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Gestión
                                                                                                                     del conocimiento
                                                                                                                     ¿Qué es eso?
                                                                                                                     Todas las claves del
                                                                                                                     programa Compartim


                                                                                                                      Jordi Graells jgraells@gencat.cat
© Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0




                                                                                                                      Jesús Martínez jmm@gencat.cat
                                                                                                                      Barcelona, 24 de octubre de 2008
                                             Aviso legal
                                             Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para
                                             generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia
                                             específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.
                                        51
2
                              ¿Para qué cambiar?




    CC NC SA 3.0 – www.flickr.com/hlthenvt/401556761
“ Defiende tu
                derecho a
                pensar. Pensar
                equivocándose
                es mejor
                que no pensar ”
                Hipatia (355-415 dC)
    Wikipedia




3
Tres historias...



4
1ª historia




5
Etienne Wenger

6
Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0




7
8
Modelo de las
                                                                                                      comunidades
                                                                                                      de práctica
                                                                                                      (CoP)

                                                                                                      Todos en la
                                                                                                      organización
                                                                                                      podemos contribuir
                                                                                                      con alguna cosa
                                                                                                      a la innovación.
9   An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0
2ª historia




10
11
                                                 En el modelo económico actual...




     USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0
12
                                                                                ... el conocimiento es la variable clave




Key to the knowledge www.flickr.com/shiffaau/2199579559 © shiffaau. CC BY 2.0
... e Internet y TIC abaratan el coste
      de interaccionar




13   Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0   me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0
... y podemos personalizar los servicios




14                          stone faces © tanakawho CC BY 2.0
... para innovar todo tipo de productos
       y servicios




                   Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007




     “ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways”
15
3ª historia




16
17
                                                                                                                   Había una vez
                                                                                                              una organización...




 McHugh Bluff Architectural Reflections www.flickr.com/oceanflynn/2142800130 © ocean.flynn. CC BY-NC-SA 2.0
donde los
             procesos no
             eran nada
             sencillos…




18   Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0
... había un modo de trabajar
     consolidado




19                        Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0
... y una estructura vertical




20                         SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0
¿Había margen para la innovación?

                                        Conciencia
                             Lideraje                Seguridad de sí mismo

                    Juicio                                  Trabajo en equipo


             Intuición


                                                                                                     Creatividad
     Toma de decisiones



      Responsabilidad




                                                                Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0
                                                                                                      Implicación




          RSS
21
El dilema
     era cómo llevar
     a la práctica




                       Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
     las teorías
     del cambio:
     los planes de
     acción.
22
En los éxitos y aciertos...


 23
3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5
¡y en los contratiempos!




                                                           En los éxitos y aciertos...


 24
3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5                                 P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.0
por la innovación

                         por el trabajo
                         colaborativo

                                          por la
                                          Administración
                                          2.0
                                                           por la
                                                           sociedad red
25
Ahora y aquí.
      ¿Qué podemos hacer?
     Impulsar las condiciones
       básicas para innovar


26
El documento
     digital no es
     nunca definitivo.
     ¡Existe para
     crear nuevos!




27
1. Crear conocimiento
        Estrategias y creatividad

     2. Mezclarlo
        Cambios necesarios

     3. Compartirlo
        Licencias de difusión
        abierta

28
Y volver a usar palabras
        un poco olvidadas



29
30
      Co-creación




 Mà i ratolí © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY
Mezcla   Licencias Creative Commons o
              disclaimers que faciliten el acceso
              a los contenidos públicos




31                          © Departament de Justícia. CC BY   Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0
Compartición




                                                         2 ideas!
                    1 idea

                                                                    1 idea




32       Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
Escucha activa




                3 Ears Bars © Adselwood. CC BY
33
Conversación




34   Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0
Interpretación del sentido




35
36
     Encaje   Puzzle © batega. CC BY
Atrevimiento
                    Mortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY
37
People in Stockholm. © masochismtango. CC BY-SA




38
                                                       Personas
Comunidad   Crowds © Mike PD. CC BY-NC
39
Comunicación
               Blog
         Gestión del
       conocimiento




                       Colaboración
                       e-Catalunya
                       para el trabajo
                       colaborativo
40
Participación




41      http://compartim.socializame.com
Participación de la gente = ¡mina de ideas!

     Utilización herramien
                             tas síncronas para co
                                                     municarnos y respue
                                                                        st   as inmediatas


                                                     oductivos y felices
     CoP + tablero de anuncios = trabajadores más pr



       Implicación directiva
                             en la elaboración y la
                                                    difusión   de los productos de
                                                                                   las CoP

                                                   ón del conocimiento
     Organización de un congreso anual sobre gesti


          Crear la red de perso
                                nal   innovador de la Adm
                                                              inistración



42
Y programar
     actividades que hagan
      más competitivos los
       empleados usando
     recursos de la gestión
        del conocimiento
43
Las personas son
                                             Las organizaciones
     la principal variable               necesitan fomentar
      de las organizaciones en la
      sociedad red                el conocimiento como
                                     principal fuente de valor
     Hacer más competitivos a                   competitivo
     los empleados programando
     formación y midiendo sus efectos
     en los resultados de la actividad
                                          Desarrollar los hábitos
                  de innovar,   emprender y colaborar
             invirtiendo en herramientas colaborativas
                   que propicien el aprendizaje y el conocimiento
44
¿A qué se dedican?          Programa Compartim




     ¡Learning by working en el Departamento de Justicia!
45
¿Y estos otros?




     Profesionales de Salud que aprenden trabajando
46
1 idea




                                         2 ideas!




                                                                                                                                                    Beneficios
                                                       1 idea




                                                    Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
                                                                                                    Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0




                                                                                                                                                                 I love clutter © sindesign CC–BY–SA–2.0
47 help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0
¿Cómo introducir
           la gestión
       del conocimiento
     en la Administración?


48
¿Dónde situar la gestión                           ?
     del conocimiento?

       Plan estratégico




                                                                      Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
                          Quién tiene el conocimiento, qué valores
                          nos distinguen de la competencia,
       Plan gestión del   gestionar el conocimiento de procesos
       conocimiento       clave para la organización, capturar y
                          procesar el conocimiento explícito y el
                          tácito. Comunidades de práctica

                          Identificación de las competencias clave
       Plan estratégico
                          para la organización y las específicas de
       de formación
                          cada grupo profesional. Con el mapa de
                          competencias por objetivos.

49
“ Aquellos que
                 afirman que es
                 imposible no
                 deberían molestar a
                 los que lo estamos
                 intentando ”
                 Thomas Alva Edison ?
     Wikipedia




50
Programa Compartim
     de trabajo colaborativo



      1. Inicio 2005

      2. Desarrollo
         2006 y 2007

      3. Principales resultados 2008

51                                     © Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0
Principales
     resultados 2008



52
Mapa de comunidades de práctica
                        Comunidad de práctica                      15 comunidades



                                                                              + 250
          e-moderador                           Grupo de trabajo              integrantes
                                                                              activos




                                                                              + 1.300
     Reuniones presenciales                     Trabajo en línea
                                                                              participantes



                              Discusión

                                                                   Difusión
                              Productos

                                                              Evaluación

53
Las comunidades de práctica
     CoP                                                   Número de      Participantes
                                                          profesionales     directos
     Psicólogos                                                106             25
     Juristas criminólogos                                     80              18

     Docentes                                                  125             12
     Monitores artísticos                                      40              11
     Educadores sociales de centros penitenciarios             140             25

     Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil        45              12

     Mediadores de Justicia Juvenil                            35               8

     Educadores sociales de Justicia Juvenil                   150             12
     Asesores judiciales de Justicia Juvenil                   35               6

     Bibliotecarios judiciales                                 25              12
     Archiveros judiciales                                     45              12

     Dinamizadores lingüísticos                                35               8
     Mediadores familiares                                     175             15

     Asesores judiciales de adultos                            30              30

     Trabajadores sociales                                     95              25

54
CoP                                                  Productos 2007                  Productos 2008

     Psicólogos                                           Entrevista clínica              Banco de técnicas de trabajo
                                                          Protocolo                       Indicadores de cambio

     Juristas criminólogos                                Buenas prácticas                Análisis jurisprudencial
                                                                                          Flujo y proceso trabajo del jurista criminólogo
                                                                                          Rol del jurista como criminólogo

     Monitores artísticos                                 Recursos formativos             Arte terapia
                                                          Didáctica del arte              Derechos de autor (licencias de autor)

     Educadores sociales de centros penitenciarios        Buenas prácticas                Criterios de atención individualizada
                                                                                          Seguridad vial
                                                                                          Educación afectiva y emocional
                                                                                          Atención a la diversidad

     Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil   Trabajo con menores /           Decálogos de actuación para profesionales de
                                                          Intervención                    Medio Abierto
                                                          Viol. neonazi/Viol. doméstica

     Mediadores de Justicia Juvenil                       Mediación                       Criterios de restitución económica para las
                                                                                          víctimas

     Educadores sociales de Justicia Juvenil              Buenas prácticas                Manual del educador social en los centros
                                                                                          educativos

     Asesores judiciales de Justicia Juvenil              Buenas prácticas                Consideraciones éticas en la intervención en el
                                                                                          asesoramiento judicial

     Bibliotecarios judiciales                            Márqueting                      Carta de servicios
                                                                                          Criterios sobre obsoletos y duplicados

     Archiveros judiciales                                Protocolos                      Definición y automatización de la matriz de
                                                                                          correspondencias entre las diferentes
                                                                                          clasificaciones archivísticas actuales

     Mediadores familiares                                Mediación                       Decálogo de la mediación comunitaria
                                                                                          Mediación y gente mayor
55
Flujo de producción de conocimiento
                                   Productos
                                                               Biblioteca

     Comunidad de práctica


                         Píldoras
                     de conocimiento                     Artículos
                                                         relevantes
                             Base de conocimiento

                                                   Píldoras
                                               de conocimiento Experto externo
         Empleado




                                Portal de conocimiento
                  Píldoras
              de conocimiento
56
Productos de conocimiento

     Nombre del producto: La restitución económica a las víctimas

     Breve descripción: documento que recoge las diferentes reflexiones acerca de la
     reparación económica de la víctima, la alternativa belga de fondo restaurativo y la
     responsabilidad civil en el proceso penal de menores.

     Mejoras que aporta a la organización y/o problemas que resuelve: haber hecho
     aflorar un tema (la reparación económica a la víctima) que no se había trabajado
     bastante desde la promulgación de la Ley 5/2000, de responsabilidad penal del
     menor. Provocar el interés en la continuación del trabajo a un nivel más amplio: “el
     nivel de satisfacción de las víctimas con el programa de mediación y reparación”.

     Indicadores para evaluar la aplicación: se podrá evaluar la aplicación del trabajo
     hecho a partir del análisis de los programas de reparación económica realizados en
     el año 2008. También se podrá saber a partir de ver la implicación y participación
     del colectivo en la encuesta a víctimas durante el año 2008.

     Nivel de utilización para el colectivo: El tema económico es una alternativa a
     tener siempre en cuenta dentro del programa de mediación y reparación a la
     víctima.
57
14 soluciones
     a problemas
     en el 2007




58
27 nuevas respuestas
         y soluciones para
                      2008

59
60
... para ser usadas
                y aplicadas
     en el lugar de trabajo
61
62
Proyección exterior
     del programa Compartim
      8th European Conference on Knowledge.
      Barcelona, 6-7 de septiembre de 2007
      5th International Conference on Intellectual Capital,
      Knowledge Management & Organisational Learning.
      New York Institute of Technology.
      Nueva York, 9-10 de octubre de 2008
      XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de
      la Administración Pública.
      Buenos Aires, 4-7 de noviembre de 2008
      Knowledge Management Conference (National Probation
      Service England & Wales).
      Londres, 2 de diciembre de 2008
63
Preguntas que hacen pensar




64
Cómo surgió
        y cómo se
     mantiene todo esto

65
Una creencia firme:
     entre todos podemos
          ser mejores



66
Lo que yo sé
     en mi contexto




67
Lo que tú
     sabes en tu
      contexto




68
Lo que tú sabes
      en tu contexto




     Lo que sabemos     Lo que yo sé
         los dos       en mi contexto




69
Lo que tu sabes   Creemos juntos
                    en tu contexto




                  Lo que sabemos        Lo que yo sé
                      los dos          en mi contexto




     El trabajo colaborativo en la base de todo el proceso
70
El trabajo
     colaborativo




71      Joc-Tantrix_fons-transparen © jordigraells. CC BY 2.0
Una pregunta
        clave



72
Una pregunta clave

     A los empleados
     ¿Estaríais dispuestos
     a poner parte de
     vuestro tiempo y de
     vuestro conocimiento
     para encontrar
     soluciones a
     problemas de vuestro
     trabajo que ahora no
     tienen una solución
     satisfactoria?
73                           Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0
Una pregunta clave

     A los jefes
     ¿Estaríais dispuestos
     a dejar que vuestra
     gente disponga de
     tiempo para proveer
     soluciones a
     problemas que
     pueden hacer más
     eficiente y productiva
     –y feliz– la
     organización?
74                            at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0
75 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0
La respuesta

     La ley de la participación humana en proyectos de
     innovación:

     - 15% entusiastas
     - 15% nunca participarán
     - 60% a la expectativa




76
77 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0
El procedimiento

     Metodología de E. Wenger

     - Escuchar a la organización:
       identificar hot topics
     - Apoyarse en un grupo de entusiastas
     - Contar con un lideraje fuerte del grupo
                                                              Listen © shareski CC–BY–SA–2.0
       (e-moderador)
     - Proveer de herramientas (presenciales y en línea) a demanda
     - Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de
       vertebración de la CoP
     - Jornada de buenas prácticas final



78
Las etapas




79   © Jesús Martínez CC BY 2.0
Etapas en la evolución de las CoP


                                                                    ua                               5
                                                            co ntin
                                                        a
                                                 M ejor

                                                                                 4

                                                                                              Optimitzado
                                                                 3
                                                                           Consolidado
                                          2
                          1                                 Avanzado
                                                                                                                    Nivel de
                                     En progreso                                                                    madurez /
      Inexistente       Inicial                                                                                     tiempo

            0             1              2                       3               4                     5
                    Conciencia    Aplicaciones        Concienciación     Integración         Práctica habitual
                                  iniciales           plena              organizativa
                                                                                             Procesos de GC integrados
                                  Buenas prácticas Herramientas          Compartición        totalmente
                                  puntuales        tecnológicas          mejores prácticas
                                                                                             Procesos de generación y
                                                   consolidadas
                                                                         Procedimientos      gestión del capital intelectual
                                                      Métricas           consolidados        inmersos en los procesos
                                                                                             estratégicos
                                                                         Cambio cultural
80
1. Identificación
     1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de
        intercambio y de colaboración en la organización.
     2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan en ella.
     3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por
        interés o impacto).
     4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con
        cultura de compartir).
     5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los
        resultados concretos esperados.
     6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los
        objetivos institucionales.
     7. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.

81
2. Diseño

     8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía
        (modulable y escalable).
     9. Seguir valorando más las necesidades reales que la
        tecnología.
     10. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP.
     11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión.
     12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP.




82
3. Construcción

     13. Trasladar especificaciones funcionales en el área tecnológica
         buscando aplicaciones.
     14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva
         sobredotación del sistema.




83
4. Implantación

     15. Determinación de acciones piloto para contrastar su utilidad.

     16. Consolidar la implantación antes de seguir haciendo nuevos
         requisitos puntuales.
     17. Contar con apoyo tecnológico de tipo call center.




84
5. Mejora permanente

     18. Análisis de los resultados de los indicadores planteados.
     19. Feedback y toma de decisiones.
     20. Consideración de nuevos retos para las CoP.
     21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP.




85
Balance 2008




86
Barreras: mitos y realidades



             No es la desconfianza
          (la gente quiere colaborar)




87
Barreras

     No es la tecnología

     - Cada vez más transparente.

     - Cada vez más entendida como vehículo y facilitadora
       de una actitud / de unos valores previos.




88
Barreras

     No es la formación

     - Usuarios sin experiencias previas están trabajando de
       manera muy eficaz con las TIC.




89
Barreras reales

     - Estructuras organizativas
       rígidas
     - Muy jerarquizadas
     - Parcelas de poder
                                               Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0

     - Espacios acotados
     - Escasa transversalidad
     - Clima/ambiente laboral alterado
     - Agendas sobrecargadas



90                                       Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0
Factores clave

     - E-moderador

     - Ambiente laboral proinnovación

     - Jefes sensibilizados

     - Orientación a la realización de productos de rápida
       aplicación (y evaluación del retorno)




91
Factores que ayudan


     - Fomento de la cultura del compartir

     - Acciones de formación y sensibilización:
       - Formación de los e-moderadores
       - Formación y sensibilización del colectivo laboral
       - Sensibilización de la estructura jerárquica

     - Política de incentivos



92
Resumen
     de las principales
      características
       del programa


93
Metodología
     Programa Compatim de gestión del conocimiento en el Dept. de Justicia

     1. Objetivo: Mejorar nuestra práctica profesional cotidiana, pudiendo
     disponer de la información y del conocimiento que necesitamos los
     profesionales en nuestro lugar de trabajo, aprovechando la experiencia de los
     compañeros. Aprendiendo del choque del conocimiento nuevo (aprendido
     haciendo) y el saber y experiencia que ya teníamos.
     2. Fases del programa
     3. Diseño organizativo
     4. Herramientas:
       - Metodológicas
             > Sesiones de buenas prácticas
               (benchmarking interno y externo)
             > Comunidades de práctica
       - Tecnológicas                                     Reunió programa © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY-NC-ND 2.5

             > Repositorio de conocimiento: intranet
             > Listas de distribución: lista de correo electrónico
             > Herramientas de trabajo colaborativo: e-Catalunya
94
Indicadores para evaluar el programa
     Indicadores de actividad
     - Porcentaje de participación de los e-moderadores en el grupo e-moderadores (nº intervenciones de cada
       e-moderador y nº de intervenciones totales en el grupo e-moderadores; por herramienta, por ejemplo)
     - Porcentaje de participación de los e-moderadores en su comunidad (nº de intervenciones de cada
       e-moderador y nº de intervenciones totales de su grupo; por herramienta, por ejemplo)
     - Ratio nº de posts publicados en e-moderadores / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,
       mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales)
     - Ratio nº de posts publicados en su comunidad / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,
       mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales)

     Indicadores de producción
     - Nº de sesiones presenciales
     - Nº de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales

     Indicadores de impacto
     Cuantitativos
     - Nº de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento,




                                                                                                               measurement of the color © arquera CC-BY-2.0
       elaborado en el si de la comunidad de prácticas
     - Nº de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la
       comunidad
     - Indicador de eficiencia económica
     Cualitativos
     - Dosier de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los
       productos elaborados por la comunidad de prácticas
     - Opiniones de la estructura directiva
95
Aportaciones del Programa Compartim
     Aspectos más importantes:

     1. Lista de control (checklist) para discriminar unidades que
        ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP).
     2. Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipo de CoP.
     3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida
        de las CoP. Clasificación de las CoP.
     4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y
       supervivencia de las CoP en la Administración pública




96
Conclusiones
     Lecciones útiles para proyectos de CoP en la Administración y demás
     organizaciones:

     1. Es muy difícil que las comunidades lleguen a ser maduras ya que
        deben ser consecuencia de cambios culturales y de valores
        muy importantes, que en la Administración son
        particularmente lentos.
     2. Los grupos de profesionales que trabajen en CoP deben estar
        exentos de conflictos laborales (salariales, procesos selectivos).
     3. Participación de experto externo y formación sobre TIC y
        comunicación.
     4. Fijar reuniones presenciales, que generen cohesión para poder
        trabajar en línea después, y política de incentivos pública.
     5. Doble beneficio para la Administración. Por un lado, trabajo
        más productivo y de más calidad. Por el otro, el personal que
        participa en ellos tiene más compromiso institucional.
97
Conclusiones
     6. Afloramiento del talento oculto.
     7. Impulso de los aprendizajes informales dentro de la organización.
     8. Alfabetización informacional a los colectivos profesionales.




98
Las personas interesadas
       en programas de gestión
                del conocimiento
            en la Administración
               nos encontramos
      en reuniones presenciales
         trimestrales para poner
              en común nuestro
                    conocimiento
                y aprender de las
     experiencias de los demás.
99                                  Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
Gràcies!
                                                                       ¡Gracias!
                            Para seguir la actividad del programa Compartim:
                               http://gestioconeixement.blogspot.com
        Para documentación del programa (presentaciones, artículos...):
                       www.slideshare.net/justicia

                                                    Jordi Graells jgraells@gencat.cat
                                                    Jesús Martínez jmm@gencat.cat

                                                          Barcelona, 24 de octubre de 2008
      Aviso legal
      Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para
      generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia
      específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.
100

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Todas las claves del programa Compartim. Gestión del conocimiento ¿qué es eso?

  • 1. Gestión del conocimiento ¿Qué es eso? Todas las claves del programa Compartim Jordi Graells jgraells@gencat.cat © Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0 Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 de octubre de 2008 Aviso legal Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es. 51
  • 2. 2 ¿Para qué cambiar? CC NC SA 3.0 – www.flickr.com/hlthenvt/401556761
  • 3. “ Defiende tu derecho a pensar. Pensar equivocándose es mejor que no pensar ” Hipatia (355-415 dC) Wikipedia 3
  • 7. Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0 7
  • 8. 8
  • 9. Modelo de las comunidades de práctica (CoP) Todos en la organización podemos contribuir con alguna cosa a la innovación. 9 An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0
  • 11. 11 En el modelo económico actual... USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0
  • 12. 12 ... el conocimiento es la variable clave Key to the knowledge www.flickr.com/shiffaau/2199579559 © shiffaau. CC BY 2.0
  • 13. ... e Internet y TIC abaratan el coste de interaccionar 13 Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0
  • 14. ... y podemos personalizar los servicios 14 stone faces © tanakawho CC BY 2.0
  • 15. ... para innovar todo tipo de productos y servicios Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007 “ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways” 15
  • 17. 17 Había una vez una organización... McHugh Bluff Architectural Reflections www.flickr.com/oceanflynn/2142800130 © ocean.flynn. CC BY-NC-SA 2.0
  • 18. donde los procesos no eran nada sencillos… 18 Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0
  • 19. ... había un modo de trabajar consolidado 19 Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0
  • 20. ... y una estructura vertical 20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0
  • 21. ¿Había margen para la innovación? Conciencia Lideraje Seguridad de sí mismo Juicio Trabajo en equipo Intuición Creatividad Toma de decisiones Responsabilidad Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0 Implicación RSS 21
  • 22. El dilema era cómo llevar a la práctica Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 las teorías del cambio: los planes de acción. 22
  • 23. En los éxitos y aciertos... 23 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5
  • 24. ¡y en los contratiempos! En los éxitos y aciertos... 24 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5 P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.0
  • 25. por la innovación por el trabajo colaborativo por la Administración 2.0 por la sociedad red 25
  • 26. Ahora y aquí. ¿Qué podemos hacer? Impulsar las condiciones básicas para innovar 26
  • 27. El documento digital no es nunca definitivo. ¡Existe para crear nuevos! 27
  • 28. 1. Crear conocimiento Estrategias y creatividad 2. Mezclarlo Cambios necesarios 3. Compartirlo Licencias de difusión abierta 28
  • 29. Y volver a usar palabras un poco olvidadas 29
  • 30. 30 Co-creación Mà i ratolí © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY
  • 31. Mezcla Licencias Creative Commons o disclaimers que faciliten el acceso a los contenidos públicos 31 © Departament de Justícia. CC BY Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0
  • 32. Compartición 2 ideas! 1 idea 1 idea 32 Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
  • 33. Escucha activa 3 Ears Bars © Adselwood. CC BY 33
  • 34. Conversación 34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0
  • 36. 36 Encaje Puzzle © batega. CC BY
  • 37. Atrevimiento Mortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY 37
  • 38. People in Stockholm. © masochismtango. CC BY-SA 38 Personas
  • 39. Comunidad Crowds © Mike PD. CC BY-NC 39
  • 40. Comunicación Blog Gestión del conocimiento Colaboración e-Catalunya para el trabajo colaborativo 40
  • 41. Participación 41 http://compartim.socializame.com
  • 42. Participación de la gente = ¡mina de ideas! Utilización herramien tas síncronas para co municarnos y respue st as inmediatas oductivos y felices CoP + tablero de anuncios = trabajadores más pr Implicación directiva en la elaboración y la difusión de los productos de las CoP ón del conocimiento Organización de un congreso anual sobre gesti Crear la red de perso nal innovador de la Adm inistración 42
  • 43. Y programar actividades que hagan más competitivos los empleados usando recursos de la gestión del conocimiento 43
  • 44. Las personas son Las organizaciones la principal variable necesitan fomentar de las organizaciones en la sociedad red el conocimiento como principal fuente de valor Hacer más competitivos a competitivo los empleados programando formación y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad Desarrollar los hábitos de innovar, emprender y colaborar invirtiendo en herramientas colaborativas que propicien el aprendizaje y el conocimiento 44
  • 45. ¿A qué se dedican? Programa Compartim ¡Learning by working en el Departamento de Justicia! 45
  • 46. ¿Y estos otros? Profesionales de Salud que aprenden trabajando 46
  • 47. 1 idea 2 ideas! Beneficios 1 idea Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0 I love clutter © sindesign CC–BY–SA–2.0 47 help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0
  • 48. ¿Cómo introducir la gestión del conocimiento en la Administración? 48
  • 49. ¿Dónde situar la gestión ? del conocimiento? Plan estratégico Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Quién tiene el conocimiento, qué valores nos distinguen de la competencia, Plan gestión del gestionar el conocimiento de procesos conocimiento clave para la organización, capturar y procesar el conocimiento explícito y el tácito. Comunidades de práctica Identificación de las competencias clave Plan estratégico para la organización y las específicas de de formación cada grupo profesional. Con el mapa de competencias por objetivos. 49
  • 50. “ Aquellos que afirman que es imposible no deberían molestar a los que lo estamos intentando ” Thomas Alva Edison ? Wikipedia 50
  • 51. Programa Compartim de trabajo colaborativo 1. Inicio 2005 2. Desarrollo 2006 y 2007 3. Principales resultados 2008 51 © Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0
  • 52. Principales resultados 2008 52
  • 53. Mapa de comunidades de práctica Comunidad de práctica 15 comunidades + 250 e-moderador Grupo de trabajo integrantes activos + 1.300 Reuniones presenciales Trabajo en línea participantes Discusión Difusión Productos Evaluación 53
  • 54. Las comunidades de práctica CoP Número de Participantes profesionales directos Psicólogos 106 25 Juristas criminólogos 80 18 Docentes 125 12 Monitores artísticos 40 11 Educadores sociales de centros penitenciarios 140 25 Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil 45 12 Mediadores de Justicia Juvenil 35 8 Educadores sociales de Justicia Juvenil 150 12 Asesores judiciales de Justicia Juvenil 35 6 Bibliotecarios judiciales 25 12 Archiveros judiciales 45 12 Dinamizadores lingüísticos 35 8 Mediadores familiares 175 15 Asesores judiciales de adultos 30 30 Trabajadores sociales 95 25 54
  • 55. CoP Productos 2007 Productos 2008 Psicólogos Entrevista clínica Banco de técnicas de trabajo Protocolo Indicadores de cambio Juristas criminólogos Buenas prácticas Análisis jurisprudencial Flujo y proceso trabajo del jurista criminólogo Rol del jurista como criminólogo Monitores artísticos Recursos formativos Arte terapia Didáctica del arte Derechos de autor (licencias de autor) Educadores sociales de centros penitenciarios Buenas prácticas Criterios de atención individualizada Seguridad vial Educación afectiva y emocional Atención a la diversidad Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil Trabajo con menores / Decálogos de actuación para profesionales de Intervención Medio Abierto Viol. neonazi/Viol. doméstica Mediadores de Justicia Juvenil Mediación Criterios de restitución económica para las víctimas Educadores sociales de Justicia Juvenil Buenas prácticas Manual del educador social en los centros educativos Asesores judiciales de Justicia Juvenil Buenas prácticas Consideraciones éticas en la intervención en el asesoramiento judicial Bibliotecarios judiciales Márqueting Carta de servicios Criterios sobre obsoletos y duplicados Archiveros judiciales Protocolos Definición y automatización de la matriz de correspondencias entre las diferentes clasificaciones archivísticas actuales Mediadores familiares Mediación Decálogo de la mediación comunitaria Mediación y gente mayor 55
  • 56. Flujo de producción de conocimiento Productos Biblioteca Comunidad de práctica Píldoras de conocimiento Artículos relevantes Base de conocimiento Píldoras de conocimiento Experto externo Empleado Portal de conocimiento Píldoras de conocimiento 56
  • 57. Productos de conocimiento Nombre del producto: La restitución económica a las víctimas Breve descripción: documento que recoge las diferentes reflexiones acerca de la reparación económica de la víctima, la alternativa belga de fondo restaurativo y la responsabilidad civil en el proceso penal de menores. Mejoras que aporta a la organización y/o problemas que resuelve: haber hecho aflorar un tema (la reparación económica a la víctima) que no se había trabajado bastante desde la promulgación de la Ley 5/2000, de responsabilidad penal del menor. Provocar el interés en la continuación del trabajo a un nivel más amplio: “el nivel de satisfacción de las víctimas con el programa de mediación y reparación”. Indicadores para evaluar la aplicación: se podrá evaluar la aplicación del trabajo hecho a partir del análisis de los programas de reparación económica realizados en el año 2008. También se podrá saber a partir de ver la implicación y participación del colectivo en la encuesta a víctimas durante el año 2008. Nivel de utilización para el colectivo: El tema económico es una alternativa a tener siempre en cuenta dentro del programa de mediación y reparación a la víctima. 57
  • 58. 14 soluciones a problemas en el 2007 58
  • 59. 27 nuevas respuestas y soluciones para 2008 59
  • 60. 60
  • 61. ... para ser usadas y aplicadas en el lugar de trabajo 61
  • 62. 62
  • 63. Proyección exterior del programa Compartim 8th European Conference on Knowledge. Barcelona, 6-7 de septiembre de 2007 5th International Conference on Intellectual Capital, Knowledge Management & Organisational Learning. New York Institute of Technology. Nueva York, 9-10 de octubre de 2008 XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, 4-7 de noviembre de 2008 Knowledge Management Conference (National Probation Service England & Wales). Londres, 2 de diciembre de 2008 63
  • 64. Preguntas que hacen pensar 64
  • 65. Cómo surgió y cómo se mantiene todo esto 65
  • 66. Una creencia firme: entre todos podemos ser mejores 66
  • 67. Lo que yo sé en mi contexto 67
  • 68. Lo que tú sabes en tu contexto 68
  • 69. Lo que tú sabes en tu contexto Lo que sabemos Lo que yo sé los dos en mi contexto 69
  • 70. Lo que tu sabes Creemos juntos en tu contexto Lo que sabemos Lo que yo sé los dos en mi contexto El trabajo colaborativo en la base de todo el proceso 70
  • 71. El trabajo colaborativo 71 Joc-Tantrix_fons-transparen © jordigraells. CC BY 2.0
  • 72. Una pregunta clave 72
  • 73. Una pregunta clave A los empleados ¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una solución satisfactoria? 73 Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0
  • 74. Una pregunta clave A los jefes ¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización? 74 at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0
  • 75. 75 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0
  • 76. La respuesta La ley de la participación humana en proyectos de innovación: - 15% entusiastas - 15% nunca participarán - 60% a la expectativa 76
  • 77. 77 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0
  • 78. El procedimiento Metodología de E. Wenger - Escuchar a la organización: identificar hot topics - Apoyarse en un grupo de entusiastas - Contar con un lideraje fuerte del grupo Listen © shareski CC–BY–SA–2.0 (e-moderador) - Proveer de herramientas (presenciales y en línea) a demanda - Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de vertebración de la CoP - Jornada de buenas prácticas final 78
  • 79. Las etapas 79 © Jesús Martínez CC BY 2.0
  • 80. Etapas en la evolución de las CoP ua 5 co ntin a M ejor 4 Optimitzado 3 Consolidado 2 1 Avanzado Nivel de En progreso madurez / Inexistente Inicial tiempo 0 1 2 3 4 5 Conciencia Aplicaciones Concienciación Integración Práctica habitual iniciales plena organizativa Procesos de GC integrados Buenas prácticas Herramientas Compartición totalmente puntuales tecnológicas mejores prácticas Procesos de generación y consolidadas Procedimientos gestión del capital intelectual Métricas consolidados inmersos en los procesos estratégicos Cambio cultural 80
  • 81. 1. Identificación 1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización. 2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan en ella. 3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto). 4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir). 5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados. 6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales. 7. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos. 81
  • 82. 2. Diseño 8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modulable y escalable). 9. Seguir valorando más las necesidades reales que la tecnología. 10. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP. 11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión. 12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP. 82
  • 83. 3. Construcción 13. Trasladar especificaciones funcionales en el área tecnológica buscando aplicaciones. 14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva sobredotación del sistema. 83
  • 84. 4. Implantación 15. Determinación de acciones piloto para contrastar su utilidad. 16. Consolidar la implantación antes de seguir haciendo nuevos requisitos puntuales. 17. Contar con apoyo tecnológico de tipo call center. 84
  • 85. 5. Mejora permanente 18. Análisis de los resultados de los indicadores planteados. 19. Feedback y toma de decisiones. 20. Consideración de nuevos retos para las CoP. 21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP. 85
  • 87. Barreras: mitos y realidades No es la desconfianza (la gente quiere colaborar) 87
  • 88. Barreras No es la tecnología - Cada vez más transparente. - Cada vez más entendida como vehículo y facilitadora de una actitud / de unos valores previos. 88
  • 89. Barreras No es la formación - Usuarios sin experiencias previas están trabajando de manera muy eficaz con las TIC. 89
  • 90. Barreras reales - Estructuras organizativas rígidas - Muy jerarquizadas - Parcelas de poder Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0 - Espacios acotados - Escasa transversalidad - Clima/ambiente laboral alterado - Agendas sobrecargadas 90 Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0
  • 91. Factores clave - E-moderador - Ambiente laboral proinnovación - Jefes sensibilizados - Orientación a la realización de productos de rápida aplicación (y evaluación del retorno) 91
  • 92. Factores que ayudan - Fomento de la cultura del compartir - Acciones de formación y sensibilización: - Formación de los e-moderadores - Formación y sensibilización del colectivo laboral - Sensibilización de la estructura jerárquica - Política de incentivos 92
  • 93. Resumen de las principales características del programa 93
  • 94. Metodología Programa Compatim de gestión del conocimiento en el Dept. de Justicia 1. Objetivo: Mejorar nuestra práctica profesional cotidiana, pudiendo disponer de la información y del conocimiento que necesitamos los profesionales en nuestro lugar de trabajo, aprovechando la experiencia de los compañeros. Aprendiendo del choque del conocimiento nuevo (aprendido haciendo) y el saber y experiencia que ya teníamos. 2. Fases del programa 3. Diseño organizativo 4. Herramientas: - Metodológicas > Sesiones de buenas prácticas (benchmarking interno y externo) > Comunidades de práctica - Tecnológicas Reunió programa © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY-NC-ND 2.5 > Repositorio de conocimiento: intranet > Listas de distribución: lista de correo electrónico > Herramientas de trabajo colaborativo: e-Catalunya 94
  • 95. Indicadores para evaluar el programa Indicadores de actividad - Porcentaje de participación de los e-moderadores en el grupo e-moderadores (nº intervenciones de cada e-moderador y nº de intervenciones totales en el grupo e-moderadores; por herramienta, por ejemplo) - Porcentaje de participación de los e-moderadores en su comunidad (nº de intervenciones de cada e-moderador y nº de intervenciones totales de su grupo; por herramienta, por ejemplo) - Ratio nº de posts publicados en e-moderadores / nº de actividades totales (nº de posts, documentos, mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) - Ratio nº de posts publicados en su comunidad / nº de actividades totales (nº de posts, documentos, mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) Indicadores de producción - Nº de sesiones presenciales - Nº de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales Indicadores de impacto Cuantitativos - Nº de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento, measurement of the color © arquera CC-BY-2.0 elaborado en el si de la comunidad de prácticas - Nº de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la comunidad - Indicador de eficiencia económica Cualitativos - Dosier de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los productos elaborados por la comunidad de prácticas - Opiniones de la estructura directiva 95
  • 96. Aportaciones del Programa Compartim Aspectos más importantes: 1. Lista de control (checklist) para discriminar unidades que ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP). 2. Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipo de CoP. 3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida de las CoP. Clasificación de las CoP. 4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y supervivencia de las CoP en la Administración pública 96
  • 97. Conclusiones Lecciones útiles para proyectos de CoP en la Administración y demás organizaciones: 1. Es muy difícil que las comunidades lleguen a ser maduras ya que deben ser consecuencia de cambios culturales y de valores muy importantes, que en la Administración son particularmente lentos. 2. Los grupos de profesionales que trabajen en CoP deben estar exentos de conflictos laborales (salariales, procesos selectivos). 3. Participación de experto externo y formación sobre TIC y comunicación. 4. Fijar reuniones presenciales, que generen cohesión para poder trabajar en línea después, y política de incentivos pública. 5. Doble beneficio para la Administración. Por un lado, trabajo más productivo y de más calidad. Por el otro, el personal que participa en ellos tiene más compromiso institucional. 97
  • 98. Conclusiones 6. Afloramiento del talento oculto. 7. Impulso de los aprendizajes informales dentro de la organización. 8. Alfabetización informacional a los colectivos profesionales. 98
  • 99. Las personas interesadas en programas de gestión del conocimiento en la Administración nos encontramos en reuniones presenciales trimestrales para poner en común nuestro conocimiento y aprender de las experiencias de los demás. 99 Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0
  • 100. Gràcies! ¡Gracias! Para seguir la actividad del programa Compartim: http://gestioconeixement.blogspot.com Para documentación del programa (presentaciones, artículos...): www.slideshare.net/justicia Jordi Graells jgraells@gencat.cat Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 de octubre de 2008 Aviso legal Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es. 100