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  • 1. Sistema de Trámite Documentario
  • 2. I. Antecedentes y Normatividad .
  • 3. I. Antecedentes y Normatividad  En el marco de la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017 y la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, se identificó la necesidad que los documentos se gestionen a través de un Sistema de Trámite Documentario, promoviendo procesos de gestión, control y trazabilidad de documentos emitidos entre las unidades organizacionales .
  • 4.  RM Nº 048-2013-PCM, que aprueba el Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 - 2016 I. Antecedentes y Normatividad .
  • 5.  RM Nº 125-2013-PCM, se aprueba Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013 - 2016 I. Antecedentes y Normatividad .
  • 6.  Permite gestionar las solicitudes de los Administrados (documentos externos) y los requerimientos de oficinas internas  Sirve de base para el desarrollo de un Sistema Informático replicable en otras entidades del estado  Herramienta tecnológica, para apoyar la gestión de trámites que gestiona una institución, la que permite agilizar ciertos procesos dentro de la organización II. ¿Qué es el Sistema de Trámite Documentario? .
  • 7. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Registro de documentos de entrada (ingresan a entidad); interno (entre oficinas) y salida (salen de entidad)
  • 8. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Carga en el Sistema documentos escaneados o archivos
  • 9. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Consultas y búsquedas de documentos registrados a todo nivel (diferentes criterios para búsqueda)
  • 10. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Reportes en Excel y PDF de las consultas
  • 11. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Consulta del estado de un trámite vía internet
  • 12. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario Algunos perfiles de usuarios principales.-  Trámite Documentario: perfil de aquellas personas que reciben documentos externos y los registran en el Sistema, para luego derivarlos a las diferentes áreas de la entidad, según el trámite solicitado.  Punto de Control: perfil de aquellas personas o funcionarios responsables de un grupo de trabajadores (especialistas), los que integran una sección (área funcional, jefatura, subgerencia, gerencia, etc.) .
  • 13. III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario  Profesional: perfil de aquellas personas, cuya especialidad en algún tema funcional o técnico sirve para la atención específica de algún trámite solicitado a la entidad .
  • 14.  Mejora flujo de información y comunicación, la pone a disposición de usuarios de Sede Central y oficinas anexas. Cumple con la política de transparencia en cuanto a publicación de información oportuna IV. Beneficios Administración controlada por los mismos usuarios responsables; adquiriendo suficiencia organizacional para mantener esta solución operativa. Acceso rápido a la información, facilitando la administración de documentos (distribución, control, flujo, roles de seguridad y mantenimiento) y establece una colaboración eficiente .
  • 15. IV. Beneficios  Reduce la complejidad en la administración de la información .
  • 16.  Disminuye los tiempos de búsqueda de información IV. Beneficios .
  • 17.  Reduce los costos de recursos y horas hombres para elaborar información IV. Beneficios .
  • 18. V. Requisitos Técnicos PHP para Windows, versión php-5.2.17-Win32-VC6-x86.msi Servidor de Aplicaciones (Windows):  Servidor de aplicaciones APACHE  Versión httpd-2.2.21-win32-x86-no_ssl  Espacio físico 1 GB (espacio libre para instalación)  Memoria 2 GB
  • 19. V. Requisitos Técnicos Servidor de Base de Datos:  Servidor de BD SQL Server 2008 R2, opcionalmente SQL Server Express 2008  Software .Net 3.5 SP1 para Bases de Datos  Espacio físico 6 GB (espacio libre para instalación)  Memoria 1 GB SQL Server Express 2008 – 4GB ediciones superiores
  • 20. ¿Cuál es el procedimiento para obtener el Sistema de Trámite Documentario y los Certificados Digitales para poder utilizar la Firma Digital?: VI. Proceso de Implementación del Sistema de Trámite Documentario
  • 21. Solicitar información de Sistema de Trámite Documentario que use Firma Digital Solicitar demo ENTIDAD SOLICITANTE ¿Sistema cumple nuestras expectativas? ¿estamos listos para implementarlo? Coordinar con RENIEC convenio de obtención de Certificados DigitalesActivar certificados digitales Solicitar a ONGEI con oficio, implementación de Sistema Ejecutar piloto de uso del STDComunicar conformidad a PCM-ONGEIRealizar despliegue a todas las áreas. Procesar solicitud de Certificados y dar conformidad a convenio Informar sobre el Sistema de Trámite Documentario y Certificados Digitales Realizar demo y atender consultas Verificar que se recibió el oficio Indicar URL para descargar código fuente e instructivos Realizar asesorías técnicas en fechas coordinadas. Validar que el Sistema está configurado y probado Realizar etapa de capacitación Generar acta de etapa de configuración y capacitación realizada Al culminar etapa de piloto generar acta Registrar resultado de implementación y cerrar proyecto
  • 22. ¿Quienes lo tienen implementado?: VI. Proceso de Implementación del Sistema de Trámite Documentario .
  • 23. ¿Quienes están próximos a completar su implementación?: . VI. Proceso de Implementación del Sistema de Trámite Documentario