SlideShare una empresa de Scribd logo
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
WILSON DARÍO MARTÍNEZ VILLARRAGA
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTES
GESTION DOCUMENTAL II
COLOMBIA
SEPTIEMBRE DE 2013
Después se realiza la entrevista con la persona que maneja la
parte contable quien comenta que toda la producción
documental está registrada en un software llamado Legisoft el
cual se encuentra instalado en los servidores de la empresa,
también tienen Backup de seguridad de la información y
cuenta con actualizaciones periódicas para mejora del proceso.
Allí se registra toda la contabilidad de la entidad y físicamente
se van creando unas carpetas mensuales de la información,
como es comprobantes, recibos, facturas, extractos y demás
soportes contables, esta documentación anualmente va
pasando al archivo inactivo.
La documentación contable entra a un proceso de
microfilmación, para poder tener un soporte de seguridad y
probatorio al momento de eliminar esta información teniendo
en cuenta la normatividad vigente para esta información.
SOFTWARECONTABLE
LEGISOFT
Posteriormente se realiza la entrevista con la persona que
maneja el software Winisis el cual maneja los inventariosy a su
vez controla toda la información de los archivos central e
inactivos, tan pronto se realizan las transferencias al archivo,
cuentan también con las Tablas de Retención Documental, que
son aplicadas desde las áreas y mediante este software para
poder identificar que documentación ha perdido su vigencia y
realizar los procesos correspondientes
Toda la información de la empresa entra a un proceso de
digitalización en el software Zafiro, en el cual están
implementados los procesos de preparación física de los
documentos, el escaneo de la información, la indexación de
los documentos y el almacenamiento de la información en los
servidores.
El software Zafiro, cuenta con varios módulos interesantes
que aplican para el Sistemas de Gestión Documental de la
empresa entre ellos y los mas importantes son:
• El módulo de correspondencia
• El módulo de digitalización
• El módulo de consulta vía web
• El módulo de manejo de inventarios
Las demás áreas de la empresa como son el área técnica, el área de talento humano etc., están
actualmente en estudio de implementación del software Zafiro para unificar todo el sistema.
Las ventajas de este software es que se acondiciona a las necesidades reales de cada área.
Dentro de los requisitos fundamentales del sistema se puede decir que cumple con:
• La escalabilidad o capacidad de crecimiento del sistema
• La tolerancia a fallos
• Disponibilidad de múltiples plataformas
• Cuenta con herramientas de desarrollo permanente
• Permite distintos dispositivos
• Distintos soportes de entrada
• Tiene procedimiento de entrada masiva y cuenta con un mecanismo de control de calidad que
evidencia los posibles errores
• El sistema cuenta con indexación manual y automática, esto de acuerdo a los documentos que
vallamos a indexar.
• Las imágenes están digitalizadas en 200 dpi, cuenta también con un módulo de estadísticas de
producción.
• Los sistemas de almacenamiento se encuentran en unos servidores, con un programa de
seguridad de la información.
• Las carpetas están creadas con un ordenamiento especifico, acorde a las TRD
• Zafiro cuenta con un módulo completo de consulta, el cual se puede conectar vía web y tiene
permisos específicos de ingreso, con controles y estadísticas de trabajo
• Cuenta con sistemas de impresión, es un sistema compatible con otras aplicaciones.
SOFTWARE ZAFIRO
Se ha concluido que la aplicación del Sistema de Gestión
Documental en la empresa ha venido dando muy buenos
resultados en la parte de digitalización de documentos y por eso
lo están integrando a la documentación de toda la empresa, con
el fin de tener el control y tratamiento absoluto de los
documentos y no seguir manejando aplicativos o software
diferentes para cada área.

Más contenido relacionado

Destacado

02.recolección de datos
02.recolección de datos02.recolección de datos
02.recolección de datos
Jame'z ValDivia
 
Instrumentos
InstrumentosInstrumentos
Instrumentos
viverson03
 
Instrumentos para-la-recolección-de-datos
Instrumentos para-la-recolección-de-datosInstrumentos para-la-recolección-de-datos
Instrumentos para-la-recolección-de-datos
Rafael Yépez
 
12. Instrumentos de recolección de datos
12.  Instrumentos de recolección de datos12.  Instrumentos de recolección de datos
12. Instrumentos de recolección de datos
Juan José Mendoza Castillo
 
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Técnicas e Instrumentos de Recolección de DatosTécnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
 
Instrumentos para recolectar informacion
Instrumentos para recolectar informacionInstrumentos para recolectar informacion
Instrumentos para recolectar informacion
Liliana Bv
 

Destacado (6)

02.recolección de datos
02.recolección de datos02.recolección de datos
02.recolección de datos
 
Instrumentos
InstrumentosInstrumentos
Instrumentos
 
Instrumentos para-la-recolección-de-datos
Instrumentos para-la-recolección-de-datosInstrumentos para-la-recolección-de-datos
Instrumentos para-la-recolección-de-datos
 
12. Instrumentos de recolección de datos
12.  Instrumentos de recolección de datos12.  Instrumentos de recolección de datos
12. Instrumentos de recolección de datos
 
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Técnicas e Instrumentos de Recolección de DatosTécnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
 
Instrumentos para recolectar informacion
Instrumentos para recolectar informacionInstrumentos para recolectar informacion
Instrumentos para recolectar informacion
 

Similar a Sistema de gestion documental

Software para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursosSoftware para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursos
yuliet19
 
Generalidades de los Archivos
Generalidades de los ArchivosGeneralidades de los Archivos
Generalidades de los Archivos
UniQuindio
 
Trabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivosTrabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivos
UniQuindio
 
Trabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivosTrabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivos
Xander Jab
 
Generalidades de los Archivos
Generalidades de los  ArchivosGeneralidades de los  Archivos
Generalidades de los Archivos
UniQuindio
 
Software para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursosSoftware para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursos
yuliet19
 
Flokzu
FlokzuFlokzu
gestión documental sof
gestión documental sofgestión documental sof
gestión documental sof
Sindy Gaviria
 
Gestión Documental.pdf
Gestión Documental.pdfGestión Documental.pdf
Gestión Documental.pdf
IsraelPanduroTuesta
 
Gestión Documental......................
Gestión Documental......................Gestión Documental......................
Gestión Documental......................
IsraelPanduroTuesta
 
ISOFACIL al alcance de PYMES
 ISOFACIL al alcance de PYMES ISOFACIL al alcance de PYMES
ISOFACIL al alcance de PYMES
Gesycal Madrid
 
auditoria de Seguridad de redes
auditoria de Seguridad de redesauditoria de Seguridad de redes
auditoria de Seguridad de redes
Jerich Chavarry
 
Evaluación Software Contable a2
Evaluación Software Contable a2Evaluación Software Contable a2
Evaluación Software Contable a2
beckys27
 
Control de inventario rancho j&n
Control de inventario rancho j&nControl de inventario rancho j&n
Control de inventario rancho j&n
luis villacis
 
Areas de la auditoria p1
Areas de la auditoria p1Areas de la auditoria p1
Areas de la auditoria p1
giseela_ledesma
 
presentacion_final
presentacion_finalpresentacion_final
presentacion_final
wmauricio
 
Gestion rrhh
Gestion rrhhGestion rrhh
Gestion rrhh
Jorge López Beltrán
 
Softwares Contables
Softwares ContablesSoftwares Contables
Softwares Contables
COM04
 
Mantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronicoMantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronico
Balbino Rodriguez
 
Angelica_Ojeda-Tarea1.docx
Angelica_Ojeda-Tarea1.docxAngelica_Ojeda-Tarea1.docx
Angelica_Ojeda-Tarea1.docx
EsmeraldaIsturiz1
 

Similar a Sistema de gestion documental (20)

Software para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursosSoftware para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursos
 
Generalidades de los Archivos
Generalidades de los ArchivosGeneralidades de los Archivos
Generalidades de los Archivos
 
Trabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivosTrabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivos
 
Trabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivosTrabajo final generalidades de archivos
Trabajo final generalidades de archivos
 
Generalidades de los Archivos
Generalidades de los  ArchivosGeneralidades de los  Archivos
Generalidades de los Archivos
 
Software para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursosSoftware para la gestion de recursos
Software para la gestion de recursos
 
Flokzu
FlokzuFlokzu
Flokzu
 
gestión documental sof
gestión documental sofgestión documental sof
gestión documental sof
 
Gestión Documental.pdf
Gestión Documental.pdfGestión Documental.pdf
Gestión Documental.pdf
 
Gestión Documental......................
Gestión Documental......................Gestión Documental......................
Gestión Documental......................
 
ISOFACIL al alcance de PYMES
 ISOFACIL al alcance de PYMES ISOFACIL al alcance de PYMES
ISOFACIL al alcance de PYMES
 
auditoria de Seguridad de redes
auditoria de Seguridad de redesauditoria de Seguridad de redes
auditoria de Seguridad de redes
 
Evaluación Software Contable a2
Evaluación Software Contable a2Evaluación Software Contable a2
Evaluación Software Contable a2
 
Control de inventario rancho j&n
Control de inventario rancho j&nControl de inventario rancho j&n
Control de inventario rancho j&n
 
Areas de la auditoria p1
Areas de la auditoria p1Areas de la auditoria p1
Areas de la auditoria p1
 
presentacion_final
presentacion_finalpresentacion_final
presentacion_final
 
Gestion rrhh
Gestion rrhhGestion rrhh
Gestion rrhh
 
Softwares Contables
Softwares ContablesSoftwares Contables
Softwares Contables
 
Mantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronicoMantenimiento del archivo electronico
Mantenimiento del archivo electronico
 
Angelica_Ojeda-Tarea1.docx
Angelica_Ojeda-Tarea1.docxAngelica_Ojeda-Tarea1.docx
Angelica_Ojeda-Tarea1.docx
 

Último

ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdfELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
DaliaAndrade1
 
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
MiNeyi1
 
Business Plan -rAIces - Agro Business Tech
Business Plan -rAIces - Agro Business TechBusiness Plan -rAIces - Agro Business Tech
Business Plan -rAIces - Agro Business Tech
johnyamg20
 
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍACINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
Fernández Gorka
 
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
MiNeyi1
 
Sesión de clase: El conflicto inminente.
Sesión de clase: El conflicto inminente.Sesión de clase: El conflicto inminente.
Sesión de clase: El conflicto inminente.
https://gramadal.wordpress.com/
 
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanzaFundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
iamgaby0724
 
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
https://gramadal.wordpress.com/
 
Presentación sector la arenita_paijan pptx
Presentación sector la arenita_paijan pptxPresentación sector la arenita_paijan pptx
Presentación sector la arenita_paijan pptx
Aracely Natalia Lopez Talavera
 
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDATRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
ARIANAANABELVINUEZAZ
 
preguntas de historia universal. guia comipems
preguntas de historia universal. guia comipemspreguntas de historia universal. guia comipems
preguntas de historia universal. guia comipems
nahomigonzalez66
 
Los Dominios y Reinos de los Seres Vivos
Los Dominios y Reinos de los Seres VivosLos Dominios y Reinos de los Seres Vivos
Los Dominios y Reinos de los Seres Vivos
karlafreire0608
 
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACIONANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
carla466417
 
Programación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
Programación de la XI semana cultural del CEIP AlfaresProgramación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
Programación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
Alfaresbilingual
 
Qué entra en el examen de Geografía.pptx
Qué entra en el examen de Geografía.pptxQué entra en el examen de Geografía.pptx
Qué entra en el examen de Geografía.pptx
saradocente
 
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
DobbieElfo
 
Los Recursos Naturales como Base de la Economía
Los Recursos Naturales como Base de la EconomíaLos Recursos Naturales como Base de la Economía
Los Recursos Naturales como Base de la Economía
JonathanCovena1
 
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdfCarnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
EleNoguera
 
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdfAPUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
VeronicaCabrera50
 
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdfDIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
Alfaresbilingual
 

Último (20)

ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdfELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
ELEMENTOS DE LA COMPRENSION ORAL-ESCUCHA ACTIVA.pdf
 
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
1.- manual-para-la-creacion-33-dias-de-manifestacion-ulises-sampe.pdf
 
Business Plan -rAIces - Agro Business Tech
Business Plan -rAIces - Agro Business TechBusiness Plan -rAIces - Agro Business Tech
Business Plan -rAIces - Agro Business Tech
 
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍACINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
CINE COMO RECURSO DIDÁCTICO para utilizar en TUTORÍA
 
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
2.- DIARIO -MANIFESTACIONES-LECTURA...pdf
 
Sesión de clase: El conflicto inminente.
Sesión de clase: El conflicto inminente.Sesión de clase: El conflicto inminente.
Sesión de clase: El conflicto inminente.
 
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanzaFundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
Fundamentos filosóficos de la metodología de la enseñanza
 
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
Power Point: El conflicto inminente (Bosquejo)
 
Presentación sector la arenita_paijan pptx
Presentación sector la arenita_paijan pptxPresentación sector la arenita_paijan pptx
Presentación sector la arenita_paijan pptx
 
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDATRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
TRABAJO EXPERIMENTAL DE ENFOQUES DE LA CALIDAD DE VIDA
 
preguntas de historia universal. guia comipems
preguntas de historia universal. guia comipemspreguntas de historia universal. guia comipems
preguntas de historia universal. guia comipems
 
Los Dominios y Reinos de los Seres Vivos
Los Dominios y Reinos de los Seres VivosLos Dominios y Reinos de los Seres Vivos
Los Dominios y Reinos de los Seres Vivos
 
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACIONANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
ANALISIS CRITICO DEL PENSAMIENTO COLONIAL Y DESCOLONIZACION
 
Programación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
Programación de la XI semana cultural del CEIP AlfaresProgramación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
Programación de la XI semana cultural del CEIP Alfares
 
Qué entra en el examen de Geografía.pptx
Qué entra en el examen de Geografía.pptxQué entra en el examen de Geografía.pptx
Qué entra en el examen de Geografía.pptx
 
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
La filosofía presocrática y los filosofos más relvantes del periodo.
 
Los Recursos Naturales como Base de la Economía
Los Recursos Naturales como Base de la EconomíaLos Recursos Naturales como Base de la Economía
Los Recursos Naturales como Base de la Economía
 
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdfCarnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
Carnavision: anticipa y aprovecha - hackathon Pasto2024 .pdf
 
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdfAPUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
APUNTES UNIDAD I ECONOMIA EMPRESARIAL .pdf
 
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdfDIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
DIPLOMA Teachers For Future junio2024.pdf
 

Sistema de gestion documental

  • 1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PRESENTADO POR: WILSON DARÍO MARTÍNEZ VILLARRAGA PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTES GESTION DOCUMENTAL II COLOMBIA SEPTIEMBRE DE 2013
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5.
  • 6.
  • 7. Después se realiza la entrevista con la persona que maneja la parte contable quien comenta que toda la producción documental está registrada en un software llamado Legisoft el cual se encuentra instalado en los servidores de la empresa, también tienen Backup de seguridad de la información y cuenta con actualizaciones periódicas para mejora del proceso. Allí se registra toda la contabilidad de la entidad y físicamente se van creando unas carpetas mensuales de la información, como es comprobantes, recibos, facturas, extractos y demás soportes contables, esta documentación anualmente va pasando al archivo inactivo. La documentación contable entra a un proceso de microfilmación, para poder tener un soporte de seguridad y probatorio al momento de eliminar esta información teniendo en cuenta la normatividad vigente para esta información.
  • 9. Posteriormente se realiza la entrevista con la persona que maneja el software Winisis el cual maneja los inventariosy a su vez controla toda la información de los archivos central e inactivos, tan pronto se realizan las transferencias al archivo, cuentan también con las Tablas de Retención Documental, que son aplicadas desde las áreas y mediante este software para poder identificar que documentación ha perdido su vigencia y realizar los procesos correspondientes
  • 10. Toda la información de la empresa entra a un proceso de digitalización en el software Zafiro, en el cual están implementados los procesos de preparación física de los documentos, el escaneo de la información, la indexación de los documentos y el almacenamiento de la información en los servidores. El software Zafiro, cuenta con varios módulos interesantes que aplican para el Sistemas de Gestión Documental de la empresa entre ellos y los mas importantes son: • El módulo de correspondencia • El módulo de digitalización • El módulo de consulta vía web • El módulo de manejo de inventarios
  • 11.
  • 12. Las demás áreas de la empresa como son el área técnica, el área de talento humano etc., están actualmente en estudio de implementación del software Zafiro para unificar todo el sistema. Las ventajas de este software es que se acondiciona a las necesidades reales de cada área. Dentro de los requisitos fundamentales del sistema se puede decir que cumple con: • La escalabilidad o capacidad de crecimiento del sistema • La tolerancia a fallos • Disponibilidad de múltiples plataformas • Cuenta con herramientas de desarrollo permanente • Permite distintos dispositivos • Distintos soportes de entrada • Tiene procedimiento de entrada masiva y cuenta con un mecanismo de control de calidad que evidencia los posibles errores • El sistema cuenta con indexación manual y automática, esto de acuerdo a los documentos que vallamos a indexar. • Las imágenes están digitalizadas en 200 dpi, cuenta también con un módulo de estadísticas de producción. • Los sistemas de almacenamiento se encuentran en unos servidores, con un programa de seguridad de la información. • Las carpetas están creadas con un ordenamiento especifico, acorde a las TRD • Zafiro cuenta con un módulo completo de consulta, el cual se puede conectar vía web y tiene permisos específicos de ingreso, con controles y estadísticas de trabajo • Cuenta con sistemas de impresión, es un sistema compatible con otras aplicaciones.
  • 14. Se ha concluido que la aplicación del Sistema de Gestión Documental en la empresa ha venido dando muy buenos resultados en la parte de digitalización de documentos y por eso lo están integrando a la documentación de toda la empresa, con el fin de tener el control y tratamiento absoluto de los documentos y no seguir manejando aplicativos o software diferentes para cada área.