Выступление Натальи Храмцовской о нормативных документах, необходимых для электронного документооборота в организации на ХII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты», ноябрь 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "By-laws necessary for implementing electronic records management in an organization" at the VNIIDAD conference, Moscow, November 2005.

1. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 11
НормативныеНормативные документыдокументы,,
необходимыенеобходимые длядля электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота вв организацииорганизации
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

2. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 22
ЗачемЗачем намнам нуженнужен стандартстандарт ISO 15489ISO 15489
ISO 15489ISO 15489 нене учитучит томутому,, каккак работатьработать
СтандартСтандарт –– средствосредство длядля общенияобщения сс
представителямипредставителями другихдругих профессийпрофессий ии сс
руководствомруководством
СтандартСтандарт помогаетпомогает готовитьготовить внутренниевнутренние
нормативныенормативные документыдокументы
ИноеИное пониманиепонимание,, чточто такоетакое документдокумент

3. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 33
НуженНужен лили намнам ««русифицированныйрусифицированный»»
стандартстандарт ISO 15489ISO 15489??
ВВ странестране ужеуже существуетсуществует нескольконесколько системсистем
делопроизводстваделопроизводства
СтандартСтандарт вполневполне соответствуетсоответствует всемвсем
используемымиспользуемым уу наснас системамсистемам
делопроизводстваделопроизводства
ЧемЧем тратитьтратить времявремя нана доработкудоработку стандартастандарта,,
можетможет бытьбыть,, лучшелучше написатьнаписать подробныеподробные
комментариикомментарии кк темтем разделамразделам стандартастандарта,,
которыекоторые могутмогут бытьбыть непонятнынепонятны..

4. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 44
ФакторФактор временивремени
РазговорыРазговоры оо возможностивозможности использованияиспользования
стандартастандарта вв РоссииРоссии идутидут ужеуже двадва годагода
НаНа доработкудоработку предлагаетсяпредлагается потратитьпотратить ещёещё
годгод
ВВ следующемследующем годугоду комитеткомитет ISOISO можетможет
выпуститьвыпустить проектпроект новойновой версииверсии.. ЧтоЧто тогдатогда??

5. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 55
ДоступДоступ кк информацииинформации длядля
профессионаловпрофессионалов ДОУДОУ
ПораПора объединятьсяобъединяться самимсамим ии объединятьобъединять
имеющиесяимеющиеся уу наснас ресурсыресурсы
ДостаточноДостаточно электроннойэлектронной почтыпочты ии форумафорума ––
еслиесли этоэто могутмогут американцыамериканцы,, тото почемупочему нене
можемможем мымы??
ПреждеПрежде чемчем ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»»,, стоитстоит
изучитьизучить имеющийсяимеющийся опытопыт

6. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 66
ДоступДоступ кк информацииинформации::
кадровыйкадровый резерврезерв
ГораздоГораздо прощепроще новыеновые идеиидеи датьдать студентамстудентам,,
чемчем переучиватьпереучивать ихих нана рабочихрабочих местахместах
УжеУже сейчассейчас нене хватаетхватает специалистовспециалистов ДОУДОУ,,
способныхспособных внедритьвнедрить ии управлятьуправлять системамисистемами
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ((системныхсистемных
технологовтехнологов))

7. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 77
ТребованияТребования кк системамсистемам
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
СШАСША -- DoDDoD 5015.25015.2;; DOEDOE--STDSTD--40014001--20002000;;
требованиятребования ЦРУЦРУ 2005;2005; ANSI/ARMA/AIIM TRANSI/ARMA/AIIM TR--4848 20042004
ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq,, 20012001
АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002, 2002
ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––Konzept 2.0Konzept 2.0, 2005, 2005
АвстрияАвстрия -- ELAK 3.0, 2005ELAK 3.0, 2005
ШвейцарияШвейцария –– GEVER, 2004GEVER, 2004
НорвегияНорвегия -- NOARKNOARK--44, 1999, 1999
ГолландияГолландия –– ReMANOReMANO,, 20042004
АвстралияАвстралия –– VERSVERS, 2003, 2003

8. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 88
ТребованияТребования ISO 17ISO 17799:2005799:2005
кк применениюприменению вв организацияхорганизациях
ISO 15489ISO 15489
ВВ стандартестандарте зафиксированозафиксировано требованиетребование,, чточто
управлениеуправление документамидокументами организацииорганизации
должнадолжна осуществлятьосуществлять вв соответствиисоответствии сосо
стандартомстандартом ISO 15489ISO 15489--11
ЭтоЭто требованиетребование фактическифактически обязываетобязывает
специалистовспециалистов ИТИТ ии ИБИБ использоватьиспользовать
требованиятребования ISO 15489ISO 15489--11 вв своейсвоей работеработе..

9. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 99
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@@eoseos..ruru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: marketmarket@@eoseos..ruru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: supportsupport@@eoseos..ruru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

10. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1010
ТребованияТребования стандартастандарта ISOISO 1548915489
««УправлениеУправление документациейдокументацией»»
УправлениеУправление документамидокументами вв организацииорганизации
включаетвключает::
разработкуразработку регламентоврегламентов ии стандартовстандартов,,
распределениераспределение ответственностиответственности ии
полномочийполномочий,,
разработкуразработку ии распространениераспространение процедурпроцедур ии
руководящихруководящих указанийуказаний,,

11. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1111
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству
ИнструкцияИнструкция попо информационнойинформационной безопасностибезопасности
РегламентыРегламенты работыработы сс отдельнымиотдельными видамивидами
электронныхэлектронных документовдокументов
ИнструкцииИнструкции попо выполнениювыполнению отдельныхотдельных
операцийопераций
ДолжностныеДолжностные инструкцииинструкции

12. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1212
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные документыдокументы
ПравилаПравила работыработы сс конфиденциальнойконфиденциальной ии
секретнойсекретной информациейинформацией,, вв тт..чч.. сс
персональнымиперсональными даннымиданными
ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывности
деловойделовой деятельностидеятельности
ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтожения
электронныхэлектронных документовдокументов
ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП

13. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1313
ИнструкцияИнструкция попо делопроизводствуделопроизводству::
дополнительныдополнительны положенияположения
ЕдиныеЕдиные принципыпринципы управленияуправления информациейинформацией
ии документациейдокументацией вв организацииорганизации вневне
зависимостизависимости отот видавида носителейносителей
ОсобенностиОсобенности делопроизводстваделопроизводства вв условияхусловиях
использованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов
РаспределениеРаспределение ответственностиответственности ии
полномочийполномочий заза работуработу сс электроннымиэлектронными ии
бумажнымибумажными документамидокументами

14. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1414
ИнструкцияИнструкция
попо информационнойинформационной безопасностибезопасности
ТехническиеТехнические средствасредства защитызащиты,, правилаправила
доступадоступа ии использованияиспользования
ОбеспечениеОбеспечение соответствиясоответствия законодательнозаконодательно--
нормативнымнормативным требованиямтребованиям
–– ЗащитаЗащита бумажныхбумажных документовдокументов
–– УправлениеУправление электроннымиэлектронными документамидокументами попо
правиламправилам ДОУДОУ
ВопросыВопросы безопасностибезопасности,, связанныесвязанные сс
персоналомперсоналом ии обучениеобучение пользователейпользователей

15. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1515
ПравилаПравила работыработы сс отдельнымиотдельными
видамивидами электронныхэлектронных документовдокументов
ИспользованиеИспользование системсистем электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота
ИспользованиеИспользование интернетаинтернета,, электроннойэлектронной
почтыпочты ии системсистем мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений
ИспользованиеИспользование сайтасайта илиили порталапортала
ПрименениеПрименение ЭЦПЭЦП
ВедениеВедение электронногоэлектронного архиваархива

16. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1616
ПорядокПорядок обеспеченияобеспечения непрерывностинепрерывности
деловойделовой деятельностидеятельности
СтыковкаСтыковка бумажногобумажного ии электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота
ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов
ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае,, еслиесли системасистема
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота нене
работаетработает,, аа такжетакже послепосле восстановлениявосстановления еёеё
работоспособностиработоспособности

17. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1717
УраганУраган ««КатринаКатрина»»
НовыйНовый ОрлеанОрлеан,, СШАСША, 2005, 2005 годгод
УдалосьУдалось восстановитьвосстановить
информациюинформацию сс 90%90%
жесткихжестких дисковдисков,,
доставленныхдоставленных сс местаместа
катастрофыкатастрофы
СтоимостьСтоимость::
$100$100 –– диагностикадиагностика,,
$1000$1000 –– восстановлениевосстановление
данныхданных
httphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html

18. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1818
ПорядокПорядок храненияхранения ии уничтоженияуничтожения
электронныхэлектронных документовдокументов
ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы труднотрудно сохранитьсохранить ии
труднотрудно уничтожитьуничтожить
УстареваниеУстаревание оборудованияоборудования,, программногопрограммного
обеспеченияобеспечения ии форматовформатов,, необходимостьнеобходимость
миграциимиграции каждыекаждые 55--77 летлет
ПроблемаПроблема сохранениясохранения юридическойюридической силысилы
электронныхэлектронных документовдокументов
ЕдинственныйЕдинственный надежныйнадежный способспособ уничтоженияуничтожения
–– вместевместе сс носителемносителем

19. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 1919
КатастрофаКатастрофа шаттлашаттла ««КолумбияКолумбия»»
11 февраляфевраля 20032003 годагода
ФирмаФирма KrollKroll OntrackOntrack
восстановилавосстановила 99%99%
содержимогосодержимого двухдвух
ноутбуковноутбуков,, бывшихбывших нана
бортуборту шаттлашаттла
ЖесткиеЖесткие дискидиски
ноутбуковноутбуков былибыли
найденынайдены вв озереозере
httphttp://://wwwwww..startribunestartribune..comcom//storiesstories/535/5606109.html/535/5606109.html
Обломки шаттла в небе
над Техасом

20. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2020
ПравилаПравила использованияиспользования ЭЦПЭЦП
((квалифицированнойквалифицированной
электроннойэлектронной подписиподписи?)?)
НеобходимоНеобходимо определитьопределить юридическуююридическую
основуоснову использованияиспользования ЭЦПЭЦП
ВозможностьВозможность несанкционированногонесанкционированного
использованияиспользования ЭЦПЭЦП
ПоявлениеПоявление целойцелой группыгруппы документовдокументов,,
которыекоторые необходимонеобходимо хранитьхранить вв течениетечение
длительногодлительного временивремени –– сс возможностьювозможностью
перепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП

21. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2121
ТипичныеТипичные недочетынедочеты
ЗабываютЗабывают обоб управленииуправлении электроннымиэлектронными
документамидокументами попо правиламправилам ДОУДОУ
НеНе включаютвключают вопросывопросы длительногодлительного
храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов
УпорУпор нана техническиетехнические средствасредства защитызащиты
информацииинформации
НеНе учитываютучитывают необходимостьнеобходимость повышенияповышения
квалификацииквалификации персоналаперсонала

22. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2222
ТипичныеТипичные недочетынедочеты
НеНе включаютвключают вв орбитуорбиту электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота руководителейруководителей
организацииорганизации
ОпытОпыт показываетпоказывает,, чточто использованиеиспользование СЭДСЭД
руководителямируководителями повышаетповышает исполнительскуюисполнительскую
дисциплинудисциплину,, увеличиваетувеличивает эффективностьэффективность ии
скоростьскорость принятияпринятия решенийрешений

23. 2323 ноябряноября 20052005 гг.. ХХIIII МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция 2323
ВыводВывод::
НаНа государствогосударство надейсянадейся,, аа самсам
разрабатывайразрабатывай пакетпакет внутреннихвнутренних
нормативныхнормативных документовдокументов,,
соответствующихсоответствующих лучшимлучшим
мировыммировым стандартамстандартам