas ……………………………………………………………………. 119
Aprobación ……………………………………………………………………………………. 121
Visualizar los documentos generados ……………………………………………………... 122
Procedimiento para eliminar un pedido ……………………………………………………. 123
Compras ………………………………………………………………………………………. 126
Pedidos de compra …………………………………………………………………………… 126
Consulta de precios ………………………………………………………………………….. 129
Seguimiento al pedido ………………………………………………………………………. 130
Impresión de reportes ……………………………………………………………………….. 130
Cotizaciones ………………………………………………………………………………….. 131
Generar cotizaciones ……………………………………………………………………. 131
Aprobación de las cotizaciones ………………………………………………………… 133
Enviar la cotización al proveedor ………………………………………………………. 133
Recepción de cotizaciones ………………………………………………………………….. 134
Registro de datos en la cotización ……………………………………………………… 134
S10
S10 Gerencia de proyectos 3
Consulta de precios ……………………………………………………………………….. 136
Cuadro comparativo ………………………………………………………………………. 136
Elección de recursos .…………………………………………………………………. 137
Impresión del reporte …………….……………………………………………………. 137
Ordenes de compra ………………………………………………………………………. 138
Generar ordenes de compra ………………………………………………………… 138
Generar ordenes de compres desde pedidos …………………………………. 138
Generar ordenes de compra desde cotizaciones ……………………………. 140
Aprobar las ordenes de compra ……………………………………………………. 142
Antecedente …………………………………………………………………………….. 143
Seguimiento ……………………………………………………………………………... 144
Impresión de la orden de compra ………………………………………………………. 145
Uso del módulo de Almacenes ……………………………………………………………………. 147
Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………….. 147
Registro de usuario en el proyecto ……………………………………………………………. 149
Movimientos ……………………………………………………………………………………… 152
Ingresos ………………………………………………………………………………………. 152
Ingreso por compra ……………………………………………………………………… 152
Egresos ……………………………………………………………………………………….. 155
Egreso a partida de control …………………………………………………………….. 155
Stock ………………………………………………………………………………………….. 158
Informes ………………………………………………………………………………………. 159
Continuación del uso del Gerencia de proyectos ………………………………………………… 161
Registro de avances …………………………………………………………………………….. 161
Valorización de subcontratos …………………………………………………………………… 163
Partes de equipo ………………………………………………………………………………… 167
Control ……………………………………………………………………………………………… 170
Información disponible para el control …………………………………………………… 170
Mano de obra ………………………………………………………………………………. 170
Equipo ………………………………………………………………………………………… 172
Resultados …………………………………………………………………………………… 172
Comparación de avances …………………………………………………………………. 174
Resultados operativos ………………………………………………………………………. 175
Procesar datos ………………………………………………………………………………. 176
Valor ganado ………………………………………………………………………………… 178
Grupo con recursos …………………………………………………………………………. 179
Resultados por recurso ……………………………………………………………………… 182
Valorizaciones ………………………………………………………………………………………… 183
Diagrama de bloque ……………………………………………………………………………… 183
Datos generales …………………………………………………………………………………… 184
Datos valorizaciones (1) …………………………………………………………………………. 184
Certificado de pago ……………………………………………………………………………….. 185
Datos adicionales …………………………………………………………………………………. 187
Actividades ………………………………………………………………………………………… 188
Nivel de asignación ………………………………………………………………………………. 188
Asignación automática ………………………………………………………………………….. 189
Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………………. 189
Transferencia por períodos …………………………………………………………………….. 191
Períodos ………………………………………………………………………………………….. 191
Cronograma por Períodos ………………………………………………………………………. 192
Resultados de la planificación ……………………………………………………………….... 192
Ingreso de avances ……………………………………………………………………………… 194
Registro de adelanto para materiales ………………………………………………………… 197
Diseño del resumen de la valorización ……….................................................................. 200
Elaborar una valorización ……………………………………………………………………… 202
Registro de metrados ………………………………………………………………………….. 202
Registro de avances para un período ……………………………………………………….. 202
Registro de avances con metrado acumulado ……………………………………………… 203
Tomar avances en función al acumulado ……………………………………………………. 205
Opciones para el metrado acumulado ……………........................................................... 206
Reportes …………………................................................................................................. 208
S10
S10 Gerencia de proyectos 4
Introducción
Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos
asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por
consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de
presupuestos del mismo proyecto.
El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos
conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte
de planificación, todos ellos con opciones de fácil manejo y válidos a nivel internacional.
Este programa también está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales,
equipos y subcontratos.
El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material.
Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo.
Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del
proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado.
Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las
medidas correctivas justo a tiempo.
Existen las siguientes alternativas para trabajar en este programa:
a) Trabajar sólo con las opciones implementadas en el S10.
b) Cuando el MS Project se utiliza como complemento del S10, es este caso ya no se usa el Gantt
del S10, en el MS Project se registra el WBS y se vinculan las actividades y luego de importa al
S10.
Generalidades
Se utilizará los módulos:
 Presupuesto
 Gerencia de proyectos
 Almacenes
Resultados que se logran al usar este programa:
 En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de
utilización de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizará. Además conocer el
tiempo real de ejecución.
 En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos.
 En control: Resultados operativos.
Acceso al módulo de Gerencia de proyecto
Del tapiz de su PC elija el botón
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Entorno de trabajo del S10
S10
S10 Gerencia de proyectos 6
1 Planificación
1.1 Registro de un nuevo proyecto
El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales.
1.1.2 Datos del proyecto
Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el proyecto:
Proyecto: Puente en carretera
Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones
Lugar: Urubamba
Fecha Inicio: 04/07/2005
Plazo: 180 días
Tipo de moneda: Nuevos Soles.
Calendario: Base
1.1.3 Registro del proyecto
Acceso al escenario de Datos generales,
El sistema muestra el catálogo de proyectos. En el árbol de este catálogo registre el tipo de proyecto, en
este caso OBRAS VIALES.
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S10 Gerencia de proyectos 7
En la ventana Proyecto, registre: Obras viales,
Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto;
Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales,
centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc.
El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:
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S10 Gerencia de proyectos 8
Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora
digite el nombre para llamarlo.
Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.
Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el
sistema genera períodos semanales y mensuales.
Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente.
Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del
proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de
inicio.
Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago
de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.).
Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto.
Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares
Americanos.)
Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa.
Llamada j: Sucursal, este dato es informativo.
Llamada k: Dirección, este dato es informativo.
Llamada l: Teléfono, este dato es informativo.
Llamada m: Fax, este dato es informativo.
Llamada n: Adicionar, después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la
ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.
Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.
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S10 Gerencia de proyectos 9
1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto
Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,
Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los demás
presupuestos,
Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que
se elaboren más presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde
corresponda, cuando en el proyecto existan ampliación de metas u obras adicionales,
elabore otro presupuesto y asigne.
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S10 Gerencia de proyectos 10
1.2 Calendario
El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del
proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un
proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es
utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los días laborables y no laborables
definida en el calendario base son los días laborables y no laborables predeterminados de cada recurso,
no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el menú
Herramientas) y también puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de
Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para
luego adecuarlo. El usuario también puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto.
1.2.1 Uso del calendario
El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.);
cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de
estas se le puede asignar un calendario diferente.
1.2.2 Acceso al escenario
1.2.3 Registrar los días no laborables
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S10 Gerencia de proyectos 11
Procedimiento para registrar un día como no laborable:
Llamada a: Elija el mes y año.
Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este.
Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable.
Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto.
Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en
la ventana que muestre ingrese las horas.
1.2.4 Horario de trabajo
Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, se digita directamente el
horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador.
Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo
un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de
donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga
clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día
sábado.
1.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos
Después de procesar el calendario desaparece el botón .
S10
S10 Gerencia de proyectos 12
1.2.6 Botones
Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.
1.3 Actividades
1.3.0 Generalidades
El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con
suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas
las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o
Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del
presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar
actividades que son las que se programan.
Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al
escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de
adecuar los presupuestos al proceso constructivo.
El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:
 Venta.
 Meta.
1.3.1 Datos que proporciona este escenario
Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas en el escenario del
diagrama de Gantt.
1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto
Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón en el escenario de
actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botón .
1.3.3 Acceso al escenario
S10
S10 Gerencia de proyectos 13
1.3.4 Subactividades
Al ubicar el cursor en Venta en el árbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas
y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta
labor se realizar sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas
presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para
visualizar otro presupuesto,
Caso a) Asignación automática (Ver en Valorizaciones)
Caso b) Asignación manual
Esta opción es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de
registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada
una de las fases, con los metrados que le corresponde.
1.3.4.2 Para el Meta
En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el contenido del presupuesto.
1.3.4.2.1 Estructura de división del trabajo
Llamado también faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al proceso constructivo, para
cada una de las ramas del árbol se forman las fases.
Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como será construida, en el caso del
puente en este croquis se esboza,
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S10 Gerencia de proyectos 14
Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como será construida.
El organigrama, también se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto, además
este es ingresado al sistema como WBS. Al diagrama de Gantt pasan las actividades ordenadas de
acuerdo a lo mostrado en el organigrama.
1.3.4.2.2 Registro de las fases (WBS)
Previamente defina la estructura de registro.
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S10 Gerencia de proyectos 15
Luego el sistema muestra la ventana,
Para iniciar el registro de la WBS,
Sólo registre hasta el nivel 3.
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S10 Gerencia de proyectos 16
1.3.4.2.3 Preparando las partidas antes de asignar a las fases
a) Consolidar partidas: Debido a que el presupuesto que se toma como ejemplo para este
proyecto, tiene subpartidas para la preparación de agregados en
todas las partidas de concreto; al consolidar las partidas son
aisladas y las cantidades acumuladas, esto facilita la asignación.
Consolide: Agregado fino para concreto, Agregado grueso para concreto, Piedra grande.
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S10 Gerencia de proyectos 17
b) Hacer asignable: Tiene la finalidad de agrupar las subpartidas a la partida principal, con la finalidad
de asignar una sola partida de concreto a la fase o WBS.
Repite el proceso para:
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S10 Gerencia de proyectos 18
Previo a la asignación de las partidas a las fases, visualice sólo los campos que son necesarios,
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1.3.4.2.4 Asignar partidas a las fases (WBS)
A cada fase se le asigna las partidas que les corresponden,
S10
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1.3.4.2.5 Subfases
Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado,
concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma
ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.
S10
S10 Gerencia de proyectos 21
Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las fases use el botón y el sistema
muestra el cuadro de diálogo,
1.3.4.3 Botones
Estos botones corresponden a la ventana superior.
Expandir todos, muestra todas las partidas del presupuesto activo.
Contraer todos, muestra el presupuesto sólo al primer nivel
Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra
una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del
presupuesto.
Todos, sí este botón está hundido muestra todas las actividades asignadas a un grupo de fases,
sólo es de consulta.
Generar actividades, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que
cambie datos en el presupuesto.
Definir nivel de asignación, muestra una ventana para elegir el nivel de asignación de las
partidas a las fases.
 Al último nivel: Mantiene la estructura del presupuesto con partidas y subpartidas.
 Al primer nivel: El presupuesto es mostrado como en la hoja del presupuesto, sin
subpartidas.
Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las fases y asigna las
partidas del presupuesto.
Asigna sólo el presupuesto actual, sí el proyecto tiene varios presupuestos asignados, esta
opción efectúa una asignación automática del presupuesto activo (que es mostrado en la ventana
superior de este escenario).
Ubicar actividad con saldo, verifica que todas las partidas estén asignadas a las fases. Para
efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida.
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Resultado de la asignación
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1.4 Partidas de control
Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control.
Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado.
Es como si se “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado.
Para el ejemplo estas son las partidas de control:
Puente en carretera
Preparación de agregados
Encofrado
Concreto
Acero
Gastos generales
Permisos sindicales, descansos médicos
Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que
estos costos son “cargados” al proyecto.
Es requisito que en el escenario de Actividades, las partidas del presupuesto sean asignadas a las fases.
S10
S10 Gerencia de proyectos 24
1.4.0 Acceso al escenario
1.4.1 Registro de las partidas de control
1.4.2 Definir estructura
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S10 Gerencia de proyectos 25
Luego el sistema muestra,
1.4.3 Registro
A continuación se muestra el registro concluido,
Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura
de registro de las partidas de control.
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S10 Gerencia de proyectos 26
1.4. 4 Asignación de actividades a las partidas de control
Repita el proceso para cada una de las ramas.
Nota:
Las partidas de control son compartidas por los módulos de gerencia de proyectos, pedidos y
almacenes, para efectuar los egresos y el control.
Para verificar si todas las partidas fueron asignadas, expanda el contenido de la ventana superior
usando el botón , luego el botón muestra las partidas que faltan asignar.
Cuando se efectúan cambios en el presupuesto, como modificar metrados, rendimientos, cantidades de
recursos en los análisis de precios unitarios; procese el presupuesto, luego en el módulo de gerencia de
proyectos ingrese al escenario de actividades y use el botón .
A la partida de control “Permisos sindicales, descansos médicos”, no se le asigna ninguna partida.
Durante el proceso de ejecución todos los gastos por estos conceptos se irán “cargando” a la partida de
control. Después tendremos el monto que cuesta estos permisos y descansos.
1.4.5 Botones
Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta
descompuesto, meta o línea base.
Contraer todos, muestra las actividades sólo al primer nivel
Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra
una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del
presupuesto.
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Verificar asignación, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que
cambie datos en el presupuesto.
Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las partidas de control y
asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades).
Ubicar sin asignación, verifica que todas las actividades estén asignadas a las partidas de
control. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar
expandida.
1.5 Diagrama de Gantt
Generalidades
Los datos del WBS o fases, del escenario de actividades son mostrados en este escenario, en forma de
barras con la finalidad de programarlos.
Después de vincular todas las actividades del proyecto dará como resultado el tiempo real de ejecución
del proyecto.
Los datos expresados en barras, pasan al escenario del cronograma por periodos como cifras, donde se
obtienen los resultados de la planificación.
El tipo de vínculo en el diagrama de Gantt permite manejar los tiempos en el proyecto.
Sí se forman paquetes de actividades el usuario define la duración.
La barra (actividad) está directamente ligada a un rendimiento y metrado conocido por consiguiente no
existen holguras y lo que se trata de hacer con el diagrama Gantt es ubicar la barra (actividad), de
acuerdo al orden constructivo y justo en el periodo que debe ejecutarse. No existe el problema de
recursos sobre asignados porque está directamente ligado al análisis de precios unitarios.
La programación en el diagrama de Gantt es a nivel ¨plan general¨ como marco en el cual se ejecutará el
proyecto, quiere decir que una actividad tiene una fecha inicio y fin, dentro de este rango de fechas debe
ser ejecutado.
Se debe efectuar una planificación previa a la ejecución, realizada por el responsable, eso es conocido
como la teoría del último programador, donde se efectúa la programación al detalle o el día a día.
1.5.0 Acceso al escenario
S10
S10 Gerencia de proyectos 28
1.5.1 Uso del presupuesto meta
En el ejemplo que seguimos es para el meta, el mismo proceso se repite la el venta.
1.5.1.1 Insertar columnas
De todas las columnas implementadas en el escenario, el usuario debe elegir sólo las columnas que
serán mostradas. (Esto con la finalidad de registrar la cantidad de cuadrillas o grupos de trabajo y el
sistema proporcione la duración en días).
1.5.1.2 Escala temporal
Esta opción permite elegir las escala temporal, además actúa como un zoom, que es muy útil al
momento del vinculas las actividades.
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S10 Gerencia de proyectos 29
El sistema muestra la ventana,
1.5.1.3 Control de cambios
El uso del control de cambios, tiene la finalidad de almacenar o guardar el contenido del escenario.
Sí comete una equivocación puede restaurar el último control de cambio que hizo, así no perderá mucho
de lo que trabajó.
Además tiene la finalidad de documentar todos los cambios que sufrió el proyecto durante al lapso de su
ejecución.
Antes de iniciar cualquier actividad en el escenario del diagrama de Gantt haga un control de cambio,
haciendo clic en el botón , luego el sistema muestra la ventana,
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S10 Gerencia de proyectos 30
1.5.1.4 Paquetes
El sistema permite agrupar varias actividades que se ejecutan juntas en una sola, el tiempo de ejecución
que viene a ser el tamaño de la barra lo define el usuario previo análisis.
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S10 Gerencia de proyectos 31
Luego,
Comentario: En la ventana Creación de paquete, para definir la duración, también se ¨juega¨ con la
cantidad de cuadrillas y este dato debe ser tomado en cuenta la momento de registrar el
personal disponible.
A continuación se muestra los paquetes formados,
Vuelva a ejecutar un control de cambio.
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S10 Gerencia de proyectos 32
1.5.1.4a Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto
La cantidad de grupos de trabajo se va registrando en el notero que dispone el sistema, o usar una hoja
Excel o Word. La cantidad también puede obedecer a la experiencia del programador, al tiempo que se
dispone para ejecutar el proyecto o se puede determinar “tanteando”, el ingreso de cantidad de grupos
de trabajo o cuadrillas modifica y observando la duración de la actividad.
Para el presente ejemplo use:
Preparación de agregados: 1 cuadrilla
Encofradores: 4 cuadrillas
Acero: 5 cuadrillas
Concreto: 2 cuadrillas
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Para ingresar el número de grupos de trabajo a un grupo de actividades,
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1.5.1.5 Crear subactividades
Las actividades agrupadas en paquetes que corresponden a los estribos serán divididas en dos, debido
a que tenemos estribo derecho y estribo izquierdo. A cada uno de los segmentos divididos llama
subactividades.
S10
S10 Gerencia de proyectos 35
A continuación se muestra las subactividades,
1.5.1.6 Etiquetas
A cada una de las subactividades se le asignará un color y un nombre con la finalidad de identificarlo y
facilitar la programación,
Estas son las etiquetas que serán registradas:
Etiquetas
Preparación de agregados
Estribo derecho
Estribo izquierdo
Superestructura
Gastos generales
S10
S10 Gerencia de proyectos 36
Para iniciar el registro de las etiquetas,
La orden muestra el catálogo de Etiquetas, donde se debe efectuar los registros de las etiquetas,
previamente defina la estructura de registro; en esta oportunidad usaremos dos niveles.
S10
S10 Gerencia de proyectos 37
Para registrar el nivel 1
S10
S10 Gerencia de proyectos 38
Para registrar el nivel 2,
A continuación se muestran las etiquetas registradas y para elegir:
Repita el proceso para asignar etiqueta a la barra de la actividad de agregado fino para concreto.
S10
S10 Gerencia de proyectos 39
A continuación se muestra las subactividades con las etiquetas pegadas,
Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repartir
S10
S10 Gerencia de proyectos 40
S10
S10 Gerencia de proyectos 41
Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repetir
S10
S10 Gerencia de proyectos 42
A continuación se muestra las barras con las etiquetas asignadas.
Vuelva a ejecutar un control de cambios.
S10
S10 Gerencia de proyectos 43
1.5.1.7 Ingreso de metrados en subactividades
En el ejemplo que estamos desarrollando, el puente tiene dos estribos, el metrado del estribo derecho es
45% del total del metrado y al izquierdo le corresponde el 55%. A cada una de las subactividades se le
ingresa el nombre y metrado que le corresponde
Luego haga un control de cambios
Ahora existen dos formas de trabajar con las barras de Gantt:
a) Con las opciones propias del S10
b) Exportar al MS Project para vincular las actividades y luego importar al S10.
S10
S10 Gerencia de proyectos 44
Con las opciones propias del S10
1.5.1.8 Dependencias de actividades
Las actividades se vinculan con la finalidad de que comiencen en el orden y momento adecuado y
determina su participación dentro del proyecto, la superposición de vinculaciones proporciona la duración
total del proyecto. No arrastre una barra; este hecho hace que una barra se fije en una fecha.
Las actividades se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.
La colocación de actividades en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre ellas.
Para crear dependencias entre actividades es preciso vincularlas.
S10
S10 Gerencia de proyectos 45
Para cambiar de tipo de vínculo entre dos barras,
Luego el sistema muestra la ventana,
1.5.1.9 Vincular actividades
Use el botón para ocultar el árbol y tener mas espacio para trabajar, luego elija en la escala
temporal semanas. Vincule las actividades como se muestra,
S10
S10 Gerencia de proyectos 46
1.5.1.10 Impresión del diagrama de Gantt
Previamente elija el tipo de impresora que utilizará, hágalo desde el botón de inicio del Windows. Luego
de la barra de botones elija el botón y el sistema muestra,
Llamada a: Graba el reporte en formato PDF. Llamada b: Muestra la ventana para configurar la
impresión.
Comentario: La impresora elegida debe soportar el tamaño de papel A3, esta opción ajusta el tamaño del
reporte a A3, pero imprimirá en una hoja A4.
S10
S10 Gerencia de proyectos 47
S10
S10 Gerencia de proyectos 48
1.5.1.11 Exportar al MS Project
Al exportar el contenido del diagrama de Gantt al MS Project, no exporta los recursos, por lo que utilice
sólo para efectuar reportes o enviar por e-mail.
ADVERTENCIA: En este caso no importe la información del MS Project al S10, ya
que perderá sus actividades y asignaciones.
1.5.1.12 Transferencia por periodos
En el S10, una barra contiene información para cada día de rendimientos, metrados y recursos; use el
botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por periodos donde es mostrado en
cifras y ver el resultado de la planificación.
El sistema muestra la siguiente ventana,
Pase al escenario de Periodos para ver las actividades en cifras.
Comentario: Cuando modifique información en el presupuesto, ingrese al escenario de actividades y use
el botón , luego ingrese al escenario del diagrama de Gantt y también use el botón ,
luego el botón .
1.5.1.13 Botones
Diagramas: Muestra el diagrama de Gantt en todo el escenario.
Muestra el diagrama Gantt.
Muestra el diagrama Pert en todo el escenario, que es un tipo específico de diagrama en red
del proyecto. Las actividades se representan en cuadros o nodos y las relaciones entre
actividades se muestran con líneas que conectan los nodos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 49
Ventana de visualización
Ventana superior El cursor sólo se activa en la ventana superior.
Sincronización Cuando en la ventana superior e inferior muestra el diagrama de Gantt,
Todo lo que se ejecute en el diagrama de Gantt de la ventana superior se refleja en
diagrama Gantt de la ventana inferior y viceversa.
Sincronización El cursor sólo se activa en la ventana inferior.
Dividir Ventana, muestra en la ventana inferior la información de acuerdo a la selección hecha
en el menú que se muestra a continuación.
Refrescar Diagrama Gantt: Regenera los datos después de realizar algún cambio en los
cronogramas.
Esquema de presentación:
Propia: Cuando este botón está activo muestra los cambios personalizados, cuando modifique o
cambie los colores de las barras, fondo, etc., sólo para el proyecto de donde se ejecuta.
General: Muestra los colores estándar del sistema y es general para todos los proyectos
registrados en el sistema.
Control de cambio: Guarda el contenido del escenario como una vista, haga una vista todas las
veces que realice modificaciones importantes en el diagrama de Gantt. Al recuperar el control de
cambio reemplaza al que viene usando en el escenario.
Edición: Edita o muestra los datos de las actividades del cronograma de acuerdo a lo siguiente:
Programado: Muestra las actividades del cronograma para que el usuario pueda
programarlos.
Ejecutado: Muestra las actividades del cronograma con los datos tomados de las ordenes de
trabajo.
Resumen: Muestra los datos del cronograma de acuerdo a lo siguiente:
Programado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo programado.
Ejecutado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo ejecutado (toma de las
órdenes de trabajo.)
Valorizado Muestra las actividades del cronograma valorizadas.
Cambiar la escala temporal para ver un nivel de detalle diferente
S10
S10 Gerencia de proyectos 50
Reduce la ventana activa con el siguiente valor más bajo.
Ir al inicio de la actividad: Para la actividad elegida muestra el inicio de la barra.
Edita los datos de las actividades de acuerdo a las opciones implementadas en
el filtro: Todas las actividades, Actividades resumen, Actividades de primer
nivel, Actividades críticas, Hitos, Actividades con notas.
Filtro por especificaciones: Permite ubicar información dentro del cronograma.
Obtener ruta crítica: Calcula la ruta crítica del diagrama Gantt, mostrando de color rojo.
Obtener barras: Sí generó órdenes de trabajo e ingresó datos a los avances, por otro lado ingresó
los metrados realmente ejecutados por modo Medición. Este botón muestra en forma de barras en
el diagrama de Gantt, con colores rojo y negro.
Transferencia por periodos: Debido a que cada barra contiene metrados, recursos y rendimientos
para cada día, esta opción calcula. El resultado puede ser visualizado en el escenario Cronograma
por períodos.
1.6 Periodos
1.6.1 Generalidades
Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecución de las actividades y el sistema
los genera en forma automática de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos
fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los períodos
definidos son para todo el proyecto.
Labores que se efectúan en este escenario
 Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos.
 Crear periodos personalizados.
1.6.2 Acceso al escenario
S10
S10 Gerencia de proyectos 51
1.6.3 Hacer visible los periodos
Repita el proceso para los periodos semanales,
Comentario: El escenario del cronograma por periodos soporta 15 periodos visibles, los que pueden ser impresos.
Para imprimir el resto de periodos quite previamente el check de los periodos ya impresos y ponga
check a los que recién imprimirá.
S10
S10 Gerencia de proyectos 52
1.6.4 Crear periodos personalizados
En el escenario del diagrama de Gantt, los datos fueron calculados para cada uno de los días. Los
periodos personalizados permiten mostrar los datos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. A
continuación se muestra la forma como serán registrados los periodos
Periodo mensual*
Periodo semanal*
Valorizaciones
Acumulado
Valorización 1
Valorización 2
Valorización 3
Valorización 4
Saldo
* Por defecto el sistema muestra estos dos periodos
Para registrar el periodo “Valorizaciones”,
S10
S10 Gerencia de proyectos 53
Para registrar: “Acumulado” y “Saldo”,
También registre saldo
S10
S10 Gerencia de proyectos 54
Para registrar: “Valorización 1”,
S10
S10 Gerencia de proyectos 55
A continuación elija todos los periodos semanales que formarán parte de la valorización 1, para visualizar
sólo los periodos semanales,
S10
S10 Gerencia de proyectos 56
Los periodos elegidos son mostrados en la ventana de donde fueron solicitados
Para registrar las demás valorizaciones,
S10
S10 Gerencia de proyectos 57
Estos son los periodos registrados,
Comentario: El periodo acumulado, contiene todas las valorizaciones.
Cada una de las valorizaciones contienes las semanas que corresponde a ese periodo.
Saldo, inicialmente contiene todas las semanas, a medida que avanza la construcción del
proyecto se tiene que ir modificando el contenido de las semanas (eliminando las semanas
ya trabajadas), con la finalidad de que siempre tengamos sólo el saldo por ejecutar.
En el escenario del cronograma por periodos; sí hace visible el periodo acumulado tendrá la
suma de todos los periodos valorizaciones del 1 al 6.
1.6.3 Botones
Eliminar períodos excedentes.
Actualiza los datos del proyecto.
Refrescar, toma los nuevos datos de inicio y fin del proyecto.
IMPORTANTE: Sí crea períodos personalizados, estos necesariamente deben tener como
períodos componentes, semanas o meses.
Los períodos también pueden tener períodos equivalentes, que deben ser
semanas o meses.
No elimine los períodos básicos (días).
S10
S10 Gerencia de proyectos 58
1.7 Cronograma por periodos
Generalidades
Este escenario, proporciona:
 Los resultados de la planificación.
o El cronograma valorizado
o El cronograma de avances
o El plan de utilización de recursos.
En este escenario se ingresan:
 Los avances para la valorización interna del meta, que es utilizado en el control de obra.
 Los avances para la valorización que debe pagar el propietario de la obra, en el venta.
El origen de los datos de este escenario es como se muestra a continuación,
Comentario: Sí no utilizó el escenario del diagrama de Gantt para efectuar una planificación, existe la
alternativa de que ingrese directamente los datos en metrados o porcentajes que desea
lograr en cada una de las celdas que corresponden a los periodos de las actividades,
también pueden ser datos importados desde el MS Project.
S10
S10 Gerencia de proyectos 59
1.7.1 Resultados de la planificación
Acceso al escenario
1.7.1.1 Cronogramas
Para elegir el tipo de dato que muestre el escenario, de la barra de botones use el botón (modo),
luego el sistema muestra la ventana,
Elija el tipo de periodo:
Para sumar el contenido de las columnas hacia arriba, use el botón
Para imprimir en pantalla el reporte elija el botón y del menú que muestre, elija una opción.
S10
S10 Gerencia de proyectos 60
Este es el reporte: Cronograma por partida,
Este es el reporte: Cronograma, puede ser valorizado o metrado, de acuerdo a los datos mostrados en el
escenario.
S10
S10 Gerencia de proyectos 61
Plan de utilización de recursos: Es la relación de recursos utilizados en la ejecución del proyecto y cuyas
cantidades han sido distribuidas en el tiempo de acuerdo a lo programado. Los datos pueden ser
mostrados en cantidad o valorizado de acuerdo a lo elegido en modo visualización.
Para mostrar las actividades con sus recursos,
Luego el sistema muestra, en la ventana inferior el plan de utilización de recursos que puede ser impresa
directamente desde el S10 o exportada a Excel.
1.7.2 Botones
Depurar cronograma: Elimina datos que ya no serán utilizados.
Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este
botón calcula los parciales y suma hacia los títulos. Use esta opción cuando modifique la
asignación de partidas a las fases en el escenario de Actividades.
Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones
mostradas en la ventana.
S10
S10 Gerencia de proyectos 62
Ubicar partida: Esta opción es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a
una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene.
Mostrar leyenda: Este botón muestra o esconde la leyenda que permite “jugar” con el número de
cuadrillas, para obtener la cantidad de días que es necesario para ejecutarla.
Visualizar: Todas las opciones que muestra el menú, es para la parte inferior del escenario.
Modo: De acuerdo a la selección que se realice, el sistema muestra el tipo de dato.
Modo programado: Los datos que contiene cada barra dentro del escenario del diagrama de
Gantt, el sistema calcula los datos para cada día y los muestra
Modo orden de trabajo: Toma los datos de las órdenes de trabajo generadas. (Sólo mano de
obra y los metrados, no materiales).
Modo valorizado: El residente de obra debe ingresar los avances realmente logrados,
producto de un metrado.
Sumar actividades: Los datos en modo valorizado, horas hombre u horas máquina, los suma y
acumula en forma vertical
Fin de la planificación.
S10
S10 Gerencia de proyectos 63
Registro de información previa a la ejecución
1.8 Responsables
Se refiere al personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa.
En el escenario de actividades, cada uno de los registros puede ser asignado a un responsable, esto en
el caso del personal técnico (residentes de obra).
Cuando se trabaja con “Actas” todo el personal necesariamente debe estar registrado como responsable.
Datos que serán registrados:
Acceso al escenario
En el árbol elija el proyecto
S10
S10 Gerencia de proyectos 64
A continuación registre la información en cada uno de los niveles,
1.9 Personal disponible
Se refiere sólo al personal obrero que participará en la ejecución de proyecto. El obrero debe ser
previamente registrado en el catálogo de identificadores, para luego ser elegido como personal
disponible.
Estos son lo datos que se utilizarán para el registro:
 Obreros
 Peones
o Registre 18 peones para concreto.
 Oficiales
o Registre 2 oficiales para concreto.
o Registre 8 oficiales para encofrado.
 Operarios
o Registre 4 operarios para encofrado.
Además:
1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados
1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero
S10
S10 Gerencia de proyectos 65
1.9.1 Registro de obreros en el catálogo de identificadores
Como ejemplo se toma el registro del obrero: Vicente Gómez, se desempeñará como Oficial de
Concreto.
Acceso al catálogo de identificadores
En el catálogo de identificadores,
S10
S10 Gerencia de proyectos 66
En esta ventana ingrese los datos solicitados,
Llamadas de la ventana Identificador:
Llamada a: Tipo de persona, en el sistema están disponibles dos tipos, en esta oportunidad elija
Persona Natural.
Llamada b: Código alterno, se refiere al código que tiene esta persona en otro sistema o programa.
Llamada c: Tratamiento, es el vocativo como nos dirigimos a una persona, ejemplo; señor (Sr.), señorita
(Srta.), Ingeniero (Ing.). Use el botón para acceder al catálogo de tratamientos y luego
elegir con doble clic.
Llamada d: Se refiere al sexo de la persona que se registra, el botón muestra los tipos de sexo
disponibles.
Llamada e: RUC se refiere al registro único de Contribuyentes.
Llamada f: DNI se refiere al documento nacional de identidad.
Llamada g: Apellidos y nombres, del obrero a registrar.
Llamada h: Abreviatura, use esta celda para ingresar la categoría y oficio del obrero, esto ayuda al
momento de elegirlo.
Llamada i: Datos complementarios, ingrese los datos solicitados.
S10
S10 Gerencia de proyectos 67
Llamada j: Tipo de identificador, elija esta pestaña para calificar (en este caso de obrero) al registro que
se efectuará.
A continuación se muestra los datos registrados en la ventana Identificador,
S10
S10 Gerencia de proyectos 68
1.9.2 Elección del personal disponible
A continuación se muestra los datos que serán utilizados en el ejemplo,
1.9.3 Acceso al escenario
S10
S10 Gerencia de proyectos 69
El sistema muestra el catálogo de personal de donde debe elegir a los obreros,
Luego en el escenario serán mostrados los obreros elegidos.
1.9.4 Propiedades de los obreros
Las propiedades se refieren al tipo que se utilizó en presupuestos, la categoría que se utilizará para los
pagos en planilla y los costos de hora hombre. A todos los obreros registrados, se les ingresa sus
propiedades.
Estos son los precios que se utilizan en el ejemplo,
Para registrar las propiedades de los obreros (peones de concreto),
S10
S10 Gerencia de proyectos 70
El sistema muestra la ventana donde se ingresan los datos,
1.9.5 Copiar propiedades de los obreros
Para copiar las propiedades de un obrero, a otros de la misma categoría, marque un bloque (sólo del
obrero que se quiere copiar las propiedades), luego haga clic derecho para mostrar el menú y elegir
“Copiar”. Después, marque un bloque de los obreros “destino”, haga clic derecho sobre el bloque y del
menú elija Propiedades, luego “Pegar propiedades”.
S10
S10 Gerencia de proyectos 71
A continuación se muestra los registros concluidos,
Luego “jale” a: 2 oficiales de concreto y registre sus propiedades.
8 oficiales de encofrado y registre sus propiedades.
4 operario de encofrado y registre sus propiedades.
1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados
1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero
Con este personal se forman los Grupos de trabajo.
1.10 Equipo disponible
El equipo propio y de terceros que se utilizará en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de
elaborar los partes diarios de equipo y el costo sea cargado posteriormente a los resultados operativos.
El registro de estos equipos es con el código 10 y la unidad (u) dentro del catálogo de recursos.
En el presupuesto se utilizaron los equipos con el código 03.
Luego se compatibilizará cada activo con el equipo presupuestado y se le asignará las propiedades.
Con los activos se formarán grupos de trabajo.
Este es el equipo que se utilizará en las diferentes actividades:
S10
S10 Gerencia de proyectos 72
1.10.1 Registro de activos en el catálogo de recursos
En el presupuesto se utilizó el recurso MEZCLADORA DE CONCRETO DE 11 p3 18 HP con la unidad
de hm (hora máquina).
Datos que serán registrados:
Mezcladora de concreto tipo tambor [como recurso principal]
Mezcladora de concreto tipo tambor de 11 p3 18 hp (pza) [como recurso específico]
El recurso específico es el que se elije como activo disponible, se caracteriza por que tiene 14 dígitos en
el código y como unidad puede ser pieza o unidad.
1.10.1.1 Acceso al catálogo de recursos
En el árbol del catálogo de recursos,
S10
S10 Gerencia de proyectos 73
S10
S10 Gerencia de proyectos 74
S10
S10 Gerencia de proyectos 75
En el catálogo se muestra los registros efectuados
S10
S10 Gerencia de proyectos 76
1.10.2 Selección de Activos disponibles
El activo disponible es elegido y registrado como “Equipo disponible” para el proyecto, la participación
durante la ejecución del proyecto es tomado en el parte diario.
Estos son los datos que serán elegidos,
1.10.3 Acceso al escenario:
Luego en el árbol elija el proyecto.
En el escenario,
El sistema muestra el catálogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos
propios y de terceros que se usará en la construcción del proyecto,
S10
S10 Gerencia de proyectos 77
Los equipos elegidos son mostrados en el escenario “Activos disponible”,
S10
S10 Gerencia de proyectos 78
1.10.4 Propiedades del equipo
Estos son los datos de las propiedades y precios que se utilizarán, se refieren los que fueron utilizados
en el presupuesto. No siempre coinciden con el activo disponible.
A cada uno los activos que participan en la ejecución del proyecto, se relacionará con el equipo
presupuestado, además se le ingresará los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se
hizo para la mano de obra.
Para ingresar las propiedades a los equipos:
Repita el proceso para los demás activos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 79
1.11 Grupo de trabajo
Es este escenario se forman los grupos de trabajo o “cuadrillas” con el personal registrado o elegido,
mostrado en el escenario de personal disponible, está conformado sólo por obreros.
Datos que serán registrados:
Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades.
1.11.1 Acceso al escenario:
En el árbol elija el proyecto.
1.11.2Verificar estructura de registro
Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,
S10
S10 Gerencia de proyectos 80
Registro del nivel 1:
Estos son los registros efectuados,
S10
S10 Gerencia de proyectos 81
1.11.3Asignar obreros a los grupos de trabajo
1.12 Grupo de equipo
Es este escenario se forman los grupos de equipo o “cuadrillas” con el activo registrado o elegido,
mostrado en el escenario de activo disponible.
Requisitos: Tener registrado el activo en el escenario de activo disponible, con sus propiedades.
Estos son los datos que se registrarán:
S10
S10 Gerencia de proyectos 82
1.12.1Acceso al escenario:
En el árbol elija el proyecto.
1.12.2Verificar estructura de registro
Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,
Para registrar el nivel 1,
S10
S10 Gerencia de proyectos 83
Se muestra el registro de grupos concluido,
Luego asigne los equipos a cada uno de los grupos.
1.13 Registro de Subcontratos
El subcontrato es un recurso, y su ejecución es encargada a un tercero llamado subcontratista. En esta
primera parte sólo registre los Subcontratos.
Datos que serán registrados
1.13.1 Acceso al escenario
En el árbol elija el proyecto.
1.13.2 Registro del subcontrato
S10
S10 Gerencia de proyectos 84
Para registrar; SC m de o. Para colocación de acero,
Llamadas de la ventana Datos subcontrato:
Llamada a: Registre los datos solicitados. La frecuencia de pago ya se encuentra definido (En el
escenario de Datos generales, en la celda de Datos adicionales.
Llamada b: Ingrese el porcentaje de adelanto sólo en el caso de proporcionarlo, en cada valorización el
sistema amortizará automáticamente. No existe otra forma de otorgar adelanto.
Llamada c: En caso de ser necesario ingrese el porcentaje que será descontado de cada valorización.
La devolución del fondo de garantía es manual.
Llamada d: Los impuestos aplicables a los subcontratos, varían de acuerdo al documento que
presentará el subcontratista para respaldar el pago que recibe, si presenta factura debe
incluirse el IGV, en caso de recibo de honorarios se le descuenta el IES y la retención de
ley.
Llamada e: Para asignar el registro del recurso subcontrato,
Llamada 1: Permite asignar al subcontrato los recursos presupuestados.
Llamada 2: Permite asignar al subcontrato recursos del catálogo, estén o no presupuestados.
Luego en el catálogo de recursos,
S10
S10 Gerencia de proyectos 85
Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida
de control.
Luego el sistema muestra el catálogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno
de los recursos tipo subcontrato,
Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botón Adicionar, para grabarlos y cerrar la
ventana.
S10
S10 Gerencia de proyectos 86
A continuación se muestra el subcontrato registrado:
Con lo que termina el registro del subcontrato, el siguiente paso es valorizar, que lo haremos luego.
S10
S10 Gerencia de proyectos 87
1.14 Actividades por grupos
A cada una de las actividades se le asigna una cuadrilla o grupo de trabajo que se encargará de su
ejecución, esto es un requisito previo para generar ordenes de trabajo.
S10
S10 Gerencia de proyectos 88
1.14.1 Acceso al escenario
En el árbol elija el proyecto y meta.
Para desplegar el contenido de la ventana superior.
Repita el proceso para las demás actividades.
S10
S10 Gerencia de proyectos 89
2 Ejecución
2.1 Orden de trabajo
Generalidades
La orden de trabajo es un documento que genera el usuario en el sistema por el cual se ordena la
ejecución de una o varias actividades.
Con la finalidad es obtener resultados operativos, el sistema está preparado para trabajar en forma
simultánea con el módulo de almacenes, para lo cual el se debe cumplir ciertos requerimientos.
 Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases.
 Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero y empleados, así
como los subcontratistas que participarán en la ejecución del proyecto.
 En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de
trabajo o cuadrillas.
 Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que
participará en la ejecución del proyecto.
 En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo
o cuadrillas.
 Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades.
Las actividades que se ordenen no necesariamente deben estar programadas en el diagrama de Gantt.
Estas son las órdenes de trabajo que serán generadas:
Acceso al escenario
Luego en el árbol elija el proyecto y después Meta.
2.1.1 Generar orden de trabajo
S10
S10 Gerencia de proyectos 90
Para elegir la escala de tiempo semanal,
Elija el día sábado 23 de julio,
Para el sábado 23 de julio, elija las actividades programadas,
S10
S10 Gerencia de proyectos 91
Estas son las actividades programas para el sábado 23 de abril del 2005,
Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde serán almacenadas
todas las órdenes de trabajo generadas para este proyecto.
2.1.2 Exportar la orden de trabajo a Excel
Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo.
El ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt.
A continuación se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.
S10
S10 Gerencia de proyectos 92
S10
S10 Gerencia de proyectos 93
Una vez que registre los datos en la orden de trabajo en Excel, guarde el contenido de la hoja Excel y
cierre.
2.1.3 Importar la orden de trabajo de Excel
La hoja Excel que contiene la orden de trabajo tiene que estar cerrada.
S10
S10 Gerencia de proyectos 94
Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por períodos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 95
2.1.4 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará
Es necesario tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará en la actividad ordenada.
S10
S10 Gerencia de proyectos 96
Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacén un e-mail para que efectúe el egreso.
Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizará es ingresar al escenario de Cronograma
por períodos, para luego usar el botón y visualizar el modo: Programado metrado; luego use el botón
para elegir la opción Actividades y recursos.
Comentario: En la realidad quien decide la cantidad de materiales es el residente o el maestro de obra, lo
que anteriormente se indicó es para tener una idea de la cantidad de materiales que se
utilizará.
Los pedidos que realice el maestro de obra, directamente son atendidos en el almacén, la
modalidad de “Egreso a partida de control”.
S10
S10 Gerencia de proyectos 97
C Uso del módulo de Compras
C.1.2.1. Acceso al módulo de Compras
En el panel de su PC ubique el botón luego el sistema muestra la ventana de acceso.
C.1.2.2 Registro de usuarios en el sistema
El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo
de Compras, a los escenarios, catálogos y documentos.
El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este
ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al
usuario llamado Andrade Andrés. Este registro se realiza en el sistema.
C.1.2.2.1 Registrar a la empresa
S10
S10 Gerencia de proyectos 98
Para registrar OBRAS que viene a ser una gerencia,
C.1.2.2.2 Registro de usuarios
Se registrará a Andrade Andrés,
S10
S10 Gerencia de proyectos 99
C.1.2.2.3 Acceso al módulo de Compras
Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el módulo de Compras, sólo se dará
acceso al módulo de Compras.
C.1.2.2.4 Acceso a los escenarios
Repita el proceso para las pestañas de Catálogos y documentos. El acceso que se otorgue a los
usuarios también puede ser selectivo, poniendo check sólo a las opciones que tendrá acceso.
S10
S10 Gerencia de proyectos 100
Cierre el módulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrés,
C.1.2.3 Registro del Centro de Compras
En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas:
a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que registrar
también a los usuarios y darles atributos de manejo.
b) Andrés, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar
centro de compra. Cuando Andrés registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo
muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el
hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrán acceso al centro de compras.
En este ejemplo el centro de compras, se llamará CC S10
S10
S10 Gerencia de proyectos 101
C.1.2.4 Asignar proyecto al Centro de Compras
Para asignar el proyecto al centro de compras,
El sistema muestra el catálogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejará el centro
e compras CC S10,
S10
S10 Gerencia de proyectos 102
C.1.2.5 Permisos de uso de los escenarios
S10
S10 Gerencia de proyectos 103
C.1.2.6 En Pedidos
Como el proyecto fue registrado en el módulo de Gerencia de proyectos, en pedidos el nombre del
proyecto es mostrado con los almacenes de materiales y activos.
C.1.2.6.1 Registro de usuarios en el proyecto
S10
S10 Gerencia de proyectos 104
Al usuario Andrés, también se le registrará en el almacén de materiales, para que pueda manejar,
Luego elija la pestaña de permisos y verifique o asigne permisos.
C.1.2.7 Pie de la orden de compra
En el pie de la orden de compra, el usuario registra información que el proveedor debe cumplir, como
requisitos, condiciones plazos, etc., así como definir las personas que firmarán el documento impreso,
S10
S10 Gerencia de proyectos 105
Ingrese la información en la celda que corresponde a observación,
C.1.2.8 Logotipo para los reportes
Sí desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que estar
elaborado y almacenado dentro de una carpeta.
C.1.2.8.1 Registro de logotipos
S10
S10 Gerencia de proyectos 106
Verifique la estructura de de registro del catálogo,
Registro del logotipo
S10
S10 Gerencia de proyectos 107
Elija la carpeta donde está almacenado el logotipo,
Sólo los logotipos registrados en el catálogo pueden ser asignados posteriormente.
Luego cierre la ventana de logotipos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 108
C.1.2.8.2 Asignar logotipo a una empresa
S10
S10 Gerencia de proyectos 109
Luego cierre el catálogo de identificadores.
Comentario: Por defecto el sistema imprimirá las órdenes de compra con el logotipo asignado a
la empresa. Sí además de la impresión del logotipo desea que imprima el nombre
de la empresa, tiene que hacer desde configuración.
C.1.2.9 Configuración
Las opciones de configuración realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general, cualquier
cambio es para todos los usuarios.
Ingrese al módulo de compras con sa
S10
S10 Gerencia de proyectos 110
C.1.2.9.1 Configuración de Compras
Use el botón para acceder a la ventana de configuración.
La pestaña “Del supervisor”, sólo está visible para el usuario que ingresa como (sa), también para los
usuarios que tengan la categoría de Administrador del Sistema y Administrador del Módulo.
Llamada a: Controlar los pedidos por centro de compra, esta opción trabaja en forma conjunta con
“Solicitar centro de compra” de Pedidos.
Activado:Muestra para cada centro de compra sólo aquellos pedidos que tienen
asignado el centro de compra donde esté ubicado en el árbol.
Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados.
Llamada b: Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra.
Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Llamada c: Número de la orden de compra por empresa.
Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios
centros de compra en la empresa.
Desactivado: Genera correlativamente el número de orden de compra para cada uno de
los centros de compra.
Llamada d: Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomará para calcular el
precio del I.G.V., de los recursos de las órdenes de compra. Este valor es guardado con
cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor.
Llamada e: Nro. De dígitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dígitos puede tener
una orden de compra, el cual varía desde 4 hasta 12 dígitos.
C.1.3 Acceso al módulo de compras
Sólo los usuarios que están registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el módulo tienen
acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrés
S10
S10 Gerencia de proyectos 111
C.1.3.1 Plan de utilización de recursos
El plan de utilización de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecución del proyecto,
distribuidos en el tiempo (en períodos) y es calculado en el módulo de Gerencia de proyectos, cuando el
contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por períodos en cifras.
Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas
definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO
60.
Sí efectuó la planificación en el diagrama de Gantt del módulo de Gerencia de proyectos, puede
visualizar las fechas, como se muestra a continuación. Es necesario aclarar que las fechas que se toman
deben ser unos días antes de ejecutar la actividad.
Sólo con fines de información se muestra la ventana de recursos y precios del módulo de Presupuestos,
en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el mismo que
aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto.
Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los
50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tomó del
metrado efectuado previamente).
S10
S10 Gerencia de proyectos 112
C.1.3.1.1 Registro de recursos específicos
Del catálogo de recursos específicos elija,
S10
S10 Gerencia de proyectos 113
A continuación se muestra los recursos específicos del acero, ingrese las cantidades,
A continuación se muestra la cantidad de varillas registradas,
S10
S10 Gerencia de proyectos 114
C.1.4 ¿Cómo funciona pedidos?
La información es organizada de acuerdo a lo siguiente,
Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tomó del plan de utilización de recursos y la
fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).
S10
S10 Gerencia de proyectos 115
C.1.5 Para pedir recursos
El sistema muestra el formulario pedido de obra,
S10
S10 Gerencia de proyectos 116
Un recurso puede estar en más de una partida de control, del catálogo de recursos por partidas de
control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del
acero corrugado sólo elija los recursos específicos).
Las cantidades que se modifiquen sólo son para este pedido,
S10
S10 Gerencia de proyectos 117
C.1.5.1 Asignar fecha de entrega
A cada uno de los recursos o al total de los recursos que forman parte de este pedido se le asigna fecha
de entrega. En esta oportunidad se asignará a todos los recursos el 18 de julio del 2005.
Del calendario se elije la fecha de entrega,
S10
S10 Gerencia de proyectos 118
El pedido debe ser enviado para ser aprobado,
S10
S10 Gerencia de proyectos 119
Reporte del pedido
C.1.5.2 Cronograma de entregas
Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Gerencia de
proyectos
S10
S10 Gerencia de proyectos 120
Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Almacenes
Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Pedidos
S10
S10 Gerencia de proyectos 121
C.1.6 Aprobación
En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automáticamente desde el
escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobación posterior. Sí fue aprobada en forma
automática anteriormente, la opción de aprobar queda deshabilitada.
Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra.
S10
S10 Gerencia de proyectos 122
C.1.6.1 Visualizar los documentos generados
Cuando el pedido es para el stock de almacén, el documento generado es una requisitoria de compra
que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso.
Comentario: Cuando el pedido es para un destino específico (Partida de control), el sistema verifica
previamente el stock en el almacén, en caso de que exista la cantidad pedida, el sistema
genera un “Pedido de almacén”; sí en stock sólo existe pero no en la cantidad deseada;
entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un “pedido de almacén” por la
cantidad existente en el stock y el otro documento generado es la “Requisitoria de compra”,
por el saldo.
S10
S10 Gerencia de proyectos 123
C.1.7 Procedimiento para eliminar un pedido
Luego cierre la ventana de documentos generados,
S10
S10 Gerencia de proyectos 124
S10
S10 Gerencia de proyectos 125
S10
S10 Gerencia de proyectos 126
C.1.8 Compras
C.1.8.1 Pedidos de compra
En este escenario se listan todos los documentos llamados “requisitorias al centro de compras” que
corresponden a los pedidos realizados mediante Pedidos para el proyecto asignado. Las requisitorias de
compra, sólo son generadas cuando las cantidades pedidas de los recursos son mayores a los que
existe en el stock.
Labores que se realizan en este escenario: Visualizar todas las requisitorias de compra generadas;
Generar orden de compra para el total de la requisitoria de compra; Generar orden de compra para uno o
varios recursos que forma parte de una requisitoria de compra.
Los recursos que forman parte de la requisitoria de compra de los cuales no se han generado órdenes
de compra, pasan al escenario de Cotizaciones.
a) Generar orden de compra para todo el pedido.
Use esta opción para generar en forma directa la orden de compra a partir del pedido de compra, sin
necesidad de realizar la cotización. Se entiende que ya se conoce de antemano las condiciones y a la
empresa que se le comprará los recursos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 127
Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas están de acuerdo a la secuencia de uso y
son las siguientes:
Llamada a: Pestaña de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, sólo desde
este lugar se registran los precios de los recursos.
Llamada b: Proveedor, este botón muestra el catálogo de proveedores para registrar o elegir un
proveedor para la orden de compra.
Llamada c: Tratado con; cuando se registró la empresa también se registraron a los contactos, el
sistema permite elegir a uno de ellos como contacto.
Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha del
calendario.
Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catálogo de donde se elije.
Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra.
Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra.
Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el número de la factura o de la boleta.
Llamada i: Facturar a; elija del catálogo de identificadores el nombre de la empresa.
Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos los
recursos que forman parte de la orden de compra.
Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los
recursos que forman parte de la orden de compra.
Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al mismo
tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno.
Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra,
estos datos lo define el proveedor.
S10
S10 Gerencia de proyectos 128
Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados. Cuando se
registró la empresa también se registró la dirección y que es tomada en esta oportunidad.
Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, sólo cuando los
recursos tienen una misma fecha de entrega.
Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran.
Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje.
Llamada q: Pestaña Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el número de pedido que le
corresponde.
Llamada r: Graba el contenido de la ventana.
S10
S10 Gerencia de proyectos 129
b) Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido
Luego de realizar las acciones a) o b), vaya al escenario de Orden de compra.
C.1.8.1.1 Consulta de precios
Los precios registrados desde el módulo de presupuestos, en las cotizaciones o la orden de compra para
cada uno de los recursos, son almacenados para ser consultados como a continuación se muestra,
S10
S10 Gerencia de proyectos 130
C.1.8.1.2 Seguimiento al pedido
C.1.8.1.3 Impresión de reportes
S10
S10 Gerencia de proyectos 131
C.1.9 Cotizaciones
Una cotización es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones de
venta de los recursos a los proveedores.
A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de
atención.
Labores que se realizan en este escenario
 “Armar” las cotizaciones a partir de los recursos que contienen las “requisitorias al centro de
compras”.
 Asignar proveedores a cada una de las cotizaciones.
 Envían las cotizaciones a los proveedores.
 Opciones de consulta, acumulado, detallado y por proveedor.
C.1.9.1 Generar cotizaciones
Es recomendable formar cotizaciones con recursos semejantes como todo lo que vende una ferretería,
otra cotización únicamente de agregados, otra de cemento, otra de acero, etc., esto permite asignar
varios proveedores a cada una de las cotizaciones.
S10
S10 Gerencia de proyectos 132
S10
S10 Gerencia de proyectos 133
C.1.9.2 Asignar proveedor a una cotización
C.1.9.3 Enviar la cotización al proveedor
Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotización
S10
S10 Gerencia de proyectos 134
Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotización
Llamada c: Envía al Proveedor; la cotización al proveedor elegido; esta opción sólo se activa cuando el
proveedor tiene correo electrónico,
Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotización del proveedor
elegido. Para enviar manualmente la cotización tiene que imprimir el reporte y enviarlo por
fax.
Llamada e: Anular cotización; use esta opción cuando el proveedor no conteste.
C.1.10 Recepción de Cotizaciones
En este escenario se listan las cotizaciones con los datos que los proveedores registraron y devolvieron
al centro de compra, para registrar los precios de cada uno de los recursos, el tipo de moneda, forma de
pago etc., para elaborar el cuadro comparativo.
C.1.10.1 Registro de datos en la cotización
S10
S10 Gerencia de proyectos 135
Luego el sistema muestra la ventana,
Llamadas de la ventana Recepción de Cotización
Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catálogo para ser utilizado
posteriormente todas las veces que sea necesario, el botón marcado con la llamada
muestra el catálogo.
Llamada b: Del catálogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotización.
Llamada c: Sólo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la base
(ejemplo Dólares), del catálogo elija el tipo de cambio para la fecha del documento.
Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, sí adicionalmente uno de los recursos
tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%).
Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los
recursos que forman parte de la orden de compra.
Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al mismo
tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno.
Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos sí es que se
ordena la compra.
Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra.
Llamada h: Ingrese el número de cotización el proveedor.
Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, sí pone un check en la columna que
corresponde a IGV, este precio será adicionado en el % que corresponde al IGV, y el precio
total es mostrado en la columna “Parcial con IGV”.
Llamada j: Use este botón para grabar el contenido de la ventana.
S10
S10 Gerencia de proyectos 136
C.1.10.2 Consulta de precios
Sí hace clic derecho sobre el nombre de un recurso, el sistema muestra el menú
La comparación de los precios recibidos de los proveedores hágalo en el escenario de cuadro
comparativo.
C.1.11 Cuadro comparativo
En este escenario se decide que recursos serán comprados y a que proveedores, para tomar la decisión
se toma en cuenta los datos proporcionados por los proveedores.
Los datos que son mostrados en este escenario corresponden a las cotizaciones recibidas del
proveedor.
Labores que se realizan en este escenario
 Se comparan los datos proporcionados por cada uno de los proveedores.
 Se decide los recursos que serán comprados a cada uno de los proveedores.
 Una cotización puede generar varias órdenes de compra.
Las órdenes de compra generadas se visualizan en el escenario de orden de compra.
Acceso al escenario
S10
S10 Gerencia de proyectos 137
C.1.11.1 Elección de recursos
Para consulta de precios haga clic sobre el recurso.
C.1.11.2 Impresión del reporte
Todos los recursos aprobados pasan al escenario de órdenes de compra.
S10
S10 Gerencia de proyectos 138
C.1.12 Ordenes de compra
La orden de compra es el documento definitivo de adquisición de los recursos. En este escenario se
visualiza las órdenes de compra generadas en el escenario de Pedidos de compra y se generan órdenes
de compra a partir de los pedidos de compra y desde el cuadro comparativo de las cotizaciones.
C.1.12.1 Generar órdenes de compra
a) Generar órdenes desde pedidos
Cuando se usa esta opción es necesario ingresar los precios a los recursos que se compren.
S10
S10 Gerencia de proyectos 139
S10
S10 Gerencia de proyectos 140
b) Generar órdenes desde cotizaciones
Los precios de los recursos son tomados de la cotización.
S10
S10 Gerencia de proyectos 141
S10
S10 Gerencia de proyectos 142
C.1.12.2 Aprobar las órdenes de compra
El usuario que apruebe las órdenes de compra debe tener atributos para hacerlo. Sólo las órdenes de
compra aprobadas pasan al módulo de Almacenes para efectuar los ingresos por orden de compra.
El sistema no permite borrar las ordenes de compra aprobadas, para eliminarlas, previamente cambie de
estado a registrado.
Para aprobar una orden de compra, haga clic derecho sobre el nombre del proveedor o número de la
orden de compra y del menú que se active elija la opción de aprobar.
S10
S10 Gerencia de proyectos 143
C.1.12.3 Antecedente
Esta opción es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el
documento y sus recursos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 144
C.1.12.4 Seguimiento
Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su
destino en el módulo de almacenes.
S10
S10 Gerencia de proyectos 145
C.1.12.5 Impresión de la orden de compra
S10
S10 Gerencia de proyectos 146
Este es la orden de compra impresa,
S10
S10 Gerencia de proyectos 147
A Uso del módulo de almacenes
El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos
de ingresos y egresos.
A.1.1 Registro de usuarios en el sistema
El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo
de almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos. También de registrarlo en el proyecto y
almacén.
Ingrese al módulo de almacenes como “sa” para registrar al usuario llamado Andrade Andrés.
S10
S10 Gerencia de proyectos 148
Mediante esta orden se da acceso al módulo de almacenes,
Con esta orden se da acceso a los escenarios,
Repita el proceso para la pestaña de catálogos y luego par los documentos.
S10
S10 Gerencia de proyectos 149
A.1.2 Registro de usuarios en el proyecto
Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el proyecto,
El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.
S10
S10 Gerencia de proyectos 150
Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el almacén.
El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.
S10
S10 Gerencia de proyectos 151
Para otorgarle permisos al usuario dentro del módulo de almacenes,
Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del módulo de almacenes.
Luego ingrese al módulo de almacenes como el usuario Andrés.
S10
S10 Gerencia de proyectos 152
A.1.3 Movimientos
A.1.3.1 Ingresos
Todos los recursos que utilice el proyecto deben ser ingresados al almacén, el sistema está
implementado con los siguientes tipos de ingreso:
Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un
documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad.
A.1.3.1.1 Ingreso por compra
Este movimiento se efectúa cuando los recursos que ingresarán al almacén vienen respaldados por una
factura.
Datos que serán utilizados para el ingreso por compra
Para iniciar el ingreso por compra
S10
S10 Gerencia de proyectos 153
Sí el sistema solicita el tipo de cambio, regístrelo;
S10
S10 Gerencia de proyectos 154
Luego el sistema muestra el formulario de ingreso.
De catálogo de recursos elija a los que formarán parte del ingreso,
S10
S10 Gerencia de proyectos 155
Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y
precios,
Con lo que concluye el ingreso.
A.1.3.2 Egresos
A.1.3.2.1 Egreso a Partida de Control
Este tipo de egreso es el más usado durante la ejecución, es cuando el residente o maestro de obra
envían un pedido al almacén y el almacenero efectúa un movimiento de egreso.
Es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados.
Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,
S10
S10 Gerencia de proyectos 156
Para iniciar el egreso,
Luego el sistema muestra el formato de egreso a partida de control,
A continuación elija los recursos que forman parte del egreso,
S10
S10 Gerencia de proyectos 157
Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de egreso a partida de control,
Nota: Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic
derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”.
S10
S10 Gerencia de proyectos 158
Estos son los egresos efectuados,
A.1.4 Stock
Muestra la cantidad de reservas o existencias en el almacén de un determinado recurso, en el momento
de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de
un recurso.
Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de
un almacén.
Antes de emitir reportes o ver la información, recostee (procese), como se muestra a continuación,
S10
S10 Gerencia de proyectos 159
Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a
una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). También permite
Use el botón , para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana,
Este es el reporte,
A.1.5 Informes
Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para
diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado.
Si se ubica en un almacén tipo:
Material: Se basa en las guías de egreso a Partida de Control
Activo: Se basa en las guías de egreso a Persona
Repuestos: Se basa en las guías de egreso a Activo
Economato: Se basa en las guías de egreso a Unidad Operativa
Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de
egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso con Partida de Control con
Descarga Directa.
S10
S10 Gerencia de proyectos 160
Elija la semana,
Luego use el botón para procesar, estos son los resultados,
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
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S10 gerencia proyectos
S10 gerencia proyectos
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  • 1. S10 S10 Gerencia de proyectos 1 Contenido Introducción.………………………………………………………………………………………………… 4 Generalidades ……………………………………………………………………………………………… 4 Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ……………………………………………………………. 4 Entorno de trabajo del S10……………………………………………………………………………........ 5 Planificación ……………………………………………………………………………………………........ 6 Registro de un nuevo proyecto………………………………………………………………....... 6 Asignar presupuestos al proyecto……………………………………………………………… 9 Calendario ………………………………………………………………………………………. 10 Registrar los días no laborables ………………………………………………………… 10 Horario de trabajo …………………………………………………………………………… 11 Calcular horas y días laborables para los períodos ……………………………………. 11 Botones ………………………………………………………………………………………. 12 Actividades ………………………………………………………………………………………… 12 Generalidades ………………………………………………………………………………….. 12 Datos que proporciona este escenario ………………………………………………………. 12 Cuando se cambia el presupuesto …………………………………………………………… 12 Subactividades ………………………………………………………………………………… 13 Caso a) Asignación automática (ver en Valorizaciones) ………………………………….. 13 Caso b) Asignación manual …………………………………………………………………. 13 Para el Meta ………………………………………………………………………………. 13 Estructura de división del trabajo ………………………………………………….. 13 Registro de las fases (WBS) ……………………………………………………….. 14 Preparando las partidas antes de asignar a las fases …………………………… 16 Consolidar partidas ………………………………………………………………….. 16 Hacer asignable ……………………………………………………………………… 17 Asignar partidas a las fases …………………………………………………………. 19 Subfases ……………………………………………………………………………… 20 Botones ……………………………………………………………………………….. 21 Partidas de control ………………………………………………………………………….. 23 Acceso al escenario ……………………………………………………………………… 24 Registro de las partidas de control …………………………………………………….. 24 Definir estructura ……………………………………………………………………. .. 24 Registro ………………………………………………………………………………… 25 Asignación de actividades a las partidas de control ……………………………… 26 Botones ……………………………………………………………………………….. 26 Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………….… 27 Generalidades …………………………………………………………………………………… 27 Acceso al escenario …………………………………………………………………………… 27 Uso del presupuesta meta …………………………………………………………………… 28 Insertar columnas …………………………………………………………………………. 28 Escala temporal …………………………………………………………………………… 28 Control de cambios ……………………………………………………………………….. 29 Paquetes ……………………………………………………………………………………. 30 Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto ………………… 32 Crear subactividades ……………………………………………………………………… 34 Etiquetas …………………………………………………………………………………… 35 Ingreso de metrados a subactividades …………………………………………………. 43 Dependencia de actividades ……………………………………………………………. 44 Vincular actividades …………………………………………………………………….. 45 Impresión del diagrama de Gantt ……………………………………………………… 46 Exportar al MS Project …………………………………………………………………… 48 Transferencia por períodos ……………………………………………………………… 48 Botones ……………………………………………………………………………………. 48 Períodos …………………………………………………………………………………………. 50 Generalidades ……………………………………………………………………………… 50 Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. 50 Hacer visible los períodos …………………………………………………………………. 51 Crear períodos personalizados …………………………………………………………….. 52 Botones ……………………………………………………………………………………….. 57 Cronograma por períodos ……………………………………………………………………. 58 Resultados de la planificación …………………………………………………………...... 59
  • 2. S10 S10 Gerencia de proyectos 2 Cronogramas …………………………………………………………………………………. 59 Plan de utilización de recursos ……………………………………………………………… 61 Botones ………………………………………………………………………………………… 61 Registro de información previa a la ejecución ………………………………………………. 63 Responsables ………………………………………………………………………………… 63 Personal disponible …………………………………………………………………………… 64 Registro de obreros en el catálogo de identificadores ……………………………….. 65 Elección del personal disponible ……………………………………………………….. 68 Propiedades de los obreros ……………………………………………………………… 69 Copiar propiedades de los obreros ……………………………………………………… 70 Equipo disponible …………………………………………………………………………….. 71 Registro de activos en el catálogo de recursos ……………………………………….. 72 Selección de activos disponibles ……………………………………………………….. 76 Propiedades del equipo ………………………………………………………………….. 78 Grupo de trabajo ……………………………………………………………………………… 79 Grupo de equipo …………………………………………………………………………….. 81 Registro de subcontratos ……………………………………………………………………. 83 Actividades por grupos ………………………………………………………………………. 87 Ejecución ………………………………………………………………………………………………….. 89 Orden de trabajo ………………………………………………………………………………… 89 Generar orden de trabajo ……………………………………………………………………. 89 Exportar la orden de trabajo a Excel ………………………………………………………. 91 Importar la orden de trabajo de Excel ……………………………………………………… 93 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará ……………………………………… 95 Uso del módulo de Compras …………………………………………………………………. 97 Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………. 97 Registro de la empresa ……………………………………………………………………... 97 Registro de usuarios ……………………………………………………………………….. .. 98 Acceso al módulo de Compras ……………………………………………………………… 99 Acceso a los escenarios ………………………………………………………………….. .. 99 Registro del Centro de Compras ………………………………………………………….. 100 Asignar proyecto al Centro de Compras ………………………………………………….. 101 Permisos de uso de los escenario ………………………………………………………….. 102 En Pedidos ……………………………………………………………………………………… 103 Registro de usuarios en el proyecto …………………………………………………. ... 103 Pie de la orden de compra …………………………………………………………………. .. 104 Logotipo para los reportes …………………………………………………………………. .. 105 Registro de logotipos ………………………………………………………………………. .. 105 Asignar logotipo a una empresa ……………………………………………………………. 108 Configuración ……………………................................................................................. .. 109 Configuración de Compras ………………………………………………………………. 110 Acceso al módulo de Compras …………………………………………………………..…. 110 Plan de utilización de recursos ………………………………………………………….…. 111 Registro de recursos específicos ……………………………………………………..… 112 ¿Cómo funciona pedidos? ………………………………………………………………….. 114 Para pedir recursos …………………………………………………………………………… 115 Asignar fecha de entrega ……………………………………………………………………. 117 Cronograma de entregas ……………………………………………………………………. 119 Aprobación ……………………………………………………………………………………. 121 Visualizar los documentos generados ……………………………………………………... 122 Procedimiento para eliminar un pedido ……………………………………………………. 123 Compras ………………………………………………………………………………………. 126 Pedidos de compra …………………………………………………………………………… 126 Consulta de precios ………………………………………………………………………….. 129 Seguimiento al pedido ………………………………………………………………………. 130 Impresión de reportes ……………………………………………………………………….. 130 Cotizaciones ………………………………………………………………………………….. 131 Generar cotizaciones ……………………………………………………………………. 131 Aprobación de las cotizaciones ………………………………………………………… 133 Enviar la cotización al proveedor ………………………………………………………. 133 Recepción de cotizaciones ………………………………………………………………….. 134 Registro de datos en la cotización ……………………………………………………… 134
  • 3. S10 S10 Gerencia de proyectos 3 Consulta de precios ……………………………………………………………………….. 136 Cuadro comparativo ………………………………………………………………………. 136 Elección de recursos .…………………………………………………………………. 137 Impresión del reporte …………….……………………………………………………. 137 Ordenes de compra ………………………………………………………………………. 138 Generar ordenes de compra ………………………………………………………… 138 Generar ordenes de compres desde pedidos …………………………………. 138 Generar ordenes de compra desde cotizaciones ……………………………. 140 Aprobar las ordenes de compra ……………………………………………………. 142 Antecedente …………………………………………………………………………….. 143 Seguimiento ……………………………………………………………………………... 144 Impresión de la orden de compra ………………………………………………………. 145 Uso del módulo de Almacenes ……………………………………………………………………. 147 Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………….. 147 Registro de usuario en el proyecto ……………………………………………………………. 149 Movimientos ……………………………………………………………………………………… 152 Ingresos ………………………………………………………………………………………. 152 Ingreso por compra ……………………………………………………………………… 152 Egresos ……………………………………………………………………………………….. 155 Egreso a partida de control …………………………………………………………….. 155 Stock ………………………………………………………………………………………….. 158 Informes ………………………………………………………………………………………. 159 Continuación del uso del Gerencia de proyectos ………………………………………………… 161 Registro de avances …………………………………………………………………………….. 161 Valorización de subcontratos …………………………………………………………………… 163 Partes de equipo ………………………………………………………………………………… 167 Control ……………………………………………………………………………………………… 170 Información disponible para el control …………………………………………………… 170 Mano de obra ………………………………………………………………………………. 170 Equipo ………………………………………………………………………………………… 172 Resultados …………………………………………………………………………………… 172 Comparación de avances …………………………………………………………………. 174 Resultados operativos ………………………………………………………………………. 175 Procesar datos ………………………………………………………………………………. 176 Valor ganado ………………………………………………………………………………… 178 Grupo con recursos …………………………………………………………………………. 179 Resultados por recurso ……………………………………………………………………… 182 Valorizaciones ………………………………………………………………………………………… 183 Diagrama de bloque ……………………………………………………………………………… 183 Datos generales …………………………………………………………………………………… 184 Datos valorizaciones (1) …………………………………………………………………………. 184 Certificado de pago ……………………………………………………………………………….. 185 Datos adicionales …………………………………………………………………………………. 187 Actividades ………………………………………………………………………………………… 188 Nivel de asignación ………………………………………………………………………………. 188 Asignación automática ………………………………………………………………………….. 189 Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………………. 189 Transferencia por períodos …………………………………………………………………….. 191 Períodos ………………………………………………………………………………………….. 191 Cronograma por Períodos ………………………………………………………………………. 192 Resultados de la planificación ……………………………………………………………….... 192 Ingreso de avances ……………………………………………………………………………… 194 Registro de adelanto para materiales ………………………………………………………… 197 Diseño del resumen de la valorización ……….................................................................. 200 Elaborar una valorización ……………………………………………………………………… 202 Registro de metrados ………………………………………………………………………….. 202 Registro de avances para un período ……………………………………………………….. 202 Registro de avances con metrado acumulado ……………………………………………… 203 Tomar avances en función al acumulado ……………………………………………………. 205 Opciones para el metrado acumulado ……………........................................................... 206 Reportes …………………................................................................................................. 208
  • 4. S10 S10 Gerencia de proyectos 4 Introducción Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo proyecto. El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte de planificación, todos ellos con opciones de fácil manejo y válidos a nivel internacional. Este programa también está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales, equipos y subcontratos. El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material. Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo. Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado. Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las medidas correctivas justo a tiempo. Existen las siguientes alternativas para trabajar en este programa: a) Trabajar sólo con las opciones implementadas en el S10. b) Cuando el MS Project se utiliza como complemento del S10, es este caso ya no se usa el Gantt del S10, en el MS Project se registra el WBS y se vinculan las actividades y luego de importa al S10. Generalidades Se utilizará los módulos:  Presupuesto  Gerencia de proyectos  Almacenes Resultados que se logran al usar este programa:  En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de utilización de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizará. Además conocer el tiempo real de ejecución.  En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos.  En control: Resultados operativos. Acceso al módulo de Gerencia de proyecto Del tapiz de su PC elija el botón
  • 5. S10 S10 Gerencia de proyectos 5 Entorno de trabajo del S10
  • 6. S10 S10 Gerencia de proyectos 6 1 Planificación 1.1 Registro de un nuevo proyecto El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales. 1.1.2 Datos del proyecto Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el proyecto: Proyecto: Puente en carretera Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones Lugar: Urubamba Fecha Inicio: 04/07/2005 Plazo: 180 días Tipo de moneda: Nuevos Soles. Calendario: Base 1.1.3 Registro del proyecto Acceso al escenario de Datos generales, El sistema muestra el catálogo de proyectos. En el árbol de este catálogo registre el tipo de proyecto, en este caso OBRAS VIALES.
  • 7. S10 S10 Gerencia de proyectos 7 En la ventana Proyecto, registre: Obras viales, Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto; Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc. El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:
  • 8. S10 S10 Gerencia de proyectos 8 Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo. Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto. Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos semanales y mensuales. Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente. Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio. Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.). Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto. Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares Americanos.) Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa. Llamada j: Sucursal, este dato es informativo. Llamada k: Dirección, este dato es informativo. Llamada l: Teléfono, este dato es informativo. Llamada m: Fax, este dato es informativo. Llamada n: Adicionar, después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos. Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.
  • 9. S10 S10 Gerencia de proyectos 9 1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda, Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los demás presupuestos, Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que se elaboren más presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde corresponda, cuando en el proyecto existan ampliación de metas u obras adicionales, elabore otro presupuesto y asigne.
  • 10. S10 S10 Gerencia de proyectos 10 1.2 Calendario El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los días laborables y no laborables definida en el calendario base son los días laborables y no laborables predeterminados de cada recurso, no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el menú Herramientas) y también puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para luego adecuarlo. El usuario también puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto. 1.2.1 Uso del calendario El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.); cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de estas se le puede asignar un calendario diferente. 1.2.2 Acceso al escenario 1.2.3 Registrar los días no laborables
  • 11. S10 S10 Gerencia de proyectos 11 Procedimiento para registrar un día como no laborable: Llamada a: Elija el mes y año. Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este. Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable. Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto. Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en la ventana que muestre ingrese las horas. 1.2.4 Horario de trabajo Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, se digita directamente el horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador. Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día sábado. 1.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos Después de procesar el calendario desaparece el botón .
  • 12. S10 S10 Gerencia de proyectos 12 1.2.6 Botones Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas. 1.3 Actividades 1.3.0 Generalidades El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar actividades que son las que se programan. Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de adecuar los presupuestos al proceso constructivo. El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:  Venta.  Meta. 1.3.1 Datos que proporciona este escenario Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas en el escenario del diagrama de Gantt. 1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón en el escenario de actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botón . 1.3.3 Acceso al escenario
  • 13. S10 S10 Gerencia de proyectos 13 1.3.4 Subactividades Al ubicar el cursor en Venta en el árbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta labor se realizar sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para visualizar otro presupuesto, Caso a) Asignación automática (Ver en Valorizaciones) Caso b) Asignación manual Esta opción es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada una de las fases, con los metrados que le corresponde. 1.3.4.2 Para el Meta En el árbol elija Meta, luego use el botón para desplegar el contenido del presupuesto. 1.3.4.2.1 Estructura de división del trabajo Llamado también faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al proceso constructivo, para cada una de las ramas del árbol se forman las fases. Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como será construida, en el caso del puente en este croquis se esboza,
  • 14. S10 S10 Gerencia de proyectos 14 Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como será construida. El organigrama, también se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto, además este es ingresado al sistema como WBS. Al diagrama de Gantt pasan las actividades ordenadas de acuerdo a lo mostrado en el organigrama. 1.3.4.2.2 Registro de las fases (WBS) Previamente defina la estructura de registro.
  • 15. S10 S10 Gerencia de proyectos 15 Luego el sistema muestra la ventana, Para iniciar el registro de la WBS, Sólo registre hasta el nivel 3.
  • 16. S10 S10 Gerencia de proyectos 16 1.3.4.2.3 Preparando las partidas antes de asignar a las fases a) Consolidar partidas: Debido a que el presupuesto que se toma como ejemplo para este proyecto, tiene subpartidas para la preparación de agregados en todas las partidas de concreto; al consolidar las partidas son aisladas y las cantidades acumuladas, esto facilita la asignación. Consolide: Agregado fino para concreto, Agregado grueso para concreto, Piedra grande.
  • 17. S10 S10 Gerencia de proyectos 17 b) Hacer asignable: Tiene la finalidad de agrupar las subpartidas a la partida principal, con la finalidad de asignar una sola partida de concreto a la fase o WBS. Repite el proceso para:
  • 18. S10 S10 Gerencia de proyectos 18 Previo a la asignación de las partidas a las fases, visualice sólo los campos que son necesarios,
  • 19. S10 S10 Gerencia de proyectos 19 1.3.4.2.4 Asignar partidas a las fases (WBS) A cada fase se le asigna las partidas que les corresponden,
  • 20. S10 S10 Gerencia de proyectos 20 1.3.4.2.5 Subfases Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado, concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.
  • 21. S10 S10 Gerencia de proyectos 21 Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las fases use el botón y el sistema muestra el cuadro de diálogo, 1.3.4.3 Botones Estos botones corresponden a la ventana superior. Expandir todos, muestra todas las partidas del presupuesto activo. Contraer todos, muestra el presupuesto sólo al primer nivel Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto. Todos, sí este botón está hundido muestra todas las actividades asignadas a un grupo de fases, sólo es de consulta. Generar actividades, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que cambie datos en el presupuesto. Definir nivel de asignación, muestra una ventana para elegir el nivel de asignación de las partidas a las fases.  Al último nivel: Mantiene la estructura del presupuesto con partidas y subpartidas.  Al primer nivel: El presupuesto es mostrado como en la hoja del presupuesto, sin subpartidas. Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las fases y asigna las partidas del presupuesto. Asigna sólo el presupuesto actual, sí el proyecto tiene varios presupuestos asignados, esta opción efectúa una asignación automática del presupuesto activo (que es mostrado en la ventana superior de este escenario). Ubicar actividad con saldo, verifica que todas las partidas estén asignadas a las fases. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida.
  • 22. S10 S10 Gerencia de proyectos 22 Resultado de la asignación
  • 23. S10 S10 Gerencia de proyectos 23 1.4 Partidas de control Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control. Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado. Es como si se “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado. Para el ejemplo estas son las partidas de control: Puente en carretera Preparación de agregados Encofrado Concreto Acero Gastos generales Permisos sindicales, descansos médicos Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que estos costos son “cargados” al proyecto. Es requisito que en el escenario de Actividades, las partidas del presupuesto sean asignadas a las fases.
  • 24. S10 S10 Gerencia de proyectos 24 1.4.0 Acceso al escenario 1.4.1 Registro de las partidas de control 1.4.2 Definir estructura
  • 25. S10 S10 Gerencia de proyectos 25 Luego el sistema muestra, 1.4.3 Registro A continuación se muestra el registro concluido, Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura de registro de las partidas de control.
  • 26. S10 S10 Gerencia de proyectos 26 1.4. 4 Asignación de actividades a las partidas de control Repita el proceso para cada una de las ramas. Nota: Las partidas de control son compartidas por los módulos de gerencia de proyectos, pedidos y almacenes, para efectuar los egresos y el control. Para verificar si todas las partidas fueron asignadas, expanda el contenido de la ventana superior usando el botón , luego el botón muestra las partidas que faltan asignar. Cuando se efectúan cambios en el presupuesto, como modificar metrados, rendimientos, cantidades de recursos en los análisis de precios unitarios; procese el presupuesto, luego en el módulo de gerencia de proyectos ingrese al escenario de actividades y use el botón . A la partida de control “Permisos sindicales, descansos médicos”, no se le asigna ninguna partida. Durante el proceso de ejecución todos los gastos por estos conceptos se irán “cargando” a la partida de control. Después tendremos el monto que cuesta estos permisos y descansos. 1.4.5 Botones Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta descompuesto, meta o línea base. Contraer todos, muestra las actividades sólo al primer nivel Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto.
  • 27. S10 S10 Gerencia de proyectos 27 Verificar asignación, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que cambie datos en el presupuesto. Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las partidas de control y asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades). Ubicar sin asignación, verifica que todas las actividades estén asignadas a las partidas de control. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida. 1.5 Diagrama de Gantt Generalidades Los datos del WBS o fases, del escenario de actividades son mostrados en este escenario, en forma de barras con la finalidad de programarlos. Después de vincular todas las actividades del proyecto dará como resultado el tiempo real de ejecución del proyecto. Los datos expresados en barras, pasan al escenario del cronograma por periodos como cifras, donde se obtienen los resultados de la planificación. El tipo de vínculo en el diagrama de Gantt permite manejar los tiempos en el proyecto. Sí se forman paquetes de actividades el usuario define la duración. La barra (actividad) está directamente ligada a un rendimiento y metrado conocido por consiguiente no existen holguras y lo que se trata de hacer con el diagrama Gantt es ubicar la barra (actividad), de acuerdo al orden constructivo y justo en el periodo que debe ejecutarse. No existe el problema de recursos sobre asignados porque está directamente ligado al análisis de precios unitarios. La programación en el diagrama de Gantt es a nivel ¨plan general¨ como marco en el cual se ejecutará el proyecto, quiere decir que una actividad tiene una fecha inicio y fin, dentro de este rango de fechas debe ser ejecutado. Se debe efectuar una planificación previa a la ejecución, realizada por el responsable, eso es conocido como la teoría del último programador, donde se efectúa la programación al detalle o el día a día. 1.5.0 Acceso al escenario
  • 28. S10 S10 Gerencia de proyectos 28 1.5.1 Uso del presupuesto meta En el ejemplo que seguimos es para el meta, el mismo proceso se repite la el venta. 1.5.1.1 Insertar columnas De todas las columnas implementadas en el escenario, el usuario debe elegir sólo las columnas que serán mostradas. (Esto con la finalidad de registrar la cantidad de cuadrillas o grupos de trabajo y el sistema proporcione la duración en días). 1.5.1.2 Escala temporal Esta opción permite elegir las escala temporal, además actúa como un zoom, que es muy útil al momento del vinculas las actividades.
  • 29. S10 S10 Gerencia de proyectos 29 El sistema muestra la ventana, 1.5.1.3 Control de cambios El uso del control de cambios, tiene la finalidad de almacenar o guardar el contenido del escenario. Sí comete una equivocación puede restaurar el último control de cambio que hizo, así no perderá mucho de lo que trabajó. Además tiene la finalidad de documentar todos los cambios que sufrió el proyecto durante al lapso de su ejecución. Antes de iniciar cualquier actividad en el escenario del diagrama de Gantt haga un control de cambio, haciendo clic en el botón , luego el sistema muestra la ventana,
  • 30. S10 S10 Gerencia de proyectos 30 1.5.1.4 Paquetes El sistema permite agrupar varias actividades que se ejecutan juntas en una sola, el tiempo de ejecución que viene a ser el tamaño de la barra lo define el usuario previo análisis.
  • 31. S10 S10 Gerencia de proyectos 31 Luego, Comentario: En la ventana Creación de paquete, para definir la duración, también se ¨juega¨ con la cantidad de cuadrillas y este dato debe ser tomado en cuenta la momento de registrar el personal disponible. A continuación se muestra los paquetes formados, Vuelva a ejecutar un control de cambio.
  • 32. S10 S10 Gerencia de proyectos 32 1.5.1.4a Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto La cantidad de grupos de trabajo se va registrando en el notero que dispone el sistema, o usar una hoja Excel o Word. La cantidad también puede obedecer a la experiencia del programador, al tiempo que se dispone para ejecutar el proyecto o se puede determinar “tanteando”, el ingreso de cantidad de grupos de trabajo o cuadrillas modifica y observando la duración de la actividad. Para el presente ejemplo use: Preparación de agregados: 1 cuadrilla Encofradores: 4 cuadrillas Acero: 5 cuadrillas Concreto: 2 cuadrillas
  • 33. S10 S10 Gerencia de proyectos 33 Para ingresar el número de grupos de trabajo a un grupo de actividades,
  • 34. S10 S10 Gerencia de proyectos 34 1.5.1.5 Crear subactividades Las actividades agrupadas en paquetes que corresponden a los estribos serán divididas en dos, debido a que tenemos estribo derecho y estribo izquierdo. A cada uno de los segmentos divididos llama subactividades.
  • 35. S10 S10 Gerencia de proyectos 35 A continuación se muestra las subactividades, 1.5.1.6 Etiquetas A cada una de las subactividades se le asignará un color y un nombre con la finalidad de identificarlo y facilitar la programación, Estas son las etiquetas que serán registradas: Etiquetas Preparación de agregados Estribo derecho Estribo izquierdo Superestructura Gastos generales
  • 36. S10 S10 Gerencia de proyectos 36 Para iniciar el registro de las etiquetas, La orden muestra el catálogo de Etiquetas, donde se debe efectuar los registros de las etiquetas, previamente defina la estructura de registro; en esta oportunidad usaremos dos niveles.
  • 37. S10 S10 Gerencia de proyectos 37 Para registrar el nivel 1
  • 38. S10 S10 Gerencia de proyectos 38 Para registrar el nivel 2, A continuación se muestran las etiquetas registradas y para elegir: Repita el proceso para asignar etiqueta a la barra de la actividad de agregado fino para concreto.
  • 39. S10 S10 Gerencia de proyectos 39 A continuación se muestra las subactividades con las etiquetas pegadas, Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repartir
  • 40. S10 S10 Gerencia de proyectos 40
  • 41. S10 S10 Gerencia de proyectos 41 Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repetir
  • 42. S10 S10 Gerencia de proyectos 42 A continuación se muestra las barras con las etiquetas asignadas. Vuelva a ejecutar un control de cambios.
  • 43. S10 S10 Gerencia de proyectos 43 1.5.1.7 Ingreso de metrados en subactividades En el ejemplo que estamos desarrollando, el puente tiene dos estribos, el metrado del estribo derecho es 45% del total del metrado y al izquierdo le corresponde el 55%. A cada una de las subactividades se le ingresa el nombre y metrado que le corresponde Luego haga un control de cambios Ahora existen dos formas de trabajar con las barras de Gantt: a) Con las opciones propias del S10 b) Exportar al MS Project para vincular las actividades y luego importar al S10.
  • 44. S10 S10 Gerencia de proyectos 44 Con las opciones propias del S10 1.5.1.8 Dependencias de actividades Las actividades se vinculan con la finalidad de que comiencen en el orden y momento adecuado y determina su participación dentro del proyecto, la superposición de vinculaciones proporciona la duración total del proyecto. No arrastre una barra; este hecho hace que una barra se fije en una fecha. Las actividades se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. La colocación de actividades en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre ellas. Para crear dependencias entre actividades es preciso vincularlas.
  • 45. S10 S10 Gerencia de proyectos 45 Para cambiar de tipo de vínculo entre dos barras, Luego el sistema muestra la ventana, 1.5.1.9 Vincular actividades Use el botón para ocultar el árbol y tener mas espacio para trabajar, luego elija en la escala temporal semanas. Vincule las actividades como se muestra,
  • 46. S10 S10 Gerencia de proyectos 46 1.5.1.10 Impresión del diagrama de Gantt Previamente elija el tipo de impresora que utilizará, hágalo desde el botón de inicio del Windows. Luego de la barra de botones elija el botón y el sistema muestra, Llamada a: Graba el reporte en formato PDF. Llamada b: Muestra la ventana para configurar la impresión. Comentario: La impresora elegida debe soportar el tamaño de papel A3, esta opción ajusta el tamaño del reporte a A3, pero imprimirá en una hoja A4.
  • 47. S10 S10 Gerencia de proyectos 47
  • 48. S10 S10 Gerencia de proyectos 48 1.5.1.11 Exportar al MS Project Al exportar el contenido del diagrama de Gantt al MS Project, no exporta los recursos, por lo que utilice sólo para efectuar reportes o enviar por e-mail. ADVERTENCIA: En este caso no importe la información del MS Project al S10, ya que perderá sus actividades y asignaciones. 1.5.1.12 Transferencia por periodos En el S10, una barra contiene información para cada día de rendimientos, metrados y recursos; use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por periodos donde es mostrado en cifras y ver el resultado de la planificación. El sistema muestra la siguiente ventana, Pase al escenario de Periodos para ver las actividades en cifras. Comentario: Cuando modifique información en el presupuesto, ingrese al escenario de actividades y use el botón , luego ingrese al escenario del diagrama de Gantt y también use el botón , luego el botón . 1.5.1.13 Botones Diagramas: Muestra el diagrama de Gantt en todo el escenario. Muestra el diagrama Gantt. Muestra el diagrama Pert en todo el escenario, que es un tipo específico de diagrama en red del proyecto. Las actividades se representan en cuadros o nodos y las relaciones entre actividades se muestran con líneas que conectan los nodos.
  • 49. S10 S10 Gerencia de proyectos 49 Ventana de visualización Ventana superior El cursor sólo se activa en la ventana superior. Sincronización Cuando en la ventana superior e inferior muestra el diagrama de Gantt, Todo lo que se ejecute en el diagrama de Gantt de la ventana superior se refleja en diagrama Gantt de la ventana inferior y viceversa. Sincronización El cursor sólo se activa en la ventana inferior. Dividir Ventana, muestra en la ventana inferior la información de acuerdo a la selección hecha en el menú que se muestra a continuación. Refrescar Diagrama Gantt: Regenera los datos después de realizar algún cambio en los cronogramas. Esquema de presentación: Propia: Cuando este botón está activo muestra los cambios personalizados, cuando modifique o cambie los colores de las barras, fondo, etc., sólo para el proyecto de donde se ejecuta. General: Muestra los colores estándar del sistema y es general para todos los proyectos registrados en el sistema. Control de cambio: Guarda el contenido del escenario como una vista, haga una vista todas las veces que realice modificaciones importantes en el diagrama de Gantt. Al recuperar el control de cambio reemplaza al que viene usando en el escenario. Edición: Edita o muestra los datos de las actividades del cronograma de acuerdo a lo siguiente: Programado: Muestra las actividades del cronograma para que el usuario pueda programarlos. Ejecutado: Muestra las actividades del cronograma con los datos tomados de las ordenes de trabajo. Resumen: Muestra los datos del cronograma de acuerdo a lo siguiente: Programado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo programado. Ejecutado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo ejecutado (toma de las órdenes de trabajo.) Valorizado Muestra las actividades del cronograma valorizadas. Cambiar la escala temporal para ver un nivel de detalle diferente
  • 50. S10 S10 Gerencia de proyectos 50 Reduce la ventana activa con el siguiente valor más bajo. Ir al inicio de la actividad: Para la actividad elegida muestra el inicio de la barra. Edita los datos de las actividades de acuerdo a las opciones implementadas en el filtro: Todas las actividades, Actividades resumen, Actividades de primer nivel, Actividades críticas, Hitos, Actividades con notas. Filtro por especificaciones: Permite ubicar información dentro del cronograma. Obtener ruta crítica: Calcula la ruta crítica del diagrama Gantt, mostrando de color rojo. Obtener barras: Sí generó órdenes de trabajo e ingresó datos a los avances, por otro lado ingresó los metrados realmente ejecutados por modo Medición. Este botón muestra en forma de barras en el diagrama de Gantt, con colores rojo y negro. Transferencia por periodos: Debido a que cada barra contiene metrados, recursos y rendimientos para cada día, esta opción calcula. El resultado puede ser visualizado en el escenario Cronograma por períodos. 1.6 Periodos 1.6.1 Generalidades Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecución de las actividades y el sistema los genera en forma automática de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los períodos definidos son para todo el proyecto. Labores que se efectúan en este escenario  Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos.  Crear periodos personalizados. 1.6.2 Acceso al escenario
  • 51. S10 S10 Gerencia de proyectos 51 1.6.3 Hacer visible los periodos Repita el proceso para los periodos semanales, Comentario: El escenario del cronograma por periodos soporta 15 periodos visibles, los que pueden ser impresos. Para imprimir el resto de periodos quite previamente el check de los periodos ya impresos y ponga check a los que recién imprimirá.
  • 52. S10 S10 Gerencia de proyectos 52 1.6.4 Crear periodos personalizados En el escenario del diagrama de Gantt, los datos fueron calculados para cada uno de los días. Los periodos personalizados permiten mostrar los datos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. A continuación se muestra la forma como serán registrados los periodos Periodo mensual* Periodo semanal* Valorizaciones Acumulado Valorización 1 Valorización 2 Valorización 3 Valorización 4 Saldo * Por defecto el sistema muestra estos dos periodos Para registrar el periodo “Valorizaciones”,
  • 53. S10 S10 Gerencia de proyectos 53 Para registrar: “Acumulado” y “Saldo”, También registre saldo
  • 54. S10 S10 Gerencia de proyectos 54 Para registrar: “Valorización 1”,
  • 55. S10 S10 Gerencia de proyectos 55 A continuación elija todos los periodos semanales que formarán parte de la valorización 1, para visualizar sólo los periodos semanales,
  • 56. S10 S10 Gerencia de proyectos 56 Los periodos elegidos son mostrados en la ventana de donde fueron solicitados Para registrar las demás valorizaciones,
  • 57. S10 S10 Gerencia de proyectos 57 Estos son los periodos registrados, Comentario: El periodo acumulado, contiene todas las valorizaciones. Cada una de las valorizaciones contienes las semanas que corresponde a ese periodo. Saldo, inicialmente contiene todas las semanas, a medida que avanza la construcción del proyecto se tiene que ir modificando el contenido de las semanas (eliminando las semanas ya trabajadas), con la finalidad de que siempre tengamos sólo el saldo por ejecutar. En el escenario del cronograma por periodos; sí hace visible el periodo acumulado tendrá la suma de todos los periodos valorizaciones del 1 al 6. 1.6.3 Botones Eliminar períodos excedentes. Actualiza los datos del proyecto. Refrescar, toma los nuevos datos de inicio y fin del proyecto. IMPORTANTE: Sí crea períodos personalizados, estos necesariamente deben tener como períodos componentes, semanas o meses. Los períodos también pueden tener períodos equivalentes, que deben ser semanas o meses. No elimine los períodos básicos (días).
  • 58. S10 S10 Gerencia de proyectos 58 1.7 Cronograma por periodos Generalidades Este escenario, proporciona:  Los resultados de la planificación. o El cronograma valorizado o El cronograma de avances o El plan de utilización de recursos. En este escenario se ingresan:  Los avances para la valorización interna del meta, que es utilizado en el control de obra.  Los avances para la valorización que debe pagar el propietario de la obra, en el venta. El origen de los datos de este escenario es como se muestra a continuación, Comentario: Sí no utilizó el escenario del diagrama de Gantt para efectuar una planificación, existe la alternativa de que ingrese directamente los datos en metrados o porcentajes que desea lograr en cada una de las celdas que corresponden a los periodos de las actividades, también pueden ser datos importados desde el MS Project.
  • 59. S10 S10 Gerencia de proyectos 59 1.7.1 Resultados de la planificación Acceso al escenario 1.7.1.1 Cronogramas Para elegir el tipo de dato que muestre el escenario, de la barra de botones use el botón (modo), luego el sistema muestra la ventana, Elija el tipo de periodo: Para sumar el contenido de las columnas hacia arriba, use el botón Para imprimir en pantalla el reporte elija el botón y del menú que muestre, elija una opción.
  • 60. S10 S10 Gerencia de proyectos 60 Este es el reporte: Cronograma por partida, Este es el reporte: Cronograma, puede ser valorizado o metrado, de acuerdo a los datos mostrados en el escenario.
  • 61. S10 S10 Gerencia de proyectos 61 Plan de utilización de recursos: Es la relación de recursos utilizados en la ejecución del proyecto y cuyas cantidades han sido distribuidas en el tiempo de acuerdo a lo programado. Los datos pueden ser mostrados en cantidad o valorizado de acuerdo a lo elegido en modo visualización. Para mostrar las actividades con sus recursos, Luego el sistema muestra, en la ventana inferior el plan de utilización de recursos que puede ser impresa directamente desde el S10 o exportada a Excel. 1.7.2 Botones Depurar cronograma: Elimina datos que ya no serán utilizados. Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este botón calcula los parciales y suma hacia los títulos. Use esta opción cuando modifique la asignación de partidas a las fases en el escenario de Actividades. Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones mostradas en la ventana.
  • 62. S10 S10 Gerencia de proyectos 62 Ubicar partida: Esta opción es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene. Mostrar leyenda: Este botón muestra o esconde la leyenda que permite “jugar” con el número de cuadrillas, para obtener la cantidad de días que es necesario para ejecutarla. Visualizar: Todas las opciones que muestra el menú, es para la parte inferior del escenario. Modo: De acuerdo a la selección que se realice, el sistema muestra el tipo de dato. Modo programado: Los datos que contiene cada barra dentro del escenario del diagrama de Gantt, el sistema calcula los datos para cada día y los muestra Modo orden de trabajo: Toma los datos de las órdenes de trabajo generadas. (Sólo mano de obra y los metrados, no materiales). Modo valorizado: El residente de obra debe ingresar los avances realmente logrados, producto de un metrado. Sumar actividades: Los datos en modo valorizado, horas hombre u horas máquina, los suma y acumula en forma vertical Fin de la planificación.
  • 63. S10 S10 Gerencia de proyectos 63 Registro de información previa a la ejecución 1.8 Responsables Se refiere al personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa. En el escenario de actividades, cada uno de los registros puede ser asignado a un responsable, esto en el caso del personal técnico (residentes de obra). Cuando se trabaja con “Actas” todo el personal necesariamente debe estar registrado como responsable. Datos que serán registrados: Acceso al escenario En el árbol elija el proyecto
  • 64. S10 S10 Gerencia de proyectos 64 A continuación registre la información en cada uno de los niveles, 1.9 Personal disponible Se refiere sólo al personal obrero que participará en la ejecución de proyecto. El obrero debe ser previamente registrado en el catálogo de identificadores, para luego ser elegido como personal disponible. Estos son lo datos que se utilizarán para el registro:  Obreros  Peones o Registre 18 peones para concreto.  Oficiales o Registre 2 oficiales para concreto. o Registre 8 oficiales para encofrado.  Operarios o Registre 4 operarios para encofrado. Además: 1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero
  • 65. S10 S10 Gerencia de proyectos 65 1.9.1 Registro de obreros en el catálogo de identificadores Como ejemplo se toma el registro del obrero: Vicente Gómez, se desempeñará como Oficial de Concreto. Acceso al catálogo de identificadores En el catálogo de identificadores,
  • 66. S10 S10 Gerencia de proyectos 66 En esta ventana ingrese los datos solicitados, Llamadas de la ventana Identificador: Llamada a: Tipo de persona, en el sistema están disponibles dos tipos, en esta oportunidad elija Persona Natural. Llamada b: Código alterno, se refiere al código que tiene esta persona en otro sistema o programa. Llamada c: Tratamiento, es el vocativo como nos dirigimos a una persona, ejemplo; señor (Sr.), señorita (Srta.), Ingeniero (Ing.). Use el botón para acceder al catálogo de tratamientos y luego elegir con doble clic. Llamada d: Se refiere al sexo de la persona que se registra, el botón muestra los tipos de sexo disponibles. Llamada e: RUC se refiere al registro único de Contribuyentes. Llamada f: DNI se refiere al documento nacional de identidad. Llamada g: Apellidos y nombres, del obrero a registrar. Llamada h: Abreviatura, use esta celda para ingresar la categoría y oficio del obrero, esto ayuda al momento de elegirlo. Llamada i: Datos complementarios, ingrese los datos solicitados.
  • 67. S10 S10 Gerencia de proyectos 67 Llamada j: Tipo de identificador, elija esta pestaña para calificar (en este caso de obrero) al registro que se efectuará. A continuación se muestra los datos registrados en la ventana Identificador,
  • 68. S10 S10 Gerencia de proyectos 68 1.9.2 Elección del personal disponible A continuación se muestra los datos que serán utilizados en el ejemplo, 1.9.3 Acceso al escenario
  • 69. S10 S10 Gerencia de proyectos 69 El sistema muestra el catálogo de personal de donde debe elegir a los obreros, Luego en el escenario serán mostrados los obreros elegidos. 1.9.4 Propiedades de los obreros Las propiedades se refieren al tipo que se utilizó en presupuestos, la categoría que se utilizará para los pagos en planilla y los costos de hora hombre. A todos los obreros registrados, se les ingresa sus propiedades. Estos son los precios que se utilizan en el ejemplo, Para registrar las propiedades de los obreros (peones de concreto),
  • 70. S10 S10 Gerencia de proyectos 70 El sistema muestra la ventana donde se ingresan los datos, 1.9.5 Copiar propiedades de los obreros Para copiar las propiedades de un obrero, a otros de la misma categoría, marque un bloque (sólo del obrero que se quiere copiar las propiedades), luego haga clic derecho para mostrar el menú y elegir “Copiar”. Después, marque un bloque de los obreros “destino”, haga clic derecho sobre el bloque y del menú elija Propiedades, luego “Pegar propiedades”.
  • 71. S10 S10 Gerencia de proyectos 71 A continuación se muestra los registros concluidos, Luego “jale” a: 2 oficiales de concreto y registre sus propiedades. 8 oficiales de encofrado y registre sus propiedades. 4 operario de encofrado y registre sus propiedades. 1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero Con este personal se forman los Grupos de trabajo. 1.10 Equipo disponible El equipo propio y de terceros que se utilizará en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de elaborar los partes diarios de equipo y el costo sea cargado posteriormente a los resultados operativos. El registro de estos equipos es con el código 10 y la unidad (u) dentro del catálogo de recursos. En el presupuesto se utilizaron los equipos con el código 03. Luego se compatibilizará cada activo con el equipo presupuestado y se le asignará las propiedades. Con los activos se formarán grupos de trabajo. Este es el equipo que se utilizará en las diferentes actividades:
  • 72. S10 S10 Gerencia de proyectos 72 1.10.1 Registro de activos en el catálogo de recursos En el presupuesto se utilizó el recurso MEZCLADORA DE CONCRETO DE 11 p3 18 HP con la unidad de hm (hora máquina). Datos que serán registrados: Mezcladora de concreto tipo tambor [como recurso principal] Mezcladora de concreto tipo tambor de 11 p3 18 hp (pza) [como recurso específico] El recurso específico es el que se elije como activo disponible, se caracteriza por que tiene 14 dígitos en el código y como unidad puede ser pieza o unidad. 1.10.1.1 Acceso al catálogo de recursos En el árbol del catálogo de recursos,
  • 73. S10 S10 Gerencia de proyectos 73
  • 74. S10 S10 Gerencia de proyectos 74
  • 75. S10 S10 Gerencia de proyectos 75 En el catálogo se muestra los registros efectuados
  • 76. S10 S10 Gerencia de proyectos 76 1.10.2 Selección de Activos disponibles El activo disponible es elegido y registrado como “Equipo disponible” para el proyecto, la participación durante la ejecución del proyecto es tomado en el parte diario. Estos son los datos que serán elegidos, 1.10.3 Acceso al escenario: Luego en el árbol elija el proyecto. En el escenario, El sistema muestra el catálogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos propios y de terceros que se usará en la construcción del proyecto,
  • 77. S10 S10 Gerencia de proyectos 77 Los equipos elegidos son mostrados en el escenario “Activos disponible”,
  • 78. S10 S10 Gerencia de proyectos 78 1.10.4 Propiedades del equipo Estos son los datos de las propiedades y precios que se utilizarán, se refieren los que fueron utilizados en el presupuesto. No siempre coinciden con el activo disponible. A cada uno los activos que participan en la ejecución del proyecto, se relacionará con el equipo presupuestado, además se le ingresará los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se hizo para la mano de obra. Para ingresar las propiedades a los equipos: Repita el proceso para los demás activos.
  • 79. S10 S10 Gerencia de proyectos 79 1.11 Grupo de trabajo Es este escenario se forman los grupos de trabajo o “cuadrillas” con el personal registrado o elegido, mostrado en el escenario de personal disponible, está conformado sólo por obreros. Datos que serán registrados: Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades. 1.11.1 Acceso al escenario: En el árbol elija el proyecto. 1.11.2Verificar estructura de registro Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,
  • 80. S10 S10 Gerencia de proyectos 80 Registro del nivel 1: Estos son los registros efectuados,
  • 81. S10 S10 Gerencia de proyectos 81 1.11.3Asignar obreros a los grupos de trabajo 1.12 Grupo de equipo Es este escenario se forman los grupos de equipo o “cuadrillas” con el activo registrado o elegido, mostrado en el escenario de activo disponible. Requisitos: Tener registrado el activo en el escenario de activo disponible, con sus propiedades. Estos son los datos que se registrarán:
  • 82. S10 S10 Gerencia de proyectos 82 1.12.1Acceso al escenario: En el árbol elija el proyecto. 1.12.2Verificar estructura de registro Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación, Para registrar el nivel 1,
  • 83. S10 S10 Gerencia de proyectos 83 Se muestra el registro de grupos concluido, Luego asigne los equipos a cada uno de los grupos. 1.13 Registro de Subcontratos El subcontrato es un recurso, y su ejecución es encargada a un tercero llamado subcontratista. En esta primera parte sólo registre los Subcontratos. Datos que serán registrados 1.13.1 Acceso al escenario En el árbol elija el proyecto. 1.13.2 Registro del subcontrato
  • 84. S10 S10 Gerencia de proyectos 84 Para registrar; SC m de o. Para colocación de acero, Llamadas de la ventana Datos subcontrato: Llamada a: Registre los datos solicitados. La frecuencia de pago ya se encuentra definido (En el escenario de Datos generales, en la celda de Datos adicionales. Llamada b: Ingrese el porcentaje de adelanto sólo en el caso de proporcionarlo, en cada valorización el sistema amortizará automáticamente. No existe otra forma de otorgar adelanto. Llamada c: En caso de ser necesario ingrese el porcentaje que será descontado de cada valorización. La devolución del fondo de garantía es manual. Llamada d: Los impuestos aplicables a los subcontratos, varían de acuerdo al documento que presentará el subcontratista para respaldar el pago que recibe, si presenta factura debe incluirse el IGV, en caso de recibo de honorarios se le descuenta el IES y la retención de ley. Llamada e: Para asignar el registro del recurso subcontrato, Llamada 1: Permite asignar al subcontrato los recursos presupuestados. Llamada 2: Permite asignar al subcontrato recursos del catálogo, estén o no presupuestados. Luego en el catálogo de recursos,
  • 85. S10 S10 Gerencia de proyectos 85 Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida de control. Luego el sistema muestra el catálogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno de los recursos tipo subcontrato, Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botón Adicionar, para grabarlos y cerrar la ventana.
  • 86. S10 S10 Gerencia de proyectos 86 A continuación se muestra el subcontrato registrado: Con lo que termina el registro del subcontrato, el siguiente paso es valorizar, que lo haremos luego.
  • 87. S10 S10 Gerencia de proyectos 87 1.14 Actividades por grupos A cada una de las actividades se le asigna una cuadrilla o grupo de trabajo que se encargará de su ejecución, esto es un requisito previo para generar ordenes de trabajo.
  • 88. S10 S10 Gerencia de proyectos 88 1.14.1 Acceso al escenario En el árbol elija el proyecto y meta. Para desplegar el contenido de la ventana superior. Repita el proceso para las demás actividades.
  • 89. S10 S10 Gerencia de proyectos 89 2 Ejecución 2.1 Orden de trabajo Generalidades La orden de trabajo es un documento que genera el usuario en el sistema por el cual se ordena la ejecución de una o varias actividades. Con la finalidad es obtener resultados operativos, el sistema está preparado para trabajar en forma simultánea con el módulo de almacenes, para lo cual el se debe cumplir ciertos requerimientos.  Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases.  Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero y empleados, así como los subcontratistas que participarán en la ejecución del proyecto.  En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de trabajo o cuadrillas.  Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que participará en la ejecución del proyecto.  En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo o cuadrillas.  Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades. Las actividades que se ordenen no necesariamente deben estar programadas en el diagrama de Gantt. Estas son las órdenes de trabajo que serán generadas: Acceso al escenario Luego en el árbol elija el proyecto y después Meta. 2.1.1 Generar orden de trabajo
  • 90. S10 S10 Gerencia de proyectos 90 Para elegir la escala de tiempo semanal, Elija el día sábado 23 de julio, Para el sábado 23 de julio, elija las actividades programadas,
  • 91. S10 S10 Gerencia de proyectos 91 Estas son las actividades programas para el sábado 23 de abril del 2005, Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde serán almacenadas todas las órdenes de trabajo generadas para este proyecto. 2.1.2 Exportar la orden de trabajo a Excel Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo. El ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt. A continuación se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.
  • 92. S10 S10 Gerencia de proyectos 92
  • 93. S10 S10 Gerencia de proyectos 93 Una vez que registre los datos en la orden de trabajo en Excel, guarde el contenido de la hoja Excel y cierre. 2.1.3 Importar la orden de trabajo de Excel La hoja Excel que contiene la orden de trabajo tiene que estar cerrada.
  • 94. S10 S10 Gerencia de proyectos 94 Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por períodos.
  • 95. S10 S10 Gerencia de proyectos 95 2.1.4 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará Es necesario tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará en la actividad ordenada.
  • 96. S10 S10 Gerencia de proyectos 96 Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacén un e-mail para que efectúe el egreso. Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizará es ingresar al escenario de Cronograma por períodos, para luego usar el botón y visualizar el modo: Programado metrado; luego use el botón para elegir la opción Actividades y recursos. Comentario: En la realidad quien decide la cantidad de materiales es el residente o el maestro de obra, lo que anteriormente se indicó es para tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará. Los pedidos que realice el maestro de obra, directamente son atendidos en el almacén, la modalidad de “Egreso a partida de control”.
  • 97. S10 S10 Gerencia de proyectos 97 C Uso del módulo de Compras C.1.2.1. Acceso al módulo de Compras En el panel de su PC ubique el botón luego el sistema muestra la ventana de acceso. C.1.2.2 Registro de usuarios en el sistema El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo de Compras, a los escenarios, catálogos y documentos. El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al usuario llamado Andrade Andrés. Este registro se realiza en el sistema. C.1.2.2.1 Registrar a la empresa
  • 98. S10 S10 Gerencia de proyectos 98 Para registrar OBRAS que viene a ser una gerencia, C.1.2.2.2 Registro de usuarios Se registrará a Andrade Andrés,
  • 99. S10 S10 Gerencia de proyectos 99 C.1.2.2.3 Acceso al módulo de Compras Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el módulo de Compras, sólo se dará acceso al módulo de Compras. C.1.2.2.4 Acceso a los escenarios Repita el proceso para las pestañas de Catálogos y documentos. El acceso que se otorgue a los usuarios también puede ser selectivo, poniendo check sólo a las opciones que tendrá acceso.
  • 100. S10 S10 Gerencia de proyectos 100 Cierre el módulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrés, C.1.2.3 Registro del Centro de Compras En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas: a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que registrar también a los usuarios y darles atributos de manejo. b) Andrés, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar centro de compra. Cuando Andrés registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrán acceso al centro de compras. En este ejemplo el centro de compras, se llamará CC S10
  • 101. S10 S10 Gerencia de proyectos 101 C.1.2.4 Asignar proyecto al Centro de Compras Para asignar el proyecto al centro de compras, El sistema muestra el catálogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejará el centro e compras CC S10,
  • 102. S10 S10 Gerencia de proyectos 102 C.1.2.5 Permisos de uso de los escenarios
  • 103. S10 S10 Gerencia de proyectos 103 C.1.2.6 En Pedidos Como el proyecto fue registrado en el módulo de Gerencia de proyectos, en pedidos el nombre del proyecto es mostrado con los almacenes de materiales y activos. C.1.2.6.1 Registro de usuarios en el proyecto
  • 104. S10 S10 Gerencia de proyectos 104 Al usuario Andrés, también se le registrará en el almacén de materiales, para que pueda manejar, Luego elija la pestaña de permisos y verifique o asigne permisos. C.1.2.7 Pie de la orden de compra En el pie de la orden de compra, el usuario registra información que el proveedor debe cumplir, como requisitos, condiciones plazos, etc., así como definir las personas que firmarán el documento impreso,
  • 105. S10 S10 Gerencia de proyectos 105 Ingrese la información en la celda que corresponde a observación, C.1.2.8 Logotipo para los reportes Sí desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que estar elaborado y almacenado dentro de una carpeta. C.1.2.8.1 Registro de logotipos
  • 106. S10 S10 Gerencia de proyectos 106 Verifique la estructura de de registro del catálogo, Registro del logotipo
  • 107. S10 S10 Gerencia de proyectos 107 Elija la carpeta donde está almacenado el logotipo, Sólo los logotipos registrados en el catálogo pueden ser asignados posteriormente. Luego cierre la ventana de logotipos.
  • 108. S10 S10 Gerencia de proyectos 108 C.1.2.8.2 Asignar logotipo a una empresa
  • 109. S10 S10 Gerencia de proyectos 109 Luego cierre el catálogo de identificadores. Comentario: Por defecto el sistema imprimirá las órdenes de compra con el logotipo asignado a la empresa. Sí además de la impresión del logotipo desea que imprima el nombre de la empresa, tiene que hacer desde configuración. C.1.2.9 Configuración Las opciones de configuración realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general, cualquier cambio es para todos los usuarios. Ingrese al módulo de compras con sa
  • 110. S10 S10 Gerencia de proyectos 110 C.1.2.9.1 Configuración de Compras Use el botón para acceder a la ventana de configuración. La pestaña “Del supervisor”, sólo está visible para el usuario que ingresa como (sa), también para los usuarios que tengan la categoría de Administrador del Sistema y Administrador del Módulo. Llamada a: Controlar los pedidos por centro de compra, esta opción trabaja en forma conjunta con “Solicitar centro de compra” de Pedidos. Activado:Muestra para cada centro de compra sólo aquellos pedidos que tienen asignado el centro de compra donde esté ubicado en el árbol. Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados. Llamada b: Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra. Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra. Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra. Llamada c: Número de la orden de compra por empresa. Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios centros de compra en la empresa. Desactivado: Genera correlativamente el número de orden de compra para cada uno de los centros de compra. Llamada d: Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomará para calcular el precio del I.G.V., de los recursos de las órdenes de compra. Este valor es guardado con cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor. Llamada e: Nro. De dígitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dígitos puede tener una orden de compra, el cual varía desde 4 hasta 12 dígitos. C.1.3 Acceso al módulo de compras Sólo los usuarios que están registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el módulo tienen acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrés
  • 111. S10 S10 Gerencia de proyectos 111 C.1.3.1 Plan de utilización de recursos El plan de utilización de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecución del proyecto, distribuidos en el tiempo (en períodos) y es calculado en el módulo de Gerencia de proyectos, cuando el contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por períodos en cifras. Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60. Sí efectuó la planificación en el diagrama de Gantt del módulo de Gerencia de proyectos, puede visualizar las fechas, como se muestra a continuación. Es necesario aclarar que las fechas que se toman deben ser unos días antes de ejecutar la actividad. Sólo con fines de información se muestra la ventana de recursos y precios del módulo de Presupuestos, en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el mismo que aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto. Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los 50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tomó del metrado efectuado previamente).
  • 112. S10 S10 Gerencia de proyectos 112 C.1.3.1.1 Registro de recursos específicos Del catálogo de recursos específicos elija,
  • 113. S10 S10 Gerencia de proyectos 113 A continuación se muestra los recursos específicos del acero, ingrese las cantidades, A continuación se muestra la cantidad de varillas registradas,
  • 114. S10 S10 Gerencia de proyectos 114 C.1.4 ¿Cómo funciona pedidos? La información es organizada de acuerdo a lo siguiente, Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tomó del plan de utilización de recursos y la fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).
  • 115. S10 S10 Gerencia de proyectos 115 C.1.5 Para pedir recursos El sistema muestra el formulario pedido de obra,
  • 116. S10 S10 Gerencia de proyectos 116 Un recurso puede estar en más de una partida de control, del catálogo de recursos por partidas de control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del acero corrugado sólo elija los recursos específicos). Las cantidades que se modifiquen sólo son para este pedido,
  • 117. S10 S10 Gerencia de proyectos 117 C.1.5.1 Asignar fecha de entrega A cada uno de los recursos o al total de los recursos que forman parte de este pedido se le asigna fecha de entrega. En esta oportunidad se asignará a todos los recursos el 18 de julio del 2005. Del calendario se elije la fecha de entrega,
  • 118. S10 S10 Gerencia de proyectos 118 El pedido debe ser enviado para ser aprobado,
  • 119. S10 S10 Gerencia de proyectos 119 Reporte del pedido C.1.5.2 Cronograma de entregas Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Gerencia de proyectos
  • 120. S10 S10 Gerencia de proyectos 120 Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Almacenes Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Pedidos
  • 121. S10 S10 Gerencia de proyectos 121 C.1.6 Aprobación En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automáticamente desde el escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobación posterior. Sí fue aprobada en forma automática anteriormente, la opción de aprobar queda deshabilitada. Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra.
  • 122. S10 S10 Gerencia de proyectos 122 C.1.6.1 Visualizar los documentos generados Cuando el pedido es para el stock de almacén, el documento generado es una requisitoria de compra que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso. Comentario: Cuando el pedido es para un destino específico (Partida de control), el sistema verifica previamente el stock en el almacén, en caso de que exista la cantidad pedida, el sistema genera un “Pedido de almacén”; sí en stock sólo existe pero no en la cantidad deseada; entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un “pedido de almacén” por la cantidad existente en el stock y el otro documento generado es la “Requisitoria de compra”, por el saldo.
  • 123. S10 S10 Gerencia de proyectos 123 C.1.7 Procedimiento para eliminar un pedido Luego cierre la ventana de documentos generados,
  • 124. S10 S10 Gerencia de proyectos 124
  • 125. S10 S10 Gerencia de proyectos 125
  • 126. S10 S10 Gerencia de proyectos 126 C.1.8 Compras C.1.8.1 Pedidos de compra En este escenario se listan todos los documentos llamados “requisitorias al centro de compras” que corresponden a los pedidos realizados mediante Pedidos para el proyecto asignado. Las requisitorias de compra, sólo son generadas cuando las cantidades pedidas de los recursos son mayores a los que existe en el stock. Labores que se realizan en este escenario: Visualizar todas las requisitorias de compra generadas; Generar orden de compra para el total de la requisitoria de compra; Generar orden de compra para uno o varios recursos que forma parte de una requisitoria de compra. Los recursos que forman parte de la requisitoria de compra de los cuales no se han generado órdenes de compra, pasan al escenario de Cotizaciones. a) Generar orden de compra para todo el pedido. Use esta opción para generar en forma directa la orden de compra a partir del pedido de compra, sin necesidad de realizar la cotización. Se entiende que ya se conoce de antemano las condiciones y a la empresa que se le comprará los recursos.
  • 127. S10 S10 Gerencia de proyectos 127 Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas están de acuerdo a la secuencia de uso y son las siguientes: Llamada a: Pestaña de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, sólo desde este lugar se registran los precios de los recursos. Llamada b: Proveedor, este botón muestra el catálogo de proveedores para registrar o elegir un proveedor para la orden de compra. Llamada c: Tratado con; cuando se registró la empresa también se registraron a los contactos, el sistema permite elegir a uno de ellos como contacto. Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha del calendario. Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catálogo de donde se elije. Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra. Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra. Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el número de la factura o de la boleta. Llamada i: Facturar a; elija del catálogo de identificadores el nombre de la empresa. Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra, estos datos lo define el proveedor.
  • 128. S10 S10 Gerencia de proyectos 128 Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados. Cuando se registró la empresa también se registró la dirección y que es tomada en esta oportunidad. Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, sólo cuando los recursos tienen una misma fecha de entrega. Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran. Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje. Llamada q: Pestaña Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el número de pedido que le corresponde. Llamada r: Graba el contenido de la ventana.
  • 129. S10 S10 Gerencia de proyectos 129 b) Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido Luego de realizar las acciones a) o b), vaya al escenario de Orden de compra. C.1.8.1.1 Consulta de precios Los precios registrados desde el módulo de presupuestos, en las cotizaciones o la orden de compra para cada uno de los recursos, son almacenados para ser consultados como a continuación se muestra,
  • 130. S10 S10 Gerencia de proyectos 130 C.1.8.1.2 Seguimiento al pedido C.1.8.1.3 Impresión de reportes
  • 131. S10 S10 Gerencia de proyectos 131 C.1.9 Cotizaciones Una cotización es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones de venta de los recursos a los proveedores. A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de atención. Labores que se realizan en este escenario  “Armar” las cotizaciones a partir de los recursos que contienen las “requisitorias al centro de compras”.  Asignar proveedores a cada una de las cotizaciones.  Envían las cotizaciones a los proveedores.  Opciones de consulta, acumulado, detallado y por proveedor. C.1.9.1 Generar cotizaciones Es recomendable formar cotizaciones con recursos semejantes como todo lo que vende una ferretería, otra cotización únicamente de agregados, otra de cemento, otra de acero, etc., esto permite asignar varios proveedores a cada una de las cotizaciones.
  • 132. S10 S10 Gerencia de proyectos 132
  • 133. S10 S10 Gerencia de proyectos 133 C.1.9.2 Asignar proveedor a una cotización C.1.9.3 Enviar la cotización al proveedor Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotización
  • 134. S10 S10 Gerencia de proyectos 134 Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotización Llamada c: Envía al Proveedor; la cotización al proveedor elegido; esta opción sólo se activa cuando el proveedor tiene correo electrónico, Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotización del proveedor elegido. Para enviar manualmente la cotización tiene que imprimir el reporte y enviarlo por fax. Llamada e: Anular cotización; use esta opción cuando el proveedor no conteste. C.1.10 Recepción de Cotizaciones En este escenario se listan las cotizaciones con los datos que los proveedores registraron y devolvieron al centro de compra, para registrar los precios de cada uno de los recursos, el tipo de moneda, forma de pago etc., para elaborar el cuadro comparativo. C.1.10.1 Registro de datos en la cotización
  • 135. S10 S10 Gerencia de proyectos 135 Luego el sistema muestra la ventana, Llamadas de la ventana Recepción de Cotización Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catálogo para ser utilizado posteriormente todas las veces que sea necesario, el botón marcado con la llamada muestra el catálogo. Llamada b: Del catálogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotización. Llamada c: Sólo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la base (ejemplo Dólares), del catálogo elija el tipo de cambio para la fecha del documento. Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, sí adicionalmente uno de los recursos tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%). Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos sí es que se ordena la compra. Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra. Llamada h: Ingrese el número de cotización el proveedor. Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, sí pone un check en la columna que corresponde a IGV, este precio será adicionado en el % que corresponde al IGV, y el precio total es mostrado en la columna “Parcial con IGV”. Llamada j: Use este botón para grabar el contenido de la ventana.
  • 136. S10 S10 Gerencia de proyectos 136 C.1.10.2 Consulta de precios Sí hace clic derecho sobre el nombre de un recurso, el sistema muestra el menú La comparación de los precios recibidos de los proveedores hágalo en el escenario de cuadro comparativo. C.1.11 Cuadro comparativo En este escenario se decide que recursos serán comprados y a que proveedores, para tomar la decisión se toma en cuenta los datos proporcionados por los proveedores. Los datos que son mostrados en este escenario corresponden a las cotizaciones recibidas del proveedor. Labores que se realizan en este escenario  Se comparan los datos proporcionados por cada uno de los proveedores.  Se decide los recursos que serán comprados a cada uno de los proveedores.  Una cotización puede generar varias órdenes de compra. Las órdenes de compra generadas se visualizan en el escenario de orden de compra. Acceso al escenario
  • 137. S10 S10 Gerencia de proyectos 137 C.1.11.1 Elección de recursos Para consulta de precios haga clic sobre el recurso. C.1.11.2 Impresión del reporte Todos los recursos aprobados pasan al escenario de órdenes de compra.
  • 138. S10 S10 Gerencia de proyectos 138 C.1.12 Ordenes de compra La orden de compra es el documento definitivo de adquisición de los recursos. En este escenario se visualiza las órdenes de compra generadas en el escenario de Pedidos de compra y se generan órdenes de compra a partir de los pedidos de compra y desde el cuadro comparativo de las cotizaciones. C.1.12.1 Generar órdenes de compra a) Generar órdenes desde pedidos Cuando se usa esta opción es necesario ingresar los precios a los recursos que se compren.
  • 139. S10 S10 Gerencia de proyectos 139
  • 140. S10 S10 Gerencia de proyectos 140 b) Generar órdenes desde cotizaciones Los precios de los recursos son tomados de la cotización.
  • 141. S10 S10 Gerencia de proyectos 141
  • 142. S10 S10 Gerencia de proyectos 142 C.1.12.2 Aprobar las órdenes de compra El usuario que apruebe las órdenes de compra debe tener atributos para hacerlo. Sólo las órdenes de compra aprobadas pasan al módulo de Almacenes para efectuar los ingresos por orden de compra. El sistema no permite borrar las ordenes de compra aprobadas, para eliminarlas, previamente cambie de estado a registrado. Para aprobar una orden de compra, haga clic derecho sobre el nombre del proveedor o número de la orden de compra y del menú que se active elija la opción de aprobar.
  • 143. S10 S10 Gerencia de proyectos 143 C.1.12.3 Antecedente Esta opción es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el documento y sus recursos.
  • 144. S10 S10 Gerencia de proyectos 144 C.1.12.4 Seguimiento Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su destino en el módulo de almacenes.
  • 145. S10 S10 Gerencia de proyectos 145 C.1.12.5 Impresión de la orden de compra
  • 146. S10 S10 Gerencia de proyectos 146 Este es la orden de compra impresa,
  • 147. S10 S10 Gerencia de proyectos 147 A Uso del módulo de almacenes El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos de ingresos y egresos. A.1.1 Registro de usuarios en el sistema El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo de almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos. También de registrarlo en el proyecto y almacén. Ingrese al módulo de almacenes como “sa” para registrar al usuario llamado Andrade Andrés.
  • 148. S10 S10 Gerencia de proyectos 148 Mediante esta orden se da acceso al módulo de almacenes, Con esta orden se da acceso a los escenarios, Repita el proceso para la pestaña de catálogos y luego par los documentos.
  • 149. S10 S10 Gerencia de proyectos 149 A.1.2 Registro de usuarios en el proyecto Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el proyecto, El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.
  • 150. S10 S10 Gerencia de proyectos 150 Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el almacén. El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.
  • 151. S10 S10 Gerencia de proyectos 151 Para otorgarle permisos al usuario dentro del módulo de almacenes, Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del módulo de almacenes. Luego ingrese al módulo de almacenes como el usuario Andrés.
  • 152. S10 S10 Gerencia de proyectos 152 A.1.3 Movimientos A.1.3.1 Ingresos Todos los recursos que utilice el proyecto deben ser ingresados al almacén, el sistema está implementado con los siguientes tipos de ingreso: Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad. A.1.3.1.1 Ingreso por compra Este movimiento se efectúa cuando los recursos que ingresarán al almacén vienen respaldados por una factura. Datos que serán utilizados para el ingreso por compra Para iniciar el ingreso por compra
  • 153. S10 S10 Gerencia de proyectos 153 Sí el sistema solicita el tipo de cambio, regístrelo;
  • 154. S10 S10 Gerencia de proyectos 154 Luego el sistema muestra el formulario de ingreso. De catálogo de recursos elija a los que formarán parte del ingreso,
  • 155. S10 S10 Gerencia de proyectos 155 Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y precios, Con lo que concluye el ingreso. A.1.3.2 Egresos A.1.3.2.1 Egreso a Partida de Control Este tipo de egreso es el más usado durante la ejecución, es cuando el residente o maestro de obra envían un pedido al almacén y el almacenero efectúa un movimiento de egreso. Es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados. Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,
  • 156. S10 S10 Gerencia de proyectos 156 Para iniciar el egreso, Luego el sistema muestra el formato de egreso a partida de control, A continuación elija los recursos que forman parte del egreso,
  • 157. S10 S10 Gerencia de proyectos 157 Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de egreso a partida de control, Nota: Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”.
  • 158. S10 S10 Gerencia de proyectos 158 Estos son los egresos efectuados, A.1.4 Stock Muestra la cantidad de reservas o existencias en el almacén de un determinado recurso, en el momento de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de un recurso. Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de un almacén. Antes de emitir reportes o ver la información, recostee (procese), como se muestra a continuación,
  • 159. S10 S10 Gerencia de proyectos 159 Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). También permite Use el botón , para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana, Este es el reporte, A.1.5 Informes Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado. Si se ubica en un almacén tipo: Material: Se basa en las guías de egreso a Partida de Control Activo: Se basa en las guías de egreso a Persona Repuestos: Se basa en las guías de egreso a Activo Economato: Se basa en las guías de egreso a Unidad Operativa Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso con Partida de Control con Descarga Directa.
  • 160. S10 S10 Gerencia de proyectos 160 Elija la semana, Luego use el botón para procesar, estos son los resultados,