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Informe pormenorizado estado sci marzo 2012

Victor Franco
Victor Franco
Victor FrancoServer Administrator - Plataforma en University of Sucre

Informe pormenorizado estado sci marzo 2012

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control                                                Período evaluado: NOVIEMBRE DE 2011 –
Interno,                                                       FEBRERO DE 2012.
                      BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ
o quien haga sus                                               Fecha de elaboración: 5 DE MARZO DE
veces:                                                         2012.

                                    Subsistema de Control Estratégico
Avances

La División de Recursos Humanos, con el apoyo de la División de Bienestar Universitario, ha desarrollado el
proceso de inducción y reinducción a funcionarios y docentes.

El Manual de Funciones y Competencias Laborales fue ajustado en cuanto a funciones, niveles y codificación
de cargos, requisitos y competencias, y presentado al Consejo Superior Universitario.

Atendiendo las necesidades institucionales y las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por la
comunidad, se ha brindado capacitación al personal administrativo.

Para el personal docente se encuentra en ejecución el plan de capacitación para el período 2010-2015.

Mediante Acuerdo 17 de 2011 del Consejo Superior, se otorgaron nuevos incentivos de bienestar, a los
servidores públicos.

Los nombramientos se han realizado teniendo en cuenta el cumplimiento de requisitos exigidos para el cargo,
contenidos en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias mínimas.

Para el fortalecimiento del MECI y el Sistema de Gestión de Calidad, se realizaron capacitaciones dirigidas a
funcionarios y docentes sobre actualización de la norma NTCGP 1000 – 2009, Modelo Estándar de Control
Interno, Administración del Riesgo y Balance Scorecard.

Se elaboró el Plan de Acción Institucional para el trienio 2011-2013, teniendo en cuenta el Plan Estratégico y
Prospectivo 2011-2021, aprobado por el Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo 12 de 2011.

Conforme a la caracterización de los procesos, la Oficina de Gestión de Calidad elaboró el Manual de
Operaciones –MAN-GC-001-, el cual fue socializado ante el Comité Coordinador del Sistema de Control
Interno y Calidad.

Realizado el análisis del resultado de la encuesta de satisfacción del cliente, se consideró que el instrumento
de medición fue muy generalizado, por lo cual se adoptaron medidas correctivas, estableciendo cuestionarios
de satisfacción para estudiantes (FOR-GC-022), servidores públicos (FOR-GC-021) y partes interesadas (FOR-
GC-023). Estos instrumentos se aplicarán en el primer semestre de 2012.
Dificultades

Definición de mecanismos para medir el impacto de las capacitaciones y la coherencia con el desempeño de
las funciones de los servidores públicos.

Medición del clima laboral.

Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en los planes de acción.

Manejo y aplicación de la metodología utilizada para administrar los riesgos.

                                     Subsistema de Control de Gestión
Avances


Se ha implementado y actualizado la reglamentación interna, obedeciendo a políticas de operación, utilizando
los formatos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o
reclamos por parte de la ciudadanía, son utilizados los buzones de Quejas, Reclamos y Sugerencias, correo
electrónico y aplicación de encuesta de satisfacción del cliente, a través de la página web.

Para facilitar a la comunidad el acceso a la información, se realiza publicación de actos administrativos en la
página web y se cuenta con aplicativos que optimizan los procedimientos académico-administrativos.

Como canales de comunicación entre la dirección de la universidad, los servidores y la comunidad en general,
se utilizan los correos electrónicos, las carteleras, página web, emisora y periódico institucional.

Con la aplicación de las Tablas de Retención Documental, las dependencias conservan en sus archivos de
gestión las series documentales que por función les compete. Se realiza transferencia documental al Archivo
Central.

Dificultades

Adecuación de un área de atención al usuario.

El elemento de control Indicadores en los procesos está definido y documentado pero se debe trabajar más en
la aplicación y revisión de los mismos de forma periódica, con el fin de identificar la pertinencia, comprensión,
claridad, practicidad de los indicadores para evaluar la gestión del proceso.

Se le ha dado tratamiento a las PQRS, pero debe mejorarse en el análisis, y a su vez los resultados deben ser
utilizados como insumo para el reporte de indicadores o controles requeridos por la entidad.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances

La Oficina de Control Interno de Gestión para el fomento de la Cultura de Autocontrol y Autoevaluación,
emite circulares sobre temas relacionados con los elementos de control del MECI, donde se invita a la
comunidad universitaria a poner en práctica estos elementos. Así mismo, con el ánimo de impulsar un
ambiente de control adecuado y difundir los principios y valores adoptados en la Universidad, se emite el
Boletín “Sembrando Valores”.

La medición al Sistema de Control Interno se realizó mediante la aplicación de la encuesta emitida para tal fin
por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Se lleva a cabo la suscripción de planes de mejoramiento por procesos y dependencias, con el fin de
responder ante los entes de control por los hallazgos encontrados y atender las recomendaciones producto de
auditorías internas y de la autoevaluación.

Dificultades

Implementación de planes de mejoramiento individual.


                             Estado general del Sistema de Control Interno

El estado de avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Universidad de Sucre,
presenta un porcentaje de ejecución del 92.6% lo que significa que el modelo esta en un desarrollo óptimo y
se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo.


                                             Recomendaciones

Los líderes de procesos deben realizar seguimiento a los planes de acción, planes de mejoramiento y mapas
de riesgo.




                      ____________________________________________________
                                 (Firmado) BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ
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  • 1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Período evaluado: NOVIEMBRE DE 2011 – Interno, FEBRERO DE 2012. BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ o quien haga sus Fecha de elaboración: 5 DE MARZO DE veces: 2012. Subsistema de Control Estratégico Avances La División de Recursos Humanos, con el apoyo de la División de Bienestar Universitario, ha desarrollado el proceso de inducción y reinducción a funcionarios y docentes. El Manual de Funciones y Competencias Laborales fue ajustado en cuanto a funciones, niveles y codificación de cargos, requisitos y competencias, y presentado al Consejo Superior Universitario. Atendiendo las necesidades institucionales y las quejas, reclamos y sugerencias presentadas por la comunidad, se ha brindado capacitación al personal administrativo. Para el personal docente se encuentra en ejecución el plan de capacitación para el período 2010-2015. Mediante Acuerdo 17 de 2011 del Consejo Superior, se otorgaron nuevos incentivos de bienestar, a los servidores públicos. Los nombramientos se han realizado teniendo en cuenta el cumplimiento de requisitos exigidos para el cargo, contenidos en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias mínimas. Para el fortalecimiento del MECI y el Sistema de Gestión de Calidad, se realizaron capacitaciones dirigidas a funcionarios y docentes sobre actualización de la norma NTCGP 1000 – 2009, Modelo Estándar de Control Interno, Administración del Riesgo y Balance Scorecard. Se elaboró el Plan de Acción Institucional para el trienio 2011-2013, teniendo en cuenta el Plan Estratégico y Prospectivo 2011-2021, aprobado por el Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo 12 de 2011. Conforme a la caracterización de los procesos, la Oficina de Gestión de Calidad elaboró el Manual de Operaciones –MAN-GC-001-, el cual fue socializado ante el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad. Realizado el análisis del resultado de la encuesta de satisfacción del cliente, se consideró que el instrumento de medición fue muy generalizado, por lo cual se adoptaron medidas correctivas, estableciendo cuestionarios de satisfacción para estudiantes (FOR-GC-022), servidores públicos (FOR-GC-021) y partes interesadas (FOR- GC-023). Estos instrumentos se aplicarán en el primer semestre de 2012.
  • 2. Dificultades Definición de mecanismos para medir el impacto de las capacitaciones y la coherencia con el desempeño de las funciones de los servidores públicos. Medición del clima laboral. Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en los planes de acción. Manejo y aplicación de la metodología utilizada para administrar los riesgos. Subsistema de Control de Gestión Avances Se ha implementado y actualizado la reglamentación interna, obedeciendo a políticas de operación, utilizando los formatos del Sistema de Gestión de la Calidad. Para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía, son utilizados los buzones de Quejas, Reclamos y Sugerencias, correo electrónico y aplicación de encuesta de satisfacción del cliente, a través de la página web. Para facilitar a la comunidad el acceso a la información, se realiza publicación de actos administrativos en la página web y se cuenta con aplicativos que optimizan los procedimientos académico-administrativos. Como canales de comunicación entre la dirección de la universidad, los servidores y la comunidad en general, se utilizan los correos electrónicos, las carteleras, página web, emisora y periódico institucional. Con la aplicación de las Tablas de Retención Documental, las dependencias conservan en sus archivos de gestión las series documentales que por función les compete. Se realiza transferencia documental al Archivo Central. Dificultades Adecuación de un área de atención al usuario. El elemento de control Indicadores en los procesos está definido y documentado pero se debe trabajar más en la aplicación y revisión de los mismos de forma periódica, con el fin de identificar la pertinencia, comprensión, claridad, practicidad de los indicadores para evaluar la gestión del proceso. Se le ha dado tratamiento a las PQRS, pero debe mejorarse en el análisis, y a su vez los resultados deben ser utilizados como insumo para el reporte de indicadores o controles requeridos por la entidad.
  • 3. Subsistema de Control de Evaluación Avances La Oficina de Control Interno de Gestión para el fomento de la Cultura de Autocontrol y Autoevaluación, emite circulares sobre temas relacionados con los elementos de control del MECI, donde se invita a la comunidad universitaria a poner en práctica estos elementos. Así mismo, con el ánimo de impulsar un ambiente de control adecuado y difundir los principios y valores adoptados en la Universidad, se emite el Boletín “Sembrando Valores”. La medición al Sistema de Control Interno se realizó mediante la aplicación de la encuesta emitida para tal fin por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Se lleva a cabo la suscripción de planes de mejoramiento por procesos y dependencias, con el fin de responder ante los entes de control por los hallazgos encontrados y atender las recomendaciones producto de auditorías internas y de la autoevaluación. Dificultades Implementación de planes de mejoramiento individual. Estado general del Sistema de Control Interno El estado de avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Universidad de Sucre, presenta un porcentaje de ejecución del 92.6% lo que significa que el modelo esta en un desarrollo óptimo y se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. Recomendaciones Los líderes de procesos deben realizar seguimiento a los planes de acción, planes de mejoramiento y mapas de riesgo. ____________________________________________________ (Firmado) BEATRIZ GARCÍA AGÁMEZ