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Lean management presentation
- 2. Der Kunde
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.
Die Tätigkeit des EDA basiert auf den 5 aussenpolitischen Zielen, wie sie die
Bundesverfassung definiert:
Friedliches Zusammenleben der Völker
Achtung der Menschenrechte und Förderung der Demokratie
Wahrung der Interessen der schweizerischen Wirtschaft im Ausland
Linderung von Not und Armut in der Welt
Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 2
© Zühlke 2013
- 3. Der Kunde
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.
Das EDA besteht aus der Zentrale in Bern und über 300 Aussenvertretungen
(Botschaften, Missionen, Konsulate, Verbindungs- und Koordinationsbüros). Die
Zentrale besteht aus dem Generalsekretariat, dem Staatssekretariat und 6
Direktionen.
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 3
© Zühlke 2013
- 4. Der Kunde
steuert die Ressourcen (Personal
und Finanzen) zur Umsetzung der
aussenpolitischen Ziele und
unterhält das Netz der Schweizer
Auslandvertretungen
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 4
© Zühlke 2013
- 5. Ausgangslage
Anruf vom Kunden…
Sucht eine Gesprächspartner für Prozess
Management
Kommt doch mal vorbei
Eckdaten:
Chief Process Officer EDA / Geschäftsprozessmanagement EDA (Direktion Ressourcen)
Seit 2007 das Prozess Management aufgebaut
Prozess System vorhanden und Prozessdokumentation im Intranet verfügbar
ARIS im Einsatz
Experten Team führt Modellierung durch
Awareness innerhalb EDA (Direktion Ressourcen) vorhanden
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 5
© Zühlke 2013
- 7. Die Ursache
Gever Bund
«Elektronische
Geschäftsverwaltung»
alle geschäftsrelevanten
Informationen sind elektronisch
geführt
orientiert sich an den
Geschäftsabläufen
Voraussetzung für automatisierte
organisations- und
systemübergreifende
Geschäftsabläufe.
Lean Management | Sven Krause
Auswirkungen
Grosses und politisches Projekt
Doppelspurigkeiten von
Prozessthemen (Verschwendung)
Prozess Management nicht
involviert (keine Rückkopplung)
Allgemeine Meinung
«Gever = Prozessmanagement»
Bestrebung vom Management:
Abteilungen Archivierung und
Prozess Management
zusammenführen
Prozess Management Team
demotiviert
9. Dezember 2013
Folie 7
© Zühlke 2013
- 8. Analyse
Gever
Berücksichtigt nur 15%–20%
aller Prozesse
Fokus auf Integration der IT
Lösung (kein Change
Management, kein KVP,
geringe «Prozessoptimierung»)
Prozessmanagement
Operalisierung der
Prozessstrategie
(Maximierung der
Wertschöpfung)
Sicherstellung der
gesetzlichen
Bedingungen
Strukturiertes und
nachhaltiges Prozess
Management
(Eliminierung von
Verschwendung)
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 8
© Zühlke 2013
- 10. Randbedingungen für die Umsetzung
Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren)
Rückkopplung sicherstellen (Expertenteam bereitstellen/promoten)
KVP vorantreiben (Linie befähigen, Schulung, Coaching)
Prozess Management weiter etablieren (Qualität einbringen)
Bestehende Arbeit weiterführen / ausbauen
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 10
© Zühlke 2013
- 11. Für Direktion Ressourcen oder fürs EDA?
Organisatorisches Optimierungspotenzial
(Verschwendungen eliminieren)
Zentrales Prozess Management
Expertenteam, Tool,
Prozesse, Leitlinien,
Prozessverständnis
Gever Unterstützung
Ein Change Programm „KVP“
EDA Governance sicherstellen
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 11
© Zühlke 2013
- 13. Umsetzung – Organisatorischer Move
2
«Stab» Variante
Zentrale Stelle für Prozess Management
Direkter Einfluss mit CEO Unterstützung auf die
Zentral-Bereiche (Generalsekretariat, Staatssekretariat
und 6 Direktionen)
Distanz zu operativer Ebene (Freies Denkertum)
3
Fehlende Durchschlagskraft da
«Stab» = «Sekretariat»
Distanz zum Operativen
Eher beratende Funktion
«Generalsekretariat» Variante
Operative Nähe (Generalsekretariat)
Grosser Einfluss auf Staatssekretariat und 6
Direktionen
Management Unterstützung (Prozessaffin)
Direkten Einfluss auf Generalsekretariat
Lean Management | Sven Krause
Indirekte Einfluss auf Staatssekretariat
und 6 Direktionen
Strategische Änderungen jederzeit
möglich
9. Dezember 2013
Folie 13
© Zühlke 2013
- 14. Weiteres Vorgehen
1. Entscheid abwarten
2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale
SWOT vertiefen
Stakeholdermgt betreiben
Entscheidungsvorlage erarbeiten
3. Einwirkung auf das GEVER Projekt
Prinzipien definieren (Projekt Gever)
Prozessleitlinien einbringen
Eigenen KVP für Gever Projekt Unterstützung
aufsetzen und etablieren
Lean Management | Sven Krause
9. Dezember 2013
Folie 14
© Zühlke 2013
- 15. «Die etwas fragen, die verdienen Antwort»
Bertolt Brecht
Lean Management
Sven Krause, Abschlusspräsentation
09. Dezember 2013, Glattbrugg