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Utilizzando la stampa unione è possibile inviare un insieme di mail ad un
elenco di destinatari, personalizzando i contenu...
Testo della mail
Selezioniamo Inizia stampa unione > mail per
attivare la visualizzazione senza interruzioni

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Database contatti

Selezioniamo destinatari > crea nuovo elenco

Per il momento omettiamo
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Database contatti
Questi sono i campi standard.
Si possono personalizzare aggiungendo
campi nuovi, riordinandoli e cambian...
Campi unione

Selezioniamo Inserisci campo unione per
costruire l’intestazione personalizzata.
Nell’elenco a discesa scegl...
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Campi unione

Per far variare la formula di apertura in base
al sesso dell’intestatario
(Gent.mo/Gent.ma), selezioniamo...
Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail

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unisci > modifica i singoli
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Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail

Intestazione del record n.1 (in
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La stampa unione è una funzionalità estremamente utile quando
si ha a che fare con database destinatari lunghi...
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Come inviare mail personalizzate con la stampa unione di Microsoft Word

In questo tutorial verrà mostrato come avviare la procedura stampa unione, costruire il database contatti, inserire campi unione e regole nell’intestazione della mail, finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai testi delle singole mail uniti ai contatti del database.

Il tutorial è accompagnato da un file di esempio, per verificare personalmente la comprensione dei passaggi descritti.
Il file può anche essere utilizzato come base di partenza per costruire un proprio elenco stampa unione e testo della mail.

Per scaricare il file di esempio copia il link seguente e incollalo sulla barra di ricerca: http://tinyurl.com/o6u5r3t

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Come inviare mail personalizzate con la stampa unione di Microsoft Word

  1. 1. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD TAGS Stampa Unione, Microsoft Word, Microsoft Outlook Campi unione, Intestazione, Elenco destinatari, Formula di Apertura, Corrispondenza campi, Regole di corrispondenza E-mail marketing, newsletter, marketing 1to1
  2. 2. Utilizzando la stampa unione è possibile inviare un insieme di mail ad un elenco di destinatari, personalizzando i contenuti della lettera/mail in base alle caratteristiche del destinatario (Per un’introduzione veloce a questa funzionalità vedi: http://www.slideshare.net/suiteufficio/tutto-quello-che-nonsapevi-sulla-stampa-unione-30391545) Questo tutorial mostrerà come: • Iniziare la stampa unione con il testo della mail • Costruire il database contatti • Inserire campi unione nell’intestazione della mail • Finalizzare la procedura creando un insieme di record costituiti dai testi delle singole mail uniti ai contatti del database Il file di esempio (record mail + database) è scaricabile all’indirizzo: https://drive.google.com/file/d/0BxDwGJzy65Y7WFRzNEFGT0NPbUE/ed it?usp=sharing Ogni riferimento a persone realmente esistenti è puramente casuale ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  3. 3. Testo della mail Selezioniamo Inizia stampa unione > mail per attivare la visualizzazione senza interruzioni Per il momento omettiamo l’intestazione Scriviamo il testo della mail ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  4. 4. Database contatti Selezioniamo destinatari > crea nuovo elenco Per il momento omettiamo l’intestazione Selezioniamo Personalizza colonne per decidere quali campi dovrà contenere il database ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE In alternativa alla creazione del database mediante inserimento dei dati da tastiera, si può anche: • importare un database esistente (es. in Access o Excel) • usare l’elenco contatti di Outlook) INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  5. 5. Database contatti Questi sono i campi standard. Si possono personalizzare aggiungendo campi nuovi, riordinandoli e cambiando il nome. Nel nostro caso abbiamo: • rinominato “Riga 1 indirizzo” con “Indirizzo” • eliminato “Riga 2 indirizzo” ed i telefoni • portato “Titolo” sotto al “cognome” Una volta effettuata la personalizzazione, si può procedere con l’inserimento dati. Ecco il nostro database: ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  6. 6. Campi unione Selezioniamo Inserisci campo unione per costruire l’intestazione personalizzata. Nell’elenco a discesa scegliamo “Titolo” e “Cognome” I campi unione, che saranno popolati con le voci del database appena creato, sono evidenziati in grigio e nella forma <<NOME_CAMPO>> ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  7. 7. 1 Campi unione Per far variare la formula di apertura in base al sesso dell’intestatario (Gent.mo/Gent.ma), selezioniamo Regole > If Definiamo l’istruzione nel modo seguente: Se Titolo=“Sig.” inserisci il testo “Gent.mo”, altrimenti inserisci il testo “Gent.ma” ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  8. 8. Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail Selezioniamo Finalizza e unisci > modifica i singoli documenti per creare l’anteprima risultati (1 mail per ogni destinatario incluso Abilitiamo l’anteprima risultati e navighiamo con le freccette tra i record appena creati per verificare la correttezza delle e-create e per modificare i singoli documenti, se necessario ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE L’Anteprima risultati funziona come una maschera inserimento dati di access: ad ogni record è associata una riga del database d’origine (in questo caso il database contatti), con la differenza che se andiamo a modificare il testo fuori dai campi unione la modifica avrà effetto solo sul singolo record senza variare né il database contatti né il testo degli altri record INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  9. 9. Visualizzazione dell’anteprima e invio e-mail Intestazione del record n.1 (in basso intestazione record n.2) Stiamo visualizzando il primo dei 4 record di cui è composto il database Selezioniamo Finalizza e unisci > invia messaggi per inviare le e-mail (Ms Word si collega automaticamente ad Outlook ed invia le e-mail ai destinatari, utilizzando come indirizzi quelli indicati nel campo “Indirizzo_posta_elettronica”. Troveremo i messaggi inviati direttamente nell’apposita cartella di Outlook (messaggi in uscita / inviati a seconda dell’esito dell’invio) ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD
  10. 10. CONCLUSIONI La stampa unione è una funzionalità estremamente utile quando si ha a che fare con database destinatari lunghi e si ha esigenza di personalizzare il testo della mail/lettera Il tutorial nasce per mostrare come può essere utilizzato questo potente strumento. Le procedure affrontate qui costituiscono solo una piccola parte delle sue potenzialità. E’ consigliabile leggere il tutorial con il file di esempio aperto, in modo tale da verificare personalmente i passaggi descritti. Il file può anche essere utilizzato come base di partenza per costruire un proprio elenco stampa unione e testo della mail. La procedura qui descritta può essere utilizzata per la personalizzazione dell'e-mail, che è fondamentale per accorciare le distanze con il potenziale cliente, se si sceglie di affidarsi a newsletter / e-mail marketing per promuovere la propria attività. ORGANIZZARE IL PROPRIO LAVORO – APPLICARE INVIARE MAIL PERSONALIZZATE CON LA STAMPA UNIONE DI MICROSOFT WORD

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