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Universidad Austral de Chile
     Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
     Instituto de Administración                       .




  CONSTRUCCIÓN BASE
  DE DATOS EN ACCESS
Elaboración de tablas, consultas, informes y formularios




                                                           ADMI 273




                                                           Mª Soledad Burgos
                                                           Mª Fernanda Cárcamo
                                                           Pamela Luengo



                  Viernes 24 de Junio de 2011
1. Definición del problema
    Se requiere establecer un sistema informático que permita concentrar y manejar la
información de los datos provenientes del proceso de comercialización de una nueva sucursal
de una cadena de tiendas de retail instalada en el país. La información requerida tendrá
relación con los clientes, vendedores, departamentos y las ventas producidas, para lo cual se
deberá tener en consideración las siguientes restricciones:
 La sucursal está compuesta por departamentos, siendo estos un total de 7. Cada
    departamento, tendrá un código único que lo identifique.
 Los departamentos están constituidos por categorías de productos. Cada categoría tiene
    un código único. A su vez a cada una de ellas pertenecen varios productos, pero un
    producto sólo puede pertenecer a una categoría.
 En relación a los productos, estos se identifican por un código. Adicionalmente se
    incorporan campos tales como su nombre, categoría, tamaño y precio de venta unitario.
 Respecto a los vendedores, en cada departamento trabajarán 3, uno de jornada Completa,
    otro Part-time y un tercero Parcial. Estos también estarán a cargo de realizar las facturas
    que se entregan en la compra. Es importante destacar que dentro de estas facturas se
    registrará el Rut del vendedor, para conocer los niveles de venta de cada uno, y entregar
    premios al mejor de ellos mensualmente.
 De los vendedores deberán incorporarse datos personales tales como Rut, departamento,
    jornada, nombre, apellido, edad, dirección y estado civil.
 De los clientes interesa conocer su Rut, nombre, apellido, edad, dirección, fono y fecha de
    ingreso como cliente de la sucursal.
 De las facturas de venta, interesa registrar, el número de factura, el Rut del cliente, el Rut
    del vendedor, la fecha, neto, IVA, bruto y tipo de pago, el que puede ser a crédito o al
    contado.
 Además se contará con un detalle de factura de venta, en el cual se incorporará el
    número de factura, el código del producto, fecha de venta, neto, IVA, bruto y fecha de
    vencimiento.
2. Modelo de Entidad Relación




3. Atributos de las Entidades
4. Relaciones




5. Consultas

a. Ventas del departamento de Deporte de la sucursal agrupadas por vendedor.
Como se puede observar sólo dos de los empleados del departamento de deporte
realizaron ventas durante enero y febrero, siendo Flor Muñoz la vendedora acreedora del bono
“ventas de verano” entregado en marzo.

   b. Todos los productos de la categoría Muebles de tamaño “grande” o “súper grande”.
      Mostrar nombre, tamaño y precio unitario.




    Todos estos productos se encuentran en bodega, y se desea liberar espacio, por lo que se
necesita una mayor rotación de éstos. Para lograrlo se realizará una exhibición de muebles
grandes, como ya se conocen cuáles son, se puede determinar los precios de oferta y la
organización de la fuerza de ventas.
c. Todos los clientes que hayan comprado a crédito al menos una vez. Mostrar nombre,
       apellido, RUT, y monto de cada venta al crédito.




        Uno de los negocios de las tiendas de retail son las ventas al crédito, una de las estrategias
que se utilizará para impulsar las ventas es ofrecer descuentos, promociones y aumentos de cupo
exclusivos para aquello clientes que compren frecuentemente (más de 3 veces en un periodo de 2
meses) con esta modalidad de pago. Una vez identificados los clientes se les enviará ofrecimientos
personalizados a sus hogares.
d. Mostrar RUT, nombre, apellido, dirección, edad, estado civil, tipo de jornada, y
       departamento de los vendedores.




        Se debe contar con un registro de todos los trabajadores actuales de la sucursal para
enviar a la central en Santiago la que realizará un análisis de la rotación de empleados entre todas
las sucursales dos veces al año.
e. Promedio de ventas a crédito de los vendedores del departamento decohogar. Mostrar
      nombre, apellido, RUT y promedio ventas.




        Hace dos meses se instauró una campaña para incrementar las ventas al crédito en los
departamentos. Se instauraron una serie de medidas, tales como pago en cuotas diferidas,
promociones y descuentos especiales por el uso de la tarjeta de crédito. Por tanto, mediante la
consulta se está monitoreando el resultado de esta campaña, se ha escogido el departamento
decohogar ya que era el que presentaba los más bajos niveles de venta al crédito.

   f.   Niveles de venta de los vendedores parciales de la sucursal.
Una de la nuevas políticas de la empresa es la de incorporar a un trabajador Parcial al
personal de planta, esto se realiza cada dos meses. Para seleccionar al trabajador el criterio
utilizado es el nivel de ventas. En este caso se puede ver que, en orden descendente, quien ocupa
el primer lugar es Ana Díaz, por lo tanto ella será beneficiada.

   g. Los productos que han sido vendidos más de 5 veces. Mostrar nombre del producto,
      número de ventas, categoría y departamento.
Se busca conocer el nivel de rotación de los productos de la sucursal y coordinarlo con los
niveles de inventarios existentes. Se considera que un producto que es vendido más de cinco
veces es de alta rotación, y que, en consecuencia, exige un mayor control de inventario. La
consulta entrega la información requerida para estos procedimientos.

    h. Ventas totales de cada departamento




        Se está elaborando una estrategia de marketing para los siguientes 3 meses y se necesita
saber en qué departamento hay que poner más énfasis. Como se puede ver los departamentos de
Belleza, Deporte y Mundo Infantil son los más débiles y sobre los cuales hay que trabajar más y
asignar un mayor presupuesto.
6. Informes
                                 b. Informe de Vendedores por departamento
a. Informe Clientes más leales
c. Informe Facturas de venta 2011   d. Ventas por departamento.
e. Productos más vendidos   f.   Productividad vendedores
g. Ventas al crédito y al contado de los vendedores parciales.   h. Clientes y sus preferencias
7. Formularios
a. Formulario Vendedores




b. Formulario Clientes
c. Formulario Productos




d. Formulario Facturas de venta
e. Formulario Ventas por departamento




f.   Formulario Categoría
g. Formulario de los productos más vendidos




h. Formulario de ventas por vendedor
8. Carta Gantt

                                                                              Base de datos y pruebas en Access con una duración de
        Se separó el proyecto en 4 fases para facilitar el avance de
                                                                               aproximadamente 15 días
éste,
                                                                              Aplicación del modelo en Access con una duración de 25
       Pre-elaboración base de datos y modelo E-R con una                     días
        duración de 15 días
                                                                       La duración total del proyecto fue de 29 días.
       Revisiones y correcciones con una duración de
        aproximadamente 13 días                                        Supuesto: cada integrante trabajó en promedio 3 horas diarias,
                                                                       todos los días de la semana.

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  • 1. Universidad Austral de Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Instituto de Administración . CONSTRUCCIÓN BASE DE DATOS EN ACCESS Elaboración de tablas, consultas, informes y formularios ADMI 273 Mª Soledad Burgos Mª Fernanda Cárcamo Pamela Luengo Viernes 24 de Junio de 2011
  • 2. 1. Definición del problema Se requiere establecer un sistema informático que permita concentrar y manejar la información de los datos provenientes del proceso de comercialización de una nueva sucursal de una cadena de tiendas de retail instalada en el país. La información requerida tendrá relación con los clientes, vendedores, departamentos y las ventas producidas, para lo cual se deberá tener en consideración las siguientes restricciones:  La sucursal está compuesta por departamentos, siendo estos un total de 7. Cada departamento, tendrá un código único que lo identifique.  Los departamentos están constituidos por categorías de productos. Cada categoría tiene un código único. A su vez a cada una de ellas pertenecen varios productos, pero un producto sólo puede pertenecer a una categoría.  En relación a los productos, estos se identifican por un código. Adicionalmente se incorporan campos tales como su nombre, categoría, tamaño y precio de venta unitario.  Respecto a los vendedores, en cada departamento trabajarán 3, uno de jornada Completa, otro Part-time y un tercero Parcial. Estos también estarán a cargo de realizar las facturas que se entregan en la compra. Es importante destacar que dentro de estas facturas se registrará el Rut del vendedor, para conocer los niveles de venta de cada uno, y entregar premios al mejor de ellos mensualmente.  De los vendedores deberán incorporarse datos personales tales como Rut, departamento, jornada, nombre, apellido, edad, dirección y estado civil.  De los clientes interesa conocer su Rut, nombre, apellido, edad, dirección, fono y fecha de ingreso como cliente de la sucursal.  De las facturas de venta, interesa registrar, el número de factura, el Rut del cliente, el Rut del vendedor, la fecha, neto, IVA, bruto y tipo de pago, el que puede ser a crédito o al contado.  Además se contará con un detalle de factura de venta, en el cual se incorporará el número de factura, el código del producto, fecha de venta, neto, IVA, bruto y fecha de vencimiento.
  • 3. 2. Modelo de Entidad Relación 3. Atributos de las Entidades
  • 4. 4. Relaciones 5. Consultas a. Ventas del departamento de Deporte de la sucursal agrupadas por vendedor.
  • 5. Como se puede observar sólo dos de los empleados del departamento de deporte realizaron ventas durante enero y febrero, siendo Flor Muñoz la vendedora acreedora del bono “ventas de verano” entregado en marzo. b. Todos los productos de la categoría Muebles de tamaño “grande” o “súper grande”. Mostrar nombre, tamaño y precio unitario. Todos estos productos se encuentran en bodega, y se desea liberar espacio, por lo que se necesita una mayor rotación de éstos. Para lograrlo se realizará una exhibición de muebles grandes, como ya se conocen cuáles son, se puede determinar los precios de oferta y la organización de la fuerza de ventas.
  • 6. c. Todos los clientes que hayan comprado a crédito al menos una vez. Mostrar nombre, apellido, RUT, y monto de cada venta al crédito. Uno de los negocios de las tiendas de retail son las ventas al crédito, una de las estrategias que se utilizará para impulsar las ventas es ofrecer descuentos, promociones y aumentos de cupo exclusivos para aquello clientes que compren frecuentemente (más de 3 veces en un periodo de 2 meses) con esta modalidad de pago. Una vez identificados los clientes se les enviará ofrecimientos personalizados a sus hogares.
  • 7. d. Mostrar RUT, nombre, apellido, dirección, edad, estado civil, tipo de jornada, y departamento de los vendedores. Se debe contar con un registro de todos los trabajadores actuales de la sucursal para enviar a la central en Santiago la que realizará un análisis de la rotación de empleados entre todas las sucursales dos veces al año.
  • 8. e. Promedio de ventas a crédito de los vendedores del departamento decohogar. Mostrar nombre, apellido, RUT y promedio ventas. Hace dos meses se instauró una campaña para incrementar las ventas al crédito en los departamentos. Se instauraron una serie de medidas, tales como pago en cuotas diferidas, promociones y descuentos especiales por el uso de la tarjeta de crédito. Por tanto, mediante la consulta se está monitoreando el resultado de esta campaña, se ha escogido el departamento decohogar ya que era el que presentaba los más bajos niveles de venta al crédito. f. Niveles de venta de los vendedores parciales de la sucursal.
  • 9. Una de la nuevas políticas de la empresa es la de incorporar a un trabajador Parcial al personal de planta, esto se realiza cada dos meses. Para seleccionar al trabajador el criterio utilizado es el nivel de ventas. En este caso se puede ver que, en orden descendente, quien ocupa el primer lugar es Ana Díaz, por lo tanto ella será beneficiada. g. Los productos que han sido vendidos más de 5 veces. Mostrar nombre del producto, número de ventas, categoría y departamento.
  • 10. Se busca conocer el nivel de rotación de los productos de la sucursal y coordinarlo con los niveles de inventarios existentes. Se considera que un producto que es vendido más de cinco veces es de alta rotación, y que, en consecuencia, exige un mayor control de inventario. La consulta entrega la información requerida para estos procedimientos. h. Ventas totales de cada departamento Se está elaborando una estrategia de marketing para los siguientes 3 meses y se necesita saber en qué departamento hay que poner más énfasis. Como se puede ver los departamentos de Belleza, Deporte y Mundo Infantil son los más débiles y sobre los cuales hay que trabajar más y asignar un mayor presupuesto.
  • 11. 6. Informes b. Informe de Vendedores por departamento a. Informe Clientes más leales
  • 12. c. Informe Facturas de venta 2011 d. Ventas por departamento.
  • 13. e. Productos más vendidos f. Productividad vendedores
  • 14. g. Ventas al crédito y al contado de los vendedores parciales. h. Clientes y sus preferencias
  • 15. 7. Formularios a. Formulario Vendedores b. Formulario Clientes
  • 16. c. Formulario Productos d. Formulario Facturas de venta
  • 17. e. Formulario Ventas por departamento f. Formulario Categoría
  • 18. g. Formulario de los productos más vendidos h. Formulario de ventas por vendedor
  • 19. 8. Carta Gantt  Base de datos y pruebas en Access con una duración de Se separó el proyecto en 4 fases para facilitar el avance de aproximadamente 15 días éste,  Aplicación del modelo en Access con una duración de 25  Pre-elaboración base de datos y modelo E-R con una días duración de 15 días La duración total del proyecto fue de 29 días.  Revisiones y correcciones con una duración de aproximadamente 13 días Supuesto: cada integrante trabajó en promedio 3 horas diarias, todos los días de la semana.