SlideShare una empresa de Scribd logo
UNIDAD 4 SISTEMAS DE GESTION DOCUENTAL
ROMILDA LOZANO VALENZUELA
Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4
DOCENTE:
MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
2015
INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Gestión Documental permiten a las organizaciones recuperar de
forma rápida y eficiente la información. Facilitando el manejo de los documentos
brindando mayor seguridad, transparencia, veracidad y confidencialidad.
Con el aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información es mas fácil
lograr un mejor flujo de trabajo en las entidades logrando mayor competitividad
en el mercado. Alcanzando la excelencia en los servicios con un alto nivel de
calidad.
QUE ES UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de
bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos
sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se
utilizan para la gestión de documentos administrativos.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
Las entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que
permita:
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales,
en series y subseries.
f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
Incluye los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE). Deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de
las entidades.
INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben permitir el
funcionamiento con otros sistemas de información a lo
largo del tiempo basados en el principio de neutralidad
tecnológica.
SEGURIDAD Deben mantener la información en un entorno seguro.
METADESCRIPCIÓN
Se deben generar metadatos normalizados manuales o
automatizados desde los mismos sistemas aplicativos.
ADICION DE
CONTENIDOS
Los sistemas de gestión documental deben permitir que
sean agregados nuevos contenidos a los documentos en
forma de metadatos sin que se altere la autenticidad del
documento.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
La creación y captura de los documentos debe ser de fácil
manejo para los usuarios.
GESTION
DISTRIBUIDA
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los
documentos.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad.
Accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original; también de
ser procesados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD
TECNOLOGICA
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales. Garantizando
la prestación de los servicios.
VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO
SISTEMA
FUNDACION HOMI HOSPITAL DE LA MISERICORDIA
ENTREVISTADO: Ingeniero Cesar Maldonado Carillo.
¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA
SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
Desde comienzos del 2008 el hospital decide adquirir el programa CDS/ ISIS, Con el
fin de automatizar las historias clínicas.
Criterios que tuvieron en cuenta:
Brindar un mejor servicio a los usuarios.
Agilizar la consulta de la historia clínica.
Evitar la perdida de información importante para el paciente como en el caso de los
estudios para clínicos.
permite construir y administrar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir,
bases de datos constituidas principalmente por textos.
CDS/ISS
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Es un programa que solamente tiene acceso el personal asistencial del hospital es
decir los médicos y las enfermeras. A cada uno se le asigna una clave y un usuario
para el acceso al mismo. Quien se encarga de la administración es el área de sistemas
de información.
El objetivo principal es garantizar la seguridad, confidencialidad y la integridad de la
información del paciente.
CONCLUSIONES
1. La implementación de un Sistema de Gestión Documental en una entidad ya
sea publica o privada trae grandes beneficios; hace que sea mas competitiva y
controle de forma mas eficaz el flujo de la información.
2. Gracias a los avances tecnológicos ahora las entidades están optando por
automatizar la información para poder cumplir con la implementación de la
política la oficina sin papel.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Archivo General de la Nación. Decreto 1080 de Mayo 26 de 2015. consultado el 6 de
septiembre de 2015. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_
10802015.pdf
Manual de CDS/ISIS. Consultado el 8 de septiembre de 2015. Disponible en:
www.cindoc.csic.es/isis/indice.htm
Que es un sistema de Gestión Documental. Consultado el 6 de septiembre de 2015.
Disponible en: elprofesionaldelainformacion.com.
Tema 4 sistema de  gestion  documental

Más contenido relacionado

Destacado

Doc1 Mapa Conceptual
Doc1 Mapa ConceptualDoc1 Mapa Conceptual
Doc1 Mapa Conceptual
Rosa Corredor
 
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchezTrabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
oscarmora123
 
27. Community Treffen von ITmitte.de
27. Community Treffen von ITmitte.de 27. Community Treffen von ITmitte.de
27. Community Treffen von ITmitte.de
officemitte
 
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalcoProyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
Ricardo Saldierna
 
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
Leonardo Hernandez
 
Archivo y soportes documentales
Archivo y soportes documentalesArchivo y soportes documentales
Archivo y soportes documentales
Juan Espinosa
 
Soportes documentales
Soportes documentalesSoportes documentales
Soportes documentales
Ana Figueroa
 

Destacado (7)

Doc1 Mapa Conceptual
Doc1 Mapa ConceptualDoc1 Mapa Conceptual
Doc1 Mapa Conceptual
 
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchezTrabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez
 
27. Community Treffen von ITmitte.de
27. Community Treffen von ITmitte.de 27. Community Treffen von ITmitte.de
27. Community Treffen von ITmitte.de
 
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalcoProyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
Proyecto de Investigación - La alimentación en el cch azcapotzalco
 
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
Tesis “Implementación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos d...
 
Archivo y soportes documentales
Archivo y soportes documentalesArchivo y soportes documentales
Archivo y soportes documentales
 
Soportes documentales
Soportes documentalesSoportes documentales
Soportes documentales
 

Similar a Tema 4 sistema de gestion documental

Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión DocumentalSistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental
Yisabe
 
Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental
Nayi- Duarte
 
Trabajo guia 4
Trabajo guia 4Trabajo guia 4
Trabajo guia 4
Blanca Hilda Torres
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
moreno15
 
Presentacion gestión documental iii
Presentacion gestión documental iiiPresentacion gestión documental iii
Presentacion gestión documental iii
Maricel2853
 
Sistemas de información yurley moreno
Sistemas de información yurley morenoSistemas de información yurley moreno
Sistemas de información yurley moreno
Yurley Moreno
 
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Katherin Rojas
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documentalSistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
Dumar Gutierrez
 
Gestion documental
Gestion documentalGestion documental
Gestion documental
BETSY AYASTA
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documentalSistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
Sandra Paola López Vargas
 
Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documental
jeconviga
 
Trabajo investigacion
Trabajo investigacionTrabajo investigacion
Trabajo investigacion
Majitoo Palacios
 
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOSSISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Martha Lucia Taborda Caro
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
lvpm9517
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documental
RAMY RAMIREZ
 
Presentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión DocumentalPresentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión Documental
Universidad del Quindio
 
Sistema de gestión documental
Sistema de gestión documentalSistema de gestión documental
Sistema de gestión documental
Gregorio Andres Djj Gollo
 
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENOTrabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Universidad del Quindio
 
Trabajo de investigación gestión documental laura jimena restrepo ramirez
Trabajo de investigación gestión documental   laura jimena restrepo ramirezTrabajo de investigación gestión documental   laura jimena restrepo ramirez
Trabajo de investigación gestión documental laura jimena restrepo ramirez
Jimena Restrepo
 
Sistema gestion documental ii luceli
Sistema gestion documental ii luceliSistema gestion documental ii luceli
Sistema gestion documental ii luceli
Lucelynvz
 

Similar a Tema 4 sistema de gestion documental (20)

Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión DocumentalSistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental
 
Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental
 
Trabajo guia 4
Trabajo guia 4Trabajo guia 4
Trabajo guia 4
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
 
Presentacion gestión documental iii
Presentacion gestión documental iiiPresentacion gestión documental iii
Presentacion gestión documental iii
 
Sistemas de información yurley moreno
Sistemas de información yurley morenoSistemas de información yurley moreno
Sistemas de información yurley moreno
 
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4Trabajo de investigación   katherin Cadena Rojas - Grupo 4
Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documentalSistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
 
Gestion documental
Gestion documentalGestion documental
Gestion documental
 
Sistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documentalSistemas de gestión documental
Sistemas de gestión documental
 
Sistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documentalSistemas de gestion documental
Sistemas de gestion documental
 
Trabajo investigacion
Trabajo investigacionTrabajo investigacion
Trabajo investigacion
 
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOSSISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
 
Sistema de gestion documental
Sistema de gestion documentalSistema de gestion documental
Sistema de gestion documental
 
Gestión documental
Gestión documentalGestión documental
Gestión documental
 
Presentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión DocumentalPresentación Sistemas de Gestión Documental
Presentación Sistemas de Gestión Documental
 
Sistema de gestión documental
Sistema de gestión documentalSistema de gestión documental
Sistema de gestión documental
 
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENOTrabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
Trabajo de investigacion CAARLOS ANDRES MORENO
 
Trabajo de investigación gestión documental laura jimena restrepo ramirez
Trabajo de investigación gestión documental   laura jimena restrepo ramirezTrabajo de investigación gestión documental   laura jimena restrepo ramirez
Trabajo de investigación gestión documental laura jimena restrepo ramirez
 
Sistema gestion documental ii luceli
Sistema gestion documental ii luceliSistema gestion documental ii luceli
Sistema gestion documental ii luceli
 

Último

3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
Wilian24
 
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
milyluna0207
 
Danzas peruanas festividades importantes .
Danzas peruanas festividades importantes .Danzas peruanas festividades importantes .
Danzas peruanas festividades importantes .
Juan Luis Cunya Vicente
 
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptxFI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
ENJ
 
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBACONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
rafael28537
 
Presentación sobré las culturas del Perú .
Presentación sobré las culturas del Perú .Presentación sobré las culturas del Perú .
Presentación sobré las culturas del Perú .
Juan Luis Cunya Vicente
 
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
Wilian24
 
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
NohemiLumiereLopezHu1
 
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
Sandra Mariela Ballón Aguedo
 
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
Sandra Mariela Ballón Aguedo
 
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptxAcuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
Carlos Andrés Hernández Cabrera
 
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADOTEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
José Manuel Vera Santos
 
mapa conceptual animales foráneos traídos al Perú
mapa conceptual animales foráneos traídos  al Perúmapa conceptual animales foráneos traídos  al Perú
mapa conceptual animales foráneos traídos al Perú
KarlaSaldaaPerez
 
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLAACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
JAVIER SOLIS NOYOLA
 
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolarSEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
JuanPabloII10
 
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptxBLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
royguzman5
 
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
FernandoEstebanLlont
 
fase intensiva taller intensivo de CTE julio
fase intensiva taller intensivo de CTE juliofase intensiva taller intensivo de CTE julio
fase intensiva taller intensivo de CTE julio
leydijazminguevaragu
 
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptxPRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
glopezmaciel
 
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptxMétodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
becerracurayalexandr
 

Último (20)

3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
3° SES MATE JUEV 18 LOGROS MATEMATICOS 4 OPERACIONES 933623393 PROF YESSENIA....
 
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
Apuntes de Enfermería (para estudiantes)
 
Danzas peruanas festividades importantes .
Danzas peruanas festividades importantes .Danzas peruanas festividades importantes .
Danzas peruanas festividades importantes .
 
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptxFI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
FI-001 Introducción - Conocimiento Institucional.pptx
 
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBACONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
CONOCIENDO LA RECETA DEL JUANE EN LA SELVA DE MOYOBAMBA
 
Presentación sobré las culturas del Perú .
Presentación sobré las culturas del Perú .Presentación sobré las culturas del Perú .
Presentación sobré las culturas del Perú .
 
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
3° SES FECHA CIVICA CAPITAN ABELARDO QUIÑONES YESSENIA CARRASCO 933623393.docx
 
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
homeostasis.pptx. Enfermería técnica periodo 1
 
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
 
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
2024 DIA DEL LOGRO-ARTE 3 - IE HONORIO DELGADO ESPINOZA
 
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptxAcuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
Acuerdo tercer periodo - Grado Septimo.pptx
 
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADOTEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
TEMA 1 EL PROCESO DE FORMACIÓN DEL ESTADO
 
mapa conceptual animales foráneos traídos al Perú
mapa conceptual animales foráneos traídos  al Perúmapa conceptual animales foráneos traídos  al Perú
mapa conceptual animales foráneos traídos al Perú
 
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLAACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
ACERTIJOS DE LOS NOVIOS CELOSOS EN PARÍS. Por JAVIER SOLIS NOYOLA
 
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolarSEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
SEMANAS DE GESTION 2024 para trabajo escolar
 
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptxBLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
BLOQUE II SEMANA DE GESTION EN INSTITUVIONES EDUCATIVAS.pptx
 
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
🔴 (AC-S18) Semana 18 -Tema 01Trabajo de Investigación - Contratos y franquici...
 
fase intensiva taller intensivo de CTE julio
fase intensiva taller intensivo de CTE juliofase intensiva taller intensivo de CTE julio
fase intensiva taller intensivo de CTE julio
 
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptxPRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
PRESENTACIÓN TALLER INTENSIVO PARA DOCENTES JULIO 2024 WEB.pptx
 
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptxMétodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
Métodos Psicológicos de investigación (1) (2).pptx
 

Tema 4 sistema de gestion documental

  • 1. UNIDAD 4 SISTEMAS DE GESTION DOCUENTAL ROMILDA LOZANO VALENZUELA Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4 DOCENTE: MARÍA NANCY URIBE CUELLAR Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTA 2015
  • 2. INTRODUCCIÓN Los Sistemas de Gestión Documental permiten a las organizaciones recuperar de forma rápida y eficiente la información. Facilitando el manejo de los documentos brindando mayor seguridad, transparencia, veracidad y confidencialidad. Con el aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información es mas fácil lograr un mejor flujo de trabajo en las entidades logrando mayor competitividad en el mercado. Alcanzando la excelencia en los servicios con un alto nivel de calidad.
  • 3. QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
  • 4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Las entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita: a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
  • 5. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
  • 6. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONFORMIDAD Incluye los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE). Deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben permitir el funcionamiento con otros sistemas de información a lo largo del tiempo basados en el principio de neutralidad tecnológica. SEGURIDAD Deben mantener la información en un entorno seguro. METADESCRIPCIÓN Se deben generar metadatos normalizados manuales o automatizados desde los mismos sistemas aplicativos.
  • 7. ADICION DE CONTENIDOS Los sistemas de gestión documental deben permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos en forma de metadatos sin que se altere la autenticidad del documento. DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de los documentos debe ser de fácil manejo para los usuarios. GESTION DISTRIBUIDA Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos. DISPONIBILIDAD Y ACCESO Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad. Accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original; también de ser procesados en cualquier momento. NEUTRALIDAD TECNOLOGICA El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales. Garantizando la prestación de los servicios.
  • 8. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA FUNDACION HOMI HOSPITAL DE LA MISERICORDIA ENTREVISTADO: Ingeniero Cesar Maldonado Carillo.
  • 9. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS? Desde comienzos del 2008 el hospital decide adquirir el programa CDS/ ISIS, Con el fin de automatizar las historias clínicas. Criterios que tuvieron en cuenta: Brindar un mejor servicio a los usuarios. Agilizar la consulta de la historia clínica. Evitar la perdida de información importante para el paciente como en el caso de los estudios para clínicos.
  • 10. permite construir y administrar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir, bases de datos constituidas principalmente por textos. CDS/ISS
  • 11. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Es un programa que solamente tiene acceso el personal asistencial del hospital es decir los médicos y las enfermeras. A cada uno se le asigna una clave y un usuario para el acceso al mismo. Quien se encarga de la administración es el área de sistemas de información. El objetivo principal es garantizar la seguridad, confidencialidad y la integridad de la información del paciente.
  • 12. CONCLUSIONES 1. La implementación de un Sistema de Gestión Documental en una entidad ya sea publica o privada trae grandes beneficios; hace que sea mas competitiva y controle de forma mas eficaz el flujo de la información. 2. Gracias a los avances tecnológicos ahora las entidades están optando por automatizar la información para poder cumplir con la implementación de la política la oficina sin papel.
  • 13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Archivo General de la Nación. Decreto 1080 de Mayo 26 de 2015. consultado el 6 de septiembre de 2015. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_ 10802015.pdf Manual de CDS/ISIS. Consultado el 8 de septiembre de 2015. Disponible en: www.cindoc.csic.es/isis/indice.htm Que es un sistema de Gestión Documental. Consultado el 6 de septiembre de 2015. Disponible en: elprofesionaldelainformacion.com.