1. UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES ESPIRITU SANTO
DIVISION DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
PROYECTO “CREANDO TU PROPIA EMPRESA”
Edgar Efraín Vega Sosa
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
Eco. Omar Martínez
Junio de 2011

3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Misión
La misión es la razón de ser de la empresa, si la empresa está constituida
formalmente, por ejemplo, empresa compañía limitada, sociedad anónima,
entre otras, la misión se puede crear a partir de la información escrita en el
acta de constitución de la empresa; como guía también podemos contestar la
pregunta para qué existimos?, tomar en cuenta la función básica de nuestra
empresa, se aconseja considerar mercado al que se dirige la organización,
productos y/o servicios que ofrece la organización y las características
deferenciales que posee la misma.
Definición de la Misión
Cuadro Nº 1
PREGUNTAS RESPUESTAS
¿Cuál es el negocio de la empresa? Importar y comercializar suministros e insumos
médicos.
¿Para qué existe la empresa? Para generar una fuente de trabajo que brinde un
ingreso económico
¿Qué la diferencia de sus competidores? La preocupación de satisfacer a los clientes.
¿Quiénes son sus clientes? Hospitales y Clínicas públicas y privadas a nivel
nacional.
Actualmente la empresa cuenta con un portafolio
¿Cuáles son sus productos o servicios? de productos especializados para las áreas
médicas de Anestesiología, Cirugía, UCI, entre
otras.
¿Cuál es su mercado? Todo el Ecuador, en especial las ciudades de Quito,
Guayaquil y Cuenca.
¿Cuáles son los objetivos de rentabilidad de la Obtener beneficios económicos que justifiquen la
empresa? inversión.
Ética, honestidad, constancia, desarrollo, fe,
¿Cuáles son sus valores organizacionales? amor y respeto para con la empresa, clientes,
familia y sociedad.
Los componentes de la misión son:
 Determinación qué es realmente lo que el cliente está dispuesto a
adquirir y la empresa le va ofrecer.

4.  Definición de la “razón fundamental del negocio”
 Tiene que ser corta, específica y motivadora
Se recomienda ejecutar un proceso de consenso entre los socios u accionistas
para que la misión sea legitimada.
Ahora enunciaremos la Misión de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”:
Somos una empresa dedicada a la importación y comercialización de
suministros e insumos médicos para hospitales y clínicas del sector público y
privado con productos de óptima calidad, en las principales ciudades del país,
mediante estrategias que coadyuven al crecimiento sostenido, que estimulen
el desarrollo del personal, que contribuyan a satisfacer las exigencias de los
consumidores y que auspicien rendimientos competitivos a los accionistas.
Visión
Es una pintura del futuro que queremos crear, descrita en el presente, como si
esto pasara hoy. Significa ¿Cuál es la empresa que queremos construir?,
¿Hacia dónde queremos ir? ¿En qué nos queremos convertir? La palabra
Visión proviene del latín videre que significa ver.
Según Joel Barker, visión sin acción es sólo un sueño, acción sin visión es sólo
pasar el tiempo, visión con acción cambia el tiempo.
Los elementos claves para crear la visión son:
- ¿Qué? — Meta madre (tiene que ser verificable).
- ¿Cuándo? — Compromiso y logro.
- ¿Cómo? — Fuerzas conductoras.
Al igual que en la misión, se recomienda que la visión sea producto de un
proceso participativo, ya que la misión efectiva debe ser concisa, enfocada en
el valor, verificable, específica, compartida, inspiracional.
Definición de la Visión
Cuadro Nº 2
PREGUNTAS RESPUESTAS
Im portar y com ercializar sum inistros e insum os
¿C u áles son los p roductos y/ se rvicios fu tu ros?
o m édicos especializados para las á re as m édicas de
Anestesiolog ía, C irug ía, UCI.
E l de una em presa inse rtad a en e l m arco le gal de l
¿S i tod o m archará com o se p lane ó, cu ál se ría la país, au tom atizad a y m ane j a estratégicam ente
ad
situación de la em presa despu és de 5 años? con técnicas de m arke ting, adm inistrativas ,
ge renciales y com erciales de alto re nd im iento.

5. Automatizar todos los procesosque faciliten la
¿Qué avances tecnológicos podrían incorporarse? importación, el control de los inventarios,
empleados, clientes y proveedores.
¿Qué recursos humanosnecesitaría? Un personal capacitado, calificado y responsable
del trabajo que realice
Ahora propondremos la Visión de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”:
En el año 2015 “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.” será la empresa líder en el
Ecuador en la representación, importación y comercialización de suministros
e insumos médicos especializados a nivel nacional basada en una constante
innovación de productos de alta calidad con personal calificado totalmente
identificado con la empresa y el medio, que trabaje bajo estándares de
exigencia y productividad de alto grado, que satisfagan las exigencias de sus
clientes.

6. Análisis F.O.D.A. de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”
FORTALEZAS DEBILIDADES
Mala log ís tica al subcontratar se rvicios de
ASINTERN
1.
1. Representación exclusiva de uno de los transporte .
mej ores fab rican tes de insum os m édicos a nive l
m undial. 2. Fue rza de ventas d ébil, dem uestra falta de
capacitación.
2. P roductos innovadores especializad os con 3. Falta de in frae s tructu ra para e l alm acenaj
e
calid ad P rem ium ,por lo que no existe m ucha de los p roductos.
com petencia.
4. No d isponerde un p lan estratégico.
3. Conocim iento de l m e rcado.
5. No exis te una estructu ra organizacional
4. P re cios com petitivos. m oderna adecuada.
5. Im pl entación de m edios te cnológicos y
em 6. C anales de com unicación de ficientes
software específico para desarro llar las 7. Au to rid ad centralizad a en la m áxim a
activid ades d iarias. au to rid ad .
6. Entre nam iento y capacitación a nuestro 8. Falta de l egación de re sponsabilid ades y
pe rsonal de ventas una vez al año en e l funciones.
exte rio r de tod os los p roductos que
com ercializam os.
7. Portafo lio de p roductos con m ás de 600 í tem s
para las d ife rentes especializaciones m édicas
(Anestesia, C irug ía, Cuidados In tensivos, entre
otras )
8. Pe rsonal jo ve n, capacitad o y suficiente para
cum plir con ob j tivos de la em pr
e esa.
9. D istribución de los p roductos a nive l nacional
en m om ento oportuno según solicita e l cliente .
1 0. O ficinas y espacio físico am p lio para
desarro llar las activid ades de l giro de l
negocio
AMENAZAS OPORTUNIDADES
Incremento de la demanda de insumos médicos
EXTERNAS
1.
1. Ingreso de productos de mala calidad al 2. Aprovechar las mejoras en el sistema de
mercado a precios muy bajos. Compras Públicas INCOP en referencia a la
2. Demasiada competencia, incremento de igualdad de condiciones en la participación de
empresas que se dedican al mismo giro de los procesos de compra.
negocio. 3. Aprovechar las fuertes inversiones que
3. Cambio en las políticas de importaciones actualmente el Gobierno nacional realiza en
el Área de Salud Pública.
insumos médicos (Incremento de aranceles o
cupos de importación). 4. Régimen especial para importación de
4. Compras Públicas, INCOP, mayor preferencia suministros médicos.
en los procesos de compras a las fábricas 5. Venta de insumos médicos a empresas públicas
productoras de insumos médicos nacionales. bajo procedimiento especial beneficioso para el
oferente (importador).
5. Incremento de los precios de los insumos 6. Factibilidad de firma de alianzas estratégicas
médicos que se importan como efecto de la para representación de marcas y productos,
crisis económica mundial. exclusivos para el Ecuador con
manufacturadores extranjeros.
7.

7. Planificación Estratégica
La Planificación Estratégica es la movilización de todos los recursos de la
empresa en conjunto, para tratar de alcanzar objetivos a largo plazo
Son aquellos mecanismos formales, es decir, de obligado cumplimiento a plazo
fijo, que "fuerzan" el desarrollo de un plan estratégico para la empresa.
Planificación Estratégica de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”
RESULTA DOS LÍNEAS DE EVALUACIÓN
OBJETIVO ESTRATEGIA ESPERADOS ACCIÓN
(META) (ACTIVIDADES) (INDICADORES)
Consolidarnos como Adquirir la infraestructura Consolidar nuestra Realizar las inversiones Será un objetivo cumplido
líderes en el mercado a necesaria para oficinas y sucursal ya existente en necesarias para la si hemos inaugurado al
nivel nacional bodegas en la Matriz Quito Guayaquil e inaugurar adquisición de los inmuebles menos una de dichas
y la sucursal Guayaquil. nuevas sucursales en requeridos. sucursales al final del
ciudades estratégicas del período.
Contar con nuestra propia país como Cuenca y Manta. Buscar fuentes de
flota de vehículos para la financiamiento para la Si se compra las bodegas y
logística a nivel nacional. Comprar inmueble para compra de dichos bienes. el local para oficinas el
oficinas y bodegas. objetivo estará cumplido.
Comprar inmueble para
Incorporar tres vehículos oficinas y bodegas. Si al menos se compran 2
de 2200 c.c. vehículos el objetivo
Cotizar vehículos. estará cumplido
Lograr financiamiento.
Comprar vehículos.
Incremento de las Visitar a hospitales y Incremento de las ventas Dar estricto cumplimiento a Consideraremos cumplida la
ventas anuales clínicas públicos y privados anuales en un 15% los planes de ventas y meta solamente si al
a nivel nacional a fin de marketing establecidos a finalizar el año fiscal
posicionar nuestros inicios del año fiscal al nuestras ventas se hayan
productos, haciendo interior de nuestra incrementado en un 10%
presentaciones de nuestros compañía. mínimo..
productos con todo el
personal involucrado en Formar una fuerza de
las diferentes áreas de ventas sólida a nivel
dichas instituciones nacional.
Diversificar productos Crear nuevos modelos para
importados. la presentación de los
productos.
Disponer de
una estructura
organizacional
moderna, que se ajuste
a la realidad de las
empresas ecuatorianas
dedicadas a la
importación de insumos
médicos especializados.
Disponer de un
Plan estratégico que
oriente a la
organización hacia la
consecución de
objetivos y metas con
sus respectivos
indicadores de gestión.
Contar con
canales de
comunicación efectiva
que permita a toda la
organización disponer
de la misma

8. info rm ación.

10. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Diseño de Puestos:
Del Organigrama de la empresa, podemos diseñar los puestos que son
necesarios para cada Área, los mismos que tendrán las siguientes
denominaciones:
ÁREAS DENOMINACIÓN DEL PUESTO CANTIDAD
Ge rente Financie ro 1
FINANCIERA Contad or Gene ral 1
Asis tente de C ontabilid ad 1
Ge rente Adm inistrativo 1
AD MINISTRATIVA Asis tente Adm inistrativo 1
Cobrador-Mensaj ro e 1
Ge rente de Ventas y Marke ting 1
S upervisor de Ventas – S ucursal Guayaquil 1
VENTAS Y MARKETING Vendedores 4
Bodeguero 1
Asis tente de Im portaciones y Com pras 1
TECNOLOG ÍA E IMPORTACIONES Ge rente de Gestión Tecnológica 1
Asis tente Gestión Tecnológica 1
Puesto clave en SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.: “GERENTE OPERATIVO”
Fuentes de selección: Externas; del mercado de trabajo a nivel nacional.
Proceso de Reclutamiento y Selección:
Reclutamiento: conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer
candidatos potencialmente calificados capaces de ocupar cargos dentro de una
Organización. El reclutamiento exige una planificación rigurosa, constituida por
3 fases:
 Investigación interna,
 Investigación externa,
 Métodos de reclutamiento.
La Selección: es el escogitamiento del individuo adecuado para ocupar el
cargo adecuado. Es el escoger entre los candidatos reclutados al más apto
para ocupar un cargo vacante, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y
el desempeño del personal así como la rentabilidad de la organización.
Fases:
 Convocatoria para los aspirantes al puesto; por medio de la prensa o
contratando una empresa de selección.
 Ofertas de Servicios (Recepción preliminar de solicitudes); Se procede
al análisis de los documentos constantes en las hojas de vida
presentadas por los aspirantes.

11.  Entrevista preliminar; De los seleccionados idóneos que queden,
después de una revisión de los requisitos presentados, se realiza una
entrevista, donde, se evalúa la actitud, se ausculta la experiencia
anterior y los logros alcanzados en los puestos que señala.
 Pruebas; De conocimientos y psicológicas.
 Entrevista Planificada; Aquí ya se va tamizando a los elegibles, los
cuales serán entrevistados por la autoridad nominadora (Gerente), quien
escoge al que cumpla los requisitos solicitados en todos los parámetros
requeridos.
 Contratación; Se procede a elaborar el documento legal que finiquita el
proceso, en donde consta lo acordado, en especial, el horario de trabajo,
el sitio en donde va a laborar, las funciones que va a ejecutar y la
remuneración que va a recibir.

12. Plan de incentivos para empleados de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”
Basándose en los tipos de incentivos más comunes que una empresa puede
otorgar a sus empleados, en SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda. se ha adoptado la
gratificación de comisiones por ventas y la participación de utilidades.
 La comisión se la utiliza para el personal de ventas. Los empleados
perciben un porcentaje del volumen de ventas exitosas o concretas,
significando esto que mientras no se cierre el ciclo de la venta con el
cobro de la factura e ingreso de este valor en las arcas de la empresa no
se considera esta venta para el pago de la comisión. Este proceso es
efectivo en la empresa por cuanto todos contribuyen a que el proceso de
ventas llegue a su fin para hacerse acreedores a este incentivo, el
mismo que es directamente proporcional con el volumen de ventas
mensual, ocasionando esto una estabilidad empresarial, pues el flujo de
caja se mantiene en los valores proyectados y una estabilidad del
empleado, pues estos pueden aumentar su nivel de ingresos
mensualmente. Este incentivo está en función a la actuación del equipo
de ventas y el pago de este incentivo, está basado en una medición de
la ejecución por parte del grupo, más que sobre la actuación de cada
miembro en forma individual del mismo. Los miembros del equipo
participan del premio en forma igualitaria.
 En cuanto a la participación en las utilidades empresariales, a pesar de
que la ley establece este pago al final de un ejercicio económico, la
diferencia radica que en, la mayoría de empresas desean que este valor
deje de ser representativo y se convierta en un ingreso económico, de
medio a alto, para que el empleado pueda programar una compra
grande como puede ser la adquisición de un vehículo o también le
puede servir para dar el enganche para la compra de un inmueble o
simplemente para viajar al extranjero. Motivado bajo esta premisa, el
trabajo que realiza todo el equipo, siempre va encaminado, primero a
lograr el cumplimiento de los objetivos de la empresa y segundo a lograr
un incremento en las ventas, que puede oscilar entre un 30% a un 50%
en el total de ventas anuales, para así obtener buenas utilidades.
 Se está considerando implementar incentivos como aumento de salarios
por méritos. Este es un aumento en la tarifa horaria o en el salario de los
empleados como premio por una actuación superior durante un periodo
especifico.

13.  Por otra parte, se está pensando incluir pequeños incentivos mensuales
que se les puede otorgar a los empleados que se destaquen en este
lapso de tiempo. Entre los incentivos de esta naturaleza pueden ser:
cartas de reconocimiento por la labor cumplida, la entrega de un plan
para celular, una orden de compra para un comisariato, etc.
 A futuro y con el crecimiento esperado se implementará otro tipo de
incentivos, entre los que se puede señalar los no financieros o
corporativos. Para ello se ha pensado que se podría gratificar a los
empleados con premios a los que se destaquen durante el año de
trabajo a quienes se los puede dar el reconocimiento en una cena
brindada a todos los empleados. Estos premios puede ser de variada
índole, entre los que se ha pensado: entrega de artefactos
electrodomésticos, viajes dentro del país, no solo para el empleado sino
con su compañero/a afectiva.

14. CONTROL
Proceso de evaluación y control de “SUMEQUIPVEGA Cía. Ltda.”
Control
Es supervisar las actividades, productos o resultados y permite controlar el
desempeño de las propuestas dentro de la organización.
El control surge como un análisis de información en diferentes momentos, se
recomienda que el control sea dado en función de cumplimiento de objetivos,
por ello la importancia de los indicadores. Lo principal al disponer de puntos de
control es el apoyo que da a la toma de decisiones, con la información
generada la alta dirección puede tomar decisiones que son vitales para la
organización y que puede significar el continuar en el tiempo.
Se recomienda aplicar la estadística como herramienta de apoyo, pues permite
analizar información en el tiempo, en nuestro caso, el incremento de las ventas,
la participación en el mercado, la dependencia de nuestras ventas hacia un
comprador, la rotación de los inventarios.
En el caso del recurso humano se recomienda aplicar la selección de personal
por competencias y la evaluación del mismo a través del desempeño
Evaluación
Es parte de un proceso cíclico y dinámico, que permiten crear nuevas metas de
mejoramiento y se reinicia el proceso porque el objetivo es introducir cambios
en la organización para mejorar el desempeño
Mejoramiento Continuo
En la verificación de la gerencia del día a día, se puede actuar sobre el proceso
aplicando una mejor forma de ejecutarlo a partir de la observación de las
causas que originan alguna falla durante su ejecución, teniendo como premisa
que siempre podrá encontrar una mejor forma de hacerlo.
Parte del Mejoramiento continuo es la La Gestión de la Calidad (Total Quality
Management TQM) es el proceso de identificar, administrar las actividades
necesarias para lograr los objetivos de calidad de una organización que
satisfaga las expectativas, necesidades y requerimientos de los clientes
externos e internos.
A continuación presentamos un esquema de la Gestión de Calidad.

15. A continuación ejemplarizamos una propuesta para conseguir un sistema de
gestión de Calidad;

16. Deming estableció 14 puntos para poder conseguirlo y que direccionaremos
hacia la propuesta en las empresas dedicadas a la importación y distribución
de suministros médicos:
1. Crear una visión, éste punto lo tratamos anteriormente.
2. Adoptar la nueva filosofía, enfocarnos en procesos, en satisfacer al
cliente, la importancia de ser constantes en aquello que quiere cambiar.
3. No depender de la inspección masiva, debemos asignar
responsabilidades, controlar cuando es necesario (puntos de control).
4. Dejar de tomar decisiones basadas únicamente en el precio, ya que al
ser productos médicos, el servicio y la oportunidad de los mismos son de
gran importancia.
5. Mejorar continuamente y por siempre, todas las empresas pueden
mejorar siempre, por eso debemos abrir nuestras mentes y entender que
la mejora debe ser parte de nuestras vidas.
6. Instituir la capacitación, cambiar el paradigma de que la capacitación es
un gasto, ya que personal capacitado y motivado tiene una mayor
productividad, ganando por ende la empresa. De aquí la necesidad de
contar con un plan de capacitación anual.
7. Instituir el liderazgo, como anotamos el líder se puede crear, por ello la
necesidad de que el seguimiento al líder sea por convicción antes que
por la denominación del puesto, además el líder tiene características de
las cuales se beneficia la organización. Para instituir el liderazgo debe
capacitarse al personal, dar oportunidad y promover su aplicación.
8. Eliminar el miedo, el desconocimiento en las organizaciones causa
temor y miedo para actuar o tomar decisiones, por ello recomendamos
aplicar un proceso para eliminarlo.
9. Derribar las barras que haya entre áreas de dirección, el horizontalizar la
estructura es un buen paso, además de mantener canales de
comunicación abiertos, y capacitar a las personas para que comprendan
que la organización funciona de forma sistémica, por ende todos
estamos conectados.
10. Eliminar los lemas, afecta el desenvolvimiento del talento humano dado
que una parte pequeña de la organización es beneficiada pero la
mayoría son afectados negativamente en su desempeño, por ejemplo
debemos eliminar: el área de cobranzas no hace nada, sólo cobra.
11. Eliminar las cuotas numéricas, debemos evaluar la parte cualitativa,
muchas veces los números nos hacen perder el verdadero rumbo de la
organización, las personas se preocupan por cumplir la cuota numérica
sin importar otros aspectos.
12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce
un trabajo bien hecho, ya que debemos aprender a reconocer y valorar
un trabajo bien hecho, que la persona se sienta feliz y continúe haciendo
su trabajo así.
13. Establecer un riguroso programa de educación y de reentrenamiento, si
las personas que laboran en mi empresa no tienen estudios superiores,
debo motivarlos para sigan instruyéndose, así como incrementar sus
conocimientos, habilidades y destrezas a través de reentrenamientos y
actualizaciones.

17. 14. Tomar medidas para lograr la transformación, debemos actuar no sólo
dejar en buenos pensamientos o ideas, actuaciones que permitan
implementar un Sistema de Gestión de Calidad y un verdadero cambio
en la organización.
Como estrategias en el proceso de modernización se presentan los siguientes
tips que pueden aplicar las empresas del sector que analizamos:
• Eliminar burocracia
• Eliminar la duplicación.
• Evaluación del valor agregado
• Simplificar
• Reducir el tiempo de ciclo del proceso
• Asegurar a prueba de errores
• Utilizar eficientemente los recursos.
• Utilizar lenguaje simple, comprensible por todos
• Estandarizar.
• Establecer alianzas con proveedores
• Mejorar las situaciones importantes
• Automatizar
Se recomienda a las empresas tener en cuenta la importancia de los procesos
administrativos como importantes para lograr buenos resultados, si bien estos
procesos son de apoyo en su mayoría complementan a los procesos
productivos.