Publicidad
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Publicidad
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum
Próximo SlideShare
Analisis Jabatan Pengadministrasian Sarana dan PrasaranaAnalisis Jabatan Pengadministrasian Sarana dan Prasarana
Cargando en ... 3
1 de 8
Publicidad

Más contenido relacionado

Publicidad
Publicidad

Analisis Jabatan Pengadministrasian Umum

  1. 1 INFORMASI JABATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM UPTD SPNF SANGGAR KEGIATAN BELAJAR KAB. PEKALONGAN 1. Nama Jabatan Pengadministrasian Umum 2. Kode Jabatan -- 3. Unit Kerja Kepala Satuan : Kepala UPTD SPNF SKB JFU : Pengadministrasian Umum 4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi 5. Ikhtisar Jabatan Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat, ekspedisi, arsip, perlengkapan, Kerumahtanggaan pengelolaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas Pengadministrasian Umum berjalan lancar. Kepala SPNF SKB Pengadministrasian Keuangan Pengadministrasian Umum Pengadministrasian Sarana & Prasarana Pengadministrasian Kurikulum Pengadministrasian Umum Pengadministrasian Keamanan
  2. 2 6. Uraian Tugas a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian; Tahapan : 1) Menerima dan mempelajari surat 2) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya 3) Mencatat, mengagendakan surat b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk 2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar sesuai isi surat 3) Menyampaikan surat kepada yang berhak. c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pendistribusian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan 2) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya d. Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Kepala SPNF SKB dan membuat tanda terima surat, mengelola administrasi umum disamping surat menyurat, meliputi ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan secara efektif guna kelancaran pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) Mengerjakan tugas, ekspedisi, dokumentasi dan kearsipan dan perlengkapan; 2) mengarahkan ekspedisi; 3) menyusun konsep laporan ketatalaksanaan kearsipan; 4) menyimpan dan mencetak dokumentasi dan perlengkapan; e. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi. Tahapan : 1) Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas 2) Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip 3) Menyimpan arsip f. Melaksanakan legalisasi salinan ijazah dan sertifikat kursus keterampilan dengan mempelajari bahan dan data guna sahnya salinan ijazah dan kursus keterampilan untuk digunakan sesuai keperluan;
  3. 3 Tahapan : 1) mempelajari aturan kepegawaian yang berlaku; 2) melakukan legalisasi g. Mengelola administrasi kerumahtanggaan meliputi pengadaan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor, penataan ruang kantor, pemeliharaan kebersihan, keamanan kantor dan fasilitasi penyelenggaraan rapat dinas secara efektif guna kelancaran pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) melakukan pengecekan keadaan sarana prasarana kantor; 2) menyusun konsep kebutuhan barang untuk pengelolaan administrasi kerumahtanggaan; 3) melakukan pemeliharaan sarana prasarana kantor, kebersihan dan keamanan kantor; 4) penataan ruang kantor; 5) pengawasan pemeliharaan sarana dan prasarana (kendaraan dinas). Gedung kantor, peralatan computer, menjahit dan boga; 6) menyelenggarakan kerarsipan rapat rutin; 7) Staf meeting: a) menyiapkan tempat dan kelengkapannya b) mengecek daftar hadir c) mengecek kesiapan snack h. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban. Tahapan : 1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas 2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan 3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas. i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar. Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Menjalankan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
  4. 4 7. Bahan Kerja No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas 1. Peraturan perundangan tentang Administrasi Pengolahan informasi 2. Surat Masuk Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar 3. Program Kerja Untuk arahan dan pedoman pelaksanaan tugas di lingkungan Subbagian Umum Dan Kepegawaian 4. Surat Keluar Untuk kelancaran pelaksanaan tugas 5. Disposisi pimpinan Untuk kelancaran pelaksanaan tugas 6. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan subbagian umum dan kepegawaian 7. Laporan Tugas Bawahan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 8. Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan 8. Perangkat / Alat Kerja No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas 1. Peraturan Perundang-undangan terkait bidang Umum Sebagai pedoman pelaksanaan tugas Pengadministrasian Umum 2. Telepon Sebagai alat komunikasi 3. Komputer/laptop/notebook, flashdisk, internet Untuk alat komunikasi, informasi, monitoring dan menyimpan data 4. Alat tulis kantor (ATK) Sebagai alat tulis menulis 5. Sarana Prasarana Rumah Tangga Kantor Sebagai alat untuk memenuhi perlengkapan kantor 6. Mesin ketik Sebagai alat tulis menulis 9. Hasil Kerja No Hasil Kerja Satuan Hasil 1. Rencana Kegiatan Pengadministrasian Umum Dokumen 2. Resume peraturan perundang – Undangan terkait tugas Pengadministrasian umum Dokumen 3. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku Dokumen 4. Administrasi kerumahtanggaan berjalan lancar Dokumen 5. Laporan hasil konsultasi dan koordinasi Dokumen 6. Penyiapan kebutuhan administrasi Umum Kegiatan 7. Konsep kebutuhan barang Dokumen 8. Pemeliharaan sarana prasarana kantor Kegiatan 9. Penyiapan kebutuhan rapat Satuan Pendidikan Kegiatan
  5. 5 10. Konsep Surat Perintah dan SPPD Dokumen 11. Laporan kegiatan Pengadministrasian Umum Dokumen 10. Tanggung Jawab a. Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar b. Kebenaran dan Keakuratan Pemberian lembar pengantar pada surat c. Kebenaran dan Keakuratan Pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya d. Kebenaran dan Keakuratan Pendokumentasian surat e. Kebenaran dan Keakuratan Pelaporan pelaksanaan kegiatan f. Kebenaran dan keakuratan dalam legalisasi ijazah dan sertifikat kursus keterampilan g. Kebenaran dan keakuratan konsep kebutuhan barang. h. Kelengkapan dalam penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasaranakantor. i. Kelengkapan dalam penyiapan kebutuhan rapat dinas. j. Mengelola administrasi kerumahtanggaan dengan tepat k. Mengelola ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan dengan akurat dan tepat l. Kebenaran dan keakuratan konsep Surat Perintah dan SPPD m. Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas lain-lain 11. Wewenang a. Meminta data dan informasi mengenai peraturan perundang – undangan terkait tugas Pengadministrasian Umum untuk membuat Resume. b. Menentukan pembagian tugas dengan staf. c. Memberikan koreksi pada hasil kerja staf d. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait sehubungan dengan tugas Pengadministrasian Umum. e. Meminta informasi yang diperlukan ke pihak lain untuk menyusun konsep kebijakan Pengadministrasian Umum. f. Meminta data untuk menyusun laporan ketatalaksanaan surat menyurat g. mengatur kebutuhan Pengadministrasian Umum. h. Meminta data dan informasi untuk menyusun konsep kebutuhan barang. i. Memberikan pengarahan untuk mengatur kelengkapan, penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. j. Mengatur penyiapan kebutuhan rapat rutin satuan pendidikan. k. Meminta data untuk menyusun konsep Surat Perintah dan SPPD. l. Menentukan evaluasi kegiatan Pengadministrasian Umum m. Menyusun laporan Kegiatan Pengadministrasian Umum n. Menyusun laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain.
  6. 6 12. Korelasi Jabatan No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal 1. Kepala UPTD UPTD SPNF SKB Konsultasi, koordinasi dan laporan 2. Korwil Pendidikan Kec. Kajen Korwil Kec. Kajen Bidang PAUDNI/PLS Konsultasi, koordinasi dan laporan 3. Pengelola Keaksaraan UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 4. Pengelola Paket B UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 5. Pengelola Paket C UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 6. Pengelola PAUD UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 7. Pengelola Kursus Komputer UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 8. Pengelola Kursus Tata Busana UPTD SPNF SKB Koordinasi dan Konsultasi 13. Kondisi Lingkungan Kerja No Aspek Faktor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Tempatkerja Suhu Udara KeadaanRuangan Letak Penerangan Suara KeadaanTempatkerja Getaran Di dalamdanluarruangan Dingin Sedang Sedang Datar Terang Tenang Bersih Rendah 14. Resiko Bahaya No Fisik / Mental Penyebab 15. Syarat Jabatan a. Pangkat/Gol Ruang : Pengatur muda Tk. I (II/b) b. Pendidikan : SLTA
  7. 7 c. Pelatihan : 1. Penjenjangan : Diklat Prajabatan Gol.II 2. Teknis : a) Diklat Teknis Pengelolaan Kompetensi Perkantoran Berbasis Teknologi Komputer d. Pengalaman kerja : ± 2 tahun Pengadministrasian Umum e. Pengetahuan kerja : 1) Mengetahui Peraturan dan Prosedur Kepegawaian. 2) Mengetahui Administrasi Perkantoran. 3) Mengetahui administrasi Kearsipan/ Ketatausahaan. 4) Mengetahui Pengelolaan Program PAUDNI f. Ketrampilan kerja : 1) Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal 2) Memberikan Pelayanan di Bidang PAUDNI 3) Mengelola Administrasi Umum 4) Mengelola Sarana dan Prasarana 5) Menyusun Kebutuhan Barang 6) Mengelola administrasi Program PAUDNI g. Bakat kerja : 1. G : Inteligensia 2. M : Kecekatan Tangan 3. F : Kecekatan Jari h. Temperamen kerja : 1) D : Directing-Control-Planning 2) P : Dealing with People 3) R : Repetitive and Continuous i. Minat Kerja : 1) G : Inteligensia 2) Q : Ketelitian 3) E : Koordinasi mata, tangan, kaki j. Upaya fisik : 1. Duduk 2. Berdiri 3. Berjalan 4. Berbicara k. Kondisi fisik : 1) Jenis Kelamin 2) Umur 3) Tinggi badan 4) Berat badan 5) Postur tubuh 6) Penampilan : : : : : : Laki – laki / perempuan Tidak ada syarat khusus Tidak ada syarat khusus Tidak ada syarat khusus Tidak ada syarat khusus Rapi l. Fungsi Jabatan : 1. D3 : Menyusun data 2. O7 : Melayani 3. B1 : Mengerjakan presisi
  8. 8 16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan No Uraian Kegiatan Satuan Hasil Waktu Penyelesaian (menit) Waktu Kerja Efektif (menit) Beban Kerja Pegawai Yang Dibutuh kan 1 Rencana Kegiatan Pengadministrasian Umum 1 100 Th- an 1 1 0,010 2 Resume peraturan perundang – Undangan terkait tugas Pengadministrasian umum 1 1200 Th- an 1 1 0,001 3 Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur 1 100 Bl-an 1 1 0,010 4 Administrasi kerumahtanggaan berjalan lancar 1 1200 Th- an 1 1 0,001 5 Laporan hasil konsultasi dan koordinasi 0,5 5 Hr- an 1 0,5 0,100 6 Penyiapan kebutuhan administrasi Umum 0,5 100 Bl-an 1 0,5 0,005 7 Konsep kebutuhan barang 0,5 1200 Th- an 1 0,5 0,000 8 Pemeliharaan sarana prasarana kantor 0,5 1200 Th- an 1 0,5 0,000 9 Penyiapan kebutuhan rapat Satuan Pendidikan 0,5 48 Mg- an 1 0,5 0,010 10 Konsep Surat Perintah dan SPPD 5 100 Bl-an 1 5 0,050 11 Laporan kegiatan Pengadministrasian Umum 1 100 Bl-an 1 1 0,010 0,198 orang TingkatEfisiensi Jabatan =0,198: 1 = 0,20 (cukup) CATATAN: 1 Th = 12 Bln 1 Th = 48 Minggu 1 Th = 240Hari 1 Th = 1.200 jam 1 Bl = 100jam 1 Minggu = 25 Jam 1 Hari = 5 Jam 17. Butir Informasi Lain : -
Publicidad