การสรุปความ

1. เทคนิคการฝึกอบรม (Technical Training)
การประชุมใหญ่ (Convention)

2. การประชุมใหญ่
การประชุมใหญ่ (Convention) มีลักษณะเป็นการประชุม
ของกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิกในองค์การในอาชีพใดอาชีพหนึ่งหรือ
ผู้แทนจากหน่วยงานย่อยในองค์การใหญ่ ๆ เป็นการประชุมเพื่อ
วางแผนแก้ไขปัญหา หรือประชุมเรื่องเกี่ยวกับการกาหนด
นโยบาย วิธีการปฏิบัติงาน การแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารงาน
คณะใหม่ การขอเสียงประชามติเพื่อสนับสนุนการดาเนินกิจกรรม
ต่างๆ ในองค์การต่อไป

3. ลักษณะของการประชุมแบบนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีจานวน
มาก การเตรียมการจัดประชุม จึงมีความสาคัญตั้งแต่การจัดหา
ห้องประชุมขนาดใหญ่ ที่มีห้องประชุมย่อย การจัดเตรียมสิ่ง
อานวยความสะดวก วัสดุอุปกรณ์ และบรรยากาศการประชุม
ตลอดจนสิ่งที่เป็นแรงจูงใจแก่ผู้เข้าประชุม การดาเนินการประชุม
จะเริ่มพิธีเปิดด้วยการเชิญบุคคลสาคัญหรือผู้ที่มีชื่อเสียงมาเป็น
ประธาน มีการจัดระเบียบวาระการประชุมและจัดกิจกรรม
ประกอบการประชุม

4. การประชุมใหญ่นั้น สมาชิกผู้เข้าประชุมนอกจากจะมีส่วน
ร่วมในการพิจารณานโยบาย หลักเกณฑ์และแนวทางดาเนินงาน
แล้ว ยังเป็นโอกาสที่ดีที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับความรู้
ประสบการณ์เกี่ยวกับสิ่งใหม่ ๆ แล้ว ด้านเทคนิควิธีการนาเอา
เทคโนโลยีและแนวคิดใหม่ มาใช้ในการดาเนินกิจกรรมให้ทันกับ
ความเปลี่ยนแปลงของโลก การประชุมใหญ่จึงเป็นเทคนิควิธีหนึ่ง
ที่สามารถใช้เพื่อการพัฒนาบุคคล

5. วัตถุประสงค์ของการประชุมใหญ่
1. เพื่อสารวจปัญหาและแนวทางแก้ปัญหา
2. เพื่อรับทราบนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติที่เปลี่ยนแปลงไป
3. เพื่อสร้างความมั่นคงแก่องค์กร

6. วิธีดาเนินการของการประชุมใหญ่
1. ประธานของการประชุมกล่าวนาถึงหลักการ และ
เหตุผลของการประชุมเพื่อให้ทุกคนรับทราบเรื่องและปัญหาที่
ต้องมีการประชุมอย่างชัดเจนโดยให้ทุกคนเข้าใจปัญหาอย่างทั่วถึง
เท่าเทียมกัน
2. การประชุมใหญ่สามัญนี้โดยปกติจะเชิญบุคคลที่มีความ
เชี่ยวชาญหรือมีความรู้ประสบการณ์ รู้เกี่ยวกับปัญหาหรือวิธีการ
ต่างๆ ที่เป็นหัวข้อในการประชุมมาให้ความรู้ที่เป็นประโยชน์

7. 3. จัดให้มีการประชุมกลุ่มอภิปราย หรือแบ่งกลุ่มเพื่อการ
วิเคราะห์กรณีศึกษา
4. ระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมมากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับ
เรื่องที่ประชุม
5. จัดเตรียมรายงานการประชุมครั้งก่อนเพื่อให้สมาชิก
ได้รับรายงานผลการดาเนินงานในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา
(ต่อ) วิธีดาเนินการของการประชุมใหญ่

8. ข้อดีของการประชุมใหญ่
เป็นเทคนิควิธีที่ใช้ในการเสริมสร้างความเข้าใจและพัฒนา
ความรู้ เทคนิคยุทธวิธีในการดาเนินการของหน่วยงานหรือสาขา
องค์กรที่ใช้เวลาน้อยแต่ทาได้ทั่วถึง ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาส
พบปะ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและประสบการณ์ในการดาเนิน
กิจการ ตลอดจนเป็นการเสริมสร้างความเข้าใจและก่อให้เกิดการ
ประสานและร่วมมือกันของส่วนงานย่อยขององค์การ

9. ข้อจากัดของการประชุมใหญ่
มีผู้เข้าร่วมประชุมจานวนมาก ถ้าผู้จัดขาดประสบการณ์
จะมีผลต่อการจัดประชุมได้ และหากสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุม
อาจจะไม่มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นต่อที่ประชุม ตลอดจนเสีย
งบประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อจัดการประชุมมาก

10. (Sample Management Convention)
ตัวอย่างการจัดการประชุมใหญ่

11. การจัดเตรียมสถานที่

12. สถานที่ประชุมนับเป็นส่วนสาคัญต่อความสาเร็จ หรือ
ล้มเหลวของการประชุม เพราะบรรยากาศของสถานที่ประชุมมี
อิทธิพลต่อความรู้สึกของสมาชิก การเลือกห้องประชุมควร
คานึงถึง
1. สถานที่ตั้งอยู่ ณ. จุดการเดินทางไปมาสะดวก
2. ขนาดของห้องประชุมเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมประชุม
3. สะอาด เรียบร้อย มีแสงสว่างเพียงพอ การถ่ายเทอากาศดี
4. ไม่มีสิ่งรบกวน เช่น เสียง กลิ่น แสง
5. มีลักษณะเป็นเอกเทศไม่มีคนผ่านไปมาตลอดเวลา

13. การเตรียมงบประมาณ

14. การประชุมที่มีขนาดใหญ่ มีสมาชิกจานวนมากและเป็น
ทางการ ผู้จัดประชุมจะต้องเตรียมงบประมาณ/ค่าใช้จ่าย ที่จะใช้
ในการประชุมไว้ล่วงหน้า งบประมาณที่ต้องใช้ในการประชุม มี
ดังนี้
1. การตอบแทนวิทยากร
2. การเช่าห้องประชุม (โรงแรม หอประชุม)
3. ค่าพาหนะ
4. ค่าที่พัก ค่าอาหารและเครื่องดื่ม
5. ค่าวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

15. การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์

16. บรรยากาศของการประชุมจะดี และดาเนินไปด้วยความ
เรียบร้อย บรรลุเป้าหมาย ต้องมีเครื่องสนับสนุนการประชุม
เพื่ออานวยความสะดวก เช่น
1. เครื่องขยายเสียงพร้อมไมโครโฟน และลาโพง
2. เครื่องบันทึกเทป วิทยุเทป เครื่องฉายแผ่นใส
3. พร้อมแผ่นใสและปากกา เครื่องฉายแผ่นทึบ
4. เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อม โปรเจคเตอร์
5. กระดาษจดคาบรรยาย กล้องถ่ายรูป และพาหนะ

17. การจัดเตรียมวาระการประชุม
ระเบียบวาระประชุม...............
ครั้งที่ ......../...................
วันที่ ........ เดือน .............. พ.ศ. .......
เวลา .......................... ณ........................................
-----------------
วาระที่ 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
1.1
1.2
วาระที่ 2 เรื่องพิจารณารับรองรายงานการประชุม
วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
3.1 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน
3.2 เรื่องสืบเนื่องอื่นๆ
วาระที่ 4 เรื่องเพื่อพิจารณา
4.1
4.2
วาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

18. เอกสารการประชุมจะช่วยให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ
เรื่องที่ประชุม ทาให้การประชุมดาเนินไปด้วยความรวดเร็วและมี
ประสิทธิภาพ เอกสารประกอบการประชุมที่ควรเตรียมไว้ก่อนการ
ประชุม คือ
1. ระเบียบวาระประชุม
2. รายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
3. คู่มือการประชุม (โครงการประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม
วิทยากร)
4. ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับเรื่องที่เสนอในที่ประชุม
5. แบบลงนามเข้าร่วมประชุม

19. การทารายงานการประชุม
รายงานการประชุมคณะกรรมการ..........................
ครั้งที่..............
วันที่..................................
ณ .....................................
-------------
กรรมการที่มาประชุม
1...........................................................
2...........................................................
กรรมการที่ไม่มาประชุม (ถ้ามี)
1...........................................................
2...........................................................
ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
1...........................................................
2...........................................................
เริ่มประชุมเวลา
ประธานกล่าวเปิดประชุมแล้วที่ประชุม
พิจารณาเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้
วาระที่ 1 ..............................
วาระที่ 2 ..............................
เลิกประชุมเวลา ....................................................
(ชื่อ)..........................ผู้จดรายงานการประชุม
(ชื่อ)...........................ผู้ตรวจรายงานการประชุม

20. การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม
และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
ก่อนประชุม
ศึกษาเรื่องในระเบียบวาระและ
และเอกสารประกอบการประชุม
ตรวจความเรียบร้อยห้องประชุม
เตรียมวัสดุอุปกรณ์เอกสารที่ต้องใช้
ติดต่อผู้มาประชุม
ศึกษาเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุม
ระหว่างประชุม
ตั้งใจฟัง
จับประเด็นเรื่อง
จดบันทึก-ย่อ-สอบถาม
บันทึกเทป
ทบทวนมติ
หลังการประชุม
ไม่เข้าใจเรื่อง สอบถาม
เขียนรายงานการประชุม
ถอดเทป
เรียบเรียงข้อความ
ตรวจทาน แก้ไข
ส่งให้ผู้เกี่ยวข้องไปดาเนินการ
เตรียมจัดประชุมครั้งต่อไป

21. เอกสารอ้างอิง
การประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://iad.dopa.go.th/ subject /conf52.doc/. (วันที่ค้นข้อมูล :
2 มิถุนายน 2013).
คู่มือการประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.npu. ac.th/gad/pdf/h2.pdf/. (วันที่ค้นข้อมูล :
8 มีนาคม 2013).
ดาริณี หุตะจิตต์, การประชุมแบบมืออาชีพ. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.diw.go.th/HRMC/
knowledge/. (วันที่ค้นข้อมูล : 20 กุมภาพันธ์ 2556)
ลักษณะของการประชุมที่ดี. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://www.apane.or.th/detail.php?Module6
=40&page=index.php. (วันที่ค้นข้อมูล : 8 มีนาคม 2013.
หลัก 10 ประการของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ. ธนาคารแห่งประเทศไทย. วิภาภรณ์ วงศ์ศรีสุชน. (2551).
ทักษะการบริหารการประชุม. กรุงเทพมหานคร : แอคทีฟ พริ้นท์.
สันทัด ศะศิวณิช. รูปแบบการประชุม. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก : http://iad.dopa.go.th/subject/
conf52.doc. (วันที่ค้นข้อมูล : 17 พฤษภาคม 2013).