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EVENTOS – ACTIVIDADES AVA




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   EDSON DUVAN BELTRAN

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           Bogotá D.C

      Cuarto Trimestre 2012

Tecnólogo En Gestión Empresarial
SOLUCION ACTIVIDADES AVA


SEMANA 1.


    Consulte cuáles son los sitios en Bogotá donde se pueden realizar eventos.
     Cuál es su capacidad instalada, donde están ubicados, teléfonos


FERIAS

Anualmente se celebran varias ferias y festivales de diferentes tipos en Bogotá, la
mayoría en los pabellones feriales de Corferias, uno de los complejos de este tipo
más grandes de Latinoamérica, el cronograma de los eventos anuales se puede
encontrar en la página de internet oficial

http://www.corferias.com/index.cfm?doc=calendario_feria

Feria automotriz

Salón de la Moda

Salón Textil

Feria de las colonias

Expo Artesanías

Campus Party: Evento celebrado anualmente en Corferia desde 2008, reúne a
miles de personas en torno a la tecnología y a la computación

Agroexpo

Feria del libro Es la feria de este tipo más importante de Colombia, también se
celebra anualmente en Corferias

Feria del hogar Se pueden conseguir todo tipo de objetos para el hogar,
especialmente muebles, cuadros y decoraciones en general

ArtBO Feria artística que reúnes las obras de los principales exponentes artísticos
del país y de América Latina
FESTIVALES

Carnaval de Bogotá

Festival de Jazz al Parque

Festival de Opera y Zarzuela al Parque

Festival de Rock al Parque reconocido como el festival musical gratuito más
grande de la America Latina

Festival de Salsa al Parque

Festival de Verano

Festival Internacional de Cine,

Festival Iberoamericano de Teatro reconocido como el festival teatral más
grande del mundo

Temporada Taurina

ZONAS

La zona T Cll. 83 con cra 12a

Vía exclusiva para peatones, diseñada para que gente de todas las edades pueda
realizar compras, comer en elegantes y deliciosos restaurantes o simplemente
pasearse por el área que definitivamente ofrece uno de los ambientes más
acogedores y a su vez modernos de la capital.


Zona rosa Entre Cra 5 con 85 y Av. 15 con calle 82

Fue la pionera en bares, discotecas y restaurantes de corte moderno e informal en
Bogotá. Actualmente encontramos también las tiendas de los más importantes
diseñadores, zona de casinos, hoteles, y unos de los mejores centros comerciales
de la ciudad.


Bares y discotecas
Casinos
Recorridos en “Chivas” o buses típicos.

Paseo de la candelaria en coche Plaza de Bolivar Cr. 7 con calle 11, Tel. 2804375.
10a.m a 9p.m



Santuario de Monserrate Cra. 2 Este No. 21- 48. Tel. 284 5700.

Esta construcción fue organizada por Don Juan de Bórga en 1640, en las bases
de un asentamiento indígena y desarrollada por Pedro Solís quien termino la obra
en 1.657 totalmente dedicada a la Virgen Morena de Monserrat cuyo santuario
original se encuentra en Barcelona, España. Tiempo después fue ubicada la
imagen de importante valor artístico y religioso que invoco la fe de los capitalinos,
el hoy muy reconocido Señor Caído obra del maestro santafereño Pedro de Lugo
y Albarracín.


A pesar de su gran altura 3.152 metros sobre el nivel del mar (552 metros más alto
que Bogotá), Monserrate ofrece un estupendo servicio de teleférico y funicular que
lo transportará al cerro en corto tiempo. Si su interes también es gastronómico
Monserrate le dos exclusivos y deliciosos restaurantes que ofrecen una vista de
Bogotá inolvidable,


Horario del teleférico:

Lunes a sábado 9 Am a 12 p.m. Domingos 5:30 am a 6 Pm


Horario del funicular

Lunes a sábado de 7: 30 am 9:00 am Domingos 5:30 Am a 6 p.m. Festivos de 6
a.m. a 6 p.m.


Usaquén
Interesante zona que perteneció a la tribu indígena de los Muiscas pero que con la
llegada de los españoles cambió su construcción y diseño. Posee una hermosa
plaza central donde se encuentra la iglesia, y donde usted podrá disfrutar una
excelente comida, tomar un aperitivo o un café, e ir de compras.
 Qué es la Feria empresarial

La Feria Empresarial constituye una forma de estimulo para el micro y mediano
empresario, siendo sus capitales tan pequeños no tienen la capacidad de lograr
apertura en el mercado debido a que los ingresos no permiten el pago de locales
para sostener sus propios proyectos.

Cada empresario que se dedica a una producción ya sea a nivel artesanal, o
mediana producción debe considerar conseguir un mercado para lograr ingresos
En sus ventas.
En las ferias empresariales, se incluyen todos los sectores económicos de
capitales medios ó pequeños, sectores industriales, servicio o comercio unidos
para librar sus más grandes batallas contra los grandes capitales que algunas
veces los ahogan.

Si la idea es incentivar a esos sectores de mediano ó pequeños capitales, no solo
se les debe dar créditos para que florezcan, se necesita que estos empresarios
tengan una asesoría mínima para que comprendan el alcance de sus propias
ganancias y las estrategias necesarias para lograr sostenerse.



 Quiénes y cómo participan

Comerciantes, empresarios, organizadores del evento, las diferentes empresas
invitadas, expositores quienes muestran sus productos o servicios del mismo
sector.



 Beneficios para el Sector Empresarial

    Compartir experiencias con empresarios y ponentes de carácter
     internacional.
    Establecer relaciones estratégicas comerciales y académicas.
    Reconocimiento con las demás empresas.
    Oportunidad para reactivar las ventas, posicionar su marca y dar a conocer
     sus productos y servicios, en el marco de una feria altamente posicionada y
     recordada.
    Apoyo con campaña publicitaria en los medios masivos de la ciudad
     invitando a visitar la feria.


 Resultados Esperados Por qué participar
 Potencializar las oportunidades de intercambio comercial que integran la
        oferta y la demanda con la realización de eventos de promoción
        empresarial.
       Establecer relaciones interinstitucionales, lo que sin duda facilita la
        consecución de acuerdos comerciales y alianzas estratégicas
        nacionales e internacionales con entidades y empresas.

       Conocer las características de la competencia, estándares de calidad y
        evaluar la reacción ante la oferta.
       Investigar el potencial de mercado.
       Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve.

 Encuentros empresariales

Se trata de reuniones entre empresarios, cuyo objetivo es estrechar las relaciones
bilaterales, la cooperación empresarial y el desarrollo de acuerdos de inversión
conjunta.

 Cómo se informan las empresas oferentes

Se informa a los invitados por medio físico ó e- mail, por cortesía se avisa mínimo
15 días antes del evento, en lo posible confirmar la recepción de la tarjeta y la
asistencia al evento.



 Qué pasará con la información sobre demandas y ofertas que se genere en la
  feria.

   La organización de la feria regala un determinado número de invitaciones a
   cada expositor que normalmente éste destina a sus clientes más destacados.
   Los clientes reciben la invitación con una carta personalizada por parte de la
   empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles
   un trato individualizado.



 Reservación y pago del stand. Inicio de las obras de montaje

   El precio del stand en una feria va en función de su ubicación y de los metros
   alquilados pudiendo además contratar servicios adicionales. La organización
   pone a disposición de los expositores un modelo estándar pudiendo encargar
   éstos externamente uno a su gusto. El mayor coste de participación
corresponde al alquiler del espacio físico, que se cobra por metro cuadrado
   contratado. La organización establece una superficie mínima de alquiler fijando
   un escalado de tarifas en función de los metros alquilados




SEMANA 2.


 Cuáles son los soportes documentales, normas y legislación vigente para la
  conservación de documentos en diferentes soportes documentales


Soporte Documental

 Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar
información, en los archivos personales es común encontrar que la información
este en varios formatos, tanto tradicionales como de avanzada tecnología.

Toda información o hecho plasmado en cualquier tipo de soporte, cuyo objetivo es
registrar o dar fe de un hecho, es producido por una persona en cumplimiento de
sus funciones o actividades a lo largo de su vida

Documentos y Archivo Personal • Diplomas, trofeos, fotografías, grabaciones,
informes bancarios, documentos de identidad, cartas personales, obras de arte,
libros, memorias USB, discos duros, casette, son algunos ejemplos .

Normas vigentes

LEY 594 DE 2000 (julio 14): Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.

ACUERDO 037 DE 2002 ( Septiembre 20): Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.


SEMANA 3.
 Criterios para la programación de actividades dentro de un evento,
  Académicas, .Científicas, Culturales, Sociales

ACADEMICO

ARTÍCULO 1º.-: El o los docentes interesados en la realización del evento deben
solicitar una reunión con el/la Secretario/a de Extensión de la Facultad a fin de
acordar fechas de realización del evento y determinar el docente responsable del
mismo

ARTÍCULO 2º.-: El docente responsable debe cumplimentar el Formulario para la
Presentación de Eventos Académicos (Anexo I y II) correspondiente, adjuntándole
al mismo aval del Departamento, Centro o Instituto de la Facultad que pertenece

ARTÍCULO 3º.-:. La entrega de la documentación establecida en el inciso anterior
deberá realizarse en la Secretaría de Extensión durante los 20 días posterior a la
notificación de la propuesta.
Programación, Realización y Finalización.


SEMANA 4


 Logística para y durante la realización del evento Servicios Inscripciones
  Reservaciones: Pasajes y alojamiento Recepción en aeropuertos y terminales.
  Transporte.

LOGÍSTICA     PARA     Y    DURANTE      LA    REALIZACIÓN      DEL     EVENTO:
SERVICIOS

    Organización y logística de eventos para empresas e instituciones.
    Coordinación general y organización técnica de carreras de calle, aventura
     entre otros.
    Asesoramiento técnico y logístico para la organización de eventos
     deportivos.
    Organización de campeonatos y eventos deportivos.

INSCRIPCIONES

Es la vinculación de los participantes o asistentes al evento ante todo, es
fundamental establecer una fecha limite de inscripciones y pago porque así se
asegura el conocimiento del numero de asistentes lo cual nos indica que los
organizadores deben prever un margen del 10% de asistentes.
Recepción y alojamiento: es importante realizar las reservaciones hoteleras en la
medida que los asistentes confirmen su asistencia. El subcomité de recepción
deben estar pendientes de la confirmación y no correr el riesgo de realizar mas
reservas. Otra función de subcomité es recibir a los invitados, a los asistentes y
conferencistas en los terminales, entregarle la respectiva tarjeta de alojamiento y
acompañarlos a hotel.

El procedimiento de inscripción puede formalizarse por internet o en oficina y
consta de tres pasos:


Paso 1: Registrarse como usuario.


Paso 2: Inscribirse a la prueba.


Paso 3: Realizar el pago.

No se realizan inscripciones el día de la prueba.

RESERVACIONES

Dependiendo de la temporada se hace la reservación con cierto tiempo de
anterioridad.
Para toda reservación se tiene en cuenta los siguientes datos:
Nombre, dirección, ciudad, teléfono, email, depósito, clase de cuarto, fecha de
entrada, fecha de salida, número de niños, edad de los niños.

RECEPCIÓN

Nuestra calidad de servicio al público apunta a que se sientan como en casa
combinando una excelente atención con la actividad a realizar; combinamos la
cordialidad, la diversión, el respeto, la tranquilidad y la buena atención.
Las inscripciones pueden hacerse de dos maneras:

1. Correo: este se manda con instrucciones para la forma de pago y toda la
   información pertinente sobre el evento.
2. Es en la ciudad sede del evento donde se reciben inscripciones en forma
   personal o por correo, en forma anticipada y en la fecha en la cual se inicia el
   evento.

Es importante elegir un sitio amplio, visible, de fácil acceso para realizar la
inscripción, confirmar las ya establecidas y efectuar el pago correspondiente.
Al momento de la inscripción es importante tener en cuenta la ficha de inscripción

   Esta ficha contribuye a la agilización de trámites e inscripción, evita las
   congestiones y resuelve las dudas que surgen con respecto al número y datos
   de los asistentes.



TRANSPORTE

El transporte comercial moderno está al servicio del interés del público e incluye
todos los medios e infraestructuras implicados en el movimiento de personas o
bienes así como los servicios de recepción, entrega y manipulaciónde tales
bienes.
Este transporte puede ser acuático, terrestre o aéreo.


SEMANA 5


 Señalización. Primeros Auxilios y médicos. Medidas de seguridad y salud
  ocupacional para el personal asistente, las instalaciones y los equipos
  audiovisuales.



SEÑALIZACION:

En la preparación del evento se pondrá a disposición del publico la señales tanto
de evacuación como de información apoyados por el personal de seguridad que
son necesarias desde el momento mismo que se inicia el evento.




PRIMEROS AUXILIOS
Dotación de todas las ambulancias de traslado:

      Cilindro de oxígeno con manómetro y vaso humidificador. Este cilindro debe
      mantener mínimo tres metros cúbicos y máximo seis de capacidad.
      Ambú con máscaras (adulto y pediátrico) con bolsa reservatorio de oxigeno.
      Cánulas de Gueldelg 2, 4, 5.
      Aspirador de secreciones portátil.
      Sondas de aspiración.
      Fonendoscopio.
      Tensiómetro
      Termómetro.
      Juego de collares cervicales.
      Inmovilizadores rígidos, livianos y neumáticos.
      Botiquín de primeros auxilios con tres pares de guantes desechables, un
      paquete de gasas estériles, un paquete de apósito, tres cintas adhesivas,
      equipo de micro y macro goteo, un lactato de ringer, solución salina, frasco
      de isodine, vendaje elástico, frasco plástico de alcohol, jeringas
      desechables, jelcos pinzas, tijeras estériles, agua para el consumo humano.

Equipos de herramienta: Las ambulancias deben contar con los siguientes equipos
de herramienta:

      Extintor de polvo químico seco multipropósito A.B.C
      Juego con llaves fijas.
      Llave inglesa.
      Chaleco fluorescente.
      Ruedas de repuesto.
      Juego de destornilladores de pala.
      Juego de destornilladores de estrella.
      Gato y herramientas para la sustitución de ruedas.
      Martillo.
      Cuchillas para romper cinturones de seguridad.
      Cuerdas estáticas de 20 metros y 8 mm de diámetro.
      Cables de ignición.
      Caneca para agua con elementos propios de aseo.
      Una llave de pernos tipo cruceta.
      Señales reflectoras de emergencia.
      Linternas con pila.

 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

En términos generales un evento masivo contempla la permanencia de una
multitud dentro un espacio confinado y por un tiempo limitado, con un propósito
común que en ocasiones deriva en una alteración emocional, lo que a su vez
propicia el abandono de los valores personales y la conciencia individual, por un
comportamiento de alguna manera irracional. Estos eventos masivoscomprenden
una amplia gama de espectáculos desde deportivos, musicales, artísticos, hasta
celebraciones particulares.

En la empresa es el encargado de:

a. Velar por el cumplimiento de acciones en materia de promoción,prevención y
seguridad industrial.
b. Promover la participación de los trabajadores en su seguridadpersonal y en el
cumplimiento de las normas y procedimientos definidos por el Programa de Salud
Ocupacional.

Recomendaciones de prevención en un evento:

• No se permitirá el consumo de licor en el evento y se recomienda evitar
consumirlo antes de él.
• No se permitirá el ingreso al concierto a aquellas personas que se encuentren en
estado de embriaguez.
• Recuerde que está prohibido el porte de todo tipo de armas.
• El público asistente deberá mantener permanente respeto por los demás
espectadores y por las autoridades.
• Al ingreso se establecerán puestos de control donde las personas serán
registradas para garantizar la seguridad de todos los asistentes. Atienda las
recomendaciones del personal de policía al respecto.
• Utilice los medios de transporte público como buses, taxis y el Sistema Metro
para llegar.    (Se habilitarán centros de acopio de taxis para facilitar el
desplazamiento, al final del concierto).
• En las zonas aledañas al sitio del concierto no se permitirá el parqueo de
vehículos particulares.
• No se permitirá el ingreso de palos, astas, tubos o pancartas.


 INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del
evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de
participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también
aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de
contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de
servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de
ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita
incorporar promoción in situ de su evento. El director de ventas debe explicar las
limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

       Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección
       Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
       Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de
todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los
siguientes aspectos:

       Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
       Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
       No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior
       (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
       Posibilidad de controlar la luz natural.
       Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
       Acceso cercano a los aseos.

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  • 1. Regional Distrito Capital Centro de Gestión Administrativa EVENTOS – ACTIVIDADES AVA ARGENI AVILA EDSON DUVAN BELTRAN JOSE ANTONIO OCHOA Grupo 248301 Bogotá D.C Cuarto Trimestre 2012 Tecnólogo En Gestión Empresarial
  • 2. SOLUCION ACTIVIDADES AVA SEMANA 1.  Consulte cuáles son los sitios en Bogotá donde se pueden realizar eventos. Cuál es su capacidad instalada, donde están ubicados, teléfonos FERIAS Anualmente se celebran varias ferias y festivales de diferentes tipos en Bogotá, la mayoría en los pabellones feriales de Corferias, uno de los complejos de este tipo más grandes de Latinoamérica, el cronograma de los eventos anuales se puede encontrar en la página de internet oficial http://www.corferias.com/index.cfm?doc=calendario_feria Feria automotriz Salón de la Moda Salón Textil Feria de las colonias Expo Artesanías Campus Party: Evento celebrado anualmente en Corferia desde 2008, reúne a miles de personas en torno a la tecnología y a la computación Agroexpo Feria del libro Es la feria de este tipo más importante de Colombia, también se celebra anualmente en Corferias Feria del hogar Se pueden conseguir todo tipo de objetos para el hogar, especialmente muebles, cuadros y decoraciones en general ArtBO Feria artística que reúnes las obras de los principales exponentes artísticos del país y de América Latina
  • 3. FESTIVALES Carnaval de Bogotá Festival de Jazz al Parque Festival de Opera y Zarzuela al Parque Festival de Rock al Parque reconocido como el festival musical gratuito más grande de la America Latina Festival de Salsa al Parque Festival de Verano Festival Internacional de Cine, Festival Iberoamericano de Teatro reconocido como el festival teatral más grande del mundo Temporada Taurina ZONAS La zona T Cll. 83 con cra 12a Vía exclusiva para peatones, diseñada para que gente de todas las edades pueda realizar compras, comer en elegantes y deliciosos restaurantes o simplemente pasearse por el área que definitivamente ofrece uno de los ambientes más acogedores y a su vez modernos de la capital. Zona rosa Entre Cra 5 con 85 y Av. 15 con calle 82 Fue la pionera en bares, discotecas y restaurantes de corte moderno e informal en Bogotá. Actualmente encontramos también las tiendas de los más importantes diseñadores, zona de casinos, hoteles, y unos de los mejores centros comerciales de la ciudad. Bares y discotecas
  • 4. Casinos Recorridos en “Chivas” o buses típicos. Paseo de la candelaria en coche Plaza de Bolivar Cr. 7 con calle 11, Tel. 2804375. 10a.m a 9p.m Santuario de Monserrate Cra. 2 Este No. 21- 48. Tel. 284 5700. Esta construcción fue organizada por Don Juan de Bórga en 1640, en las bases de un asentamiento indígena y desarrollada por Pedro Solís quien termino la obra en 1.657 totalmente dedicada a la Virgen Morena de Monserrat cuyo santuario original se encuentra en Barcelona, España. Tiempo después fue ubicada la imagen de importante valor artístico y religioso que invoco la fe de los capitalinos, el hoy muy reconocido Señor Caído obra del maestro santafereño Pedro de Lugo y Albarracín. A pesar de su gran altura 3.152 metros sobre el nivel del mar (552 metros más alto que Bogotá), Monserrate ofrece un estupendo servicio de teleférico y funicular que lo transportará al cerro en corto tiempo. Si su interes también es gastronómico Monserrate le dos exclusivos y deliciosos restaurantes que ofrecen una vista de Bogotá inolvidable, Horario del teleférico: Lunes a sábado 9 Am a 12 p.m. Domingos 5:30 am a 6 Pm Horario del funicular Lunes a sábado de 7: 30 am 9:00 am Domingos 5:30 Am a 6 p.m. Festivos de 6 a.m. a 6 p.m. Usaquén Interesante zona que perteneció a la tribu indígena de los Muiscas pero que con la llegada de los españoles cambió su construcción y diseño. Posee una hermosa plaza central donde se encuentra la iglesia, y donde usted podrá disfrutar una excelente comida, tomar un aperitivo o un café, e ir de compras.
  • 5.  Qué es la Feria empresarial La Feria Empresarial constituye una forma de estimulo para el micro y mediano empresario, siendo sus capitales tan pequeños no tienen la capacidad de lograr apertura en el mercado debido a que los ingresos no permiten el pago de locales para sostener sus propios proyectos. Cada empresario que se dedica a una producción ya sea a nivel artesanal, o mediana producción debe considerar conseguir un mercado para lograr ingresos En sus ventas. En las ferias empresariales, se incluyen todos los sectores económicos de capitales medios ó pequeños, sectores industriales, servicio o comercio unidos para librar sus más grandes batallas contra los grandes capitales que algunas veces los ahogan. Si la idea es incentivar a esos sectores de mediano ó pequeños capitales, no solo se les debe dar créditos para que florezcan, se necesita que estos empresarios tengan una asesoría mínima para que comprendan el alcance de sus propias ganancias y las estrategias necesarias para lograr sostenerse.  Quiénes y cómo participan Comerciantes, empresarios, organizadores del evento, las diferentes empresas invitadas, expositores quienes muestran sus productos o servicios del mismo sector.  Beneficios para el Sector Empresarial  Compartir experiencias con empresarios y ponentes de carácter internacional.  Establecer relaciones estratégicas comerciales y académicas.  Reconocimiento con las demás empresas.  Oportunidad para reactivar las ventas, posicionar su marca y dar a conocer sus productos y servicios, en el marco de una feria altamente posicionada y recordada.  Apoyo con campaña publicitaria en los medios masivos de la ciudad invitando a visitar la feria.  Resultados Esperados Por qué participar
  • 6.  Potencializar las oportunidades de intercambio comercial que integran la oferta y la demanda con la realización de eventos de promoción empresarial.  Establecer relaciones interinstitucionales, lo que sin duda facilita la consecución de acuerdos comerciales y alianzas estratégicas nacionales e internacionales con entidades y empresas.  Conocer las características de la competencia, estándares de calidad y evaluar la reacción ante la oferta.  Investigar el potencial de mercado.  Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve.  Encuentros empresariales Se trata de reuniones entre empresarios, cuyo objetivo es estrechar las relaciones bilaterales, la cooperación empresarial y el desarrollo de acuerdos de inversión conjunta.  Cómo se informan las empresas oferentes Se informa a los invitados por medio físico ó e- mail, por cortesía se avisa mínimo 15 días antes del evento, en lo posible confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento.  Qué pasará con la información sobre demandas y ofertas que se genere en la feria. La organización de la feria regala un determinado número de invitaciones a cada expositor que normalmente éste destina a sus clientes más destacados. Los clientes reciben la invitación con una carta personalizada por parte de la empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles un trato individualizado.  Reservación y pago del stand. Inicio de las obras de montaje El precio del stand en una feria va en función de su ubicación y de los metros alquilados pudiendo además contratar servicios adicionales. La organización pone a disposición de los expositores un modelo estándar pudiendo encargar éstos externamente uno a su gusto. El mayor coste de participación
  • 7. corresponde al alquiler del espacio físico, que se cobra por metro cuadrado contratado. La organización establece una superficie mínima de alquiler fijando un escalado de tarifas en función de los metros alquilados SEMANA 2.  Cuáles son los soportes documentales, normas y legislación vigente para la conservación de documentos en diferentes soportes documentales Soporte Documental Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar información, en los archivos personales es común encontrar que la información este en varios formatos, tanto tradicionales como de avanzada tecnología. Toda información o hecho plasmado en cualquier tipo de soporte, cuyo objetivo es registrar o dar fe de un hecho, es producido por una persona en cumplimiento de sus funciones o actividades a lo largo de su vida Documentos y Archivo Personal • Diplomas, trofeos, fotografías, grabaciones, informes bancarios, documentos de identidad, cartas personales, obras de arte, libros, memorias USB, discos duros, casette, son algunos ejemplos . Normas vigentes LEY 594 DE 2000 (julio 14): Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. ACUERDO 037 DE 2002 ( Septiembre 20): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. SEMANA 3.
  • 8.  Criterios para la programación de actividades dentro de un evento, Académicas, .Científicas, Culturales, Sociales ACADEMICO ARTÍCULO 1º.-: El o los docentes interesados en la realización del evento deben solicitar una reunión con el/la Secretario/a de Extensión de la Facultad a fin de acordar fechas de realización del evento y determinar el docente responsable del mismo ARTÍCULO 2º.-: El docente responsable debe cumplimentar el Formulario para la Presentación de Eventos Académicos (Anexo I y II) correspondiente, adjuntándole al mismo aval del Departamento, Centro o Instituto de la Facultad que pertenece ARTÍCULO 3º.-:. La entrega de la documentación establecida en el inciso anterior deberá realizarse en la Secretaría de Extensión durante los 20 días posterior a la notificación de la propuesta. Programación, Realización y Finalización. SEMANA 4  Logística para y durante la realización del evento Servicios Inscripciones Reservaciones: Pasajes y alojamiento Recepción en aeropuertos y terminales. Transporte. LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DEL EVENTO: SERVICIOS  Organización y logística de eventos para empresas e instituciones.  Coordinación general y organización técnica de carreras de calle, aventura entre otros.  Asesoramiento técnico y logístico para la organización de eventos deportivos.  Organización de campeonatos y eventos deportivos. INSCRIPCIONES Es la vinculación de los participantes o asistentes al evento ante todo, es fundamental establecer una fecha limite de inscripciones y pago porque así se asegura el conocimiento del numero de asistentes lo cual nos indica que los organizadores deben prever un margen del 10% de asistentes.
  • 9. Recepción y alojamiento: es importante realizar las reservaciones hoteleras en la medida que los asistentes confirmen su asistencia. El subcomité de recepción deben estar pendientes de la confirmación y no correr el riesgo de realizar mas reservas. Otra función de subcomité es recibir a los invitados, a los asistentes y conferencistas en los terminales, entregarle la respectiva tarjeta de alojamiento y acompañarlos a hotel. El procedimiento de inscripción puede formalizarse por internet o en oficina y consta de tres pasos: Paso 1: Registrarse como usuario. Paso 2: Inscribirse a la prueba. Paso 3: Realizar el pago. No se realizan inscripciones el día de la prueba. RESERVACIONES Dependiendo de la temporada se hace la reservación con cierto tiempo de anterioridad. Para toda reservación se tiene en cuenta los siguientes datos: Nombre, dirección, ciudad, teléfono, email, depósito, clase de cuarto, fecha de entrada, fecha de salida, número de niños, edad de los niños. RECEPCIÓN Nuestra calidad de servicio al público apunta a que se sientan como en casa combinando una excelente atención con la actividad a realizar; combinamos la cordialidad, la diversión, el respeto, la tranquilidad y la buena atención. Las inscripciones pueden hacerse de dos maneras: 1. Correo: este se manda con instrucciones para la forma de pago y toda la información pertinente sobre el evento. 2. Es en la ciudad sede del evento donde se reciben inscripciones en forma personal o por correo, en forma anticipada y en la fecha en la cual se inicia el evento. Es importante elegir un sitio amplio, visible, de fácil acceso para realizar la inscripción, confirmar las ya establecidas y efectuar el pago correspondiente.
  • 10. Al momento de la inscripción es importante tener en cuenta la ficha de inscripción Esta ficha contribuye a la agilización de trámites e inscripción, evita las congestiones y resuelve las dudas que surgen con respecto al número y datos de los asistentes. TRANSPORTE El transporte comercial moderno está al servicio del interés del público e incluye todos los medios e infraestructuras implicados en el movimiento de personas o bienes así como los servicios de recepción, entrega y manipulaciónde tales bienes. Este transporte puede ser acuático, terrestre o aéreo. SEMANA 5  Señalización. Primeros Auxilios y médicos. Medidas de seguridad y salud ocupacional para el personal asistente, las instalaciones y los equipos audiovisuales. SEÑALIZACION: En la preparación del evento se pondrá a disposición del publico la señales tanto de evacuación como de información apoyados por el personal de seguridad que son necesarias desde el momento mismo que se inicia el evento. PRIMEROS AUXILIOS
  • 11. Dotación de todas las ambulancias de traslado: Cilindro de oxígeno con manómetro y vaso humidificador. Este cilindro debe mantener mínimo tres metros cúbicos y máximo seis de capacidad. Ambú con máscaras (adulto y pediátrico) con bolsa reservatorio de oxigeno. Cánulas de Gueldelg 2, 4, 5. Aspirador de secreciones portátil. Sondas de aspiración. Fonendoscopio. Tensiómetro Termómetro. Juego de collares cervicales. Inmovilizadores rígidos, livianos y neumáticos. Botiquín de primeros auxilios con tres pares de guantes desechables, un paquete de gasas estériles, un paquete de apósito, tres cintas adhesivas, equipo de micro y macro goteo, un lactato de ringer, solución salina, frasco de isodine, vendaje elástico, frasco plástico de alcohol, jeringas desechables, jelcos pinzas, tijeras estériles, agua para el consumo humano. Equipos de herramienta: Las ambulancias deben contar con los siguientes equipos de herramienta: Extintor de polvo químico seco multipropósito A.B.C Juego con llaves fijas. Llave inglesa. Chaleco fluorescente. Ruedas de repuesto. Juego de destornilladores de pala. Juego de destornilladores de estrella. Gato y herramientas para la sustitución de ruedas. Martillo. Cuchillas para romper cinturones de seguridad. Cuerdas estáticas de 20 metros y 8 mm de diámetro. Cables de ignición. Caneca para agua con elementos propios de aseo. Una llave de pernos tipo cruceta. Señales reflectoras de emergencia. Linternas con pila.  SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL En términos generales un evento masivo contempla la permanencia de una multitud dentro un espacio confinado y por un tiempo limitado, con un propósito común que en ocasiones deriva en una alteración emocional, lo que a su vez propicia el abandono de los valores personales y la conciencia individual, por un
  • 12. comportamiento de alguna manera irracional. Estos eventos masivoscomprenden una amplia gama de espectáculos desde deportivos, musicales, artísticos, hasta celebraciones particulares. En la empresa es el encargado de: a. Velar por el cumplimiento de acciones en materia de promoción,prevención y seguridad industrial. b. Promover la participación de los trabajadores en su seguridadpersonal y en el cumplimiento de las normas y procedimientos definidos por el Programa de Salud Ocupacional. Recomendaciones de prevención en un evento: • No se permitirá el consumo de licor en el evento y se recomienda evitar consumirlo antes de él. • No se permitirá el ingreso al concierto a aquellas personas que se encuentren en estado de embriaguez. • Recuerde que está prohibido el porte de todo tipo de armas. • El público asistente deberá mantener permanente respeto por los demás espectadores y por las autoridades. • Al ingreso se establecerán puestos de control donde las personas serán registradas para garantizar la seguridad de todos los asistentes. Atienda las recomendaciones del personal de policía al respecto. • Utilice los medios de transporte público como buses, taxis y el Sistema Metro para llegar. (Se habilitarán centros de acopio de taxis para facilitar el desplazamiento, al final del concierto). • En las zonas aledañas al sitio del concierto no se permitirá el parqueo de vehículos particulares. • No se permitirá el ingreso de palos, astas, tubos o pancartas.  INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición. La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
  • 13. Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones: Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información. Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos: Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento. Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes. Acceso cercano a los aseos.