1. PEDOMAN KERJA MEKANISME KOORDINASI HIBAH
LUAR NEGERI
Untuk Pengembangan Demokrasi di Indonesia 2010
TUJUAN SASARAN RUJUKAN RUANG LINGKUP
Kementrian/Lembaga (KL) Mekanisme Penerimaan Hibah Luar
Panduan terkait makanisme PP No. 2 Tahun 2006 tentang Tatacara Negeri
koordinasi hibah luar negeri dalam Pemerintah Daerah Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan
pengelolaan program/kegiatan Hibah serta Penerusan Pinjaman dan/atau Tim Koordinasi Hibah Luar Negeri
pengembangan demokrasi di Pemberi Hibah
Hibah Luar Negeri
Indonesia demi trcapainya sinergi, Mekanisme Koordinasi Hibah Luar
efektifitas, dan akuntabilitas hibah Lembaga/Organisasi non-
Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 40 Negeri
luar negeri pemerintah
Tahun 2009 tentang Sistem Akuntansi
Akuntabilitas Hibah Luar Negeri
Hibah
Pengelolaan dan Pengalihan Barang
Pemendagri No. 38 Tahun 2008 tentang
Penerimaan dan Pemberian Bantuan Mekanisme Penyelesaian Masalah
Organisasi Kemasyarakatan Dari dan
Kepada Pihak Asing
Rancangan Peraturan Pemerintah (ROO)
tentang Tatacara Pengadaan Pinjaman Luar
Negeri dan Penerimaan Hibah
15

2. MEKANISME PENERIMAAN HIBAH
HIBAH
HIBAH YANG DIRENCANAKAN HIBAH LANGSUNG
(melalui mekanisme perencanaan hibah) (tidak melalui mekanisme perencanaan hibah)
Hibah yg telah masuk dalam dokumen perencanaan atau Hibah dalam rangka kerjasama teknik antara KL dengan
dokumen yg dipersamakan yg disepakati bersama antara pemberi hibah luar negeri (seperti loka karya, pelatrihan,
pemerintah dqan pemberi hibah seminar), hibah bersaing (seperti riset dosen, riset
peneliti)
Hibah yg memerlukan dana pendamping
Hibah sebagai bagian dari proyek lintas Negara
Hibah yg dilaksanakan oleh lembaga/organisasi non-
pemerintah melalui pemerintah Hibah yang durasi pelaksanaannya kurang dari 12 bulan
atau yang diterima daqn selesai dalam tahun anggaran
Hibah dalam rangka kerjasama antar instansi dengan
berjalan
mitranya di luar negeri
15

3. MEKANISME HIBAH YANG DIRENCANAKAN
1. Tahap Perencanaan
Menyusun :
Menteri Rencana Kegiatan Hibah Jangka Menengah & Tahunan berpedoman pada RPJMN yang mencakup :
Perencanaan Rencana Pemanfaatan Hibah (RPH) paling lambat 6 bulan setelh RPJMN ditetapkan
Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH) paling lambat bulan November setiap tahun
2. Tahap Pengajuan Usulan
Penyampaian rencana penyusunan RPH
Menteri/ Pimpinaan Menteri
Lembaga/ Kepala Daerah/ Usulan Program/kegiatan dgn persyatan umum :
KPU/Bawaslu Daftar Isian Pengusulan Kegiatan Perencanaan
Dokuman Perencanaan Kegiatan
3. Tahap Penilaian Usulan Koordinasi Instansi pengusul, Kementrian
Menteri Keuangan
Menteri Keuangan,& instansi Lain yg Terkait
Usulan Kegiatan
Perencanaan
Menteri pada Kementerian/pimpinan
Penilaian Usulan RPH lambaga/kepala daerah yg kegiatannya
15
Kegiatan dalam RPH & Calon Pemberi Hibah

4. 4. Tahap Sinkronisasi dengan Program Calon Pemberi Hibah
S
Calon Pemberi Hibah
I
N
Menteri Mentri Keuangan K koordinasi Instansi Pengusul
Perencanaan R Kesepakatan untuk rencana
O Kegiatan RPH pelaksanaan kegiatan
Menteri Luar Negeri N
I
S
Instansi Terkait A
S
i
5. Tahap Penilaian Kesiapan Pelaksanaan Kegiatan
Menteri Keuangan Rancangan Naskah
Perjanjian
koordinasi Penerushibahan
Rencana
Luar Negeri
Kegiatan Rinci
Penilaian Kesiapan DRKH Menteri pada Kementerian/pimpinan
Pelaksanaan lembaga/kepala daerah yg kegiatannya
Menteri Kegiatan & Kinerja dalam RPH & Calon Pemberi Hibah
Kegiatan
Perencanaan
Rencana
Pelaksanaan
Kegiatan
15

5. 6. Tahap Negosiasi & Penendatanganan Perjanjian Hibah
Menteri Perencanaan, Menteri/
DRKH Menteri Keuangan Salinan pimpinan lembaga, kepala
Menteri
Penandatanganan daerah, Kepala BPK, pimpinan
negosiasi Perjanjian Hibah instansi terkait
Calon Pemberi Hibah Rencana
Pelaksanaan
Hibah
15

6. MEKANISME PENERIMAAN HIBAH LANGSUNG
Kementerian/Lembag
Menteri Perencanaan Menteri Keuangan
Calon Pemberi Hibah a
Meneliti maksud & Melihat
Program Hibah
Kesesuaian dgn Prinsip Kesesuaian
Langsung
Penerimaan Hibah dengan RPJM
Tanggapan Atas
Penerimaan Hibah
Rencana Penerimaan Langsung
hibah langsung Tanggapan Atas
Penerimaan Hibah
Langsung
Menandatangani
Perjanjian Hibah
Langsung
Salinan Perjanjian Nomor Registrasi
Hibah Langsung Hibah Langsung
15

7. MEAKNISME PENERUSAN HIBAH PEMERINTAH KEPADA PEMERINTAH DAERAH
dan/atau LEMBAGA LAIN DI DAERAH
Pemerintah Menteri
Daerah
K/L Menteri Keuangan
Perencana
Rencana RPH Indikasi Kemampuan
Konfirmasi
Penerushibahan Keuangan Pemda
Penilaian
Persetujuan
Penyusunan Kegiatan Rinci Penerusan
Hibah
Perjanjian
Penerusan
Salinan Perjanjian Salinan Perjanjian Salinan Perjanjian Hibah
Penerusan Hibah Penerusan Hibah Penerusan Hibah
Pemindahbukuan
Permintaan Pembayaran Langsung
Penyaluran Dana Rekening Khusus
Pembiayaan Pendahuluan
15

8. 15

9. MEKANISME PENYALURAN HIBAH PEMERINTAH/PEMERINTAH DAERAH
KEPADA LEMBAGA/ORGANISASI non-PEMERINTAH
Kementrian/Lembag /Pemda Lembag /Organisa ino -Pemerintah
Mengumumkan Program/Kegiatan Hibah yang akan
disalurkan dan meminta usulan program dalam
bentuk concept note
Seleksi concept note :
Jenis dan kriteria program, Jumlah dana yang Mengajukan concept note
diajukan, Adminstrasi organisasi
Mengumumkan hasil seleksi concept note dan
meminta proposal lengkap
Seleksi proposal lengkap Mengajukan proposal lengkap
Mengumumkan hasil seleksi proposal lengkap
(proposal terpilih)
Termasuk menginformasikan kelemahan/kekurangan
proposal Lembaga/Ormop yang tidak lolos seleksi
Penandatanganan
Perjanjian Hibah
15

10. MEKANISME PENYALURAN HIBAH non-NEGARA
KEPADA LEMBAGA/ORGANISASI non-PEMERINTAH
Pemberi Hibah Lenbaga/Organisasi Informasi Kegiatan
Hibah Langsung Pemerintah
Non-Negara non-pemerintah
Tim
Koordinasi
Pengiriman Uang Melalui Rekening bank
Pemberian Uang/Barang Kepada Peneima
Hibah
Penerusan dari lembaga/Organisasi nono-
pemerintah afiliasi internasional
(Pemendagri No. 38 Thn 2008)
15

11. MEKANISME PENCATATAN DALAM DIPA DAN PEMBUKAAN REKENING
Kementrian Keuangan
Tahapan Kementerian/Lembaga
Pengelolaan Utang Anggaran Perbendaharaan
Penandatanganan Prodoc
dan
Perjanjian Project Document
Hibah
Registrasi Hibah Naskah Perjanjian
Permohonan Proses
Registrasi
Pencantuman di DPA Surat Tanda Registrasi
Permohonan Pencatatan dalam Proses Pencatatan hibah di Proses
aplikasi RKA-KL dan aplikasi DIPA aplikasi RKA-KL Pencatatan hibah
di Aplikasi DIPA
Surat Tanda Pencatatan Nomor
Register di aplikasi DIPA
Pembukaan Rekening : Proses
Pengalokasian Dana hibah Proses Penetapan
• Mekanisme Multilateral penertiban DIPA
dalam RKA-KL SP SAP SK
DIPA
Rekening dibuka dengan
• Mekanisme Bilateral menggunakan Rekening Laporan
Pemerintah Lainnya
Menerima Laporan pembukaan
rekening dari donor Laporan
15

12. TIM KOORDINASI HIBAH
Mendukung Pemerintah
dalam pengelolaan hibah
secara sinergis, efektif,
TIM dan akuntabel
Bersifat Permanen
KOORDINASI
Memiliki Fungsi, Tugas dan
Wewenang dalam tahap
Bersifat ad hoc (sesuai
Perencanaan & Pelaksanaan
program/Kegiatan kebutuhan)
TIM TIM
Berbentuk kelompok
KOORDINASI PUSAT KOORDINASI DAERAH
kerja/sekretariat bersama
Pengambilan keputusan
melalui rapat dgn musyawarah
Kementerian Perencanaan
Kementerian Dalam Negeri mufakat.
ANGGOTA TIDAK ANGGOTA TETAP Keanggotaan :
Kementerian Luar Negeri
TETAP Kementerian Keuangan Bappeda (Sbg Ketua)
Kementerian Koor Polhukam Badan Kesbangpol
Kementerian KomInfo Biro Hukum
Pemberi Hibah TIM PENGARAH
Kementerian Sekretariat Negara Biro Pemerintahan
OMS (Pejabat Eselon I)
KPU serta BaWasLu SKPD Terkait
Media Massa
KPU (atau yg setingkat(
Perguruan Tinggi
TIM TEKNIS Membantu Tim Pengarah Perguruan Tinggi
(Bersifat sewaktu-waktu
(Pejabat Eselon II) dalam proses pengambilan Media Massa
jika diperlukan)
keputusan terjadap usulan Tokoh agama/tokoh adat
program/kegiatan dar KL dan Organisasi Masy. Sipil (OMS)
Pengambil keputusan dalam tim TIM PENDUKUNG calon pemberi hibah
koordinasi pusat, baik dalam Kelompok Kerja
perencanaan, pelaksanaan, Tim Sekretariat
Membantu Tim Teknis
monitoring, dan evaluasi
mempersiapkan & melaksanakan hal-
hal terkait dengan tugas tim teknis
15

13. HUBUNGAN ANTARA TIM KOORDINASI PUSAT DAN DAERAH
TIM KOORDINASI PUSAT
TIM KOORDINASI DAERAH
Menginformasikan
program/kegiatan yang akan Menginformasikan
dilaksanakan di daerah yang telah program/kegiatan yang akan
disetujui di tingkat pusat sedang berlangsung di daerah
Meminta masukan tentang Memberi masukan prioritas dan
prioritas dan lokasi lokasi program/kegiatan yang
program/kegiatan yang diusulkan sesuai kebutuhan daerah
K/L dan calon Pemberi Hibah Menyampaikan hasil monitoring
Melakukan supervise dan asistensi untuk bahan masukan dalam rapat
untuk memperkuat tim koordinasi koordinasi di tingkat pusat
daerah
15

14. MEKANISME KOORDINASI HIBAH PENGEMBANGAN DEMOKRASI
P Kementerian
Pemerintah
Keuangan P
E
Kementerian E Negara Asing
N Lembaga Lembaga PBB
M
E Lembga Multilateral
B
R Kementerian
E
I Perencanaan
(Bappenas) R
M Pemda
I
A
Lembaga Keuangan Asing
H Lembaga Keuangan
H Non-Pemerintah
Tim Koordinasi I non-Asing
I OMS
B Lembaga Keuangan Nasional
B Universitas Tim Tim A di Luar negeri
A Media Massa Koordinasi Koordinasi Perorangan
H
H Swasta Daerah Pusat
Nasional/Asing
DTF
(Democracy Trust Fund)
Koordinasi Aliran Dana
Usulan & Laporan Aliran Informasi
→→
15

15. AKUNTABILITAS HIBAH
Pelaporan
Pemantauan & (Laporan Manajerial)
Penatausahaan Evaluasi
Hibah
PEMBERI HIBAH
Administrasi Akuntansi Evaluasi :
Pencatatan Hibah KEMENTRIAN KEMENTERIAN
PERENCANAAN KEUANGAN
Hibah Menteri Perencanaan →laporan kinerja (KINERJA (REALISASI
pelaksanaan hibah triwulanan PELAKSANAAN) PENYERAPAN)
Pemantauan :
KL/Pemerintah → kemajuan pelaksanaan & Menteri Keuangan → Laporan triwulanan
realisasi Penyerapan Hibah perkembangan realisasi penyerapan EXECUTING AGENCY
Menteri Keuangan & Menteri Perencanaan
triwulanan → pelaksanaan/kemajuan kegiatan
KEMENTERIAN LEMBAGA PEMDA
IMPLEMENTING AGENCY
Langkah Penyelesaian /Hasil Penilaian
Evaluasi Akhir
(Paling Lambat 6 bulan setelah Perjanjian
Hibah Berakhir) oleh Mneteri/Pimpinan
Menteri
Lembaga/Kepala Daerah Evaluasi Pelaksanaan
Perencanaan
melalui Tim Kegiatan Hibah →
Koordinasi Perencanaan Tahap
Selanjutnya
15

16. PENGELOLAAN & PENGALIHAN BARANG
Pemberi
Berita Acara Serah Terima (BAST) KL/Pemda
Hibah
Daftar Barang
Milik Negara
(BMN)
Berakhir Kegiatan
Seluruh Barang di catat dalam
Daftar Inventaris Kekeayaan
Milik Negara (IKMN)
15

17. MEKANISME PENYELESAIAN MASALAH
Masalah
Hibah yang Direncanakan Hibah Langsung
Menteri Keuangan
KL yang Menandatangani Dalam
+
Perjanjian Hibah
Usulan Menteri Perencanaan
Rapat
Tim
Pengarah Klarifikasi
Jika dirasa keberatan akan
keputusan yang diambil
Langkah Peneyelesaian
yang Ditempuh
KL/Pemda
Dan/atau
Pemberi Hibah
15