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Sobre el Evento de Lanzamiento del Club de
Emprendedores.
Guía para la planificación y organización del evento de lanzamiento del Club de
Emprendedores.
¿De qué se trata el Evento de lanzamiento del Club de Emprendedores?
Se trata de organizar un evento público de 4 o 5 horas de duración donde los
emprendedores que participan en el programa crean y dan inicio al Club de Emprendedores
de la ciudad.
Es un evento sencillo, emotivo, con presentaciones cortas de un máximo de 5 minutos cada
una.
¿Qué sentido tiene el evento público en el proceso de aprendizaje como emprendedor?
Planificar y ejecutar el evento requiere de una acción emprendedora de todo los
participantes del programa. Al aceptar el reto de realizar el evento de lanzamiento, los
participantes del programa requieren poner en acción todos los conocimientos que están
adquiriendo
Hemos sostenido durante los talleres, que el emprendimiento es un conocimiento práctico
y no teórico. Que para aprenderlo se requiere de mucha práctica para que las competencias
básicas se tomen cuerpo y se hagan un conocimiento consciente.
Durante las sesiones de Coaching, vamos a dedicar un tiempo para atender a los problemas
y los quiebres que se presenten durante las semanas que faltan para su realización.
¿Qué nombre debe tener el evento?
Proponemos que el evento debe llamarse: I Encuentro del Club de Emprendedores de …. y
como subtítulo ustedes pueden agregar una frase creativa y motivadora que identifique al
grupo.
¿Cuál es el contenido y la agenda del evento?
El evento público está compuesto por la siguiente estructura.
1. Palabras de bienvenida y agradecimientos. Por parte de un emprendedor
seleccionado entre los participantes para dar la bienvenida a la experiencia y
agradecer a los patrocinantes y socios del club de emprendedores. (10 Min)
2. Charla de un emprendedor invitado para contar su experiencia. Se trata de un
emprendedor reconocido en la ciudad, con logros importantes (no solo económicos)
y responsabilidad social, duración 20 min. más 15 min de preguntas y respuestas.
3. Presentaciones de proyectos emprendedores. Cada presentación será de 5min c/u.
Se presentarán de 4 en 4. Un grupo de empresarios de la región darán feedback a
esos proyectos actuando como mentores durante 5 minutos. Duración total (120
Min)
4. Firma del acta de constitución del Club de Emprendedores. (20 Min)
¿Cómo se escoge al emprendedor invitado?
El emprendedor invitado se escoge entre los postulados por todos los participantes del
programa. La idea es que el invitado represente al emprendedor eficiente y responsable
socialmente, que crea valor social y material para la región. El emprendedor invitado debe
encarnar en lo posible el ideal del empresario que necesitamos para el progreso y el
bienestar de la comunidad.
Para organizar el evento de lanzamiento debemos trabajar al menos en los siguientes
aspectos:
1. Local. Arreglo y preparación del local para el evento. Incluye acuerdo con la
institución anfitriona para contribuir con la limpieza o el pago del local y de los
servicios básicos, si esta es el caso.
2. Refrigerio. Seleccionar el refrigerio y la manera como se preparará el mismo,
contribución de los emprendedores locales, elaboración de presupuestos, este
equipo debe garantizar la entrega y la disposición del refrigerio.
3. Entradas y asistencia. Llevar la gestión de las entradas, es decir, impresión,
estimación del costo, distribución, seguimiento y cobro de las mismas. Este equipo
es responsable de los ingresos y la recaudación de los ingresos. (Si los
emprendedores deciden costear el evento, determinar el monto que cancela cada
uno).
4. Coordinación y Administración. Este equipo es responsable de llevar las cuentas de
todo el evento y garantizar que el dinero fluyan entre los diferentes renglones de
gastos, las recaudaciones de ingresos por entrada y las facturas se guarden y
finalmente que las cuentas estén prefectas. Debe preparar un presupuesto de
ingresos y de gastos del evento y acordarlo con todos los miembros.
5. Equipamiento y tecnología. Debe garantizar que se cuente con todos los equipos
necesarios para la buena realización del evento. Especialmente proyector y
computadoras. Sonido si es necesario. También es responsable de que las
presentaciones estén en un mismo formato y estén almacenadas en el equipo para
el comienzo del evento.
6. Protocolo. Este equipo es responsable de la recepción de los participantes, de la
preparación de la mesa de inscripción o registro. También debe coordinarse muy
bien con los organizadores de la sala.
7. Evaluación de la experiencia. Este equipo debe preparar una encuesta de
evaluación de los participantes y estar pendiente de la calidad de todo el evento
para introducir correctivos.
8. Difusión y publicidad del evento. Este equipo es responsable de la difusión del
evento en los diferentes medios, especialmente en los medios sociales y en los
medios locales. También es responsable de cubrir el evento, documentarlo
fotográfica y fílmicamente. Realizar las notas de prensa y de difundirlos por
Facebook y Twitter.
Para cada uno de estos tópicos se forman equipos de trabajo de 2 o 4 personas.
¿Cómo se realiza la invitación?
Todos los participantes deben servir como “fuerza de venta” de las entradas para el evento
asignándose una cuota por cada uno, en caso que decidan cobrar una entrada.
¿Cuánto de debe cobrar por el evento?
En cado que decidan cobrar una colaboración por el evento, el monto debe ser un acuerdo
entre todos los integrantes del programa de acuerdo a las particularidades de la región o
ciudad.

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Sobre el evento de lanzamiento del club de emprendedores octubre 2015

  • 1. Sobre el Evento de Lanzamiento del Club de Emprendedores. Guía para la planificación y organización del evento de lanzamiento del Club de Emprendedores. ¿De qué se trata el Evento de lanzamiento del Club de Emprendedores? Se trata de organizar un evento público de 4 o 5 horas de duración donde los emprendedores que participan en el programa crean y dan inicio al Club de Emprendedores de la ciudad. Es un evento sencillo, emotivo, con presentaciones cortas de un máximo de 5 minutos cada una. ¿Qué sentido tiene el evento público en el proceso de aprendizaje como emprendedor? Planificar y ejecutar el evento requiere de una acción emprendedora de todo los participantes del programa. Al aceptar el reto de realizar el evento de lanzamiento, los participantes del programa requieren poner en acción todos los conocimientos que están adquiriendo Hemos sostenido durante los talleres, que el emprendimiento es un conocimiento práctico y no teórico. Que para aprenderlo se requiere de mucha práctica para que las competencias básicas se tomen cuerpo y se hagan un conocimiento consciente. Durante las sesiones de Coaching, vamos a dedicar un tiempo para atender a los problemas y los quiebres que se presenten durante las semanas que faltan para su realización. ¿Qué nombre debe tener el evento? Proponemos que el evento debe llamarse: I Encuentro del Club de Emprendedores de …. y como subtítulo ustedes pueden agregar una frase creativa y motivadora que identifique al grupo. ¿Cuál es el contenido y la agenda del evento? El evento público está compuesto por la siguiente estructura. 1. Palabras de bienvenida y agradecimientos. Por parte de un emprendedor seleccionado entre los participantes para dar la bienvenida a la experiencia y agradecer a los patrocinantes y socios del club de emprendedores. (10 Min)
  • 2. 2. Charla de un emprendedor invitado para contar su experiencia. Se trata de un emprendedor reconocido en la ciudad, con logros importantes (no solo económicos) y responsabilidad social, duración 20 min. más 15 min de preguntas y respuestas. 3. Presentaciones de proyectos emprendedores. Cada presentación será de 5min c/u. Se presentarán de 4 en 4. Un grupo de empresarios de la región darán feedback a esos proyectos actuando como mentores durante 5 minutos. Duración total (120 Min) 4. Firma del acta de constitución del Club de Emprendedores. (20 Min) ¿Cómo se escoge al emprendedor invitado? El emprendedor invitado se escoge entre los postulados por todos los participantes del programa. La idea es que el invitado represente al emprendedor eficiente y responsable socialmente, que crea valor social y material para la región. El emprendedor invitado debe encarnar en lo posible el ideal del empresario que necesitamos para el progreso y el bienestar de la comunidad. Para organizar el evento de lanzamiento debemos trabajar al menos en los siguientes aspectos: 1. Local. Arreglo y preparación del local para el evento. Incluye acuerdo con la institución anfitriona para contribuir con la limpieza o el pago del local y de los servicios básicos, si esta es el caso. 2. Refrigerio. Seleccionar el refrigerio y la manera como se preparará el mismo, contribución de los emprendedores locales, elaboración de presupuestos, este equipo debe garantizar la entrega y la disposición del refrigerio. 3. Entradas y asistencia. Llevar la gestión de las entradas, es decir, impresión, estimación del costo, distribución, seguimiento y cobro de las mismas. Este equipo es responsable de los ingresos y la recaudación de los ingresos. (Si los emprendedores deciden costear el evento, determinar el monto que cancela cada uno). 4. Coordinación y Administración. Este equipo es responsable de llevar las cuentas de todo el evento y garantizar que el dinero fluyan entre los diferentes renglones de gastos, las recaudaciones de ingresos por entrada y las facturas se guarden y finalmente que las cuentas estén prefectas. Debe preparar un presupuesto de ingresos y de gastos del evento y acordarlo con todos los miembros. 5. Equipamiento y tecnología. Debe garantizar que se cuente con todos los equipos necesarios para la buena realización del evento. Especialmente proyector y computadoras. Sonido si es necesario. También es responsable de que las
  • 3. presentaciones estén en un mismo formato y estén almacenadas en el equipo para el comienzo del evento. 6. Protocolo. Este equipo es responsable de la recepción de los participantes, de la preparación de la mesa de inscripción o registro. También debe coordinarse muy bien con los organizadores de la sala. 7. Evaluación de la experiencia. Este equipo debe preparar una encuesta de evaluación de los participantes y estar pendiente de la calidad de todo el evento para introducir correctivos. 8. Difusión y publicidad del evento. Este equipo es responsable de la difusión del evento en los diferentes medios, especialmente en los medios sociales y en los medios locales. También es responsable de cubrir el evento, documentarlo fotográfica y fílmicamente. Realizar las notas de prensa y de difundirlos por Facebook y Twitter. Para cada uno de estos tópicos se forman equipos de trabajo de 2 o 4 personas. ¿Cómo se realiza la invitación? Todos los participantes deben servir como “fuerza de venta” de las entradas para el evento asignándose una cuota por cada uno, en caso que decidan cobrar una entrada. ¿Cuánto de debe cobrar por el evento? En cado que decidan cobrar una colaboración por el evento, el monto debe ser un acuerdo entre todos los integrantes del programa de acuerdo a las particularidades de la región o ciudad.