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                       SINTESIS II PERIODO
                               CREAR FORMULARIOS

USO DE FORMULARIOS La utilidad de los formularios es para introducir los datos respectivos para
una o más tablas, Access proporciona una interfaz gráfica que se acomoda en una forma más
amigable a los ojos de los usuarios para el ingreso de datos.

Los formularios proveen la forma más sencilla de ver la información, agregar, editar y borrar los datos,
esta guía tiene como finalidad desarrollar la capacidad de crear un formulario que maneje la
información que contiene la base de datos.

VISTAS DE FORMULARIOS La ventana diseño es una de las tres opciones de vistas que existe para
un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas
solamente hay que presionar el botón Vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos
puede ver los registros en formato de filas y columnas, así puede visualizar muchos registros al mismo
tiempo.

En la vista Formularios puede ver los registros de uno a uno. Utilice los botones de desplazamiento en
la vista Formulario y hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros.

En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:

    Utilizar la barra de herramientas y el menú formato para cambiar la fuente, alinear texto,
     cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar colores o efectos especiales.
    Alinear los controles con las reglas.
    Situar los controles en la sección detalle o cualquier otra sección del formulario.
    Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas,
     casillas de verificación, entre otros.

   TIPO DE CONTROLES:

                                     El número de controles disponibles a la hora de personalizar el
                                     diseño general y los controles específicos de un formulario son
                                     como        se        muestra          en       la       figura.
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MANTENIMIENTOS:

Los mantenimientos son utilizados para manipular los registros que maneja una o más tablas, dicho
mantenimiento incluye las opciones de adicionar, eliminar, modificar, buscar información, impresión,
entre otros. Todo esto relacionado con una tabla de la base de datos.

QUE ES UNA CONSULTA

Las consultas permiten seleccionar los registros que cumplen determinadas condiciones para hacer
modificar, añadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc. Las consultas son un tipo
de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de
examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de la base de datos. Por otro lado, las
consultas pueden utilizarse también a modo de tablas y como origen de registros para crear
formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico,
mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.

Existen dos formas de crear una consulta:

Utilizando el asistente:

      Consulta de selección sencilla.
      Consulta de tabla de referencia cruzada.
      Consulta de búsqueda de duplicados.
      Consulta de búsqueda de no coincidentes.

Sin asistentes:

    Consulta de selección.
    Consulta de parámetros.
    Consulta de tabla referencia cruzada.
    Consulta SQL. Consultas de acción (creación de tabla, eliminación, datos anexos,
     actualización)
    Consulta autobúsqueda.

Normalmente los pasos a seguir para crear la consulta son los siguientes:

      Abrir consulta.
      Agregar las tablas implicadas.
      Agregar los campos deseados a cada tabla.
      Establecer criterios o condiciones de los registros.
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Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas
establecidas.

MODOS DE VISUALIZACIÓN Se tiene tres modos de visualización:

    Vista diseño
    Vista hoja de datos
    Vista de SQL



       CREACIÓN DE FORMULARIOS EN VISTA DISEÑO

Este tipo de formularios son creados por el usuario agregando diferentes controles, entre algunos de
ellos se puede mencionar: Etiquetas, cuadros de texto, cuadro combinado, etc.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS:
Una relación combina datos asociados (relacionados). Por ejemplo, si intenta ejecutar una consulta en
dos tablas no relacionadas, obtendráuna masa confusa de datos que no significa absolutamente nada
para nadie. Si crea una relación entre esas tablas, sin embargo, la consulta es más discriminatoria
sobre qué registros incluye en los resultados.


RELACIONES DE UNO A UNO Suponga que tienen dos tablas y cada registro de una tabla está
relacionado con un único registro de la otra tabla. Eso es una relación de uno a uno, probablemente el
tipo menos común. No tiene que haber un registro relacionado, pero no puede haber más de uno.

RELACIONES DE UNO A VARIOS Una relación de uno a varios es probablemente la relación más
común entre dos tablas. Con esta disposición, la tabla “Varios” puede contener más de un registro para
cada registro de la tabla “uno”. Además, la tabla varios no tiene que contener un registro relacionado
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para cada registro de la tabla uno. Sin embargo, todos los registros de la tabla varios deben
relacionarse con un único registro de la tabla uno.

RELACIONES DE VARIOS A VARIOS La relación de varios a varios es la oveja negra del grupo
porque requiere una tercera tabla. En una relación de varios a varios, una tabla puede contener varios
registros para cada registro de la otra tabla.

CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES La forma más sencilla de definir una relación es hacer que
el campo a relacionar llegue a ser clave principal. No escogerá simplemente un campo al azar. Más
bien una clave principal contiene valores únicos, muchos programadores utilizan el tipo de dato
Autonumérico para asegurarse de que cada tabla tiene un campo de entradas únicas.



Consideraciones a tener en cuenta en las relaciones:

• Access no relacionará automáticamente tablas que no tengan una clave principal.
• No se podrá crear una relación si los nombres de los campos no coinciden.
• Se pueden relacionar campos de forma manual cuando no exista una clave principal.
• No se puede crear una relación entre dos campos con distintos tipos de datos o distinto tamaño de
campo, excepto combinar un Autonumérico con un campo Número.

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  • 1. Colegio Gimnasio Campestre San Sebastián PROFESORA DIANA FORERO SINTESIS II PERIODO CREAR FORMULARIOS USO DE FORMULARIOS La utilidad de los formularios es para introducir los datos respectivos para una o más tablas, Access proporciona una interfaz gráfica que se acomoda en una forma más amigable a los ojos de los usuarios para el ingreso de datos. Los formularios proveen la forma más sencilla de ver la información, agregar, editar y borrar los datos, esta guía tiene como finalidad desarrollar la capacidad de crear un formulario que maneje la información que contiene la base de datos. VISTAS DE FORMULARIOS La ventana diseño es una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario. Las otras dos son vista formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas solamente hay que presionar el botón Vista de la barra de herramientas. En la vista hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios puede ver los registros de uno a uno. Utilice los botones de desplazamiento en la vista Formulario y hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros. En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:  Utilizar la barra de herramientas y el menú formato para cambiar la fuente, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar colores o efectos especiales.  Alinear los controles con las reglas.  Situar los controles en la sección detalle o cualquier otra sección del formulario.  Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, entre otros. TIPO DE CONTROLES: El número de controles disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario son como se muestra en la figura.
  • 2. Colegio Gimnasio Campestre San Sebastián PROFESORA DIANA FORERO MANTENIMIENTOS: Los mantenimientos son utilizados para manipular los registros que maneja una o más tablas, dicho mantenimiento incluye las opciones de adicionar, eliminar, modificar, buscar información, impresión, entre otros. Todo esto relacionado con una tabla de la base de datos. QUE ES UNA CONSULTA Las consultas permiten seleccionar los registros que cumplen determinadas condiciones para hacer modificar, añadir datos, reemplazar datos existentes, eliminar registros, etc. Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas. Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de la base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas y como origen de registros para crear formularios e informes. Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Existen dos formas de crear una consulta: Utilizando el asistente:  Consulta de selección sencilla.  Consulta de tabla de referencia cruzada.  Consulta de búsqueda de duplicados.  Consulta de búsqueda de no coincidentes. Sin asistentes:  Consulta de selección.  Consulta de parámetros.  Consulta de tabla referencia cruzada.  Consulta SQL. Consultas de acción (creación de tabla, eliminación, datos anexos, actualización)  Consulta autobúsqueda. Normalmente los pasos a seguir para crear la consulta son los siguientes:  Abrir consulta.  Agregar las tablas implicadas.  Agregar los campos deseados a cada tabla.  Establecer criterios o condiciones de los registros.
  • 3. Colegio Gimnasio Campestre San Sebastián PROFESORA DIANA FORERO Los criterios se introducen haciendo uso de operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas. MODOS DE VISUALIZACIÓN Se tiene tres modos de visualización:  Vista diseño  Vista hoja de datos  Vista de SQL CREACIÓN DE FORMULARIOS EN VISTA DISEÑO Este tipo de formularios son creados por el usuario agregando diferentes controles, entre algunos de ellos se puede mencionar: Etiquetas, cuadros de texto, cuadro combinado, etc. RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS: Una relación combina datos asociados (relacionados). Por ejemplo, si intenta ejecutar una consulta en dos tablas no relacionadas, obtendráuna masa confusa de datos que no significa absolutamente nada para nadie. Si crea una relación entre esas tablas, sin embargo, la consulta es más discriminatoria sobre qué registros incluye en los resultados. RELACIONES DE UNO A UNO Suponga que tienen dos tablas y cada registro de una tabla está relacionado con un único registro de la otra tabla. Eso es una relación de uno a uno, probablemente el tipo menos común. No tiene que haber un registro relacionado, pero no puede haber más de uno. RELACIONES DE UNO A VARIOS Una relación de uno a varios es probablemente la relación más común entre dos tablas. Con esta disposición, la tabla “Varios” puede contener más de un registro para cada registro de la tabla “uno”. Además, la tabla varios no tiene que contener un registro relacionado
  • 4. Colegio Gimnasio Campestre San Sebastián PROFESORA DIANA FORERO para cada registro de la tabla uno. Sin embargo, todos los registros de la tabla varios deben relacionarse con un único registro de la tabla uno. RELACIONES DE VARIOS A VARIOS La relación de varios a varios es la oveja negra del grupo porque requiere una tercera tabla. En una relación de varios a varios, una tabla puede contener varios registros para cada registro de la otra tabla. CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES La forma más sencilla de definir una relación es hacer que el campo a relacionar llegue a ser clave principal. No escogerá simplemente un campo al azar. Más bien una clave principal contiene valores únicos, muchos programadores utilizan el tipo de dato Autonumérico para asegurarse de que cada tabla tiene un campo de entradas únicas. Consideraciones a tener en cuenta en las relaciones: • Access no relacionará automáticamente tablas que no tengan una clave principal. • No se podrá crear una relación si los nombres de los campos no coinciden. • Se pueden relacionar campos de forma manual cuando no exista una clave principal. • No se puede crear una relación entre dos campos con distintos tipos de datos o distinto tamaño de campo, excepto combinar un Autonumérico con un campo Número.